A L G E M E E N B E S T U U R

Transcriptie

1 A L G E M E E N B E S T U U R Vergadering d.d.: 31 mei 2017 Agendapunt: 6 Betreft: Besluitvormend Programma: 5. Bedrijfsvoering Portefeuillehouder: Luitjens Route: DB-AB Onderwerp Jaarrapportage 2016 Bijlagen 1. Jaarrapportage 2016 (inclusief opgenomen controleverklaring accountant en besluit) 2. Accountantsverslag 2016 inzake de controle van de Jaarrekening 2016 HET ALGEMEEN BESTUUR BESLUIT: 1. de Jaarrapportage 2016, waarin opgenomen de controleverklaring van de accountant, vast te stellen; 2. in te stemmen met het in de Jaarrapportage 2016 opgenomen voorstel bestemming van het resultaat 2016 Inleiding Bijgaand treft u de Jaarrapportage over het jaar 2016 aan. Het ontwerp van deze Jaarrapportage heeft gedurende veertien dagen ter inzage gelegen (11 mei tot en met 25 mei 2016). Deloitte Accountants B.V. heeft de controle over het boekjaar 2016 afgerond. De controleverklaring met goedkeurende strekking, zowel ten aanzien van de getrouwheid als de rechtmatigheid van de jaarrekening, is in bijlage I van de jaarrapportage 2016 opgenomen. Ook dit jaar is een goedkeurende verklaring afgegeven, steunend op een groot deel van onze interne controles. Het door Deloitte opgestelde Accountantsverslag 2016 is als bijlage bij dit voorstel gevoegd. De Jaarrapportage 2016 kent twee onderdelen: I Jaarverslag; waarin op programmaniveau verslag wordt gedaan over het gevoerde beleid. Daarnaast is in het Jaarverslag een aantal verplicht voorgeschreven paragrafen opgenomen. II Jaarrekening; waarin de balans (inclusief toelichting), de exploitatierekening (inclusief toelichting) en een aantal verplichte bijlagen is opgenomen. Beoogd effect Met het aanbieden van de Jaarrapportage 2016 wordt verantwoording afgelegd over de bereikte doelen en resultaten, de uitgevoerde acties en de daarvoor ingezette middelen. Argumenten 1.1 Vaststelling jaarrapportage geschiedt door algemeen bestuur. De jaarrapportage 2016 dient door het algemeen bestuur te worden vastgesteld. 1.2 Met de jaarrapportage wordt verslag gedaan over het gevoerde beleid in In het Jaarplan 2016 zijn op programmaniveau de doelen beschreven en is aangegeven welke opgaven en werkzaamheden in 2016 uitgevoerd gaan worden. In de jaarrapportage wordt verslag gedaan over de realisatie van deze opgaven. Binnen de programma s is bij de te onderscheiden opgaven door middel van een gekleurd opsommingsteken (groen, oranje, rood) aangegeven in hoeverre het bereiken van de doelstellingen en opgaven gerealiseerd is.

