ENABLING VISITOR INTELLIGENCE. Visit Connect Uitgebreide gebruikersgids R N200

Transcriptie

1 ENABLING VISITOR INTELLIGENCE Visit Connect Uitgebreide gebruikersgids R3.15 1

2 Inhoudsopgave 1. Welkom bij Visit Connect... 3 Scan App... 3 Barcode Scanners... 3 Webportaal Aan de slag Scan App voor mobiele apparatuur... 5 Downloaden... 5 Inloggen (activeren van een licentie)... 5 Leads verzamelen... 6 Leadgegevens... 7 Vragen... 7 Aantekeningen... 8 Leads, bladeren en exporteren... 9 Instellingen... 9 Specificaties van de Scan App Beschikbare Scan App Functionaliteit Barcode Scanners Uitprinten vel met aangepaste vragen Scanners ophalen Leads inscannen Vragen Data Webportaal Toegang Wat kunt u doen met Visit Connect? Accountbeheer Targets instellen Vragen Licenties Voorbeelden van vragenvellen en antwoordvellen Downloadbestand met leads Badges en Barcodes Verdere vragen

3 1. Welkom bij Visit Connect Welkom bij Visit Connect, de software waarmee u volledige controle heeft over uw sales lead management proces. Het Visit Connect pakket bestaat uit verschillende elementen. U kunt kiezen welke elementen het best bij het bedoelde gebruik passen. Scan App Met de scan app kunt u een bezoekersbadge inscannen, contactinformatie ophalen en aantekeningen, foto's en gesproken memo's toevoegen, antwoorden op vragen opslaan en nog veel meer. U kunt de app op een tablet of telefoon gebruiken met ios 6.0 of Android 2.3 of hoger. U kunt online of offline scannen en leads direct van uw apparaat in een Excel werkblad en. De data worden op uw apparaat bewaard en gesynchroniseerd naar het Webportaal. Daar staat alle leadinformatie op. Barcode Scanners Dit is de meest traditionele van onze leadsorteermethodes. Met de Barcode Scanner kunt u de bezoekersbadges inscannen en antwoorden op vooraf ingestelde vragen opnemen met behulp van een barcode vel. Vragen kunnen bestaan uit standaard vragen of aangepaste vragen op basis van het Webportaal (zie Onderdeel 5 Webportaal). Scanners moeten aan het begin van elk evenement worden opgehaald en later weer teruggebracht bij het Visit Connect desk om de leads te uploaden naar het Webportaal om toegang tot de data te geven. De barcode scanners moeten van te voren gereserveerd worden bij elk evenement om beschikbaarheid te kunnen garanderen. Webportaal Het Webportaal biedt volledig beheer en overzicht van alle leads die ingescand zijn met alle gekochte licenties, zowel van scan apps als van barcode scanners. Met het portal kunt u aangepaste vragen en antwoorden opstellen voor de app en de barcode scanners, en alle leads die door alle scan apps en barcode scanners zijn ingescand bekijken, bewerken en downloaden; u kunt antwoordvellen uitprinten voor gebruik met de scanners, doelstellingen instellen en voortgang meten; de gekochte licenties per naar de eindgebruiker sturen en regelen hoe de app werkt bij individuele gebruikers. 3

4 2. Aan de slag Wanneer een bestelling wordt geplaatst voor Visit Connect, wordt een verzonden naar het adres dat in de bestelling is aangegeven. Dit bericht biedt informatie over: Scan App licenties in de vorm van QR codes. De QR code dient te worden ingescand door de scan app (die kunt u downloaden van de App Store / Play Store; zoek naar N200 Visit Connect) om die te activeren. Het is van belang om voor het inscannen van de licentie alleen het mobiele apparaat te gebruiken dat ingezet wordt voor het inscannen van de bezoekers. Door het inscannen van de licentie wordt deze geactiveerd. Zodra de licentie is geactiveerd, kan die niet meer gebruikt worden door een ander mobiel apparaat. Barcode scanner bestellingen worden per bevestigd. De scanner(s) zijn beschikbaar bij het afhaalpunt vanaf de eerste dag van het evenement tenzij anders overeengekomen. Toegang tot het Webportaal is automatisch inbegrepen bij elke bestelling. Informatie over hoe de toegang tot het portal is geregeld wordt uitgelegd in de . Gebruik van het Webportaal is niet verplicht indien u de scan app gebruikt. Er is echter een aantal geavanceerde functies in het portal die op basis van een licentie toegankelijk zijn. Als u barcode scanners gebruikt moet u naar het Webportaal gaan voor het downloaden van uw leads. 4

