Van stapels papier naar digitaal machtigen. Informatie over het machtigingenportaal voor mondzorg

Transcriptie

1 Van stapels papier naar digitaal machtigen Informatie over het machtigingenportaal voor mondzorg

2 Voor wie? Tandartsen, kaakchirurgen, implantoloog, tandprotheticus tandartsspecialist, centra bijzondere tandheelkunde medisch specialisten, gespecialiseerd verpleegkundigen, (maatschap) secretaresses, spreekuurassistenten, medewerkers facturatie-afdelingen, medewerkers automatisering, functioneel beheerders, ZIS-beheerders, raden van bestuur, afdelingshoofden, zorgmanagers, zorgverzekeraars: medisch adviseurs (adviserend geneeskundigen en tandartsen), zorgadviseurs verpleegkundigen, zorginkopers, medewerkers gebruikersbeheer, managers, 1e en 2e lijns ondersteuners ICT. Door wie?

3 Inhoudsopgave 1. Het digitale machtigingenportaal 4 2. De voordelen van digitaal machtigen 6 3. Privacy 8 4. Wanneer gebruikt u het machtigingenportaal? 9 5. Wat verandert er? Aanvragen certificaten Technische specificaties Meer informatie 15 3

4 1. Het digitale machtigingenportaal Voor bepaalde behandelingen is vooraf een machtiging van de zorgverzekeraar nodig. Zorgverzekeraars hanteren daar op dit moment hun eigen procedures voor. Daardoor hebben zorgaanbieders te maken met verschillende formulieren en procedures. Sinds half januari 2013 is er een digitaal portaal beschikbaar voor het aanvragen van een machtiging voor behandelingen die opgenomen zijn op de zogenaamde limitatieve lijst mondzorg. Het portaal zorgt voor een uniforme werkwijze. Zorgaanbieders vragen via het portaal bij elke verzekeraar op dezelfde wijze een machtiging aan. Ook patiënten hebben baat bij de nieuwe werkwijze bij machtigingen. De doorlooptijd van de aanvraagprocedure van een machtiging wordt drastisch verkort. In een aantal gevallen hoort de patiënt al in de spreekkamer of de aanvraag is goedgekeurd of afgewezen. Zoals elke verandering betekent ook de introductie van dit nieuwe machtigingenportaal een inspanning van u als gebruiker. De ervaring bij huidige gebruikers, medisch specialisten, leert echter dat het portaal u snel winst oplevert. 4

5 In dit draaiboek Machtigingenportaal kunt u lezen wat de invoering van het digitale machtigingenportaal voor u betekent en wat u moet doen om deel te kunnen nemen aan het digitale machtigingenverkeer. Het digitale machtigingenportaal is een dienst van VECOZO, De VECOZO-diensten zijn bestemd voor zorgaanbieders, zorgverzekeraars (inclusief volmachten) en de zorgkantoren. VECOZO werkt samen met softwareleveranciers, koepelorganisaties, Zorgverzekeraars Nederland (ZN), Vektis en andere partijen om de diensten zo gebruiksvriendelijk mogelijk te maken en nieuwe diensten te ontwikkelen. Verschillende rollen De tandarts, tandartsspecialist, tandprotheticus of kaakchirurg beoordeelt of een behandeling nodig is. De adviserend tandarts van de zorgverzekeraar beoordeelt of de behandeling wordt vergoed. Limitatieve lijst Voor het machtigingenportaal is een limitatieve lijst opgesteld waarop behandelingen staan waarvoor een machtiging nodig is. Deze lijst geeft de zorgaanbieder eenduidig inzicht of een machtiging nodig is. De lijst is opgebouwd uit soort behandeling en behandelcodes. 5