2 Indien alleen gekeken wordt naar de gekleurde rondjes dan is de conclusie te trekken dat circa 60% van alle in het jaarplan 2016 benoemde maatregelen volledig in 2016 is gerealiseerd. Hierbij wordt opgemerkt dat het ongewogen is, ofwel niet alles is even zwaar c.q. belangrijk. Nuancering is daarom op zijn plaats als een maatregel niet (volledig) is uitgevoerd in Zo zijn bijvoorbeeld maatregelen en investeringen wel gestart in 2016 of zelfs al voor een groot gedeelte uitgevoerd, maar zal de afronding c.q. totale uitvoering eerst in 2017 plaatsvinden. Daarnaast is in het jaarverslag gerapporteerd over zaken die niet in het jaarplan 2016 waren opgenomen, maar die gedurende het jaar na besluitvorming in het algemeen bestuur, wel zijn uitgevoerd, zoals de proefbeoordeling van een deel van de primaire waterkering in het kader van de invoering van het wettelijk beoordelingsinstrumentarium. We zien in deze rapportage dat we in een aantal gevallen te optimistisch zijn qua planning en afronding van maatregelen en projecten. Met name in programma 2 Voldoende en Gezond water, hebben we een aantal zaken onvoldoende kunnen oppakken. Deels komt dit door de vele personele wisselingen / interne mobiliteit als gevolg van het inrichten van de zogenaamde IPM teams op de projecten betreffende de versterking van de keringen. Daarnaast wordt dit ook deels veroorzaakt door externe factoren (samenwerking met c.q. uitvoering door derden) om projecten obstakelvrij te maken. Het blijkt ook minder gemakkelijk om projecten die voor de komende jaren geprogrammeerd staan zoals uitvoering van KRW-maatregelen naar voren te halen en alsnog op te pakken. Bij de uitvoering van dergelijke projecten hebben we meestal ook te maken met andere partijen, waardoor deze projecten per definitie niet volledig obstakelvrij zijn. Met deze constatering wordt bij het opstellen van de Perspectiefnota en het volgend jaarplan rekening gehouden. Dat doen we onder andere door: - Nog kritischer te kijken naar de prioritering van projecten; - Alleen maatregelen op te nemen die ook uit te voeren zijn in het jaar/periode, waarbij ook gekeken wordt naar een betere verdeling van de investering van een project over de jaren heen; - Waar nodig keuzes maken bij het bespreken van de plannen. En we kijken en sturen ook in het lopende jaar op de verbetering van de voortgang van de uitvoering. In 2017 zijn daarvoor al maatregelen genomen door wijzigingen in de personele bezetting maar ook door betere afspraken te maken. 1.3 Verantwoording door vergelijking met de Najaarsrapportage Bij de Najaarsrapportage werd een positief resultaat geprognosticeerd van circa 0,3 miljoen. Naar aanleiding van deze Najaarsrapportage is door uw bestuur de begroting 2016 bijgesteld met dit resultaat. De jaarrapportage 2016 sluit met een positief resultaat van 3,3 miljoen. Daarmee is het resultaat over het jaar 2016 circa 3,0 miljoen gunstiger ten opzichte van de gewijzigde begroting. Omdat het resultaat bij de jaarrapportage sterkt afwijkt van hetgeen op 1 september als eindejaarsresultaat verwacht werd, is geanalyseerd of en zo ja welk deel van het resultaat mogelijk wel voorzien had kunnen worden. Achteraf gezien had een saldo voordelig resultaat van circa 1,3 miljoen verwacht kunnen worden op de volgende onderdelen: - Besparing op chemicaliëngebruik 0,2 miljoen - Lagere kosten waterschap voor uitvoering gemeentelijke afvalwaterplannen 0,1 miljoen - Lagere kosten onderhoudswerkzaamheden watersysteembeheer 0,2 miljoen - Lagere personeelskosten door latere invulling (tijdelijke) functies 0,4 miljoen - Meer belastingopbrengsten en minder kwijtschelding en oninbaarheid 0,3 miljoen - Meer personeelsbaten door hogere bijdrage derden in projecten (HWBP) 0,1 miljoen Uit de opsomming blijkt dat aan de kostenkant een voordelig saldo resultaat van circa 0,9 miljoen geprognosticeerd zou kunnen worden. Zo was een besparing op het chemicaliëngebruik door het gebruik van alternatieve stoffen uit de frisdrankindustrie in september wel voor een deel zichtbaar (circa 0,2 miljoen). Ook voor onze kosten die wij maken vanuit de gemeentelijke afvalwaterplannen

