NOTITIE GEBEURTENISSEN NA BALANSDATUM

Transcriptie

1 NOTITIE GEBEURTENISSEN NA BALANSDATUM maart 2018

2 Inhoudsopgave Inhoudsopgave Inleiding en leeswijzer Inleiding Leeswijzer Gebeurtenissen na balansdatum Soorten gebeurtenissen na balansdatum Moment van verwerking van gebeurtenissen in de jaarrekening Wijze van verwerken... 6 BIJLAGE 1 Schema wanneer wel of niet opnemen gebeurtenissen na balansdatum...7 BIJLAGE 2 Enkele praktijkvoorbeelden... 8 maart

3 1. Inleiding en leeswijzer 1.1. Inleiding In 2008 is naar aanleiding van verschillende vragen het document notitie gebeurtenissen na balansdatum gepresenteerd. Na 10 jaar, waarin onder andere het BBV is gewijzigd, is het document geactualiseerd. Het doel van dit geactualiseerde document is het bevorderen van een eenduidige interpretatie van de begroting en jaarstukken van gemeenten door het uitwerken van het begrip, de reikwijdte en de verwerking van gebeurtenissen na balansdatum ( GNB ). Centraal daarbij staan de principes die ten grondslag liggen aan het begrotingsstelsel dat voor gemeenten en provincies is voorgeschreven in het BBV. Daar waar het BBV verwijzingen bevat naar overige wetgeving wordt hier in de tekst op in gegaan. Op grond van artikel 198 van de Gemeentewet stelt de raad de jaarrekening en het jaarverslag vast in het jaar volgend op het begrotingsjaar. Volgens artikel 29 van het BBV wordt het overzicht van baten en lasten in de jaarrekening vastgesteld met inachtneming van hetgeen omtrent de financiële positie op de balansdatum is gebleken tussen het moment van opmaken van de jaarstukken en het tijdstip van vaststelling daarvan, voor zover deze aanvullende informatie onontbeerlijk is voor het in artikel 3 van het BBV bedoelde inzicht. Artikel 3 van het BBV luidt: De jaarstukken en de uitvoeringsinformatie geven getrouw, duidelijk en stelselmatig de baten en lasten van het begrotingsjaar, alsmede het saldo ervan weer. De jaarrekening geeft tevens een getrouw, duidelijk en stelselmatig inzicht in de financiële positie aan het einde van het begrotingsjaar. De toelichting op artikel 29 van het BBV vermeldt: Artikel 29 schrijft voor dat inzichten van belang voor de financiële positie, dienen te worden verwerkt in de jaarrekening, ook als deze inzichten zijn verkregen na 31 december, maar vóór het vaststellen van de jaarstukken. Door middel van deze notitie wil de Commissie BBV duidelijkheid verschaffen welke zaken (gebeurtenissen), die vóór het vaststellen van de jaarrekening en het jaarverslag door de raad bekend worden, in de jaarrekening moeten worden verwerkt. maart

4 1.2. Leeswijzer Voor de leesbaarheid van de tekst wordt in de rest van deze notitie alleen nog gesproken over gemeente en gemeentelijke organen, zoals de raad. Echter overal waar gemeente staat dient gemeente, gemeenschappelijke regeling en provincie gelezen te worden, waar raad staat ook algemeen bestuur, provinciale staten enzovoorts. Omdat dit document zich richt op de meer technische kant van de financiële verslaggeving is dit document in de eerste plaats bedoeld voor de opstellers van de jaarstukken. Daarnaast kan dit document ook interessant zijn voor de diverse gebruikers van en belangstellenden in de begroting en de jaarstukken. Daarbij kan natuurlijk gedacht worden aan de raad, maar zeker ook aan de toezichthouders, accountants, burgers, instellingen, belangengroepen, bedrijven, media en contractpartners. maart

