PROCESBESCHRIJVING (mavim) JURIDISCHE FUNCTIE V&W. 2. Bestuurlijk Juridisch Advies

Transcriptie

1 PROCESBESCHRIJVING (mavim) JURIDISCHE FUNCTIE V&W 2. Bestuurlijk Juridisch Advies

2 ~^ 2. Bestuuriijk Juridisch Advies Beschrijving Primaire Processen, " sw?^'^^ 2. BESTUURLIJK JURIDISCH ADVIES BESTUURLIJK JURIDISCH ADVIES 2 Start 3 1. Ontvangen adviesaanvraag/opdracht S 2. Vastleggen adviesaanvraag/opdracht 3 3. Verkorte procedure? 3 4. Vastleggen afspraken adviestraject 3 5. Instemmen met adviestraject 4 6. Verzamelen informatie voor conceptadvies 4 7. Maken conceptadvies 4 8. Bijstellen conceptadvies 4 9. Uitvoeren collegiale toets Bijstellen conceptadvies Overleg over conceptadvies Vaststellen advies Versturen definitief advies Archiveren dossier Terugkoppeling over advies Bespreken voortgang 7 Einde VERKORTE PROCEDURE BESTUURLIJK JURIDISCH ADVIES 7 Start 7 1. Ontvangen adviesaanvraag/opdracht 7 2. Overleggen over adviesaanvraag 7 3. Verzamelen informatie 8 4. Opstellen conceptadvies 8 5. Vaststellen advies? 8 6. Verzenden advies 8 7. Archiveren dossier 9 8. Ontvangen feedback ^ 9. Melden terugkoppeling 9 Einde ^ 2.2 BESTUURLUK JURIDISCH ADVIES EN BUDRAGEN IN HET KADER VAN GROOTSCHALIGE PROJECTEN EN TRAJECTEN 10 Start ^0 /. Ontvangen aanvraag ^ O 2. Verkorte procedure? 3. Overleggen mei aanvrager Opstellen concept plan van aanpak / / 5. Verzenden concept plan van aanpak H 6. Beoordelen plan van aanpak II 7. Verzenden plan van aanpak 8. Verzamelen informatie 1^ 9. Opstellen concept bijdragen ^2 10. Overleggen met derden 11. Toetsen concepten ^3 12. Bijstellen concepten ^3 13. Overleggen met aanvrager i3 14. Vaststellen bijdragen Verzenden bijdragen 16. Archiveren dossier ^'^ 17. Vragen terugkoppeling ^'^ 18. Melden terugkoppeling Einde Versie: 01 1/15