3 was een deel ( 0,1 miljoen) voorzienbaar. In het watersysteembeheer was in programma 2 een deel te voorzien doordat op dat moment bekend was dat uit te voeren onderhoudswerkzaamheden (o.a. baggeren) deels voor het jaar 2017 geprogrammeerd stonden (totaal circa 0,2 miljoen). Voor de personeelskosten was de raming bij de Najaarsrapportage achteraf gezien niet goed ingeschat. Werd in september nog gedacht dat de personeelskosten met circa 0,3 miljoen overschreden zouden worden, bij de jaarrapportage blijkt dat de kosten voor personeel in loondienst circa 0,3 miljoen lager waren dan de kosten opgenomen in de primitieve begroting / Jaarplan Na analyse is geconstateerd dat de raming van de personeelskosten circa 0,1 miljoen lager dan het begrote bedrag in het jaarplan ingeschat had kunnen worden. Per saldo derhalve circa 0,4 miljoen lager ten opzichte van de prognose bij de Najaarsrapportage. Met name doordat de invulling van (tijdelijke) functies later is geschied, zijn de personeelskosten lager uitgevallen. Aan de batenkant zien we een groot positief resultaat van 0,6 miljoen ten aanzien van de belastingopbrengsten en (minder) kwijtschelding. De eindejaarprognoses bij de tussentijdse rapportages worden afgegeven door Hefpunt. Achteraf gezien had in september hiervan circa de helft ( 0,3 miljoen) voorzien kunnen worden. Daarnaast had een hogere opbrengst verwacht kunnen worden van circa 0,1 miljoen voor detachering bovenformatief personeel c.q. het uitvoeren van werken waarbij de kosten voor een groot deel vergoed worden (HWBP-projecten). 1.4 De jaarrekening is door Deloitte Accountants gecontroleerd Het waterschap is verplicht de jaarrekening te laten controleren door een externe accountant. Het algemeen bestuur is de opdrachtgever voor de uitvoering van de controle. Het Accountantsverslag 2016 treft u bijgaand aan. De Controleverklaring is opgenomen in de Jaarrapportage (laatste pagina s). De belangrijkste opmerkingen van de accountant hebben betrekking op de volgende zaken: a. De omvang van de vorderingen op de NAM; b. De geconstateerde afwijkingen in de netto vlottende schulden; c. De totstandkoming en vaststelling van de bijdrage van waterschap Hunze en Aa s; d. De uitkomsten van onze controle op rechtmatigheid; e. Onzekerheid belastingopbrengsten (kwijtschelding). Onze reactie op de opmerkingen is als volgt: a. De accountant constateert dat de opgenomen vordering ± 0,1 miljoen te laag is opgenomen. Doordat de schriftelijke bevestiging van de NAM over de betaling van de kosten 2016 begin april 2017 is ontvangen, kon deze niet meer meegenomen worden in het concept van de jaarrekening (was al gereed). Eind februari is een zo betrouwbaar mogelijke inschatting gemaakt van de vordering. Achteraf blijkt dat er iets te voorzichtig is geraamd. In afstemming met de accountant is de jaarrekening 2016 niet meer aangepast. Het voordeel wordt verantwoord in de jaarrekening b. De accountant constateert dat onder de netto vlottende schulden ten onrechte twee bedragen waren opgenomen. Een is alsnog via de balans gecorrigeerd ( 0,1 miljoen voor een project). De verplichting voor de exploitatiekosten, , is niet gecorrigeerd. Het betreft een uitgaaf voor baggeren waarvoor de opdracht in 2016 is verstrekt (binnen budget) maar de uitvoering in januari heeft plaatsgevonden. Dit bedrag is door de accountant als een fout aangemerkt. Door de steekproefsgewijze controle is deze fout uiteindelijk voor de totale uitgaven (populatie) bepaald op (zie bijlage A-niet gecorrigeerde fouten) c. Dit betreft de voorcalculatorisch te bepalen bijdrage in de gemeenschappelijke kosten voor zuiveren, transport en slibverwerking voor het jaar In tegenstelling tot voorgaande jaren is de vaste bijdrage 2016 niet vastgesteld door het dagelijks bestuur maar in een bestuurlijk overleg tussen de twee waterschappen. De bijdrage is wel bepaald op basis van de door het algemeen bestuur vastgestelde verdeelsleutel. De bijdrage over 2017 is vastgesteld door ons college. Het was derhalve een eenmalige omissie in het vaststellingsproces.

