VERSLAG 19e Deelnemersraad Student Union d.d. 21 januari 2009 Locatie: Atrium, Bastille

Transcriptie

1 VERSLAG 19e Deelnemersraad Student Union d.d. 21 januari Locatie: Atrium, Bastille Aanwezigen SU Bestuur: Sophie van der Ham (vz.), Esther Sanders, Judith Kreuzen, Anne-Fleur Wijlens, Thomas Mensink, Pim Oude Alink Aanwezigen verenigingen: Maarten Fonville (AEGEE), Joren Boegborn (Alembic), Lydia Reitsma (Alpha), Bas Haarman (Astatine), Anke Valkhof, Astrid Neefs (S.V. Communiqué), Yuri Mastenbroek, Daan Spikker (S.V. ConcepT), Wouter Post, Renée Heinen (DHC), Rik Arends, Roland Buijsse, Allard Katstra (DRV Euros), Nienke van Dijk (Harambee), Ronald Damhuis (Hardboard), Adriaan Meijer (Hippocampus), Chris Houkema, Ruud Oudemaatman (Inter-Actief), Thomas van der Meer (Isaac Newton), Pim Visscher, Stas Verbelt (Kronos), Mark van Alst, Henk Klooster (MessedUp), Sebastian Kriebitzsch (Motorsportgroep UT), Erik Hegeman (OS), Alexander Leicher (ProDeo), Gerald Hoekstra (Scintilla), Jorn Luttikhold, Marinjo van Happen (Sportraad), Berend Steenhuisen (Thibats), José Witvoet (Dimensie), Janita Dekker, Sebastian Vermue (Vakgericht), Paul Wierstra, Erwin Starke (Vestingbar), Kai Gijsbertse (Paradoks) Aanwezigen publiek: Frank Gielen, Benjamin Ziepert 20 Aanwezig Raad van Toezicht Student Union: Kenneth Bijkerk Afwezig met vermelding: Arabesque, Klein Verzet Notulist: Sandra Nienhuis 1. Opening Sophie van der Ham (vz.) opent de vergadering om uur en heet iedereen van harte welkom. Sophie stelt het bestuur Student Union en de Raad van Toezicht voor aan de aanwezigen. Doel van deze avond is presenteren van het Jaarplan van de Student Union en een toelichting te geven op het Jaarplan. 2. Notulen Deelnemersraadvergadering d.d. 25 juni De notulen worden met tekstuele wijzigingen goedgekeurd Mededelingen De Student Union heeft kandidaat-bestuurders gevonden. De kandidaten zullen in de eerstvolgende Raad van Toezicht vergadering worden voorgesteld en hopelijk gechargeerd. Vanuit de deelnemers zijn er geen mededelingen. 4. Jaarplan Het jaarplan wordt per portefeuille doorgenomen, er zal eerst een terugblik worden gegeven op en daarna de plannen voor. Het Jaarplan is tot stand gekomen met de input van de deelnemers, bij deze bijeenkomsten was de opkomst telkenmale erg goed, Sophie bedankt voor deze input. Daarnaast is het jaarplan gebaseerd op het strategisch plan Beleid & Strategie Sophie geeft een korte toelichting op het afgelopen jaar. Strategisch Plan Middels de input van een onafhankelijke projectgroep vanuit de deelnemers is het Strategisch Plan tot stand gekomen. Betrokkenheid deelnemers Ook bij de totstandkoming van het jaarplan hebben de deelnemers veel input gegeven. De SU wil deze werkwijze graag continueren. Interne organisatie Op de UT was in een reorganisatie gaande, dit heeft ook gevolgen gehad voor de SU. Activiteiten aanbod In is een begin gemaakt met het studenten initiatief. Doel is om nieuwe evenementen financieel te ondersteunen Deelnemersraadvergadering 21 januari 1

2 Wervingsproblematiek Voor september 2007 bleek het erg moeilijk om nieuwe bestuurders te vinden. Na evaluaties zijn een aantal scenario s gemaakt voor de toekomst. Er is gekozen voor meer begeleiding en trainingen voor bestuurders omdat bestuurservaring vaak ontbreekt. Rol gemeente Enschede Nieuwe samenwerkingsverbanden zijn aangegaan. Commerciële activiteiten De rol van Student Union Enterprises is nader bekeken en is afgebakend tot budgetneutraal aanbieden van de bestaande faciliteiten. : Capaciteitsproblemen bij cultuur onderzoeken In navolging van de sector sport zullen ook bij cultuur mogelijke problemen in kaart gebracht worden. Uitbreiden van Xtra-card