Korte handleiding AccountView Mobile Scanner

Transcriptie

1 Korte handleiding AccountView Mobile Scanner Een product van Visma Software BV

2 Copyright Alle rechten met betrekking tot de documentatie en de daarin beschreven software berusten bij Visma Software BV. Dit geldt ook voor eventuele aanvullingen of wijzigingen. Het gebruik van de in deze documentatie beschreven software is gebonden aan regels die worden omschreven in de licentiebepalingen. Reproductie van het materiaal, op welke wijze dan ook, is zonder voorafgaande schriftelijke toestemming uitdrukkelijk verboden. De informatie in deze documentatie kan zonder voorafgaande mededeling worden gewijzigd en impliceert geen enkele verplichting voor Visma Software BV. Visma Software BV, AccountView, MyAccountView, AccountView Go, BusinessViews, BusinessModeller, BusinessDimensions, BusinessReporter, BusinessAlerter, SetupAnalyser, Samenstel-assistent zijn handelsmerken van Visma Software BV. De naam Visma en het Visma-logo zijn handelsmerken van Visma AS. Microsoft, Visual FoxPro, SQL Server, Windows, Excel, Word, Outlook en.net zijn geregistreerde handelsmerken van Microsoft Corporation. Alle andere genoemde handelsmerken zijn eigendom van hun respectievelijke eigenaren. Versie 9.4, september Visma Software BV

3 Inhoud 1. Voorbereiding Gebruikers aanmaken in de AccountView.Net-omgeving: Onderneming aanmaken en gebruikers koppelen in de AccountView.Net-omgeving: De verbinding tussen AccountView Mobile Scanner en AccountView Windows tot stand brengen: AccountView Mobile Scanner installeren op uw mobiele apparaat: 6 2. Aan de slag met AccountView Mobile Scanner AccountView Mobile Scanner inrichten: Foto's maken, opslaan en verzenden: 9 3. Mobile Scanner-documenten verwerken in AccountView Mobile Scanner-documenten ophalen: Dagboekbladzijden aanmaken op basis van Mobile Scanner-documenten: Mobile Scanner-documenten koppelen aan bestaande dagboekbladzijden: Uw Mobile Scanner-documenten onderhouden Mobile Scanner-documenten archiveren: Mobile Scanner-documenten ontgrendelen of vergrendelen: Mobile Scanner-documenten verwijderen in AccountView Mobile Scanner: 13

