Notulen deelnemersraadvergadering Student Union

Transcriptie

1 Notulen deelnemersraadvergadering Student Union Datum Aanvang uur Locatie Atrium, Bastille Aanwezigen Student Union Bestuur: Annemarie Huijink (vz), Berend Feldbrugge, Leendert Starreveld, Douwe van Leeuwen, Pieter Beem en Jeroen Enthoven Aanwezigen Verenigingen: Matthijs Tijink (Abacus), Wilmer Bouma (AEGEE-Enschede), Cor Koomen (Alembic), Linde Berkhout (Arashi), David van Duinen (Astatine), Paulien Zwiers (Communiqué), Rick Engel (ConcepT), Nico Wolters (Euros Roeien), Abel Gerritse (Euros Zeilen), Anouk van der Schot, Ria Otter (Harambee), Rianne van Lith (Hippocampus), Bas Jansen, Regie Mocking (Inter-Actief), Rik Borger (Isaac Newton), Rutger Maltha (Linea Recta), Pim Hendriks, Guus Spenkelink (Musica Silvestra Orkest), Dinand Mentink (Navigators) Sander Smink, Derk de Graaf (Overleg Studieverenigingen OS), Tim Boers, Nik Huisintveld, Marjanne Luinstra (Paradoks), Mark Holtkamp (Raad van Toezicht-SU), Albert de Graaf (Sagittarius), Koen Zandberg (Scintilla), Jord Bolhaar (SHOT), Nick Doornekamp (Skeuvel), Teun Groeneweg (Sportraad), Jennifer Bendsnijder, Daniël Janson (Taste), Ellen Mijnheer (TSAC), Lydia den Otter (VGST). Notulist: Elizabeth Izaks 1. Opening Annemarie opent de vergadering om uur en heet iedereen welkom. De agenda wordt doorgenomen. Daarna legt Annemarie de structuur van de Student Union uit. Ook wordt de huidige Raad van Toezicht genoemd. 2. Notulen deelnemersraadvergadering Er zijn geen vragen over de notulen. Er is geen bezwaar tegen de goedkeuring van de notulen, dus de notulen worden goedgekeurd. 3. Mededelingen a) SU Bestuur - 2 nieuwe bestuurders: Rhodé Betting en Thomas Hommes - Nieuwe campusmanager: Monique van der Burg - Student s got Talent: 13 maart zal dit evenement plaatsvinden en het zal gepresenteerd worden door de rector. - Kick-In werkgroep: er wordt een werkgroep opgericht om te kijken hoe de Kick-In beter kan aansluiten op het Twents Onderwijs Model. Het College van Bestuur heeft de verantwoordelijkheid aan de Student Union gegeven hierover. - Activisme monitor: Elk jaar wordt de activisme monitor afgenomen. Er komt een digitale omgeving voor verenigingen zodat zij kunnen kijken hoe activisme binnen hun vereniging verloopt. Vraag van Nico Wolters (Euros Roeien): Zullen de veranderingen voor de Kick-In dit jaar doorgevoerd worden of volgend jaar?

2 Antwoord Annemarie: Hiervoor is overleg geweest met de werkgroep. Voor 2013 zal er alleen minimale aanpassing zijn. Grotere aanpassingen als het aantal dagen en de indeling van de opleidings Kick-In worden voor 2013 nog niet gedaan. Voor de jaren erna wordt er nu gekeken. b) Deelnemers Geen mededelingen 4. Jaarplan 2013 Het jaarplan wordt per portefeuille doorgenomen, waarbij de portefeuillehouders een toelichting geven. Portefeuille Communicatie (Pieter Beem) - Nieuwe studenten inlichten over de mogelijkheden voor activisme. De verwachting is dat studenten bewuster hun studie zullen instappen. We willen graag dat ze nadenken over wat ze naast hun studie kunnen doen. De Student Union vindt het belangrijk dat studenten weten wat activisme is en wat voor soort activisme je kunt doen. - Een nieuwe website voor de Student Union realiseren. De nieuwe website moet een duidelijke structuur bevatten en er moet geen dubbele informatie op staat. De Student Union moet veel informatie delen, dus de website is een belangrijke punt dat aangepakt moet worden. - App ontwikkelen voor studie-gerelateerde zaken en extra-curriculaire activiteiten. De Student Union wil graag dat alle onderwijssystemen als Osiris en Blackboard ondergebracht worden in één app. De verwachting is niet dat er dit jaar een app is waar alles inzit. Daarom willen we graag beginnen met een app waar informatie over verenigingen staat en over wat je naast je studie kunt doen. Daarnaast zullen we aansturen om vanuit de UT met een app te komen met de belangrijke onderwijssystemen en andere belangrijke zaken van de UT. Vraag van Nico Wolters (Euros Roeien): Over het eerste punt: vorig jaar was er een boekje met informatie. Zal het eerste punt (nieuwe studenten inlichten over de mogelijkheden voor activisme) opgenomen worden in het boekje of is het extra? Antwoord Pieter: Er is vorig jaar inderdaad een boekje opgesteld dat Met 1 been in het studentenleven heet en is bedoeld voor aankomende studenten. In het boekje staat informatie over activisme en verenigingen. De inhoud van het boekje zal nu breder getrokken worden. Het zal informatie bevatten over wonen in Enschede, over verenigingen en wat studenten hier aan hebben, waar de dokter en de supermarkt is en dergelijke. Ook is er aandacht voor activisme en wat je kunt doen. Het zal gecombineerd worden met het pre- Kick-Inboekje en zal in de vorm van een magazine zijn. Zo is het aantrekkelijk om je eerste informatie te lezen en lees je de informatie voordat je op de UT komt en voordat de Kick-In begint. Dit is effectievere dan tijdens de Kick-In. Daarnaast zal ook aan activisme gedacht worden bij het vernieuwen van de site, hier kan een mooi overzicht komen. Vraag Sander Smink (Overleg Studieverenigingen): In hoeverre vind je het studentenbeleid terug op de nieuwe site? Dit met betrekking tot feestjes van verenigingen en dergelijke.