mogelijkheden Activisme monitor, tweede meting Dit is het tweede jaar van de monitor. Mogelijk kan er ingespeeld worden op veranderingen. Activismeloopbaan coach Dit is een nieuw initiatief met als doel een zo breed mogelijk opgeleide student af te leveren. Lustrum activiteit & Create Tomorrow De Student Union gaat dit jaar haar 10-jarig lustrum vieren. Ook zal er op 7 mei a.s. de derde editie van de grootste studentendenktank ter wereld, Create Tomorrow, plaatsvinden. Studenteninitiatief Dit project is in gestart, het is de bedoeling dit jaar veel nieuwe initiatieven binnen te krijgen door de mogelijke ondersteuning van de SU te promoten. Studentondernemers Dit jaar gaan we onderzoeken welk type en hoeveel studentondernemers er zijn. Bas Haarman (Astatine): je noemt de invoering van een loopbaan coach, is de SU op de hoogte van het nieuwe OER waarin met een studiecoach een studieplan voor elk semester wordt vastgesteld? Zo zou je dan twee coaches krijgen. Het initiatief bevindt zich nog in een pril stadium. Het kan zijn dat bij het studieadvies blijkt dat er ruimte is om activiteiten er naast te gaan doen. Het doel van de SU is om studenten, naast hun studie zo optimaal te ontwikkelen. Het liefst ziet de SU een coach waarbij de studie en het activisme geïntegreerd is. Maarten Fonville (Aegee): Je noemt het initiatief pril, maar het staat al wel in het Jaarplan? De doelen voor worden ingezet, het is nu de taak om een werkbare constructie te realiseren. Hoe deze constructie er uit zal gaan zien, is dus nog niet bekend. Sport & Cultuur Anne-Fleur geeft een toelichting op de activiteiten in Sportinvesteringen In is vol ingezet op de sportinvesteringen, dit jaar zullen dan ook beachvolleybalvelden worden aangelegd en zal de fitnessruimte worden uitgebreid Xtra-card De samenwerking met het Saxion is uitgebreid en ook de mogelijkheden van de kaart zijn uitgebreid. Aanbod van activiteiten en voorzieningen vergroten Door de sportinvesteringen worden de voorzieningen verbeterd en zijn er meer activiteiten mogelijk. In navolging van de sportinvesteringen zal ook bij cultuur de mogelijkheden onderzocht worden. Voor de Xtra-card wordt gekeken naar uitbreiding van samenwerking met andere onderwijsinstellingen in de regio. Maarten Fonville (Aegee): Welke rol speelt de SU naar de sportverenigingen? De SU zet het beleid uit voor de sector sport en zorgt dat de uitvoering wordt gedaan, een voorbeeld is de voortgang bij S&O Service Centrum, waar de uitvoerenden van het beleid zitten. De SU maakt de vertaalslag naar de sportverenigingen. Wouter Post (DHC): voor zijn er plannen voor de uitbreiding van de Xtra-card, heeft dit consequenties voor de prijs? De uitbreiding betreft het aangaan van samenwerkingsverbanden met andere onderwijsinstellingen, waarbij wederzijds de faciliteiten worden ingezet. Dit heeft geen consequentie voor de prijs. 2 Deelnemersraadvergadering 21 januari

3 Berend Steenhuisen (Thibats): Wat wordt bedoeld met een Xtra-card markt, is dit gelijk aan de markt tijdens de Introductie? Voor de relatief onbekende cursussen wordt als promotie gedacht aan een Xtra-card markt, de invulling staat nog niet vast. Bij de introductie ligt de focus op verenigingen en hierbij willen we de focus op de cursussen leggen. Pim Visscher (Kronos): Wat er in het kader van de sportinvesteringen nog iets gedaan met de sintelbaan. Nee, voor dit jaar zijn hier geen plannen voor. Academische Vorming Judith geeft een toelichting op deze portefeuille. Stimuleren activisme Internationale studenten Middels een minicommissie zijn Duitstalige studenten geïntroduceerd met het activisme op de UT. Persoonlijke ontwikkeling Activismemonitor Voor de monitor is een