.1 J ] I. Thank ^ou for yxr attention 1. !5Ŵ. - "Gebruik voor eigen risico H - Inclusion " i. UqplEACIlEltfc thíf Iftf. ,' -.

Transcriptie

1 Thank ^ou for yxr attention 1. A H - Inclusion " i - I.y - "Gebruik voor eigen risico 4 İ 7 Ķturĩtr, mar 1-ń-ŕüĽ å UqplEACIlEltfc thíf Iftf,' I'nbbStultífi ] I!5Ŵ L"r, Cjjŕįrsmi tfrvludluyĩn kcjtilcair..1 J s- 7 NlLl

2 A/

3 TEAM

4 Onze opdracht ^Verbeteringen aanbrengen in verantwoordelijkheden duidelįjke korte lįjnen en afspraken* Naast de doelstelling de volgende opdrachten-. - Doorlooptijd verkorten van 1 maanden naar 1 maand. * Regie bij 1 afdeling neerleggen - Inzichtelijk maken vjíe vjat vjanneer doet. - Er lijn ^geen regels 1. * ĤİIe ^goede voorstellen op tafel - Ome enįge beperking het vjettelįjk kader * Daarbinnen is alles bespreekbaar 1.

5 1. Huidige proces in kaart brengen-. \ Virtuele yjandelingx Doelen bepalen\ BehangX Inzicht in de ciyters 3. NÌĈUVNJ proces-, fe.s.m. praktisch invoerhaar)\ 5pelregclviìļ"2.ĵglngen\ Focus op vjat kan vjel, als...\ Actieplan 2.. Droomproces-. \ Pitstop*. Ĥlles kan en alles mag\ Kan nieťs

6 Start ooïàl naaf beste* 1 klam ctorat»e zíen \ V \ I deling an \ de 0 WW

7 Onze startsituatie (huidig proces) Aanvragen 61 jaar Doorlooptijd 50 ^lenderdagen Bewerkingstijd Afwijzingen Besluit Ondertekening Toets Onderhandenwerk Ongeveer 378 minuten (excl tijd bij OVO) (ruwe schatting van 6,2 uur) Alles ging naar OVO (geen voorselectie) Alle claims gingen langs het College College I Co (of Loek) Geen 3 (Letselschade, in afwachting)

8 wat valt op? Veel processtappen Veel schakels Onduidelijkheid vjel/nìet B^VJ-advìes Beoordeling bat in het proces ĉįeen interne juridische beoordeling Onnodige stappen 7 doorboeken in M^Corsa M^Corsa is storende factor Traject bepaald door C bedrag VJat mag Je de burger fvjel) vertellen 9 Veel overleg met Loek

9 Behang - DroomproceS ± 3 dagen 2a. AJZ 0. Klantvraag 1. Toetsing * Informatie verstrekken voor burger (schade, bewijs, nota's op papier) * Zoveel mogelijk verwijzen naar Websitefo rmulier «Door medewerk e-r op alles: -* volledigheid zijn wij wel aansprakelijk? 4 Gaan wij dit behandelen? Behandeling alles beneden ê 2750 Geen letselschade Zaak in MyCorsa 2b. OVO 3- Advies 4. Afhandeling» Advies is: bindend opvolgbaar uitvoerbaar. * Uitvoeren advies * Financiële afsluiting» Sluiten zaak Gereed? AJZ/OVO Behandeling alles bovenê2750 f 1 persoon/afdeling? Wel letselschade Mail * advies OVO Meerdere personen

10 Morgen het droomproces in de praktijk brengen VJe kunnen niet buiten het college om Volmacht is niet geregeld College moet hier eerst mee akkoord gaan Corsa levert vertraging op Vervanging ziek en zeer Vlebsite formulier moet gemaakt vjorden C moet voorgelegd vjorden aan college VJerkvjiļze Corsa is niet duidelijk Communicatie met afdelingen en claimer over nieuvj proces moet nog gedaan vjorden - Budgettering onduidelijk

11 ., ^n C e S in de prakte brengt Morgen het droomproces in a p ton wel! Omdat: " Financiën kan er nu al tussenuit - Beoordeling zaak compleet kan nu al uitgevoerd vjorden door vakafdeling - Beoordeling naar Juridische zaken of OVO kan nu al uìtqevoerd vjorden