3 Antwoord Pieter: Er zijn nu 3 evenementenkalenders die allemaal niet alles bevatten. We willen ertoe aanzetten met het ontwikkelen van de app, wat hopelijk veel bekeken wordt, dat daar ook de evenementen in gebundeld worden. Er zal dan een evenementenkalender in de app zijn en ook op de vernieuwde website. Portefeuille Sport en Cultuur (Berend Feldbrugge) - Veranderende organisatie in sportcentrum. Vertegenwoordiging sportraad. De sportraad is nu verdwenen. Dit is jammer, want nu is er geen vertegenwoordiging van veel verenigingen. Daarom zijn we nu in gesprek met besturen van verenigingen, om toch een sportraad te krijgen. Visie sport en visie vrije sport. Visie is door college goedgekeurd. Er is een set aan plannen gepresenteerd. Het plan draait helaas niet zoals we hadden bedacht. Daarom gaan we de komende tijd hier veen aandacht aan besteden, zodat het geheel naar wens voor alle belanghebbenden zal zijn. - Bezuinigingen cultuur. Rapport Apollo. Samen met Apollo en werkgroep Apollo zijn we bezig met het rapport uitwerken. Hier kunnen cultuurverenigingen aangeven wat zij kunnen bijdragen aan bezuinigen en waar niet bezuinigd kan worden. Hierdoor kan er zoveel mogelijk 1 mening vanuit cultuur gepresenteerd worden. Rapport Vrijhof cultuurcentrum. Ook wordt er gewerkt aan een rapport vanuit de Vrijhof. - Campus Universiteit Twente. Xtra-card. Het is tijd om hier verder naar te kijken. Er zal gekeken worden of we dit op een slimmere manier kunnen inzetten. Sport en cultuur voorzieningen. De voorzieningen voor sport en cultuur zijn niet up to date, bijvoorbeeld het openluchttheater en de sintelbaan. Campusbreed zal er gekeken worden naar de voorzieningen en wat daaraan gedaan moet worden. Vraag: Wat zijn de verschillen tussen het rapport van Apollo en het rapport van de Vrijhof? Antwoord Berend: Het rapport van Apollo is puur gericht op verenigingen en het rapport van Vrijhof is gericht op het cultuurcentrum. Er is bewust gekozen om 2 verschillende rapporten op te stellen. Vraag: Voldoet het rapport van Apollo aan de eisen die jullie hebben gesteld? Antwoord Berend: We hebben gevraagd wat alles kost en hoe het slimmer kan. Het rapport geeft een goed beeld. De vraag aan de verenigingen was hoe ze met minder financiële middelen toch de vereniging kunnen neerzetten. Vraag: Zijn jullie tevreden met het rapport? Antwoord Berend: Ja, we zijn tevreden. Vraag: Hoe wordt bepaald welke voorzieningen er aangepakt worden? Antwoord Berend: We gaan ernaar kijken, maar als je specifieke punten hebt, kun je dit laten weten.