6 2. De voordelen van digitaal machtigen Het machtigingenportaal heeft voordelen voor de patiënt, de zorgaanbieder die een machtiging aanvraagt en de zorgverzekeraar die de aanvraag afhandelt. De voordelen op een rij: Uniform n Zorgaanbieders vragen bij alle zorgverzekeraars op dezelfde wijze hun machtigingen aan. Digitaal n Zorgaanbieders vragen vanuit hun eigen informatiesysteem een machtiging aan en krijgen het resultaat ook weer in hun systeem terug. n Alle benodigde gegevens zijn in het portaal aanwezig en worden automatische gecontroleerd (bijvoorbeeld controle op verzekeringsrecht). n Een formulier, met achterliggende beslisboom, geeft aan welke vragen beantwoord moeten worden. Gemak n Zorgaanbieders hoeven zich niet te verdiepen in verzekeringen van de patiënt; al deze gegevens zijn bekend in het portaal. n De zorgaanbieder hoeft alleen de patiënt in het portaal te identificeren (door bijvoorbeeld het BSN en geboortedatum). Het portaal zoekt alle benodigde gegevens erbij. n Via het machtigingenportaal krijgt de zorgaanbieder automatisch het juiste aanvraagformulier. Nadat de zorgaanbieder het formulier heeft ingevuld, kan hij dit direct via het portaal verzenden of eerst opslaan en brief/foto s toevoegen en dan versturen via het portaal. n De beoordeling van de machtiging door de zorgverzekeraar en eventuele aanvullende gegevens worden via een koppeling met het informatiesysteem automatisch ingelezen dus de zorgaanbieder hoeft dat niet over te typen. 6

7 n Zorgverzekeraars hoeven minder aanvragen te beoordelen, omdat een gedeelte van de aanvragen online beoordeeld wordt. n Formulieren zijn altijd volledig en leesbaar ingevuld. n Het is mogelijk (vanaf tweede helft 2013) om een koppeling te maken tussen het machtigingen-portaal en het systeem van de zorgaanbieder. Kortere doorlooptijd en snel uitsluitsel n De zorgaanbieder kan de patiënt bij een aantal behandelingen al in de spreekkamer uitsluitsel geven of de kosten vanuit de Zorgverzekeringswet vergoed worden. Een aantal aanvragen wordt namelijk direct (online) beoordeeld. Een adviserend tandarts van de zorgverzekeraar beoordeelt de overige gevallen. Altijd inzicht n De zorgaanbieder heeft altijd, onafhankelijk van kantoortijden of telefoonwachtrijen, inzicht in de status van de aanvraag. n Betrokkenen kunnen tot drie jaar na het indienen van de machtiging de status en inhoud van alle aanvragen en machtigingen raadplegen (foto s en andere bijlagen blijven één jaar bewaard). 7

8 3. Privacy Het uitwisselen van gegevens via het machtigingenportaal is veilig. Alleen diegenen die betrokken zijn bij het aanvragen, beoordelen of verwerken van de machtiging kunnen toegang krijgen tot het systeem. Zorgaanbieders kunnen de mutaties op de aanvragen binnen het machtigingenportaal via een webservice ontvangen en bijhouden (zie paragraaf 7: Technische specificaties). De mutaties kunnen dan ingelezen worden in het eigen informatiesysteem van de zorgaanbieder. Binnen het informatiesysteem kan de zorgaanbieder rechten verlenen aan alleen die personen die inzicht mogen hebben. Met deze oplossing wordt voorkomen dat binnen één instelling iedere medewerker die machtigingen kan aanvragen de status kan zien van alle aangevraagde machtigingen binnen de instelling. Foto s Bij een aantal machtigingsaanvragen is het nodig om foto s mee te sturen. De aanvragend zorgaanbieder vraagt hiervoor toestemming aan de patiënt. Via het aanvraagformulier in het portaal kruist de zorgaanbieder aan of de patiënt toestemming geeft voor het meesturen van foto s. Alleen de adviserend tandarts van de zorgverzekeraar heeft toegang tot de foto s. De adviserend tandarts gebruikt de foto s om te beoordelen of de patiënt recht heeft op vergoeding. Vertrouwelijke gegevens, zoals diagnose en eventuele foto s, kunnen zonder problemen via het portaal worden verzonden. Het versturen van privacygevoelige gegevens via de post is hiermee verleden tijd. 8

