4. Opbouw, afbouw & parking Opbouw & afbouw Parking... 14

Transcriptie

1

2 Inhoudsopgave 1. Maintenance 2017: praktisch Locatie, beursdata & openingsuren Contactpersonen Easyfairs Services Algemene info... 4 Hou zeker deze 2. Deadlines... deadlines in het oog! 6 3. Standinformatie Algemene standinformatie Standformules: All-in, All-in Plus & Space Only Elektriciteit Optioneel printwerk Eventreglement Opbouw, afbouw & parking Opbouw & afbouw Parking My Easyfairs, Visit Connect & Smart badges My Easyfairs: algemeen My Easyfairs: items bestellen in de webshop My Easyfairs: standpersoneel registreren Visit Connect App Smart badges Promotietools Exposantenpakket met uitnodigingskaarten Database postmailing Bezoekers online uitnodigen via uw persoonlijke registratielink Beurscatalogus Digital Innovation Tour EasyGo Onsite promo packs Bijlagen Standplan Valverde Beurscatalogus Verzekering

3 1. Maintenance 2017: praktisch Beste exposant Wij helpen u graag om uw beursdeelname zo aangenaam én succesvol mogelijk te maken. Dit handboek geeft een overzicht van alle mogelijkheden. Aarzel niet om contact met ons op te nemen in geval van vragen. Wij wensen u alvast veel succes met de voorbereidingen en een geslaagde beurs! Het Maintenance team Easyfairs nv Jan Van Rijswijcklaan 191 BE-2020 Antwerpen Locatie, beursdata & openingsuren Antwerp Expo - Hal 1 & 4 Jan Van Rijswijcklaan 191 BE-2020 Antwerpen Woensdag 29 maart 2017: 10:00-19:00 Donderdag 30 maart 2017: 10:00-18:00! Exposanten krijgen toegang tot het beursgebouw 2u voor aanvang van de beurs. 1.2 Contactpersonen Easyfairs OPERATIONS: webshop, meubilair, elektriciteit, parkeerkaarten, wateraansluiting, logistiek, handling, opbouw & afbouw SALES: standformaat, standwijzigingen, sponsorships, EasyGo & Onsite Promo Packs MARKETING: promotietools exposanten, uitnodigingskaarten, My Easyfairs, smart badges & Visit Connect App Eline Francken operations.be@easyfairs.com Gwendy Van Cauter gwendy.van.cauter@easyfairs.com Yana Broodhaers yana.broodhaers@easyfairs.com Vergeet ons ook niet te volgen op social media! Maintenance expo 3

4 1.3 Services CATERING: catering met of zonder levering op uw stand Meeza LOGISTIEK & HANDLING: heftrucks bij opbouw en afbouw & opslag tijdens de beurs (zie bijlage nr. 2)! Enkel heftrucks van Valverde zijn toegestaan in het complex. Valverde STANDBOUW: realisatie van een beursstand (als u een partner zoekt om uw Space Only standformule te verzorgen) HOSTESSEN & STEWARDS: hostessen en/of stewards (bv. voor het onthaal op uw stand) INTERNET: tijdelijke internet- & telefoonlijn op uw stand (voor een gegarandeerde, constante verbinding zonder beperkingen) HOTEL: overnachting aan voordeeltarief tijdens de beursdagen Alline Standbouw easyfairs@alline.be G4S operations.be@easyfairs.com City Mesh Ramada Plaza Antwerp reservations@ramadaplaza-antwerp.com 1.4 Algemene info Koffie & thee: voor exposanten en bezoekers is er gratis koffie en thee voorzien op de cateringpunten van Vascobelo. Toiletten: exposanten maken gratis gebruik van de toiletten op vertoon van hun exposantenbadge. Wifi: exposanten en bezoekers kunnen gratis surfen op het wifinetwerk van Antwerp Expo. EHBO: er is gedurende de openingsuren een EHBO-post aan het beurssecretariaat (ingang 2). Vestiaire: er is een vestiaire aan ingang 1 en aan ingang 2 (beide zijn betalend). Vragen tijdens opbouw, afbouw en beurs zelf? Uw contactpersonen zullen moeilijk bereikbaar zijn per telefoon, daarom staan zij u graag persoonlijk te woord bij het beurssecretariaat aan ingang 2. Ook zullen er geregeld medewerkers van Easyfairs door de hal lopen, dus heeft u een vraag of een probleem, aarzel dan niet om hen aan te spreken. Op het beurssecretariaat kan u tijdens de opbouw ook uw parkeerkaarten en exposantenbadges afhalen en extra standmateriaal bestellen, weliswaar uit een beperkt assortiment. Alles dient ter plaatse afgerekend te worden via cash, bankkaart (Maestro) of kredietkaart (VISA/MasterCard). 4

5 ! Bij eventuele klachten neemt u tijdens de opbouw/beurs contact op met een medewerker van Easyfairs op het beurssecretariaat. Klachten die ons bereiken na de beurs, kunnen niet meer behandeld worden wegens gebrek aan aantoonbaarheid. 5

6 2. Deadlines Om uw beursdeelname zo goed mogelijk te laten verlopen, hebben we voor u de belangrijkste deadlines op een rijtje gezet. Meer informatie kunt u terugvinden verder in dit handboek. Mocht u vragen hebben, aarzel niet om ze te stellen aan uw contactpersoon. DATUM ACTIE MEER INFO 06/01/2017 Aanleveren database gratis postmailing p.18 - Yana 10/01/2017 Bestellen gratis gepersonaliseerde uitnodigingskaarten p.18 - Yana 01/02/2017 Deelnemen aan de Digital Innovation Tour p.19 - Yana 21/02/2017 Bestellen standmateriaal tegen vroegboektarief (via My Easyfairs) p.16 - Eline 22/02/2017 Doorgeven ophangpunten (voor Space Only) p.8 - Eline 24/02/2017 Aanleveren logo (enkel voor GoPlus) p.20 - Gwendy 27/02/ /03/2017 Controleren standnaam en gegevens voor catalogus en signalisatie (via My Easyfairs) Aanleveren standplan (voor All-in & All-in Plus) of standontwerp (voor Space Only) p Yana p Eline 03/03/2017 Aanleveren lay-out banners (enkel voor All-in Plus) p.8 - Eline 03/03/2017 Bestellen heftruck (via Valverde) p.13 - Eline 06/03/2017 Aanleveren optioneel printwerk p.9 - Eline 06/03/2017 Controleren standnaam voor frieslijst (via My Easyfairs) p.7 - Eline 10/03/2017 Aanvraag vooropbouw op maandag 27 maart 2017 (voor Space Only) p.13 - Eline 15/03/2017! Webshop wordt afgesloten! p.16 - Eline 28/03/2017 Registreren standpersoneel (via My Easyfairs) p.16 - Yana 6