5 2. Gebeurtenissen na balansdatum 2.1. Soorten gebeurtenissen na balansdatum De jaarrekening als onderdeel van de jaarstukken wordt opgemaakt per balansdatum. Dat betekent dat de feitelijke financiële toestand op balansdatum bepalend is voor de waardering van de balansposten en de resultaatbepaling. Gebeurtenissen na balansdatum die geen nadere informatie geven over de feitelijke toestand per balansdatum mogen niet worden verwerkt in de jaarrekening. Gebeurtenissen na balansdatum worden onderscheiden in twee soorten: a. gebeurtenissen die informatie verschaffen over omstandigheden die bestonden op de datum van de jaarrekening; en b. gebeurtenissen die informatie verschaffen over omstandigheden die ontstaan zijn na de datum van de jaarrekening Moment van verwerking van gebeurtenissen in de jaarrekening In het tijdspad van opstellen en vaststellen van de jaarrekening moeten gunstige en ongunstige gebeurtenissen, die nadere informatie geven over de feitelijke situatie per balansdatum, altijd in de jaarrekening worden verwerkt als deze onontbeerlijk (materieel) zijn voor het inzicht van de raad bij de vaststelling van de jaarrekening en het jaarverslag. Schematisch ziet dat er als volgt uit: Balansdatum Verwerken Opmaakdatum jaarstukken (college) Verwerken indien onontbeerlijk Datum vaststelling jaarstukken raad In de jaarrekening wordt de laatst bekende stand van zaken per jaareinde verwerkt, deels ook via ramingen. Dergelijke ramingen moeten tijdens het opmaakproces veelal worden aangepast vanwege meer actuele informatie, zoals binnengekomen afrekeningen of bevindingen uit de accountantscontrole. De data van het afronden van de jaarrekening, de datering c.q. opstellen van de jaarstukken door het college en het afgeven van de controleverklaring vallen in de praktijk bijna samen, omdat ook de laatste (materiële) controlebevindingen van de accountant nog in de jaarreke- maart

6 ning moeten worden verwerkt. Naar aanleiding van de behandeling in het college moet de jaarrekening in incidentele gevallen worden aangepast en dan moet er indien de controleverklaring reeds is verstrekt- ook een nieuwe controleverklaring worden afgegeven. Deze al dan niet aangepaste versie wordt vervolgens ter vaststelling aan deze raad aangeboden (periode Verwerken indien onontbeerlijk ). Heel soms kunnen vanuit de terinzagelegging, maar veelal vanwege actuelere (raming) informatie, zaken naar voren komen die zodanig onontbeerlijk (materieel) voor het inzicht zijn dat de nog niet door de raad vastgestelde jaarrekening en jaarverslag alsnog (veelal via een erratum) door het college moet worden aangepast. En dus in gewijzigde vorm door de raad opnieuw minimaal twee weken ter inzage moet worden gelegd voordat daarover kan worden beraadslaagd (art. 197 GW). Gebeurtenissen die nadere informatie geven over de feitelijke situatie per balansdatum maar pas ná vaststelling van de jaarstukken blijken, worden in de begroting van het lopende jaar verwerkt. Het is mogelijk dat na het vaststellen van de jaarstukken blijkt dat het inzicht in de financiële positie aan het einde van het begrotingsjaar aanmerkelijk wijzigt. Bijvoorbeeld vanwege een veel grotere (belasting)claim met boete dan als raming in de jaarrekening was verwerkt en waardoor bijvoorbeeld het resultaat van het overzicht van baten en lasten van een beetje positief naar flink negatief omslaat. De Gemeentewet kent in tegenstelling tot artikel 2:362 lid 6 BW - geen bepaling dat bij een achteraf qua inzicht in ernstige mate tekortschietende jaarrekening alsnog een waarschuwende mededeling moet worden gepubliceerd. In een situatie waarbij na vaststelling van de jaarrekening zich omstandigheden voordoen waardoor het in de jaarrekening opgenomen inzicht in de financiële positie (mogelijk) aanmerkelijk wijzigt is het verstandig om hierover mededeling te doen in tussenrapportages of bij begrotingswijziging. Uiteraard zal een dergelijke situatie in de jaarrekening van het volgende jaar te worden verwerkt en toegelicht Wijze van verwerken De tekst van artikel 29 van het BBV laat enige ruimte voor de wijze waarop de raad wordt geinformeerd over hetgeen onontbeerlijk is voor de besluitvorming over de vaststelling van de jaarrekening en het jaarverslag. De verwijzing naar het in artikel 3 van het BBV bedoelde inzicht maakt echter duidelijk dat het in elk geval gaat om mutaties met een zodanige omvang dat de zodanige verwerking van gegevens in de jaarrekening van belang is voor het getrouw, duidelijk en stelselmatig inzicht in de financiële positie aan het einde van het begrotingsjaar. De normering voor dit inzicht ligt vast via de indeling van de begroting, de gehanteerde grondslagen voor activering en resultaatbepaling en de goedkeuringstolerantie die naar aanleiding van het Besluit Accountantscontrole Decentrale Overheden (BADO) door de raad zijn vastgesteld. Deze normering kan door de raad ook nog verder in, of op grond van, de Financiële verordening op grond van artikel 212 van de Gemeentewet zijn vastgelegd. maart