4 Vraag van Pim Hendriks (Musica Silvestra Orkest): Is het rapport van het Vrijhof een openbaar rapport? Antwoord Berend: Op dit moment is het rapport nog niet openbaar. Het rapport van Apollo is wel openbaar. Als er grote beslissingen genomen zullen worden, zal het rapport van de Vrijhof ook openbaar zijn. Portefeuille Academische Vorming (Douwe van Leeuwen) - Ruimte houden in het Twents Onderwijs Model voor activisme. We zullen de pilots die lopen voor het Twents Onderwijs Model monitoren. Ook zullen we bij verenigingen aankloppen of zij nog mensen horen over het Twents Onderwijs Model. We gaan mogelijkheden ontwikkelen voor het ondersteunen van activisme. We gaan kijken hoe we verenigingen kunnen ondersteunen met de veranderingen die het Twents Onderwijs Model met zich meeneemt. De bedoeling is om te kijken naar externe partijen die het activisme kunnen ondersteunen. De bestuursminor is een belangrijk punt. Op dit moment draait Stress een pilot hiermee. In 2014 zal dit een universiteitsbrede minor worden. In 2013 kan een bestuursminor aangevraagd worden door bestuurders om te kijken hoe het verloopt bij andere studies. - Studenten bekender maken met het activisme en de ondersteuningsmogelijkheid hiervoor op de Universiteit Twente. Dit doen we onder andere door SOFA. Hierdoor komen niet actieve studenten en studenten die niet lid zijn van een vereniging in aanraking met het studentenactivisme. Ook kijken we naar activisme-erkenning, op dat gebied zijn er nog behoorlijk wat verbeteringen. Ook het uitreiken van de P-activismeprijs is een belangrijk onderdeel. - Studenten stimuleren en de mogelijkheid bieden zichzelf persoonlijk te ontwikkelen. Dit doen we onder andere door Skills Certificate dat door de Student Union wordt aangeboden. Op dit moment wordt er gekeken naar vernieuwingen, zodat het voor zoveel mogelijk mensen is. Daarnaast is er voor bestuurders het Board Improvement Program. We zullen ook kijken naar de eisen van bestuurders bij trainingen. Daarnaast willen we gaan samenwerken met het Study en Career Center. Er zijn raakvlakken tussen hun trainingen en onze trainingen, vandaar dat we willen samenwerken. Ook voor internationale studenten is het de bedoeling dat er trainingen komen. Er zal gekeken worden waar zij behoefte aan hebben. - Studentenactivisme aan de UT monitoren en waar mogelijk verbeteren. Dit zal gebeuren door het uitvoeren van de activismemonitor. Deze is vernieuwd. We gaan ook verenigingen bekend maken met vernieuwingen en wat ze ermee kunnen doen. - Zorgdragen voor duidelijk beeld over activisme en de gevolgen van beleidsveranderingen op het gebied van activisme. Afgelopen jaar zou er een langstudeerboete zijn, nu is de afschaffing van de studiefinanciering en de ov-kaart erg belangrijk. Dit zijn best grote dingen samen met het Twents Onderwijs Model. We denken dat het belangrijk is dat studenten een goed beeld hebben wat de vernieuwingen voor hen kan betekenen. We gaan de competentiegids vernieuwen, zodat studenten zich beter kunnen focussen om te kijken wat ze kunnen verbeteren. Ook zal er voorlichting komen voor ouders en medewerkers, bijvoorbeeld de studieadviseur, zodat zij het belang van activisme

5 kennen. Ook gaan we de werkgevers van de UT alumni bekend maken met activisme-erkenning, zodat je hier meer aan hebt. Vraag van Jennifer Bendsneijder (Taste): Ik heb een vraag over de bestuursminor. Een minor is meestal in het derde jaar. Kunnen dan alleen derdejaars studenten dan bestuur doen? Antwoord Douwe: Dat zou kunnen, maar het blijft een mogelijkheid dat maar een gedeelte van je bestuur de bestuursminor doet. Hoe het precies zit met de minor, daar kan ik nog niets over zeggen. Vraag van Jennifer Bendsneijder (Taste): Er zijn studies die geen minor hebben, hoe ga je dit oplossen? Antwoord Douwe: Dit is een ingewikkeld punt. Uiteindelijk blijft het de keuze van de opleiding of er een minor wordt aangeboden. We hebben geen beleidsverantwoordelijkheid voor studie-inhoud, dit is dus afhankelijk van de studies. Natuurlijk zullen we proberen om voor elke studie een minoraanbod te hebben. Ook zou je altijd nog een minor extra kunnen toevoegen, naast je eigen studie. Vraag van Rick Borger (Isaac Newton): Gaan jullie verder met het collegegeldvrij besturen? Antwoord Douwe: Ja, dit is niet expliciet genoemd in het jaarplan, omdat de universiteit al begonnen is het met het kijken hiernaar. Dit is iets voor de UT, wij zullen dit wel aansturen dat daar ontwikkelingen gaan plaatsvinden en hopelijk wordt het ingevoerd. Vraag van Matthijs Tijink (Abacus): Ik heb een vraag over