INHOUDSOPGAVE TECHNISCH DOSSIER PRAKTISCHE INFO 12 OP EN AFBOUW 13 STANDINFORMATIE 14 TECHNISCH REGLEMENT 15 PLATTEGROND 16

Transcriptie

1 Brabanthallen, s-hertogenbosch 15 & 16/03/2011 Wij helpen u graag om uw deelname zo succesvol en aangenaam mogelijk te maken. Dit document bevat het Marketing Dossier en het Technisch Dossier. U vindt hier informatie over de verschillende promotietools en praktische informatie i.v.m. uw stand, de op en afbouw,... CONTACTPERSONEN Sales Bart Van den Begin +32 (0) Techniek Britt Bruynseels +32 (0) Marketing Marco de Jong +32 (0) HELPDESK Karen Rammeloo karen.rammeloo@easyfairs.com +32 (0) You want this file in English? Download here the Marketing and Technical Manual. INHOUDSOPGAVE MARKETING DOSSIER SPREAD THE WORD! 3 PROMOTIETOOLS 4 EXPOSANTENBADGES 7 SALES TIPS TIJDENS EN NA DE BEURS 8 BIJLAGE CATALOGUS 9 MARKETING CHECKLIST 10 TECHNISCH DOSSIER PRAKTISCHE INFO 12 OP EN AFBOUW 13 STANDINFORMATIE 14 TECHNISCH REGLEMENT 15 PLATTEGROND 16

2 MARKETING DOSSIER Brabanthallen, s-hertogenbosch 15 & 16/03/2011 Wij helpen u graag om uw deelname zo succesvol en aangenaam mogelijk te maken. Daarom bieden we u een aantal GRATIS marketing tools. Dit document bevat een samenvatting van de mogelijkheden. Vragen? Neem gerust contact op met onze Helpdesk: karen.rammeloo@easyfairs.com +32 (0) CONTACTPERSONEN Sales Bart Van den Begin +32 (0) Techniek Britt Bruynseels +32 (0) Marketing Marco de Jong +32 (0) HELPDESK Karen Rammeloo karen.rammeloo@easyfairs.com +32 (0)

3 SPREAD THE WORD! Verstuur zoveel mogelijk uitnodigingen ACTIES: Gedrukte uitnodigingen versturen Database aanleveren (uitnodigingen door ons laten versturen in uw naam) Uw bezoekerslink uitsturen Gemiddeld 60% van de bezoekers komt op basis van een persoonlijke uitnodiging van een exposant! Trek uw conclusie en promoot uw deelname actief naar uw klanten en prospects. Wij voorzien de nodige gratis tools. Gedrukte kaarten easyfairs voorziet een standaardpakket van 250 gratis kaarten voor iedere exposant. Meer nodig? U kunt kosteloos bijbestellen! NB: Grote aantallen (>1000) graag doorgeven vóór 05/01/2011! Database aanleveren Stuur ons een Excel bestand met max. 500 Benelux contacten Wij zullen de kaarten dan in uw naam versturen Uiteraard zijn de portkosten voor onze rekening DEADLINES: KAARTEN BIJBESTELLEN (>1000) marco.de.jong@easyfairs.com Deadline: 05/01/2011 AANLEVEREN DATABASE marco.de.jong@easyfairs.com Deadline: 31/01/2011 KAARTEN BIJBESTELLEN (<1000) karen.rammeloo@easyfairs.com Deadline: 09/03/2011 We gebruiken deze gegevens enkel voor het versturen van uw uitnodigingen. Indien echter één van uw contacten de beurs bezoekt, komen zij automatisch terecht in onze bezoekerdatabase. VERPLICHTE KOLOMMEN IN UW EXCEL BESTAND: Firmanaam Dhr / Mevr Voornaam Naam Straat + huisnummer Uw exposantenlink U ontvangt binnenkort een met uw persoonlijke registratielink en uw logingegevens. Deze link is uniek aan u verbonden en biedt u de mogelijkheid om bij te houden wie van uw contacten zich al hebben ingeschreven. Alle gegevens van deze aanmeldingen komen in een Excel bestand terecht die u direct kunt downloaden m.b.v. uw logingegevens. Via de exposantenlink kunt u bekijken wie zich al registreerde voor de beurs (via uw bezoekerslink). Via de exposantenlink dient u tevens uw standpersoneel te registreren (meer info op p. 6). Wat kunt u doen met uw bezoekerslink: Postcode Plaats Land (BE NL LUX) Taal Aparte ing (Uitnodiging) opstellen met daarin de bezoekerslink ( registreer hier ) Verwerken in uw signature Op uw website plaatsen Banners & buttons hyperlinken 3