12 0. Klantvraag Start 3A. AJZ ) 1Legenda Wíe Activite iten Informatie verstrekken aan burger (schade, bewijs, nota's op papier) Zoveel mogelijk verwijzen naar Websiteformulier Gereed? 1. FaZa Brief met claim komt binnen, geboekt in MyCorsa (eigen zaak) Maìl komt bínnen bíj DIV en boekt in Website formulier rechtstreeks naar DIV en boekt in Document wordt ingeboekt naar AJZ Claim ingeboekt 2. AJZ AJZ maakt van het ingeboekte document een specifieke zaak aan en neemt deze in behandeling. Bellen met cl aimer (premediation) Zaak aanmaken 2 Wel eigenaar: Door naar punt 4 In behandeling Zaak 2 3B. AJZ Geen eigenaar: " Geen eigenaar dus niet aansprakelijk; doorgeven waar claim heen moet " Zaak afhandelen in Corsa Ontvangst bevestiging Gereed? DLT

13 7. AJZ 4. AJZ Check van de claim op " Polis " Soort schade " Volledigheid Er wordt daarbíj contact gehouden via MyCorsa met de vakafdelíng, 5. AJZ AJZ: afweging, OVO of zelf: " Bedrag groter of kleiner dan É 2750 Betreft het letsel? i Is de claim complex? BI ijft ín contact met vakafdelíng 6. AJZ Ũntvangstbevestig ing ītu ren: " Verzoek om aanvullende info (zaak moet compleet voor behandeling cl aimer krijgt 2 weken voor aanvulling i In behandeling genomen schadehedrag: 2750 " niet ccrujlex ' geen leüelīthade? \ schadebedrag: ŕí 2750 B wel complex, of B letselschade Aanvullend vragen AJZ worden gevraagd aan de vakafdeling Intern Advies Corsa 14. AJZ In behandeling Zaak In behandeling Zaak Ontvangst bevestiging \ AJZ mailt zaak door naarverz, maatschappij 1 Mail OVO 2

14 8. Vakafdeling AJZ 10. Afd. Hoofd Beantwoording vragen AJZ (via MyCorsa) Besluit maken op basis van antwoorden Beoordeling en digitale ondertekening van besluľtbrief door afdelingshoofd Mail /brief met besluit naar aanvrager Beta I ing sopd ra cht na a r Financiën (indien claim gegrond) Memo in Corsa Mail l Brief besluit Ondertekening Mail f Brief besluit P R GZI

15 12. AJZ Afhandelen ľaak in Corsa 13. Aanvrager - Burger {~ aanvrager) ontvangt eindoordeel op de deurmat of in mailbox Zaak afgehandeld l Eindoordeel l 4 Finish 1 P R GZI

16 15. Vcrz. Maats. 16. AJZ 17 AJZ 18. Vakatteling 1 Verz maatschappij beoordeelt zaak en stuurt aanvullende vragen terug aan AJZ» Mail komtbīnnen bij AJZ en voegt deze toe aan de zaak als bijlage «Mail inboeken in Corsa als bijlage «Vraagt intern advies aan vakafdeling voor vragen van verz, maatschappij Beantwoording vragen Verz. Maatschappij (via MyCorsa) Mail vragen naar ÀJZ Mail ingeboekt Intern Advies Corsa Memo in Corsa

17 Finish AJZ Mail met besluit inboeken in torsa en koppelen aan zaak inboeken in Corsa als bijlage 22. AJZ AJZ beoordeelt besluit Verz. maatschappij, en reageert terug: Akkoord met besluit via mail 19. AJZ 20. Verz. Maats. Haalt beantwoording vragen uit MyCorsa en stuurt deze door naar Verz. maatschappij Verz. Maatschappij maakt besluit en stuurt besluit via mail naar AJZ Besluit ingeboekt Besluit ingeboekt Mail naar Verz. Maats Mail naar AJZ 12

18 23. Verz. Maats. 24. AJZ 25. AJZ 26. Aanvrager Verz. Maatschappij stuurt/mailt besluit naar aanvrager Kopie definitieve brief mailen naar AlZ.AJZ boekt ingekomen brief in bij zaak als intern poststuk Afhandelen zaak in Corsa Burger^aanvrager) ontvangt eindoordeel net be:... it op deurmat. Aanvraag via mail? reactie via mail, Mail I Brief besluit Complete zaak Zaak afgehandeld Eindoordeel Finish 2

