UITNODIGINGSKAART OPMAKEN REGIO BUSINESS DAGEN ZUIDOOST-BRABANT 2013 HANDLEIDING: In eenvoudige stappen

Transcriptie

1 UITNODIGINGSKAART OPMAKEN REGIO BUSINESS DAGEN ZUIDOOST-BRABANT 2013 HANDLEIDING: In eenvoudige stappen uw gepersonaliseerde uitnodigingskaart voor de Regio Business Dagen! Uw logo uw tekst Uw klantenbestand!

2 Korte inleiding Wij hebben een compleet nieuwe manier van uitnodigen ingericht en met deze handleiding is het voor iedereen eenvoudig om uitnodigingen te versturen. Nodig zoveel mogelijk relaties persoonlijk uit! Wij hopen dat u, als exposant, ook dit jaar veel van uw relaties uitnodigt voor de aankomende editie van de Regio Business Dagen. U kunt uw bedrijfslogo en persoonlijke tekst toevoegen zodat het voor uw klanten duidelijk is dat de uitnodiging van uw organisatie afkomstig is. Hoe zit de uitnodiging eruit als deze op de mat valt? De uitnodiging is op a4-formaat, dubbelzijdig en wordt een aantal keer gevouwen. De uitnodiging zal als volgt ontvangen worden door uw relaties: Geheimhouding Uw klantenbestand wordt in een beveiligde omgeving van EUROMAIL geplaatst en eenmalig gebruikt. De organisatie van de Regio Business Dagen of een andere organisatie krijgt geen toegang tot uw bestanden! Euromail gebruikt deze bestanden eenmalig en worden daarna permanent verwijderd. Vragen, opmerkingen en/of problemen? Mocht het na het lezen van deze handleiding niet lukken om uw uitnodiging op te maken helpen wij u graag verder! U kunt contact opnemen via marketing@ogz.nl Samen sterk! Samen met u gaan wij er wederom een geslaagde editie van maken! Bij voorbaat dank voor uw medewerking, Team Regio Business Dagen OGZ

3 Hoe ziet de uitnodiging er uitgevouwen uit? Voorzijde uitnodiging Achterzijde Uitnodiging Er volgen een aantal stappen zodat uw uitnodigingskaart eenvoudig opgemaakt kan worden. Deze stappen worden in dit document besproken.

4 1) Inloggen Ga naar de inlogpagina: Direct bij uw inschrijving voor de Regio Business Dagen Zuidoost-Brabant heeft u inloggegevens ontvangen voor de exposantenlogin op de website. Op de exposantenlogin kunt u onder andere uw online profiel aanpassen en nieuwsberichten toevoegen. Ook vindt u hier uw inloggegevens voor het bestellen van gepersonaliseerde uitnodigingskaarten. 2) Klik op de button Uitnodiging RBD 3) Klik op de button

5 4) Bekijk de voorlopige voor- en achterkant en klik op doorgaan. 6) Upload uw logo Via Bladeren kunt u op uw computer uw bedrijfslogo selecteren. U kunt de volgende soorten bestanden uploaden: *.EPS, *.EPSF, *.E, *.PSD, *.PDF, *.JPG, *.JPEG, *.TIFF, *.TIF, *.PNG, *.GIF, *.BMP Kies het bestand (op uw computer) en klik op openen.

6 7) Klik op Uploaden. Indien uw logo voldoet aan de uploadspecificaties zal deze getoond worden op uw scherm. Klik vervolgens links onder in beeld op Indien de opmaak van uw uitnodiging met uw bedrijfslogo naar wens is, klik rechts onderin op.

7 8) U kunt gebruik maken van de standaard tekst of deze naar uw eigen wensen aanpassen. Tip: Voeg een regel toe met uw standnummer om bezoekers gericht naar uw stand te trekken. Let op: Het lettertype kan niet aangepast worden! 9) Vul in bovenstaand veld uw naam/ de naam van de persoon namens uw organisatie in zoals u deze op de uitnodigingskaart wilt plaatsen: Bijvoorbeeld: Lindy Jansen 10) Vul in bovenstaand veld uw bedrijfsnaam in zoals u deze op de uitnodigingskaart wilt plaatsen: Bijvoorbeeld: Organisatie Groep Zuid Indien dit correct uitgevoerd is, klik op