5 3. Scan App voor mobiele apparatuur Als u Scan Apps heeft besteld, vindt het verzamelen van leads plaats via een app op uw telefoon of tablet. Naast het inzamelen van leadgegevens kunt u ook antwoorden opnemen op de standaard vragen of aangepaste vragen die u via het Webportaal heeft opgesteld. Van de data die u verzamelt wordt doorlopend een update gemaakt naar de centrale database als er een internetverbinding is en de licentie geactiveerd is. Downloaden Download de N200 Visit Connect app vanuit de Play Store of App Store. Ondersteuning voor ios 6.0 en Android 2.3 wordt geboden. Uw apparaat moet beschikken over een geschikte camera en u moet akkoord geven voor de toestemmingen die gevraagd worden bij het eerste gebruik van de app. Sommige functies zijn misschien niet beschikbaar op uw apparaat. Zie Onderdeel 3 Scan App Specificaties voor een overzicht. Let op: voor sommige functionaliteit is een internetverbinding en een geactiveerde licentie nodig. Zie Onderdeel 3 Beschikbare Scan App Functionaliteit voor een overzicht. Inloggen (activeren van een licentie) U kunt op verschillende manieren inloggen; Een uitgeprinte licentie activeren Tik op het scanicoontje Scan de licentie in Als u de licentie niet ingescand krijgt omdat het apparaat bijvoorbeeld niet over een geschikte camera beschikt, kunt u de licentiecode handmatig invoeren. Scan de licentie in om het te activeren U kunt ook de licentie activeren door de licentiecode handmatig in te voeren. Als u nog geen licentie heeft gekocht of deze niet bij de hand heeft, ga dan direct naar Een lead ophalen 5

6 Een licentie vanuit een activeren Tik op de Activate Licence knop in de om het apparaat dat u wilt gebruiken om te scannen. Als u de app nog niet gedownload heeft, wordt u gevraagd om dit nu te doen. De app gaat open en wordt geactiveerd. Inloggen De mogelijkheid een licentie te activeren is beschikbaar vanaf v3.13. Als u een oudere versie van de app heeft, moet u eerst inloggen met uw gebruikersaccount. De app versie is te zien in Instellingen op de app. Leads verzamelen U kunt een lead verzamelen door het inscannen van een bezoekersbadge of door de code handmatig op hun badge in te voeren. Tik op het scanicoontje rechts boven in het scherm. Selecteer of u de QR code wilt inscannen of de Unieke Referentie handmatig wilt invoeren. Activeer de flits voor het inscannen in condities met weinig licht.* Selecteren voor het inscannen van een QR code* Selecteren voor handmatige invoer van de code App scant om een QR code te zien. 3 x 5 cijferige code om handmatig in te voeren indien scannen niet beschikbaar is. Informatie waarin deze code opgenomen is, kan alleen beschikbaar worden gemaakt indien er een internetverbinding is. Een badge inscannen Zie Onderdeel 8, Badges en Barcodes voor een test badge die u kunt inscannen 6