7 3. Standinformatie 3.1 Algemene standinformatie Voor openingstijd zullen tijdens de beursdagen zowel de gangpaden als de standen gestofzuigd worden. U heeft bij de reservatie van uw stand kunnen kiezen uit 3 standformules: All-in, All-in Plus & Space Only. Hieronder vindt u meer informatie over elke formule.! Items uit een standaardpakket ruilen of crediteren is niet mogelijk. Gelieve het ons vooraf te laten weten als u niet alle items gebruikt.! Deadline 06/03/2017: controleer uw standnaam in My Easyfairs. Is dit niet de naam die moet verschijnen op de frieslijst? Stuur dan een mailtje naar operations.be@easyfairs.com. 3.2 Standformules: All-in, All-in Plus & Space Only All-in Standaard inbegrepen in een All-in standformule zijn: o witte modulaire standbouw, 250 cm hoog (inclusief 10 cm hoge aluminium frieslijst) o zichtmaat per paneel: 95,4 cm breed x 240 cm hoog o tapijttegels o naambord met standnaam en standnummer Een aantal items zijn afhankelijk van uw standgrootte: 12-16m² 17-23m² 24-35m² >36m² Stoel (Kelly) Tafel (Calais) Brochurerek (Aida) Parkeerkaart Spots, 15W (led) Stroom 1kW 1kW 3kW 3kW! Deadline 03/03/2017: mail het standplan van uw All-in naar operations.be@easyfairs.com (zie bijlage nr. 1). All-in Plus Standaard inbegrepen in een All-in Plus standformule zijn: o trussconstructie (400 cm hoog) met achterwand in witte modulaire standbouw (250 cm hoog) 7

8 o berging van 2 m x 1 m met afsluitbare deur in modulaire standbouw o 1 spot van 300W per 10 m² (bevestigd aan de trussconstructie) o banner met logo aan elke open zijde* o stroomtoevoer 6kW inclusief schakelbord o tapijttegels o 2 parkeerkaarten o 6 stoelen (Kelly), 2 tafels (Calais) & 3 brochurerekken (Aida) o 1 balie (Patricia) & 2 barkrukken (Sam), 1 vuilbak transparant, 2 planten & 1 koelkast 140 wit *Per open zijde wordt een aparte banner geproduceerd. De banners zijn 100 cm hoog en steeds 10 cm korter dan de volledige lengte van de open zijde. (Voorbeeld: uw stand is 5 x 6 m. Uw banners meten dus 4,90 m breed x 1 m hoog en 5,90 m breed x 1 m hoog.). Houd hierbij rekening met: o opmaak op 25% van de ware grootte o met afloop van 1,25 mm rondom o zonder snijtekens of andere druktechnische markeringen o alle tekst in lettercontouren o bij opmaak geen tekst en logo s plaatsen op minimum 6 cm van elke zijde van de zichtmaat! Voor bestanden die nog door ons opgemaakt/bijgewerkt moeten worden, zullen we extra kosten aanrekenen. Hiervan stellen we u vooraf op de hoogte.! Deadline 03/03/2017: mail het standplan van uw All-in Plus naar operations.be@easyfairs.com (zie bijlage nr. 1).! Deadline 03/03/2017: mail de lay-out van uw All-in Plus banner(s) naar operations.be@easyfairs.com. Space Only Een Space Only standformule bevat geen wanden, tapijt, elektriciteit of meubilair. In deze formule zijn enkel 2 parkeerkaarten inbegrepen. Het is niet mogelijk om een berging, wanden, spots of stopcontacten bij te bestellen. Elektriciteit kan wel besteld worden, nl. in de webshop. De maximale bouwhoogte is afhankelijk van de beurshal en van de locatie van uw stand. Easyfairs dient vooraf alle ontwerpen goed te keuren, mail ons daarom uw standontwerp ter goedkeuring. Gelieve een impressie en een technische tekening met duidelijk aangegeven maatvoering aan te leveren.! Deadline 03/03/2017: mail uw standontwerp van uw Space Only naar operations.be@easyfairs.com.! Deadline 22/02/2017: mail de ophangpunten van uw Space Only naar operations.be@easyfairs.com.! Ophangpunten zijn niet overal mogelijk. Vraag daarom uw ophangpunten op tijd aan, zodat we de mogelijkheden kunnen nakijken. 8

9 3.3 Elektriciteit Per All-in en All-in Plus stand is een 230V stopcontact inbegrepen. Hierop kan u zonder problemen een laptop, een tv-scherm en een koelkast aansluiten. Als u via ons spotjes bestelt, sluiten wij deze aan en gaat het verbruik hiervan niet van uw aansluiting. Space Only stands kunnen elektriciteit bestellen (minimum afname is 3KW/230V) in de webshop. Spotjes kunnen echter niet bijbesteld worden, aangezien deze alleen voor All-in (Plus) standen geschikt zijn. U kan via de webshop drie verschillende hoofdaansluitingen bestellen: o aansluiting met schakelbord o aansluiting zonder schakelbord met CEE o machineaansluiting met 300mA differentieel Veel gebruikte items en hun verbruik: o apparaat espresso/nespresso/senseo: max. 2000W o koelkast: max. 250W o laptop: max. 100W o plasma-/ led-tv: max. 250W o telefoonoplader: max. 20W o waterkoker: max. 2000W 3.4 Optioneel printwerk Alle exposanten met een All-in of All-in Plus standformule kunnen extra, optioneel printwerk bestellen. Er zijn 3 mogelijkheden: bedrukte standpanelen, een optopper of een naadloze print.! Deadline 06/03/2017: mail opmaakbestanden van extra printwerk naar operations.be@easyfairs.com.! Voor bestanden die nog door ons opgemaakt/bijgewerkt moeten worden, zullen we extra kosten aanrekenen. Hiervan stellen we u vooraf op de hoogte. Bedrukte standpanelen Standpanelen kunnen full colour bedrukt worden ( 100 per paneel).! Een bergingdeur kan niet bedrukt worden.! Deze panelen mogen niet meegenomen worden. Specificaties voor het aanleveren van bedrukte standpanelen: o opmaak paneel 954 mm x 2400 mm + 5 mm afloop langs alle kanten o o (totale afmeting wordt dus 964 mm x 2410 mm incl. afloop) aanleveren in pdf op 100% of op 50%. Indien u op 50% aanlevert, afloop verkleinen naar 2,5 mm en 50pc vermelden in de bestandsnaam geen snijtekens of andere druktechnische markering 9

