MAINTENANCE 2012 MARKETING HANDBOEK ANTWERP EXPO. Hall 1, 2 & 3. Wo. 18 april u. Do.19 april u. Beste exposant

Transcriptie

1 MARKETING HANDBOEK Beste exposant ANTWERP EXPO Hall 1, 2 & 3 Wo. 18 april u. Wij helpen u graag om uw deelname zo succesvol en aangenaam mogelijk te maken. Daarom bieden we u een aantal GRATIS marketing tools aan. Dit document bevat een samenvatting van de verschillende mogelijkheden. Veel succes! Do.19 april u INHOUDSOPGAVE CONTACT Operations Peter Keersse peter.keersse@easyfairs.com +32 (0) Sales Sara Tersago sara.tersago@easyfairs.com +32 (0) SPREAD THE WORD 2 PROMOTIETOOLS 3-4 MIJN EASYFAIRS 5 STANDBEMANNING 6-7 BEZOEKERSLINK 8 SALES TIPS TIJDENS EN NA DE BEURS 9 CHECKLIST MARKETING 10 Helen Mortier helen.mortier@easyfairs.com +32 (0) Marketing Sherra Van Bulck sherra.van.bulck@easyfairs.com +32 (0) John Barbier John.barbier@easyFairs.com +32 (0)

2 SPREAD THE WORD Gedrukte uitnodigingen versturen Database aanleveren (uitnodigingen door ons laten versturen in uw naam) Uw persoonlijke bezoekersregistratielink uitsturen DEADLINES: AANLEVEREN DATABASE: Gemiddeld 60% van de bezoekers komt op basis van een persoonlijke uitnodiging van een exposant! Promoot uw deelname actief naar uw klanten en prospects. Wij voorzien de nodige tools. 1. Gedrukte uitnodigingen easyfairs voorziet een standaardpakket van 250 gratis kaarten voor iedere exposant, dat u begin maart ontvangt. Meer nodig? U kunt kosteloos bijbestellen vóór 3 april 2012! 2. easyfairs verstuurt uw uitnodigingen Stuur ons een Excel bestand met max. 500 Benelux contacten vóór 27 februari 2012 Wij versturen de kaarten in uw naam (de naam van uw bedrijf wordt op de achterzijde van de kaart gedrukt) Bovendien zijn de portkosten voor onze rekening We gebruiken deze gegevens enkel voor het versturen van uw uitnodigingen. Indien echter één van uw contacten de beurs bezoekt, komen zij automatisch terecht in onze bezoekerdatabase. Verplichte kolommen in uw Excelbestand: Deadline: 27/02/2012 KAARTEN BIJBESTELLEN (<1000): sherra.van.bulck@easyfairs.com Firmanaam Dhr / Mevr Voornaam Naam Straat + huisnummer Postcode Plaats Land (BE NL LUX) Taal Deadline: 03/04/ Uw persoonlijke bezoekersregistratielink Op Mijn easyfairs kunt u automatisch doorklikken naar uw persoonlijke registratielink. Deze link is uniek aan uw account verbonden en biedt u de mogelijkheid om bij te houden wie van uw contacten zich al hebben ingeschreven. Alle gegevens van deze registraties komen in een Excel bestand terecht dat u direct kunt downloaden m.b.v. uw logingegevens. Wat kunt u doen met deze link? Uitnodiging per opstellen met daarin de link ( registreer hier ) Verwerken in uw handtekening Op uw website plaatsen Banners & buttons hyperlinken Lees meer op pagina 8 2