7 *Als uw apparaat bepaalde functionaliteit niet ondersteunt, wordt die optie niet weergegeven. Visit Connect wordt ondersteund op ios 6.1 en Android 2.3 en hoger. Leadgegevens Na het scannen zijn de leadgegevens beschikbaar. Een profielfoto toevoegen Toevoegen aan contacten Stuur een (indien online) Verzamelde leadgegevens Vragen Ook als u offline werkt zijn sommige gegevens nog beschikbaar (voornaam, eerste letter achteraan en land). Zodra u online gaat worden alle data gesynchroniseerd als u een licentie geactiveerd heeft. U kunt uw eigen vragen opstellen. Zie hiervoor Onderdeel 5 Webportaal, Aangepaste Vragen, of u kunt gebruik maken van de beschikbaar gestelde Standaard Vragen. Zie Onderdeel: 6 Sample Standard Vraag Sheet voor het aanmaken van keuzeantwoorden op de vragen. Tik Vragen Selecteer de antwoorden Klik op Volgende om naar de volgende vraag/vragen te gaan Als u geen aangepaste vragen opstelt, zijn de standaard vragen beschikbaar voor u. 7

8 Aantekeningen U kunt aantekeningen toevoegen aan een lead. Dit is handig voor hoofdpunten van het gesprek, een foto of diagram opnemen of het toevoegen van een kort gesproken memo. Een aantekening toevoegen Tik op Aantekeningen Selecteer het soort aantekening dat u wilt toevoegen: tekstmemo, gesproken memo of foto Typ een aantekening en sla het memo op Alle aantekeningen die u al gemaakt heeft zijn beschikbaar U kunt een bijlage verwijderen door naar links te vegen Een tekst aantekening toevoegen Druk of REC om de opname te starten Een nieuwe of bestaande foto toevoegen Een gesproken memo toevoegen Een foto toevoegen 8

9 Leads, bladeren en exporteren Zodra u een lead heeft ingevoerd, verschijnt die in de lijst Overzicht Leads. U kunt ze als een Excel werkboek exporteren via . Leads exporteren via Bladeren door leads Leads exporteren Instellingen U kunt het gedrag van de app aanpassen aan uw eigen voorkeuren. Instellingen 9

10 Specificaties van de Scan App Het mobiele apparaat dat gebruikt wordt voor het scannen zou de volgende functionaliteit moeten ondersteunen. Zo niet, dan kan dit een effect hebben op de prestaties en het gedrag van de Scan App. U dient akkoord geven voor de toestemmingen die gevraagd worden bij het eerste gebruik van de app. Functionaliteit Achterzijde camera Toegang tot internet Impact indien niet beschikbaar Inscannen bezoekersbadges niet mogelijk. U kunt nog steeds leads verzamelen door de code op de badge handmatig in te voeren. Niet mogelijk om de app te gebruiken Autofocus Het inscannen van de badge is minder gemakkelijk, maar niet onmogelijk, zonder autofocus. U heeft een vaste hand nodig! Flits Vibreren Microfoon In een donkere ruimte kan het inscannen van een badge moeilijker zijn. Als u geen flits heeft kan het gebeuren dat er niet genoeg licht is om de badge in te scannen. U kunt de badgecode nog steeds handmatig ingeven. Apparaat trilt niet wanneer een badge wordt ingescand. Opnemen van een gesproken memo aantekening voor een lead is niet mogelijk 10

11 Beschikbare Scan App Functionaliteit Internetverbinding tijdens een evenement is niet altijd betrouwbaar. De Visit Connect app is ontworpen voor het bieden van maximale functionaliteit als u offline bent. Deze tabel biedt u een overzicht van de verschillende functionaliteiten en de beschikbaarheid hiervan wanneer u offline werkt of zonder licentie werkt. Functionaliteit Online Offline Inloggen / Licentie activeren - Leads exporteren via * - Een bezoekersbadge inscannen Notities toevoegen Afbeeldingen toevoegen Aangepaste vragen van portal ophalen - Antwoorden op vragen invoeren Beperkte persoonlijke gegevens van een lead bekijken Volledige gegevens van een lead bekijken Leads toevoegen aan contacten - * * sturen aan een lead * - * Alleen beschikbaar indien een licentie geactiveerd is voor het evenement 11

