1. Inleiding. 2. Methoden en technieken. Veiligheidsmanagement in verpleeg- en verzorgingshuizen

Transcriptie

1 Veiligheidsmanagement in verpleeg- en verzorgingshuizen Ir. Vanessa van Eijk (technisch onderzoeker) Adres : Stichting Consument en Veiligheid, Postbus 75169, 1070 AD Amsterdam V.vaneijk@veiligheid.nl 1. Inleiding In de Nederlandse verpleeg- en verzorgingshuizen is het matig tot slecht gesteld met de veiligheid, zowel van de individuele cliënt als van de (werk)omgeving. In De Staat van de Gezondheidszorg (2004) concludeert de Inspectie voor de Gezondheidszorg: Zorg kan en moet veiliger. Om deze reden hebben Consument en Veiligheid en ActiZ een praktisch veiligheidsmanagement systeem ontwikkeld voor verpleeg- en verzorgingshuizen (V&V-huizen). De verpleeg- en verzorgingshuizen hoeven niet per 2008 een gecertificeerd VMS te hebben zoals de ziekenhuizen. Consument en Veiligheid heeft ervaring met het ontwikkelen en implementeren van veiligheidsmanagement systemen op basisscholen, kinderdagverblijven en buitenschoolse opvang. ActiZ, organisatie van zorgondernemers, heeft veel inhoudelijke kennis van de sector verpleging en verzorging. De methode geeft voor uitvoerders van veiligheidsbeleid handvatten en instrumenten om risicobeheersing/ veiligheidsmanagement vorm te geven in de praktijk van alledag. Het sluit aan op bestaande certificering, is praktisch en vraaggericht. Instellingen die al een uitgebreid systeem hebben kunnen de methode gebruiken om te inventariseren of alles op het gebied van veiligheid afgedekt is. Instellingen die nog weinig of niets geregeld hebben kunnen hiermee stap voor stap en per onderwerp een veiligheidsmanagement systeem opzetten. 2. Methoden en technieken De eisen, wensen en behoeften waar een veiligheidsmanagement systeem aan moet voldoen zijn in kaart gebracht door interviews met potentiële gebruikers en een inventarisatie van bestaande instrumenten, methoden en good practices. De veiligheidmanagement methodiek waar Consument en Veiligheid mee werkt bestaat uit een overkoepelende methodiek en diverse modules, die ingaan op NVVK Jubileumcongres april Sessie M Eijk v. 1 van 9

2 specifieke onderwerpen. De overkoepelende methodiek is gebaseerd op een vaste beleidscyclus, die bestaat uit de stappen inventarisatie, registratie, gedragsregels, aanvaardbaarheid, actieplan en verslag in jaardocument. Deze stappen worden verder uitgelegd in 2.3. De overkoepelende methode en de modules Incident Melden en Calamiteitenbeheersing zijn in een zogenaamde pilot getest door 11 instellingen. Naar aanleiding hiervan zijn de modules en de methode verbeterd. Een klankbordgroep begeleidt het gehele project. In deze groep zitten vertegenwoordigers van de Orde van Medisch specialisten, het LOC (Landelijke Organisatie Cliëntenraden), DGV (Doelmatige GeneesmiddelenVoorziening) verantwoord medicijngebruik, Stichting HKZ (Harmonisatie Kwaliteitsbeoordeling in de Zorgsector), de IGZ (Inspectie voor de GezondheidsZorg), V&VN (beroepsverenigingen tot Verpleegkundigen & Verzorgenden Nederland), een directeur van een groot huis, een organisatie adviseur en iemand van het Platform patiëntveiligheid. Het doel van deze groep is erop toezien dat de methodiek aansluit bij de praktijk van de V&V-sector en ertoe bijdragen dat de methodiek in een latere fase succesvol geïmplementeerd wordt. Er is voor gekozen instrumenten te ontwikkelen die zorgorganisaties ondersteunen bij het beheersen van de risico s op de thema s die in de MIC-registratie (Melding Incidenten Cliënten) opgenomen zijn. Hier is voor gekozen omdat voor het goed beheren van de veiligheid inzicht in (potentiële) risico s essentieel is en de MIC breed toegepast wordt binnen de sector. Door aan te sluiten op het bestaande registratie systeem wordt de implementeerbaarheid verbeterd (er wordt immers gebruik gemaakt van bestaande structuren) en wordt een mogelijkheid geboden om op gestructureerde wijze een follow up te geven aan geregistreerde incidenten. Zorgorganisaties hebben verschillende, meer of minder goed lopende kwaliteitssystemen. Sommige organisaties hebben een Perspekt-keurmerk, zijn HKZ gecertificeerd, MIK-V, ISO, of werken met het INK-model. In veel instellingen worden al regelmatig projecten uitgevoerd gericht op kwaliteitsverbetering. Met dit project wordt geschetst hoe een veiligheidsmanagementsysteem eruit kan zien en worden bouwstenen aangeleverd om dit zelf vorm te geven, aansluitend op reeds bestaande en gebruikte systemen en modellen als de MIC Organisatie van veiligheidsmanagement Om op een structurele manier aandacht te besteden aan veiligheid binnen de instelling, is het nodig een veiligheidsmanagement organisatie op te zetten. Belangrijk daarbij is dat een persoon of een groep personen binnen de instelling verantwoordelijk is voor het coördineren en uitvoeren van de activiteiten. Gedacht kan worden aan een projectcoördinator die ondersteund wordt door een veiligheids- NVVK Jubileumcongres april Sessie M Eijk v. 2 van 9

