COMMISSIE 0 MBH (12 juni 2013)

Transcriptie

1 DATUM VERGADERING BIJLAGE(N) 1 AGENDAPUNTNUMMER 6. ( 27jUnİ2013 COMMISSIE 0 MBH (12 juni 2013) AAN DE VERENIGDE VERGADERING B INGEKOMEN STUKKEN: UITVOERING INTERN CONTROLEPLAN TWEEDE TRANCHE 2012 waterschap Hollandse Delta 1. Ingekomen stuk over: Uitvoering Intern Controleplan Tweede tranche Rubriek 0 A. Voor kennisgeving aannemen D B. D C. D D. Behandelen bij het desbetreffende punt van de agenda In handen stellen van het college voor het uitbrengen van een voorstel In handen stellen van het college ter afdoening 3. Motivering Voorafgaand aan de controle van de jaarrekening 2012 door de externe accountant heeft de afdeling Concerncontrol het tweede deel van het Interne Controleplan uitgevoerd. Over de uitvoering van het eerste deel bent u in uw vergadering van januari 2013 geïnformeerd. In bijgevoegd rapport 'Uitvoering Intern Controleplan Tweede tranche 2012' (hierna: rapport) zijn de bevindingen die voortkomen uit deze tweede tranche van de interne controle samengevat. Aan dit rapport ligt een tiental controlerapporten ten grondslag. Deze rapporten liggen voor u ter inzage bij de secretarisdirecteur. Voor de bevindingen wordt kortheidshalve verwezen naar het rapport. Als rode draad komt uit het rapport naar voren dat contractmanagement en het inkoop- en aanbestedingsproces aanhoudende aandacht nodig hebben. Het rapport 'Uitvoering Intern Controleplan Tweede tranche 2012' is besproken in de Auditcommissie van 23 april De Auditcommissie heeft positief geadviseerd. secretaris-directeur dijkgraaf, drs. A.A. van Vliet. ing. J.M. Geluk Bijlagen (1) Rapport 'Uitvoering Intern Controleplan Tweede tranche 2012'

2 s î* - ř- "" \. 'ì waterschap Hollandse Deh^^^ Uitvoering Intern Controleplan Tweede tranche 2012 maart

3 Uitvoering Intern Controleplan Tweede tranche 2012 Inhoudsopgave 1. Inleiding 3 2. Algemene indruk 4 3. Foutenevaluatie 4 4. De 2e tranche bevindingen Inkoop en aanbesteden Aanbesteden Inkopen/factuurcontrole Betalingen Personeelskosten Afschrijvingen V 4.4 Treasury Bijdragen aan Belastingen Bijdragen van Reserves en voorzieningen Overige opbrengsten Investeringen 9 Bijlage 1 financiële omvang van de processen 10 Bijlage 2 Overzicht uitgevoerde deelwaarnemingen in Bijlage 3 Foutenevaluatie 12 2

4 1. Inleiding In juli 2012 heeft het college van dijkgraaf en heemraden het "interne controleplan waterschap Hollandse Delta 2012" vastgesteld. Het interne controleplan (IC-plan) zoomt in op een tiental financiële processen, waarmee de volledige financiële huishouding van het waterschap wordt geraakt. De uitvoering van de interne controle vindt plaats in 2 tranches: de eerste voordat de interim controle door de accountant wordt uitgevoerd en de tweede tranche voordat de accountantscontrole van de jaarrekening plaatsvindt. De bevindingen en aanbevelingen uit de Interne Controle worden opgenomen in de organisatiebrede verbeteragenda. Hiermee wordt een impuls gegeven om de kwaliteit van de bedrijfsvoering naar een hoger niveau te tillen. Voor 7 van de 10 processen zijn, voor aanvang van de interimcontrole door de accountant in het derde kwartaal, (verbijzonderde) interne controles uitgevoerd door Concerncontrol ter waarborging van de relevante getrouwheidsaspecten en de financiële rechtmatigheidaspecten in het boekjaar Het betreft de volgende processen: " Inkoop en aanbesteden " Personeelskosten» Afschrijvingen Bijdragen aan «Bijdragen van» Overige opbrengsten Investeringen In het voorliggende rapport, betreffende de tweede tranche aan waarnemingen en bevindingen over 2012, wordt naast over bovengenoemde processen, aanvullend gerapporteerd over de 3 overige processen, te weten: " Treasury " Belastingen " Reserves en Voorzieningen Dit voor aanvang van de accountantscontrole van de jaarrekening 2012 zodat de accountant op de uitgevoerde IC kan steunen. Het type en aantal deelwaarnemingen per proces is gebaseerd op de financiële omvang van de werkprocessen (zie bijlage 1) en de aard van het proces zelf. Het IC-plan is vooraf afgestemd met de accountant Deloitte. De minimale hoeveelheid controlewerkzaamheden is ingepland per halfjaar per financieel proces. In bijlage 2 wordt duidelijk dat Concerncontrol het IC-plan 2012 heeft uitgevoerd. De externe accountant heeft ten behoeve van de Jaarrekening controle een exemplaar van dit IC rapport ontvangen en een exemplaar van alle opgestelde IC controleverslagen per proces. In het navolgende zijn de concluderende samenvattingen van de bevindingen op de tien processenvermeld. Voor een meer gedetailleerde weergave van de bevindingen wordt verwezen naar de separate controlerapporten. 3