12 4. Barcode Scanners Leads kunnen met de Barcode Scanners worden verzameld. Naast het inzamelen van leadgegevens kunt u ook antwoorden opnemen op de standaard vragen of aangepaste vragen die u via het Webportaal heeft opgesteld. Als u de scanner teruggeeft, wordt gezorgd voor het uploaden van de verzamelde data naar het Webportaal. Daar kunt u de gegevens bekijken, bewerken en exporteren. Uitprinten vel met aangepaste vragen Als u klantvragen heeft opgesteld via het Webportaal kunt u die uitprinten en meebrengen. Zie Onderdeel 5 Webportaal voor nadere gegevens. Scanners ophalen Tenzij anders is afgesproken kunnen vooraf gereserveerde barcode scanners opgehaald worden bij het Visit Connect afhaalpunt vanaf de eerste dag van het evenement, samen met de antwoordvellen met standaard vragen om in te scannen indien u geen eigen aangepaste vragen heeft opgesteld. Leads inscannen Druk op de knop en scan de barcode in Een hoge piep en een groen lampje geven aan dat de gegevens met succes ingescand zijn. Zie Onderdeel 8, Badges en Barcodes, voor een test badge die u kunt inscannen. Vragen Antwoorden op vragen invoeren Scan de barcode op een bezoekersbadge Scan de barcode in van de vraag op uw vel met aangepaste vragen, zie Onderdeel 5 Webportaal, of op het vel met standaard vragen) Scan de relevante antwoorden in. Als u klaar bent met een lead, scan dan de badge van de volgende bezoeker. Scan de bezoekersbadge altijd voordat u begint met het inscannen van de vragen en antwoorden. Anders worden de antwoorden ingevoerd bij de vorige bezoeker die u inscande. 12

13 Data Om uw data op te halen dient u de barcode scanners te retourneren bij het Visit Connect desk. De data worden gedownload en u kunt de data op het Webportaal bekijken, bewerken en exporteren. Zie Onderdeel 5 Webportaal voor nadere gegevens. 13

14 5. Webportaal U kunt het Webportaal gebruiken voor het aanpassen van uw ervaring, sorteren van uw leads en toegang tot uw leads na het evenement. Als u barcode scanners gebruikt, zijn uw leads alleen toegankelijk via het portal. Toegang In uw met de orderbevestiging staat een link naar het Webportaal. U kunt een nieuw account voor elk evenement aanmaken. Als u Visit Connect al eens gebruikt heeft, kunt u alle evenementen aan hetzelfde account hangen. Als u of iemand in uw bedrijf al een account heeft aangemaakt, wordt u gevraagd of u dit account wilt gebruiken. Als u probeert een ander account aan te maken, vraagt het systeem de bedrijfsnaam aan te passen omdat er dan reeds een account op die naam is. U kunt dan de bestaande inloggegevens gebruiken of een nieuw account met een andere naam aanmaken. De URL is Wat kunt u doen met Visit Connect? Er zijn verschillende manieren om uw instellingen aan te passen. U kunt: Targets instellen- voor hoeveel leads u verzamelen wilt. Uw prestaties vergelijken met uw targets. Aangepaste vragen/antwoorden opstellen. Deze zijn toegankelijk via de Scan App. U kunt ook een antwoordvel uitprinten als u barcode scanners gebruikt. Licenties verzenden - U kunt Scan App licenties verzenden per Gebruikers toevoegen U kunt andere gebruikers toevoegen voor het Webportaal Accountbeheer Vanuit het hoofdmenu kunt u naar: Home Hier kunt u een kennismaking zien met de Visit Connect applicatie, statistieken over leadverzameling bekijken en zien voor welke evenementen u een licentie heeft. Mijn Evenementen Hier vindt u een lijst van evenementen Beheer Exposantgegevens Hier kunt u uw bedrijfsnaam aanpassen 14