3 PROMOTIETOOLS Briefstickers kleven handtekening aanpassen Banners plaatsen Persbericht & Persmap Ruim 83% van de bezoekers informeert zich vóór de beurs inhoudelijk over exposerende bedrijven. De belangrijkste bronnen: advertenties en/of advertorials in vakbladen, artikels in vakbladen, internetsites en (beurs)catalogi. Maak hier gebruik van! Briefstickers U ontvangt van ons samen met uw uitnodigingskaarten een pakket met stickers die u bv. op uw uitgaande post kunt kleven. U kan er gratis en onbeperkt bijbestellen vóór 3 april 2012! handtekening Promoot uw deelname in uw handtekening onderaan uw s. DEADLINES: STICKERS BIJBESTELLEN: sherra.van.bulck@easyfairs.com Deadline: 03/04/2012 U kunt het beurslogo samen met nog ander materiaal terugvinden op de beurswebsite MAINTENANCE-BE in het menu Exposeer onder het tabblad Downloads. Banners U ontvangt van ons kosteloos een banner. Deze kunt u downloaden via de beurswebsite in het menu Exposeer onder het tabblad Downloads. TIP: Hyperlink deze met uw bezoekerslink en plaats deze op uw website of in uw e- mailhandtekening! Persbericht & Persmap Via Mijn easyfairs kunt u zelf persberichten en productnieuws opladen op uw pagina op de beurswebsite. U kunt ook een persmap samenstellen en afgeven op de beurs zelf. Deze wordt op het easy- Fairs BUSINESS POINT geplaatst, waar bezoekers en journalisten deze kunnen inkijken. LET OP VOOR ONAFHANKELIJKE AANBIEDERS VAN BEURSKALENDERS! Regelmatig horen wij berichten van exposanten die benaderd worden door bedrijven die zich voorstellen als ontwerpers van een catalogus van de beurs of een algemene beurzenkalender. Via brief, fax of geven zij u te kennen dat zij een aanpassing bieden van uw adresgegevens voor opname in hun beurskalender. In de kleine lettertjes merkt u echter dat zij aanzienlijke bedragen aanrekenen voor deze gegevens als u het document ondertekend terugstuurt. easyfairs distantieert zich volledig van deze praktijken. 3

4 PROMOTIETOOLS Advertenties Noem de beurs en uw standnummer ook in eventuele advertenties in de (vak)media. Advertenties aanpassen Bedrijfsprofiel updaten in Mijn easyfairs voor de catalogus easyfairs BOOSTER PACK Sponsoringpakketten Beurscatalogus Elk deelnemend bedrijf wordt opgenomen in de catalogus die aan elke bezoeker wordt overhandigd. Voor extra opties (extra vermelding, advertentie, etc) of deelname in de beursspecial in Maintenance Magazine, neemt u contact op met onze cataloguspartner MAINPRESS. Meer info? Zie bijlage(n) achteraan. Opname in geprinte beurscatalogus Beursspecial in Maintenance Magazine Deadline: 23/03/2012 Deadline: 09/03/2012 Contact: Dhr. Herwig Van Limbergen +32 (0) herwig.vanlimbergen@mainpress.com DEADLINES: BEURSCATALOGUS: herwig.vanlimbergen@mainpress.com Deadline: 23/03/2012 BEURSSPECIAL: herwig.vanlimbergen@mainpress.com Deadline: 09/03/2012 easyfairs BOOSTER PACK: sara.tersago@easyfairs.com +32 (0) Deadline: 28/03/2012 Prijs standaard pakket: 495 Meer info: LET OP: uw gegevens worden overgenomen van uw profiel op Mijn easyfairs. Vergeet dus zeker niet uw profiel vóór 20 maart 2012 te updaten (meer info op pagina 5)! easyfairs BOOSTER PACK (standaard) - Visibiliteit vóór, tijdens en na de beurs! Meer info? Neem een kijkje op easyfairs neemt uw logo op in haar bezoekerscampagne: - in een newsletter voor de beurs - in de online catalogus - in de logoscroller op de website Sponsoringpakketten - op de beursplattegrond tijdens de beurs - in de nabeschouwing na de beurs Als exposant kunt u uw beursdeelname extra in de verf zetten door gebruik te maken van één of meerdere van onze sponsorpakketten: - Lanyard Sponsoring - Leafleting - Visitor Registration Voucher Advertising Meer info? - Contacteer Sara Tersago: sara.tersago@easyfairs.com +32 (0) Neem een kijkje op in het menu Exposeer onder het tabblad Sponsoring: mogelijkheden. 4