5 2. Algemene indruk In de Interne Controle rapporten, ten behoeve van de Jaarrekeningcontrole (2de tranche) door de accountant, komt een gemengd beeld naar voren; positieve maar ook minder positieve signalen. De belangrijkste bevindingen worden hieronder omwille van het overzicht nogmaals kort weergegeven: In de tweede tranche van de interne controle wordt wederom een aantal verbeterpunten gereed gemeld, de organisatie pakt gewenste verbeteringen op. " De kwalitatieve impuls in de afdeling Financiën blijft vruchten afwerpen. Financiële processen blijven verbeterd worden; personeelskosten, afschrijvingen, treasury, belastingen, reserves en voorzieningen zijn processen die goed op orde zijn. De primaire afdelingen profiteren ook van de verbeterde financiële advisering en ondersteuning; afdelingsbudgetten komen scherper in beeld, verantwoording wordt beter en verbeterpunten worden sneller opgepakt.» Contractbeheersing binnen waterschap Hollandse Delta is nog onvoldoende. Op dit gebied kan nog veel aan zakelijkheid, duidelijkheid en transparantie gewonnen worden bij gezamenlijk uitvoeren van activiteiten met onze partners. De organisatie heeft dit nu wel op het netvlies. In 2014 bijv. zullen er vernieuwde contracten zijn met alle inliggende gemeenten met betrekking tot Openbare Verlichting en de regiefunctie op een belangrijke partner SVHW is goed van kwaliteit en goed geborgd in de organisatie. " Het proces 'Inkoop en Aanbesteding' blijft aandacht verdienen. In 2012 is er voor C aan onrechtmatig inkopen geconstateerd. Dit bedrag valt onder de foutmarge van í 0 Zo. De afdeling BE, waarbinnen het gros van de onrechtmatige inkopen plaatsvond (2011 en 2012), is hard bezig zijn zaken op orde te krijgen. De invoering van de nieuwe Aanbestedingswet in april 2013 maakt continue inspanning op het Inkoopproces noodzakelijk. 3. Foutenevaluatie De foutenanalyse is vanaf 2012 een vast onderdeel van Interne Controle. De foutenanalyse bestaat uit; «Een overzicht van de rechtmatigheidsfouten.» Een overzicht van de procedurele fouten tegen de interne regelgeving. Het bestuur wordt geadviseerd om fouten en onzekerheden die kunnen worden gerepareerd ook daadwerkelijk op tijd te repareren voor het eind van het boekjaar. Omschrijving 2012 Geconstateerde fouten Definitieve fouten Begroting 2012 Lasten Norm in o/o Oorspronkelijke C programmabegroting 2012 Totaal lasten Rechtmatigheidsfouten C C ,59 o/o Minder dan IVo Interne procedure fouten e C ,53 o/o Foutenoverzicht Een overzicht van deze fouten per financieel proces en de (mogelijke) gevolgen hiervan voor de komende jaarrekening 2012, zijn bijgevoegd in bijlage 3. 4