nulmeting gedaan onder zowel verenigingen als studenten. Toekomst Skills Certificate Gezien een dalend deelnemersaantal is in het Skills Certificate geëvalueerd. Besloten is om er een weekend van te maken. Eerstejaars studenten en faculteiten bekender maken met activisme De regelingen rondom het activisme blijken zowel bij studenten als ook bij faculteiten niet voldoende bekend te zijn. Activisme stimuleren In zal er een activismemarkt worden georganiseerd, zo is er één plek waar alle personen die actief willen worden informatie kunnen krijgen. Tweede meting Activismemonitor Alle verenigingen hebben inmiddels een verzoek gehad om de monitor weer in te vullen. Voor studenten start de monitor op 4 februari. Internationale studenten en instromende HBO-studenten betrekken bij activisme De groep internationale en HBO studenten wordt steeds groter. Hiervoor is bijvoorbeeld in al begonnen met het Language Exchange Program, welke in verder uitgebouwd zal worden. Maarten Fonville (Aegee):wat is het doel van de activismecoach? Ga je dan indexeren bij verenigingen? De bedoeling is dat op een centrale plek laten zien wat waar gedaan kan worden. Hoe dan? Vacatures op de Carriere Portal? En kan de vereniging dan zelf de informatie aanleveren? Zo is inderdaad de opzet. Erik Hegeman (OS): voor de Carriere Portal is veel geld begroot, waar is dit geld concreet voor bestemd? Aan de Carriere Portal wordt al heel lang gewerkt met de inzet van diverse studenten. Helaas heeft dit inmiddels tot bijna een jaar vertraging geleid en is besloten een deel van de klus uit te besteden aan een studentenbedrijf. Op deze manier is de voortgang gegarandeerd en is uitbreiding van de portal mogelijk. Studentondernemerschap Thomas geeft uitleg over de activiteiten van. Met de komst van een coördinator is het aantal activiteiten verder uitgebreid, Naast de studentondernemersdag en de Studenten Kennis Portal is de site studentondernemer.nl gelanceerd en de lezingenreeks Route Suc66 gestart. Dit jaar willen we ook de thuisondernemer bereiken en een poule van geïnteresseerden oprichten. Naast de TOP regeling voor afgestudeerde ondernemers, is het plan om in ook een pretopregeling voor studentondernemers op te starten. Introductie Over deze introductie zijn veel positieve geluiden gehoord. Deelnemersraadvergadering 21 januari 3

4 Voor zal de samenwerking met Saxion verder worden aangetrokken, wel worden voor de samenwerking duidelijke afspraken in het vroeg stadium gemaakt en blijven er ook aparte onderdelen bestaan. Op 4 februari is er de themapresentatie van de IK09. Internationalisering 200 Zoals al eerder gemeld neemt het aantal internationale studenten toe. Ook in RoUTe 14 wordt verdere toename genoemd. Hierop is ingesprongen door o.a. het platform PITS. Taalonderwijs: via het Taal Coördinatie Punt zijn gratis taalcursussen beschikbaar. Ook is het eerder genoemde Language Exchange Program gestart. Promotie Subsidiefonds Internationalisering Van dit fonds wordt nog te weinig gebruik gemaakt, dit jaar zal de nadruk komen te liggen op de drukwerksubsidie. Promotie evenementenkalender Er is een centrale evenementenkalender, alleen worden de activiteiten nog maar weinig in het Engels aangekondigd. Personeel en Organisatie Continuïteit Het afgelopen jaar lag de focus op het verbeteren van de continuïteit binnen de Student Union. Zo is er gewerkt aan de wervingsproblematiek en heeft de reorganisatie van de UT ook gevolgen gehad voor de interne organisatie van de Student Union. Activiteiten aanbod Vorig jaar is gestart met het studenteninitiatief, hierbij kunnen verenigingen voor een nieuw initiatief of evenement financiële ondersteuning krijgen. Betrokkenheid deelnemers vergroten