15 Accountbeheer Targets instellen U kunt targets instellen voor het aantal leads dat u wilt verzamelen op elke dag van het evenement. Targets instellen Klik op Targets instellen Datum selecteren Voer cijfers in bij Target Prestaties, Gemiddelde Prestaties en Minimum Prestaties Klik op Opslaan Voer het aantal leads voor de dagelijkse targets. Targets instellen U kunt de voortgang zien door op Statistieken Bekijken tijdens, voor en na het evenement. Klik hier om het scherm te verversen Statistieken Bekijken 15

16 Vragen Er zijn twee soorten vragen: aangepaste vragen en standaard vragen. Aangepaste vragen - vragen die u zelf opstelt samen met de antwoordmogelijkheden die u op wilt nemen Standaard vragen Er zijn 4 standaard vragen met elk 10 antwoorden. Als u scanners gebruikt, kunt u de antwoordmogelijkheden op het antwoordvel opschrijven zodat u de betekenis van elk antwoord weet. Aangepaste vragen Aangepaste vragen aanmaken Selecteren Vragen Beheren Klik op Vraag Toevoegen Voer uw vraag in Selecteer de status Selecteer het soort antwoord Vrij tekstveld geeft de lead de mogelijkheid een individueel antwoord op te stellen. Let op: antwoorden kunnen alleen worden ingegeven voor dit soort antwoord via de Scan App, niet via de Barcode Scanners. Een-keuzeslechts een van de radioknoppen kan geselecteerd worden MeerkeuzeMeer dan een van de aanvinkhokjes kan geselecteerd worden KeuzemenuKlik om een lijst uit te klappen. Slechts een van de mogelijkheden kan geselecteerd worden. Voer uw antwoorden in Klik op Opslaan Als u barcode scanners gebruikt, klik dan Download barcode PDF om het vel uit te printen om mee te brengen. Zie Onderdeel 6, voorbeelden van vragenvellen en antwoordvellen Standaard wordt 'Ingeschakeld' ingesteld Klik om invoer van de gebruiker in te schakelen voor het antwoord (alleen voor Scan App) Klik om een antwoord te verwijderen Klik op de pijlen om de sorteervolgorde aan te passen 16

17 Aangepaste vragen zijn beschikbaar voor al uw evenementen. De status Ingeschakeld of Uitgeschakeld is van toepassing op het evenement waarin u op dat moment ingelogd bent. Standaard Vragen Er zijn vier standaard vragen, elk met tien antwoordmogelijkheden: Werknemer Product Opvolgen Uw eigen vragen Als u de Scan App gebruikt en u wilt alleen de standaard vragen gebruiken, hoeft u geen aangepaste vragen op te stellen. De standaard vragen verschijnen in de app. Als u barcode scanners gebruikt, dient u het vel met de standaard vragen uit te printen. Klik dan op Download barcode PDF om het vel uit te printen. Zie Onderdeel 6, voorbeelden van vragenvellen en antwoordvellen Licenties De scanlicenties die u besteld heeft zijn zichtbaar in het Webportaal, onder Scanlicenties Beheren. De Scan App licenties moeten door de Scan App geactiveerd worden voordat u volledige toegang heeft tot een evenement. Vanuit het portal kunt u een licentie en aan de gebruiker die de Scan App gaat gebruiken, of die uitprinten zodat ze op een mobiel apparaat kunnen worden geactiveerd. Deze velden zijn leeg totdat er voldoende informatie is om deze te tonen. De licenties voor de Scan App en de barcode scanner zijn allemaal zichtbaar in de lijst. Selecteren om de licenties naar verschillende mensen Uitprinten van niet toegewezen licenties 17

18 U kunt ook elke licenties zien en bewerken. Deze naam wordt getoond in de lijst 'Bladeren in leads' Zodra de a licentie is geactiveerd, kunt u de licentie niet meer uitprinten Licentie Selecteer uw keuze. U kunt dit altijd aanpassen. Voor het verzenden van een licentie Uitprinten van niet toegewezen licenties Selecteer een licentie Voer een naam in Voer een adres in Klik op licentie Selecteer of de licentiegebruiker leads mag en vanuit de Scan App. Klik op Opslaan 18