6 4. De 2e tranche bevindingen De relevante bevindingen en aanbevelingen over het boekjaar 2012 naar aanleiding van de uitgevoerde Interne Controles 2012 worden hier per proces kort gerapporteerd. 4.1 Inkoop en aanbesteden Aanbesteden Er zijn in nieuwe deelwaarnemingen uitgevoerd op het aanbestedingsproces conform het IC plan Daarnaast is nagegaan hoe de ambtelijke organisatie de aanbestedingsdossiers, waar in het boekjaar 2011 was geconstateerd dat sprake is van onrechtmatige inkoop, heeft opgepakt in het boekjaar Dit heeft geleid tot de volgende bevindingen: Niet rechtmatige inkopen In het boekjaar 2012 is gebleken dat bij 4 van de 12 gecontroleerde aanbestedingsdossiers sprake is van onrechtmatige inkoop. Tijdens de 1-ste IC tranche 2012 is 1 nieuw geval van onrechtmatige inkoop geconstateerd. Bij een 2-de aanbestedingsdossier heeft nader onderzoek plaatsgevonden. Hieruit is gebleken dat sprake is van een monopolistische inkoopsituatie en dus geen sprake van onrechtmatig inkopen. Tijdens de 2-de IC tranche 2012 zijn 3 nieuwe gevallen van onrechtmatige inkoop geconstateerd. In totaal is in het boekjaar 2012 voorc aan niet rechtmatige inkopen geconstateerd (C geconstateerd tijdens de 1-ste IC tranche C geconstateerd tijdens de 2de IC tranche 2012). In 2011 zijn bij 6 dossiers onrechtmatige inkopen geconstateerd. Geconstateerd is dat 4 van deze 6 onrechtmatige inkopen in het boekjaar 2012 zijn opgepakt door de ambtelijke organisatie. In drie gevallen heeft de ambtelijke organisatie ervoor gekozen om in 2012 een Europese aanbestedingsprocedure op te starten. Bij 1 dossier is de geconstateerde onrechtmatige inkoop structureel opgelost door het betreffende inkooppakket 'in te besteden' aan een verbonden partij. Voor 2 dossiers heeft de ambtelijke organisatie nog geen passende maatregelen kunnen treffen. Dit heeft ertoe geleid dat voor deze gevallen ook in het boekjaar 2012 sprake is van onrechtmatige inkoop. In totaal voor circa C De 6 dossiers (2 oude dossiers uit 2011 en 4 nieuwe dossiers in 2012) van onrechtmatige inkopen leiden in het boekjaar 2012 tot een onrechtmatigheidfout met een totale omvang van ongeveer C In alle gevallen betreft het inkoopdossiers die zijn geconstateerd bij de afdeling BE. De afdeling BE heeft vanaf het 4de kwartaal 2012 de volgende beheersmaatregelen genomen:» Een inhaalactie is opgestart om binnen de afdeling BE alle lopende inkoopcontracten geordend in het archief beschikbaar te krijgen. " Een sterk verbeterd inkoopactieplan 2013 is recent in samenwerking met TIS opgesteld. " Extra inkoopcapaciteit wordt georganiseerd om in 2013 het inkoopactieplan adequaat te kunnen uitvoeren. Overige bevindingen Verbeterpunt 160 'Niet Europees aanbesteden van in koop pakketten' wordt gereed gemeld. Geconstateerd is dat dit verbeterpunt in 2012 voortvarend is opgepakt (o.a. door TIS) en gereed gemeld kan worden. Onderstaande maatregelen zijn uitgevoerd: 1 Periodiek uitvoeren van inkoopscans 2 Opstellen van inkoopactieplannen per afdeling 3 Opstellen van een strategische inkoopagenda WSHD Verkeerd inkopen, begroten en verantwoorden van personeel van ter grootte van C Tijdens de 1-ste IC-tranche 2012 is bij 1 deelwaarneming geconstateerd dat inhuur van personeel van Roodhart Emission Control BV met een omvang ter grootte van circa C in 2012:» niet plaatsvindt conform de aanvullende interne spelregels die gelden voor inkopen van personeel van binnen waterschap Hollandse Delta. niet wordt begroot en verantwoord op kostensoort Personeel van maar op kostensoort Basisonderhoud door. 5