Het afgelopen jaar is het Strategisch Plan, maar ook het Jaarplan tot stand gekomen met input vanuit de verenigingen. Deze betrokkenheid wil de Student Union graag uitbreiden met minimaal vier inspraakbijeenkomsten. Continuïteit Student Union Zo zal er dit jaar een personeelsplan worden opgesteld. Voor de diverse projecten wordt een portfolio opgesteld, waarmee de voortgang bewaakt kan worden. Ook zal de rol van de adviesorganen geoptimaliseerd worden. Erik Hegeman (OS): de inspraakmomenten voor de deelnemers wordt uitgebreid, is de Student Union tevreden over de betrokkenheid? Ja, de hoge opkomsten tijdens de diverse inspraakmomenten was groot en ook de gegeven input was zeer bruikbaar. De Student Union wil graag op de hoogte blijven en weten wat er gaande is, zodat hier ook op ingesprongen kan worden. Dan is het vooral goed dat jullie alle borrels steeds bezoeken. Financiën Pim geeft een toelichting op deze portefeuille Financieel cluster Door de UT-reorganisatie is er meegewerkt aan de vorming van een nieuw cluster, deze is nog niet geheel afgerond. Commerciële activiteiten Besloten is de commerciële activiteiten budgetneutraal te laten verlopen, zo zal het Atrium geen winstdoelstelling hebben, maar gezien worden als een voorziening. Dictaatverkoop In is onderzoek gedaan naar nieuwe invullingen van de dictaatverkoop. Een officieel besluit is nog niet gegeven, maar de dictaatverkoop zal bij de UnionShop blijven. Dit blijkt het meest aantrekkelijk voor studenten vanwege de prijs en de openingstijden. Inzichtelijk maken financiën Deelnemersraadvergadering 21 januari 4

5 Om voor iedereen inzichtelijk te krijgen waar het geld aan wordt besteed zal de begroting en de realisatie beter op elkaar afgestemd moeten worden. Invulling SUE b.v De UT heeft plannen voor een grand café, welke wellicht de UnionBar ook raken. Maarten Fonville (Aegee): in het jaarplan wordt het subsidiestelsel genoemd, wat is het doel en waarvoor worden subsidies gegeven? Hiermee worden bijvoorbeeld de subsidies voor de Bastillebewoners mee bedoeld, voor verenigingen, maar ook voor studentondernemers, deze fondsen zijn dus heel breed. Ook zijn er subsidie- en sponsorfondsen welke verenigingen per activiteit kunnen aanvragen. Communicatie. Esther geeft een toelichting op deze portefeuille. Website De lay-out voor de site bleek niet meer optimaal. Middels een ontwerpwedstrijd is gekozen voor een andere opzet. Promotie Voor het studenteninitiatief en de evenementenkalender zijn er promotionele activiteiten geweest. Daarnaast is veel aandacht besteed aan overleggen met de UT communicatie afdelingen. Communicatiemiddelen Dit jaar zal onderzocht worden welke middelen kunnen zorgen voor een optimale communicatie. Hierbij is tweezijdige communicatie de inzet. Jelle Burger (ASV Taste): Op middelbare scholen worden voorlichtingspakketten uitgereikt, is de Student Union hier ook bij betrokken? De pakketten worden samengesteld door Bureau Communicatie, hierin is de algemene folder van de Student Union opgenomen. De verenigingen Taste en Audentis worden genoemd in een boekje welke voor de werving van middelbare scholieren wordt verspreid. Wellicht kan de Student Union hier ook in worden opgenomen. Esther is niet bekend met het initiatief, maar vind het een goed idee. Alexander Leicher (Pro Deo): de UT doet onderzoek naar de portals onder studenten, wat is hiervan de stand van zaken? De UT is bezig met een nieuwe site en is alle onderdelen aan het inventariseren, zo is er een pilot die bijvoorbeeld ingericht kan worden als IGoogle en deze wordt bij de Student Union gedraaid. De UT ziet graag veel input op het project, deze zal dan ook voor andere diensten en faculteiten