Inhoudsopgave 1. Empack 2018: praktisch Deadlines Standinformatie Opbouw, afbouw & parking... 12

Transcriptie

1 MANUAL

2 Inhoudsopgave 1. Empack 2018: praktisch Locatie, beursdata & openingsuren Contactpersonen Easyfairs Services Algemene info Deadlines Standinformatie Algemene standinformatie Standformules: All-in en All-in Plus Elektriciteit Optioneel printwerk Eventreglement Opbouw, afbouw & parking Opbouw & afbouw Parking My Easyfairs, Visit Connect & Smart badges My Easyfairs: algemeen My Easyfairs: items bestellen in de webshop My Easyfairs: standpersoneel registreren (vanaf juli) Visit Connect App Smart badges Promotools Exposantenpakket met uitnodigingskaarten Database postmailing Bezoekers online uitnodigen via uw persoonlijke registratielink EasyGo Onsite promo packs Beurscatalogus Automation, E-commerce en Innovation Route Bijlagen Standplan Valverde Verzekering

3 1. Empack 2018: praktisch Beste exposant Wij helpen u graag om uw beursdeelname zo aangenaam én succesvol mogelijk te maken. Dit handboek geeft een overzicht van alle mogelijkheden. Aarzel niet om contact met ons op te nemen in geval van vragen. Wij wensen u alvast veel succes met de voorbereidingen en een geslaagde beurs! Het Empack team Easyfairs nv Jan Van Rijswijcklaan 191 BE-2020 Antwerpen Locatie, beursdata & openingsuren Brussels Expo Paleis 11 Belgiëplein 1 BE 1020 Brussel Woensdag 3 oktober 2018: 11:00-19:00 (aansluitend netwerkdrink) Donderdag 4 oktober 2018: 11:00-18:00! Exposanten krijgen toegang tot het beursgebouw 2u voor aanvang van de beurs. Vergeet niet ons te volgen op de sociale media! Empack Belgium Empack 1.2 Contactpersonen Easyfairs OPERATIONS: webshop, meubilair, elektriciteit, parkeerkaarten, wateraansluiting, logistiek, handling, opbouw & afbouw SALES: standformaat, standwijzigingen, sponsorships, EasyGo & Onsite Promo Packs Katrien Broux operations.be@easyfairs.com Philippe Van Dyck Philippe.van.dyck@easyfairs.com Els Verhoeven els.verhoeven@easyfairs.com 3

4 MARKETING: promotietools exposanten, uitnodigingskaarten, My Easyfairs, smart badges & Visit Connect App Ilirjana Daku Ilirjana.daku@easyfairs.com 1.3 Services CATERING: catering met of zonder levering op uw stand LOGISTIEK & HANDLING: heftrucks bij opbouw en afbouw & opslag tijdens de beurs (zie bijlage nr. 2)! Enkel heftrucks van Valverde zijn toegestaan in het complex. HOSTESSEN & STEWARDS: hostessen en/of stewards (bv. voor het onthaal op uw stand) INTERNET: tijdelijke internet- & telefoonlijn op uw stand voor een constante verbinding zonder beperkingen Brussels Expo Catering Services vss@brussel-expo.com shop.expo.brussels/expo Valverde easyfairs@valverde.nl G4S operations.be@easyfairs.com Brussels Expo shop.expo.brussels/expo 4

5 1.4 Algemene info Koffie & thee: exposanten krijgen bij alle koffiepunten gratis koffie en thee op vertoon van hun exposantenbadge. Toiletten: exposanten en bezoekers maken gratis gebruik van de toiletten. Wifi: exposanten en bezoekers kunnen gratis surfen op het wifinetwerk van Brussels Expo. Vestiaire: er is voor exposanten en bezoekers een gratis vestiaire voorzien (Paleis 11, ingang Atomium). Vragen? Uw contactpersonen zullen moeilijk bereikbaar zijn per telefoon, daarom staan zij u graag persoonlijk te woord bij het beurssecretariaat in Paleis 11 (tijdens de op- en afbouw) of bij de stand van Easyfairs (tijdens de beurs). Ook zullen er geregeld medewerkers van Easyfairs door de hal lopen, dus heeft u een vraag of een probleem, aarzel dan niet om hen aan te spreken. Op het beurssecretariaat kan u tijdens de opbouw ook uw parkeerkaarten en exposantenbadges afhalen en extra standmateriaal bestellen, weliswaar uit een beperkt assortiment. Alles dient ter plaatse afgerekend te worden cash, via bankkaart (Maestro) of kredietkaart (VISA/MasterCard). Maintenance Hal! Bij eventuele klachten neemt u tijdens de opbouw/beurs contact op met een medewerker van Easyfairs op het beurssecretariaat of op de stand van Easyfairs. Klachten die ons bereiken na de beurs, kunnen niet meer behandeld worden wegens gebrek aan aantoonbaarheid. 5

6 2. Deadlines Om uw beursdeelname zo goed mogelijk te laten verlopen, hebben we voor u de belangrijkste deadlines op een rijtje gezet. Meer informatie kunt u terugvinden verder in dit handboek. Mocht u vragen hebben, aarzel niet om ze te stellen aan uw contactpersoon. DATUM ACTIE MEER INFO 20/06/2018 Bestel gratis extra inkomkaarten p.17 - Ilirjana 20/07/2018 Aanleveren database gratis postmailing p.17 - Ilirjana 18/08/2018 Controleren standnaam en gegevens voor catalogus en signalisatie (via My Easyfairs) p.14 & p.19 - Ilirjana 29/08/2018 Bestellen standmateriaal tegen vroegboektarief (via My Easyfairs) p.15 - Katrien 29/08/2018 Doorgeven ophangpunten p.8 31/08/2018 Schrijf in voor de routes p.20 Ilirjana 03/09/2018 Aanleveren logo (enkel voor GoPlus) p.18 - Ilirjana 07/09/2018 Aanleveren standplan (voor All-in & All-in Plus) p Katrien 07/09/2018 Aanleveren lay-out banners (enkel voor All-in Plus) p.8 - Katrien 07/09/2018 Aanleveren optioneel printwerk p.9 - Katrien 07/09/2018 Controleren standnaam voor frieslijst (via My Easyfairs) p.7 - Katrien 26/09/2018 Bestellen heftruck p.12 - Katrien 26/09/2018! Webshop wordt afgesloten! p.15 - Katrien 02/10/2018 Registreren standpersoneel (via My Easyfairs) p.15 Ilirjana 6

