Inhoudstafel. 2. Deadlines... 6

Transcriptie

1 MANUAL

2 Inhoudstafel 1. Best of Wallonia 2019: Praktisch Locatie, beursdata & openingsuren Contactpersonen Easyfairs Services Algemene info... 4 Hou zeker deze deadlines in het oog! 2. Deadlines Standinformatie Algemene standinformatie Standformules: All-in Catering Mediapakket Elektriciteit Optioneel printwerk Eventreglement Opbouw, afbouw & parking Opbouw & afbouw Parking NIEUW! 5. My Easyfairs, Visit Connect & Smart badges My Easyfairs: in het algemeen My Easyfairs: items bestellen in de webshop My Easyfairs: standpersoneel registreren Visit Connect App SMART badges Promotools Exposantenpakket met uitnodigingskaarten Bezoekers online uitnodigen via uw persoonlijke registratielink Beurscatalogus EasyGo Onsite promo packs Bijlagen Standplan Verzekering Wifi

3 1. Best of Wallonia 2019: Praktisch Beste exposant Wij helpen u graag om uw beursdeelname zo aangenaam én succesvol mogelijk te maken. Dit handboek geeft een overzicht van alle mogelijkheden. Aarzel niet om contact met ons op te nemen in geval van vragen. Wij wensen u alvast veel succes met de voorbereidingen en een geslaagde beurs! Het Best of Wallonia team Easyfairs nv Jan Van Rijswijcklaan 191 BE-2020 Antwerpen Locatie, beursdata & openingsuren Namur Expo Av. Sergent Vrithoff 2, BE-5000 Namur Dinsdag 28 mei 2019: 09:30-18:00 Gevolgd door netwerkdrink en Trends Transport & Logistics Gazellen galadiner.! Exposanten krijgen toegang tot het beursgebouw 2u voor aanvang van de beurs. 1.2 Contactpersonen Easyfairs OPERATIONS: webshop, meubilair, elektriciteit, parkeerkaarten, wateraansluiting, logistiek, handling, opbouw & afbouw SALES: standformaat, standwijzigingen, sponsorships, EasyGo & Onsite Promo Packs MARKETING: promotietools exposanten, uitnodigingskaarten, My Easyfairs, smart badges & Visit Connect App Katrien Broux operations.be@easyfairs.com Véronique Lietaer veronique.lietaer@easyfairs.com Claudia Aguilar Espinoza claudia.aguilar@easyfais.com Brix Hatia brix.hatia@easyfairs.com 3

4 1.3 Services LOGISTIEK & HANDLING: heftrucks bij opbouw en afbouw & opslag tijdens de beurs (zie bijlage nr. 2)! Enkel heftrucks van Schenker zijn toegestaan in het complex. HOSTESSEN & STEWARDS: hostessen en/of stewards (bv. voor het onthaal op uw stand) INTERNET: tijdelijke internet- & telefoonlijn op uw stand voor een constante verbinding zonder beperkingen (meer info: zie bijlage nr. 6) Katrien Broux operations.be@easyfairs.com Katrien Broux operations.be@easyfairs.com City Mesh Algemene info Toiletten: exposanten maken gratis gebruik van de toiletten op vertoon van hun exposantenbadge. Wifi: exposanten en bezoekers kunnen gratis surfen op het wifinetwerk van Namur Expo (meer info: zie bijlage nr. 6). EHBO: er is gedurende de openingsuren een EHBO-post aan het beurssecretariaat (ingang hal 1). Vestiaire: er is een vestiaire aan de ingang in de welkomsthal. Vragen? Uw contactpersonen zullen moeilijk bereikbaar zijn per telefoon, daarom staan zij u graag persoonlijk te woord bij het beurssecretariaat aan de ingang (tijdens de op- en afbouw) of bij de stand van Easyfairs in hal 1 (tijdens de beurs). Ook zullen er geregeld medewerkers van Easyfairs door de hal lopen, dus heeft u een vraag of een probleem, aarzel dan niet om hen aan te spreken. Op het beurssecretariaat kan u tijdens de opbouw ook uw parkeerkaarten en exposantenbadges afhalen en extra standmateriaal bestellen, weliswaar uit een beperkt assortiment. Alles dient ter plaatse afgerekend te worden via cash, bankkaart (Maestro) of kredietkaart (VISA/MasterCard). 4