10 o o teksten in lettercontouren staander tussen de panelen is 45,5 mm breed en kan niet bedrukt worden Optopper U heeft ook de mogelijkheid om een visual als optopper op uw stand te plaatsen. Dit zijn panelen van 1 m of 1,5 m hoog. De breedte en hoogte is afhankelijk van uw standgrootte en uw wensen. Specificaties voor het aanleveren van een optopper: o aanleveren in pdf o min. 100 DPI op 100% o klaar voor druk o real size Prijzen: Breedte Hoogte Prijs 3 m 1 m m 1 m m 1 m m 1,5 m m 1,5 m 461 Naadloze print Deze naadloze print is een peesdoek opgespannen in een aluminium frame dat aan de modulaire wand wordt bevestigd. De staanders zijn niet zichtbaar, het doek valt voor de wand langs.! Na de beurs mag u het doek bijhouden, het frame daarentegen is bezit van onze standenbouwer. Specificaties voor het aanleveren van een naadloze print: o aanleveren in pdf op 100% of 50% (als u op 50% aanlevert, 50pc vermelden in de bestandsnaam) o geen snijtekens of andere druktechnische markering o teksten in lettercontouren o min. 100 DPI op 100% Prijzen: Breedte Hoogte Prijs 2 m 2,5 m m 2,5 m m 2,5 m m 2,5 m 750! Prijzen zijn op basis van de door u aangeleverde printklare bestanden. Als u een ander formaat wenst of meer informatie hierover, kunt u een mailtje sturen naar operations.be@easyfairs.com. 10

11 3.5 Eventreglement Gelieve het gehuurde materiaal op uw stand in dezelfde staat achter te laten, zodat we alles kunnen hergebruiken. Maximale bouwhoogte voor alle All-in (Plus) standen is 400 cm. Uitzonderingen zijn niet mogelijk. Voor een Space Only stand is de maximale bouwhoogte afhankelijk van de hal. Indien u een eilandstand heeft, mag u max. 50% per open zijde dichtbouwen. Het is voor de organisator technisch niet mogelijk om All-in (Plus) stand zonder vloerbedekking op te leveren. Versterkt geluid dient tot een minimum beperkt te worden en mag omringende standen niet hinderen. Indien hierover klachten zijn, kan de organisatie te allen tijde besluiten het geluid uit te schakelen. (Vergeet SABAM en de billijke vergoeding niet als u muziek afspeelt op uw stand!) De organisatie is niet verantwoordelijk voor verlies of diefstal. Balies en/of bergings zijn huurmaterialen waarvan wij niet kunnen garanderen dat het een veilige bergplaats is voor uw waardevolle spullen. Laat waardevolle spullen nooit onbeheerd achter! Bij annulering van gehuurd materiaal zijn wij genoodzaakt annuleringskosten door te rekenen. (Tot 2 weken voor de beurs: 50% annuleringskosten. Vanaf 2 weken voor de beurs: 100% annuleringskosten.) Klachten over gehuurde materialen kunnen enkel in behandeling genomen worden indien deze gemeld worden tijdens de opbouw of tijdens de beurs zelf, niet op een later tijdstip wegens gebrek aan aantoonbaarheid. Restafval dat achterblijft na de beurs wordt gefactureerd aan de klant voor 12,50 per m³. Standen die niet volledig verwijderd zijn voor de opgegeven data en uren, zullen op kosten van de exposant verwijderd worden. Verplicht: o Voor standen groter dan 72 m² is het verplicht een brandblusser op de stand te hebben. Als u niet over een brandblusser beschikt, kan u deze in onze webshop bestellen. Er wordt gecontroleerd op de aanwezigheid van brandblussers tijdens een algemene veiligheidsronde. o Alle eigen standenbouw (Space Only) dient vooraf goedgekeurd te zijn door de beursorganisator. o Alle zichtbare zijden van de stand boven 250 cm grenzend aan buurstanden moeten worden afgewerkt in het wit zonder enige vorm van logo-uiting. Toegelaten, mits goedkeuring van de beursorganisator: o Elke vorm van dakconstructie is enkel toegestaan na goedkeuring van de organisator. o Commerciële acties buiten de stand zijn enkel toegestaan na toestemming van de organisator. o Gasflessen zijn enkel toegestaan na schriftelijke aanvraag en goedkeuring van de organisator. Niet toegestaan: o Standpanelen meenemen, is niet toegestaan. o Demomateriaal mag niet in de gangpaden geplaatst worden (wel in uw eigen stand). o Beamers en lichteffecten buiten uw eigen stand zijn niet toegelaten. 11

12 o o o o o Eigen heftrucks en/of elektrische palletwagens zijn niet toegestaan in de hal. Neem daarvoor contact op met onze vaste partner Valverde. Boren, schroeven of spijkeren in wanden of meubilair is niet toegestaan, evenals het gebruik van klittenband of velcro. Beschadigde wanden worden doorgerekend aan 50 per paneel. U kan tijdens de opbouw op het beurssecretariaat gratis haken of dubbelzijdige tape afhalen om o.a. posters op te hangen. De wanden kunnen en mogen niet verwijderd worden. Omruilen of terugbetalen van standaard of gehuurd materiaal wordt niet toegestaan. Tijdens de op- en afbouw zijn de hallen niet toegankelijk voor kinderen onder de 16 jaar. 12