7 3. Standinformatie 3.1 Algemene standinformatie Voor openingstijd zullen tijdens de beursdagen zowel de gangpaden als alle standen gestofzuigd worden. U heeft bij de reservatie van uw stand kunnen kiezen uit 2 standformules: All-in en All-in Plus. Hieronder vindt u meer informatie over elke formule.! Items uit een standaardpakket ruilen of crediteren is niet mogelijk. Gelieve het ons vooraf te laten weten als u niet alle items gebruikt.! Deadline 07/09/2018: controleer uw standnaam in My Easyfairs. Is dit niet de naam die moet verschijnen op de frieslijst? Stuur dan een mailtje naar operations.be@easyfairs.com. 3.2 Standformules: All-in en All-in Plus All-in Standaard inbegrepen in een All-in standformule zijn: o witte modulaire standbouw, 250 cm hoog (inclusief 10 cm hoge aluminium frieslijst) o zichtmaat per paneel: 95,4 cm breed x 240 cm hoog o tapijt o naambord met standnaam en standnummer Een aantal items zijn afhankelijk van uw standgrootte: 12-16m² 17-23m² 24-35m² >36m² Stoel Kelly Tafel Calais Brochurerek Aida Parkeerkaart Spots, 15W (led) Stroom 1kW 1kW 3kW 3kW! Deadline 07/09/2018: mail het standplan van uw All-in naar operations.be@easyfairs.com (zie bijlage nr. 1). All-in Plus Standaard inbegrepen in een All-in Plus standformule zijn: o trussconstructie (400 cm hoog) met achterwand in witte modulaire standbouw (250 cm hoog) o berging van 2 m x 1 m met afsluitbare deur in modulaire standbouw 7

8 o 1 spot van 300W per 10 m² (bevestigd aan de trussconstructie) o banner met logo aan elke open zijde* o stroomtoevoer 6kW inclusief schakelbord o tapijt o 2 parkeerkaarten o 6 stoelen Kelly, 2 tafels Calais & 3 brochurerekken Aida o 1 balie Patricia, 2 barkrukken Sam, 1 vuilbak, 2 planten & 1 koelkast *Per open zijde wordt een aparte banner geproduceerd. De banners zijn 100 cm hoog en steeds 10 cm korter dan de volledige lengte van de open zijde. (Voorbeeld: uw stand is 5 x 6 m. Uw banners meten dus 4,90 m breed x 1 m hoog en 5,90 m breed x 1 m hoog.). Houd hierbij rekening met: o opmaak op 25% van de ware grootte o met afloop van 1,25 mm rondom o zonder snijtekens of andere druktechnische markeringen o alle tekst in lettercontouren o bij opmaak geen tekst en logo s plaatsen op minimum 6 cm van elke zijde van de zichtmaat! Voor bestanden die nog door ons opgemaakt/bijgewerkt moeten worden, zullen we extra kosten aanrekenen. Hiervan stellen we u vooraf op de hoogte.! Deadline 07/09/2018: mail het standplan van uw All-in Plus naar operations.be@easyfairs.com (zie bijlage nr. 1).! Deadline 07/09/2018: mail de lay-out van uw All-in Plus banner(s) naar operations.be@easyfairs.com. De maximale bouwhoogte is afhankelijk van de beurshal en van de locatie van uw stand. Easyfairs dient vooraf alle ontwerpen goed te keuren. Gelieve een impressie en een technische tekening met duidelijk aangegeven maatvoering aan te leveren.! Deadline 29/08/2018: mail de ophangpunten van uw stand naar operations.be@easyfairs.com.! Ophangpunten zijn niet overal mogelijk. Vraag daarom uw ophangpunten op tijd aan, zodat we de mogelijkheden kunnen nakijken. 3.3 Elektriciteit Per All-in en All-in Plus stand is een 230V stopcontact inbegrepen. Hierop kan u zonder problemen een laptop, een tv-scherm en een koelkast aansluiten. Als u via ons spotjes bestelt, sluiten wij deze aan en gaat het verbruik hiervan niet van uw aansluiting. U kan via de webshop drie verschillende hoofdaansluitingen bestellen: o aansluiting met schakelbord 8