9 4. Wanneer gebruikt u het machtigingenportaal? Met het machtigingenportaal kan een machtiging worden aangevraagd voor behandelingen die uitgevoerd worden door: n tandartsen, algemeen practicus n tandartsspecialisten n tandarts implantologen n tandprothetici n centra bijzondere tandheelkunde n tandartsspecialisten dentomaxillaire orthopaedie Op de website van Vecozo en ZN staat de meest actuele versie van de limitatieve lijst van uw zorgsoort. In deze lijst ziet u voor welke behandelingen een machtiging nodig is. 9

10 5. Wat verandert er? Wat verandert er voor zorgaanbieders? Oude situatie De zorgaanbieder..... vraagt namens de patiënt de machtiging aan, meestal na het consult.. zoekt de verzekeringsgegevens op.. zoekt het juiste papieren formulier op (aandoening / zorgverzekeraar).. vult het formulier in Nieuwe situatie De zorgaanbieder..... vraagt namens de patiënt de machtiging aan, tijdens of na het consult, net wat de zorgaanbieder makkelijk vindt*.. logt in op het machtigingenportaal... geeft de verzekerde en behandeling en prestatiecode(s) op, waardoor het juiste aanvraagformulier op het scherm verschijnt (als er een koppeling is tussen het portaal en het eigen systeem, hoeft de zorgaanbieder niets in te vullen ** ).. vult het formulier in.. sluit zo nodig foto s bij.. stuurt alles per post naar de zorgverzekeraar.. voegt zo nodig foto s toe als de verzekerde daar toestemming voor geeft of geeft aan dat er geen foto s beschikbaar zijn (de verzekeraar kan dan foto s opvragen bij de verzekerde).. slaat de informatie online op waarna het portaal de machtiging automatisch naar de juiste verzekeraar stuurt * Zorgaanbieders hoeven de huidige werkwijze niet aan te passen. De zorgaanbieder bepaalt zelf het moment van aanvragen en wie de aanvraag doet. ** Naar verwachting tweede helft 2013 realiseerbaar. 10

11 Oude situatie De zorgaanbieder.... wacht af totdat de zorgverzekeraar bericht terug stuurt naar de zorgaanbieder en de patiënt (het kan daarbij gaan om de machtiging, een afwijzing of een verzoek tot meer informatie) ontvangt de uitkomst per post voert de uitkomst in in het ZIS Nieuwe situatie De zorgaanbieder.... ziet bij bepaalde aanvragen direct of de behandeling al dan niet voor vergoeding in aanmerking komt en kan meteen starten met de behandeling... ziet bij aanvragen waarbij een beoordeling door de zorgverzekeraar nodig is dat de aanvraag naar de zorgverzekeraar verzonden is en wacht de beoordeling af ontvangt de uitkomst van de beoordeling, machtigingsnummer en eventuele aanvullende gegevens via de uitkomst wordt automatisch in het eigen systeem ingevoerd als er een koppeling met het ZIS is.krijgt een tussentijdse statuswijziging als de zorgverzekeraar de patiënt oproept en de aanvraag daardoor wat langer in behandeling kan zijn 11

12 Wat verandert er voor zorgverzekeraars? Oude situatie De zorgverzekeraar.... ontvangt per post een aanvraag die op de stapel terechtkomt of via een scanstraat in de back-office... ontcijfert het handschrift en beoordeelt de aanvraag.. vraagt als de aanvraag niet volledig is ontbrekende informatie op bij de zorgaanbieder of de verzekerde.. stuurt een brief met de uit- komst en een eventueel machti- gingsnummer naar de zorgaan- bieder.. stuurt een afschrift naar patiënt Nieuwe situatie De zorgverzekeraar.... ontvangt voor alle machtigingen die via het machtigingenportaal zijn aangevraagd een bericht dat ingelezen kan worden in het eigen automatiseringssysteem.. beoordeelt de aanvragen die niet door het portaal beoordeeld konden worden.. beoordeelt de aanvragen die niet door het portaal beoordeeld konden worden.. stuurt de uitkomst en een eventueel machtigingsnummer naar het portaal, waarna de gegevens beschikbaar worden gesteld aan de zorgaanbieder.. stuurt een afschrift naar de patiënt Wat verandert er voor patiënten? Oude situatie De patiënt..... laat de zorgaanbieder na het consult een machtiging aanvragen.. wacht totdat de zorgverzekeraar een brief stuurt met de uitkomst.. hoort van de zorgaanbieder bij aanvragen waarbij een beoordeling door de zorgverzekeraar nodig is dat de aanvraag naar de zorgverze- keraar verzonden is.. ontvangt een afschrift van de uitkomst van de zorgverzekeraar Nieuwe situatie De patiënt..... laat de zorgaanbieder, vaak al tijdens of direct na het consult, een machtiging aanvragen.. hoort van de zorgaanbieder bij bepaalde aanvragen direct of de behandeling al dan niet vergoed wordt en kan meteen starten met de behandeling... ontvangt een afschrift van de uitkomst van de zorgverzekeraar.. ontvangt een afschrift van de uitkomst van de zorgverzekeraar 12