3 2. Bestuurlijk Juridisch Advies Inleiding Bestuurlijk-juridisch advies is een verzamelbegrip dal onderverdeeld kan worden in intern en extern advies. Intern advies is advies aan andere onderdelen van V&W, veelal beleidsonderdelen, uitvoeringsorganisaties of projectorganisaties. Extern advies is advies len behoeve van partijen buiten V&W. Het begrip bestuurtijk-juridisch advies moet ruim worden opgevat. Onder advies verstaan wij ook het leveren van inbreng en bijdragen aan allerlei overtegsituaties en aan projectverbanden. Bestuurtijk-juridisch advies omvat onder meer producten als risicoanalyse, positionpapers, procesarchitectuur en bestuuriijk-juridisch onderzoek, alsmede bijdragen aan de totstandkoming van PKB's en tracébesluiten. Er zijn drie verschillende hoofdprocessen: Het leveren van Bestuuriijk Juridisch Advies. Het leveren van 2.2 Bestuuriiik Juridisch Advies en bijdragen in het kader van grootschalige proiecten en trajecten. Het leveren van Verkorte procedure Bestuurlijk Juridisch Advies. Het hoofdproces bestuurtijk-juridisch advies omvat het leveren van producten waarvoor de eigen (bestuuriijk-jjundische afdeling eindverantwoordelijkheid draagt. Het leveren van bestuurlijk-juridisch advies en bijdragen in het kader van projecten en trajecten is als een apart hoofdproces opgenomen, aangezien dit proces op onderdelen afwijkend is. De projecten in kwestie zullen veelal grootschalig zijn en met trajecten (zoals het leveren van input aan overieg circuits) wordt gedoeld op trajecten, waarbij de eindverantwoordelijkheid voor het resultaat niet bij de eigen afdeling berust. Voor het leveren van spoedeisend bestuuriijk-juridisch advies kan de verkorte procedure gehanteerd worden. Deze procedure is van toepassing op alle adviezen die een doorlooptijd hebben van 5 werkdagen of minder of routinematig zijn. Routinematige adviezen zijn adviezen van gering politiek of bestuurlijk gewicht en passen binnen de standaardwerkafspraken, gemaakt tussen de medewerker en de leidinggevende. Mondelinge adviezen over routinematige, niet risicovolle zaken (veelal het beantwoorden van telefonische vragen en s) vallen buiten de scope van de procesbeschrijvingen. Bij de procesbeschrijvingen gaat het om schriftelijke adviezen. De vraag waar precies de grens tussen mondelinge en schriftelijke afhandeling ligt is moeilijk te beantwoorden. Uitgaande van het streven naar kwaliteitsverbetering en kwaliteitsborging ligt het voor de hand om in grensgevallen te kiezen voor schriftelijke advisering. Alle procesbeschrijvingen beginnen met een verzoek of opdracht tot het geven van een advies of het leveren van een bijdrage. Het komt ook voor dat men uit eigener beweging een advies wil geven of een bijdrage wil leveren (onder andere controlfunctie). In deze gevallen zal ook een aanvrager/opdrachtgever gevonden moeten worden om het proces te starten. Voor een medewerker van een bestuuriijk-juridische afdeling kan dal de eigen leidinggevende zijn Bestuurlijk Juridisch Advies Doel Het geven van een advies binnen de afgesproken termijn dat voldoet aan de eisen van de adviesaanvrager/opdrachlgever en de adviseur. Toepassingsgebied Alle bestuurtijk-juridische afdelingen binnen het Ministerie van Verkeer en Waterstaat Proceseigenaar Directeur CDJZ Versie: 01 2/15

4 Relevante documenten - Wetboeken - Jurisprudentie - Juridische literatuur - Binnen de overheid geldende aanwijzingen en richtlijnen, etc. - Relevante internationale en Europese regelgeving - Beleidsplannen van zowel de eigen als van andere ministeries, etc. Start Begin van proces Bestuurlijk-Juridisch Advies 1. Ontvangen adviesaanvraag/opdracht of leidinggevende - Signaleert adviesaanvraag/adviesopdracht - Ontvangt van de aanvrager/opdrachtgever schriftelijk (kan per mail/fax) of mondeling de adviesaanvraag/opdracht - adviesaanvraag (indien op schrift gesteld) 2. Vastleggen adviesaanvraag/opdracht - Heeft overieg met adviesaanvrager/opdrachlgever over de probleemstelling, de context en het beoogde resultaat - Legt de vraagstelling schriftelijk vast en stuurt deze toe aan de adviesaanvrager/opdrachlgever - Maakt dossier aan - Probleemstelling 3. Verkorte procedure? - Beoordeelt of de adviesaanvraag/opdracht via verkorte procedure kan veriopen Indien het een spoedeisende zaak betreft dan verkorte procedure (proces A2). Zo niet dan naar stap 4 van deze procedure. Een advies is in ieder geval spoedeisend als binnen 5 werkdagen na ontvangst van de aanvraag het advies gereed moet zijn. 4. Vastleggen afspraken adviestraject - Koml, in overleg met aanvrager/opdrachtgever, tot overeenstemming en legt schriftelijk afspraken vast over het te dooriopen adviestraject op een standaardformulier - Voegt het formulier toe aan dossier Het standaardformulier bevat de volgende categorieën: begrotingspostnummer, vraagstelling, context, dooriooptijd, benodigde capaciteit (aantal mensdagen), raadpleging derden, collegiale toets, tussentijdsoverieg met aanvrager/ opdrachtgever, budget (indien van toepassing) en verkregen feedback over het advies Versie: 01 3/15

