Concept. Notulen ALV VVE Cederstraat Datum: 17 maart 2016 Tijd: uur Locatie: Theresia Lyceum

Transcriptie

1 Concept Notulen ALV VVE Cederstraat Datum: 17 maart 2016 Tijd: uur Locatie: Theresia Lyceum 1) Opening vergadering en vaststelling agenda Kees (voorzitter) is iets verlaat; Ignah zit de vergadering voor. 2) Vaststelling quorum: 39 (incl. machtigingen) 3) Verslag van ALV 29 april 2015 Opmerking: volgende keer grotere lettertype gebruiken; kleine letters, bijna niet te lezen. Daar wordt in de toekomst rekening mee gehouden. 4) Bestuur VVE Aftreden Ton van Roy als voorzitter Benoeming Kees Verhoeven als nieuwe voorzitter Benoeming nieuw bestuurslid (Jan Luijten) De vergadering gaat akkoord met de benoeming van de nieuwe voorzitter en met de benoeming van het nieuwe lid, woonachtig op nr. 41. Hij gaat zich o.m. bezighouden met het parkeerbeleid. Ton wordt bedankt voor zijn inzet tijdens de jaren dat hij als voorzitter heeft opgetreden. (Het bestuur zal op korte termijn gepast afscheid van hem nemen). 5) Mededelingen Jaarvergadering zal niet meer worden verplaatst naar september. Te veel formaliteiten die daarmee gepaard gaan, zoals wijziging van het reglement. Per saldo levert het toch geen voordeel op. opmerkingen vanuit zaal: vooraankondiging 6 weken van tevoren; op prikbord en per ; minimaal 2 weken van tevoren stukken in de brievenbus van bewoners. 6) Presentatie firma Van Gils over het nieuwe intercom: Door de firma Van Gils wordt uitleg gegeven van een nieuw intercomsysteem. Er komt een nieuw paneel met nieuwe knoppen; bekabeling wordt gehandhaafd. Middels een tag kan de bewoner het gebouw binnenkomen. 3 tags per bewoner/ eigenaar. Wat is de voorkeur van de vergadering: tag of code? Mogelijkheid van alleen bellen (luister/spreek) ( ) EN camera = meer. Huidige systeem is al 20 jaar oud; onderhoud wordt steeds moeilijker. Bij sommige bewoners doet het systeem het niet meer of zeer slecht. Het zal op korte termijn moeten worden vernieuwd. Systeem met alleen bellen is makkelijker te plaatsen dan met camera (kleine monitor); er wordt geleverd met 2 jaar fabrieksgarantie. 1

2 Naast de mogelijkheid van gebruik van een tag voor alleen de binnendeur is ook aanwezig de mogelijkheid van gebruik van tags voor de buitendeuren (7 in totaal). Prijs voor systeem met gebruik van tags (3 per bewoner) is incl. BTW 3 Tags: 3 verschillende kleuren. De prijs voor een systeem met code-mogelijkheid wordt nagevraagd; prijs wordt gecommunicerd naar de bewoners. Voordeel van het gebruik van een tag: er kan worden uitgelezen wie er als laatste binnen is geweest. Zeer waarschijnlijk is de mogelijkheid van het gebruik van codes + tags té duur. (rond voor alleen hoofdingang) Er wordt akkoord gegeven voor vervanging van het paneel (bellenbord). Hierbij is opgemerkt dat het bestuur uiteindelijk het te kiezen systeem binnen de kaders van redelijkheid en billijkheid. Mocht een aanpassing te prijzig zijn, dan koppelt het bestuur dit terug aan de bewoners. De mogelijkheid van uitbreiding naar 7 deuren wordt bekeken; moet wel binnen redelijke marge blijven. Kan eventueel later bij ander bedrijf gebeuren. (Voor 7 buitendeuren: komt er bij Fa. Van Gils circa incl. BTW bij) PAUZE 7) Benoeming kascommissie Voor volgend jaar: Peys (71) en Sarrarens (39) Verklaring van de kascontrolecommissie (Moerkens en Peys): Kascontrolecommissie heeft de financiële jaarcijfers 2014 en 2015 (incl. bijbehorende kasstukken) van de VvE gecontroleerd. De administratie is op orde bevonden De kascontrolecommissie adviseert de ALV om aan het bestuur van de VvE Cederstraat decharge te verlenen over de boekjaren 2014 en De kascontrolecommissie constateert dat de onderhoudskosten van zowel de hydrofoor als de liften (posten B4 en B3 exploitatierekening) aanleiding geven tot enige zorg. Geadviseerd wordt aan de ALV om het bestuur op te dragen onderzoek te laten doen naar de mogelijkheden voor vervanging door nieuw materiaal en met een onderbouwd voorstel te komen op een volgende ALV. Verder wordt vastgesteld dat in de begroting 2016 de reservering groot onderhoud (post A10) en de bestuurskosten (post A6): sterk verhoogd worden = stijging netto voorschot van ongeveer 10%. Onderbouwing hiervan wordt alsnog gegeven; alsnog goedkeuring begroting ) Balans per en Exploitatierekening 2015 Thomas geeft korte toelichting op de cijfers. Dhr. Willemsen had vragen mbt exploitatierekening, m.n. saldo exploitatie ( 2.000,=). Hij meldt dat het niet gebruikelijk is dat in een begroting saldo exploitatie wordt opgenomen. Misschien kan het worden opgenomen in de post Rente. Opmerking n.a.v. energiekosten: Dat er tegenwoordig in de zomer de buizen warm zijn. Rens meldt dat dit het gevolg is van het feit dat men in de zomer ook de mogelijkheid wil hebben om de verwarming aan te zetten. Beneden ging voorheen de "centrale verwarming" UIT in de zomer, voor wat betreft de radiatoren. 2