gebruikt worden. Overigens zijn er in de werkgroep nog plaatsen beschikbaar. Gerald Hoekstra (Scintilla): de doelen bij de portefeuille Communicatie zijn moeilijk meetbaar, wanneer zijn de doelen gehaald? Ja, dat is inderdaad lastig, hierbij wordt gekeken naar de ontvangen input welke hopelijk oploopt en een toenemend aantal studenten die binnen komen lopen. Externe Betrekkingen Thomas geeft een toelichting op de activiteiten binnen deze portefeuille. Voor stond een nieuwe overeenkomst met een frisdrankproducent in de planning. Dit is gelukt, de keuze voor Vrumona (Pepsi) is gemaakt. Meer informatie over de inhoud van de overeenkomst volgt binnenkort. Er is verder gekeken naar een partnership met Vedior in de werving- & selectiebranche, deze zou een meerwaarde kunnen brengen middels cursussen. Helaas heeft de voortgang stilgelegen door een reorganisatie waar Vedior bij betrokken was. Het was de bedoeling om in voor de Carriere Portal een pilot te starten, dat is nog niet gelukt. Rabobank; dit partnership wordt verlengd, de invulling van het contract volgt nog Menzis; dit partnership is beëindigd. Er is een nieuwe overeenkomst gesloten met het VGZ consortium, op de site zijn de details te lezen. Deze overeenkomst is vooral interessant voor verenigingen, elke verzekerde welke zij aanbrengen levert jaarlijks geld op. CRM; er is grote vraag onder verenigingen en studentondernemers naar een goed werkend CRM systeem. De Student Union heeft hiervoor geld gereserveerd. Deelnemersraadvergadering 21 januari 5

6 Accommodatie Toelichting op deze portefeuille wordt gedaan door Pim Het beheer is bij het Facilitair bedrijf gebleven, hierbij is gewerkt aan een betere samenwerking met de gebruikers Het 5-jarig lustrum van de Bastille is gevierd Het aantal studentondernemers in de Bastille is opnieuw gestegen Wegens de UT reorganisatie zullen de S&O onderdelen uit de Bastille vertrekken. Wanneer deze verhuizing gaat plaatsvinden is nog onduidelijk. Meerdere verenigingen hebben problemen met het verkrijgen van ruimte op de campus, dit is voor het komende jaar een aandachtspunt Het nieuwe draaiboek voor de Pakkerij is nagenoeg af. Een dergelijk draaiboek zal ook voor de andere uniongebouwen gemaakt worden. Wouter Post (DHC): de sportverenigingen hebben veel problemen met het FB, wordt daar iets aan gedaan? De problemen zijn bekend, hierover wordt gesproken met FB. Wellicht dat middels een draaiboek zoals met de Pakkerij deze problemen grotendeels ondervangen kunnen worden. Begroting Kort toegelicht een aantal grote projecten: Voor dit jaar is een nieuw partnership inbegroot Er komen een aantal grote projecten, bijvoorbeeld het CRM systeem Voor het realiseren van meertalige websites is een subsidiebedrag gereserveerd. Jelle Burger (A.S.V. Taste): op pagina 40 staat een substantieel bedrag voor het Skills Certificate gereserveerd, waarom is dit zo duur? Judith: Ja, dit is inderdaad een hoog bedrag. Door de nieuwe opzet van het Skills Certificate is het noodzakelijk om de module Leiderschap opnieuw te laten accrediteren. Dit betreffen de uren van de docenten. De accreditatie is noodzakelijk om aan het gewenste hoge niveau te voldoen. 6. Rondvraag Erik Hegeman (OS): complimenten aan jullie, de reputatie van de Student Union kent een stijgende lijn, er gebeuren leuke dingen en jullie zijn goed bezig. Maarten Fonville (Aegee): jammer dan dat deze vergadering in de tentamenweek is gepland. 7. Sluiting Sophie bedankt iedereen voor hun tijd en de gegeven input en sluit de vergadering om uur. In mei is er weer een Deelnemersraadvergadering over het jaarverslag. Aansluitend is er gelegenheid voor een borrel in de UnionBar. Deelnemersraadvergadering 21 januari 6