de bestuursminor. Kun je dit voor elke studie aanvragen en is er extra werk vooraf? Antwoord Douwe: Het ligt aan de studie of de minor aangeboden wordt. Aankomend jaar kan niet elke bestuurder de minor gaan volgen, dit kan nu nog niet aangeboden worden. Vraag van Nico Wolters (Euros Roeien): Vier van de vijf punten gaan over activisme. Waarom heet deze portefeuille niet activisme? En waarom wordt activisme altijd genoemd bij Academische Vorming, terwijl er ook activisme is dat niet bijdraagt aan Academische Vorming? Antwoord Douwe: Dit is gericht op extra curriculair activisme. Er is ook activisme waar je niet academisch geschoold wordt, maar waarbij je wel tot universitair mens wordt gevormd. Dit zou je ook kunnen schalen onder Academische Vorming. Vraag van Tim Boers (Paradoks): Je zegt dat jullie voorlichting gaan geven aan medewerkers die dicht bij de student staan en aan ouders. Hoe ga je die ouders bereiken? Antwoord Douwe: Ouders bereiken wij doordat er aan elke eerstejaars die naar de UT komt een brief wordt gestuurd. Er is ook een brief gericht aan de ouders om hun erbij te betrekken. Daarnaast zijn zij ook aanwezig op open dagen en er zijn nog meer punten te bedenken waar je dat bij kunt doen. Voor de medewerkers: we hebben een informatiegids voor de studieadviseur waar zij alles kunnen nakijken, zodat zij zelf de informatie hebben voor studenten. Aanvulling Leendert: Op de uitreiking van de P-activismeprijs kunnen wij de ouders ook bereiken. Vraag van Sander Smink (Overleg Studieverenigingen): Ik heb een vraag over de bijeenkomst voor studenten voor het inrichten van het Twents Onderwijs Model. Hoe wordt dit

6 vormgegeven? Antwoord Douwe: Binnen het Twents Onderwijs Model is er ook samenwerking met Eureka en zijn er clusterstudenten die betrokken zijn bij het ontwerpen van de studies. Het gaat ons erom dat deze mensen erbij betrokken blijven. Vraag van Sander Smink (Overleg Studieverenigingen): Houd je ons er ook bij betrokken? Antwoord Douwe: Zou je dat willen? Het kan wel, maar ik denk niet dat jullie erop zitten te wachten. Vraag van Daniël Janson (Taste): Jullie vinden heldere communicatie belangrijk, maar waarom kan ik bijna geen informatie vinden over het Twents Onderwijs Model? Antwoord Douwe: De UT heeft veel informatie over het Twents Onderwijs Model, alleen staat dit op het intranet van de UT en niet op het internet. Je moet dus op de campus zijn of een VPN verbinding hebben om erbij te komen. Het staat op utwente.nl/onderwijsvernieuwingen. Het wordt dus aangeboden, maar het is niet duidelijk waar het te vinden is. Vraag van Daniël Janson (Taste): Je maakt duidelijk dat je wilt dat iedereen op de hoogte is en dat studenten betrokken zijn. Misschien kan er meer informatie openlijk zijn? Antwoord Douwe: Prima punt, nemen we mee. Er is gekozen voor intranet, omdat Delft en Eindhoven ook bezig waren met een niet onderwijsmodel en de UT wilde nog geen open kaart spelen. Portefeuille Internationalisering (Pieter Beem) - Buddy introduceren. Buddy is een systeem waarbij een student die van ver komt en nieuw is in West- Europa en Nederland één op één begeleiding krijgt van bijvoorbeeld een Nederlandse student die langer studeert. Hierbij is het handig als de studenten dezelfde studierichting hebben. Dit systeem is niet nieuw, andere steden en universiteiten gebruiken het al en daar is het effectief. Het plan ligt er al een tijdje en komt deels vanuit de UT. Internationale studenten krijgen de optie om met het systeem mee te doen, maar dit is niet verplicht. Nederlandse studenten kunnen zich aanmelden, maar dit is niet verplicht. - Acculturatie activiteiten en projecten opzetten en stimuleren. De focus van de Student Union bij internationalisering ligt op de integratie van Nederlandse en niet-nederlandse studenten. De integratie zal deels gebeuren door Buddy en deels door activiteiten en projecten. De ICOS is bezig met het organiseren van activiteiten en hetzelfde geldt voor UniTe. Zij zullen activiteiten gaan neerzetten in samenwerking met de Student Union. - Verbeterde invulling portefeuille Internationalisering. De portefeuille Internationalisering bestaat al een tijdje en wordt goed ingevuld, maar er zal gekeken worden hoe het nog verbeterd kan worden. Als er gekeken wordt naar andere instellingen en naar de wereld, dan is de internationalisering erg belangrijk. - Vooruitstrevend zijn en blijven op het gebied van internationalisering. Dit is vooral een intern punt. We moeten internationalisering aanmoedigen. Informatie vanuit de Student Union moet daarom tweetalig aangeboden worden.