7 In 2010 en 2011 is dezelfde constatering gedaan bij dezelfde leverancier. Met de afdeling TO bestaat verschil van inzicht over de bevinding. De bevinding zal worden voorgelegd aan de externe accountant met als doel te komen tot een juiste verantwoording in de financiële administratie. Contractbeheer rondom het leveren van elektriciteit Vanaf 2012 neemt waterschap Hollandse Delta elektriciteit af van leverancier HVC in plaats van leverancier Eneco Energiehandelsbedrijf. Tijdens de 1-ste IC-tranche 2012 is vastgesteld dat in 2012 nog veel facturen van leverancier Eneco Energiehandelsbedrijf in de boeken van WSHD voorkomen. Eneco Energiehandelsbedrijf heeft het waterschap Hollandse Delta circa C aan leveringskosten elektriciteit in rekening heeft gebracht als gevolg van niet geswitchte aansluitingen per De afdeling BE, FN en ZV voeren een overleg met HVC over de 100 facturen van geswitchte locaties waar Eneco nog steeds factureert. HVC had deze bij Eneco moeten stopzetten. - Het switchen van de circa 77 bestanden. Uitkomst van bovenstaand gesprek met HVC bespreken met Eneco Inkopen/factuurcontrole In de tweede tranche zijn er twaalf deelwaarnemingen uitgevoerd conform het IC plan Dit brengt het totaal voor 2012 op 24 deelwaarnemingen. Het controlerapport over de tweede tranche bevat geen nieuwe concrete bevindingen op basis van de uitgevoerde controles. Geen Betalingen. Door Deloitte accountants is in 2011 het verzoek gedaan om samen met WSHD een 'pilot' project betreffende (eventuele) onrechtmatige betalingen op te zetten, ter aanvulling van het eigen Interne Controle proces. Product van het 'pilot project' was de zogenaamde 'Betaalterechter, of Geldstroomanalyse'; een geautomatiseerd proces waarin door middel van data-analysetechnieken (met name bestandsvergelijking) mogelijke onrechtmatige betalingen in de uitgaande geldstroom van WSHD gesignaleerd worden. In het kader van Interne Controle is analyse verricht op een viertal constateringen vanuit de Geldstroomanalyse. Uit de analyses van FN blijkt dat 'dubbele betalingen' niet hebben plaatsgevonden in Wel blijkt dat in de loop der jaren bestandsvervuiling heeft plaatsgevonden, bijv. personeelsleden als crediteur en meerdere bankrekeningen bij sommige crediteuren. Vooral bij het eerste punt loopt WSHD het risico op fiscale omissies. Dit vereist actie aangezien WSHD zich, in het kader van Horizontaal Toezicht met de fiscus, heeft verplicht tot stevige grip op processen met (mogelijk) fiscale aspecten. Betalingen aan personeel dienen allemaal via de personeelsadministratie te verlopen. Afdeling FN draagt, in samenwerking met afdeling PK, zorg dat alle betalingen aan personeel via de personeelsadministratie verlopen. Dit leidt tevens tot opschoning van het crediteurenbestand. 6

8 4.2 Personeelskosten Er zijn 14 deelwaarnemingen uitgevoerd. 5 loonstrookjescontroles en in aanvulling hierop 9 brutonetto controleberekeningen. Conform het IC Plan 2012 dienen minimaal 12 deelwaarnemingen te worden. Hieraan wordt voldaan. De deelwaarnemingen hebben niet geleid tot nieuwe aanbevelingen. Uit het monitoren van de verbeterpunten betreffende het proces 'personeelskosten' blijkt dat verbeterpunten door de organisatie worden opgepakt en dat één verbeterpunt (117) kan komen te vervallen. Geen 4.3 Afschrijvingen In de tweede tranche zijn er twaalf deelwaarnemingen uitgevoerd conform het IC plan Dit brengt het totaal voor 2012 op 24 deelwaarnemingen. In de tweede tranche is slechts één bevinding gedaan die naar het oordeel van CT moet leiden tot een correctie. De afdeling FN heeft aangegeven deze aanbeveling niet over te nemen. Het betreft het corrigeren van een afschrijvingstermijn van 20 jaar naar 30 jaar. Naar het oordeel van de afdeling FN is dit niet materieel van aard. Hier komt bij dat de afdeling FN de tweede aanbeveling ten aanzien van deze deelwaarneming overneemt. Deze aanbeveling luidt om bij de herziening van de nota AWA te bezien of een afschrijvingstermijn van 30 jaar voor het voor de eerste maal op leggerdiepte brengen van wateren gewenst is. Baggeren vindt frequenter plaats, zodat verwacht mag worden dat eerder gebaggerd wordt dan dat de afschrijving heeft plaatsgevonden. De afdeling FN heeft de aanbevelingen uit de eerste tranche voortvarend opgepakt. Zo is er een nieuw afsluitformulier opgesteld en wordt tegenwoordig in bestuursvoorstellen een motivering voor de afschrijvingstermijn en de stand van zaken van de kredieten opgenomen. Ook de aanbevolen check op de afschrijvingstermijnen op de immateriële activa is uitgevoerd. Geen 4.4 Treasury Voor het uitvoeren van de interne controle op het proces 'Treasury' is paragraaf 2.8 'Financiering' en de paragraaf 2.10 'EMU-saldo' van de conceptjaarrekening 2012 in ogenschouw genomen. Belangrijkste conclusie is dat de renterisiconorm en de kasgeldlimiet beiden in 2012 niet zijn overschreden. WSHD blijft hiermee binnen de kaders van de wet FIDO. Het EMU-saldo van waterschap Hollandse Delta overschrijdt in 2012 niet de referentiewaarde. Deze referentiewaarde is gesteld op -/- C 17.2 miljoen ( van totaal waterschappen). Het EMU saldo WSHD komt uit op C 7.3 miljoen. Op basis van de bevindingen is Concerncontrol tot het oordeel gekomen dat de beheersing van dit proces adequaat verloopt. Er bestaat geen aanleiding nader onderzoek te doen naar het huidige interne beheer rondom dit proces. Geen 7

