Technisch handboek All in

Transcriptie

1 easyfairs HVAC september 2010, Brussels Expo, hal 6 Technisch handboek All in Voor een vlot beursverloop Deadline voor bijbestellingen: 1 september 2010 Alle bestellingen na 01/09/10 krijgen een prijstoeslag van 20%. Bestellingen, die worden geplaatst tijdens de opbouw van een beurs, krijgen een prijstoeslag van 30% easyfairs.com/hvac-be IF ONLY ALL TRADE SHOWS WERE THIS EASY!

2 2 Inhoudsopgave 1. Nuttige adressen...p.3 2. Opbouw, openingstijden & afbouw...p Handling 2.2 Nieuwe werkwijze: WAARBORGSYSTEEM 2.3 Opbouw en aankleden van de stand 2.4 Openingstijden 2.5 Afbouw 2.6 Tarieven handling Valverde 3. Standinformatie...p Standaard pakket 3.2 Technisch reglement 3.3 Insurance easyfairs HVAC Bouwpaspoorten, exposantenbadges en parkeerkaarten...p Bouwpaspoorten en exposantenbadges 4.2 Parkeerkaarten 4.3 Bouwpaspoorten aanmaken 5. Checklist...p Bijbestellingen easyfairs HVAC p Bestelbon elektriciteit easyfairs HVAC p Plattegrond van uw stand op easyfairs HVAC p Extra service...p IT Rentals 9.2 N200: Redbox scanners 9.3 Hostessen: Concept team

3 1. Nuttige adressen 3 Organisatie + info: easyfairs nv/sa Roderveldlaan Berchem Tel: +32 (0) Fax: +32 (0) Sales: steven.behaegels@easyfairs.com sylvie.de.vocht@easyfairs.com Marketing: marco.de.jong@easyfairs.com Operations: peter.keersse@easyfairs.com dirk.van.bouchout@easyfairs.com Tel: +32 (0) Beurshal: Brussels Expo Belgiëplein Brussel Tel+32 (0) Catering: Horeto Expo Brussels Expo Belgiëplein 1020 Brussel Tel: +32 (0) Fax: +32 (0) Handling: Valverde BV Evert van de Beekstraat CL Schiphol Tel: +31(0) Fax: +31(0) Hotels: Booking.com

4 2. Opbouw, openingstijden & afbouw 4 Overzicht Woensdag Donderdag Vrijdag Zaterdag 22/09 23/09 24/09 25/09 Enkel na afspraak met Valverde voor zware machines 08u00 09u00 Aankleding stand Aanvoer materiaal ( met waarborg) 09u00-22u00 09u00 10u00 12u00 13u00 Openingstijden 10u00 17u00 13u00 21u00 Afbouw 21u u Handling Alleen heftrucks van Valverde hebben toegang tot het beurscomplex op 22/09/2010 vanaf 08u00 ter behandeling van materiaal. Wenst u gebruik te maken van deze handlingdienst? Kijk dan op pagina 5-6 voor meer informatie. 2.2 Nieuwe werkwijze: WAARBORG SYSTEEM woensdag 22/09 tussen 09u00 & 22u00 In samenspraak met Brussels expo introduceren we een waarborgsysteem met als doel een snellere circulatie te kunnen realiseren op het beursterrein. personenwagens en vrachtwagens tot 6m: 50 voor 1uur Vrachtwagens groter dan 6m : 100 voor 2 uur Bij het oprijden, overhandigt u het bedrag. U krijgt dit bedrag uiteraard terug als u binnen de vooropgestelde limiet uw wagen gelost hebt. Wij stellen voor om uw wagen daarna terug te parkeren op Parking C op de Romeinse steenweg 2.3 Opbouw en aankleden van de stand Op 22/09/2010 zijn de stands toegankelijk voor de exposanten vanaf 09u00 tot 22u00. U kunt uw stand inrichten en demo-materiaal onder eigen beheer binnen brengen. Omdat de aansluitingen voor 09u00 nog niet operationeel zijn, kunnen de stands voor die tijd nog niet worden ingericht. Vergeet niet vooraf de namen te registreren van uw opbouwpersoneel en uw bouwpaspoorten af te halen bij de hostessen. Voor meer informatie zie pagina Openingstijden De beurs zal geopend zijn op donderdag 23/09/2010 van 10u00 tot 17u00 en vrijdag 24/09/2010 van 13u00 tot 21u00. De hoofdingang van de hal wordt op donderdag en vrijdag 1 uur voor aanvang van de beurs geopend, zodat exposanten nog de laatste voorbereidingen kunnen treffen. Let op: het aanvoeren van materiaal op donderdag en vrijdag gebeurt via de hoofdingang, niet via de grote poorten van de hal. Deze poorten zullen enkel worden geopend tijdens de op en afbouw. 2.5 Afbouw Vrijdag 24/09/2010 wordt de beurs afgebouwd vanaf 21u00. Van 21u00 tot 22u30 mogen enkel personenwagens en vrachtwagens tot 6m laden. Vanaf 22u30 mogen de vrachtwagens groter dan 6 m laden. Dit is om de afbouw vlotter te laten verlopen. Om andere exposanten niet te storen, wordt er niet afgebouwd voor de officiële sluitingstijd van de beurs. Het is dus niet toegestaan om voor 21u00 af te breken.

