categorie/agendanr. stuknr. B. en W RA A 11 06/617 låçéêïéêéw Stand van zaken actiepunten Rapport van Bevindingen Jaarrekening 2005

Transcriptie

1 o~~çëîççêëíéä låçéêïéêéw Stand van zaken actiepunten Rapport van Bevindingen Jaarrekening 2005 Portefeuillehouder: J. Kuper Concernstaf Concerncontrol J.R. Sloots, telefoon ((0591) ) ^~å=çé=öéãééåíéê~~ç sççêöéëíéäç=äéëäìáí De overlopende passiva 2005 voor een bedrag van ,= te storten in de hiervoor in te stellen bestemmingsreserve FWI. p~ãéåî~ííáåö Het Rapport van Bevindingen controle jaarrekening 2005 dat is opgesteld door Deloitte Accountants, heeft aanleiding gegeven tot een aantal op korte termijn op te pakken acties, het betreft hier: a. de bevindingen inzake overlopende passiva; b. de bevindingen inzake grondexploitaties De overlopende passiva voor een bedrag van ,= te storten in een daarvoor in te stellen bestemmingsreserve FWI. Voor grondexploitatie geldt dat op dit moment wordt gewerkt aan een plan van aanpak dat op korte termijn ter kennisname aan de raad zal worden toegezonden Bijlagen: geen Stukken ter inzage: het collegevoorstel en daarop betrekking hebbende stukken.

2 -2- NK ^~åäéáçáåö=îççê=üéí=îççêëíéä Het Rapport van Bevindingen controle jaarrekening 2005 dat is opgesteld door Deloitte Accountants, heeft aanleiding gegeven tot een aantal op korte termijn op te pakken acties, het betreft hier: a. de bevindingen inzake overlopende passiva; b. de bevindingen inzake grondexploitaties Hierna zal worden ingegaan op de door het College ondernomen acties. OK ^êöìãéåí~íáéläéççöç=éññéåí A. Overlopende passiva Door de accountant is in het Rapport van Bevindingen ingegaan op de balanspost overlopende passiva. Uit de controle constateerde de accountant dat er bedragen zijn verantwoord die geen verplichtingen vertegenwoordigen en derhalve niet als kosten verantwoord hadden mogen worden in de jaarrekening Het opnemen van deze bedragen kan worden gekenmerkt als budgetoverheveling en dat is op deze wijze niet toegestaan. In totaal bedraagt de budgetoverheveling circa 1,8 miljoen. In een schrijven van 22 mei 2006 heeft de raad een specificatie van de post overlopende passiva ontvangen. In genoemd schrijven wordt aangegeven dat voor wat betreft de overlopende passiva op het onderdeel Wet Werk en Bijstand / Fonds Werk en Inkomen op korte termijn een bespreking plaatsvindt tussen betrokkenen en de accountant, enerzijds om helder te krijgen welke afspraken in het verleden zijn gemaakt en anderzijds om in de toekomst te voorkomen dat dergelijke fouten worden geconstateerd bij de controle van de jaarrekening. Dit gesprek heeft inmiddels plaatsgevonden. Essentie van het gesprek is dat naar de letter van het Besluit Begroting en Verantwoording sprake is van een fout in de Jaarrekening Het gesprek heeft duidelijk gemaakt dat sprake is van een begrijpelijke fout. De geconstateerde fout zal moeten worden hersteld. Concreet betreft het hier de volgende fouten met daarbij een voorstel voor het herstellen van de fout: Fonds Werk en Inkomen (fcl 10051, ,=) In 2004 en voorgaande jaren is het overschot op het Fonds werk en inkomen verantwoord als overlopende passiva. In 2005 is voor een deel een beroep gedaan op dit overschot, het restant van de middelen (ic ,=) is weer als overlopende passiva opgeboekt in de jaarrekening Deze werkwijze is dus niet conform de verslaggevingsvoorschriften van het BBV. De overschotten binnen het werkdeel van het FWI moeten worden gestort in een voorziening, dit zijn immers geoormerkte gelden die specifiek voor het werkdeel moeten worden ingezet. De overschotten op het inkomensdeel hadden moeten worden meegenomen in het resultaat/resultaatbestemming. Het totale bedrag ad ,= betreft een overschot op het inkomensdeel dat dus is ontstaan op basis van overschotten in de jaren voor 2005.