3 commissie en / of door verschillende werkgroepen die activiteiten coördineren en uitvoeren op een bepaald thema (werkgroep incidenten melden, werkgroep calamiteitenbeheersing). Deze projectcoördinator wordt ook wel veiligheidscoördinator genoemd. Wie die rol vervult, kan per instelling verschillen. Het kan een kwaliteitsmanager zijn, een arbo-coördinator, de preventiemedewerker, een beleidsmedewerker, iemand namens de cliëntenraad of een zorgmanager. Een veiligheidscommissie kan natuurlijk ook. Het is goed om zowel de facilitaire kant als de zorgkant van de instelling te betrekken bij het opzetten en uitvoeren van veiligheidsmanagement. Veiligheid in verpleeg- en verzorgingshuizen is namelijk een breed onderwerp. Twee gebieden kunnen onderscheiden worden. Ten eerste de fysieke veiligheid. Hierbij gaat het om het bieden van een veilige leef- en werkomgeving en het kunnen bieden van een adequate noodhulpverlening in geval van calamiteiten. Ten tweede kan als vorm van veiligheid de veilige verpleging en verzorging worden onderscheiden. Hierbij gaat het om fouten in de medicatie, decubitus, valongevallen, etc. Ondanks het feit dat meestal veel belang wordt gehecht aan veiligheid, zullen veiligheid en preventie niet altijd prioriteit hebben in de organisatie. Daarom is het van groot belang om voor voldoende draagvlak te zorgen bij het opzetten en uitvoeren van veiligheidsbeleid. Dit kan bijvoorbeeld gebeuren door de wensen en belangen van alle partijen te inventariseren in een krachtenveldanalyse, het veiligheidsbeleid aan te laten sluiten bij de actualiteit, alle relevante partijen bij de activiteiten te betrekken en/of successen te vieren. Voldoende draagvlak kan verkregen en behouden worden door een goede communicatie. Medewerkers, cliënten en familieleden zijn bijvoorbeeld op de volgende manieren te informeren: schriftelijk (personeelsblad, intranet, brief), mondeling (vergaderingen, themabijeenkomst) of visueel (fotoreportage van risicovolle situaties). De instellingen worden ondersteund bij het werken met de methode door een website waar de overkoepelende methode en de modules op staan en ervaringen uitgewisseld kunnen worden, een technisch ondersteuningspunt (telefonisch), een training voor de veiligheidscoördinatoren en bijeenkomsten tussen professionals die met de module werken ( leerwerkplaatsen ) De modules van het veiligheidsmanagement systeem Het veiligheidsmanagement systeem bestaat uit verschillende modules waarin steeds een ander aspect van veiligheid centraal staat. De keuze voor deze onderwerpen is gemaakt op grond van onderzoek 1 en het jaarverslag 2 van de IGZ (2004), onderzoek naar MIC registraties door Consument en Veiligheid, het Letsel Informatie Systeem van Consument en Veiligheid, een onderzoek van de Arbeidsin- NVVK Jubileumcongres april Sessie M Eijk v. 3 van 9