5 2.6 Tarieven Handling Valverde BV 5 Evert van de Beekstraat CL Schiphol The Netherlands t Tarieven logistiek easyfairs, 2010 f Valverde BV is door easyfairs aangesteld voor alle logistieke diensten die u tijdens de op en afbouw van de beurs nodig kunt hebben. De vastgestelde tarieven hiervoor vindt u op dit formulier. Wenst u eerst een offerte te ontvangen geef dit dan aan door deze optie op het antwoordformulier aan te kruisen. Nieuw is onze full service palletzending. Wij verzorgen hierbij de gehele logistiek voor uw deelname aan de beurs. U zorgt dat de zending klaarstaat; meldt dit bij ons aan. Wij zorgen dan dat deze pallet op het afgesproken tijdstip op uw stand geleverd wordt. En indien deze goederen na de beurs weer retour vervoerd moeten worden, is ook dit inbegrepen. Tarieven Huur heftruck (2ton) per kwartier Euro 30,00 (met een minimum van een half uur) Opslag van verpakkingmateriaal tijdens de beurs per kubieke meter met een minimum van euro 80,00 Euro 40,00 Assistentie op uw stand (in en uitpakken) per uur, tevens minimum Euro 38,00 Onze normale werktijden zijn weekdagen van 08:00 tot 18:00 uur. Daarbuiten geldt een toeslag van 50%. De aansprakelijkheid van een logistiek dienstverlener is beperkt, wij gaan er derhalve vanuit dat uw goederen verzekerd zijn tijdens transport en verblijf op de beurs! Op al onze diensten zijn de FENEX condities van toepassing, waarvan u op verzoek een kopie verstrekt kan worden. Bovenstaande tarieven zijn exclusief lokale BTW. Tenzij anders overeengekomen dient uw besteling voor levering betaald te zijn.

6 Valverde BV Evert van de Beekstraat CL Schiphol The Netherlands t f Bestelformulier logistiek easyfairs Gebruikt u dit formulier voor het bestellen van logistieke diensten bij Valverde B.V. Fax of dit naar: gert@valverde.nl, fax Als u eerst een passende offerte wenst te ontvangen zet u dan hier een kruisje. Uw firmanaam Volledig adres Hal en stand nummer Contact persoon Telefoon nummer Uw bestelling Huur heftruck voor het lossen van goederen Datum, tijd Opslag van verpakkingmateriaal Aantal stuks, volume m3 Full service palletzending Afhaal adres zoals boven vermeld Of anders: Gegevens van de pallet(s) Aantal Afmetingen Gewicht Gewenste levering op uw stand Datum, tijd Goederen gaan na het evenement wel of niet retour. Betaling Credit card nummer Naam kaarthouder Credit card firma Security code Expiry date Datum Uw naam Handtekening