13 4. Opbouw, afbouw & parking 4.1 Opbouw & afbouw Hieronder vindt u een overzicht van de opbouw- en afbouwtijden. Het is niet toegestaan om af te bouwen voor de officiële sluitingstijd van het event. Opbouw All-in (Plus): dinsdag 28/03/2017, 8u-22u Space Only: maandag 27/03/2017, 14u-22u (op voorhand aan te vragen) & dinsdag 28/03/2017, 8u-22u Afbouw All-in (Plus) & Space Only: donderdag 30/03/2017, 18u-22u Afbouw voertuigen < 6 m: donderdag 30/03/2017, 18u-19u30 Afbouw voertuigen > 6 m: donderdag 30/03/2017, 19u30-22u & vrijdag 31/03/2017, 8u-16u! All-in (Plus) standen kunnen machines of standtoebehoren leveren op maandag 27/03/2017 op voorwaarde dat dit via Valverde verloopt en op voorhand besteld is. Standtoebehoren dienen op een pallet geseald en gelabeld te worden. We accepteren geen losse items.! Deadline 10/03/2017: indien u uw Space Only stand reeds op maandag 27 maart wenst op te bouwen, vraag dan uw vooropbouw aan via operations.be@easyfairs.com. Onze leveranciers starten onmiddellijk na afloop van de beurs met het afbouwen van de standen. Haal daarom waardevolle voorwerpen zo snel mogelijk van uw stand. Huurmateriaal zoals balies en toonbanken worden meteen na sluitingstijd opgehaald, gelieve deze tijdig leeg te maken. Alle materialen dienen uiterlijk 31/03/2017 om 16u uur afgevoerd te zijn. Al het overblijvende materiaal dat nadien nog aanwezig is, wordt op uw kosten verwijderd. (12,50 euro/m³)! Deadline 03/03/2017: bestel een heftruck bij Valverde indien u er een nodig heft, want alleen heftrucks en palletwagens van Valverde zijn toegestaan in de eventlocatie (zie bijlage nr. 2) Vragen tijdens op- en afbouw? Daarmee kan u altijd terecht op het beurssecretariaat aan ingang 2. U kan daar tijdens de opbouw ook uw exposantenbadges afhalen en extra standmateriaal bestellen, weliswaar uit een beperkt assortiment. Alles dient ter plaatse afgerekend te worden via cash, bankkaart (Maestro) of kredietkaart (VISA/MasterCard).! Enkele weken voor de beurs ontvangt u van ons nog een mailtje met meer gedetailleerde informatie over de procedures tijdens de op- en afbouw. Bij vragen hierover, kunt u steeds terecht bij uw operationscontactpersoon via operations.be@easyfairs.com of

14 4.2 Parking Tijdens de opbouw & afbouw Parkeren tijdens de op- & afbouw is gratis. Bij het oprijden van de parking krijgt u een laad- en lospas. Deze pas geeft u maximaal 1.5 uur de tijd om te laden/lossen op het terrein van Antwerp Expo. Er wordt gewerkt in kleurzones, zodat u kan parkeren bij de deur het dichtst bij uw stand. Als uw voertuig leeg is, kan u gratis parkeren op het terrein van Camping Vogelzang. Het is niet toegestaan om uw voertuig op het terrein van Antwerp Expo te laten staan, aangezien er slechts beperkte ruimte beschikbaar is, uw voertuig zal op uw kosten verwijderd worden. Tijdens de afbouw is het terrein op donderdag 30/03/2017 tot 19u30 alleen toegankelijk voor personenwagens, busjes en bakwagens tot maximaal 6 meter. Na 19u30 worden er vrachtwagens toegelaten, alleen als er plaats is.! Op- en afbouwpersoneel hoeft niet vooraf geregistreerd te worden om toegang te krijgen tot het beursgebouw. Tijdens de beursdagen Parkeren op de exposantenparking tijdens de beurs is enkel mogelijk op vertoon van een parkeerkaart. In uw standpakket zitten standaard één of meerdere parkeerkaarten. Het terrein rond Antwerp Expo wordt als exposantenparking gebruikt. Indien dit vol is, worden de overige wagens op Camping Vogelzang geplaatst. Omwille van plaatsgebrek worden geen extra parkeerkaarten verkocht. Er zijn gratis parkeerplaatsen op de openbare weg rond Antwerp Expo of u kunt voor 6 per dag op Camping Vogelzang parkeren (contant te betalen bij oprijden). Parkeerkaarten worden niet opgestuurd, u kan deze tijdens de opbouw op dinsdag 28/03/2017 bij het beurssecretariaat aan ingang 2 ophalen. Parkeerkaarten die op dinsdag niet opgehaald zijn, zullen bij de parkeerwachter op de exposantenparking beschikbaar zijn. Bij vragen over de parking, kunt u steeds terecht bij uw operationscontactpersoon via operations.be@easyfairs.com of

15 5. My Easyfairs, Visit Connect & Smart badges 5.1 My Easyfairs: algemeen My Easyfairs is de online tool om uw deelname te promoten via uw eigen bedrijfspagina op de beurswebsite en om enkele praktische zaken online te regelen (bv. standmateriaal bestellen en standpersoneel registreren). In My Easyfairs vindt u o.a. ook verschillende banners van de beurs ter promotie. Inloggen Ga naar en log rechtsbovenaan in op My Easyfairs. Gebruik het paswoord dat u zelf heeft gekozen (bij uw inschrijving heeft u een mail ontvangen met een link om uw paswoord in te stellen). Na het inloggen, klikt u op de beursnaam.! Heeft u nog geen account? Stuur dan een mailtje naar yana.broodhaers@easyfairs.com. Uw eigen bedrijfspagina Als u ingelogd bent en op de beursnaam hebt geklikt, komt u terecht op uw eigen bedrijfspagina. Alle informatie die u hierop zet, staat ook op uw pagina op de beurswebsite. Uw eigen pagina kan u bekijken door bovenaan op Bekijk mijn bedrijfspagina te klikken. Aan de linkerkant van de pagina kan u uw bedrijfsgegevens invullen: bedrijfslogo, gewenste standnaam, categorieën waarin uw bedrijf actief is, bedrijfsomschrijving, gegevens voor het contactformulier, uw producten, uw nieuwtjes & uw vacatures.! Deadline 27/02/2017: controleer uw standnaam in My Easyfairs. Is dit niet de naam die moet verschijnen op de onsite signalisatieborden? Pas deze dan aan voor de deadline. Rechtsbovenaan vindt u de to-do lijst. Dit geeft u een overzicht op de taken die u al heeft afgerond en die u later nog kan doen. Onder de to-do lijst vindt u bij documenten, allerlei bestanden die wij voor u hebben opgeladen, zoals online banners, uitnodigingen en dit deelnemershandboek. Rechtsonderaan in het admin menu kan u: o het standmateriaal bekijken dat standaard in uw standformule zit en dat u voordien al apart bijbesteld heeft Controleer uw bestelde items o extra standmateriaal bestellen in de webshop (bv. meubilair, elektriciteit...) Bestel extra items o standpersoneel registreren Registreer standpersoneel o uw unieke registratielink kopiëren Bekijk mijn voorgeregistreerde bezoekers 15