5 MIJN EASYFAIRS Informatie opladen in Mijn easyfairs, de online beurscatalogus Meer info over het optimale gebruik van Mijn easyfairs? Download de handleiding op Via Mijn easyfairs kunt u uw bedrijf en producten/innovaties presenteren in de online catalogus en kunt u eenvoudig bijbestellingen doen. Bovendien onthoudt Mijn easyfairs uw gegevens zodat u deze bij toekomstige beursdeelnames niet opnieuw hoeft in te voeren. Via Mijn easyfairs, kunt u uw bedrijf duidelijk promoten via bv. uw bedrijfsnaam, en bedrijfsprofiel uw bedrijfslogo publiceren in de online catalogus promotioneel materiaal over uw producten of diensten publiceren Uw standpersoneel registreren en uw bezoekerslink ophalen Uw bedrijfsgegevens nakijken voor de gedrukte catalogus vóór 20 maart 2012! DEADLINES: GEGEVENS CATALOGUS UPDATEN via Mijn easy- Fairs: Deadline: 20/03/2012 Uw invoerscherm Het resultaat online 5

6 STANDBEMANNING Exposantenbadges aanvragen (barcodes afdrukken) Bezoekersregistratie bijhouden Selecteer enthousiaste en extraverte medewerkers die graag met (potentiële) klanten omgaan en die voldoende kennis hebben over uw bedrijf en uw oplossingen. Stel enkele basisregels op: - dress code - look & feel van de stand - praktische afspraken Benoem een standmanager: iemand die flexibel, goed georganiseerd en een goede verkoper is. Brief uw medewerkers op voorhand over wat u van hen verwacht, wat ze de klanten en de pers moeten vertellen enz. Exposantenbadges aanvragen via Mijn easyfairs Het is essentieel dat u vóór de beurs uw standbemanning registreert. Als u ingelogd bent in Mijn easyfairs, kunt u naar het registratiesysteem N200. Hier kunt u uw standbemanning aanmelden en de barcodes afdrukken. Lees meer op pagina 7 LET OP: het opbouwpersoneel hoeft niet geregistreerd te worden in dit systeem. Uw opbouwpersoneel krijgt tijdens de opbouw een gekleurd armbandje dat na aanmelding bij de bewaking aan de inkom van het terrein afgehaald kan worden. Uw bezoekersregistratie bijhouden via Mijn easyfairs Tevens vindt u hier uw persoonlijke bezoekersregistratielink. Deze link kunt u, zoals uitgelegd op pag. 5, meesturen in ings en in de handtekening van uw zetten om uw klanten en relaties uit te nodigen om de beurs en uw stand te bezoeken. Lees meer op pagina 8 6

7 STANDBEMANNING Registreren van uw standpersoneel Voor aanvang van de beurs dient u uw standpersoneel te registreren. In Mijn easyfairs klikt u op de optie: Bekijk uw voorgeregistreerde bezoekers / Schrijf uw personeel in U wordt automatisch doorgelinkt naar het N200 registratiesysteem. In het tabblad Personeel kunt u uw standbemanning toevoegen. - Standpersoneel manueel toevoegen: klik op het groene kruisje en vul de gegevens in. Print de toegangsbewijzen uit en u krijgt bij de beursingang de exposantenbadges van onze hostessen. - Standpersoneel opladen via een Excel file: kies voor Standpersoneel importeren. Klik op Downloaden en u krijgt een Excel bestand in een template die u opslaat op uw computer. In dit bestand plaatst u alle informatie over uw standpersoneel. Als u de lijst invult, kunt u alles in 1 keer opladen. Als alles is ingevuld, gaat u naar Upload en selecteert u het ingevulde Excel bestand. Alle gegevens komen in de overzichtlijst in N200 en u kunt alle barcodes tegelijk printen. Manuele invoer Opladen via Excel 7

8 BEZOEKERSLINK Uw persoonlijke registratielink voor bezoekers In het tabblad Registraties vindt u uw bezoekerslink (default URL). Met het icoontje achter de link kan u de URL kopiëren. Met deze link: - nodigt u uw klanten & relaties uit - bekijkt u wie zich heeft aangemeld voor de beurs via uw persoonlijke link - bekijkt u na de beurs ook wie de beurs werkelijk bezocht heeft Koppel de link aan een banner/logo in uw handtekening om uw deelname te promoten. De banner en het logo vindt u terug op in het menu Exposeer onder het tabblad Downloads. Wilt u een mailing uitsturen en meten wat deze mailing oplevert? Via de knop Nieuwe link aanmaken maakt u een extra link aan die u in de mailing kan plaatsen. Maak ook persoonlijke linken aan voor uw collega s en vraag hen deze achter hun handtekening te zetten. Zo kan u meteen zien via welke werknemer bezoekers zich hebben geregistreerd. Via de knop Exporteren downloadt u een Excel file waarin alle geregistreerde bezoekers via uw link(en) zijn opgenomen. Zo kan u bv. voor, tijdens of na de beurs een mailing uitsturen naar deze geregistreerde bezoekers. 8

