Procedure Fontys Bestuursbeurzen studiejaar

Transcriptie

1 Procedure Fontys Bestuursbeurzen studiejaar november 2014

2 Inhoud 1. Inleiding Algemeen Voorwaarden aanvraag bestuursbeurs Procedure aanvraag bestuursbeurs Stappenplan Wie is waar verantwoordelijk voor? Wat doet de koepel? Wat doet de studentenvereniging (bestuurlijk actieve student)? Wat doet de FOS commissie? Bijlagen:... 8 Aanvraagformulier Bestuursbeurs + DUO gegevens... 8

3 1. Inleiding 1.1 Algemeen De verdeling van de bestuursbeurzen voor bestuurlijk actieve studenten bij studentenverenigingen wordt (voornamelijk) verzorgd door de overkoepelende organen van de studentenverenigingen. Eindhoven: ESSF (Eindhovense Studenten Sport Federatie) (studentensportverenigingen); Compositum (studentengezelligheidsvereniging); Scala (culturele studentenverenigingen). Tilburg: SOTS, het overlegorgaan van Vidar, Plato, I*ESN en St Olof; FOSST (Federation Of Students Sports Tilburg) (studentensportvereniging). De koepels verdelen de bestuursbeurzen onder de studentenverenigingen die zijn aangesloten bij de desbetreffende koepel. Voor alle overige studentenverenigingen in Tilburg, Eindhoven en andere Fontys locaties is de FOS-commissie het overkoepelend orgaan. Indien er gedurende het jaar studentenverenigingen zijn die hun beurzenverdeling willen wijzigen, moeten zij dit onderbouwen en bespreken met de koepel. De koepel stuurt de onderbouwing + reactie van de koepel zelf door naar fos@fontys.nl. De FOS-commissie besluit dan of het akkoord is of niet. Studentenverenigingen die niet in de verdeling voorkomen en een bestuursbeurs aanvragen, dienen de aanvraag in bij de koepel. De koepel beoordeelt de aanvraag en besluit of dit een terechte aanvraag is. Vervolgens wordt de aanvraag doorgestuurd naar de FOS-commissie en die neemt een definitief besluit. Fontys contactpersoon voor vragen over aanvraag bestuursbeurs: Monique van Kempen FOS@fontys.nl / Voorwaarden aanvraag bestuursbeurs Onderstaande artikelen komen uit de FOS regeling. Zie voor de gehele FOS regeling: Artikel 18 Koepels van studentenverenigingen 5. Op basis van de bestuurlijke functies bij de aangesloten studentenverenigingen, het geschatte aantal uren dat besteed zal worden aan het uitoefenen van de bestuurlijke functies en het aantal leden van de studentenverenigingen, vraagt de koepel jaarlijks een aantal bestuursmaanden aan bij de FOS-commissie. De exacte procedure is vastgelegd in Procedure Fontys Bestuursbeurzen en dient gevolgd te worden. Artikel 20 Voorwaarden bestuursbeurs Een student komt in aanmerking voor een bestuursbeurs indien hij voldoet aan onderstaande voorwaarden: a. Hij/zij is bij Fontys ingeschreven als voltijd of duale student en heeft aan Fontys wettelijk collegegeld betaald voor een opleiding waarvoor hem/haar nog geen graad is verleend, c.q. waarvoor hij/zij het afsluitend examen van de opleiding nog niet heeft behaald. b. In verband met het verrichten van de bestuurlijke activiteiten tijdens zijn/haar prestatiebeursperiode volgt hij/zij deze opleiding niet of niet in zijn geheel. c. In verband met het volgen van deze opleiding heeft hij/zij aanspraak (gehad) op prestatiebeurs.