4 spectie 3, een onderzoek van Arcares/ Actiz 4 en cijfers van het CBS 5. Op basis hiervan is gekozen voor de onderstaande modules. De modules Calamiteitenbeheersing en Incident melden zijn al ontwikkeld. De volgende drie modules zijn nog in ontwikkeling: Medicatieveiligheid, Veiligheid van hulpmiddelen en Valpreventie. Men kan zelf bepalen met welke module men begint. Op deze manier is het veiligheidsbeleid stap voor stap uit te bouwen. De structuur van het veiligheidsmanagement systeem ziet er als volgt uit: Veiligheidsmanagement methodiek Calamiteiten beheersing Incident melden Medicatie veiligheid Veiligheid van hulpmiddelen Valpreventie Hieronder volgt een korte beschrijving van de inhoud van de twee ontwikkelde modules. Calamiteitenbeheersing. Een organisatie kan getroffen worden door een calamiteit. Het is van belang om de organisatie daarop goed voor te bereiden. Daarbij gelden verschillende wettelijke regelingen die verwijzen naar voorzieningen die getroffen moeten worden bij calamiteiten. Daarnaast gaat het er vooral om dat in de praktijk calamiteiten zo veel mogelijk te voorkómen zijn en dat de risico s zo veel mogelijk verminderd kunnen worden wanneer een calamiteit zich toch voordoet. Met deze module is de stand van zaken omtrent het beheersen van calamiteiten in de organisatie in kaart te brengen: wat is prima in orde, en welke onderwerpen kunnen meer aandacht gebruiken en hoe is dit te verbeteren? Incident melden Voor het systematisch managen van veiligheid, is inzicht in het ontstaan van bijna-incidenten net zo relevant als de analyse van een groot incident. Van bijna-incidenten én van incidenten is beide veel te leren. Inzicht in het ontstaan van (bijna)-incidenten geeft handvatten voor de preventie ervan. Deze module biedt handvatten voor het opzetten of uitbouwen van een gedegen organisatie van het melden en analyseren van incidenten/ gevaarlijke situaties in de zorgorganisatie met als uitgangspunt het MIC-formulier van ActiZ/ Arcares. Het beschrijft de stappen die worden doorlopen vanaf het moment dat een (bijna-) incident wordt geconstateerd tot aan het realiseren van een oplossing. Daarnaast geeft de module inzicht in verschillende analysemethoden, wat zijn de voor- en NVVK Jubileumcongres april Sessie M Eijk v. 4 van 9

5 nadelen van deze methoden en hoe is een keuze te maken voor een methode. Een ander aspect dat met het melden van incidenten te maken heeft is de meldcultuur die in een zorgorganisatie heerst. De ervaring leert dat niet alle incidenten worden gemeld. Dit kan worden veroorzaakt doordat men er de noodzaak niet van ziet, maar ook kan het zo zijn dat men incidenten niet durft te melden uit angst voor represailles of uit gevoelens van schaamte. De module incident melden helpt een cultuur te creëren waarin alle incidenten gemeld worden Stappen Veiligheidsmanagement methodiek De methode voor veiligheidsmanagement bestaat uit 6 stappen. Deze stappen kunnen het beste jaarlijks uitgevoerd worden, bijvoorbeeld door ze op te nemen in de jaarlijkse beleidscyclus. Ook tussentijds kunnen zich situaties voordoen die het aanscherpen van de veiligheid nodig maken. Door deze stappen te doorlopen werk je op een gestructureerde manier aan de veiligheid van de instelling. In iedere module worden deze zes stappen weer doorlopen. Afhankelijk van het specifieke onderwerp van de module kunnen deze stappen enigszins aangepast worden. De zes stappen van de basiscyclus zijn al eerder genoemd. Hier worden ze verder toegelicht. 1. Inventarisatie. In de inventarisatie wordt bepaald welke veiligheidsrisico s aangepakt worden. Met behulp van bijvoorbeeld de branche-ri&e, de indicatoren uit Verantwoorde Zorg, de eigen IGZ-rapporten of de MIC-rapportages is te bepalen wat de belangrijkste zaken zijn en wat als eerste aangepakt kan worden. 2. Registratie. Het bijhouden van risico s en ongevallen/incidenten kent drie aspecten. Melden: Stimuleer medewerkers, cliënten en familieleden om risico s en ongelukken/incidenten die ze zelf waargenomen hebben of gehoord hebben te melden. Beschrijven: Vat gesignaleerde risico s of ongevallen/incidenten beknopt samen. Terugkoppelen: Laat de medewerkers, cliënten en familieleden weten welke incidenten zich de afgelopen tijd hebben voorgedaan en welke maatregelen worden getroffen. 3. Gedragsregels. De veiligheid van de accommodatie is een belangrijke factor bij het ontstaan van ongevallen/incidenten, evenals het gedrag van de gebruikers. Daarom zijn goede afspraken met cliënten, familie en medewerkers onmisbaar. Het is belangrijk dat de bestaande regels in kaart gebracht en gescreend worden en waar nodig aangepast. 4. Aanvaardbaarheid. De inventarisatie en registratie hebben inzichtelijk gemaakt waar de risicovolle situaties in de instelling zijn. Er dient nu een beslissing genomen te worden: welke risico s zijn aanvaardbaar en welke niet. De lijst met risicovolle situaties kan in teamvergaderingen besproken worden en resulteren in NVVK Jubileumcongres april Sessie M Eijk v. 5 van 9