7 Vraag van Nick Huisintveld (Paradoks): Hoe gaan jullie stimuleren dat Nederlandse studenten Buddy worden? Antwoord Pieter: We gaan promotie maken met de voordelen die eraan zitten. Ik denk dat het goed is om te beseffen dat als je een student begeleidt dat het niet te groot of te veel is. Voor Nederlandse studenten is er het voordeel dat je veel zal leren van de inkomende student. Het is een leuke ervaring waar je veel van leert en wat niet veel tijd hoeft te kosten. Niet alle studenten hoeven mee te doen, dus we willen vooral studenten die het zelf leuk vinden om mee te doen. Vraag van Paulien Zwiers (Communiqué): Word je als begeleidende student voorbereid op de cultuurverschillen? Antwoord Pieter: Als student moet je zelf ook wat voorbereiding doen, je moet je verdiepen in de cultuur en weten wat je kunt verwachten. Er zullen meetings komen voor de Nederlandse studenten om te kijken wat je kunt verwachten. Ook komt er een handboek waarin staat wat je kunt doen. Aan de andere kant moet je je voorstellen dat het een leerproces is voor de student en je kunt met de ervaring die je krijgt ook zelf een oplossing zoeken. Als je er niet uitkomt, kun je altijd naar de Student Union of naar International Office. Vraag van Nico Wolters (Euros Roeien): Elk jaar staat internationalisering op het plan om het te verbeteren, maar er gaat maar 9.000,- naar internationalisering. Dit is niet veel. Willen jullie echt ondersteunen met dit geld of gaan jullie hierin mee omdat de UT dat wilt? Antwoord Pieter: Internationalisering wordt een steeds belangrijker thema, omdat er meer internationale studenten komen op de UT. De portefeuille Internationalisering zorgt voor betere integratie. Je vraag is dus of er te weinig middelen voor vrij gemaakt worden. De vraag is of er wel middelen beschikbaar gemaakt moeten worden. Volgens mij is het niet nodig, omdat het niet veel geld kost. Bijvoorbeeld Buddy: studenten hoeven niet betaald te worden. Mocht de Buddy veel geld kosten, dan moet UT geld daarin steken. Aanvulling Annemarie: Voor de vertaling van stukken en dergelijke hebben we ander potje, dus dat gaat niet van het geld van internationalisering. Portefeuille Ondernemerschap (Leendert Starreveld) - Bekendheid van de middelen voor studentondernemers vergroten. De middelen die bestaan worden goed ontvangen, maar die moeten meer onder de aandacht komen. Ook gaan we testen in hoeverre ze voldoen bij de doelgroep. Helaas is er geen grote database waar studentondernemers instaan. Daarom is het lastig om bij studentondernemers te bekijken wat ze willen. Voor een specifieke groep kan het wel bekeken worden, maar het is lastig om groter te kijken. Daarom willen we een goede database krijgen. - Studentondernemers in de Bastille krijgen. De Bastille heeft leeg gestaan en is nu wel redelijk gevuld. We hadden altijd ruimte voor ondernemers, dit is nu wat teruggebracht tot 6 kantoren. Het is een goed moment om te kijken hoeveel ruimte we nodig hebben. Er is nog wat ruimte over in de Bastille. We kunnen dit besteden aan meer kantoorruimte en aan flexplekken. - Buitenlandse bachelor en master studenten bekend maken met ondernemerschap. Internationalisering is belangrijk. Daarom willen we internationale studenten ook stimuleren voor ondernemerschap.

8 - Verbinding tussen praktijk gericht ondernemerschap en onderwijs stimuleren. Dit sluit aan bij de bestuursminor. Het is niet dat we een minor ondernemerschap willen, want die bestaat al. De invulling van de minor is redelijk theoretisch gericht. We willen proberen om ondernemerschap te koppelen aan bedrijven. Ook willen we meer flexibiliteit in de studie om iets aan ondernemerschap te doen en dat studenten zich daar ook in kunnen ontwikkelen. Vraag van Daniël Janson (Taste): Ik heb een vraag over de studentondernemers in de Bastille. Is het de bedoeling dat ze verplaatst worden naar het nieuwe gebouw van Kennispark? Antwoord Leendert: Het oude Langezijds wordt van Kennispark. Het is niet de bedoeling dat studentondernemers verhuisd worden, omdat The Gallery erg duur is. Studentondernemers passen daar niet bij en kunnen dus beter hier blijven. Mochten bedrijven het willen en mochten ze het geld hebben, dan mag dat natuurlijk. Vraag van Dinand Mentink (Navigators): Ik heb een vraag over het vergroten van de bekendheid van de middelen voor studentondernemers. Het is moeilijk om studenten te bereiken, omdat er geen database