9 o o aansluiting zonder schakelbord met CEE machineaansluiting met 300mA differentieel Veel gebruikte items en hun verbruik: o apparaat espresso/nespresso/senseo: max. 2000W o koelkast: max. 250W o laptop: max. 100W o plasma-/ led-tv: max. 250W o telefoonoplader: max. 20W o waterkoker: max. 2000W 3.4 Optioneel printwerk Alle exposanten met een All-in of All-in Plus standformule kunnen extra, optioneel printwerk bestellen. Er zijn 3 mogelijkheden: bedrukte standpanelen, een optopper of een naadloze print.! Deadline 07/09/2018: mail opmaakbestanden van extra printwerk naar operations.be@easyfairs.com.! Voor bestanden die nog door ons opgemaakt/bijgewerkt moeten worden, zullen we extra kosten aanrekenen. Hiervan stellen we u vooraf op de hoogte. Bedrukte standpanelen Standpanelen kunnen full colour bedrukt worden ( 100 per paneel).! Een bergingdeur kan niet bedrukt worden.! Deze panelen mogen niet meegenomen worden. Specificaties voor het aanleveren van bedrukte standpanelen: o opmaak paneel 954 mm x 2400 mm + 5 mm afloop langs alle kanten o o o o Optopper (totale afmeting wordt dus 964 mm x 2410 mm incl. afloop) aanleveren in pdf op 100% of op 50%. Indien u op 50% aanlevert, afloop verkleinen naar 2,5 mm en 50pc vermelden in de bestandsnaam geen snijtekens of andere druktechnische markering teksten in lettercontouren staander tussen de panelen is 45,5 mm breed en kan niet bedrukt worden U heeft ook de mogelijkheid om een visual als optopper op uw stand te plaatsen. Dit zijn panelen van 1 m of 1,5 m hoog. De breedte en hoogte is afhankelijk van uw standgrootte en uw wensen. Specificaties voor het aanleveren van een optopper: o aanleveren in pdf o min. 100 DPI op 100% 9

10 o o klaar voor druk real size Prijzen: Breedte Hoogte Prijs 3 m 1 m m 1 m m 1 m m 1,5 m m 1,5 m 461 Naadloze print Deze naadloze print is een peesdoek opgespannen in een aluminium frame dat aan de modulaire wand wordt bevestigd. De staanders zijn niet zichtbaar, het doek valt voor de wand langs.! Na de beurs mag u het doek bijhouden, het frame daarentegen is bezit van onze standenbouwer. Specificaties voor het aanleveren van een naadloze print: o aanleveren in pdf op 100% of 50% (als u op 50% aanlevert, 50pc vermelden in de bestandsnaam) o geen snijtekens of andere druktechnische markering o teksten in lettercontouren o min. 100 DPI op 100% Prijzen: Breedte Hoogte Prijs 2 m 2,5 m m 2,5 m m 2,5 m m 2,5 m 750! Prijzen zijn op basis van de door u aangeleverde printklare bestanden. Als u een ander formaat wenst of meer informatie hierover, kunt u een mailtje sturen naar operations.be@easyfairs.com. 3.5 Eventreglement Gelieve het gehuurde materiaal op uw stand in dezelfde staat achter te laten, zodat we alles kunnen hergebruiken. Maximale bouwhoogte voor alle All-in (Plus) standen is 400 cm. Uitzonderingen zijn niet mogelijk. Indien u een eilandstand heeft, mag u max. 50% per open zijde dichtbouwen. Het is voor de organisator technisch niet mogelijk om All-in (Plus) stand zonder vloerbedekking op te leveren. Versterkt geluid dient tot een minimum beperkt te worden en mag omringende standen niet hinderen. Indien hierover klachten zijn, kan de organisatie te allen tijde besluiten het geluid uit te schakelen. 10

11 (Vergeet SABAM en de billijke vergoeding niet als u muziek afspeelt op uw stand!) De organisatie is niet verantwoordelijk voor verlies of diefstal. Balies en/of bergingen zijn huurmaterialen waarvan wij niet kunnen garanderen dat het een veilige bergplaats is voor uw waardevolle spullen. Laat waardevolle spullen nooit onbeheerd achter! Bij annulering van gehuurd materiaal zijn wij genoodzaakt annuleringskosten door te rekenen. (Tot 2 weken voor de beurs: 50% annuleringskosten. Vanaf 2 weken voor de beurs: 100% annuleringskosten.) Klachten over gehuurde materialen kunnen enkel in behandeling genomen worden indien deze gemeld worden tijdens de opbouw of tijdens de beurs zelf, niet op een later tijdstip wegens gebrek aan aantoonbaarheid. Restafval dat achterblijft na de beurs wordt gefactureerd aan de klant ( 100/m³). Standen die niet volledig verwijderd zijn voor de opgegeven data en uren, zullen op kosten van de exposant verwijderd worden. Verplicht: o Voor standen groter dan 72 m² is het verplicht een brandblusser op de stand te hebben. Als u niet over een brandblusser beschikt, kan u deze in onze webshop bestellen. Er wordt gecontroleerd op de aanwezigheid van brandblussers tijdens een algemene veiligheidsronde. o Alle zichtbare zijden van de stand boven 250 cm grenzend aan buurstanden moeten worden afgewerkt in het wit zonder enige vorm van logo-uiting. Toegelaten, mits goedkeuring van de beursorganisator: o Elke vorm van dakconstructie is enkel toegestaan na goedkeuring van de organisator. o Commerciële acties buiten de stand zijn enkel toegestaan na toestemming van de organisator. o Gasflessen zijn enkel toegestaan na schriftelijke aanvraag en goedkeuring van de organisator. Niet toegestaan: o Standpanelen meenemen, is niet toegestaan. o Demomateriaal mag niet in de gangpaden geplaatst worden (wel in uw eigen stand). o Beamers en lichteffecten buiten uw eigen stand zijn niet toegelaten. o Eigen heftrucks en/of elektrische palletwagens zijn niet toegestaan in de hal. Neem daarvoor contact op met onze vaste partner Valverde. o Boren, schroeven of spijkeren in wanden of meubilair is niet toegestaan, evenals het gebruik van klittenband of velcro. Beschadigde wanden worden doorgerekend aan 50 per paneel. U kan tijdens de opbouw op het beurssecretariaat gratis haken of dubbelzijdige tape afhalen om o.a. posters op te hangen. o De wanden kunnen en mogen niet verwijderd worden. o Omruilen of terugbetalen van standaard of gehuurd materiaal wordt niet toegestaan. o Tijdens de op- en afbouw zijn de hallen niet toegankelijk voor kinderen onder de 16 jaar. 11

