Agenda Algemene Ledenvergadering Ibn Battuta

Transcriptie

1 Agenda Algemene Ledenvergadering 16 juni 2015 Inloop uur, start Grand Café Time Out (Poelestraat 34-36) 1. Opening 2. Vaststellen agenda 3. Vaststellen vorige notulen 4. Bestuursmededelingen 5. Evalueren beleidsplan 6. Presenteren en vaststellen secretarieel jaarverslag 7. Presenteren en vaststellen financieel jaarverslag 8. Bedanken oude en benoemen nieuwe Kascommissie Pauze 9. HR-wijziging: toevoegen artikel 7.12: Zwemfestcommissie 10. HR-wijziging: aanpassen artikel 9: Genootschappen 11. Bedanken Carrièredagcommissie 12. Bedanken oude en voorstellen nieuwe Wintersportcommissie 13. Bedanken oude en voorstellen nieuwe EGEA Groningen 14. Bedanken oude en voorstellen nieuwe Buitenlandse Excursiecommissie 15. Bedanken oude en voorstellen nieuwe Lezingencommissie 16. Benoemen bestuur Bestuursoverdracht 18. W.V.T.T.K. 19. Rondvraag 20. Sluiting Bijlagen: 1. Procedures 2. Kandidaatsleden Kascommissie HR-Wijziging: toevoegen artikel 7.12: Zwemfestcommissie 4. HR-Wijziging: aanpassen artikel 9: Genootschappen Pagina 1 van 6

2 Bijlage 1: Procedures W.V.T.T.K. s - worden door het bestuur behandeld op de ALV - kunnen schriftelijk en in tweevoud bij het bestuur worden ingediend tot en met dinsdag 9 juni 2015 HR-wijzigingen - zijn door leden of bestuur voorgestelde wijzigingen van het Huishoudelijk Reglement - worden minimaal vijf werkdagen voor een ALV aan leden bekend gemaakt - kunnen schriftelijk en in tweevoud met minimaal tien handtekeningen van leden bij het bestuur worden ingediend tot en met dinsdag 9 juni 2015 Amendementen - zijn kleine wijzigingen op voorgestelde HR-wijzigingen, waar apart over gestemd wordt - kunnen schriftelijk en in tweevoud bij het bestuur worden ingediend tot en met vrijdag 12 juni 2015 Kandidaten adviesorganen - kunnen schriftelijk en in tweevoud bij het bestuur worden aangedragen tot en met vrijdag 12 juni Pagina 2 van 6

3 Bijlage 2: Kandidaatsleden Kascommissie Huishoudelijk Reglement Artikel 6.2: Kascommissie (Kas cie) 1. De Kas cie is een adviserend en controlerend orgaan. Zij geeft het bestuur gevraagd en ongevraagd advies over het beheer van de geldmiddelen met het oog op de continuïteit van de vereniging. 2. De Kas cie wordt gekozen conform de in de statuten daartoe gestelde voorwaarden (Statuten 9.2 & 16.3). 3. Een lid van de Kas cie wordt voor één jaar benoemd en kan worden herbenoemd door de ALV. 4. De Kas cie is verantwoordelijk voor de controle van alle financiële zaken aangaande de vereniging. 5. De Kas cie onderzoekt en controleert het financieel jaarverslag alvorens deze op de ALV wordt behandeld en brengt hierover verslag uit aan de ALV (Statuten 16.3). 6. De Kas cie onderzoekt en controleert de begroting alvorens deze op de ALV wordt behandeld en brengt hierover verslag uit op de ALV (Statuten 15.3). 7. De leden van de Kas cie moeten binnen twee weken schriftelijk een inhoudelijke reactie geven op vragen van het bestuur. 8. Het bestuur moet schriftelijk, binnen vier weken nadat om advies is gevraagd, een inhoudelijke reactie geven op een advies uitgebracht door leden van de Kas cie. 9. Het bestuur moet schriftelijk, binnen twee weken, een inhoudelijk reactie geven op een ongevraagd advies uitgebracht door een lid van de Kas cie. Afgelopen jaar hebben de volgende personen zitting genomen in de Kascommissie: 1. Jos de Lange (penningmeester 13-14) 2. Niels van den Brink (penningmeester 12-13) 3. Neeltje Westra (penningmeester 11-12) Het bestuur draagt de volgende personen aan voor de Kascommissie : 1. Steven Wester (penningmeester 14-15) 2. Jos de Lange (penningmeester 13-14) 3. Niels van den Brink (penningmeester 12-13) Pagina 3 van 6