7 3. Standinformatie Wij zorgen voor uw stand, u hoeft enkel uw promotie materiaal mee te nemen Standaard pakket standaard meubelpakket: 2 x stoel Ibis 1 x tafel Axel 1 folderrek Tess 1 geaard stopcontact, 230 V éénfasig, ter waarde van 1000W Witte wanden 2.5m hoog Blauwe tapijttegels Frieslijst met vermelding van standnummer en bedrijfsnaam 2 richtbare spots, geplaatst vooraan op de frieslijst 1 wireless internet connectie 1 parkeerkaart 250 uitnodigingskaarten + briefstickers Dagelijkse schoonmaak Extra meubilair kan besteld worden via de bestelbon op p Technisch reglement De hal wordt volledig bedekt met blauwe tapijttegels. Deze mogen niet verwijderd worden. Ook verhoogde vloeren zijn niet toegelaten. De maximale bouwhoogte is 3,5m. Alle zichtbare zijden moeten worden afgewerkt. Er mag geen gebruik gemaakt worden van beamers en lichteffecten buiten de standen. Er mogen geen commerciële acties uitgevoerd worden buiten de stand zonder goedkeuring van de beursorganisatie. Gasflessen worden niet toegestaan in de hal. Auto s parkeren wordt niet toegestaan in de hal. Elke vorm van dakconstructie is niet toegestaan. Schroeven, boren of spijkeren in de panelen is niet toegestaan. Beschadigde panelen zullen gefactureerd worden aan 50 per paneel. Eigen materiaal mag niet op of voor de frieslijst / het naambord worden geplaatst. Demomateriaal moet in de stand staan, niet in de gangpaden. Omruilen / terugbetaling van het standaardpakket is niet mogelijk. Onze wanden en frieslijsten worden niet verwijderd. Eventuele klachten over standbouw, elektriciteit of meubels worden alleen behandeld na vaststelling tijdens de beurs.

8 3.3 Insurance easyfairs HVAC

9 9 4. Bouwpaspoorten, exposantenbadges en parkeerkaarten 4.1. Bouwpaspoorten en exposantenbadges De exposantenbadges zijn gratis en op naam. Deze dienen duidelijk zichtbaar gedragen te worden. Standpersoneel wordt op voorhand geregistreerd dmv de registratielink die u ontvangt per van onze marketingafdeling. De barcodes die u via de registratie krijgt, print u af en brengt u mee naar de beurs. Deze worden ingescand en de badge wordt geprint door onze hostessen. U kunt uw badge dan direct meenemen. Bouwpaspoorten worden ook op voorhand geregistreerd. U geeft de namen in van de personen die de stand komen opbouwen. U krijgt uw barcode, die u meeneemt naar de opbouwdag van de beurs. Daar kunt u deze laten scannen door hostessen vanaf 09u00. U krijgt dan een badge waarmee u uw stand kunt opbouwen. Indien er andere leveranciers komen opbouwen, vergeet dan ook niet hun namen in te voeren. De bouwpaspoorten worden dus niet vooraf naar u toegestuurd Parkeerkaarten Standaard is 1 parkeerkaart per module inbegrepen. Indien u er extra wenst, kan u deze bijbestellen via de bestelbon op p.13. De parkeerkaarten dienen afgehaald te worden tijdens de opbouw op het beurssecretariaat vanaf 09u00.

10 Bouwpaspoorten aanmaken Via de login link kunt u uw bouwpaspoorten aanvragen. Het is essentieel dat u voor de beurs uw opbouwpersoneel registreert. Gebruik de login link uit uw Infokit voor Exposanten die u per heeft ontvangen. Log in en klik op het icoon standpersoneel registratie. Op het volgende scherm klikt u op nieuwe registratie toevoegen. Voer alle namen in van de mensen die zullen opbouwen. Als u alle personen hebt ingevoerd, klikt u op barcodes afdrukken. Print dit formulier af en breng het mee tijdens de opbouw. Hiermee kunt u de badges bij de registratiebalie aan de ingang van de beurs afhalen.

