LSSN. In één keer goed: order tot betaling (P2P) Delesto - Stork. Presentatie LSSN. 1 november 2012

Transcriptie

1 In één keer goed: order tot betaling (P2P) Delesto - Stork Presentatie 1 november 2012

2 Introductie Delesto JV van AkzoNobel en Essent Produceren van stoom en stroom voor Chemiepark Delfzijl Stork Service partner voor onderhoud van AkzoNobel Industrial Chemicals in Nederland 2

3 Onderwerpen 1. Probleemstelling en project doel Define Measure Analyse Improve Control 2. Nul meting 3. CTQ s 4. Besparingen 5. Betrouwbaarheid meetdata 6. Analyse van het proces 7. Analyse van de meetdata 8. Verbeterpunten 9. Verbeterde proces 10. Resultaten 11. Volgende stappen 12. Evaluatie punten 3

4 1. Probleemstelling en projectdoel Probleemstelling: De administratieve verwerking van opdrachten van Delesto aan Stork gaan niet altijd in één keer goed. Het gevolg is o.a.: veel administratief werk dubbel gedaan werken zonder opdracht veel achteraf corrigeren overschrijding betalingstermijnen opdrachtverstrekking niet duidelijk discussies over meerwerk. 4

5 1. Probleemstelling en projectdoel Project doel: Minimaal 90 % van het aantal orders van Delesto aan Stork moeten in éénmaal goed afgewerkt worden volgens dan geldende afspraken per

6 2. Nulmeting Gezien de complexe administratie is als meetgrootheid voor een in éénmaal goed afgewerkte order de administatieve doorlooptijd gekozen van een aantal duidelijk herkenbare stappen in het totale P2P proces. 6

7 2. Nul meting (Process) Uitleg Span 2/98 F Al verbeteringen gerealiseerd Span 2/98 De span 2/98 bevat 96% van de meetpunten en is een maat voor de spreiding 7

8 3. Critical to quality Item Delesto Stork Werkzaamheden niet dubbel doen Een order z.s.m. schriftelijk bevestigen en accepteren In control zijn over wat betaald moet worden Minimale tijd tussen opdracht uitgevoerd en factuur afgehandeld Vooraf weten voor elke opdracht wat de kosten worden Achteraf weten voor elke opdracht wat de kosten zijn Correcte (proforma) facturen Afhandeling betalingen met SAP Op tijd de jaaropdrachten in inkooporders omgezet Niet meer betalen dan waarvoor gewerkt is Factuur binnen betalingstermijn betaald Niet penny wise, pound foolish Meerderheid van de wensen is gelijk! 8

9 4. Besparingen Delesto en Stork Harde besparingen: Tijd te besteden aan andere taken die ook belangrijk zijn (lean) Stork: Minder kosten voorfinanciering Zachte besparingen: Betere communicatie en onderling begrip tussen Delesto en Stork Delesto: Betere controle over de budgetten 9

10 5. Betrouwbaarheid meetdata Gebruikte data set: 42 SRM opdrachten met alle data er in, dwz 10 datapunten per opdracht. Van totaal 420 datapunten bleek 1 fout te zijn. Conclusie: Meetsysteem van Stork is betrouwbaar 10

11 6. Analyse van het proces Versie 2 (Measure/Analyse) SAP opdracht maken Toezicht Technisch accoord? Proforma accoord? Approval in SRM Ja Goederen ontvangst Factuur betalen A2 A4 nee (Voor) calcualtie SRM Order Plannen en Begroten Lijst uren en materialen Tekenen voor techn. Accoord A1 Uitvoering (Laatst geboekte uur) nee A3 ja Nee Administratie: Uren Materialen Commitments 3den (Proforma maken) Proforma factuur Einde klus kosten overzicht Ja Afronden administratie B Getekende pro forma binnen bij FEZ C D Proforma aanbieden in SRM ja E Factuur Factuur maken en verzenden F Factuur betaald Opdrachten aan derden Mat + uren derden Factuur 3den T 11

12 7. Analyse van de meetdata Gemiddelde doorlooptijd mean A1. Laatst geboekt uur vs Stork accoord A2. Stork accoord vs Delesto accoord A3.Delesto accoord vs Proforma maken A4. Proforma maken vs Proforma accoord B. Proforma accoord vs Proforma bij FEZ C. Proforma bij FEZ vs Proforma in SRM D. Proforma in SRM vs Approval in SRM E. Approval in SRM vs Factuur verzenden F. Factuur verzenden vs Factuur betaald T. Laatste geboekte uur vs factuur verzenden 12

13 7. Analyse van de meetdata Span 2/98 van de doorlooptijd 160 Gemiddeld: 74 dagen Span 2/98: 95 dagen span vb 1 vb span mean Nader te onderzoeken Geen acties A1. Laatst geboekt uur vs Stork accoord A2. Stork accoord vs Delesto accoord A3.Delesto accoord vs Proforma maken A4. Proforma maken vs Proforma accoord B. Proforma accoord vs Proforma bij FEZ C. Proforma bij FEZ vs Proforma in SRM D. Proforma in SRM vs Approval in SRM E. Approval in SRM vs Factuur verzenden F. Factuur verzenden vs Factuur betaald T. Laatste geboekte uur vs factuur verzenden 13

14 7. Analyse van de meetdata (voorbeeld 1) A1: Laatst geboekte uur vs Stork accoord Negatieve waarden! 14

15 7. Analyse van de meetdata (voorbeeld 2) A4: Proforma maken vs Proforma accoord Week effect 15

16 8. Verbeterpunten Verbeteracties: 1. Vooraf middels excell format het juiste budget bepalen 2. Order acceptatie formulier gebruiken 3. Workflow creëren 4. Sneller boeken van uren en maken materiaal en uren lijsten 5. Bindende offertes van leveranciers gebruiken als verrekening 6. Vaste vervangers regelen bij afwezigheid 7. Eerste twee loops samenvoegen 16

17 9. Verbeterde proces Versie 3 (Improve) SAP opdracht maken Nee Technisch accoord? ja Proforma accoord? Nee Approval in SRM Ja Goederen ontvangst Factuur betalen (Voor) calcualtie SRM Order Plannen en Begroten Opdrachten aan derden Tekenen voor techn. Accoord Lijst uren en materialen A1 A2 Uitvoering (Laatst geboekte uur) Mat + uren derden A3! Proforma factuur Einde klus kosten overzicht Administratie: Uren Materialen Commitments 3den (Proforma maken) Bindende offertes derden Nee A4 Ja Afronden administratie B Getekende pro forma binnen bij FEZ T C D Proforma aanbieden in SRM ja E Factuur Factuur maken en verzenden F Factuur betaald 17

18 10. Resultaten Gemiddeld: 59 dagen Span 2/98: 74 dagen Gemiddeld: 74 dagen Span 2/98: 95 dagen Attentie: Betalingstermijn van 24 naar 30 dagen Doorlooptijd verminderd met 21 dagen. Bijna helft van beinvloedbaar deel! 18

19 10. Volgende stappen 1. First time right meting realiseren 2. Verder verkorten doorlooptijd (voor beinvloedbaar deel) 3. Borgen van de verbeteringen 4. Resultaten delen met andere AkzoNobel plants 19

20 11. Evaluatie punten 1. Wees niet bang om met een leverancier een L6S project te doen. 2. Openheid van zaken door beide partners werkt heel stimulerend voor het team. 3. Wederzijds begrip voor voorkomende situaties is verbeterd. 20