6 een advies voor de Raad van Bestuur of MT. Zij beslissen wat voor de organisatie onaanvaardbaar is en wat dus als eerste dient te worden aangepakt. 5. Actieplan. In het actieplan staat wat aan de onaanvaardbare risico s gedaan wordt. Deze methode helpt bij het vinden van oplossingen voor een specifiek probleem. De oplossingen liggen op het vlak van producten, procedures, organisatie of gedrag. De veiligheidscoördinator houdt bij wie welke acties gedaan heeft en neemt het op in een verslag. De effecten van de acties worden geëvalueerd.. 6. Verslag in jaardocument. In het Jaardocument maatschappelijke Verantwoording kan een hoofdstuk aan veiligheid gewijd worden. Deze manier van verslaglegging biedt ruimte om zaken te evalueren en daarmee te leren hoe zaken nog beter aangepakt kunnen worden. 3. Resultaten Bovengenoemde stappen zijn de basis voor de verschillende modules. In iedere module kunnen we hier van afwijken als dat in de praktijk beter blijkt te zijn. Voor de module calamiteitenbeheersing zijn deze stappen getoetst in een pilot bij enkele instellingen. Naar aanleiding daarvan is besloten de stappen aan te passen. De onderstaande stappen zijn gevolgd voor deze module. 1. Inleiding: Het wettelijk kader wordt geschetst. 2. Inventariseren: De stappen registratie en gedragsregels zijn meegenomen in de inventarisatie. 3. Werkgroep vaststellen. Uit de pilot is naar voren gekomen dat er behoefte is aan een extra stap: Het vormen van een werkgroep na het inventariseren van de risico s. 4. Actieplan maken en uitvoeren. De stap aanvaardbaarheid is in deze stap meegenomen. 5. Evalueren: Moet de samenstelling van de werkgroep gewijzigd worden voor de volgende keer van het doorlopen van de cyclus? 6. Borgen. In de volgende paragrafen worden deze stappen verder uitgewerkt Inleiding In de inleiding wordt het wettelijk kader geschetst. Het wordt aangeboden als een raamwerk. Dat betekent dat we relevante wet- en regelgeving kort noemen en vanuit dat raamwerk verwijzen naar websites. De relevante wet- en regelgeving betreft onder andere de woningwet, de gebruiksvergunning, de arbowet, de kwaliteitswet zorginstellingen en medezeggenschap. NVVK Jubileumcongres april Sessie M Eijk v. 6 van 9

7 3.2. Inventariseren Het doel van de inventarisatie is in kaart te brengen hoe het staat met de calamiteitenorganisatie binnen de instelling. Door de huidige stand van zaken in kaart te brengen, ontdekt men waar de verbeterpunten liggen. Voor de beheersing van calamiteiten kunnen de risico s geïnventariseerd worden met behulp van de volgende hulpmiddelen: a. Informatie over de wetgeving die van toepassing kan zijn op de calamiteitenbeheersing in de organisatie. b. Twee checklists: een inventarisatielijst die over het wettelijk kader gaat en een inventarisatielijst die andere belangrijke aspecten belicht. c. Controlelijst brandveiligheid voor zorginstellingen. d. Bij de stap registratie is het van belang om te kijken in hoeverre er binnen de instelling gelegenheid is om ongevallen en incidenten die te maken hebben met brand, bijna brand of andere calamiteiten gemeld en geregistreerd worden. Waar, bij wie en hoe moeten brand en calamiteiten gemeld worden? Hebben in het verleden brand of andere calamiteiten plaatsgevonden? e. Gedragsregels. Is het voor iedereen duidelijk hoe men zich moet gedragen in geval van brand of calamiteiten? Zijn er binnen de instelling afspraken over bijvoorbeeld rookgedrag met cliënten en medewerkers? 3.3. Werkgroep vaststellen Uit de inventarisatie zullen verschillende verbeterpunten/risico s naar voren zijn gekomen. De facilitaire manager heeft het overzicht over al deze punten en vormt met deze informatie een werkgroep van specialisten op deze gebieden. De werkgroep heeft als taken: Adviseren over de aanvaardbaarheid, in kaart brengen op welke manier men de geïnventariseerde verbeterpunten kan aanpakken. Daarnaast geven zij in een actieplan aan wanneer en door wie dit gedaan moet worden en evalueren zij de acties en de werkgroep zelf Actieplan maken en uitvoeren Uit de inventarisatie komen punten naar voren die al goed geregeld zijn en punten die verbeterd kunnen worden. Door te kijken naar de aanvaardbaarheid richt men zich op de punten die verbeterd kunnen worden. Per verbeterpunt (per risico) kijkt men of dit risico aanvaardbaar is of niet. Bij ieder verbeterpunt wordt deze afweging gemaakt. Deze keuze kan het beste samen gemaakt worden in de werkgroep en bij discussie bijvoorbeeld ook in teamvergaderingen en in een directievergadering. Het is belangrijk dat keuzes goed verantwoord worden. In het actieplan komt te staan wat de onaanvaardbare risico s zijn en hoe deze NVVK Jubileumcongres april Sessie M Eijk v. 7 van 9