5 Beurssecretariaat Bij eventuele klachten neemt u tijdens de opbouw/beurs contact op met een medewerker van Easyfairs op het beurssecretariaat of op de stand van Easyfairs. Klachten die ons bereiken na de beurs, kunnen niet meer behandeld worden wegens gebrek aan aantoonbaarheid. 5

6 2. Deadlines Om uw beursdeelname zo goed mogelijk te laten verlopen, hebben we voor u de belangrijkste deadlines op een rijtje gezet. Meer informatie kunt u terugvinden verder in dit handboek. Mocht u vragen hebben, aarzel niet om ze te stellen aan uw contactpersoon. DATUM ACTIE MEER INFO 15/03/2019 Opening webshop p.15 - Katrien 23/04/ /04/2019 Controleren standnaam en gegevens voor catalogus en signalisatie (via My Easyfairs) Bestellen extra standmateriaal tegen vroegboektarief (via My Easyfairs 12.00) p Brix p.15 - Katrien 29/04/2019 Aanleveren (optionele prints) p Katrien 15/05/2019 Controleren standnaam voor frieslijst (via My Easyfairs) p.7 - Katrien 15/05/2019 Aanleveren standplan p.7 - Katrien 24/05/2019! Webshop wordt afgesloten! (12.00u) p.15 Katrien 27/05/2019 Bestellen heftruck p.11 - Katrien 27/05/2019 Registreren standpersoneel (via My Easyfairs) p.15 - Brix 6

7 3. Standinformatie 3.1 Algemene standinformatie Voor openingstijd zullen tijdens de beursdag de gangpaden met tapijt gestofzuigd worden.! Items uit een standaardpakket ruilen of crediteren is niet mogelijk. Gelieve het ons vooraf te laten weten als u niet alle items gebruikt. Deadline 15/05/2019: controleer uw standnaam in My Easyfairs. Is dit niet de naam die moet verschijnen op de frieslijst? Stuur dan een mailtje naar operations.be@easyfairs.com. 3.2 Standformules: All-in All-in Standaard inbegrepen in een All-in standformule zijn: o Zwarte modulaire standbouw, 250 cm hoog (inclusief 10 cm hoge aluminium frieslijst) o Zichtmaat per paneel: 95,4 cm breed x 240 cm hoog o Tapijt o Naambord met standnaam en standnummer Een aantal items zijn afhankelijk van uw standgrootte: Bronze 9m² Silver 12m² Gold 16m² Platinum 20m² Balie Hoge stoel Tafel Lage stoel Brochurerek Parkeerkaart Spots, 15W (led) Premium 32m² Stroom 1kW 1kW 1kW 3kW 3kW Catering vouchers Mediapakket Zie 3.4 7

8 3.3 Catering Uw pakket bevat een aantal vouchers te nuttigen voor drankjes en/of eten. Deze vouchers kan u de hele dag besteden aan de centrale bar of het restaurant Marie Luigi. 1 voucher: frisdrank, koffie, thee, bier 2 vouchers: wijn (vanaf 16u), 1 broodje Aantal vouchers per warme maaltijd: afhankelijk van uw keuze Doorlopend worden versnaperingen aan de centrale bar voorzien. 3.4 Mediapakket Uw pakket bevat een standaard mediapakket. De inhoud is afhankelijk van de grootte van uw stand. 3.5 Elektriciteit Per All-in stand is een 230V stopcontact inbegrepen. Hierop kan u zonder problemen een laptop, een tvscherm en een koelkast aansluiten U kan via de webshop drie verschillende hoofdaansluitingen bestellen: o aansluiting met schakelbord o aansluiting zonder schakelbord met CEE o machineaansluiting met 300mA differentieel Veel gebruikte items en hun verbruik: o laptop: max. 100W o plasma-/ led-tv: max. 250W o telefoonoplader: max. 20W 3.6 Optioneel printwerk Alle exposanten met een All-in standformule kunnen extra, optioneel printwerk bestellen. Er zijn 2 mogelijkheden: bedrukte standpanelen of een naadloze print.! Deadline 29/04/2019: mail opmaakbestanden van extra printwerk naar operations.be@easyfairs.com.! Voor bestanden die nog door ons opgemaakt/bijgewerkt moeten worden, zullen we extra kosten aanrekenen. Hiervan stellen we u vooraf op de hoogte. 8