4 PROMOTIETOOLS Promoot uw deelname aan de beurs uitvoerig ACTIES: Ruim 83% van de bezoekers informeert zich vóór de beurs inhoudelijk over exposerende bedrijven. De belangrijkste bronnen: Advertenties/ advertorials in vakbladen; artikels in vakbladen (13,9%); internetsites en (beurs)catalogi (16,4%). Maak hier gebruik van! Briefstickers kleven Signature aanpassen Banners plaatsen 1. Briefstickers: u ontvangt van ons een pakket met stickers die u bv. op uw uitgaande post kunt plakken. Het staat u vrij er gratis en onbeperkt bij te bestellen. 2. signature: ook een geschikte plek om uw deelname te promoten is in uw handtekening onderaan in uw . U kunt het beurslogo samen met nog ander materiaal terugvinden op de beurswebsite:, onder downloads. Bijvoorbeeld: DEADLINES: STICKERS BIJBESTELLEN karen.rammeloo@easyfairs.com Vriendelijke groeten, Marco de Jong Marketing Project Coördinator Tel.: +32 (0) Fax: +32 (0) Bezoek ons tijdens easyfairs EMPACK, stand Registreer hier voor uw gratis badge! Deadline: 09/03/ Banners: wij voorzien u kosteloos van een aantal banners. Deze kunt u downloaden van de beurswebsite:, onder praktische informatie. Plaats deze op uw website of in uw signature. TIP: Hyperlink deze met uw bezoekerslink en plaats deze op uw website! (Deze link ontvangt u per ) LET OP VOOR ONAFHANKELIJKE AANBIEDERS VAN BEURSKALENDERS! Regelmatig horen wij berichten van exposanten die benaderd worden door bedrijven die zich voorstellen als ontwerpers van een catalogus van de beurs of een algemene beurzenkalender. Via brief, fax of geven zij u te kennen dat zij een aanpassing bieden van uw adresgegevens voor opname in hun beurskalender. In de kleine lettertjes merkt u echter dat zij aanzienlijke bedragen aanrekenen voor deze gegevens als u het document ondertekend terugstuurt. easyfairs distantieert zich volledig van deze praktijken. 4

5 PROMOTIETOOLS Promoot uw deelname aan de beurs uitvoerig ACTIES: Persbericht naar easyfairs sturen Persmap samenstellen Advertenties aanpassen Informatie voor beurscatalogus aanleveren easyfairs BOOSTER PACK 4. Persbericht & Persmap: Via My easyfairs kunt u zelf uw persberichten en productnieuws opladen op uw pagina op de beurswebsite. U kunt ook een persmap samenstellen en afgeven op de beurs zelf. Deze wordt op het easyfairs BUSINESS POINT geplaatst, waar bezoekers en journalisten deze kunnen inkijken. 5. Advertenties: Noem de beurs en uw standnummer ook in eventuele advertenties in de (vak)media. 6. Beurscatalogus: van elk deelnemend bedrijf worden standaard volgende elementen gratis opgenomen: naam bedrijf, standnummer, adres, telefoon, de fax, algemeen e- mailadres, rubrieken. Voor extra opties (extra vermelding, advertentie, etc), neemt u contact op met onze cataloguspartner Verpakkingsmanagement: PERSBERICHT Deadline Persbericht: 07/02/2011 E: empack.denbosch@managementmedia.nl ADVERTENTIES Deadline Advertenties: 15/02/2011 Contact: Han Geels of Iric van der Have T: DEADLINES: easyfairs BOOSTER PACK bart.van.den.begin@easyfairs.com Deadline: 02/03/2011 Prijs standaardpakket: 495 Meer info: Meer informatie over de catalogus kunt u vinden in de bijlage achteraan dit marketingdossier. 7. easyfairs BOOSTER PACK visibiliteit vóór, tijdens en na de beurs easyfairs neemt uw logo op in haar bezoekerscampagne: - in een newsletter voor de beurs - in de online catalogus - in de logoscroller op de website - op de beursplattegrond tijdens de beurs - in de nabeschouwings na de beurs Voor meer informatie over het boosterpack, kan u terecht op onze website:, onder easyfairs BOOSTER PACK. 8. Sponsoringpakketten Als exposant kunt u uw beursdeelname nog eens extra laten opvallen door gebruik te maken van één of meerdere van onze sponsorpakketten. - Lanyard sponsoring - Audiovisuele sponsoring - Inkom sponsoring - Flyer sponsoring Voor meer informatie contacteert u onze sales verantwoordelijke of neemt u een kijkje op onze website en klikt u op Sponsoring mogelijkheden. 5