9 4.5 Bijdragen aan In de tweede tranche van de interne controle op het proces Bijdragen aan Derden is vanuit de bevindingen geen nieuwe aanbeveling te doen. Concerncontrol heeft in die tweede tranche een drietal follow-up controles gedaan en één nieuwe deelwaarneming, voornamelijk op het gebied van begroten en verantwoorden. Vanuit de monitoring van al eerdere geconstateerde verbeterpunten komt naar voren dat de organisatie de nodige correcties heeft doorgevoerd in de Jaarrekeningen 2012 en/of begroting 2013 en dat het verbeterpunt betreffende contractbeheer Openbare Verlichting wordt opgepakt. Geen 4.6 Belastingen Uit de bevindingen op het proces Belastingen uit de Interne Controle 2012 komt één aanbeveling, namelijk dat het om redenen van transparantie gewenst is de vergelijkbaarheid tussen de begroting van WSHD en de rapportages van SVHW te vergroten. Concerncontrol constateert dat er geen aanleiding bestaat om in 2012 nog nader onderzoek te doen naar het huidige interne beheer rondom dit proces. Binnen WSHD heeft de regiefunctie op het SVHW en het proces Belastingen de volle aandacht en wordt de grip op het proces steeds beter. De samenwerking tussen SVHW en WSHD verloopt naar behoren. In de Programmabegroting 2014 begroot WSHD de bedragen van het Belastingproces op bruto wijze; dat wil zeggen dat belastingopbrengsten, kwijtscheldingen en oninbare bedragen in de begroting expliciet gekwantificeerd worden. Hiermee ontstaat een grotere transparantie en betere vergelijkbaarheid met de rapportages van SVHW. 4.7 Bijdragen van Er zijn 4 deelwaarnemingen uitgevoerd. Het betreft in alle gevallen follow up controles op lopende verbeterpunten welke hebben geleid tot nieuwe bevindingen. De deelwaarnemingen hebben niet geleid tot nieuwe aanbevelingen maar vormde wel de input om de stand van zaken rondom deze verbeterpunten te actualiseren. Uit het monitoren van de verbeterpunten blijkt dat, na 1 verbeterpunt in de l s t e tranche, aanvullend nog 2 verbeterpunten gereed kunnen worden gemeld. Bij de overige verbeterpunten wordt de nodige vooruitgang geboekt echter onvoldoende om ze al gereed te melden. Geen 4.8 Reserves en voorzieningen De mutaties in Reserves en Voorzieningen zijn in de begroting 2012 opgenomen of middels afzonderlijke besluitvorming (BURAP 1, BURAP 2 of specifiek) door het Algemeen Bestuur besloten. 8

10 Op basis van de gevoerde interne controle is Concerncontrol tot het oordeel gekomen dat er geen aanleiding bestaat om eind 2012 nader onderzoek te doen naar de onttrekkingen en toevoegingen aan de (bestemmings)reserves in Ook is er geen aanleiding om nader onderzoek te doen naar de onttrekkingen en toevoegingen aan de voorzieningen in Geen 4.9 Overige opbrengsten In de tweede tranche Overige Opbrengsten is een tweetal nieuwe bevinding gedaan die naar het oordeel van CT moet leiden correctie. Zowel de afdeling FC als afdeling I&A heeft aangegeven de aanbeveling, ten aanzien van het aanpassen van hun dienstverleningsovereenkomst met de Gemeenschappelijke Regeling Aquon, over te nemen. Belangrijkste aanpassing hierin is het juist toepassen van BTW regelgeving bij het leveren van Huisvestingsdiensten aan Aquon door afdeling FC. Vanuit de monitoring van al eerdere geconstateerde verbeterpunten komt naar voren dat de organisatie een begin heeft gemaakt met contractbeheer ten aanzien van openbare verlichting. Contractbeheer op andere, met partners gezamenlijk uitgevoerde, activiteiten volgt. In 2013 zet deze inspanning door. In 2014 zal met alle gemeenten in het beheersgebied van WSHD een contract aangegaan zijn op het gebied van (onderhoud van) Openbare Verlichting. Afdeling FC past voor 2013 de dienstverlenings-overeenkomst met Aquon aan in overeenstemming met geldende BTW voorschriften en de afdeling I&A voegt toe eenduidige afspraken over uurtarieven en te leveren specificaties Investeringen Gedurende de 2-de IC tranche 2012 zijn 5 deelwaarnemingen uitgevoerd. In totaal zijn 7 investeringsprojecten hierdoor onder de loep genomen door concerncontrol. De deelwaarnemingen hebben niet geleid tot nieuwe algemene bevindingen die aan DR en bestuur dienen te worden voorgelegd. Twee verbeterpunten kunnen gereed gemeld worden. Bij de overige zeven lopende verbeterpunten worden kleine of geen verbeteringen waargenomen. Met name organisatorische redenen liggen hieraan ten grondslag. Geen 9