8 risico s aangepakt worden. De acties kunnen bijvoorbeeld ook gaan over het voorlichten van bewoners en het afspreken hoe brandgevaarlijke situaties gemeld kunnen worden. Daar hoort ook een planning bij. Wanneer moet welk risico opgelost worden, op welke manier en door wie? Een goed actieplan is nodig om ook de voortgang van het wegnemen van de risico s te kunnen volgen en om dit te kunnen evalueren. In de module calamiteitenbeheersing zijn in de bijlagen een aantal documenten opgenomen, die kunnen helpen om oplossingen te vinden, bijvoorbeeld over een ontruimingsplan of een model evaluatieformulier 3.5. Evalueren In deze stap worden het actieplan en de werkgroep geëvalueerd. Hiermee wordt duidelijk of alle acties naar behoren zijn gegaan en of de werkgroep naar behoren heeft gefunctioneerd. Daarnaast kan gekeken worden welke specialisten er de volgende keer in de werkgroep opgenomen moeten worden Borgen Dit alles kan geborgd worden door in het jaardocument te beschrijven welke acties genomen zijn of zullen worden. Zo is het voor iedereen inzichtelijk wat er op het gebied van brand en calamiteiten binnen de organisatie is gedaan of nog gaat gebeuren. Daarnaast wordt door deze cyclus de calamiteitenbeheersing een vast onderdeel van de beleids- en financieringsrapporten. Hierdoor is het in de organisatie geborgd en zullen ook onder andere de scholing van personeel (BHV), de werving voor de werkgroep en het hanteren van gedragsregels een logisch gevolg zijn. 4. Conclusie Het algemene deel van de veiligheidsmanagement methode en de modules Incident melden en Calamiteitenbeheersing zijn ontwikkeld door Consument en Veiligheid en Actiz. Vervolgens zijn deze getest door een aantal verpleeg- en verzorgingshuizen. De instellingen die hebben meegedaan aan de pilot zijn tevreden over het resultaat. Deze materialen worden gedurende een jaar begeleid geïmplementeerd in tien instellingen. Deze instellingen kunnen gaan werken als olievlek en kunnen optreden als ambassadeur voor het invoeren van veiligheidsmanagement. Nu wordt de module Veiligheid van hulpmiddelen ontwikkeld en de bestaande informatie voor de modules Valpreventie en Medicatieveiligheid ontsloten. Deze modules worden in 2007 eveneens getest door een aantal pilotinstellingen. NVVK Jubileumcongres april Sessie M Eijk v. 8 van 9

9 Daarnaast wordt de beschikbare informatie ontsloten via een (bestaande) website. Het geheel zal vervolgens landelijk geïmplementeerd worden. 5. Literatuur 1. Inspectie voor de gezondheidszorg. Voorbereiding op calamiteiten nog niet op orde, Een onderzoek binnen acht instellingen voor verpleging en verzorging naar de voorbereiding op een grote calamiteit en de continuering van zorgverlening. Den Haag, Inspectie voor de gezondheidszorg. Jaarverslag IGZ. Den Haag, Pols, J van der. Projectverslag Inspectieproject Intramurale Zorg A575 Den Haag: Arbeidsinspectie, Directie Publieke Dienstverlening, Divisie Strategie; Arcares. Praktijk binnen V&V instellingen inzake de inzet van gekwalificeerde bedrijfshulpverleners. Utrecht: Arcares Werkgeversbeleid; Vissers, W. Ruim elfhonderd branden in gebouwen waar groepen wonen. Webmagazine CBS,15 maart 2004, geraadpleegd via NVVK Jubileumcongres april Sessie M Eijk v. 9 van 9