3 Omdat de Jaarrekening 2005 inmiddels is vastgesteld wordt voorgesteld deze middelen te storten in een (daarvoor in te stellen) reserve FWI. -3- Saldo arbeidsmarktbeleid 2004 (fcl 10051, ,=). Deze middelen waren onderdeel van het werkdeel van het Fonds Werk en Inkomen. Het gaat hier om oude middelen waar het rijk expliciet de terugbetalingsverplichting vanaf heeft gehaald en waardoor het dus geen geoormerkt geld meer betreft. Het saldo wordt nu ingezet voor het inkomensdeel van het FWI. Ook deze gelden hadden moeten worden meegenomen in het resultaat/resultaatbestemming. Conform voorgaande wordt voogesteld deze middelen eveneens te storten in de reserve FWI. Inhuur Sociale zaken (fcl 10920), ,=. In 2005 zijn afspraken gemaakt over de inhuur van personeel voor de uitvoering van bepaalde werkzaamheden. Er is een verplichting aangegaan, maar nog geen prestatie verricht. Deze middelen dienen dan ook te worden toegevoegd aan de bestemmingsreserve FWI. B. Grondexploitaties: Door de accountant wordt uitvoerig ingegaan op de geprognosticeerde tekorten binnen een aantal exploitatie-opzetten. De accountant is van mening dat als er sprake is van tekorten binnen een exploitatie-opzet deze direct als verlies moeten worden genomen. Inmiddels heeft er op ambtelijk niveau een gesprek plaatsgevonden onder andere met de accountant. Op basis van deze gesprekken en de bevindingen van de accountant zal op korte termijn een plan van aanpak worden opgesteld om te komen tot een aanpassing van de processen die samenhangen met de grondexploitaites. Wij verwachten u hier begin oktober nader over te kunnen informeren. In het verlengde van de bevindingen inzake de grondexploitatie merkt de accountant op dat de raad zou hebben ingestemd met projecten zonder dat daarbij een adequate dekking is overlegd. In een conceptversie van het rapport werd deze constatering concreet geduid met onder andere het voorbeeld van de grondexploitatie bouwplan Oude Meerdijk, vastgesteld in de raadsvergadering van 28 april Nadere bestudering van voornoemd raadsvoorstel maakt duidelijk dat de raad op zich een helder besluit heeft genomen, namelijk het beschikbaar stellen van een krediet van ,= waarvan ,= ten laste wordt gebracht van de grondexploitatie en ,= ten laste van het budget Stedelijke Vernieuwing. Punt van aandacht is echter de vertaling van de besluitvorming van de raad binnen de ambtelijke organisatie. In het concrete voorbeeld is de ambtelijke inspanning er op gericht het bouwplan te kunnen realiseren zonder een beroep te hoeven doen op het budget Stedelijke Vernieuwing waardoor de besluitvorming van de raad niet expliciet in het bestedingsplan Stedelijke Vernieuwing is terug te vinden. Dit zou wel moeten, waarna bij realiseren van de inspanning alsnog aan de raad kan worden voorgesteld de resterende middelen op een andere wijze in te zetten. PK oéä~íáé=ãéí=äéëí~~åç=äéäéáçlééêçéê=öéåçãéå=äéëäìáíéå Brief aan de raad inzake overlopende passiva d.d. 22 mei 2006 Brief aan de raad inzake reactie op advies Werkgroep onderzoek jaarrekening 2005 d.d. 31 mei 2006 QK ^ÑëíÉããáåÖ=ãÉí=ÉñíÉêåÉ=é~êíáàÉåLÅçããìåáÅ~íáÉ Over beide onderwerpen heeft overleg plaatsgevonden met de accountant. RK

4 -4- SK N.v.t. cáå~ååáøäé=åçåëéèìéåíáéëlîççêöéëíéäçé=çéââáåö Een concept-besluit is bijgevoegd. Emmen, 18 juli Burgemeester en wethouders van Emmen, de secretaris, de burgemeester, A.J. Mewe C. Bijl

5 -5- o~~çëäéëäìáí De raad van de gemeente Emmen; gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders d.d. 18 juli 06, nummer: 06/617; gelet op het bepaalde in ; b e s l u i t : De overlopende passiva 2005 voor een bedrag van ,= te storten in de hiervoor in te stellen bestemmingsreserve FWI. Vastgesteld in de openbare vergadering van 28 september de wnd. griffier, de voorzitter, G. Marissen C. Bijl