4

5 5 1. Voorbereiding AccountView Mobile Scanner is een app voor ios en Android waarmee u foto's maakt van bonnen en facturen, met als doel deze te koppelen aan boekingen in AccountView. In deze korte handleiding wordt uitgelegd hoe u de nodige voorbereidingen treft om AccountView Mobile Scanner te gebruiken, hoe u de app installeert op uw ios- of Android-apparaat en hoe hem daarna gebruikt in combinatie met AccountView. 1.1 Gebruikers aanmaken in de AccountView.Net-omgeving: 1. Log in de AccountView.Net-omgeving in met behulp van de instructies die u per hebt ontvangen. 2. Kies Gebruikers > Gebruiker toevoegen. Let op: Vanuit het venster Gebruiker toevoegen voegt u alle medewerkers toe die binnen uw onderneming gebruik gaan maken van AccountView Mobile Scanner. Ook wanneer u zelf de enige gebruiker bent, voegt u voor uzelf een gebruikersaccount toe. 3. Voer bij het adres in van de gebruiker die u wilt toevoegen. Dit adres wordt onder andere gebruikt om instructies te versturen voor het opnieuw instellen van het wachtwoord wanneer de gebruiker Wachtwoord vergeten kiest. 4. Voer een Gebruikersnaam in. Hiermee kan de gebruiker inloggen in zijn eigen AccountView.Net-omgeving, bijvoorbeeld om zijn wachtwoord te wijzigen. 5. Voer de Eigenlijke naam van de gebruiker in. Deze naam verschijnt bij de Mobile Scanner-documenten die later in AccountView worden opgehaald, zodat u makkelijk kunt zien wie de afzender is van een bepaald document. 6. Voer een Wachtwoord in en herhaal dit bij Bevestig wachtwoord. 7. Laat Actief en Wachtwoord wijzigen bij inloggen gemarkeerd. Het eerste veld bepaalt of de gebruikersaccount in gebruik is. Met het tweede veld zorgt u ervoor dat de gebruiker een nieuw wachtwoord moet kiezen wanneer hij voor het eerst inlogt op AccountView.Net. Hij is daardoor de enige die zijn wachtwoord weet. 8. Markeer Beheerder als u de gebruiker beheerdersrechten wilt geven, zodat hij zelf gebruikers kan toevoegen. 9. De instellingen onder Toegangsrechten bieden verschillende mogelijkheden: Markeer Mobile Scanner App om de gebruiker de mogelijkheid te geven foto's te maken en te verzenden. Markeer Mobile Scanner AccountView om de gebruiker in staat te stellen Mobile Scanner-documenten op te halen en te koppelen in AccountView. Als u de enige gebruiker bent, ligt het het meest voor de hand om beide instellingen te markeren. 10. Kies Opslaan. 1.2 Onderneming aanmaken en gebruikers koppelen in de AccountView.Net-omgeving: 1. Kies Ondernemingen > Onderneming toevoegen. 2. Voeg met behulp van de opvraaglijst bij Gebruiker de medewerkers toe die de app gaan gebruiken.

6 6 Voorbereiding 3. Voer bij Code een code in voor de onderneming. Let op: Het is aan te raden deze te noteren, want u moet hem later invoeren in AccountView. 4. Voer een Omschrijving in. 5. Kies Opslaan. 1.3 De verbinding tussen AccountView Mobile Scanner en AccountView Windows tot stand brengen: Om Mobile Scanner-documenten op te kunnen halen in AccountView, moet de onderneming daar aan de juiste administratie zijn gekoppeld. 1. Start AccountView. 2. Kies Document > Stamgegevens systeem > Ondernemingen. 3. Kies Bewerken > Toevoegen (Ctrl+Ins / Ctrl+N). 4. Voer bij Ondernemingscode de code in die u in de AccountView.Net-omgeving hebt ingevoerd. 5. Voer bij Omschr onderneming een herkenbare naam of aanduiding in. 6. Kies Toevoegen om een nieuwe regel aan te maken onder Boekjaar. 7. Druk op F4 om de opvraaglijst te openen en de juiste administratie te koppelen. 1.4 AccountView Mobile Scanner installeren op uw mobiele apparaat: AccountView Mobile Scanner is gratis te downloaden uit zowel de Apple App Store (voor ios-apparaten) als de Google Play Store (voor Android-apparaten). Als u beschikt over een app om QR-codes te scannen, kunt u AccountView Mobile Scanner direct ophalen met deze code: Volg anders deze stappen:

7 Voorbereiding 7 1. Ga naar het thuisscherm van uw apparaat en open de gewenste appstore: 2. Gebruik de zoekfunctie van de appstore om AccountView Mobile Scanner te vinden. 3. Tik op de app om de detailpagina weer te geven. 4. Installeer de app als volgt: Apple App Store: Tik eerst op Gratis en daarna op Installeer. Google Play Store: Tik op Installeren. 5. Sluit de appstore af. AccountView Mobile Scanner verschijnt op uw thuisscherm onder de naam AV Scanner. 6. Tik op het pictogram om de app te starten.