4 (v.b. een buitenlandse student zonder recht op studiefinanciering komt dus niet in aanmerking voor een bestuursbeurs) Artikel 21 - Aanvullende voorwaarden bestuursbeurs 1. De student verricht de bestuurlijke activiteiten tijdens of tot uiterlijk 12 maanden na afloop van zijn/haar prestatiebeursperiode. 2. Een bestuursbeurs bedraagt maximaal 12 maanden gedurende de gehele studieloopbaan. Artikel 26 Voorziening collegegeldvrij besturen 1. Een student die voldoet aan de voorwaarden heeft de mogelijkheid om gedurende maximaal 1 jaar gebruik te maken van de voorziening collegegeldvrij besturen. 2. De voorziening collegegeldvrij besturen houdt in dat de persoon die gebruikt maakt van deze voorziening in staat wordt gesteld gebruik te maken van voorzieningen van de instelling, niet zijnde het onderwijs (hieronder wordt begrepen het deelnemen aan toetsen, herkansingen en /of examens), gedurende een periode dat hij niet ingeschreven staat, maar fulltime bestuurlijke activiteiten uitvoert.

5 2. Procedure aanvraag bestuursbeurs De deadline voor het inleveren van de formulieren voor de aanvraag bestuursbeurs is 1 maart Na deze datum zullen door de FOS-commissie geen aanvragen voor de bestuursbeurs meer in behandeling genomen worden. In paragraaf 2.1 staat een verkort stappenplan met de verschillende onderdelen. In paragraaf 2.2 wordt per groep een uitgebreide toelichting gegeven van de te volgen procedure. 2.1 Stappenplan Deadline Activiteit Verantwoordelijke 1 december 2014 Overleg tussen Koepel FOS commissie koepel / FOS commissie 1 februari 2015 Uiterlijk doorsturen van de definitieve functieverdeling op naam per studentenvereniging naar Fontys (fos@fontys.nl) 8 februari 2014 Deadline voor het inleveren van de aanvraagformulieren voor bestuursbeurs studentenverenigingen. De koepel beoordeelt en controleert de aanvragen. 1 maart 2015 Inleveren complete aanvragen bestuursbeurzen Harde datum! bij Fontys (fos@fontys.nl). 1 mei 2015 Besluitvorming FOS-commissie bestuursbeursaanvragen. 30 mei 2015 De koepel stuurt het urenverantwoordingsformulier naar de studentenverenigingen. koepel koepel / studentenvereniging koepel FOS-cie koepel 8 juni 2015 Controle voor uitbetaling bestuursbeurzen. FOS-cie 18 juni 2015 De koepel geeft uiterlijk 18 juni 2015 een reactie aan de FOS-commissie of de definitieve besluiten bestuursaanvragen kloppen. FOS-cie 1 juli 2015 Uitbetaling bestuursbeurs door FOS-commissie. FOS-cie Activiteiten ter voorbereiding op het nieuwe studiejaar: 3 juli 2015 Studentenvereniging levert urenverantwoordingsformulier aan bij de koepel. 3 juli - 30 juli 2015 Voorlopige urenverdeling maken en uiterlijk 30 juli 2015 doorsturen naar de studentenverenigingen + 30 juli - 23 augustus 2015 een deadline geven om te reageren. Voorlopige urenverdeling checken en indien niet akkoord, reactie naar koepel + onderbouwing. Zittend bestuur van studentenvereniging Zittend bestuur van de koepel. Zittend bestuur van studentenvereniging 23 augustus 30 augustus Eventuele aanpassingen in de voorlopige uren verdeling maken en uiterlijk 30 augustus naar fos@fontys.nl sturen Zittend bestuur van de koepel. Opmerking: - Fontys hanteert gedurende studiejaar een bestuursbeurs van 300,00 per maand voor alle studenten. - Met ingang van 1 september 2015 zal er een herziening plaats vinden met betrekking tot de wet studievoorschot. Afhankelijk daarvan wordt indien nodig de bestuursbeurs aangepast.