3 Vraag m.b.t. waarde van gebouw / taxatie van het appartementencomplex: 12 miljoen Er moet ten allen tijde ,= op de rekening staan ivm calamiteiten (0,5% van de herbouwwaarde). Vraag m.b.t. groot onderhoud en bestuurskosten (begroting 2016): Toelichting wordt verderop gegeven. Hydrofoor en onderhoud liften: hiervan stijgen de kosten elk jaar. Beter vernieuwen dan oplappen. Kosten van vervanging hydrofoor waren destijds voor de VvE. Er wordt uitgezocht of de hydrofoor eigendom is. (na onderzoek blijkt dat zo te zijn; onderhoudscontract tot eind december 2016) 9) Huismeester en procedure verzekering continuïteit huismeesterschap ( procedures) toekomstige opvolging van Rens uitbesteden aan professioneel bedrijf procedure schade bij opstal De voorzitter geeft uitleg over de taken van de huismeester en wat er in de toekomst te verwachten valt als de huismeester om de een of andere reden ermee ophoudt. Vragen die spelen: Wie gaat de taken op zich nemen? Een bewoner? Een professioneel bedrijf? Wat zijn hiervan de financiële gevolgen? Vraag van Ton de Roij: is er voor de toekomst al een schrijven met de taken van de huismeester en vergoeding daarvoor? Volgens de voorzitter wordt de lijst binnenkort bekend gemaakt. Deze lijst is reeds door de huismeester (Rens) opgemaakt. In geval er een interne huismeester (lees: bewoner) is (overneemt) dan heeft hij er zelf ook belang bij de uitoefening van de taken. Dhr. Henk Peijs: wat als er naast de huidige huismeester een tweede huismeester benoemd wordt? Vraag aan de ALV: is er wel animo voor een 2e huismeester? Dhr. Van Herpt: stelt voor om een professionele organisatie in te schakelen omdat het een groot complex is. Dat alle kennis bij één persoon aanwezig is, is niet handig. Een andere mogelijkheid: deel van de huismeestertaken uitbesteden. De voorzitter geeft aan dat hoe meer extern we gaan met de huismeestertaken, hoe hoger de servicekosten zullen zijn. Bepaalde taken van de huismeester kunnen eventueel ook door een ander bestuurslid worden overgenomen of bepaalde/deels van de taken uitbesteden aan een extern bedrijf. De voorzitter vraagt zich af of er onder de aanwezigen bewoners zijn die interesse hebben voor (bepaalde) huismeesterstaken? Dhr. H. Peijs geeft aan dat hij misschien wel interesse heeft maar wil graag eerst bekendmaking van de huismeesterstaken hebben. 3

4 Henry Kepel geeft een korte toelichting op de procedure in geval van verzekeringen en ook schade bij opstal. Het is vooral verantwoordelijkheid van de bewoner zelf. We moeten samenwerken (in geval van schade aan de opstal) om te komen tot oplossingen. Ton's voorstel: om de procedure op de website te plaatsen: Goed idee! Gaat gebeuren. Dhr. Willemsen: komt met het verzoek om de Algemene Voorwaarden van de verzekering op de site te plaatsen. (Duidelijkere en leesbare versie van de AV wordt opgevraagd om op de site te plaatsen). De voorzitter geeft aan dat er al veel info van de bewonersmap op de site staat. Als het er nog niet op staat dan komt het er nog op. (Er komt een inventarisatie van wat er nog op moet komen te staan). De site zal ook up-to-date (actueel) worden gehouden, bv mbt de diverse projecten (zie bewuste lijst op de site) Dhr. Van Herpt (eigenaar van nr 145) brengt zijn vochtschade onder de aandacht. Eigenaresse van 147 heeft ook te kampen met hetzelfde probleem, maar dan in iets mindere mate. Expertisebureau is geweest op beide adressen om de schade op te nemen. Er wordt gewerkt aan het vinden van een oplossing voor het probleem. M.b.t. rotte kozijnen voorkant nr 145: schilder zal dat vóór het schilderen repareren. En binnenkort zal men met het dak aan de gang gaan (ergens april). 10) Visie VVE 'De Ceder' Beleidsplan waarin de kernwaarden van de 'De Ceder' voor de komende jaren zijn omschreven. Veiligheid, leefbaarheid en uitstraling van het gebouw. veiligheid (indringers, agressie) camera s in het complex ivm leefbaarheid, veiligheid uitstraling complex (uniformiteit, neutraal, fris, functioneel, toekomstgericht) huisstijl (rood, wit, grijs) interne en externe uitstraling van ons complex in balans entree complex (contacten gemeente dankzij Henry en Rens) twee extra parkeerplaatsen fietsen en scooters naar de overkant modernisering complex waardevermeerdering eerste stappen naar een betere flat fietsenstalling en weesfietsen toekomstimpressie continuïteit van het huismeesterschap (procedures) naam voor ons complex (De Ceder) Toelichting/uitleg wordt gegeven over de opsomming, m.n. de belangrijkste: camera, huisstijl, entree complex. In 2017 komt er een presentatie over de toekomstimpressie, nieuwe uitstraling van het flatgebouw. Voor 2019 zit in de planning bij de gemeente, het starten met de bestrating, afvoer water. Binnenkort al op de planning: verplaatsing lantaarnpaal voorkant flatgebouw 4