11 Bijlage 1 financiële omvang van de processen Voor de volgende 10 processen vindt interne controle plaats door concerncontrol ter waarborging van de relevante getrouwheidsaspecten en de financiële rechtsmatigheidsaspecten: 1. Inkoop en aanbesteden 2. Personeelskosten 3. Afschrijvingen 4. Treasury 5. Bijdragen aan 6. Belastingen 7. Bijdragen van 8. Reserves en voorzieningen 9. Overige opbrengsten 10. Investeringen De selectie van de te controleren processen is gebaseerd op de financiële omvang van deze werkprocessen die uit de programmabegroting 2012 blijkt. Zie hiervoor onderstaande twee tabellen. Nr Processen (lasten) Omvang oorspronkelijke programmabegroting 2012 Vb van de programmabegroting Inkoop en aanbesteden C ,90/0 2 Personeelskosten C ,4 0 Zo 3 Afschrijvingen C ,5^0 4 Treasury C ,4 o Zo 5 Bijdragen aan C ,10/0 6 Belastingen e ,50/0 0 Onvoorzien e ,3 0 Zo Totaal Lasten C looo/o Processen (baten) 6 Belastingen C ,5 0 Zo 7 Bijdragen van e ,30/0 4 Treasury C ,20/0 8 Reserves en voorzieningen e ,10/0 9 Overige opbrengsten C ,80/0 3 Afschrijvingen e ,10/0 Totaal Baten looo/o Financiële omvang processen in de exploitatiesfeer programmabegroting 2012 Nr Processen (investeringen) (x l.ooo) Omvang overige investeringen Omvang Wegen Omvang Zuiveringstechnische werken Omvang Watersysteem Omvang Waterkeringen Totaal 10 Bruto investeringen 7 Bijdragen van 10 Netto investeringen Cl.200 C3.215 C C C ,00 e 0 e 0 C30 e C2.275 e 7.985,00 ei.200 C3.215 C C C C ,00 Financiële omvang processen in de investeringensfeer programmabegroting 2012 (ruwe schatting) 10

12 Bijlage 2 Overzicht uitgevoerde deelwaarnemingen in 2012 Nr Hoofdproces deelwaarnemingen Planning/Realisatie (uitgedrukt in aantal deelwaarnemingen) Planning 2-deZ3-de Kw '12 Realisatie 2-de/S-de Kw "12 Planning 4-de kw '12/ 1-ste kw '13 Realisatie 4-de kw '12/ 1-ste kw '13 1 Inkoop en aanbesteding 1 24 Inkoopdossiers,12 aanbestedingsdossiers 12 inkoopdossiers, 6 aanbestedingsdossiers 12 inkoopdossiers, 6 aanbestedingsdossiers 12 inkoopdossiers, 6 aanbestedingsdossiers 12 inkoopdossiers, 6 aanbestedingsdossiers 2 Personeelskosten Afschrijvingen Treasury Integraal Geen Geen Integraal Integraal 5 Bijdragen aan Belastingen Integraal Geen Geen Integraal Integraal 7 Bijdragen van 8 Reserves en voorzieningen 9 Overige opbrengsten 10 Investeringen: Cat. 1: Begrote bruto investeringskosten [ e o, e ] Integraal Geen Geen Integraal Integraal Cat. 2: Begrote bruto investeringskosten < C , e ï.ooo.ooo] Cat. 3: Begrote bruto investeringskosten < e ï.ooo.ooo, e ] Cat. 4: Begrote bruto investeringskosten < C , -» ] Overzicht uitgevoerde deelwaarnemingen in Door Deloitte accountants is in 2011 samen met WSHD een 'pilot' project betreffende (eventuele) onrechtmatige betalingen uitgevoerd ter aanvulling van het eigen Interne Controle proces. Product van het 'pilot project' is de zogenaamde 'Betaalterechter'; een geautomatiseerd proces waarin door middel van data-analysetechnieken (met name bestandsvergelijking) mogelijke onrechtmatige betalingen in de uitgaande geldstroom van WSHD gesignaleerd worden. De pilot is eind 2011 afgerond, het rapport is opgeleverd. De analyse "mogelijk dubbele betaling facturen" over de jaren geeft geen reden tot verontrusting. Wel wordt een aantal specifieke aandachtspunten gesignaleerd. In 2012 zal concerncontrol deze aandachtspunten nadere onderzoeken. In 2012 zal ook een nader onderzoek worden gedaan naar het correct toepassen van de betaalprocedure 'Betalen zonder autorisatie' door de afdeling Financiën. 11