12 4. Opbouw, afbouw & parking 4.1 Opbouw & afbouw Hieronder vindt u een overzicht van de opbouw- en afbouwtijden. Het is niet toegestaan om af te bouwen voor de officiële sluitingstijd van het event. Opbouw All-in (Plus): dinsdag 02/10/2018 van tot Afbouw All-in (Plus): donderdag 04/10/2018: van tot Onze leveranciers starten onmiddellijk na afloop van de beurs met het afbouwen van de standen. Haal daarom waardevolle voorwerpen zo snel mogelijk van uw stand. Huurmateriaal zoals balies en toonbanken worden meteen na sluitingstijd opgehaald, gelieve deze tijdig leeg te maken. Alle materialen dienen uiterlijk 05/10/2018 om afgevoerd te zijn. Al het overblijvende materiaal dat nadien nog op uw stand aanwezig is, wordt op uw kosten verwijderd ( 100/m³).! Deadline 26/09/2018: bestel een heftruck bij Valverde indien u er een nodig heeft, want alleen heftrucks en palletwagens van Valverde zijn toegestaan in de eventlocatie (zie bijlage nr. 2) Vragen tijdens op- en afbouw? Kom naar het beurssecretariaat in Paleis 11. U kan daar tijdens de opbouw ook uw exposantenbadges afhalen en extra standmateriaal bestellen (beperkt assortiment). Alles dient ter plaatse afgerekend te worden via bankkaart (Maestro) of kredietkaart (VISA/MasterCard).! Enkele weken voor de beurs ontvangt u van ons nog een mailtje met meer gedetailleerde informatie over de procedures tijdens de op- en afbouw. Bij vragen hierover, kunt u steeds terecht bij operations.be@easyfairs.com of

13 4.2 Parking Tijdens de opbouw & afbouw Zowel bij de opbouw als bij de afbouw werken we met laad- en lospassen. Deze pas geeft u maximaal anderhalf uur de tijd om te laden/lossen op het terrein naast de hal. Er wordt gewerkt in kleurzones zodat u kan parkeren bij de deur het dichts bij uw stand. Als uw voertuig leeg is, kan u gratis parkeren op parking C. Vrachtwagens kunnen op parking C blijven staan. U kunt hiervoor een speciale kaart aanschaffen (de gewone kaarten gelden niet voor vrachtwagens). Gelieve zo snel mogelijk te reageren indien u gebeld wordt om uw voertuig te verplaatsen, zodat uw collega-exposanten ook tijdig hun stand kunnen inrichten. Gelieve steeds de instructies van de parkeerbegeleiders te volgen. Tijdens de afbouw op 04/10/2018 is het terrein tot 20u alleen toegankelijk voor personenwagens en busjes tot maximaal 6m. Na 20u worden er voertuigen groter dan 6m toegelaten, alleen als er plaats is.! Op en afbouwpersoneel hoeft niet op voorhand geregistreerd te worden om toegang te krijgen tot het beursgebouw. Tijdens de beursdagen Parkeren op de exposantenparking (parking C) tijdens de beurs is enkel mogelijk op vertoon van een parkeerkaart. In uw standaardpakket zitten standaard één of meerdere parkeerkaarten. Extra parkeerkaarten kunt u bestellen via de webshop (via My Easyfairs). Parkeerkaarten worden niet opgestuurd, u kan deze tijdens de opbouw op dinsdag 02/10/2018 bij het beurssecretariaat in Paleis 11 ophalen. Parkeerkaarten die op dinsdag 02/10/2018 niet opgehaald zijn, zullen bij de parkeerwachter op de exposantenparking beschikbaar zijn. 13

14 5. My Easyfairs, Visit Connect & Smart badges 5.1 My Easyfairs: algemeen My Easyfairs is de online tool om uw deelname te promoten via uw eigen bedrijfspagina op de beurswebsite en om enkele praktische zaken online te regelen (bv. standmateriaal bestellen en standpersoneel registreren). In My Easyfairs vindt u o.a. ook verschillende banners van de beurs ter promotie. Inloggen Ga naar en log rechts bovenaan in op My Easyfairs. Gebruik het paswoord dat u zelf heeft gekozen (bij uw inschrijving heeft u een mail ontvangen met een link om uw paswoord in te stellen). Na het inloggen, klikt u op de beursnaam.! Heeft u nog geen account? Stuur dan een mailtje naar marketing-empack@easyfairs.com. Uw eigen bedrijfspagina Als u ingelogd bent en op de beursnaam hebt geklikt, komt u terecht op uw eigen bedrijfspagina. Alle informatie die u hierop zet, staat ook op uw pagina op de beurswebsite. Uw eigen pagina kan u bekijken door bovenaan op Bekijk mijn bedrijfspagina te klikken. Aan de linkerkant van de pagina kan u uw bedrijfsgegevens invullen: bedrijfslogo, gewenste standnaam, categorieën waarin uw bedrijf actief is, bedrijfsomschrijving, gegevens voor het contactformulier, uw producten, uw nieuwtjes & uw vacatures.! Deadline 18/8/2018: controleer uw standnaam in My Easyfairs. Is dit niet de naam die moet verschijnen op de onsite signalisatieborden? Pas deze dan aan voor de deadline. Rechts bovenaan vindt u de to-do lijst. Dit geeft u een overzicht op de taken die u al heeft afgerond en die u later nog kan doen. Onder de to-do lijst vindt u bij documenten, allerlei bestanden die wij voor u hebben opgeladen, zoals online banners, uitnodigingen en dit deelnemershandboek. Rechts onderaan in het admin menu kan u: o het standmateriaal bekijken dat standaard in uw standformule zit én het materiaal dat u voordien al apart bijbesteld heeft Controleer uw bestelde items o extra standmateriaal bestellen in de webshop (bv. meubilair, elektriciteit...) Webshop o standpersoneel registreren Registreer standpersoneel o uw unieke registratielink kopiëren Nodig uw relaties uit 14