5 Plaatsing fietsbeugels aan de overkant (bij de "gele strepen") Creëren van 2 extra parkeerplekken Budget van gemeente: circa 5000,= Bewoners krijgen op korte termijn een bewonersbrief van de gemeente per wanneer dit te gebeuren staat (week van 4 april 2016). Fietsen die niet verplaatst zijn op de dag dat de gemeente met de werkzaamheden start worden verwijderd. 11) Toestemming nodig voor: herindeling centrale ingang (verplaatsen fietsenstalling) 0 - gebeurd door gemeente nieuwe glazenwasser met extra schoonmaak De ramen, betonwerk, kozijnen en vensterbanken zullen worden schoongemaakt : 4.000,= incl btw schilderen centrale ingang plus middelste trappenhuis ( gelijk aan zij-ingangen): 4.175,= incl. btw tegelwerken: 8.000,= opnieuw voegen rollagen: ,= incl. btw vervangen bellenbord plus intercoms in alle appartementen: ,= incl. btw schilderen 61 huiskamer e/o slaapkamerramen (plus uitleg waarom geen kunststof kozijnen) : 4.598,= incl. btw schilderen tussenstukken liftkoker (nog grijze tussenstukken): 605,= incl. btw nieuwe luifel bedekking (bovenplaten boven balkons 6e etage): 3.328,= incl. btw bekleden 7 schoorstenen : 2.372,= incl. btw TOTAAL (onder voorbehoud van offertes) ,= excl. btw / ,= incl. btw) Toestemming wordt gevraagd voor een vergoeding voor de bestuursleden van 30,- per mnd (toelichting door de voorzitter). 12) Verhoging servicekosten vanaf 2016 en daarna per 3 jaarlijkse termijnen. De vergadering gaat akkoord met de verhoging van 10% servicekosten met terugwerkende kracht per ) Parkeerbeleid rondom de flat Jan Luijten treedt op als aanspreekpunt voor het parkeren namens het bestuur. Jan Luijten, bewoner sinds september 2015; zet zich in voor het parkeerbeleid. Jan legt de actie uit van m.n. CZ, GGN en Politie. Advies van Jan: gewoon afwachten tot de actie bij deze 3 bedrijven voorbij is. Ná de actie(s) bij deze bedrijven moeten wij gaan spreken met de bedrijven over dit probleem/ overlast. 14) WVTTK Warme buizen in de zomer (zie boven bij punt 8: Rens meldt dat dat het gevolg is van het feit dat men in de zomer ook de mogelijkheid wil hebben om de verwarming aan te zetten. Beneden ging voorheen de "centrale verwarming" UIT in de zomer, voor wat betreft de radiatoren. ) Dhr Peys: heeft graag dat er van tevoren geïnformeerd wordt dat de servicekosten worden verhoogd. Thomas zal de bewoners vooraf berichten. 5

6 15) Rondvraag en sluiting Dhr. Van Herpt kaart (wederom) zijn probleem aan: aanwezigheid van vochtplekken en schimmelvorming in slaapkamer en woonkamer, ook beschadiging aan kozijn van de woonkamer (houtrot) Vraag mbt "buurtpreventie": bewoner nr. 35 Er zal info mbt het opstarten van een dergelijke flat WhatsApp-groep op het prikbord worden gezet. Daarna volgt een inventarisatie of er evt echt animo hiervoor is. Er wordt een oproep gedaan om de ramen in de berging dicht te houden Vraag mbt schilderwerk kozijn raam woonkamer/slaapkamer galerij-zijde: dat gaat binnenkort gebeuren (april) Vraag mbt energie-/zonnepanelen: voor de VVE niet rendabel Einde vergadering: uur 6