8 9) Upload uw klantenbestand Wij raden aan om eerst het Sjabloon ontvangerslijst te downloaden. Hieronder ziet u de velden onder elkaar in een overzicht. De velden in het sjabloon staan naast elkaar. Indien u niet de mogelijkheid heeft om de indeling van uw bestand te wijzigen, ga verder bij eigen indeling uploaden (zie volgende pagina). kolom Kolombenaming Toelichting Voorbeeldwaarde Vaste of variabele waarde? A Achternaam Achternaam van de ontvanger (uw relatie) Van de Kaart Vast B Bedrijf Bedrijfsnaam van de ontvanger (uw relatie) Bedrijf B.v. Vast C BedrijfExposant Uw bedrijfsnaam OGZ Vast D Beste Aanhef welke achter beste zal worden Henk van de Kaart Variabel E Brieftxt weergegeven. Hier niets invullen (wordt automatisch F Logo gevuld) Hier niets invullen (wordt automatisch G NaamExposant gevuld) De naam van de afzender (persoon voluit) Lindy Jansen Variabel H Plaats geschreven) (woon)plaats van de ontvanger (uw relatie) Eindhoven Variabel I Postcode Postcode van de ontvanger (uw relatie) 5611WH Variabel J Straat Straat van de ontvanger (uw relatie) Hubert Variabel K Voornaam Voornaam van de ontvanger (uw relatie) Seijssemaeckerstra Henk Variabel L XMPieRecipientKey Hier niets invullen (wordt automatisch gevuld) at 20 Voorbeeldwaarden: Lindy Jansen (werkzaam bij OGZ) maakt een uitnodigingskaart op voor haar relatie Henk van de Kaart van Bedrijf B.v. uit Eindhoven.

9 Eigen indeling uploaden (indien u geen gebruik maakt van het voorbeeldsjabloon) In dit bestand ziet u precies welke velden uw bestand dient te bevatten en met welke indeling. Indien u huidige klantenbestand een andere indeling heeft kunt u ervoor kiezen om de velden in uw bestand, te koppelen aan de velden op de uitnodiging. U kunt op de vorige pagina zien welke velden een vaste waarden dienen te bevatten en welke velden dienen te variëren per ontvanger. U dient handmatig aan te geven welk veld in uw bestand overeenkomt met het veld op de uitnodiging. 10) Controleer/Corrigeer uw opmaak Klik op en u ziet de totale opmaak van uw uitnodigingskaart. De uitnodingskaart zal in een nieuw venster geopend worden

10 Controleer goed of de opmaak, uw tekst en uw logo goed wordt weergegeven op uw uitnodigingskaart. Mochten er wijzigingen nodig zijn, sluit het venster met de weergave en klik op Is het ontwerp naar correct, klik dan op

11 11) Bestelling in het systeem plaatsten! Uw bestelling staat klaar om geplaats te worden. Klik op Mocht u nog een andere uitnodigingskaart willen opmaken met een tekst- en/of logovariatie voor een andere doelgroep uit uw klantenbestand, klik dan op 12) Wij nemen de kosten voor het drukken van uitnodiging op ons. Neem onderstaande gegevens zorgvuldig over zodat de factuur ook daadwerkelijk bij onze organisatie aankomt: Bij bedrijf mag uw bedrijfsnaam ingevuld worden zodat wij kunnen herleiden van welke organisatie de factuur afkomstig is. Zo krijgen wij inzicht in het aantal bestelde uitnodigingskaarten, niet uw klantenbestand. Klik op

12 13) U bent weer terug in het overzicht van uw bestelling. Klik op 14) U ziet bij units het aantal uitnodigingskaarten dat verstuurd gaat worden. Controleer of dit overeenkomt met het aantal dat in uw oorspronkelijke excelbestand stond. Klik op

13 15) Samenvatting bestelling. U kunt indien gewenst uw Bestellingsdetails afdrukken. Klik op 16) Afmelden U heeft het proces succesvol doorlopen! Rechtsboven kunt u zich afmelden. Klik op Vragen? Mocht u opmerkingen/vragen hebben kunt u contact opnemen met: Lindy Jansen lindy@ogz.nl