11 11 5. Checklist Checklist Deadline Zie p. Heeft u perslucht of extra elektriciteit nodig voor een machine? Wenst u extra meubels bij te bestellen? Wenst u planten bij te bestellen? Wenst u een berghokje op de stand? Met gordijn of deur? Heeft u extra parkeerkaarten nodig? Heeft u de juiste vermelding van uw bedrijfsnaam doorgegeven voor op de frieslijst? Heeft u een heftruck nodig tijdens op- en afbouw? Wenst u goederen op te slaan? Heeft u al exposantenbadges en bouwpaspoorten aangemaakt voor uw medewerkers? Wenst u audiovisueel materiaal te bestellen? Heeft u de technische voorschriften en aandachtspunten gelezen? Heeft u de plattegrond getekend en doorgestuurd? Wilt u het logo van uw firma op de frieslijst? Wenst u catering op uw stand? 3 We wensen u succes met de voorbereidingen. Tot ziens op easyfairs HVAC 2010!

12 Bijbestellingen 12

13 Deadline: 01/09/ Bijbestellingen easyfairs HVAC 2010 (terugfaxen naar +32 (0) ) 13 Bedrijfsnaam: Standnummer: Contactpersoon: Datum: Afbeeldingen meubilair: zie p. 16 Bestellingen geplaatst na 01/09/2010 krijgen een prijstoeslag van 20% Bestellingen geplaatst tijdens de opbouw & beurs krijgen een prijstoeslag van 30% Alle tarieven zijn exclusief btw (21%)

14 Deadline: 01/09/ Bestelbon elektriciteit easyfairs HVAC 2010 (terugfaxen naar: +32 (0) ) 14 Bedrijfsnaam: Standnummer: Contactpersoon: Datum: A. U heeft geen eigen schakelbord. B. U heeft uw eigen schakelbord of wilt uw machine (met aardlekschakelaar) aansluiten op voedingskabel voorzien van een CEE koppelstekker. C. U wilt uw machine (zonder aardlekschakelaar) aansluiten op een voedingskabel met CEE koppelstekker. A. U HEEFT GEEN EIGEN SCHAKELBORD (GESCHIKT VOOR VERLICHTING, KOFFIEZETAPPARAAT, KOELKAST, ANDERE HUISHOUDELIJKE APPARATEN) FORMULE A : elektrische voedingskabel voorzien van schakelbord met stopcontacten. Aansluitingen bestaande uit: het verbruik + de huur en de plaatsing van een schakelbord uitgerust met een verliesstroomschakelaar en stopkontakten + de keuring van de elektrische installatie door een officiële instantie. Code Aantal Watt Amp. schakelbord met Prijs Stopcontact mono 2P16A tri tri tri tri tri tri B. U HEEFT UW EIGEN SCHAKELBORD VOORZIEN VAN CEE STEKKER. (BORD MET AARDLEKSCHAKELAAR MIN. 100mA) OF U WENST UW MACHINE (MET AARDLEKSCHAKELAAR) RECHTSTREEKS AAN TE SLUITEN OP DE VOEDINGSKABEL VOORZIEN VAN EEN CEE KOPPELSTEKKER FORMULE B : elektrische voedingskabel voorzien van CEE koppelstekker volgens vermogen. (zonder aardlekschakelaar) Aansluitingen bestaande uit: het verbruik + de keuring van de elektrische installatie door een officiële instantie. Code Aantal Watt Amp. CEE 5P 400V Prijs tri 16A tri 16A tri 32A tri 32A tri 32A tri 32A 650 C. U WENST UW MACHINE (NIET VOORZIEN VAN AARDLEKSCHAKELAAR) RECHTSTREEKS AAN TE SLUITEN OP DE VOEDINGSKABEL VOORZIEN VAN EEN AARDLEKSCHAKELAAR 300mA MET EEN CEE KOPPELSTEKKER FORMULE C : elektrische voedingskabel voorzien van CEE koppelstekker volgens vermogen. (met aardlekschakelaar) Aansluitingen bestaande uit: het verbruik + de huur en de plaatsing van een aardlekschakelaar en CEE koppelstekker + de keuring van de elektrische installatie door een officiële instantie. Code Aantal Watt Amp. CEE 5P 400V Prijs mono tri 16A tri 16A tri 32A tri 32A tri 32A tri 32A 890 Bestellingen geplaatst na 01/09/2010 krijgen een prijstoeslag van 20% Bestellingen geplaatst tijdens de opbouw & beurs krijgen een prijstoeslag van 30% Alle tarieven zijn exclusief BTW (21%)