9 SALESTIPS TIJDENS DE BEURS Sales lead systeem opzetten Persmap afgeven op het BUSINESS POINT NA DE BEURS Follow up Breng resultaten in kaart Evalueer & motiveer! Leg van tevoren goed vast hoe u zich wil presenteren tijdens de beurs. Hoofddoel is uiteraard om u binnen het easyfairs concept te onderscheiden van de rest! Plan nog vóór de beurs de opvolging van uw beursdeelname. Zorg ervoor dat er tijd wordt vrijgemaakt om mensen op te bellen na de beurs. Behandel eerst de belangrijkste contacten. TIJDENS DE BEURS Blijf niet op uw eiland zitten, spreek mensen actief aan Houd elke sales lead systematisch bij Trek de aandacht met wat actie op uw stand Geef uw persmap(pen) af op het easyfairs BUSINESS POINT NA DE BEURS Doorzetten wordt beloond! Neem opnieuw contact op na intervals van 3 en 6 maanden. Uit ervaring blijkt dat aankoopbeslissingen soms tijd nodig hebben. Meet uw resultaten op een efficiënte manier Zo kan u uw Return On Investment (ROI) meten en kan u zich hier in de toekomst op baseren bij het nemen van beslissingen. Vandaar: Houd uw sales leads systematisch bij! Let hierbij op de volgende elementen: - Waarde van de verkoop - Uw investering in de deelname - Aantal sales leads - Kosten per lead = totale kost deelname gedeeld door aantal leads - Aantal nieuwe contacten - Gegenereerde media-aandacht - Andere meetbare elementen (bv. aanwerving) - Niet-meetbare voordelen (goodwill, team spirit) Evalueer daarna uw resultaten Probeer te achterhalen waarom u beter of minder goed presteerde dan u had verwacht. Breng uw medewerkers op de hoogte en geef hen de nodige motivatie om het volgende keer (nog) beter te doen. 9

10 CHECKLIST Omdat we u graag een handje helpen bij de voorbereiding, vindt u hier een kant-en-klare checklist met alle marketingacties en deadlines. Overloop de checklist Vink af wat al gedaan is LET OP: De deadline voor technische bijbestellingen kan u terugvinden in het Technisch handboek. Deadline Actie Contact 27/02/2012 Aanleveren database 500 contacten sherra.van.bulck@easyfairs.com 09/03/2012 Opname in Beursspecial herwig.vanlimbergen@mainpress.com 20/03/2012 Updaten bedrijfsprofiel op Mijn easyfairs sherra.van.bulck@easyfairs.com 23/03/2012 Opname in beurscatalogus herwig.vanlimbergen@mainpress.com 28/03/2012 Bestellen easyfairs BOOSTER PACK sara.tersago@easyfairs.com 03/04/2012 Bijbestellen stickers sherra.van.bulck@easyfairs.com 03/04/2012 Bijbestellen kaarten < 1000 sherra.van.bulck@easyfairs.com We wensen u veel succes met de voorbereiding en natuurlijk een schitterende beurs! 10