16 5.2 My Easyfairs: items bestellen in de webshop In uw My Easyfairs account klikt u eerst de beursnaam aan. Ga dan naar het Admin menu rechtsonder. Klik op Bestel extra items. In deze webshop kan u verschillende items toevoegen door op het groene winkelkarretje te klikken. Ten slotte klikt u op Bevestigen om uw aankoop te voltooien. Daarna krijgt u een bevestigingsmailtje.! Deadline 21/02/2017: bestel extra standmateriaal tegen vroegboektarief via My Easyfairs.! Deadline 15/03/2017: bestel extra standmateriaal. De webshop sluit op woensdag 15/03 om 17u. Vanaf dan kan u enkel nog tijdens de opbouw bij het beurssecretariaat items bestellen uit een beperkt assortiment. Alles wordt afgerekend via cash, bankkaart (Maestro) of kredietkaart (VISA/MasterCard). 5.3 My Easyfairs: standpersoneel registreren Tijdens de beursdagen heeft elke exposant een exposantenbadge nodig. Het makkelijkste is om vooraf online uw standpersoneel te registreren. Dit zal u heel wat tijd besparen tijdens de opbouw- en beursdagen. Op vertoon van uw exposantenbadge krijgt u trouwens gratis koffie en thee op de beurs en kan u gratis gebruikmaken van de toiletten in de hallen.! Op- en afbouwpersoneel hoeft niet geregistreerd te worden. In uw My Easyfairs account klikt u eerst de beursnaam aan. Ga dan naar het Admin menu rechtsonder. Klik op Registreer standpersoneel en kom zo terecht in het registratiesysteem ( N200 Visit Partner ). In het menu links klikt u op Personeel. Daarna kan u op twee verschillende manieren standpersoneel registreren via de groene knop +Nieuw : Inschrijven stand personnel: personeelsleden manueel invoeren. Is handig als je een beperkt aantal leden moet ingeven. Excel importeren: personeelsleden via een Excelbestand invoeren. Is handig als je een groot aantal moet ingeven of als je reeds een bewaarde lijst van vorige keer moet invoeren. Hoe te werk gaan? Klik op Download sjabloon en bewaar het gedownloade lege Excelbestand op uw computer. Vul alle verplichte velden in (zie tabblad 2 in het Excelbestand) en sla het bestand op. Klik op Volgende, kies daarna Uploaden medewekers en selecteer uw ingevuld Excelbestand. Iedereen die u heeft toegevoegd, zou nu in het overzicht moeten staan. Indien gewenst kan u alvast alle vouchers afdrukken. Iedereen die nu geregistreerd is als standpersoneel, zal een mailtje krijgen met diezelfde voucher. Bij aankomst op de beurs geeft u uw voucher af en krijgt u in ruil hiervoor uw exposantenbadge. U kan uw badge ook al ophalen tijdens de opbouw aan op het beurssecretariaat aan ingang 2.! Deadline 28/03/2017: registreer uw standpersoneel via My Easyfairs. 16

17 5.4 Visit Connect App U wenst meer te weten over de bezoekers die u over de vloer heeft gehad tijdens de beurs? Download de Visit Connect App op uw smartphone of tablet (enkel op Android en Apple ios besturingssystemen), activeer daarna uw licentie en u bent klaar om bezoekerbadges te scannen op de beurs. Nadien heeft u alle gegevens van de gescande bezoekers in uw bezit. Indien u bij de reservatie van uw stand voor een GoLeads of GoPlus gekozen heeft, ontvangt u standaard 1 licentie. Dit betekent dat u de app op 1 toestel kan gebruiken. Exposanten die een GoVisibility pakket gekozen hebben of die extra licenties willen bestellen, kunnen dit doen via de webshop (een extra licentie kost 150). Meer info over deze EasyGo pakketten vindt u op p.20. Hoe werkt het? 1) Enkele weken voor de beurs ontvangt u van ons een mailtje met de handleiding en uw licentie(s). 2) Download de Visit Connect App op uw smartphone of tablet. 3) Open de app en activeer de licentie die u per mail ontvangen heeft door de QR-code te scannen. 4) Van zodra uw licentie geactiveerd is, tikt u op de QR-code rechts bovenaan en richt u de camera op de QR-code van de bezoekersbadge om deze te scannen. Alle gegevens worden op uw toestel bewaard en kan u achteraf exporteren in een handig Exceldocument.! Activeer de licentie alleen op het toestel waarmee u bezoekers gaat scannen. De licentie kan na de activatie niet meer gebruikt worden op een ander toestel. Bij vragen over de Visit Connect App, kunt u steeds terecht bij uw marketingcontactpersoon via yana.broodhaers@easyfairs.com of Smart badges U ontvangt tijdens de opbouw 1 badgelezer (beschikbaar aan het beurssecretariaat). Bezoekers die met hun badge deze lezer scannen, zullen per uw informatie ontvangen (de lezer verzendt automatisch alle product- en bedrijfsinformatie die u in uw My Easyfairs account heeft opgeladen). Indien u bij de reservatie van uw stand voor een GoLeads of GoPlus pakket heeft gekozen, ontvang u eveneens de lijst van bezoekers die uw informatie opvroegen via de badgelezer.! In tegenstelling tot de Visit Connect App waar u het contactmoment initieert (u scant de bezoekersbadge), zal het bij de smart badges de bezoeker zijn die het contact initieert (hij scant met zijn badge uw badgelezer op de stand). Beide technologieën staan los van elkaar, maar kunnen complementair gebruikt worden. Bij vragen over de smart badges, kunt u steeds terecht bij uw marketingcontactpersoon via yana.broodhaers@easyfairs.com of