is. Welke middelen zijn er om ondernemers te ondersteunen? En wat doen jullie om de studentondernemers te bereiken? Antwoord Leendert: We helpen de studenten bij het maken van een businessplan, we bieden juridische hulp aan, hulp bij boekhouding, hulp bij huisvesting, dit soort praktische dingen. Je tweede vraag was hoe we dit meer onder de aandacht willen brengen. Als we een database hebben, kunnen we deze makkelijker gebruiken. Door middel van jullie, deelnemers van de Student Union, willen we het doen. Studieverenigingen staan open voor ondernemerschap. Ook via andere deelnemers wordt er aandacht besteed aan ondernemerschap. Ook willen we het onder de aandacht gaan brengen via flyers en dergelijke. De effectiviteit hiervan kun je betwijfelen, maar er zijn dus meerdere middelen te bedenken om onder de aandacht te komen. Portefeuille Externe Betrekkingen (Leendert Starreveld) - Twee nieuwe partnerships realiseren van ten minste ,-. We willen minder afhankelijk worden van de UT. Daarom gaan we geld uit de markt halen door middel van partnerships. Het doel is om voor 10% onafhankelijk te zijn. Op dit moment is dat 5%, het doel van 10% is voor over 3 jaar. - Snelle winsten bij diensten en kortingen voor studenten realiseren. We willen voordelen voor studenten realiseren waar we zelf niets aan overhouden. We gaan meer samenwerken met bedrijven en kijken wat zij te bieden hebben aan studenten, zodat we kortingen en diensten voor studenten kunnen regelen. Dit is redelijk makkelijk te regelen. Het levert niet direct iets op aan geld, maar wel voor studenten. Daarnaast gaan we de kortingen voor studenten ook onder de aandacht brengen van studenten. - Continueren en meerwaarde verhogen van de huidige partnerships. Dit punt is bijna jaarlijks terug te vinden. We willen de partnerships gebruiken en verbeteren. Zo gaan we samen met de gemeente 2 keer per jaar een activiteit organiseren voor studenten en de gemeente.

9 Vraag van Daniël Janson (Taste): Waar kun je de kortingen vinden? Antwoord Leendert: Op onze website bij studentenportal. Portefeuille Financiën (Jeroen Enthoven) - Planning & Control cycli op basis van budgetrapportage. - Unionshop. Momenteel is de Unionshop een zorgenkindje. Er wordt weinig verkocht. Na aanleiding van de evaluatie zullen verbeteringen worden aangebracht. - Proces sponsoring verbeteren Het bedrag dat een vereniging of activiteit ontvangt zal een vast bedrag zijn. Krijg je een bedrag uit het Grolsch- of Pepsifonds, dan is dit een vast bedrag en hoef je dit niet in te leveren als je winst behaald. - Subsidiëringsbeleid Bastille evalueren. Vanuit de UT krijgen we een vergoeding voor de huisvesting. Om deze zo goed mogelijk te gebruiken moet er geïndexeerd worden. De methode zoals dat nu gebeurd, zorgt ervoor dat er te weinig geld is om iedereen goed te subsidiëren. Er moet hiernaar gekeken worden om dit beter te realiseren. Er zijn geen vragen over deze portefeuille. Portefeuille Accommodatie (Jeroen Enthoven) - Meerwaarde bieden Bastille. De Bastille heeft lange tijd leeggestaan. Nu zijn er nieuwe ondernemingen ondergebracht. Er staan nog wel delen leeg. De ruimte van de oude Mensa zal gebruikt worden voor projectruimtes. Één van de aanpassingen die we kunnen doen is een tweede deur creëren naar de filmzaal toe, waarmee we ruimte voor jullie creëren. - Renovatie Pakkerij. Dit is eind 2012 opgestart na aanleiding van een budget dat beschikbaar gesteld is door het College van Bestuur. Het Facilitair Bedrijf heeft een plan opgesteld. De Student Union is hiermee akkoord gegaan. De Student Union wil in 2013 de renovatie monitoren en gesprekspartner blijven van het Facilitair Bedrijf en de verenigingen in de Pakkerij. - Union Boulevard Met de komst van de campusmanager zal de Boulevard en de combinatie van het O&O plein en het W&L gebied bekeken worden met de campusmanager. Vraag van Matthijs Tijink (Abacus): Jullie willen meer verbinding maken tussen het O&O plein en de Boulevard. Hoe willen jullie dit gaan doen? Antwoord Jeroen: Dit proberen we te realiseren met de campusmanager. Er zal in september 2013 begonnen worden met invullen van projectruimtes door te reserveren. We willen duidelijk laten zien hoeveel ruimte er is in elk gebied. Portefeuille ICT (Jeroen Enthoven) - Adviesbevoegdheid studenten. In 2012 is de ICT studentenvisie opgesteld en deze zal in 2013 gefinaliseerd worden. Het zal besproken worden met de diensten die er op de UT over gaan. Als dit klaar is