15 5.2 My Easyfairs: items bestellen in de webshop In uw My Easyfairs account klikt u eerst de beursnaam aan. Ga dan naar het Admin menu rechtsonder. Klik op Webshop. In deze webshop kan u verschillende items toevoegen door op het groene winkelkarretje te klikken. Ten slotte klikt u op Bevestigen om uw aankoop te voltooien. Daarna krijgt u een bevestigingsmailtje.! Deadline 07/09/2018: bestel extra standmateriaal tegen vroegboektarief via My Easyfairs.! Deadline 26/09/2018: bestel extra standmateriaal. De webshop sluit op woensdag 26/09 om 17u. Vanaf dan kan u enkel nog tijdens de opbouw bij het beurssecretariaat items bestellen uit een beperkt assortiment. Alles wordt afgerekend via cash, bankkaart (Maestro) of kredietkaart (VISA/MasterCard). 5.3 My Easyfairs: standpersoneel registreren (vanaf juli) Tijdens de beursdagen heeft elke exposant een exposantenbadge nodig. Het makkelijkste is om vooraf online uw standpersoneel te registreren. Dit zal u heel wat tijd besparen tijdens de opbouw- en beursdagen. Op vertoon van uw exposantenbadge krijgt u trouwens gratis koffie en thee op de beurs en kan u gratis gebruikmaken van de toiletten in de hallen.! Op- en afbouwpersoneel hoeft niet geregistreerd te worden. In uw My Easyfairs account klikt u eerst de beursnaam aan. Ga dan naar het Admin menu rechtsonder. Klik op Registreer standpersoneel en kom zo terecht in het registratiesysteem ( N200 Visit ). In het menu links klikt u op Personeel. Daarna kan u op twee verschillende manieren standpersoneel registreren via de groene knop +Nieuw : Registreren standpersoneel : personeelsleden manueel invoeren. Is handig als je een beperkt aantal leden moet ingeven. Excel importeren : personeelsleden via een Excelbestand invoeren. Is handig als je een groot aantal moet ingeven of als je reeds een bewaarde lijst van vorige keer moet invoeren. Hoe te werk gaan? Klik op Download sjabloon en bewaar het gedownloade lege Excelbestand op uw computer. Vul alle verplichte velden in (zie tabblad 2 in het Excelbestand) en sla het bestand op. Klik op Volgende, kies daarna Uploaden medewerkers en selecteer uw ingevuld Excelbestand. Iedereen die u heeft toegevoegd, zou nu in het overzicht moeten staan. Indien gewenst kan u alvast alle vouchers afdrukken. Iedereen die nu geregistreerd is als standpersoneel, zal een mailtje krijgen met diezelfde voucher. Bij aankomst op de beurs geeft u uw voucher af en krijgt u in ruil hiervoor uw exposantenbadge. U kan uw badge ook al ophalen tijdens de opbouw aan op het beurssecretariaat aan Paleis 11.! Deadline 02/10/2018: registreer uw standpersoneel via My Easyfairs. 15

16 5.4 Visit Connect App U wenst meer te weten over de bezoekers die u over de vloer heeft gehad tijdens de beurs? Download de Visit Connect App op uw smartphone of tablet (enkel op Android en Apple ios besturingssystemen), activeer daarna uw licentie en u bent klaar om bezoekerbadges te scannen op de beurs. Nadien heeft u alle gegevens van de gescande bezoekers in uw bezit. Indien u bij de reservatie van uw stand voor een GoLeads gekozen heeft, ontvangt u 1 licentie. Dit betekent dat u de app op 1 toestel kan gebruiken. Als u voor een GoPlus gekozen heeft, ontvangt u 3 licenties. Exposanten die een GoVisibility gekozen hebben of die extra licenties willen bestellen, kunnen dit doen via de webshop (extra licentie: 150 excl. btw). Meer info over deze EasyGo pakketten vindt u op p. 18. Hoe werkt het? 1) Enkele weken voor de beurs ontvangt u van ons een mailtje met de handleiding en uw licentie(s). 2) Download de Visit Connect App op uw smartphone of tablet. 3) Open de app en activeer de licentie die u per mail ontvangen heeft door de QR-code te scannen. 4) Van zodra uw licentie geactiveerd is, tikt u op de QR-code rechts bovenaan en richt u de camera op de QR-code van de bezoekersbadge om deze te scannen. Alle gegevens worden op uw toestel bewaard en kan u achteraf exporteren in een handig Exceldocument.! Activeer de licentie alleen op het toestel waarmee u bezoekers gaat scannen. De licentie kan na de activatie niet meer gebruikt worden op een ander toestel. Bij vragen over de Visit Connect App, kunt u steeds terecht bij uw marketingcontactpersoon via ilirjana.daku@easyfairs.com of Smart badges U ontvangt tijdens de opbouw 1 badgelezer (beschikbaar aan het beurssecretariaat). Bezoekers die met hun badge deze lezer scannen, zullen per uw informatie ontvangen (de lezer verzendt automatisch alle product- en bedrijfsinformatie die u in uw My Easyfairs account heeft opgeladen). Indien u bij de reservatie van uw stand voor een GoLeads of GoPlus pakket heeft gekozen, ontvangt u eveneens na het evenement de lijst van bezoekers die uw informatie opvroegen via de badgelezer.! In tegenstelling tot de Visit Connect App waar u het contactmoment initieert (u scant de bezoekersbadge), zal het bij de smart badges de bezoeker zijn die het contact initieert (hij scant met zijn badge uw badgelezer op de stand). Beide technologieën staan los van elkaar, maar kunnen complementair gebruikt worden. Bij vragen over de smart badges, kunt u steeds terecht bij uw marketingcontactpersoon via ilirjana.daku@easyfairs.com of