18 6. Promotietools 6.1 Exposantenpakket met uitnodigingskaarten Bestel gratis uitnodigingskaarten, gepersonaliseerd op uw eigen firmanaam en met uw unieke registratiecode. Deel ze uit en verstuur ze naar klanten, prospecten, partners om uw stand te promoten. U kunt ook stickers van de beurs bestellen die u bv. op enveloppen en facturen kunt kleven.! Deadline 10/01/2017: bestel uw gratis uitnodigingskaarten via dit online aanvraagformulier. U zal deze dan eind januari ontvangen. Na de bovenstaande deadline kunt u ook nog kaarten bestellen, maar daarop zal dan niet meer uw firmanaam staan (wél een unieke registratiecode). 6.2 Database postmailing Wij verzorgen gratis een postmailing op basis van uw database. Deze personen ontvangen een uitnodiging uit uw naam, door ons opgemaakt en volledig op onze kosten. De gegevens in uw database worden enkel gebruikt voor het versturen van uw uitnodigingen. Indien één van uw contacten de beurs bezoekt, komt hij/zij automatisch in onze bezoekersdatabase terecht. Hoe gaat u te werk? Download deze template, vul aan met uw gegevens en laad het bestand op vóór 6 januari 2017 in dit online platform.! Let wel: - alle kolommen zijn verplicht: gebruik daarom bovenstaande template - maximaal 500 adressen - kolom taal : enkel Nederlands (NL) of Frans (FR) - kolom land : enkel België (BE), Nederland (NL) of Luxemburg (LUX)! Deadline 06/01/2017: uw database als Excelbestand opladen in dit online platform. 6.3 Bezoekers online uitnodigen via uw persoonlijke registratielink Laat klanten en prospecten registreren voor een bezoek via uw unieke registratielink. Deze link is rechtstreeks gekoppeld aan uw account, zodat u kan zien wie er via uw link heeft geregistreerd. Waar kan ik deze persoonlijke registratielink vinden? 1) Log in op uw My Easyfairs account en klik op de gewenste beursnaam. 2) Ga naar: Bekijk mijn voorgeregistreerde bezoekers onder het blokje Admin. 3) Klik links in het menu op Uitnodigen. 4) Rechts op het scherm ziet u nu uw unieke registratielink ( Default link ). U kunt deze kopiëren door op het icoontje ernaast te klikken. 18

19 Hoe kan ik deze persoonlijke registratielink gebruiken? Promoot uw beursdeelname in uw handtekening en in die van uw collega s, doe een ing naar uw klantenbestand en/of zet uw deelname in de kijker op uw bedrijfswebsite. Download één van onze banners (te vinden op de beurswebsite) en voeg uw persoonlijke registratielink toe als hyperlink. Hoe kan ik zien wie via mijn persoonlijke registratielink zich heeft geregistreerd? 1) Log in op uw My Easyfairs account en klik op de gewenste beursnaam. 2) Ga naar: Bekijk mijn voorgeregistreerde bezoekers onder het blokje Admin. 3) Klik links in het menu op Inschrijvers. 4) Rechts op het scherm ziet u dan wie zich via uw persoonlijke registratielink heeft geregistreerd. 6.4 Beurscatalogus Elke bezoeker ontvangt aan de ingang een gedrukte beurscatalogus waarin u als exposant gratis vermeld wordt met uw standnaam, standnummer en contactgegevens ( adres & website). De gegevens die u in uw My Easyfairs account ingevuld heeft, zullen ook diegene zijn die in de catalogus verschijnen. Eens de catalogus in druk gegaan is, kan dit niet meer aangepast worden. Kijk dus zeker uw My Easyfairs account goed na vóór 27/02/2017. Op p.15 vindt u meer informatie over het opladen of aanpassen van deze gegevens in uw My Easyfairs account.! Deadline 27/02/2017: controleer uw standnaam en andere gegevens in My Easyfairs. Is dit niet de naam die moet verschijnen in de catalogus? Pas deze dan aan voor de deadline. Graag wat meer visibiliteit? Om advertentieruimte te reserveren (logo, advertentie, tekst...), neemt u contact op met onze cataloguspartner Mainpress. Bekijk alle mogelijkheden in bijlage nr Digital Innovation Tour Heeft u dé digitale oplossing voor een technisch probleem? Neem dan deel aan de Digital Innovation Tour! Deze tour is de opvolger van de Innovation Route en plaatst digitale innovaties in de schijnwerpers op de beurs. Door als exposant deel te nemen aan deze tour, geniet u gratis aandacht en visibiliteit: uw innovatie op onze website, een extra aanduiding op uw stand, een gerichte over de tour in onze bezoekerscampagne... Elke innovatie maakt trouwens ook nog kans op de jury- en/of publieksprijs! Een professionele jury zal de Digital Innovation Award uitreiken (i.s.m. BEMAS) en een online wedstrijd zal bepalen wie de publieksprijs voor beste innovatie wint. Van deze online wedstrijd kunt u uiteraard ook perfect gebruikmaken om zo uw innovatie én beursdeelname te promoten.! Deadline 01/02/2017: vul dit online formulier in en neem zo deel aan de Digital Innovation Tour. 19

20 6.6 EasyGo EasyGo vervangt het vroegere Online365 en biedt heel wat nieuwe features. Iedere exposant heeft bij zijn standreservatie voor een van de drie EasyGo pakketten gekozen. Standaard in alle drie de pakketten zit deze voordelen: o Krijg toegang tot My Easyfairs. o Zet uw producten en diensten online in de kijker. o Publiceer uw bedrijfsprofiel online. o Verspreid uw informatie digitaal tijdens het evenement. o Nodig uw klanten en prospecten uit. o Profiteer van geavanceerde netwerkmogelijkheden. Hieronder vindt u een kort overzicht van alle extra s bovenop de standaardvoordelen in elk pakket. GoVisibility: o Publiceer uw logo in de online exposantenlijst. o Plaats uw product online in de schijnwerpers. o Uw product in de Easyfairs campagne. o Vergroot uw zichtbaarheid in de media en uw community. o Publiceer vacatures. GoLeads: o Ontvang een lijst van bezoekers die uw informatie opvroegen. o Verzamel tijdens het evenement de contactgegevens van uw bezoekers. o Ontvang realtime meldingen wanneer uw bezoekers aankomen. o Neem deel aan het online forum Ask the Expert. GoPlus: alle voordelen van de GoVisibility en GoLeads + uw logo zichtbaar tijdens het evenement.! Deadline 24/02/2017: als u een GoPlus pakket heeft, mail dan uw logo in hoge resolutie (een EPS- of AI-bestand, min. 300 dpi) naar gwendy.van.cauter@easyfairs.com. 6.7 Onsite promo packs Er zijn verschillende mogelijkheden om uw deelname gedurende de beurs in de schijnwerpers te zetten: Standaard promo packs: lanyards, leafleting & voucher Voorstel op maat: plasmaschermen, toiletreclame, trapsponsoring, raambestickering... Sponsorships: welcome area, coffee corner Bij vragen over deze onsite promo packs, kunt u steeds terecht bij uw salescontactpersoon via gwendy.van.cauter@easyfairs.com of