6 2.2 Wie is waar verantwoordelijk voor? Elke stap wordt uitgevoerd door de koepel, studentenvereniging of de FOS-commissie. In de volgende paragrafen worden per groep de stappen toegelicht Wat doet de koepel? 1 december 2014 Overleg met FOS commissie. 1 februari 2015 Uiterlijk doorsturen van de definitieve functieverdeling per studentenvereniging naar Fontys (fos@fontys.nl). Het kan zijn dat in de periode na september 2014 er nog wijzigingen hebben plaats gevonden. Ook al zijn er geen wijzigingen geweest, de FOS commissie wil de gehele functieverdeling per studentenvereniging ontvangen. 8 februari 2015 De koepel ontvangt van de studentenverenigingen uiterlijk op 8 februari 2015 de aanvraag voor de bestuursbeurs. De koepel heeft dan nog 3 weken de tijd om eventuele onvolledige formulieren te retourneren of compleet te maken. 1 maart 2015 Uiterlijk aanleveren van bestuursbeurs aanvragen aan Fontys via fos@fontys.nl Na deze datum worden geen aanvragen meer behandeld. Aanvragen kunnen altijd eerder ingeleverd worden dan 1 maart 2015, maar nooit later!!! De aanvraag word per student in 1 PDF bestand aangeleverd. Het PDF bestand bevat: - het naar waarheid volledig, ingevulde formulier bestuursbeurzen; - de DUO gegevens. Uiterlijk 30 mei 2015 Versturen urenverantwoordingsformulieren. De koepel verstuurt uiterlijk 30 mei 2015 een urenverantwoordingsformulier naar de studentenverenigingen. De koepel is verantwoordelijk voor het stellen van de deadline en het monitoren. 18 juni 2015 De koepel geeft uiterlijk 18 juni 2015 een reactie aan FOS-commissie of de definitieve besluiten bestuursaanvragen kloppen. Activiteiten ter voorbereiding op het nieuwe studiejaar: 3 juli juli 2015 Voorlopige urenverdeling. Na ontvangst van de urenverantwoordingsformulieren van de studentenvereniging maakt de koepel een voorlopige urenverdeling. De voorlopige urenverdeling kan gemaakt worden op basis van: * het reeds vastgestelde overzicht van wat de individuele vereniging doet; * de richtlijn hoe de verdeling het jaar daarvoor is geweest in combinatie met het aantal leden van een vereniging. Het aantal leden (en daarmee de grootte van de vereniging) geeft doorgaans een goede indicatie van het aantal maanden dat voor een bestuursfunctie staat. Verenigingen waarvan de aanvraag fundamenteel verschilt van de voorgaande jaren moeten onderbouwen waarom ze nu meer of minder recht op beurzen denken te hebben. Er wordt in principe uitgegaan van een minimum van 3 x 3 maanden per vereniging. - 3 maanden staat voor 350 uur/jaar; - 6 maanden voor 700 uur/jaar; - 9 maanden voor 1050 uur/jaar;

7 - 12 maanden voor 1400 uur/jaar. (Er kunnen alleen hele maanden toegekend worden.) Als de koepel een voorlopige verdeling heeft gemaakt wordt deze uiterlijk 30 juli 2015 doorgestuurd naar de studentenverenigingen. Elke vereniging ontvangt alleen de informatie over hun eigen maanden. 23 augustus - 30 augustus 2015 De koepel maakt eventuele aanpassingen in de voorlopige urendeling naar aanleiding van reacties studentenvereniging. Uiterlijk 30 augustus stuur de koepel de definitieve voorlopige urenverdeling naar fos@fontys.nl Wat doet de studentenvereniging (bestuurlijk actieve student)? 23 januari 2015 In samenwerking met de koepel maakt de studentenvereniging een inventarisatie van de functieverdelingen. Uiterlijk 1 februari moet de koepel deze verdeling doorsturen naar Fontys. Lever deze dus tijdig aan hen aan. Ook al hebben er geen wijzigingen plaats gevonden, stuur de gehele functieverdeling door. 8 februari 2015 De koepel ontvangt van de studentenverenigingen uiterlijk op 8 februari 2015 de aanvraag voor de bestuursbeurs. De koepel heeft dan nog 3 weken de tijd om eventuele onvolledige formulieren te retourneren of compleet te maken. De aanvraag bevat het formulier + de DUO gegevens. 30 mei 2015 uiterlijk 3 juli 2015 De urenverantwoordingsformulieren worden ingevuld en uiterlijk 3 juli 2015 retour gestuurd aan de koepel. Activiteiten ter voorbereiding op het nieuwe studiejaar: 3 juli 2015 Studentenverenigingen leveren urenverantwoordingsformulier aan bij de koepel. 30 juli augustus 2015 De studentenverenigingen ontvangen van de koepel een voorlopige urenverdeling. De studentenvereniging kan tot 23 augustus 2015 bij de koepel kenbaar maken of zij het hier mee eens is of niet. Indien niet, wordt er een reactie en goede onderbouwing naar de koepel gestuurd Wat doet de FOS commissie? 1 december 2014 Overleg met de koepels. 1 mei 2015 Op basis van de bestuursbeurs aanvragen die aangeleverd zijn door de koepel wordt er door de FOS commissie uiterlijk 1 mei 2015 een besluit genomen. De besluiten worden gecommuniceerd naar de koepels en de individuele student. 8 juni 2015 De FOS-commissie stuurt een overzicht met de definitieve besluiten bestuursaanvragen naar de koepel om te controleren of er nog veranderingen zijn. 1 juli 2015 Uitbetaling bestuursbeurs door FOS-commissie.

