Workshop Lean in Nijmegen, scope en eerste successen

Maat: px

Weergave met pagina beginnen:

Download "Workshop Lean in Nijmegen, scope en eerste successen"

Leona de Vos
8 jaren geleden
Aantal bezoeken:

1 Workshop Lean in Nijmegen, scope en eerste successen Congres Lean Werken bij de Overheid, Utrecht, 2 oktober Ricco Kokshoorn en Hanneke Jespers -

2 Programma 1. Even voorstellen 2. Lean in Nijmegen 3. Handschrift 4. Uitdagingen

3 Hanneke Jespers

4 Ricco Kokshoorn

5 Lean in Nijmegen Ontstaan uit programma Dienstverlening ( ), gestart in 2014 Doelstelling en eerste resultaten Focus op procesdoorlichtingen Oog voor houding & gedrag Business case Lean Projecten door hele organisatie en daarbuiten Blauwe, rode en zwarte pistes

Focus op procesdoorlichtingen Oog voor houding & gedrag Business

6 Projecten Lean Team Nijmegen : Versie Afgerond Sociaal domein Proces eerste inschrijving proces rond eerste inschrijving in Nederland, opdrachtgever Publiekszaken (Hanneke Jespers en Nicole Sonneveldt) Statusformulieren digitaal en Lean (Ricco Kokshoorn en Hanneke Jespers ) Bedrijfsvoering Maandrapportage: doorlichting van het proces rond maandrapportages (Hanneke Jespers en Pascal Bongers) Sturingsinformatie inhuur (Hanneke Jespers en Ricco Kokshoorn) Lean in Nijmegen Lean Games: bijna 40 georganiseerd, vervolg nog onderwerp van gesprek Lean Team in ontwikkeling door directieraadbesluit, nu een team van 8 mensen Lean Netwerkborrel: eerste keer georganiseerd in april j.l.; goede opkomst. Tweede gepland op 26 november a.s. Lopende projecten Ruimtelijk domein Doelstellingen ruimtelijk domein: inhoudelijke doelstellingen van de doorontwikkeling in het ruimtelijk domein invulling en inkleuring geven (René Duifhuizen en Marion Wetzels) Bestemmingsplan Lean: complex project in keten van 11 disciplines en 3 afdelingen nu toe aan realisatie (Marion Wetzels) Planexploitaties Lean: ontwikkelen helder en gedeeld financieel-administratief proces bij planexploitaties en verbeteren samenwerking (Henk-Jan Jansen van Doorn en Marion Wetzels) Vastgoed: bij elkaar brengen vraag en aanbod maatschappelijk vastgoed (Pascal Bongers) Archeologie beleid en bedrijf (René Duifhuizen en Nicole Sonneveldt) Grote Boel: evaluatie van de gevolgde werkwijze bij invulling van woningbouwlocatie Grote Boel in de Waalsprong ( en René Duifhuizen) Bladkorven: met betrokken partijen (o.a. DAR en Stadsbeheer) komen tot slimmere communicatie en leaner proces (Nicole Sonneveldt en Ricco Kokshoorn) Bedrijfsvoering Waardering ruimtelijke objecten: proces Woz-beschikking (Pascal Bongers ) Lean in Nijmegen Ontwikkeling Lean Team: vrijwel alle deelnemers zijn inmiddels Green Belt gecertificeerd Uitdragen Lean gedachtegoed: met mini colleges, Lean Basistrainingen en Lean ambassadeurs Professionalisering: ontwikkelen goede formats en een Menukaart met duidelijke keuzes in werkwijze en aanpak Plan : in de maak Meer verbinden: met stad en andere partners Verankeren: Lean en continu verbeteren een beklijvende manier van werken maken! Planning Ruimtelijk domein Meldingen overlast: mogelijk project in 2016 (Ricco Kokshoorn en Marion Wetzels) Sociaal domein Matchingsproces Werkbedrijf: Mogelijk project in 2016 (Ricco Kokshoorn en Hanneke Jespers) Processen Zorg & Inkomen: nog te verkennen Proces Hervestiging: opdrachtgever Publiekszaken (Hanneke Jespers en Nicole Sonneveldt) Bedrijfsvoering Secretariaat Lean: eerste werksessie gepland, mogelijk breed project (Marion Wetzels en Hanneke Jespers) Inkoopproces: nog te verkennen (René Duifhuizen en Ricco Kokshoorn) Lean in Nijmegen Vorm geven aan invulling team met meer capaciteit Meer projecten oppakken Leren van anderen met ervaring Visie doorontwikkelen Nijmeegse workshop op landelijk congres Lean bij de overheid (Ricco Kokshoorn en Hanneke Jespers)

Pascal Bongers) Sturingsinformatie inhuur (Hanneke Jespers en Ricco Kokshoorn) Lean in Nijmegen Lean Games: bijna 40 georganiseerd, vervolg nog onderwerp van gesprek Lean Team in ontwikkeling door

7 Handschrift Lean in Nijmegen Duo s Intake Minimaal 3 5 dagdelen Alle key medewerkers beschikbaar Visuele rapportages Betrekken management Vinger aan pols houden, evalueermoment(en) CASUÏSTIEK

waarbij maandelijks zo n 6500 formulieren naar bijstandsklanten gaan en vervolgens terugkomen en verwerkt.