21 7. Bijlagen 7.1 Standplan 7.2 Valverde 7.3 Beurscatalogus 7.4 Verzekering 21

22 GANGPAD Standplan 1) Vul de volgende pagina aan met uw firmanaam, standnummer, contactpersoon en huidige datum. 2) Teken uw stand op het voorziene rooster. Gebruik stippellijnen voor de open zijden. Elk vakje van het rooster is 1m x 1m. 3) Geef zoveel mogelijk informatie (gangpaden, buurstanden ). 4) Teken (enkel als u huurt via My Easyfairs) stopcontacten, elektriciteits-, perslucht- en wateraansluitingen, berging en schappen. Indien wij geen schets van uw berging ontvangen, wordt deze op de meest aangewezen plaats voor de organisatie geplaatst. 5) Stuur uw ingevuld standplan door voor 03/03/2017.We kunnen geen rekening meer houden met plannen die ons na deze datum bereiken.! Onderaan deze pagina vindt u een voorbeeld.! Deadline 03/03/2017: mail uw ingevuld standplan naar operations.be@easyfairs.com. Voorbeeld Firmanaam: Easyfairs nv Standnummer: B1001 Contactpersoon: Eline Francken Datum: 06/12/2016 Shelf E W GANGPAD

23 Standplan Maintenance Firmanaam: Standnummer: Contactpersoon: Datum: OPGELET : dit is geen bestelbon! Wenst u items zoals een water-, perslucht-, elektriciteitsaansluiting of berghok te huren? Deze kan u online te bestellen in de webshop (via My Easyfairs). Legende E Elektriciteitsaansluiting (krachtstroom) Berghok (enkel voor All-in en All -in Plus standen) e Stopcontact Shelf Schap (enkel voor All-in en All -in Plus standen) H 2O Wateraansluiting Extra wand (enkel voor Allin en All -in Plus standen) A Persluchtaansluiting! Deadline 03/03/2017: mail uw ingevuld standplan naar operations.be@easyfairs.com.

24 (0) Tarieven en Instructies Valverde BV is door Easyfairs aangesteld voor alle logistieke diensten die u tijdens de op- en afbouw van de beurs nodig kunt hebben. De tarieven hiervoor vindt u in dit document. Indien u eerst een offerte wenst te ontvangen, geef dit dan alstublieft aan door deze optie op het bestelformulier logistiek aan te kruisen. Valverde BV geeft tijdens de op- en afbouwdagen voorrang aan bestellingen die vooraf bij ons geplaatst zijn. Deze zullen wij als eerste in behandeling nemen. Grote stukken en/of afwijkende afmetingen (Groter dan 1,5 meter of zwaarder dan 1000 kg.) Voor lossen en laden van grote materialen is met Easyfairs overeengekomen dat deze goederen de dag voor de opbouw en de dag na de afbouw kunnen worden gelost en geladen. Dit betreft alleen het plaatsen en laden van deze materialen. Het is gedurende deze dagen niet toegestaan om werkzaamheden op uw stand te verrichten. Wilt u hier gebruik van maken, neem dan contact met ons op easyfairs@valverde.nl +31 (0) On all our transactions the latest version of the Dutch FENEX conditions are applicable. All work is carried out subject to the general conditions of the federation of the Dutch forwarding agent s organization FENEX deposited at the Registry of the Court at Amsterdam, Arnhem, Breda and Rotterdam, latest version. These conditions will be sent to you on request. K.v.k ABN Amro

25 Tarieven Lossen van materiaal vanaf voertuig tot geleverd stand Huur heftruck (2 ton) per 15 minuten Minimum 30 minuten Laden materiaal vanaf de stand tot in voertuig Huur heftruck (2 ton) per 15 minuten Minimum 30 minuten Verpakkingsmateriaal Opslag inclusief transport van en naar de stand Stand assistentie Stand assistentie per 30 minuten. Minimum 60 minuten (0) ,- 45,- 49,- / m 3 45,- Algemene informatie Zwaardere heftrucks zijn beschikbaar op aanvraag. Exposanten die vooraf bij Valverde hun bestelling hebben geplaatst, krijgen voorrang en worden als eerste geholpen tijdens de op- en afbouwdagen; Er kunnen geen materialen worden afgeleverd of opgehaald buiten de door de organisatie aangeven op- en afbouw data en tijden; Onze normale werktijden zijn weekdagen van 08:00 tot 18:00 uur. Daarbuiten geldt een toeslag van 50%; Uw bestelling dient uiterlijk 5 werkdagen voor de 1e opbouwdag te zijn gedaan. Daarna geldt een toeslag van 30% over het totaal bedrag van de eindfactuur; Na ontvangst van uw bestelling, krijgt u van ons een bevestiging waarmee uw bestelling definitief is. Indien noodzakelijk krijgt u van ons een lostijd toegewezen; Bovenstaande tarieven zijn exclusief BTW. Tenzij anders overeengekomen, dient uw bestelling voor levering betaald te zijn; De aansprakelijkheid van een logistiek dienstverlener is beperkt, wij gaan er derhalve vanuit dat uw goederen zelf verzekerd zijn tijdens transport en verblijf op de beurs; Op al onze diensten zijn de FENEX condities van toepassing, waarvan op verzoek een kopie verstrekt kan worden; On all our transactions the latest version of the Dutch FENEX conditions are applicable. All work is carried out subject to the general conditions of the federation of the Dutch forwarding agent s organization FENEX deposited at the Registry of the Court at Amsterdam, Arnhem, Breda and Rotterdam, latest version. These conditions will be sent to you on request. K.v.k ABN Amro