10 zal het als beleidsstuk naar het College van Bestuur gebracht worden. We willen hiermee het beleid van ICT op de UT eenlijniger maken. - CRM systee. Informatiemiddel voor nu en in de toekomst. We gaan invulling geven aan alle informatie en gespreksverslagen. Er zijn geen vragen over deze portefeuille. 5. Begroting 2013 In december goedgekeurd door het College van Bestuur. In december goedgekeurd door de Raad van Toezicht van de Student Union. De begroting van 2012 en 2013 wordt getoond. Elke post wordt doorlopen en grote veranderingen worden toegelicht. De kosten voor interne organisatie worden lager door het wegvallen van bepaalde kosten. De post koepels is ondergebracht bij de Xtra-card. Het gaan namelijk om de koepels Cultuur en Sport, deze worden vanuit de Xtra-card bekostigd. Bij Academische Vorming is er kostenverlaging. Dit komt doordat Skills Certificate een groter bereik zal krijgen en dit met minder middelen gerealiseerd gaat worden. Vraag Daniël Janson (Taste): Wat is de reden dat koepels ondergebracht is bij Xtra-card? Antwoord Jeroen: Alleen Sport en Cultuur vielen onder de post koepels. Deze vallen beiden onder Xtra-card. De meerwaarde van de Xtra-card is voor sport en cultuur. Binnen Communicatie en Internationalisering is er minder geld beschikbaar gesteld. Grote projecten binnen communicatie en internationalisering kunnen ook onder projecten van de Student Union bekostigd worden, waardoor er meer controle is. Het bedrag voor Partners is 5.000,-. Er zal getracht worden 2 nieuwe contracten af te sluiten. Vraag Teun Groeneweg (Sportraad): Ik heb een vraag over koepels en partners. Nu de Sportraad wegvalt, moet er nog 6.000,- vrijgemaakt worden om aan de SSN af te dragen? Antwoord Jeroen: Als Student Union willen we een nieuwe Sportraad. Er is dus geld beschikbaar voor een nieuwe Sportraad. Het laatste gedeelte is subsidie en sponsoring. Het grootste gedeelte is van het Grolsch- en Pepsifonds. Er wordt vanuit de studenten minder gebruik van gemaakt, dus het bedrag is verlaagd. Create Tomorrow zal dit jaar plaatsvinden, daarom is hiervoor een bedrag van ,-. De commissie haalt dit bedrag grotendeels zelf op. Er zal ,- uit het eigen vermogen komen en een deel zal van de UT komen. Vraag Daniël Janson (Taste): Het bedrag voor projecten van de Student Union staat hier op ,-, maar in het jaarplan staat iets anders. Antwoord Jeroen: Je hebt gelijk, het staat er niet goed in. Ik weet niet wat er fout is. Ik zal dit uitzoeken en later toelichten.

11 Dan verder met deel 2. Allereerst de Union Shop. Er zal hier meer meerwaarde uitgehaald worden, waardoor er meer winst wordt geboekt. Er is met Xerox een deal gesloten, zodat er minder kosten zijn. De kosten voor het Atrium bestaan uit de huisvestingslasten van het Atrium. Hierbij worden we gesubsidieerd door de UT. Voor de Bastille is hetzelfde bedrag als vorig jaar beschikbaar. Hier is ruimte voor verbetering. Ook voor klein onderhoud aan de Pakkerij is hetzelfde budget als vorig jaar. De kosten voor het watersportcomplex zijn lager geworden, waardoor dit bedrag naar beneden is bijgesteld. De sportkantine heeft juist hogere huisvestingslasten. Als laatst de Kick-In. Door iets meer verwachte deelnemers, gaan we uit van een iets hogere begroting. Het bedrag gaat de Kick-In commissie zelf ophalen en er zal ,- vanuit het College van Bestuur komen. Vraag van Tim Boers (Paradoks): Gaan jullie met de UT in gesprek over de steeds hogere vierkante meter lasten? Antwoord Jeroen: We zijn hierover continu met de UT in gesprek. Ik ben hierbij niet de eindverantwoordelijke, dus ik kan er niets aan doen. De UT heeft geen goed systeem. Bepaalde gebouwen zijn uit de RT code gehaald, daardoor zijn de kosten voor de gehele Universiteit op minder vierkante meters terechtkomen Portefeuille Personeel en Organisatie (Annemarie Huijink) - Organisatie van de SU overzichtelijker en efficiënter. Het is niet zo dat dit nu niet zo is, maar we blijven kritisch kijken naar de eigen organisatie en we blijven evalueren. We gaan kijken naar de verdeling van de portefeuilles en naar een betere lastenverdeling. - Werving en sollicitatie. We merken dat het lastiger wordt om mensen te werven voor het Student Union bestuur. We willen kijken naar het wervingsproces, de sollicitatieprocedures en het inwerken. - Betrokkenheid van studenten en Uniondeelnemers. We proberen om de deelnemers meer te betrekken bij de organisatie. Vorig jaar is er getracht om bij het opstellen jaarplan koepels te vragen voor input. Voor het jaarplan van 2014 zullen we dit weer doen. Door dit soort dingen te blijven doen proberen we dit punt te versterken. We hopen door Skills Certificatie meer studenten bereiken. Over een maand zullen we een college geven over hoe de structuur van de Student Union in elkaar zit. Dit wordt tweejaarlijks gedaan, in maart en september voor nieuwe bestuurders. 