8 1. ACHTERGROND 2. HUIDIGE Betrokken partijen: Bureau UitkeringsAdministratie (BUA), Bureaus Wijken (klantmanagers), Docinfo, I&A, mogelijk SITUATIE Op dit moment kennen we alleen een analoog proces statusformulieren waarbij maandelijks zo n 6500 formulieren naar bijstandsklanten gaan en vervolgens terugkomen en verwerkt. Medio dit jaar gaat dit proces gedigitaliseerd worden, waarbij het analoge proces wel zal blijven bestaan (wettelijk vereist). Het is de wens om het proces eerst lean te maken voordat de digitaliseringsslag wordt uitgevoerd. Verder zou het afdelingshoofd Inkomen graag alle processen eens in de 4 jaar geleand hebben. En doet Nijmegen als een van de voortrekkers mee aan landelijk project GBI (Gemeentelijke Backoffice Inkomen), waarbij mogelijk binnen 2-3 jaar een verdere digitalisering en uniformering aan de orde is en waarbij Nijmegen graag een best practices zou willen inbrengen. 3. DOEL Komen tot best practice proces statusformulieren. Waar nodig leaner maken proces Verhogen Een Keer Goed percentage Doorlooptijd verbeteren Samenwerking verbeteren, ruis verwijderen, slimmer inrichten van de keten Sturingsinformatie verbeteren Verbetersuggesties ontwerp digitaal proces Gerelateerde trajecten: Procesverbetering Incasso (Aida/ Thomas) Grip op GWS (financieel project GWS/Coda Jacqueline) Financiën (relaties met o.a. debiteurenstand?), stafmedewerker Inkomen? (sturingsinformatie) Opdrachtgever: bureauhoofd BUA (afdelingshoofd Inkomen) Op dit moment kennen we alleen een analoog proces (formulieren) Op onderdelen gemis aan sturingsinformatie (voor o.g.) Mogelijk onnodige overdrachtsmomenten (o.a. BUA Wijken) Mogelijk dat huidige concept ontwerp digitalisering aantal suboptimalisaties bevat 4. AANPAK 1. Verkennen samenwerking Leanaanpak (Lean team/ I&A) 2. Nadere verkenning huidige situatie (ism o.g. + betrokkenen) 3. Planning maken 4. Waardestroom analyse (huidige situatie, ideale/gewenste situatie, verbeterplan van A naar B) 5. PLANNING 6. RISICO S Start Waardestroomanalyse medio mei tot 1 juli 2015 (max 3-4 dagdelen pp, verspreid over 6 weken) Mogelijke deelnemers: Johan Jansen/ Irene Schenkels (BUA), Rene de Groot/ Jos Wermers (I&A), Rene Benders/ Hellen Heichelsheim (DocInfo), Huseyin Kizgin (Wijken), Tim Droge (Staf) Beschikbaarheid key deelnemers

12 Uitdagingen Kracht van stevige intake(s) en voortgang bewaken Klant aan tafel Olievlekwerking i.s.m. ambassadeurs Sessies vantevoren en kort op elkaar plannen Wat is onze rol (binnen- vs. buitenboordmotor)? Verhouding kwaliteit en euro s Aantal vragen vs. fte Lean Team

ambassadeurs Sessies vantevoren en kort op elkaar plannen Wat is

13 Afsluiting Bedankt voor jullie aandacht en

Vergelijkbare documenten

Commissie bestuur college van B&W Onderwerp: onderwerp 213a onderzoek 2013 en 2014. De onderwerpen voor de 213a onderzoeken in 2013 en 2014.

Commissie bestuur college van B&W Onderwerp: onderwerp 213a onderzoek 2013 en 2014. De onderwerpen voor de 213a onderzoeken in 2013 en 2014. Informatienota Aan: Commissie bestuur Van: college van B&W Onderwerp: onderwerp 213a onderzoek 2013 en 2014 Portefeuillehouder Laurens Verspuij Datum collegebesluit 5 november 2013 Geheimhouding: Nee Kennisnemen