19 Quick-wins Tiļdsviinst op Financiën Hele korte lijnen in het proces Klantgerichter Snelheid 1 ^aakeigenaar Hinder administratie Borging in M^Corsa Hilieuvrìendelijker (groene gemeente) Structuur aangebracht Voor iedereen duidelijk Hinder kosten

20 ere ^elvj^îgìrgen - Contact via mail (0V0) - Contact via M^Corsa in ^aak (intern als instrument) * ^aak in M^Corsa naar (\Jl ipv Fin. 9 9 Veranderen van volmacht (PFrl afdelingshoofd) ĉįeen collegeadvies/'besluit - Onder C 2.T-50 zelf doen, boven C 2.T-S0 en letselschade naar 0V Regie van Financiën naar f\ĵí find, budget, polis/token, risicoparagraafì Geen coulance regelingen (staatssteun) Beoordeling advies OVO naar f\ĵí ipv B^W - Claim via websiteformulier (met eisen) 9 Informatie bij f\ĵí (vakmensen verveen door naar (\Ĵí)

21 [Niemand erkent schade behalve Ĥjįļ

22 Acti tart voor n Proces Stap Actie Trekker Wanneer Procesbeschrijving ophangen op de afdelingen Sjaak Eind april In gesprek met Verz. Maatschappij (OVO) diverse Tom i Voor 1 juni punten doornemen Jacqueline 14 OVO contactpersonen omzetten naar AJZ Tom Gesprek OVO 14,15, 19,20 Contacten OVO via mail Tom Gesprek OVO 15,20 Afspraken maken met OVO over doorlooptijden Tom Gesprek OVO Wachtwoorden aanpassen voor raadplegen zaken bij OVO Tom Gesprek OVO Overdracht lopende zaken OVO van Fin. naar AJZ Jacqueline Gesprek OVO Bouwstenen maken voor uitgaande brieven Tom f Voor 1 juni Betty An

23 Proces Stap Actie Trekker Wanneer Budget overhevelen van Financiën naar Bestuurszaken Jacqueline Voor 1 juni 10,23 Volmacht aansprakelijkheid overzetten in statuut van Loek naar Tim I Websiteteksten van producten nakijken en verbeteren Tom ļ Edwin Tom Voor 1 juni 1 mei 0 Websiteformulier ontwikkelen Mariëlle 14 mei Ö Meldpunt teksten nakijken Melding vs Claim Mariëlle 14 mei Nieuw proces bekendmaken in Koggennieuws Rene Rond 1 juni Nieuw proces bekendmaken op Intranet Dave / Noortje Voor 1 juni Taakspecifieke zaak maken in Corsa Ariën Voor 1 juni

24 a Uitvoeren van de actiepunten TTyJ vriļ maken om actiepunten uit te voeren Lean begeleiders bleven de implementatie begeleiden Monitoren van doorlooptijden per claim Afdelingshoofd Bestuurslaken stuurt op resultaten en verbetering Implementatiebįeenkomst op 2.3 mei Evaluatiebijeenkomst medio september R GZI

25 - c C zelf doen (\Jí- > Xlbo en letselschade Verz.MaatschappiļíC eigen risico en C Q.50 proceskosten verz.maatschappÿ Gevolg-, in bijna alle gevallen DLT c van so naar 15 kalenderdagen - Mandaat- volmachtstatuut aanpassen van C 1"500 C Bedrag vjas nergens op gebaseerd (zie vorige punt) - Volmacht ĵaan gebruiken-, van PFH naar afdelingshoofd bestuurszaken Gevolg-. DLT verkorten van 15 naar lo kalenderdagen R GZI

26 Cijfers en bevindingen kernteam Cijfers oude proces Cijfers nieuwe proces bevindingen 6 8,5 Verhelderend, meer begrip voor collega's gekregen, beter inzicht in aansprakelijkheid D Goede samenwerking, gezellig team, resultaatgericht 5 7,5 Eye opener, zaken duidelijk stellen 6 8,5 Stuk overzichtelijker met aanpassingen, goed team 6 10 Uitdagend en logisch (bedrijfsmatig) 6 DOEL: van 6- naar een 8!

27 Thank vou for vour attention! 0* f. Conclusion -- r- v, sa* v. r rr Gebruik voor eigen risico f Ar-ti-.s starten voor f L"r. NlLl