9 Bedrukte standpanelen Standpanelen kunnen full colour bedrukt worden ( 110 per paneel).! Deze panelen mogen niet meegenomen worden. Specificaties voor het aanleveren van bedrukte standpanelen: o opmaak paneel 954 mm x 2400 mm + 5 mm afloop langs alle kanten o o o o (totale afmeting wordt dus 964 mm x 2410 mm incl. afloop) aanleveren in pdf op 100% of op 50%. Indien u op 50% aanlevert, afloop verkleinen naar 2,5 mm en 50pc vermelden in de bestandsnaam geen snijtekens of andere druktechnische markering teksten in lettercontouren staander tussen de panelen is 45,5 mm breed en kan niet bedrukt worden 3.7 Eventreglement Gelieve het gehuurde materiaal op uw stand in dezelfde staat achter te laten, zodat we alles kunnen hergebruiken. Maximale bouwhoogte voor alle All-in (Plus) standen is 400 cm. Uitzonderingen zijn niet mogelijk. Indien u een eilandstand heeft, mag u max. 50% per open zijde dichtbouwen. Versterkt geluid dient tot een minimum beperkt te worden en mag omringende standen niet hinderen. Indien hierover klachten zijn, kan de organisatie te allen tijde besluiten het geluid uit te schakelen. (Vergeet SABAM en de billijke vergoeding niet als u muziek afspeelt op uw stand!) De organisatie is niet verantwoordelijk voor verlies of diefstal. Balies en/of bergingen zijn huurmaterialen waarvan wij niet kunnen garanderen dat het een veilige bergplaats is voor uw waardevolle spullen. Laat waardevolle spullen nooit onbeheerd achter! Bij annulering van gehuurd materiaal zijn wij genoodzaakt annuleringskosten door te rekenen. (Tot 2 weken voor de beurs: 50% annuleringskosten. Vanaf 2 weken voor de beurs: 100% annuleringskosten.) Klachten over gehuurde materialen kunnen enkel in behandeling genomen worden indien deze gemeld worden tijdens de opbouw of tijdens de beurs zelf, niet op een later tijdstip wegens gebrek aan aantoonbaarheid. Restafval dat achterblijft na de beurs wordt gefactureerd aan de klant ( 100/m³). Standen die niet volledig verwijderd zijn voor de opgegeven data en uren, zullen op kosten van de exposant verwijderd worden. 9

10 Verplicht: o Alle zichtbare zijden van de stand boven 250 cm grenzend aan buurstanden moeten worden afgewerkt in het wit zonder enige vorm van logo-uiting. Toegelaten, mits goedkeuring van de beursorganisator: o Elke vorm van dakconstructie is enkel toegestaan na goedkeuring van de organisator. o Commerciële acties buiten de stand zijn enkel toegestaan na toestemming van de organisator. o Gasflessen zijn enkel toegestaan na schriftelijke aanvraag en goedkeuring van de organisator. Niet toegestaan: o Standpanelen meenemen, is niet toegestaan. o Demomateriaal mag niet in de gangpaden geplaatst worden (wel in uw eigen stand). o Beamers en lichteffecten buiten uw eigen stand zijn niet toegelaten. o Eigen heftrucks en/of elektrische palletwagens zijn niet toegestaan in de hal. Neem daarvoor contact op met onze vaste partner Schenker. o Boren, schroeven of spijkeren in wanden of meubilair is niet toegestaan, evenals het gebruik van klittenband of velcro. Beschadigde wanden worden doorgerekend aan 50 per paneel. U kan tijdens de opbouw op het beurssecretariaat gratis haken of dubbelzijdige tape afhalen om o.a. posters op te hangen. o De wanden kunnen en mogen niet verwijderd worden. o Omruilen of terugbetalen van standaard of gehuurd materiaal wordt niet toegestaan. o Tijdens de op- en afbouw zijn de hallen niet toegankelijk voor kinderen onder de 16 jaar. 10