5 - Volledigheid - Standaardformulier 5. Instemmen met adviestraject Leidinggevende - Stemt in met het voorgestelde adviestraject Indien leidinggevende niet instemt dan terug naar stap 4 - Doelmatigheid (efficiency) - Standaardformulier 6. Verzamelen informatie voor conceptadvies - Verzamelt en bestudeert informatie t.b.v. hel maken van het conceptadvies - Doelmatigheid (efficiency) 7. Maken conceptadvies - Maakt een conceptadvies - Conformiteit in termen van juridische houdbaarheid - Conceptadvies 8. Bijstellen conceptadvies - Krijgt inbreng van of heeft overleg c.q. stemt af met derden. Met redenen omkleed kan worden besloten dit niet te doen - Stelt, indien van toepassing, conceptadvies bij - Hel verdient aanbeveling de visie van derden vast te leggen op het standaardformulier Derden zijn personen van buiten de eigen organisafie-eenheid. Dus bijvoorbeeld beleidsambtenaren van V&W (niet zijnde Versie: 01 4/15

6 de aanvrager/ opdrachtgever) of personen van buiten V&W. Dit overieg zal veelal tol doel hebben om draagvlak te ontwikkelen en/of de uitvoerbaarheid te toetsen van het conceptadvies - Conformiteit in termen van juridische houdbaarheid - Tiidiqheid - Conceptadvies - Standaardformulier 9. Uitvoeren collegiale toets Collega (-senior) medewerker of coördinator - Voert een collegiale toets uit op het conceptadvies - Conformiteit in termen van iuridische houdbaarheid - Conceptadvies - Standaardformulier 10. Bijstellen conceptadvies - Geeft op standaardformulier aan wie de collegiale toets heeft uitgevoerd. In geval van blijvende meningsverschillen dat aangeven op het formulier - Stelt, indien daar aanleiding toe is, het advies bij Vollediqheid - Conceptadvies - Standaardformulier 11. Overleg over conceptadvies - Heeft, indien dal is afgesproken (zie activiteit 4), overieg over conceptadvies met aanvrager/opdrachtgever - Stelt eventueel het conceptadvies bij. Versie: 01 5/15

7 - Tiidiqheid - Conceptadvies 12. Vaststellen advies Leidinggevende - Stelt advies vast Indien geen vaststelling dan terug naar stap 11 (bij twijfels over doelmafigheid) of stap 10b (bij twijfels over conformiteit in termen van juridische houdbaarheid). - Conformiteit in termen van iuridische houdbaarheid - Tiidiqheid - Advies 13. Versturen definitief advies - Doet definitief advies toekomen aan aanvrager - Voegt advies toe aan dossier Het is een opfie om een mondelinge toelichfing op het advies te geven aan de aanvrager Tiidiqheid - Advies 14. Archiveren dossier - Archiveert dossier (bevat minimaal de probleemstelling, hel advies en het standaardformulier) - Biedt het dossier met vermelding van gewenste trefwoorden aan de medewerker van het archief aan Medewerker archief - Archiveert hel dossier - Vollediqheid Versie: 01 6/15

8 - Dossier 15. Terugkoppeling over advies - Vraagt, binnen een met de aanvrager/opdrachtgever afgesproken termijn, terugkoppeling over het gegeven advies bij de aanvrager/opdrachtgever. M.a.w. vraagt naar bruikbaarheid en voortgang implementatie - Legt bevindingen schriftelijk vast op het standaardformulier en laat dit archiveren - Volledigheid - Standaardformulier 16. Bespreken voortgang - Meldt de leidinggevende van de afdeling over bruikbaarheid van en voortgang met de implementatie van het gegeven advies Einde Einde van proces Bestuuriijk-Juridisch Advies Verkorte procedure Bestuurlijk Juridisch Advies Indien het advies routinematig of binnen 5 werkdagen na ontvangst van de aanvraag gereed moet zijn, dan kan de zogenaamde verkorte procedure gevolgd worden. De verkorte procedure is een verkorte versie van procedure Start Begin van proces Verkorte procedure Bestuuriijk-Juridisch Advies 1. Ontvangen adviesaanvraag/opdracht of leidinggevende - Ontvangt adviesaanvraag/adviesopdracht schriftelijk of mondeling - adviesaanvraag (indien op schrift gesteld) 2. Overleggen over adviesaanvraag - Overlegt met adviesaanvrager/opdrachlgever over de probleemstelling en de context - Legt dit schriftelijk vast Versie: 01 7/15