15 8. Plattegrond van uw stand op easyfairs HVAC 2010 Deadline: 01/09/ Bedrijfsnaam: Standnummer: Contactpersoon: Datum: Indien u elektriciteit, perslucht, wateraansluiting of een berging wenst, vragen wij u om de locatie van deze voorzieningen op uw stand aan te duiden door middel van een schets. Dit is dus geen bestelbon. Voor uw bestellingen vragen we u om gebruik te maken van de bestelbonnen op pagina s 13 & 14. LEGENDE E: elektriciteit P: perslucht B: berging Terugfaxen naar: +32(0) Handtekening: Datum: / / W: extra wand Water: Wateraansluiting S: Spots

16 Meubel verhuur 16 All-In pakket: 2 ibis D/P 50 B/L 42 H/H 45 1 Axel B/L 74 H/H 74 1 Tess B/P 28 B/L 28 H/H 140 Mogelijke bijbestellingen: Nube Malmo Ibis Hemmet Drum Anka d/p 52 d/p46 d/p 50 d/p 43 d/p 80 b/l 70 b/l 56 b/l 56 b/l 42 b/l 43 b/l 120 h 74 h 46 h 46 h 46 h 46 h 80 Chair: Carina d/p 61 b/l 57 h 38 Table: Quindi d/p 80 b/l 120 h 46 Chair: Spirit d/p 40 b/l 40 h 42 Table: Mapa d/p 90 b/l 90 h 76 Lano d/p 32 b/l 32 h 80 Horby d/p 49 b/l 43 h 75 Nado d/p 32 b/l 32 h 80 Verse Sesam Bianco Silver Strauss Entra Baron Colin d/p 46 d/p 40 d/p 40 b/l 70 b/l 60 d/p 70 d/p 52 d/p 50 b/l50 b/l42 b/l 40 h 110 h 110 b/l 70 b/l 103 b/l 100 h 75 h 72 h 75 h 110 h 112 h 100

17 17 Intra d/p 66 b/l 145 h 111 Zenzi d/p 56 b/l130 h 116 Shade d/p 80 b/l 140 h 115 Dante d/p 80 b/l 160 h 45 Vision d/p 80 b/l 160 h 40 Gazo Focus Cape Steno Selva Rolo d/p 40 d/p 60 d/p 70 d/p 52 d/p 52 d/p 55 b/l 40 b/l 70 b/l 110 b/l 100 b/l52 b/l 105 h 42 h 62 h 115 h 200 h 200 h 100 Tess Elfie Mandi Jornt Display block Plant d/p 28 b/l 35 b/l 25 d/p 60 d/p50 b/l50 h40 h 110 b/l 28 h 170 h35 b/l 55 d/p50 b/l50 h80 h 140 h 85 d/p50 b/l50 h100 d/p75 b/l75 h60

18 9.1 IT Rentals 18 Beamer 2700 ANSI-LUMEN Plasma 40 " + statief + luidspreker Plasma 46" + statief + luidspreker Plasma 52" + statief + luidspreker Projectiescherm 2.4 x 1.8m DVD speler met loop functie 19" LCD scherm HP computer incl 19" scherm Laptop

19 19 Bestelformulier Huur Audiovisueel materiaal easyfairs HVAC 2010 Beurs: Firmanaam: Standnummer: Contactpersoon: Tel: Leveringsdatum: ophaaldatum: Omschrijving Aantal Prijs totaal Beamer 2700 ANSI-LUMEN Plasma 40 Monitor inclusief: speaker/ statief/vga kabel Plasma 46 Monitor inclusief: speaker/ statief/vga kabel Plasma 52 Monitor inclusief: speaker/ statief/vga kabel Projectiescherm 2.4 x1.8m DVD speler met loop functie LCD scherm HP computer incl 19 TFT Laptop Algemeen totaal excl. 21% BTW FAX DEZE BON NAAR:

20 9.2 N200: Redbox scanners 20 Zend uw bestelformulier naar : +32 (0)

21 9.3 Hostessen: Concept team 21