11 BESTELBON Hoofd Media Partner van de beurs Als Hoofd Media Partner van Maintenance 2012 bieden wij u 2 uitstekende kanalen aan om uw deelname in de verf te zetten: Maintenance Magazine Print Engineeringnet.be Web & Mobile Mis deze opportuniteit niet en adverteer naar: managers en diensthoofden onderhoud via print technische bezoekers via Web & Mobile Wij wensen te bestellen: Advertenties - print Full Color ZW +1 kleur ZwartWit 1/1 blz A4 Nederlands&Frans 2.505, , ,00 1/2 blz A4 Nederlands&Frans 1.695, , ,00 1/3 blz A4 Nederlands&Frans 1.211, ,00 778,00 1/4 blz A4 Nederlands&Frans 1.103,00 965,00 640,00 Banners - online - maart 2012 Leaderboard 715,00 2 weken, volledige website Standaard banner 715,00 1 maand, homepage + nieuwspagina s Skyscraper (verticale banner) 590,00 2 weken, volledige website Rubriekbanner onderhoud - horizont. 395,00 1 maand, bij alle nieuwspagina s onderhoud Rubriekbanner onderhoud - vierkant 495,00 1 maand, bij alle nieuwspagina s onderhoud Sponsored tekstlink 165,00 1 maand, volledige website TOTAAL (ex-btw): Vul in: Materiaal - print Titel: Maintenance Magazine Distributie: ex. (4.500 ex. Ned, ex. Frans) Taal: Nederlands & Frans (aparte publicaties) Kleur: quadri (recto/verso) Advertenties: PDF, 300 dpi, embedded fonts, CMYK Formaten: zie Deadline: 09 maart 2012, u. Uw contact: herwig.vanlimbergen@mainpress.com Materiaal - online Titel: Lezers: +/ unieke bezoekers per maand Hits: +/ bezochte pagina s per maand Taal: enkel Nederlands Advertenties: leaderboard: 90 x 728 (hxb) - 9 sec banner: 60 x 468 pixels (hxb) - 6 sec skyscraper: 600 x 120 pixels (hxb) - 6 sec sponsored link: slogan 50 karakters + link Uw contact: bert.belmans@mainpress.com Uitgever: Mainpress nv Diamantstraat 5, B Lille Tel: +32 (0) Fax: +32 (0) Ref: TD easyfairs Voor bestelling, fax naar: +32 (0) Voor bestelling, Firmanaam:... Contactpersoon:... Handtekening:...

12 BESTELBON CATALOGUS GEEF UW DEELNAME EEN BOOST! De catalogus van easyfairs Maintenance is een realisatie van Hoofd Media Partner Maintenance Magazine. De opname van uw bedrijfscoördinaten is gratis. Nieuw in 2012: artikel Nieuw Product of Bedrijf op 1/1 blz A5 Actie 2012: gratis 1/1 blz artikel Nieuw Product of Bedrijf bij bestelling van 1/1 blz full color in Maintenance Magazine maart 2012* (* enkel bij bestelling aan standaardtarief) Wij wensen volgende bestelling te plaatsen: Tekst & logo Prijs: Vul uw bestelling in: Logo in full color naast adresgegevens 65,00 Tekst 300 karakters (spaties inbegrepen)* 65,00 Tekst 300 karakters + logo full color 105,00 Supplement tekst karakters 40,00 * Basis: 300 karakters voor alle talen samen; + 40,00 per 300 bijkomende karakters Combipack Maintenance 2012 Advertentie van 1/1 blz A4 fc Ned & Fr in Maintenance Magazine 2.505,00 + GRATIS artikel van 1/1 blz A5 in catalogus Advertenties Zwart-wit Full Color Intern - 1/2 blz 155,00 195,00 Intern - 1/1 blz 260,00 330,00 Cover 2-1/1 blz 420,00 525,00 Cover 3-1/1 blz 310,00 380,00 Cover 4-1/1 blz 640,00 Artikels (incl. opmaak) Artikel Nieuw Product - 1/1 blz 300,00 390,00 Artikel Bedrijfsvoorstelling- 1/1 blz 300,00 390,00 Praktische gegevens Uitgever: Advertenties Mainpress nv Mainpress nv Dhr. Herwig Van Limbergen, Diamantstraat 5, B Lille Tel: +32 (0) Fax: +32 (0) herwig.vanlimbergen@mainpress.com Nederlands en Frans Taal: Formaat A5 (210 mm H x 148 mm B) Kleur: full color (recto/verso) Materiaal TOTAAL (ex-btw): Logo: logo in JPEG, TIFF of EPS, 300 dpi Advertenties: PDF, 300 dpi, embedded fonts, CMYK Artikels: tekst, foto en logo Formaat 1/1 blz: A5 (netto: 190 mm H x 130 mm B) Deadline: 23 maart 2012, uur Ref: TD easyfairs Facturatie De facturatie van uw promotie in de catalogus gebeurt rechtstreeks door Mainpress nv Informatie Voor aanvullende informatie, neem contact met: herwig.vanlimbergen@mainpress.com tel +32 (0) Voor bestelling, Firmanaam:... Contactpersoon:... Handtekening:... Voor bestelling, fax: +32 (0)