7 BIJLAGE 1 Schema wanneer wel of niet opnemen gebeurtenissen na balansdatum Datum respectievelijk periode Na balansdatum en voor de formele opmaakdatum (door het college) van de jaarrekening. Gegevens die nadere informatie geven over de feitelijke situatie per balansdatum Verwerken in de jaarrekening Gegevens die geen nadere informatie geven over de feitelijke situatie per balansdatum Vermelden in toelichting indien belangrijke financiële gevolgen. Melding maken in het jaarverslag inzake de invloed van de gebeurtenissen op de verwachtingen Na datum opmaken jaarrekening (door het college) en voor vaststellen jaarstukken door de raad. Alleen verwerken in de jaarrekening voor zover onontbeerlijk voor het inzicht Vermelden in toelichting indien belangrijke financiële gevolgen. Melding maken in het jaarverslag inzake de invloed van gebeurtenissen op verwachtingen Na datum vaststellen jaarstukken door de raad. Indien blijkt dat de jaarrekening in ernstige mate tekort schiet in het geven van inzicht. Opnemen in tussenrapportage of begrotingswijziging huidig (lopend) begrotingsjaar. Opnemen in tussenrapportage of begrotingswijziging huidig (lopend) begrotingsjaar. maart

8 BIJLAGE 2 Enkele praktijkvoorbeelden Voorbeeld 1: Kosten arbeidsongeschiktheid Een burgemeester van een gemeente is sinds medio december ziek en krijgt sindsdien zijn loon doorbetaald. Nu wordt in mei -nadat het college de jaarstukken heeft aangeboden- duidelijk dat deze burgemeester niet meer terug kan keren in zijn functie en dat hem per juli ontslag wordt verleend vanwege arbeidsongeschiktheid. De gemeente heeft nog vele jaren kosten. De nieuwe situatie die in mei ontstaat, heeft geen effect op de feitelijke situatie per balansdatum. Deze situatie wordt normaliter niet verwerkt in de jaarrekening over het voorafgaand boekjaar. Voorbeeld 2: Actualisatie grondexploitaties na einde boekjaar De grondexploitaties worden geactualiseerd in dezelfde periode als het opstellen van de Jaarrekening (Verwerken). Of de gevolgen van de actualisatie van de grondexploitatieberekening meegenomen moeten worden in de jaarrekening is afhankelijk of het informatie betreft over de feitelijke situatie per balansdatum. Indien het gaat om inhoudelijke planmutaties, denk aan wijzigingen in het bouwprogramma, toevoegingen van infrastructuur etc, die eerst door de raad in het nieuwe jaar moeten worden vastgesteld, dan heeft dit geen betrekking op de feitelijke situatie per balansdatum. Deze wijzigingen worden niet verwerkt. Voorbeeld 3: Uitkomst gerechtelijke procedure na balansdatum en datum opmaak door college De uitkomst van een gerechtelijke procedure volgt in april, ruim na balansdatum en de opmaakdatum van het college (periode Verwerken onontbeerlijk). Indien de uitkomst positief is ontvangt de gemeente een materieel bedrag. Gezien het tijdstip is de uitkomst voor vaststelling door de raad bekend en dient deze in de jaarrekening rekening te worden verwerkt. Gezien de omvang van het bedrag zal dit onontbeerlijk zijn voor het inzicht van de raad bij de vaststelling. Voorbeeld 4: Controleverklaringen sociaal domein na vaststelling raad De gemeente ontvangt na de datum waarop de raad de jaarrekening heeft vastgesteld definitieve afrekeningen in het Sociaal Domein. Op basis van deze informatie heeft de gemeente een materiële vordering op een zorgaanbieder. Deze informatie zegt iets over de feitelijke situatie per balansdatum. Indien de uitkomst voor vaststelling door de raad bekend was had deze in de jaarrekening verwerkt dienen te worden. Nu is dat niet toegestaan. De gemeente informeert de raad door middel van tussenrapportage en /of begrotingswijziging van het lopende jaar. maart