6. Charge/decharge Raad van Toezicht (B) De huidige Raad van Toezicht: Mark Holtkamp Floris de Vries Jurgen Klein Pieter Willems Gilles Meijer Frits Lagendijk Marc Venerius Jelle Ferwede

12 Mark Holtkamp gaat stoppen. Daarom stelt Annemarie het volgende voor: Ik wil voorstellen om Mark Holtkamp te dechargeren vanuit de koepel Sport en als voorzitter van de Raad van Toezicht en daarmee Teun Groeneweg te chargeren als vertegenwoordiger vanuit de koepel Sport en Pieter Willems vanuit de koepel Studieverenigingen te chargeren als voorzitter van de Raad van Toezicht van de Student Union. Is hier bezwaar tegen? Er is geen bezwaar. 7. W.v.t.t.k. Er zijn geen punten. 8. Rondvraag Vraag Nico Wolters (Euros Roeien): Ik heb geen uitnodiging en geen agenda ontvangen. Antwoord Annemarie: De uitnodiging en de agenda is doorgestuurd met de mail. Vraag Nico Wolters (Euros Roeien): Is de agenda met een reden niet op de website gezet? Antwoord Annemarie: Hier is geen reden voor. Vraag van Harambee: Wij hebben een vraag over de toedeling van de incidentele beurzen. We hebben een aanvraag ingediend, maar we hebben hier nog niets over gehoord. Antwoord Douwe: Dit valt onder de FOBOS. Het duurt lang, omdat er vanuit SNO lange tijd onduidelijkheid is geweest over de manier van aanvragen. Hier is nu duidelijkheid over. Vraag van Harambee: Maar het is in oktober al aangevraagd. Antwoord Douwe: Ja, per vereniging, per activiteit. Vanuit de UT was de eis dat het persoonlijk aangevraagd moest worden. Voor 2013 zijn er ook aanvragen gedaan. Naar verwachting krijg je er volgende week of de week erna iets van te horen. Vraag van Derk de Graaf (Overleg Studieverenigingen): Er is toch nog geen verdeling voor 2013 gemaakt? Antwoord Douwe: Nee, maar vanwege dat er geen Sportraad is, hebben de sportverenigingen de aanvragen bij mij gedaan, zoals studieverenigingen dat bij jullie hebben gedaan. Vraag van Daniël Janson (Taste): Hoe staat het met de vorming van de commissie SOFA? Antwoord Annemarie: Voor drie van de vier koepels zijn er nu vertegenwoordigers. Volgende week zal er een vergadering zijn met de voorzitters van de commissies. De voorzitters hebben gebrainstormd met de eigen commissie. Vanuit Sport is er nog geen vertegenwoordiging. We willen sportverenigingen daarom oproepen om wel een vertegenwoordiging te vormen. Vraag van Tim Boers (Paradoks): Hoe vinden jullie dat het gaat met de borrel van de rector? Antwoord: De afgelopen borrel met de rector vonden we qua opkomst en discussie prima. De vorige waren minder goed bezocht. De toekomst hiermee ziet er als volgt uit: als eerst hebben we Student s got talent. Hierdoor komt de rector met studenten in contact. Ook zal er een barbecue met de rector zijn en een internationale lunch met de rector. Dat zijn de momenten die we de komende tijd hebben die de noemer borrel met de rector hebben. Het concept borrel met de rector vinden we goed, maar er moet goed gekeken worden naar de discussiepunten en thema s.

13 Vraag van Tim Boers (Paradoks): In hoeverre speelt het academisch vormen van de studenten een rol bij de borrel met de rector? Het is gezellig, maar het is weinig constructief. Antwoord: Je hebt gelijk. Er wordt veel waarde aan gehecht om het informeel te doen. Academisch vormen is een breed begrip. Het is vooral informeel. We zijn er actiever mee bezig. Vraag van Berend Feldbrugge: Wil je iets meer vertellen over TedX? Antwoord Annemarie: TedX is een evenement dat te vergelijken is met een symposium. Er zullen veel sprekers komen die vertellen over hun onderzoek of uitvindingen. Daar worden filmpjes van gemaakt en deze worden verspreid. Dit gaan we organiseren. De aanmelding voor deze commissie is gesloten en de sollicitaties zullen deze week plaatsvinden. Er is nog geen thema, dit zal overgelaten worden aan de commissie. 9. Sluiting Annemarie sluit de vergadering om en nodigt iedereen uit voor de borrel.