11 4. Opbouw, afbouw & parking 4.1 Opbouw & afbouw Hieronder vindt u een overzicht van de opbouw- en afbouwtijden. Het is niet toegestaan om af te bouwen voor de officiële sluitingstijd van het event. Opbouw Maandag: 27/05/2019, 14u-20u Afbouw Dinsdag 28/05/2019: - 18u-18u30: laden van kleine materialen in uw wagen via poorten - 19u30 wordt de hal volledig afgesloten. Woensdag 29/05/2019: - 8u00-12u00: volledige afbouw. Kleine vrachtwagens mogen op de parking (indien mogelijk in de hal). Onze leveranciers starten woensdagochtend met het afbouwen van de standen. Haal daarom waardevolle voorwerpen zo snel mogelijk van uw stand. Huurmateriaal zoals balies en toonbanken worden opgehaald, gelieve deze tijdig leeg te maken. Alle materialen dienen uiterlijk 29/05/2019 om 12u afgevoerd te zijn. Al het overblijvende materiaal dat nadien nog op uw stand aanwezig is, wordt op uw kosten verwijderd ( 100/m³).! Deadline 27/05/2019: bestel een heftruck bij Easyfairs indien u er een nodig heeft, want alleen heftrucks en palletwagens van Easyfairs zijn toegestaan in de eventlocatie Vragen tijdens op- en afbouw? Kom naar het beurssecretariaat aan de ingang. U kan daar tijdens de opbouw ook uw exposantenbadges afhalen en extra standmateriaal bestellen (beperkt assortiment). Alles dient ter plaatse afgerekend te worden via cash, bankkaart (Maestro) of kredietkaart (VISA/MasterCard).! Enkele weken voor de beurs ontvangt u van ons nog een mailtje met meer gedetailleerde informatie over de procedures tijdens de op- en afbouw. Bij vragen hierover, kunt u steeds terecht bij operations.be@easyfairs.com of

12 4.2 Parking Tijdens de opbouw/afbouw Parkeren tijdens de opbouw is gratis. U kan gebruikmaken van de straten rondom (zie plan) In uw standpakket zitten standaard één of meerdere parkeerkaarten. Het terrein rond Namur Expo wordt als exposantenparking gebruikt. U kan dus gebruikmaken van de straten rondom de beurshallen mits het afhalen van uw parkeerkaart. Parkeerkaarten worden niet opgestuurd, u kan deze tijdens de opbouw op maandag 27/05/2019 bij het beurssecretariaat aan de ingang van hal 1 ophalen. Hieronder vindt u een voorbeeld van de parkeerkaart die u nodig zal hebben om gebruik te kunnen maken van de parking. Ook een plannetje van de straten rondom de beurshallen kan u hieronder raadplegen. 12

13 Bij vragen over de parking tijdens de beurs, kunt u steeds terecht bij operations.be@easyfairs.com of

14 5. My Easyfairs, Visit Connect & Smart badges 5.1 My Easyfairs: in het algemeen My Easyfairs is het online hulpmiddel waarmee u op de beurswebsite uw deelname kunt promoten aan de hand van uw eigen bedrijfspagina, en waarmee u een aantal praktische zaken online kunt regelen (bijvoorbeeld standmateriaal bestellen en standpersoneel registreren). U vindt er ook verschillende banners van de beurs voor promotionele doeleinden. Inloggen Ga naar en log rechts bovenaan in op My Easyfairs. Gebruik daarvoor het wachtwoord dat u zelf hebt gekozen (na uw registratie hebt u een ontvangen met een link om uw wachtwoord in te stellen). Klik na het inloggen op MANAGE STAND.! Hebt u nog geen account? Stuur een naar brix.hatia@easyfairs.com. Uw eigen bedrijfspagina Nadat u hebt ingelogd en u op de knop MANAGE STAND hebt geklikt, komt u op uw eigen bedrijfspagina terecht. Als het de eerste keer is dat u uw stand beheert via My Easyfairs, verschijnt er een korte wizard die u helpt de basisinformatie voor uw online profiel in te voeren. Wanneer u de wizard hebt voltooid, wordt er een tijdlijn weergegeven. Selecteer op de tijdlijn de sectie 'Manage Your Online Profile'. Alle informatie die u hier toevoegt, zal ook worden weergegeven op uw pagina op de beurswebsite. U kunt uw bedrijfsgegevens invoeren: uw bedrijfslogo, uw vereiste standnaam, de categorieën waarin uw bedrijf actief is, een omschrijving van uw bedrijf, de gegevens voor het contactformulier, evenals uw producten, en zelfs nieuws en vacatures. U kunt zich ook aanmelden voor de Innovations Gallery om meer zichtbaarheid te krijgen op de website van het evenement.! Deadline 23/04/2019: verifieer uw standnaam op My Easyfairs. Als dit niet de naam is die op de borden ter plaatse moet worden weergegeven, verander de naam dan vóór deze deadline. U kunt uw voortgang volgen met behulp van de voortgangsbalk net onder de tijdlijn. Die geeft een overzicht van de taken die u al hebt voltooid en de taken die u later nog kunt uitvoeren. In de sectie Marketing material vindt u allerlei soorten bestanden, zoals online banners, e- mailuitnodigingen en deze deelnemersgids. In de sectie 'Prepare Your Stand', kunt u: o bekijken welk standmateriaal standaard is opgenomen in uw standformule en welk materiaal u al eerder hebt bijbesteld 'Stand orders' 14