4 d. Over de rechtmatigheid worden twee zaken benoemd. Ten eerste constateert de accountant dat in 2016 het kasgeldlimiet 6 maanden lang is overschreden. Zoals door ons is toegelicht in de treasuryparagraaf van de jaarrapportage is hiervan melding gedaan aan de toezichthouder (Provincie Groningen). Het past binnen de regelgeving en is daarmee rechtmatig. De tweede constatering betreft de overschrijding op het programma 4 van De overschrijding wordt veroorzaakt door een toevoeging aan de voorziening voor wachtgeld/ww verplichting voor een voormalige medewerker. De accountant is van mening dat bij de najaarsrapportage dit bekend was en dat toen de voorziening had moeten worden gevormd c.q. aangekondigd. Naar onze mening was dat toen nog onvoldoende voorzienbaar omdat de betreffende medewerker weliswaar niet meer gedetacheerd was, maar de verwachting was dat dit zou worden vervolgd in Uiteindelijk bleek bij het opmaken van de jaarrekening dat op de balansdatum geen sprake meer was van detachering en moest alsnog de voorziening worden gevormd. Het verschil van inzicht met de accountant betreft het al dan niet tijdig informeren van het algemeen bestuur (houder van het budgetrecht). De overschrijding past binnen het bestaande beleid. e. Ten slotte constateert de accountant dat uit de controle bij Hefpunt onzekerheden met betrekking tot de kwijtscheldingen naar voren zijn gekomen. Er wordt een bedrag ad als onzekerheid aangemerkt. Een vergelijkbare constatering is over 2015 gedaan. Door Hefpunt is in 2016 gewerkt aan het verbeteren van het kwijtscheldingsproces. Desondanks blijven er onzekerheden bestaan. De geconstateerde afwijkingen zijn niet materieel van belang en hebben geen gevolgen voor de strekking van de afgegeven controleverklaring. 2.1 Vaststelling bestemmingsresultaat geschiedt door algemeen bestuur In afwachting van de besluitvorming is het positief resultaat ad afzonderlijk op de balans opgenomen als onderdeel van het eigen vermogen. In de Jaarrapportage 2016 is een voorstel voor de bestemming van het resultaat opgenomen. Dit voorstel luidt als volgt: Voorstel bestemming resultaat 2016 (bedragen x 1.000) Betreft: Watersysteem beheer Zuiveringsbeheer Totaal Rentetoevoeging bestemmingsreserve baggeren overdiepte Hoendiep 8-8 Rentetoevoeging bestemmingsreserve De Slokkert Algemene reserve (per saldo) Totaal Op basis van vastgesteld beleid aangaande toerekening van de kosten aan de twee reglementaire taken, is het restant van het voordelig saldo toegerekend. De algemene reserve wordt gezien als de bron van de weerstandscapaciteit van het waterschap. Het beschikbare weerstandsvermogen per 1 januari 2017 bedraagt circa 10,1 miljoen. In onderstaande tabel wordt het tekort/overschot per taak per 1 januari 2017 weergegeven. Kostendragers (bedragen x 1.000) Stand per 1 januari 2017 Benodigde weerstandsvermogen Tekort (-) / Overschot (+) Watersysteembeheer Zuiveringsbeheer Totaal kostendragers In het beleid is vastgesteld dat het weerstandsvermogen mag variëren tussen de 0,8 en 1,2 maal de benodigde capaciteit. Afgezet tegen de minimum norm van 0,8 maal de benodigde capaciteit is er

5 sprake van een vrije ruimte van 0,2 miljoen voor de taak watersysteembeheer en een vrije ruimte van 7,2 miljoen voor de taak zuiveringsbeheer. Risico s & Kanttekeningen Financiën Het financieel resultaat over het jaar 2016 is beschreven in de jaarrapportage. Het algemeen bestuur geeft een bestemming aan het resultaat. Communicatie Voorafgaand aan de besluitvorming in het algemeen bestuur heeft een openbare kennisgeving plaatsgevonden door publicatie op de website van de overheden. Daarnaast heeft de jaarrapportage vanaf 11 mei tot en met 25 mei 2017 op het waterschapshuis ter inzage gelegen. Uitvoering De Jaarrapportage 2016 wordt na vaststelling door het algemeen bestuur ter kennisgeving aangeboden aan het college van gedeputeerde staten van de provincie Groningen, Drenthe en Friesland.