4 Bijlage 3: HR-Wijziging: toevoegen artikel 7.12: Zwemfestcommissie In september 2013 zijn wij met deel uit gaan maken van de organisatie van het muziekfestival Zwemfest. Het is een festival dat wordt georganiseerd door een commissie waarin van alle deelnemende verenigingen twee commissieleden plaatsnemen. De deelnemende verenigingen zijn: VIP (Psychologie), GHD Ubbo Emmius (Geschiedenis) en GLV Idun (Life Science & Technologie en Biologie). De eerste twee leden van die het muziekfestival hebben georganiseerd zijn Ewout van Spijker en Cristian Wessels. Dit is erg goed bevallen en op het festival zijn 41 leden aanwezig geweest. Daarom hebben wij besloten dit jaar weer deel te nemen aan de organisatie. Martijn Graff en Allard Roest nemen zitting in de organisatie voor het komende evenement van 24 september Vanuit wordt er door leden zitting genomen in de organisatie als een werkgroep Zwemfest. Het is gestart als een werkgroep omdat er eerst gekeken werd hoe de organisatie en het festival bevielen. Daarnaast was het gemakkelijk, omdat er mensen aangesproken kunnen worden door het bestuur, zonder sollicitatieprocedure. Echter denken wij dat het tijd wordt om van de werkgroep Zwemfest een volwaardige commissie te maken. Het lijkt ons goed om een sollicitatieprocedure toe te voegen. Hierdoor krijgen alle leden de kans om te solliciteren en kan er goed worden gekeken naar de kandidaten. Daarnaast lijkt het ons erg handig om naast de Excursiecommissie, Eerstejaarscommissie en de Carrièredagcommissie, ook de Zwemfestcommissie in september open te zetten voor sollicitaties. Hierdoor zal de commissie ook op de sollicitatieposters terecht komen en ook meedingen in de promotieberichten rondom de sollicitaties. Wanneer de Zwemfestcommissie evenveel prioriteit en promotie verdient als de andere commissies, wordt het festival een centraler onderdeel van de vereniging en zijn er waarschijnlijk ook meer mensen geïnteresseerd om het festival te organiseren. Daarom stellen wij voor het volgende artikel toe te voegen aan het HR. Toevoegen artikel 7.12: Zwemfestcommissie Artikel 7.12: Zwemfestcommissie 1. De Zwemfestcommissie organiseert in samenwerking met andere verenigingen het muziekfestival Zwemfest. 2. De Zwemfestcommissie bestaat uit minimaal één en maximaal drie leden vanuit. 3. De leden van de Zwemfestcommissie worden in september benoemd. Pagina 4 van 6

5 Bijlage 4: HR-Wijziging: aanpassen artikel 9: Genootschappen Tijdens de ALV van 17 februari jongstleden is er een W.V.T.T.K. binnengekomen omtrent Ibnhuizen. Naar aanleiding van deze W.V.T.T.K. hebben wij besloten hiermee aan de slag te gaan om een regeling omtrent deze huizen te realiseren. Ten eerst willen wij benadrukken dat de vereniging heet, en dat de huizen dus geen Ibn-huizen, maar -huizen zullen heten. De -huizen zullen deels gelijkstaan aan de regelingen omtrent de genootschappen, maar zullen daarnaast ook aparte regels krijgen. De -huizen zijn dus geen genootschap, maar zullen een aparte functie hebben binnen de vereniging. Daarom willen wij voor de -huizen een apart lid toevoegen aan het HR binnen artikel 9: Genootschappen. Artikel 9 Genootschappen willen wij daarom veranderen in: Artikel 9: Genootschappen en -huizen. We hebben gekozen voor minimaal drie leden van per huis. Natuurlijk verlies je niet direct je status wanneer er een lid afstudeert. Rond 1 juni, gelijk met de evaluatie van de genootschappen, zal er door het bestuur worden gekeken of het -huis een Ibn Battuta-huis blijft. Wij stellen daarom voor om Artikel 9: Genootschappen Artikel 9: Genootschappen 1. Een genootschap is een groep leden die als zodanig door het bestuur is aangewezen. 2. Een genootschap moet zich volgens een door het bestuur vast te stellen procedure hebben aangemeld en minimaal één activiteit per verenigingsjaar organiseren die voor alle leden van de vereniging openstaat. 3. Een genootschap wordt vermeld op de website en in de almanak. 4. Een genootschap kan voor zijn activiteiten gebruik maken van de (communicatie)middelen van de vereniging. Het bestuur beslist in welke mate en op welke wijze dit gebeurt. 5. Een genootschap kan nooit gebruik maken van financiële of juridische diensten van de vereniging. 6. Activiteiten van genootschappen zijn geen activiteiten van de vereniging en vallen onder de persoonlijke verantwoordelijkheid van de deelnemers. 7. In bijzondere gevallen kan het bestuur besluiten een genootschap dispensatie te verlenen van één of meerdere bepalingen in dit artikel. Te wijzigen in: Artikel 9: Genootschappen en -huizen Artikel 9.1: Algemeen 8. Een genootschap en een -huis zijn een groep leden die als zodanig door het bestuur zijn aangewezen. 9. Een genootschap en een -huis moeten zich volgens een door het bestuur vast te stellen procedure hebben aangemeld en minimaal één activiteit per verenigingsjaar organiseren die voor alle leden van de vereniging openstaat. Pagina 5 van 6

6 10. Een genootschap en een -huis worden vermeld op de website en in de almanak. 11. Een genootschap en een -huis kunnen voor hun activiteiten gebruik maken van de (communicatie)middelen van de vereniging. Het bestuur beslist in welke mate en op welke wijze dit gebeurt. 12. Een genootschap en een -huis kunnen nooit gebruik maken van financiële of juridische diensten van de vereniging. 13. Activiteiten van genootschappen en -huizen zijn geen activiteiten van de vereniging en vallen onder de persoonlijke verantwoordelijkheid van de deelnemers. 14. In bijzondere gevallen kan het bestuur besluiten een genootschap en een huis dispensatie te verlenen van één of meerdere bepalingen in dit artikel. Artikel 9.2: -huis 1. Er dienen minimaal drie leden te staan ingeschreven op het woonadres van een -huis. 2. Bij een -huis mag maximaal één niet-lid staan ingeschreven op het woonadres. Pagina 6 van 6