15 o o o extra standmateriaal bestellen in de webshop (bijvoorbeeld meubilair, elektriciteit, etc.) 'Webshop' standpersoneel registreren Stand personnel realtime waarschuwingen configureren voor specifieke bezoekers In de sectie 'Invite Your Clients and Prospects' kunt u: o uw unieke registratielink kopiëren 'Invitation' o bekijken welke bezoekers zich geregistreerd hebben via uw link 'Registered Visitors' 5.2 My Easyfairs: items bestellen in de webshop Om naar de webshop te gaan, klikt u eerst op de knop 'Manage stand' naast uw beursnaam in uw My Easyfairs-account. Ga daarna naar de sectie 'Prepare your stand'. Klik op 'Webshop'. U kunt verschillende items toevoegen aan uw lijst door op het groene boodschappenwagentje te klikken. Klik op 'Confirm' om uw bestelling af te ronden. U ontvangt een bevestiging per .! Deadline 29/04/2019: extra standmateriaal bestellen tegen een early-birdtarief via My Easyfairs.! Deadline 24/05/2019: extra standmateriaal bestellen. De webshop sluit op vrijdag 24/05/2019 om uur. U kunt daarna alleen nog items bestellen uit een beperkt assortiment bij het beursadministratiekantoor, aangezien de opbouw van de stands dan van start gaat. Alles moet ter plaatse betaald worden met contant geld of met een bankkaart (Maestro) of kredietkaart (VISA/MasterCard). 5.3 My Easyfairs: standpersoneel registreren Iedere exposant moet tijdens de beursdagen in het bezit zijn van een exposantenbadge. De eenvoudigste manier om de badges te verkrijgen, is uw standmedewerkers vooraf online te registreren. Dat zal u tijdens de opbouwdagen en de beursdagen zelf heel wat tijd besparen. Badgehouders krijgen ook gratis koffie en thee op de beurs en kunnen gratis gebruik maken van de toiletten op vertoon van hun exposantenbadge.! Opbouw- en demontagepersoneel hoeft niet te worden geregistreerd. Om standpersoneel te registreren, klikt u eerst op de knop 'Manage stand' naast uw beursnaam in uw My Easyfairs-account. Ga daarna naar de sectie 'Prepare your stand'. Klik op 'Stand personnel' en vul voor iedere persoon de naam, het adres, het telefoonnummer en de functie in, en upload een foto. Alle personen die u hebt toegevoegd, zouden nu in het overzicht moeten staan. Iedereen die geregistreerd staat als standpersoneel ontvangt een met een voucher. Bij afgifte van de voucher bij aankomst op de beurs ontvangt uw medewerker een exposantenbadge. Tijdens de opbouw van de stands kunnen badges afgehaald worden in het beursadministratiekantoor bij ingang 2.! Deadline 27/05/2019: uw standpersoneel registreren via My Easyfairs. 15