17 6. Promotools 6.1 Exposantenpakket met uitnodigingskaarten Eind juli ontvangt u 200 NL/FR en 50 EN uitnodigingskaarten, gepersonaliseerd op uw eigen firmanaam en met uw unieke registratiecode. Deel ze uit en verstuur ze naar klanten, prospecten, partners om uw stand te promoten. U ontvangt ook stickers van de beurs die u bv. op enveloppen en facturen kunt kleven.! Deadline 20/06/2018: bestel gratis extra uitnodigingskaarten/stickers via marketing-empack@easyfairs.com. Na de bovenstaande deadline kunt u ook nog kaarten bestellen, maar daarop zal dan niet meer uw firmanaam staan (wél een unieke registratiecode). 6.2 Database postmailing Wij verzorgen gratis een postmailing op basis van uw database. Deze personen ontvangen een uitnodiging uit uw naam, door ons opgemaakt en volledig op onze kosten. De gegevens in uw database worden enkel gebruikt voor het versturen van uw uitnodigingen. Indien één van uw contacten de beurs bezoekt, komt hij/zij automatisch in onze bezoekersdatabase terecht. Hoe gaat u te werk? Download deze template, vul aan met uw gegevens en laad het bestand op voor 20/07/2018 in dit online platform.! Let wel: - alle kolommen zijn verplicht: gebruik daarom bovenstaande template - maximaal 500 adressen - kolom taal : enkel Nederlands (NL) of Frans (FR) - kolom land : enkel België (BE), Nederland (NL) of Luxemburg (LUX)! Deadline 20/07/2018: uw database als Excelbestand opladen in dit online platform. 6.3 Bezoekers online uitnodigen via uw persoonlijke registratielink Laat klanten en prospecten registreren voor een bezoek via uw unieke registratielink. Deze link is rechtstreeks gekoppeld aan uw account, zodat u kan zien wie er via uw link heeft geregistreerd. Waar kan ik deze persoonlijke registratielink vinden? 1) Log in op uw My Easyfairs account en klik op de gewenste beursnaam. 2) Ga naar: Nodig uw relaties uit onder het blokje Admin. 3) Klik links in het menu op Uitnodigen. 4) Rechts op het scherm ziet u nu uw unieke registratielink ( Default link ). U kunt deze kopiëren door op het icoontje ernaast te klikken. 17

18 Hoe kan ik deze persoonlijke registratielink gebruiken? Promoot uw beursdeelname in uw handtekening en in die van uw collega s, doe een ing naar uw klantenbestand en/of zet uw deelname in de kijker op uw bedrijfswebsite. Download één van onze banners (te vinden op de beurswebsite) en voeg uw persoonlijke registratielink toe als hyperlink. Hoe kan ik zien wie via mijn persoonlijke registratielink zich heeft geregistreerd? 1) Log in op uw My Easyfairs account en klik op de gewenste beursnaam. 2) Ga naar: Nodig uw relaties uit onder het blokje Admin. 3) Klik links in het menu op Registranten. 4) Rechts op het scherm ziet u dan wie zich via uw persoonlijke registratielink heeft geregistreerd. 6.4 EasyGo EasyGo vervangt het vroegere Online365 en biedt heel wat nieuwe features. Iedere exposant heeft bij zijn standreservatie voor een van de drie EasyGo pakketten gekozen. Standaard in alle drie de pakketten zitten deze voordelen: o Krijg toegang tot My Easyfairs. o Zet uw producten en diensten online in de kijker. o Publiceer uw bedrijfsprofiel online. o Verspreid uw informatie digitaal tijdens het evenement. o Nodig uw klanten en prospecten uit. o Profiteer van geavanceerde netwerkmogelijkheden. Hieronder vindt u een kort overzicht van alle extra s bovenop de standaardvoordelen in elk pakket. GoVisibility: o Publiceer uw logo in de online exposantenlijst. o Plaats uw product online in de schijnwerpers en verschijn ermee in onze campagne. o Vergroot uw zichtbaarheid in de media en uw community. o Publiceer vacatures. GoLeads: o Ontvang na het evenement een lijst van bezoekers die uw informatie opvroegen. o Verzamel tijdens het evenement de contactgegevens van uw bezoekers. o Ontvang realtime meldingen wanneer uw bezoekers aankomen. o Neem deel aan het online forum Ask the Expert. GoPlus: alle voordelen van de GoVisibility en GoLeads + uw logo zichtbaar tijdens het evenement. 18

19 Bij vragen over de EasyGo pakketten, kunt steeds terecht bij uw salespersoon via of en Els Verhoeven: els.verhoeven@easyfairs.com of ! Deadline 03/09/2018: als u een GoPlus pakket heeft, laadt dan uw logo op in uw My Easyfairs account bij de titel Zichtbaarheid ter plaatse - Logo/advertentie. 6.5 Onsite promo packs Er zijn verschillende mogelijkheden om uw bedrijf tijdens de beurs extra in de schijnwerpers te zetten: Standaard promo packs: lanyards, leafleting & voucher Voorstel op maat: plasmaschermen, toiletreclame, trapsponsoring, raambestickering... Sponsorships: welcome area, coffee corner Bij vragen over deze onsite promo packs, kunt u steeds terecht bij philippe.van.dyck@easyfairs.com of en Els Verhoeven: els.verhoeven@easyfairs.com of Beurscatalogus Elke bezoeker ontvangt aan de ingang een gedrukte beurscatalogus waarin u als exposant gratis vermeld wordt met uw standnaam, standnummer en contactgegevens ( adres & website). De bedrijfsgegevens die u in uw My Easyfairs account ingevuld heeft, zullen ook diegene zijn die in de catalogus verschijnen. Eens de catalogus in druk gegaan is, kan dit niet meer aangepast worden. Kijk dus zeker uw My Easyfairs account goed na vóór 18/08/2018. Op p.14 vindt u meer informatie over het opladen of aanpassen van deze gegevens in uw My Easyfairs account.! Deadline 18/08/2018: controleer uw standnaam en andere gegevens in My Easyfairs. Is dit niet de naam die moet verschijnen in de catalogus? Pas deze dan aan voor de deadline. Graag wat meer visibiliteit? Laat gratis uw persbericht opnemen (voor 10/08/2018) of reserveer advertentieruimte (voor 31/08/2018). Neem contact op met Han Geels via +32 (0) of via han@managementmedia.nl. 19