6 PROMOTIETOOLS Promoot uw deelname aan de beurs uitvoerig ACTIES: Informatie opladen in Mijn easyfairs, de online beurscatalogus Nieuw : Mijn easyfairs Via Mijn easyfairs kunt u de visibiliteit van uw bedrijf en haar producten optimaliseren in de online catalogus. Hoe vaak u ook aan een easyfairs beurs deelneemt, u hoeft deze gegevens maar 1 keer in te geven om in de online catalogus te verschijnen. Via Mijn easyfairs, kunt u uw bedrijf duidelijk promoten via bv. uw bedrijfsnaam, en bedrijfsprofiel Voor meer informatie over het optimale gebruik van Mijn easy- Fairs en om een handleiding te downloaden, surf naar uw bedrijfslogo publiceren in de catalogus promotioneel materiaal over uw producten of diensten publiceren producten bijbestellen Uw invoerscherm Het resultaat online 6

7 STANDBEMANNING & OPBOUWPERSONEEL L ACTIES: Exposantenbadges aanvragen (barcodes afdrukken) Bouwpaspoorten aanvragen (barcodes afdrukken) Selecteer enthousiaste en extraverte medewerkers die graag met (potentiële) klanten omgaan en die voldoende kennis hebben over het bedrijf en haar oplossingen. Stel enkele basisregels op: - Dress code - Look & feel van de stand - Praktische afspraken Benoem een standmanager; iemand die flexibel, goed georganiseerd en een goede verkoper is. Brief uw medewerkers op voorhand over wat u van hen verwacht, wat ze aan klanten en aan de pers moeten vertellen, enzovoort. DEADLINES: AANVRAAG EXPOSANTEN- BADGES Vragen? karen.rammeloo@easyfairs.com +32 (0) Deadline: Geen - doorlopend easyfairs bezorgt u uw exposantenlink per , hiermee kunt u uw exposantenbadges aanvragen. Het is essentieel dat u voor de beurs uw standbemanning registreert. Gebruik de exposantenlink en logingegevens uit uw Infokit voor exposanten die u toegestuurd krijgt per . Kies een taal, log in en klik op het icoon standpersoneel registratie. Op het volgende scherm klikt u op nieuwe registratie toevoegen. Voer de namen in van de mensen die aanwezig zullen zijn tijdens de beursdagen. Als u alle personen hebt ingevoerd, klikt u op barcodes afdrukken. Print dit formulier uit en bezorg iedereen een kopie. Hiermee kunt u de badges bij de registratiebalie aan de ingang van de beurs afhalen. OPGELET: het opbouwpersoneel hoeft niet geregistreerd te worden; hiervoor dient u online opbouwbandjes aan te vragen. 7

8 SALESTIPS TIJDENS EN NA DE BEURS Trek de aandacht tijdens de beurs ACTIES: TIJDENS DE BEURS Sales lead systeem opzetten Persmap afgeven op het BUSINESS POINT NA DE BEURS Follow up Breng resultaten in kaart Evalueer & motiveer! Leg van tevoren goed vast hoe u zich wilt presenteren tijdens de beurs. Hoofddoel is uiteraard om u binnen het easyfairs concept te onderscheiden van de rest! Plan nog vóór de beurs de opvolging van uw beursdeelname. Zorg ervoor dat er tijd wordt vrijgemaakt om mensen op te bellen na de beurs. Behandel eerst de belangrijkste contacten. TIJDENS DE BEURS Neem deel aan de learnshops presentaties Blijf niet op uw eiland zitten, spreek mensen actief aan Houd elke sales lead systematisch bij Trek de aandacht met wat actie op uw stand Geef uw persmap(pen) af op het easyfairs BUSINESS POINT NA DE BEURS Doorzetten wordt beloond! Neem opnieuw contact op na intervals van 3 en 6 maanden. Uit ervaring blijkt dat aankoopbeslissingen soms tijd nodig hebben. Meet uw resultaten op een efficiënte manier Zo kan u uw ROI meten en kan u zich hier in de toekomst op baseren bij het nemen van beslissingen. Vandaar : Houd uw sales leads systematisch bij! Let hierbij op de volgende elementen: Waarde van de verkoop Uw investering in deelname Aantal sales leads Kosten per lead = totale kost deelname gedeeld door aantal leads Aantal nieuwe contacten Gegenereerde media-aandacht Andere meetbare elementen (bv. aanwerving) Evalueer daarna uw resultaten Probeer te achterhalen waarom u beter of minder goed presteerde dan u had verwacht. Breng uw medewerkers op de hoogte en geef hen de nodige motivatie om het volgende keer (nog) beter te doen. 8