13 Bijlage 3 Foutenevaluatie Nr Omschrijving bevinding 1.1 Onrechtmatige inkoop Mogelijke risico op onrechtmatige inkoop 1.3 Verkeerd inkopen, begroten en verantwoord personeel van 1.4 Onrechtmatige inkoop Onrechtmatige inkoop Onrechtmatige inkoop Onrechtmatige inkoop follow up controle 1.8 Onrechtmatige inkoop follow up controle Totaal Aanbesteden en inkopen 5.1 Niet onderbouwde geraamge bijdragen van 5.2 Verkeerd begrote en verantwoorde bijdragen aan 5.2 Verkeerd begrote en verantwoorde bijdragen aan 5.3 Niet toepassen verplichtingenpro eed ure 5 Totaal Bijdragen aan 7.1 Nog niet in rekening gebrachte bijdrgen van gemeenten. Totaal bedrag Rechtmatigheid Procedureel Re par eren Gere paree rd Rech tmat igheid corr ectie Procedureel corrrectie Totaal fouten 2012 e e Nee Nee C e Nog nader onder zoeke n Bij nader inzien geen fout e e C Ja Nee e e e Nee Nee C e e Nee Nee e e e Nee Nee e e e Nee Nee e e C Nee Nee e Cl C C C C e e Ja Ja e e o e O Ja Nee e C C Ja Nee e e e Ja ja e co C C e C e e Ja Ja -C e o 7.2 Naheffing BTW C C Nee Nee e Risico op e C Nee e naheffing BTW 7.4 Verkeerd -e C Ja Ja -e e o verantwoorde gewenningsbijdragen 7 Totaal -C C C C Bijdragen van 9.1 Verkeerd geboekte opbrengsten e e Ja Nee e Naheffing BTW e e Nee Nee e Naheffing BTW e e Nee Nee e Totaal overige C e C O e e o 12

14 opbrengsten 10. Verkeerd -e e Ja Ja - e e o 1 geboekte subsidies 10. Verkeerde e e Ja Nee e geboekte subsidiabele kosten 10. Verkeerd e e Ja Ja e e o 3 gecorrigeerde vooruitontvangen subsidies/ bijdragen 10. Verkeerd C C Ja Nee C geboekte kosten 10. Verkeerd C C Ja Nee C geboekte kosten 10. Mislopen e e Nee Nee e subsidies 10 Totaal Investeringen C C C C Totaal e e e e o C Cl Overzicht foutenevaluatie Oorspronkelijke programmabegroting 2012 Totaal begrote lasten C Marge onrechtmatigheid "/o ïo/o Marge onrechtmatigheid e Rechtmatigheidsfouten C ,59 Vo Procedurele fouten C