20 6.7 Automation, E-commerce en Innovation Route Wij hebben 3 interactieve routes in het leven geroepen om de beurservaring voor de bezoekers te verrijken zodat ze eenvoudig innovatieve oplossingen bij de exposanten kunnen terugvinden. Wenst u gebruik te maken van gratis visibiliteit? Neem dan deel aan één of meerdere van onze routes door onderstaande formulier(en) in te vullen. De routes zullen zowel op de website, beursplattegrond alsook aan de hand van aanduiding aan uw stand kenbaar gemaakt worden. Automation route: Langs de Automation route ontdekken bezoekers automatiseringsoplossingen op de beurs. Neem hier deel aan de Automation route. E-commerce route: Langs de E-commerce Route ontdekken bezoekers eenvoudig oplossingen voor de optimalisatie van hun e-commerce logistics. Neem hier deel aan de E-commerce route. Innovation route: Via de Innovation route ontdekken bezoekers eenvoudig innovaties op de beurs. Neem hier deel aan de Innovation route.! Deadline 31/08/2018: vul één of meerdere van bovenstaande formulieren in en neem zo deel aan de Routes. 20

21 7. Bijlagen 7.1 Standplan 7.2 Valverde 7.3 Verzekering 21

22 GANGPAD Standplan 1) Vul de volgende pagina aan met uw firmanaam, standnummer, contactpersoon en huidige datum. 2) Teken uw stand op het voorziene rooster. Gebruik stippellijnen voor de open zijden. Elk vakje van het rooster is 1m x 1m. 3) Geef zoveel mogelijk informatie (gangpaden, buurstanden ). 4) Teken (enkel als u huurt via My Easyfairs) stopcontacten, elektriciteits-, perslucht- en wateraansluitingen, berging en schappen. Indien wij geen schets van uw berging ontvangen, wordt deze op de meest aangewezen plaats voor de organisatie geplaatst. 5) Stuur uw ingevuld standplan door voor 07/09/2018.We kunnen geen rekening meer houden met plannen die ons na deze datum bereiken.! Onderaan deze pagina vindt u een voorbeeld.! Deadline 07/09/2018: mail uw ingevuld standplan naar operations.be@easyfairs.com. Voorbeeld Firmanaam: Easyfairs nv Standnummer: B1001 Contactpersoon: Katrien Broux Datum: 01/09/2018 Shelf E W GANGPAD

23 Standplan Empack Firmanaam: Standnummer: Contactpersoon: Datum: OPGELET : dit is geen bestelbon! Wenst u items zoals een water-, perslucht-, elektriciteitsaansluiting of berghok te huren? Deze kan u online te bestellen in de webshop (via My Easyfairs). Legende E Elektriciteitsaansluiting (krachtstroom) Berghok (enkel voor All-in en All -in Plus standen) e Stopcontact Shelf Schap (enkel voor All-in en All -in Plus standen) H 2O Wateraansluiting Extra wand (enkel voor Allin en All -in Plus standen) A Persluchtaansluiting! Deadline 07/09/2018: mail uw ingevuld standplan naar operations.be@easyfairs.com.

24 (0) Tarieven en Instructies Valverde BV is door easyfairs aangesteld voor alle logistieke diensten die u tijdens de op- en afbouw van de beurs nodig kunt hebben. De tarieven hiervoor vindt u in dit document. Wenst u eerst een offerte te ontvangen, geef dit dan alstublieft aan door deze optie op het bestelformulier logistiek aan te kruisen. Valverde BV geeft tijdens de op- en afbouwdagen voorrang aan bestellingen die vooraf bij ons geplaatst zijn. Deze zullen wij als eerste in behandeling nemen. Grote stukken en/of afwijkende afmetingen (Groter dan 1,5 meter of zwaarder dan 1000 kg.) Voor lossen en laden van grote materialen is met easyfairs overeengekomen dat deze goederen de dag voor de opbouw en de dag na de afbouw kunnen worden gelost en geladen. Dit betreft alleen het plaatsen en laden van deze materialen. Het is gedurende deze dagen niet toegestaan om werkzaamheden op uw stand te verrichten. Wilt u hier gebruik van maken neem dan contact met ons op easyfairs@valverde.nl +31 (0) On all our transactions the latest version of the Dutch FENEX conditions are applicable. All work is carried out subject to the general conditions of the federation of the Dutch forwarding agent s organization FENEX deposited at the Registry of the Court at Amsterdam, Arnhem, Breda and Rotterdam, latest version. These conditions will be sent to you on request. K.v.k ABN Amro