9 Doeltreffendheid (effectiviteit) - Probleemstelling 3. Verzamelen informatie - Verzamelt en bestudeert informatie t.b.v. het maken van het conceptadvies Doelmatigheid (efficiëncy) 4. Opstellen conceptadvies - Stelt conceptadvies op - Conformiteit in termen van iuridische houdbaarheid - Conceptadvies 5. Vaststellen advies? Leidinggevende - Stelt advies vast Indien geen vaststelling dan terug naar stap 3 - Conformiteit in termen van juridische houdbaarheid - Advies 6. Verzenden advies - Doet advies toekomen aan aanvrager/opdrachtgever Versie: 01 8/15

10 Tiidigheid - Advies 7. Archiveren dossier - Archiveert dossier - Biedt het dossier, met vermelding van gewenste trefwoorden, aan medewerker archief aan Medewerker archief - Archiveert dossier Het dossier bevat minimaal de probleemstelling en het advies Vollediqheid - Dossier 8. Ontvangen feedback - Vraagt, binnen een afgesproken termijn, feedback/terugkoppeling aan de aanvrager/opdrachtgever over het geleverde advies - Maakt een schriftelijke aantekening van bevindingen en voegt deze toe aan het dossier - Vollediqheid - Aantekening over feedback 9. Melden terugkoppeling - Meldt de leidinggevende over verkregen feedback/terugkoppeling Einde Einde van proces Verkorte procedure Bestuuriijk-Juridisch Advies Versie: 01 9/15

11 2.2 Bestuurlijk Juridisch Advies en bijdragen in het kader van grootschalige projecten en trajecten Doel Het geven van een advies c.q. het leveren van een bijdrage binnen de afgesproken termijn dat voldoet aan de eisen van de adviesaanvrager/opdrachtgever/projeclleider en de adviseur. Toepassingsgebied Alle bestuuriijk-juridische afdelingen binnen het Ministerie van Verkeer en Waterstaat Proceseigenaar Directeur CDJZ Relevante documenten - Wetboeken - Jurisprudentie - Juridische literatuur - Binnen de overheid geldende aanwijzingen en richtlijnen, etc. - Relevante internationale en Europese regelgeving - Beleidsplannen van zowel de eigen als van andere ministeries, etc. Start Begin van proces 2.2. Bestuuriijk-Juridisch Advies en bijdragen in het kader van grootschalige projecten en trajecten. 1. Ontvangen aanvraag of leidinggevende - Signaleert en/of ontvangt aanvraag/opdracht voor deelname/leveren bijdrage - Maakt dossier aan De aanvraag geschiedt schriftelijk of in de vorni van een projectbeschrijving, waarin aandeel van de bestuuriijk-juridische afdeling is opgenomen - Adviesaanvraag/opdracht 2. Verkorte procedure? - Beoordeelt de aanvraag/opdracht Indien het een spoedeisende zaak betreft dan verkorte procedure (proces A2). Zo niet dan naar stap 3 van deze procedure - Adviesaanvraag/opdracht 3. Overleggen met aanvrager - Overiegt met aanvrager/opdrachtgever/projectleider over te leveren bijdragen en het plan van aanpak voor de bijdragen Doel is om gewenste bijdragen scherp te krijgen en overeenstemming te bereiken over het plan van aanpak Versie: 01 10/15

