Calamiteiten in Qportaal. Ronde Tafel Conferentie, Infoland

Transcriptie

1 Calamiteiten in Qportaal Ronde Tafel Conferentie, Infoland Silvia van Gils, Radboudumc Senior adviseur, Adviesgroep Procesverbetering en Innovatie Auditor, Instituut Waarborging Kwaliteit en veiligheid

2 Complex proces Tijdsdruk Verschillende belangen Wie doet nu wat?

3 Betrokkenen Juristen Patiënt Coördinator afdeling Analisten Afdelingshoofd Gastanalist Betrokken medewerkers RvB Concernstaf Voorzitter

4 Activiteiten Samenstelling team Gesprek patiënt / familie Melden Accoderen tijdlijn / Prisma-analyse Besluit wel / calamiteit Basis tijdlijn Kick-off IGZ-rapport Vaststellen betrokken medewerkers Aanvullen tijdlijn Interviews Accodering rapport RvB Hoorwederhoor tijdlijn Prisma-analyse Verbeteracties

5 Workflow itask

6 Wat gebeurt er nu precies? Concept: De juriste vult het meldformulier in Statusovergang Concept naar toewijzen analist: notificatie eigenaar melding (hoofd analisten) Toewijzen analist: Jurist geeft aan of calamiteitanalyse wordt opgestart Indien ja: Hoofd selecteert 2 analisten (3 e analist mogelijk) Jurist geeft aan wie de voorzitter is Jurist geeft aan wie behandelend jurist is

7 Wat gebeurt er nu precies? Toewijzen analist naar Kick-off: Analisten ontvangen bericht van toewijzing melding notificatie Qdocbeheerder formats klaarzetten Indien gastanalist afdeling ingevuld dan ontvangt deze e- mailnotificatie en actiepunt oorzakenboom tekenen Voorzitter ontvangt een notificatie Afdelingshoofd(en) ontvangt notificatie Kick-off: Analist vult coördinatieformulier (gedeeltelijk) in Kick-off naar in behandeling: Contactpersoon afdeling ontvangt + link actieformulier

8 Wat gebeurt er nu precies? In behandeling: Contactpersoon afdeling maakt geïntegreerde tijdlijn Contactpersoon afdeling maakt overzichtslijst medewerkers Contactpersoon vult actieformulier in (met bijlagen) In behandeling naar Beoordeling en analyse Systeeminstelling mogelijkheid verzenden Qvvm betrokken afdelingen Beoordeling en analyse Interviews Analisten vullen klaargezet format tijdlijn HWH in Qdoc Tijdlijn HWH wordt beoordeeld door betrokkenen Tijdlijn wordt waar nodig aangepast door analisten Analisten maken oorzakenboom en classificeren oorzaken Analisten werken coördinatieformulier bij

9 Wat gebeurt er nu precies? Beoordeling en analyse naar Rapportage IGZ maken Afdeling ontvangt in Qvvm de oorzakenboom en oorzakenclassificatie en moet verbeteracties aanmaken Rapportage IGZ maken Analisten en jurist vullen klaargezet format Rapportage IGZ in Qdoc Input verbeteracties vanuit koppeling Qvvm door jurist Rapportage wordt door contactpersoon en afdelingshoofd(en) beoordeeld Rapportage wordt waar nodig aangepast door jurist Analisten werken coördinatieformulier bij Jurist werk coördinatieformulier bij

10 Wat gebeurt er nu precies? Rapportage IGZ maken naar verzonden in afwachting IGZ Analisten ontvangen met notificatie dat rapport verzonden is Verzonden / in afwachting IGZ Juriste voegt reactie IGZ toe bij ontvangst Verzonden / in afwachting IGZ naar afgesloten notificatie naar analisten notificatie naar afdelingshoofd(en) via reguliere welke als bijlage toe wordt gevoegd. Afgesloten

11 Meldformulier.

12 . Coördinatorformulier

13 Actieformulier contactpersoon.

14 contactpersoon.

15 Rapportage

16 Rapportage

17 Elearning Betrokkenen trainen

18 Voordelen Één dossier, één archief Continu overzicht stand van zaken door alle betrokkenen Taken staan vast d.m.v. rechten, formulieren en notificaties Geen berichten meer in persoonlijke boxen Rapportagemogelijkheden, dus geen aparte registratielijsten Professioneel uiterlijk Kortom: Efficiëntie en heldere TBV s

19 Uitdagingen Komen tot consensus TBV s Rechten en rollen (gezien vele betrokkenen) Combinatie itask / idoc (noodzakelijk omdat in itask geen gevulde bijlage toegevoegd kan worden aan formulier of actiepunt als coördinator) Persoonlijke bericht verzenden wat geen actiepunt betreft (geen reactie noodzakelijk)

20