lead retrieval app handleiding v17.01 Qtree Solutions bvba

Transcriptie

1 lead retrieval app handleiding v17.01 Qtree Solutions bvba

2 in deze handleiding vindt u... intro: wat is boabee? 3 2 manieren om boabee te gebruiken 4 hoe je je kunt voorbereiden als je pro gaat 6 hoe gebruik je de boabee app 9 over het rapport 13 2

3 intro: wat is boabee? Boabee is een lead retrieval app die u helpt om op een efficiëntere manier prospect informatie te verzamelen op uw stand. Met 3 eenvoudige stappen kan u elke interessante prospect in kaart brengen. Scan de bezoekersbadge Alle gekende informatie verschijnt op uw toestel en kan worden bewerkt. Kwalificeer de prospect met behulp van standaard vragen of uw eigen vragenset. Informatie delen Selecteer brochures, bestanden en weblinks en mail ze rechtstreeks naar uw prospect. 3

4 2 manieren om boabee te gebruiken U kunt boabee op verschillende manieren gebruiken, afhankelijk van uw behoeften en de tijd die u al of niet in voorbereidingkan steken. 1. zero effort, zonder voorbereiding De "zero effort" aanpak betekent dat je met altijd boabee aan de slag kan zonder enige voorbereiding. Eens u een login hebt ontvangen van de organisator kan u bezoekers badges scannen en hen kwalificeren met een aantal standaardvragen. 1 2 voor de beurs: installer de app Ga naar de Apple AppStore of Android Play Store. Zoek naar boabee of boabee 2 en installeer de app. Log in en selecteer de app setup voor uw beurs. op de beurs: verzamel prospects Voor elk potentiële lead: scan de badge, vul de contactgegevens aan waar nodig en kwalificeer de prospect met de standaard vragen. 3 tijdens de beurs: rapport via mail Elke ochtend na een beursdag wordt het team-rapport naar de verantwoordelijke gestuurd. Dit rapport bevat alle verzamelde informatie van alle beursdagen. 4 3 dagen na de beurs: eindrapport via mail 3 dagen na de beurs wordt een laatste definitieve versie van het rapport naar de verantwoordelijke gestuurd. 4

5 2 manieren om boabee te gebruiken 2. "go pro" en gebruik alle functies Met wat extra moeite kunt u gebruik maken van het volle potentieel van boabee. Volg de voorbereidingsstappen om boabee optimaal voor u in te stellen: kwalificeer prospects met uw eigen vragen, en selecteer documentatie, weblinks, sociale mediakanalen en meer om rechtstreeks met hen te delen. 1 voor de beurs: bereid uw boabee voor Stel vragen op die relevant zijn voor uw sales traject na de beurs. Beperk het aantal vragen om efficiënt te kunnen werken op de beurs. Gebruik waar mogelijk selectielijsten. Verzamel alle info die u aan uw bezoekers wilt kunnen sturen: brochures, prijslijsten, links naar uw website, youtube films, links naar uw social media, enz. Voor documenten raden we pdf-formaat aan. Log in in het Boabee dashboard om uw vragen te configureren, uw documentatie en links op te laden en een geschikt template te selecteren. Ga naar de Apple AppStore of Android Play Store. Zoek naar boabee of boabee 2 en installeer de app. Log in en selecteer de app setup voor uw beurs. 2 op de beurs: verzamel prospects Voor elk potentiële lead: scan de badge, vul de contactgegevens aan waar nodig, kwalificeer de prospect met uw eigen vragen, en selecteer de info die u onmiddellijk wil opsturen. 3 tijdens de beurs: rapport via mail Elke ochtend na een beursdag wordt het team-rapport naar de verantwoordelijke gestuurd. Dit rapport bevat alle verzamelde informatie van alle beursdagen. 4 3 dagen na de beurs: eindrapport via mail 3 dagen na de beurs wordt een laatste definitieve versie van het rapport naar de verantwoordelijke gestuurd. 5

6 hoe je voor te bereiden als je "go pro" gaat Als u ervoor kiest om met de standaardvragen te werken en de functionaliteit om informatie te versturen niet wenst te gebruiken, dan kunt u dit hoofdstuk overslaan. Volg onderstaande procedure als u een van de volgende handelingen wilt doen: uw eigen vragen gebruiken uw documentatie en weblinks opladen kiezen van een template waarmee u documentatie en weblinks kan sturen 1) Ga naar klik op Sign in, en log in. 2) Na het inloggen krijgt u een overzicht van uw beursdeelnames. Selecteer de beurs waarvoor u iets wenst aan te passen. 6

7 hoe je voor te bereiden als je "go pro" gaat 3) Algemene info over uw beurs wordt getoond. Gebruik de edit-knop om de ontvanger van het rapport te wijzigen. Klik op Next om door te gaan. 4) De vragen om uw prospects te kwalificeren worden getoond. Versleep de vragen om de volgorde te wijzigen Klik op de prullenbak om vragen te verwijderen Voeg vragen toe, duid aan om welk type antwoord het gaat, en voeg keuzelijsten toe indien relevant. Klik op Next om door te gaan. Denk goed na over uw vragen. TIPS We raden aan om 5 tot 7 vragen te gebruiken. Gebruik zoveel mogelijk single/multiple choice. Zorg voor minstens 1 vrij tekstveld. 7