16 5.4 Visit Connect App Wilt u meer weten over de bezoekers die uw stand hebben bezocht tijdens de beurs? Download de Visit Connect App op uw smartphone of tablet (enkel voor Android of Apple ios) en activeer uw licentie. U bent nu klaar om de bezoekersbadges op de beurs te scannen. Door een bezoekersbadge te scannen, ontvangt u alle informatie van de gescande persoon. U ontvangt 1 licentie (GoLeads). Dat betekent dat u de app op één toestel kunt gebruiken. Meer informatie over deze EasyGo-pakketten vindt u op p. 20. Hoe werkt het? 1) Enkele weken voor aanvang van de beurs ontvangt u van ons een met deze gids en uw licentie(s). 2) Download de Visit Connect App op uw smartphone of tablet. 3) Open de app en activeer de licentie die u per hebt ontvangen door de QR-code te scannen. 4) Zodra uw licentie geactiveerd is, kunt u rechtsboven op de QR-code tikken en de camera richten op de QR-code van de bezoekersbadge om die te scannen. Alle gegevens worden opgeslagen op het toestel en kunnen later geëxporteerd worden naar een bewerkbaar Excel-document.! Activeer de licentie alleen op het toestel waarmee u de bezoekersbadges zult scannen. Na activering kan de licentie niet meer op een ander toestel worden gebruikt. Neem contact op met onze marketingmedewerker als u vragen hebt over de Visit Connect App, via brix.hatia@easyfairs.com of via het nummer SMART badges Tijdens de opbouw van uw stand ontvangt u een badgelezer (verkrijgbaar in het beursadministratiekantoor). Bezoekers die deze lezer scannen met hun badge, ontvangen uw informatie per (de lezer stuurt de bezoeker automatisch alle product- en bedrijfsinformatie die u hebt geüpload naar uw My Easyfairs-account). Als u bij het reserveren van uw stand voor een GoLeads- of GoPlus-pakket hebt gekozen, ontvangt u ook de lijst met bezoekers die uw informatie hebben opgevraagd via de badgelezer.! In tegenstelling tot de Visit Connect App, waarbij u zelf het contactmoment initieert (u scant de bezoekersbadge), is het hierbij de bezoeker die het contact initieert dankzij de smart badges (de bezoeker scant uw badgelezer op de stand met zijn of haar badge). Beide technologieën staan los van elkaar maar kunnen elkaar aanvullen. Neem contact op met onze marketingmedewerker als u vragen hebt over de smart badges, via brix.hatia@easyfairs.com of via het nummer

17 6. Promotools 6.1 Exposantenpakket met uitnodigingskaarten Begin april ontvangt u 150 FR en 50 NL uitnodigingskaarten, met uw unieke registratiecode. Deel ze uit en verstuur ze naar klanten, prospecten, partners om uw stand te promoten. U ontvangt ook stickers van de beurs die u bv. op enveloppen en facturen kunt kleven. Indien u Engelstalige uitnodigingskaarten wenst, kan u deze bestellen bij brix.hatia@easyfairs.com. 6.2 Bezoekers online uitnodigen via uw persoonlijke registratielink Laat klanten en prospecten registreren voor een bezoek via uw unieke registratielink. Deze link is rechtstreeks gekoppeld aan uw account, zodat u kan zien wie er via uw link heeft geregistreerd. Waar kan ik deze persoonlijke registratielink vinden? 1) Log in op uw My Easyfairs account en klik op de gewenste beursnaam. 2) Ga naar: Nodig uw relaties uit onder het blokje Admin. 3) Klik links in het menu op Uitnodigen. 4) Rechts op het scherm ziet u nu uw unieke registratielink ( Default link ). U kunt deze kopiëren door op het icoontje ernaast te klikken. Hoe kan ik deze persoonlijke registratielink gebruiken? Promoot uw beursdeelname in uw handtekening en in die van uw collega s, doe een ing naar uw klantenbestand en/of zet uw deelname in de kijker op uw bedrijfswebsite. Download één van onze banners (te vinden op de beurswebsite) en voeg uw persoonlijke registratielink toe als hyperlink. Hoe kan ik zien wie via mijn persoonlijke registratielink zich heeft geregistreerd? 1) Log in op uw My Easyfairs account en klik op de gewenste beursnaam. 2) Ga naar: Nodig uw relaties uit onder het blokje Admin. 3) Klik links in het menu op Registranten. 4) Rechts op het scherm ziet u dan wie zich via uw persoonlijke registratielink heeft geregistreerd. 6.3 Beurscatalogus Elke bezoeker ontvangt aan de ingang een gedrukte beurscatalogus waarin u als exposant gratis vermeld wordt met uw standnaam en standnummer. De gegevens die u in uw My Easyfairs account ingevuld heeft, zullen ook diegene zijn die in de catalogus verschijnen. Eens de catalogus in druk gegaan is, kan dit niet meer aangepast worden. Kijk dus zeker uw My Easyfairs account goed na vóór 23/04/2019. Op p.15 vindt u meer informatie over het opladen of 17