9 BEURSCATALOGUS Geachte Empack-deelnemer, Als Officiële Mediapartner besteedt VerpakkingsManagement met diverse beursmedia uitgebreid aandacht aan EMPACK2011 op 15 en 16 maart in s Hertogenbosch. Op 10 maart verschijnt de officiële VerpakkingsManagement EMPACK Beurscatalogus. Rondom EMPACK 2011 worden twee extra VerpakkingsManagement Nieuwsbrieven verzonden en op de beursvloer wordt het VerpakkingsManagement Beursplan verspreid. De VerpakkingsManagement Nabeschouwing verzorgt ten slotte de terugblik. Verhoog uw beursrendement: Lever uw persberichten vóór 7 februari aan. Als EMPACK-exposant mag u natuurlijk niet ontbreken in de VerpakkingsManagement EMPACK beursmedia. Stuur daarom snel uw persbericht aan onze redactie. Als uw bericht vóór 7 februari door de redactie is ontvangen, verwerken wij uw bericht gratis en gegarandeerd. Aanleverspecificaties staan onder dit bericht vermeld. Adverteren Indien u meer informatie wilt over advertentiemogelijkheden in de EMPACK beursmedia, kunt u contact opnemen met Han Geels of Iric van der Have, telefoon: De sluitingsdatum voor het reserveren van advertentieruimte in de EMPACK beursmedia is 15 februari, de laatste aanleverdatum voor het materiaal is 18 februari. Graag danken wij u alvast voor uw medewerking en wensen u een succesvolle beursdeelname toe. Met vriendelijke groet, Han Geels Iric van der Have VerpakkingsManagement Aanleverspecificaties Persberichten Graag verzoeken wij in uw persbericht met maximaal 150 woorden duidelijk naar voren te laten komen wat u op EMPACK 2011 laat zien en welk product en/of welke dienst nieuw of vernieuwd is. Illustraties en tekst Wat de illustraties betreft ontvangen wij het liefst digitaal beeldmateriaal in een resolutie van 300 dpi en een minimale afmeting van 8 x 5 cm. De tekst kunt u digitaal aanleveren in MS Word (s.v.p. plaatjes los aanleveren, niet in het Word-document plaatsen). Digitale informatie ontvangen wij het liefst per empack.denbosch@managementmedia.nl 9

10 MARKETING CHECKLIST Houd uw to do s goed bij. Duid aan wat al gedaan is. ACTIES: Overloop de checklist Vink af wat al gedaan is Omdat we u graag een handje helpen bij de voorbereiding, vindt u hier een kant-en-klare checklist met alle marketingacties en - deadlines. LET OP! De deadline voor technische bijbestellingen kunt u terugvinden in het Technisch handboek. Deadline Actie Contact 05/01/2011 Bijbestellen kaarten > 1000 Marco de Jong 30/01/2011 Aanleveren database 500 contacten Marco de Jong 07/02/2011 Aanleveren persbericht beurscatalogus Han Geels 09/03/2011 Bijbestellen kaarten < 1000 Karen Rammeloo 09/03/2011 Bijbestellen stickers Karen Rammeloo 02/03/2011 Bestellen van het easyfairs BOOSTER PACK Bart Van den Begin Doorlopend Aanvragen exposantenbadges Karen Rammeloo Doorlopend Update My easyfairs Karen Rammeloo We wensen u veel succes met de voorbereiding en natuurlijk een schitterende beurs! Voor vragen kan u altijd terecht bij onze Helpdesk: Karen.rammeloo@easyFairs.com 10

11 TECHNISCH DOSSIER Brabanthallen, s-hertogenbosch Het Technisch Dossier omvat nuttige informatie over uw stand, de op en afbouw, bijbestellingen en het technisch reglement. Vragen? Neem gerust contact op met Britt Bruynseels: +32 (0) CONTACTPERSONEN Sales Bart Van den Begin +32 (0) Techniek Britt Bruynseels +32 (0) Marketing Marco de Jong +32 (0)