8 hoe je voor te bereiden als je "go pro" gaat 5) Op het volgende scherm kan u uw bestanden en links opladen. In de app zal u kunnen selecteren wat u hiervan naar een specifieke prospect wil sturen. Deze ontvangt dan een met download links. Klik op Next om door te gaan. 6) In dit laatste scherm kunt u de template kiezen die gebruikt wordt om het geselecteerd materiaal naar uw prospect te sturen. Belangrijk: als er geen materiaal is geselecteerd, wordt geen verstuurd. Klik op Finish om terug te keren naar het overzicht. 8

9 hoe gebruik je de boabee app 1. voor de beurs: installeer de app Android toestellen Apple toestellen zoek en installeer "boabee" zoek en installeer "boabee 2" 9

10 hoe gebruik je de boabee app 2. voor de beurs: inloggen Voer uw gegevens in en selecteer de App Setup voor de aanstaande beurs. Zodra dat klaar is, kan u met de app aan de slag op de beurs. Voer uw gebruikers- naam en wachtwoord in. optioneel: voer uw naam in Selecteer de App Setup voor uw beurs. Neemt u deel aan meerdere beurzen, let er dan op dat u de juiste App Setup selecteert! Na het downloaden van al uw vragen en documentatie is de app klaar voor gebruik op de beurs 10

11 hoe gebruik je de boabee app 3. op de beurs: het verzamelen van leads Om de gegevens van een prospect toe te voegen gaat u door 3 stappen, waarvan alleen de eerste verplicht is: De bezoeker identificeren De bezoeker kwalificeren met de vragen Documentatie selecteren om naar de bezoeker te verzenden Tik op "Add prospect" om een lead toe te voegen. stap 1: richt de camera op de badge van de bezoeker. U kan eveneens gebruik maken van de handmatige invoer of de zoekfunctie. De informatie van de bezoeker wordt opgehaald uit de bezoekersdatabase, en kan door u nog aangepast worden. Als er geen internetverbinding beschikbaar is, dan kunnen de gegevens niet getoond worden. Maar uiteraard worden alle details automatisch toegevoegd aan uw rapport. 11

12 hoe gebruik je de boabee app app stap 2 (optioneel): gebruik de vragen om de bezoeker te kwalificeren. Als er geen vragen zijn gedefinieerd, is deze stap niet beschikbaar stap 3 (optioneel): selecteer de informatie die u wilt verzenden naar uw bezoeker. Klaar! Op het hoofdscherm kan u uw werk verifiëren door op de zeshoeken te tappen. 12

13 over het rapport 1. wanneer krijg ik mijn rapport? U ontvangt uw rapport per mail tussentijdse versies: elke ochtend na een beursdag finale versie: 3 dagen na de beurs De finale versie verschilt enkel nog in bijgewerkte informatie over het openen en klikken in de s door uw prospects. Voorbeeld voor een 2-daagse beurs: dag 1: beurs dag 2: beurs rapport met alle data van dag 1 dag 3 rapport met alle data van dag 1 en 2 dag 4 dag 5 dag 6 rapport met alle data van dag 1 en 2 en met bijgewerkte open en klik info 13

14 over het rapport 2. wat bevat het rapport? Het rapport is een Excel-bestand dat alle informatie bevat die door uw team tijdens de beurs is verzameld. Overzicht Overzicht alle acties Contacten Vragen Mails Gedeelde links Het rapport bevat 6 tabbladen, beginnend met een samenvatting. Op de tabbladen Contacts, Sharing en Forms vindt u al de gegevens van de gescande badges, de informatie die is verzonden en de ingevulde vragen. 14

15 over het repport Belangrijk om weten De Contacts tab bevat 1 rij per contact. Op deze rij vindt u ook informatie over hoe vaak het contact werd gescand door uw team, hoeveel s er naar zijn verzonden, wanneer uw team de eerste en laatste keer in contact was met deze persoon, enz. Of al deze gegevens zinvol voor u zijn hangt uiteraard af van het feit of u alleen of met meerdere vertegenwoordigers de app gebruikt heeft. De Sharing tab bevat één of meerdere rijen per verzonden . Elke rij vertegenwoordigt één bestand of weblink die gestuurd werd. Bijvoorbeeld: als u uw brochure, een prijslijst en de link naar uw website heeft gestuurd naar een bezoeker, dan wordt dit weergegeven als 3 rijen. De kolommen Nbr en Link Nbr geven aan welke rijen bij elkaar horen. De Shared links tab geeft een overzicht van alle bestanden en weblinks die naar bezoekers werden verzonden, hoe vaak elk van hen is verzonden en hoe vaak ze werden geopend. De Forms tab bevat één of meerdere rijen voor elke ingevulde vragenlijst. Elke rij vertegenwoordigt één antwoord. Bijvoorbeeld: als u 4 vragen voor een bezoeker hebt beantwoord, dan wordt dit weergegeven als 4 rijen. De kolommen Form Nbr en Question Nbr geven aan welke rijen bij elkaar horen. De Visitor activity tab bevat elke stap die met de app werd uitgevoerd voor elke bezoeker. Het is een vrij technisch tabblad dat alleen relevant is voor gedetailleerde analyse over hoe de bezoekers op uw stand werden behandeld. 15

16 v17.01 Qtree Solutions bvba