25 Tarieven Lossen van materiaal vanaf voertuig tot geleverd stand Huur heftruck (2 ton) per 15 minuten Minimum 30 minuten Laden materiaal vanaf stand tot in voertuig Huur heftruck (2 ton) per 15 minuten Minimum 30 minuten Verpakkingsmateriaal Opslag inclusief transport van en naar stand Stand assistentie Stand assistentie per 30 minuten. Minimum 60 minuten (0) ,- 42,- 45,- / m 3 42,- Algemene informatie Zwaardere heftrucks zijn beschikbaar op aanvraag. Exposanten die vooraf bij Valverde hun bestelling hebben geplaatst, krijgen voorrang en worden als eerste geholpen tijdens de op- en afbouwdagen. Er kunnen geen materialen worden afgeleverd of opgehaald buiten de door de organisatie aangeven op- en afbouw data en tijden. Onze normale werktijden zijn weekdagen van 08:00 tot 18:00 uur. Daarbuiten geldt een toeslag van 50%. Uw bestelling dient uiterlijk 5 werkdagen voor de 1e opbouwdag te zijn gedaan. Daarna geldt een toeslag van 30% over het totaal bedrag van de eindfactuur. Na ontvangst van uw bestelling, krijgt u van ons een bevestiging waarmee uw bestelling definitief is. Indien noodzakelijk krijgt u van ons een lostijd toegewezen. Bovenstaande tarieven zijn exclusief BTW. Tenzij anders overeengekomen dient uw bestelling voor levering betaald te zijn. De aansprakelijkheid van een logistiek dienstverlener is beperkt, wij gaan er derhalve vanuit dat uw goederen zelf verzekerd zijn tijdens transport en verblijf op de beurs. Op al onze diensten zijn de FENEX condities van toepassing, waarvan u op verzoek een kopie verstrekt kan worden. On all our transactions the latest version of the Dutch FENEX conditions are applicable. All work is carried out subject to the general conditions of the federation of the Dutch forwarding agent s organization FENEX deposited at the Registry of the Court at Amsterdam, Arnhem, Breda and Rotterdam, latest version. These conditions will be sent to you on request. K.v.k ABN Amro

26 (0) Bestelformulier logistiek Gebruikt u dit formulier voor het bestellen van logistieke diensten bij Valverde B.V. fax of dit naar: easyfairs@valverde.nl of +31 (0) Valverde BV geeft tijdens de op- en afbouwdagen voorrang aan bestellingen die vooraf bij ons geplaatst zijn. Deze zullen wij als eerste in behandeling nemen. FF Als u eerst een passende offerte wenst te ontvangen zet u dan hier een kruisje. Evenement/ Beursnaam Uw firmanaam Volledig adres Hal en stand nummer Contact persoon Telefoon nummer BTW nummer On all our transactions the latest version of the Dutch FENEX conditions are applicable. All work is carried out subject to the general conditions of the federation of the Dutch forwarding agent s organization FENEX deposited at the Registry of the Court at Amsterdam, Arnhem, Breda and Rotterdam, latest version. These conditions will be sent to you on request. K.v.k ABN Amro

27 Uw bestelling FF FF FF Huur heftruck voor het lossen van goederen Datum, gewenste tijd, tijdsduur Huur heftruck voor het laden van goederen Datum, gewenste tijd, tijdsduur Opslag van verpakkingsmateriaal Aantal stuks, volume m 3 Aantekeningen Betaling Kredietkaart nummer Naam kaarthouder Kredietkaart firma Security code Expire date Datum Uw naam Handtekening Onvolledig ingevulde formulieren kunnen wij mogelijk niet in behandeling nemen. On all our transactions the latest version of the Dutch FENEX conditions are applicable. All work is carried out subject to the general conditions of the federation of the Dutch forwarding agent s organization FENEX deposited at the Registry of the Court at Amsterdam, Arnhem, Breda and Rotterdam, latest version. These conditions will be sent to you on request. K.v.k ABN Amro

28 Verzekering INFORMATIE VERZEKERING Deze informae is enkel van toepassing voor exposanten die via Easyfairs een verzekering hebben afgesloten. Dit kan u terug vinden op uw standfactuur. BASISDEKKINGEN : Situering : De dekking van de polis gaat in vanaf het magazijn van de verzekerde in de Benelux, Frankrijk of Duitsland (max. 2 dagen voor aanvang van de beurs) tot op de beurslocae, inclusief het verblijf ter plaatse van maximum 1 week en de terugweg vanuit de beurs (tot max. 2 dagen na sluing van de beurs). A) BURGERLlJKE AANSPRAKELlJKHElD : Beknopte omschrijving Het gedeelte B.A. betre de schade tegenover derden en houdt ook een dekking na levering in, ten belope van per schadeclaim; Rechtsbijstand is verzekerd tot per claim en per verzekeringsjaar. Mochten er al andere dekkingen bestaan, hebben die voorrang. Vrijstelling: 250,00 B) DE GOEDEREN EN MATERIALEN OP DE BEURS : Beknopte omschrijving Het betre uw goederen en deze waarvoor u aansprakelijk bent, voor de reis naar de beurs, het verblijf jdens de beurs en de terugreis, zoals omschreven onder basisdekkingen laden en lossen zijn inbegrepen. Let op: voorwerpen die gemakkelijk meegenomen kunnen worden, mogen in geen enkel geval op de stand achtergelaten worden jdens de periodes van montage en aouw van de beursstand, noch jdens de periodes van plaatsen, laden en lossen; de verzekerde is er bovendien toe gehouden permanent toezicht uit te oefenen op het verzekerde materiaal, in het bijzonder jdens de handelingen van monteren, demonteren, plaatsen, laden en lossen. Standaard dekking: ,00 (totale waarde van de goederen en materialen). Hogere dekkingen : op aanvraag bij BVBA De Clercq Verschel. Alle Risico s volgens Art 8. van de GOEDERENVERZEKERINGSPOLIS VAN ANTWERPEN met inclusief de aangepaste clausules op aanvraag bij BVBA De Clercq Verschel te verkrijgen. Vrijstelling : 250,00 En bij schadegeval gelieve onmiddellijk Bruno Devooght om instruces te vragen : mail : bruno@declercq-verschel.be tel : 09 / fax : 09 /