8 3. Bijlagen: Aanvraagformulier Bestuursbeurs + DUO gegevens - aanvraagformulier Bestuursbeurs - voorbeeld DUO gegevens (prestatiebeurs)

9 AANVRAAGFORMULIER BESTUURSBEURS FINANCIËLE ONDERSTEUNING STUDENTEN (FOS) November 2014 Dit formulier, inclusief bijlage, moet vóór 8 februari 2015 worden ingeleverd bij jouw overkoepelende studentenorganisatie. Voeg toe als bijlage: het jaaroverzicht van DUO waaruit blijkt in welke maand je voor de laatste keer de prestatiebeurs hebt ontvangen. (dus geen lening) In geval van onvolledige aanvragen of onjuiste aanlevering van DUO gegevens wordt de aanvraag NIET in behandeling genomen! De koepel stuurt de aanvraag bestuursbeurs voor 1 maart 2015 naar de FOS-commissie. Uiterlijk 1 juni 2015 krijgt de student bericht van de FOS-commissie over hun aanvraag. In geval van toekenning van de bestuursbeurs wordt deze in juli 2015 uitbetaald. Studentgegevens Voor- en achternaam Adres Postcode en woonplaats Telefoon Mailadres BSN IBAN (bank) Studentnummer Opleiding Studentenvereniging gegevens Naam vereniging Functie Bestuursperiode van: tot en met: Aantal maanden bestuursbeurs behorende bij de functie In het verleden heb ik al eerder een toekenning bestuursbeurs of afstudeersteun ontvangen:..maanden bestuursbeurs..maanden afstudeersteun Ja / Nee Hierbij verklaar ik, de student: dat ik maximaal maximaal 12 maanden bestuursbeurs gedurende mijn studieloopbaan bij Fontys Hogescholen kan ontvangen; dat ik mijn bestuurlijke activiteiten tijdens of tot uiterlijk 12 maanden na afloop van mijn prestatiebeursperiode verricht. Ondertekening De aanvrager verklaart dat hij/zij voor deze bestuursfunctie geen andere vergoeding ontvangt of zal ontvangen. De aanvrager heeft onderstaande verklaring laten invullen door de voorzitter van de organisatie waar ondergetekende een bestuursfunctie vervult. Datum Handtekening student Verklaring voorzitter koepel De voorzitter van verklaart hierbij dat bovengenoemde student van tot (deze data moeten beginnen op de 1 e van de maand), in het studiejaar in het bestuur van..de functie van vervult en daarvoor geen andere vergoeding ontvangt. Deze functie geeft recht op.. maanden bestuursbeurs (á 300 per maand). Datum Handtekening voorzitter koepel

10

11