15 Nr Omschrijving Toelichting 1.1 Onrechtmatige inkoop Betreft inkoop van onderhoud en beheer door van openbare verlichting en verkeersregelinstallaties. 1.2 Mogelijke risico op onrechtmatige inkoop Betreft inkoop van onderhoud en beheer en aanschaf van pompen. 1.3 Verkeerd Betreft inzet van technisch personeel voor onderhoud aan zuiveringstechnische installaties. inkopen, begroten en verantwoord personeel van 1.4 Onrechtmatige Betreft inkoop van divers klein bestekswerk en loondiensten bij een leverancier inkoop Onrechtmatige Betreft inkoop van nieuwe strooimateriaal gladheidsbestrijding bij een leverancier inkoop Onrechtmatige Betreft inkoop van divers klein bestekswerk en loondiensten bij een leverancier inkoop Onrechtmatige Betreft inkoop van diensten m.b.t. het bestrijden van mollen bij een leverancier. inkoop follow up controle 1.8 Onrechtmatige Betreft inkoop van verkeersborden bij een leverancier. inkoop follow up controle 5.1 Niet onderbouwde geraamge bijdragen van Betreft Bijdragen aan die niet onderbouwd kunnen worden door de afdeling BE en welke dienen te worden afgeraamd naar nul. Is inmiddels gerepareerd middels een budgetwijziging in Verkeerd begrote en verantwoorde bijdragen aan 5.3 Niet toepassen verplichtingenprocedure 7.1 Nog niet in rekening gebrachte bijdragen van gemeenten. Betreft bijdragen aan overheden die structureel als bijdragen aan overigen worden begroot en verantwoord. Betreft kosten voor onderhoud en beheer uitgevoerd door gemeenten gemaakt in voorgaand jaren welke nog niet in rekening zijn gebracht aan HD. Deze kosten worden nu niet ten laste van het betreffende boekjaar gebracht, maar ook niet zichtbaar gemaakt in de financiële administratie. Is inmiddels gerepareerd door de nog niet betaald bijdragen als verplichting te boeken in de financiële administratie en de kosten ten laste van het boekjaar 2012 te brengen. Sinds de oprichting van HD is verzuimd in 6 boekjaren om bijdragen van gemeenten in rekening te brengen bij 6 inliggende gemeenten. De kans wordt groot geacht dat de inliggende gemeente niet zomaar bereid zullen zijn om deze bijdragen te betalen aan HD. De jaren 2008, 2010, 2011 en 2012 zijn eind 2012 als vorderingen ten bate van het boekjaar 2012 gebracht. Via een DR besluit is besloten om de jarene 2005, 2006 en 2007 niet meer in rekening te brengen bij deze gemeenten. 7.2 Naheffing BTW 1 Verzuimt is BTW te heffen op bijdragen van gemeenten voor onderhoud en beheer van openbare verlichting. 7.3 Risico op naheffing BTW Er bestaat een wezenlijk risico dat over de bijdrage van gemeenten en Rijk voor onderhoud en beheer van verkeersregelinstallaties BTW dient te worden qeheven. 7.4 Verkeerd verantwoorde gewenningsbijdragen Betreft gewenningsbijdrage ontvangen van de PZH die op een balanspost zijn geboekt, maar die eigenlijk direct ten bate van de exploitatie hadden moeten worden gebracht door HD. Is inmiddels gecorrigeerd. De opbrengsten die op deze balanspost stonden zijn ten bate van het boekjaar 2012 gebracht. 9.1 Verkeerd geboekte opbrengsten Betreft een BTW belaste dienst voor die de afgelopen jaren structureel als Bijdragen van wordt begroot en verantwoord (Verladen van suikerbieten). Het bestuur heeft recent, n.a.v. het IC interimrapport, de opdracht gegeven aan de ambtelijke organisatie of deze diensten kan worden afgestoten/stopgezet. 9.2 Naheffing BTW 2 Verzuimt is BTW te heffen de afgelopen jaren over een BTW belaste dienst voor Verladen van suikerbieten). Er bestaan momenteel twijfels bij de afdeling FN of de fiscus in haar BTW-rapport terecht tot het oordeel is gekomen dat hier sprake is van een BTW-belaste prestatie. 9.3 Naheffing BTW 3 Verzuimt is BTW te heffen de afgelopen jaren over een BTW belaste dienst voor (bemaling gebiedsvreemd water) Verkeerd geboekte subsidies 10.2 Verkeerde geboekte subsidiabele kosten 10.3 Verkeerd gecorrigeerde vooruitontvangen subsidies/ bijdragen Betreft het boeken van fietssubsidies cf subsidieregeling fietspaden van de PZH op een verkeerd investeringsprojectnummer. Is inmiddels gecorrigeerd en het project is afgesloten. Betreft het boeken subsidiabele kosten cf subsidieregeling fietspaden van de PZH op een verkeerd investeringsprojectnummer. Is niet gecorrigeerd. In de jaarrekening 2012 ontbreekt een toelichting bij het afgesloten project waarom meer kosten zijn geboekt dan er aan krediet is beschikbaar gesteld. Er is echter geen sprake van een begrotingsonrechtmatigheid. Betreft dubbel gecorrigeerde vooruit ontvangen gemeentelijke bijdragen welke op een balanspost vooruit ontvangen subsidies/bijdragen hadden moeten worden verantwoord. Is inmiddels en het project is afgesloten Verkeerd boekte Exploitatiekosten zijn ten onterecht als investeringskosten verantwoord in de financiële 14

16 kosten administratie 10.5 Mislopen subsidies Ontbreken afspraken over het wel of niet subsidiabel zijn van eigen uren cf subsidieregeling fietspaden PZH Toelichting begrippen in overzicht foutenevaluatie 15