19 6. Voorbeelden van vragenvellen en antwoordvellen Als u barcode scanners gebruikt voor het verzamelen van leads, moet u naar het Webportaal gaan voor toegang tot de leadgegevens. De standaard vragen hebben elk 10 antwoorden. Dit vel kan worden opgehaald als u de scanner komt halen. Op het vragenvel met aangepaste vragen staan de vragen die in het Webportaal zijn opgesteld. U dient dit vel voor het evenement uit te printen. Voorbeeld van vel met aangepaste vragen Voorbeeld van vel met standaard vragen 19

20 7. Downloadbestand met leads U kunt leads downloaden van de Scan App ( leads die op dit apparaat worden verzameld) of via het Webportaal (downloaden van alle leads die door al uw licenties voor dit evenement zijn verzameld). De gegevens worden standaard in een Excel werkboek verzameld met de volgende velden. Let op: deze informatie is alleen beschikbaar als dit tijdens het registratieproces verzameld is. Als u de antwoorden op de vragen invoert, worden deze ook ingevoegd, samen met links naar toegevoegde bestanden, zoals tekstaantekeningen, gesproken memo's of afbeeldingen. Naam veld Time Gender Title Initials First Name Last Name prefix Last Name Job Function Department Company Address 1/2/3 House number Postal Code City State/County Country Phone 1 Omschrijving Datum en tijd van lead zijn ingescand Tijdzone is UTC (Universal Time Coordinated) Geslacht van de lead De mogelijke waarden zijn 'man' of 'vrouw' Aanspreektitel van de lead Initialen van de lead Voornaam van de lead Voorvoegsel van de achternaam van de lead Achternaam van de lead Functie van de lead Afdeling van de lead Bedrijf van de lead Adresregels 1,2 en 3 van de lead Huisnummer van het adres van de lead (indien apart opgenomen) Postcode van de lead Stad van de lead Provincie / deelstaat van de lead Land van de lead Telefoonnummer van de lead 20

21 Phone 2 Fax Website COC VAT number Badge UR Lead code Stage Type Scanned by Notes Language Tweede telefoonnummer van de lead Faxnummer van de lead adres van de lead Website van het bedrijf van de lead Inschrijvingsnummer bij de Kamer van Koophandel van het bedrijf van de lead Inschrijvingsnummer bij de belastingdienst van het bedrijf van de lead Unieke referentie op de bezoekersbadge van de lead Uniek identificatienummer voor elke verzamelde lead. De fase waarin de lead wordt geregistreerd. Bij eerste opname worden ze als 'Nieuw' opgenomen. Fases kunnen in het Webportaal bewerkt worden. Soort registratie van de lead De gebruiker die de lead heeft ingescand. Leads die met een Scan App worden ingescand, tonen de naam die in de app is ingevoerd. Leads die worden ingescand met een barcode scanner, worden getoond met het identificatienummer van de barcode scanner. Links naar alle gemaakte aantekeningen Taal van de lead Alle profielvragen die gesteld zijn tijdens het registratieproces verschijnen na deze velden, samen met de antwoorden die door de lead gegeven zijn. 21

22 8. Badges en Barcodes Dit is een testbadge. U kunt dit inscannen met de Scan App (niet met een barcode scanner). De leadgegevens kunt u bekijken in de Scan App. Scan App Een lead opnemen door het scannen van de QR code Scannen: Als u leads verzamelt met behulp van de Barcode Scanner, scan dan deze barcode voordat u begint met het inscannen van hun antwoorden op uw PDF vel Scan App: U kunt een lead verzamelen door het invoeren van de Unieke Referentie Code 9. Verdere vragen Als u nog vragen heeft, neem dan contact op met ons kantoor in het Verenigd Koninkrijk of in Nederland met de onderstaande gegevens. N200 UK Tel: visitconnect@n200.com N200 NL Tel: Web: 22