12 NUTTIGE INFO Contactpersonen: OPERATIONS : Britt Bruynseels Dirk Van Bouchout Operations Coordinator Purchasing-Operations Manager britt.bruynseels@easyfairs.com dirk.van.bouchout@easyfairs.com Tel: +32 (0) Fax: +32 (0) SALES : Bart Van den Begin Sales executive bart.van.den.begin@easyfairs.com Tel: +32 (0) Fax: +32 (0) df MARKETING : Karen Rammeloo Marco De Jong Marketing Assistant Marketing Project Coordinator karen.rammeloo@easyfairs.com marco.de.jong@easyfairs.com Tel: +32 (0) Tel: +32 (0) Fax: +32 (0) Fax: +32 (0) Beurshal: Brabanthallen s-hertogenbosch Diezekade AK s Hertogenbosch Tel: Handling: Valverde Evert van de Beekstraat CL Schiphol Tel: +31(0) Fax: +31(0) Alleen heftrucks van Valverde hebben toegang tot het beurscomplex Catering: Brabanthallen Voor meer informatie contacteer: britt.bruynseels@easyfairs.com Openingsuren: Dinsdag 15/03/2011 Woensdag 16/03/ u-17u u-17u00 12

13 OP- & AFBOUW NIEUW U dient uw opbouwpersoneel te registreren via Mijn easyfairs (Meer uitleg hierover vind u op pagina 4). Bij de entree van de hal worden vervolgens polsbandjes verstrekt, welke uw opbouwpersoneel toegang geven tot de hal. Waarborgsysteem In samenspraak met de Brabanthallen introduceren we een waarborgsysteem. Dit systeem zorgt voor een spoedige en efficiente opbouw en we vragen dan ook uitdrukkelijk uw medewerking hiervoor. Het werkt als volgt: Auto s en vrachtwagens tot 6m: 50 voor 1uur Vrachtwagens groter dan 6m : 100 voor 2 uur Bij de ingang van de parkeerplaats betaalt u de borg en ontvangt u hiervoor een ontvangstbewijs. Wanneer u binnen de gestelde termijn de parkeerplaats met voertuig verlaat ontvangt u de borg terug. Opbouw ALL IN Maandag 14/03 09u00-22u00 Tijdens de beursdagen is de hal vanaf 08.00u geopend. Afbouw ALL IN Woensdag 16/03 17u00-22u00 Auto s + lichte vrachtwagens Woensdag 16/03 18u30-22u00 Vrachtwagens > 6m 13

14 STANDINFORMATIE All in Module: Wat krijgt u hiervoor? witte modulaire MDF wanden (2.5m hoog) donkerblauwe tapijttegels 2 richtbare spots geplaatst op de frieslijst 1 geaard stopcontact, 230V (1000w) 1 parkeerkaart 1 naambordje met vermelding firmanaam + standnummer max bouwhoogte: 3.5m verplichte friesconstructie 1 meubelpakket: 2x stoel jeroom /1 x tafel axel /1x folderrek tess NIEUWE WERKWIJZE : Plaats uw bestellingen online Na het boeken van uw stand, ontvangt u van ons een link voor Mijn easyfairs. U kunt met deze link inloggen op onze website. NIEUW Hier kunt u uw bedrijfsinformatie voor uw online catalogus plaatsen en bovendien nog extra items als opbouwbandjes, meubels, elektriciteit, parkeerkaarten, plasmaschermen bestellen. Deadline: bijbestellingen kunnen geplaatst worden tot 08/03/11 Bestellingen die geplaatst worden na de deadline, zijn onderhevig aan een prijstoeslag van 30%. In geval van vragen: britt.bruynseels@easyfairs.com 14

15 TECHNISCH REGLEMENT Alle zichtbare zijden moeten worden afgewerkt. Er mag geen gebruik worden gemaakt van beamers en lichteffecten buiten de stand. Er mogen geen commerciële acties worden gevoerd buiten de stand, zonder toelating van de beursorganisator. Gasflessen worden niet toegestaan in de hal. Auto s worden niet toegestaan in de hal. Elke vorm van dakconstructie is niet toegestaan. Schroeven, boren of spijkeren in easyfairs materiaal is niet toegestaan. Beschadigde materialen zullen gefactureerd worden aan de klant. Demomateriaal wordt in de stand geplaatst, niet in de gangpaden. Omruilen of terugbetalen van standaard of gehuurd materiaal is niet mogelijk. Bij annulering van gehuurd materiaal zijn wij genoodzaakt annulatiekosten aan te rekenen. > tot 2 weken voor de beurs: 50% annulatiekosten > 1 week voor de beurs: 100% annulatiekosten 15

16 PLATTEGROND Bedrijfsnaam: Standnummer: Contactpersoon: Datum: Indien u elektriciteit, perslucht, wateraansluiting of een berging wenst, vragen wij u om de locatie van deze voorzieningen op uw stand aan te duiden door middel van een schets. Dit is geen bestelbon. LEGENDE E: elektriciteit P: perslucht B: berging W: extra wand Water: Wateraansluiting Terugfaxen naar: +32(0) Handtekening: Datum: / / 16