18 aanpassen van deze gegevens in uw My Easyfairs account.! Deadline 23/04/2019: controleer uw standnaam en andere gegevens in My Easyfairs. Is dit niet de naam die moet verschijnen in de catalogus? Pas deze dan aan voor de deadline. Graag wat meer visibiliteit? Om advertentieruimte te reserveren (logo, advertentie, tekst...), neemt u contact op met onze cataloguspartner Transportmedia. 6.5 EasyGo Iedere exposant heeft bij zijn standreservatie een GoLeads pakket: Standaard in uw pakket zitten deze voordelen: o Krijg toegang tot My Easyfairs. o Publiceer uw bedrijfsprofiel online. o Nodig uw klanten en prospecten uit. o o o Zet uw producten en diensten online in de kijker. Verspreid uw informatie digitaal tijdens het evenement. Profiteer van geavanceerde netwerkmogelijkheden. Hieronder vindt u een kort overzicht van alle extra s bovenop de standaardvoordelen. GoLeads: o Ontvang een lijst van bezoekers die uw informatie opvroegen. o Verzamel tijdens het evenement de contactgegevens van uw bezoekers. o Ontvang realtime meldingen wanneer uw bezoekers aankomen. o Neem deel aan het online forum Ask the Expert. 6.7 Onsite promo packs Er zijn verschillende mogelijkheden om uw bedrijf tijdens de beurs extra in de schijnwerpers te zetten: Standaard promo packs: lanyards, leafleting & voucher Voorstel op maat: plasmaschermen, toiletreclame, trapsponsoring, raambestickering... Sponsorships: welcome area, coffee corner Bij vragen over deze onsite promo packs, kunt u steeds terecht bij uw salescontactpersoon via veronique.lietaer@easyfairs.com ( ) of claudia.aguilar@easyfairs.com ( ). 18

19 7. Bijlagen 7.1 Standplan 7.2 Verzekering 7.3 Wifi 19

20 GANGPAD Standplan 1) Vul de volgende pagina aan met uw firmanaam, standnummer, contactpersoon en huidige datum. 2) Teken uw stand op het voorziene rooster. Gebruik stippellijnen voor de open zijden. Elk vakje van het rooster is 1m x 1m. 3) Geef zoveel mogelijk informatie (gangpaden, buurstanden ). 4) Teken (enkel als u huurt via My Easyfairs) stopcontacten, elektriciteits-, perslucht- en wateraansluitingen, berging en schappen. Indien wij geen schets van uw berging ontvangen, wordt deze op de meest aangewezen plaats voor de organisatie geplaatst. 5) Stuur uw ingevuld standplan door voor 15/05/2019.We kunnen geen rekening meer houden met plannen die ons na deze datum bereiken.! Onderaan deze pagina vindt u een voorbeeld.! Deadline 15/05/2019: mail uw ingevuld standplan naar operations.be@easyfairs.com. Voorbeeld Firmanaam: Easyfairs nv Standnummer: B1001 Contactpersoon: Katrien Broux Datum: 01/05/2019 Shelf E W GANGPAD

21 Standplan Best Of Wallonia Firmanaam: Standnummer: Contactpersoon: Datum: OPGELET : dit is geen bestelbon! Wenst u items zoals een water-, perslucht-, elektriciteitsaansluiting of berghok te huren? Deze kan u online te bestellen in de webshop (via My Easyfairs). Legende E Elektriciteitsaansluiting (krachtstroom) Berghok (enkel voor All-in en All -in Plus standen) e Stopcontact Shelf Schap (enkel voor All-in en All -in Plus standen) H 2O Wateraansluiting Extra wand (enkel voor Allin en All -in Plus standen) A Persluchtaansluiting! Deadline 15/05/2019: mail uw ingevuld standplan naar operations.be@easyfairs.com.