26 (0) Bestelformulier logistiek Gebruikt u dit formulier voor het bestellen van logistieke diensten bij Valverde B.V. fax of het dan naar: easyfairs@valverde.nl of +31 (0) Valverde BV geeft tijdens de op- en afbouwdagen voorrang aan bestellingen die vooraf bij ons geplaatst zijn. Deze zullen wij als eerste in behandeling nemen. FF Als u eerst een passende offerte wenst te ontvangen, zet dan hier een kruisje. Evenement/ Beursnaam : Uw firmanaam : Volledig adres : Hal en stand nummer : Contact persoon : Telefoon nummer : BTW nummer : KVK : On all our transactions the latest version of the Dutch FENEX conditions are applicable. All work is carried out subject to the general conditions of the federation of the Dutch forwarding agent s organization FENEX deposited at the Registry of the Court at Amsterdam, Arnhem, Breda and Rotterdam, latest version. These conditions will be sent to you on request. K.v.k ABN Amro

27 Uw bestelling FF Huur heftruck voor het lossen van goederen : Datum, gewenste tijd, tijdsduur FF Huur heftruck voor het laden van goederen : Datum, gewenste tijd, tijdsduur FF Opslag van verpakkingsmateriaal : Aantal stuks, volume m 3 Aantekeningen Onvolledig ingevulde formulieren kunnen wij mogelijk niet in behandeling nemen. On all our transactions the latest version of the Dutch FENEX conditions are applicable. All work is carried out subject to the general conditions of the federation of the Dutch forwarding agent s organization FENEX deposited at the Registry of the Court at Amsterdam, Arnhem, Breda and Rotterdam, latest version. These conditions will be sent to you on request. K.v.k ABN Amro

28 BESTELBON GEDRUKTE CATALOGEN 2017 De officiële gedrukte catalogi van de MAINTENANCE en M+R staan te boek als waardevolle bronnen van informatie voor elke bezoeker. Naast advertenties bieden ze de mogelijkheid om uw (nieuwe) producten of uw bedrijf toe te lichten in tekstuele promotieartikels. U hoeft ons hiervoor enkel tekst, foto en logo te bezorgen (gratis opmaak & proeven). In 2017 worden de twee catalogen gebundeld in één A5-uitgave. De realisatie en exploitatie gebeurt in eigen beheer door HOOFD MEDIA PARTNER Mainpress nv, uitgever van Maintenance Magazine, Engineeringnet Magazine en Engineeringnet.BE, in samenwerking met organisator Easyfairs. Opgelet: de promotie in deze gedrukte catalogus is NIET INBEGREPEN in de formule ONLINE365 van beursinrichter Easyfairs! Wij wensen volgende promotie te plaatsen in (duid aan): catalogus Maintenance 2017 catalogus M+R 2017 Prijs: Materiaal te leveren: Vul uw bestelling in: Advertenties Cover 4* - 1/1 blz vierkleuren A ,00 pdf 190 mm h x 130 mm b Cover 2*- 1/1 blz vierkleuren A ,00 pdf 190 mm h x 130 mm b Intern - 1/1 blz vierkleuren A5 780,00 pdf 190 mm h x 130 mm b Intern - 1/2 blz vierkleuren A5 620,00 pdf 90 mm h x 130 mm b Promotie-artikels Intern - vierkleuren A5 + gratis publicatie op: - techsite Engineeringnet.BE - e-nieuwsbrief Engineering Netkrant Logo & kader Logo in vierkleuren + kader omheen uw vermelding in exposantenlijst 1/1 blz: 499,00 2/1 blz: 699,00 * De coverposities zullen in chronologische orde worden toegewezen. tekst / karakters foto s, logo, incl. gratis uniforme opmaak & proef 190,00 logo Praktische gegevens Uitgever Mainpress nv Diamantstraat 5, B Lille Tel: +32 (0) Fax: +32 (0) in samenwerking met inrichter Easyfairs Deadline materiaal! 6 maart 2017, uur Ref: TD Mainpress Facturatie De facturatie van uw promotie in de catalogus gebeurt rechtstreeks door Mainpress nv Informatie Voor aanvullende informatie en voorbeeld van promotie, neem contact met: info@mainpress.com tel +32 (0) Voor bestelling, Firmanaam:... Contactpersoon:... Handtekening:... Voor bestelling, fax of mail ondertekend naar: +32 (0) info@mainpress.com

29 Verzekering INFORMATIE VERZEKERING Deze informae is enkel van toepassing voor exposanten die via Easyfairs een verzekering hebben afgesloten. Dit kan u terug vinden op uw standfactuur. BASISDEKKINGEN : Situering : De dekking van de polis gaat in vanaf het magazijn van de verzekerde in de Benelux, Frankrijk of Duitsland (max. 2 dagen voor aanvang van de beurs) tot op de beurslocae, inclusief het verblijf ter plaatse van maximum 1 week en de terugweg vanuit de beurs (tot max. 2 dagen na sluing van de beurs). A) BURGERLlJKE AANSPRAKELlJKHElD : Beknopte omschrijving Het gedeelte B.A. betre de schade tegenover derden en houdt ook een dekking na levering in, ten belope van per schadeclaim; Rechtsbijstand is verzekerd tot per claim en per verzekeringsjaar. Mochten er al andere dekkingen bestaan, hebben die voorrang. Vrijstelling: 250,00 B) DE GOEDEREN EN MATERIALEN OP DE BEURS : Beknopte omschrijving Het betre uw goederen en deze waarvoor u aansprakelijk bent, voor de reis naar de beurs, het verblijf jdens de beurs en de terugreis, zoals omschreven onder basisdekkingen laden en lossen zijn inbegrepen. Let op: voorwerpen die gemakkelijk meegenomen kunnen worden, mogen in geen enkel geval op de stand achtergelaten worden jdens de periodes van montage en aouw van de beursstand, noch jdens de periodes van plaatsen, laden en lossen; de verzekerde is er bovendien toe gehouden permanent toezicht uit te oefenen op het verzekerde materiaal, in het bijzonder jdens de handelingen van monteren, demonteren, plaatsen, laden en lossen. Standaard dekking: ,00 (totale waarde van de goederen en materialen). Hogere dekkingen : op aanvraag bij BVBA De Clercq Verschel. Alle Risico s volgens Art 8. van de GOEDERENVERZEKERINGSPOLIS VAN ANTWERPEN met inclusief de aangepaste clausules op aanvraag bij BVBA De Clercq Verschel te verkrijgen. Vrijstelling : 250,00 En bij schadegeval gelieve onmiddellijk Bruno Devooght om instruces te vragen : mail : bruno@declercq-verschel.be tel : 09 / fax : 09 /