12 Doeltreffendheid (effectiviteit) - Adviesaanvraag/opdracht 4. Opstellen concept plan van aanpak - Stelt concept plan van aanpak op voor het bj-deel - Voegt formulier plan van aanpak toe aan dossier Onderdeel van het plan van aanpak zijn minimaal de volgende elementen; te leveren producten, le ondernemen acfiviteiten, mijlpalen (waaronder overleg met derden en eventueel voorieggen conceptadvies/bijdrage aan aanvrager/opdrachtgever/projecfieider), dooriooptijd, benodigde capaciteit (mandagen) en benodigd budget - Volledigheid - Formulier plan van aanpak - Concept plan van aanpak 5. Verzenden concept plan van aanpak - Zendt concept plan van aanpak aan aanvrager/opdrachtgever/projeclleider - Stelt eventueel plan van aanpak bij naar aanleiding van commentaar - concept plan van aanpak 6. Beoordelen plan van aanpak Leidinggevende - Beoordeelt plan van aanpak. Registratie op formulier plan van aanpak Indien akkoord dan slap 7. Indien niet akkoord terug naar stap 3 Versie: 01 11/15

13 - Formulier plan van aanpak - Concept plan van aanpak 7. Verzenden plan van aanpak - Doet definitief plan van aanpak toekomen aan aanvrager/opdrachtgever/ projectleider - Voegt plan van aanpak toe aan dossier - Vollediqheid - Plan van aanpak 8. Verzamelen informatie - Verzamelt en bestudeert informatie t.b.v. het leveren van bijdragen c.q. het maken van adviezen Doelmatigheid (efficiëncy) 9. Opstellen concept bijdragen - Maakt concept bijdragen c.q. conceptadviezen - Conformiteit in termen van iuridische houdbaarheid - Concept adviezen/bijdragen 10. Overleggen met derden - Ontvangt inbreng, overiegt c.q. stemt af met derden Derden zijn personen buiten de eigen organisafie-eenheid. Dus bijvoorbeeld beleidsambtenaren van V&W (niet zijnde de aanvrager/ projecfieider) of personen van buiten V&W. Dit overieg zal veelal tot doel hebben om draagvlak te ontwikkelen en /of de uitvoerbaarheid te toetsen van conceptadviezen/ bijdragen Indien van toepassing bijstelling conceptadviezen/bijdragen Het verdient aanbeveling de visie van derden vast te leggen in een aparte aantekening Versie: 01 12/15

14 - Conformiteit in termen van juridische houdbaarheid - Tiidigheid - Concept adviezen/bijdragen 11. Toetsen concepten Collega (-senior) medewerker of coördinator - Doet collegiale toets conceptbijdragen/adviezen Indien blijvende verschillen van mening daar een aantekening van maken en toevoegen aan dossier - Conformiteit in termen van juridische houdbaarheid - Concept adviezen/bijdragen - Aantekening (indien van toepassing) 12. Bijstellen concepten - Stelt conceptadviezen/bijdragen bij (indien van toepassing) - Concept adviezen/bijdragen 13. Overleggen met aanvrager - Heeft, indien dal is aangegeven in hel plan van aanpak (zie stap 7), overieg met aanvrager/opdrachtgever/projectleider over concepten en eventueel bijstelling daarvan - Concept adviezen/bijdragen 14. Vaststellen bijdragen Leidinggevende - Stelt bijdragen/adviezen vast Indien geen vaststelling dan terug naar stap 13 (bij twijfels over doelmafigheid) of slap 12 (bij twijfels over conformiteit in termen van juridische houdbaarheid). Versie: 01 13/15

15 - Conformiteit in termen van iuridische houdbaarheid - Tiidigheid - Adviezen/bijdragen 15. Verzenden bijdragen - Doet bijdragen/adviezen toekomen aan aanvrager/opdrachlgever/projectleider Tiidigheid - Adviezen/bijdragen 16. Archiveren dossier - Archiveert dossier Bevat minimaal de aanvraag/opdracht, plan van aanpak, en de bijdragen/adviezen Vollediqheid - Dossier 17. Vragen terugkoppeling - Vraagt aan aanvrager/opdrachtgever/projectleider om feedback/terugkoppeling over geleverde adviezen/bijdragen - Maakt schriftelijke aantekening van onlvangen feedback/ terugkoppeling, - Voegt dit toe aan dossier en laat dil archiveren Vollediqheid - Aantekening over feedback Versie: 01 14/15

16 18. Melden terugkoppeling - Meldt leidinggevende over de verkregen terugkoppeling Einde Einde van proces 2.2. Bestuuriijk-Juridisch Advies en bijdragen in het kader van grootschalige projecten en trajecten. Versie: 01 15/15