8

9 9 2. Aan de slag met AccountView Mobile Scanner 2.1 AccountView Mobile Scanner inrichten: 1. Start AccountView Mobile Scanner. 2. Voer uw gebruikersnaam en wachtwoord in en kies vervolgens de onderneming waarvoor u foto's gaat maken. Let op: Om later tussen ondernemingen te wisselen, kiest linksboven in het hoofdvenster Info en logt u uit. Vervolgens kunt u opnieuw inloggen en een andere onderneming kiezen. 3. Geef aan hoe u uw foto's wilt versturen: direct naar AccountView (Naar programma verzenden) of naar een adres (Per verzenden). Het hoofdvenster van de app verschijnt: U kunt nu beginnen met het maken van foto's. 2.2 Foto's maken, opslaan en verzenden: 1. Tik op het pictogram rechtsboven om het cameravenster te openen. 2. Let bij het maken van de foto op de volgende zaken: Richt de camera frontaal op het document. Zorg dat het document het hele venster vult. Beweeg de camera zo min mogelijk. Neem de foto in een ruimte met voldoende licht. Op deze manier maakt u een foto die duidelijk leesbaar is, ook voor iemand die het originele document niet heeft gezien. 3. Tik op het camerapictogram om de foto te maken. De foto wordt ter controle weergegeven.

10 10 Aan de slag met AccountView Mobile Scanner 4. Beoordeel de foto en kies uit een van de drie mogelijkheden: Middelste knop: bevestig dat u tevreden bent met de foto en sla hem op. Linkerknop: keur de foto af en maak hem opnieuw. Rechterknop: snijd de foto bij en sla hem op (of keur hem alsnog af). Zodra u de foto goedkeurt, komt u in het venster Document. 5. Voer een omschrijving in bij Commentaar en pas eventueel de Datum aan. 6. Tik op Verzenden om de foto te versturen volgens de methode die u eerder hebt gekozen. U keert nu terug in het hoofdvenster, waar de nieuwe foto verschijnt in de lijst met opgeslagen documenten.

11 11 3. Mobile Scanner-documenten verwerken in AccountView 3.1 Mobile Scanner-documenten ophalen: Let op: U kunt alleen documenten ophalen in AccountView als bij uw gebruikersaccount voor AccountView Mobile Scanner de instelling Mobile Scanner AccountView is gemarkeerd. Alleen een beheerder kan deze instelling wijzigen (zie Gebruikers aanmaken in de AccountView.Net-omgeving:). 1. Start AccountView. 2. Kies Document > Stamgegevens administratie > Mobile Scanner-documenten. 3. Voer de gebruikersnaam en het wachtwoord in van uw gebruikersaccount voor AccountView Mobile Scanner. Dit hoeft alleen als u het venster voor het eerst opent (of onlangs uw wachtwoord hebt gewijzigd). Om later uit te loggen kiest u Document > Uitloggen. Het venster Mobile Scanner-documenten wordt geopend. Hier kunt u uw opgeslagen documenten bekijken en koppelen aan dagboekbladzijden. Let op: U hebt standaard twee weergaven tot uw beschikking: Niet vergrendeld en (AccountView). Wanneer u het venster opent, wordt automatisch de eerste geselecteerd. Omdat een document dat u koppelt automatisch wordt vergrendeld, helpt de weergave Niet vergrendeld u bepalen welke documenten u nog moet koppelen. Deze aanname klopt echter niet altijd, want een document wordt niet automatisch ontgrendeld wanneer u het ontkoppelt. Daarom is het soms zinvol om te kiezen voor de weergave (AccountView), waarin zowel vergrendelde als niet-vergrendelde documenten worden getoond. 3.2 Dagboekbladzijden aanmaken op basis van Mobile Scanner-documenten: 1. Kies Document > Stamgegevens administratie > Mobile Scanner-documenten 2. Gebruik de spatiebalk om een of meerdere document(en) te markeren die u aan een dagboekbladzijde wilt koppelen. 3. Kies Document > Dagboekbladzijde aanmaken. 4. Kies het gewenste dagboek. 5. Kies OK. U komt automatisch terecht in het venster Dagboekbladzijden, waar de Dagboekinvoer voor de nieuwe bladzijde is geopend. Voer nu de regels in zoals u gewend bent. De gekoppelde documenten vindt u terug op de tab Documenten. 3.3 Mobile Scanner-documenten koppelen aan bestaande dagboekbladzijden: 1. Kies Document > Stamgegevens administratie > Mobile Scanner-documenten 2. Open het gewenste dagboek en selecteer de gewenste bladzijde. 3. Kies Bewerken > Stamgegevens (F6) om de Dagboekinvoer te openen. 4. Kies de tab Documenten.