13 6. Aanvragen certificaten Alle gebruikers die toegang moeten hebben tot het machtigingenportaal krijgen hiervoor een eigen persoonsgebonden VECOZO-certificaat. Dit certificaat kan door de daarvoor aangewezen contactpersoon binnen de organisatie bij VECOZO worden aangevraagd met het Aanvraagformulier persoonlijk certificaat. Diegenen die al een certificaat hebben kunnen via hetzelfde aanvraagformulier toegang vragen tot het machtigingenportaal, door een extra rol aan het certificaat toe te laten voegen. We maken onderscheid tussen twee profielen: 1. het raadplegen van machtigingen en 2. het aanvragen en raadplegen van machtigingen Om het aantal benodigde certificaten beperkt te houden, adviseert VECOZO om het portaal aan te sluiten op het eigen informatiesysteem (zie paragraaf 7: Technische specificaties). Alle gegevens betreffende machtigingen worden dan automatisch in het eigen systeem overgenomen en kunnen via het eigen systeem geraadpleegd worden. In dat geval hebben alleen mensen die machtigingen aanvragen een certificaat nodig. 13

14 7. Technische specificaties (informatie voor softwareleveranciers) Softwareleveranciers kunnen de specificaties voor de koppeling van hun pakket met het machtigingenportaal opvragen bij Aansluiten op eigen informatiesysteem Vanaf de tweede helft van 2013 (naar verwachting) is het mogelijk om gegevens uit het eigen informatiesysteem (zoals verzekerde, verstrekking en eigen gegevens) via de zogeheten instroomservice door te linken naar het portaal. De gegevens hoeven dan dus niet meer te worden overgetypt door de aanvrager. Mits goed geïmplementeerd komt de zorgaanbieder met deze instroomservice met één druk op de knop op het juiste aanvraagformulier terecht en zijn alle benodigde velden over patiënt, aanvrager en verstrekking al ingevuld. Mochten er gegevens ontbreken in de instroomservice, of niet juist zijn, dan stroomt de zorgaanbieder op de plek in waar hij deze gegevens alsnog kan invullen. Deze koppeling vereist een aanpassing, waarvoor contact met de softwareleverancier of systeembeheerder nodig is. Aansluiten op uw eigen webservice Via een webservice kunnen alle statuswijzigingen en aanvullende gegevens automatisch worden overgenomen in het eigen informatiesysteem van de zorgaanbieder. Daardoor beschikken zorgaanbieders altijd over de actuele status van elke machtiging. Het is dan niet meer nodig om naar het machtigingenportaal te gaan om een machtiging op te zoeken. Ook voor deze koppeling is een aanpassing van het systeem door de softwareleverancier of systeembeheerder nodig. 14

15 9. Meer informatie Op de website van VECOZO (www.vecozo.nl/diensten/ machtigingenportaal) vindt u uitgebreide informatie over het machtigingenportaal, zoals n een kennisbank n een demo die een beeld geeft van de mogelijkheden van het portaal (geschikt voor bijeenkomsten met eindgebruikers, ondersteunende afdelingen en management) n een handleiding met een beschrijving van alle mogelijkheden van het portaal VECOZO-support Stel een vraag over het gebruik van het machtigingenportaal aan VECOZO: 15

16 Zorgverzekeraars Nederland Afdeling Communicatie Sparrenheuvel JE Zeist T E I mei 2013