22 Verzekering INFORMATIE VERZEKERING Deze informa e is enkel van toepassing voor exposanten die via Easyfairs een verzekering hebben afgesloten. Dit kan u terug vinden op uw standfactuur. BASISDEKKINGEN : Situering : De dekking van de polis gaat in vanaf het magazijn van de verzekerde in de Benelux, Frankrijk of Duitsland (max. 2 dagen voor aanvang van de beurs) tot op de beursloca e, inclusief het verblijf ter plaatse van maximum 1 week en de terugweg vanuit de beurs (tot max. 2 dagen na slui ng van de beurs). A) BURGERLlJKE AANSPRAKELlJKHElD : Beknopte omschrijving Het gedeelte B.A. betre de schade tegenover derden en houdt ook een dekking na levering in, ten belope van per schadeclaim; Rechtsbijstand is verzekerd tot per claim en per verzekeringsjaar. Mochten er al andere dekkingen bestaan, hebben die voorrang. Vrijstelling: 250,00 B) DE GOEDEREN EN MATERIALEN OP DE BEURS : Beknopte omschrijving Het betre uw goederen en deze waarvoor u aansprakelijk bent, voor de reis naar de beurs, het verblijf jdens de beurs en de terugreis, zoals omschreven onder basisdekkingen laden en lossen zijn inbegrepen. Let op: voorwerpen die gemakkelijk meegenomen kunnen worden, mogen in geen enkel geval op de stand achtergelaten worden jdens de periodes van montage en a ouw van de beursstand, noch jdens de periodes van plaatsen, laden en lossen; de verzekerde is er bovendien toe gehouden permanent toezicht uit te oefenen op het verzekerde materiaal, in het bijzonder jdens de handelingen van monteren, demonteren, plaatsen, laden en lossen. Standaard dekking: ,00 (totale waarde van de goederen en materialen). Hogere dekkingen : op aanvraag bij BVBA De Clercq Vers chel. Alle Risico s volgens Art 8. van de GOEDERENVERZEKERINGSPOLIS VAN ANTWERPEN met inclusief de aangepaste clausules op aanvraag bij BVBA De Clercq Vers chel te verkrijgen. Vrijstelling : 250,00 En bij schadegeval gelieve onmiddellijk Bruno Devooght om instruc es te vragen : mail : bruno@declercq-vers chel.be tel : 09 / fax : 09 /

23 Vermijd storingen op je draadloos netwerk Beste exposant, Wifi is onmisbaar geworden in het hedendaagse leven. Zowel het aantal geconnecteerde toestellen als de hoeveelheid Cloud-gestuurde applicaties is fors gestegen. Om de kwaliteit en de stabiliteit van het wifi-netwerk te garanderen, worden eigen draadloze netwerken in Namur Expo niet toegestaan. Is eigen wifi absoluut noodzakelijk of heeft u toestellen met een draadloze verbinding, zoals printers, scanners en kassa s? Laat u dan bijstaan door Citymesh, de beheerder van ons draadloos netwerk. Contacteer hen via , events@citymesh.com of Permanente connectiviteit is prioritair voor alle stakeholders op de beurs, daarom zijn we genoodzaakt om storende en niet officiële hotspots op te sporen, te penaliseren en te verwijderen. Heeft u zelf technische expertise in huis en wilt u een niet-storend netwerk opzetten, volg dan strikt onderstaande richtlijnen: De wifi-zenders maken enkel gebruik van de 2,4 Ghz band Er mag ENKEL gebruik worden gemaakt van kanaal 1 Op het einde van de beursstand mag het signaal maximaal 80 dbm bedragen Heeft u nog bijkomende vragen? Aarzel dan niet om ons te contacteren of Citymesh, in geval van technische vragen. We wensen u alvast een geslaagde beurs toe!