12 12 Mobile Scanner-documenten verwerken in AccountView 5. Kies Toevoegen (Ins). Het venster Document invoegen wordt geopend. 6. Kies Mobile Scanner-document bij Methode. 7. Kies bij Documentkoppeling het gewenste document. Druk eventueel op F4 om de opvraaglijst te gebruiken. 8. Voeg een Omschrijving toe. 9. Kies OK. 10. Kies nogmaals OK om de gewijzigde dagboekbladzijde te bewaren.

13 13 4. Uw Mobile Scanner-documenten onderhouden 4.1 Mobile Scanner-documenten archiveren: Hoewel uw documenten tien jaar op onze server bewaard blijven, kan het in sommige gevallen wenselijk zijn om ze ook lokaal te archiveren. Volg daarvoor deze eenvoudige stappen: 1. Kies Stamgegevens administratie > Mobile Scanner-documenten. 2. Kies Document > Archiveren. 3. Laat Alle documenten gemarkeerd als u alle documenten wilt archiveren. Om alleen bepaalde documenten te archiveren, demarkeert u dit veld en voert u een Datumbereik in. Alleen documenten die tussen de opgegeven datums zijn aangemaakt, worden dan gedownload. Let op: Bij het archiveren wordt geen onderscheid gemaakt tussen vergendelde en niet-vergrendelde documenten. Vaak zal u dus meer bestanden downloaden dan in de standaardweergave worden getoond. Kies de weergave (AccountView) om alle documenten te bekijken. 4. Voer een doellocatie in bij Backup-map en kies OK. 5. Kies nogmaals OK om het archiveren te starten. De voortgang van het archiveringsproces wordt nu weergegeven. U kunt pas verder wanneer dit is voltooid. 4.2 Mobile Scanner-documenten ontgrendelen of vergrendelen: Let op: Mobile Scanner-documenten kunnen alleen worden ontgrendeld of vergrendeld vanuit AccountView Windows en niet vanuit AccountView Mobile Scanner. Wanneer u een document ontgrendelt, heft u daarmee de beveiliging tegen het verwijderen op. Doe dit dus alleen als u zeker weet dat het document niet meer is gekoppeld aan administratiegegevens. 1. Kies Stamgegevens administratie > Mobile Scanner-documenten. 2. Kies de weergave (AccountView) om zowel vergrendelde als niet-vergrendelde documenten weer te geven. 3. Selecteer het document dat u wilt ontgrendelen of vergrendelen. Controleer eventueel met Bewerken > Stamgegevens (F6) of het om het juiste document gaat. 4. Kies Bewerken > Ver-/ontgrendelen. In de kolom Vergrendeld kunt u zien dat de markering verandert. 4.3 Mobile Scanner-documenten verwijderen in AccountView Mobile Scanner: Let op: U kunt alleen foto's verwijderen die niet zijn vergrendeld. Hiermee wordt voorkomen dat er koppelingen naar niet-bestaande documenten achterblijven in uw AccountView-administratie. 1. Start AccountView Mobile Scanner en ga naar het hoofdvenster. 2. Tik op het document dat u wilt verwijderen. 3. Tik eventueel op Foto om er zeker van te zijn dat u het juiste document hebt gekozen. 4. Tik eenmaal op Verwijderen en nogmaals om te bevestigen.

14 14 Uw Mobile Scanner-documenten onderhouden U keert terug in het hoofdvenster, waar het document uit de lijst is verdwenen.