Controlling Document 2017

Transcriptie

1 Controlling Document 2017 Programma 6: Efficiënte Service Delivery 2017 Indiener: SURFmarket Versie oktober 2016

2 Inhoudsopgave Voorafgaand 3 Management samenvatting 4 1. Inleiding 6 2. Programmabeschrijving op hoofdlijnen Programma Ambitie en Meerwaarde Projecten Meerjarige programmabegroting en -financiering Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd Programma toleranties Relatie met andere programma s/projecten 9 3. Programma Management Organisatie en resourceplanning Onderlinge verrekeningen Rapportages en intern overleg Risicomanagement en escalatie De Projecten Algemeen Project 1: mysurf (aka Service Delivery Infrastructure) ( ) Project 2: Architectuur en Standaarden ( en ) Project 3: SURF Rechtenmachine ( ) Project 0: programmamanagement ( ) 14 Controlling Document SURF 2017 Pagina 2

3 Voorafgaand Dit controlling document bevat de uitwerking van de innovatie subsidieaanvraag ten behoeve van de monitoring en control cyclus SURF. Het format geeft aan wat minimaal verder uit te werken. Het staat elke werkmaatschappij vrij andere ter zake doende informatie toe te voegen als bijlage. De subsidievoorwaarden verbonden aan het programma zijn bij de toekenning van de innovatiegelden in december 2015 meegestuurd. In het controlling document dienen de vastgestelde subsidievoorwaarden, waar van toepassing, te worden toegepast (denk aan toleranties in tijd en geld, te hanteren uurtarief, voortgangsrapportages, etc.). Dit geldt ook voor eventuele door de externe subsidiegever additionele gehanteerde subsidievoorwaarden. SURF 30 september 2016 Controlling Document SURF 2017 Pagina 3

4 Management samenvatting ICT is een integraal onderdeel van het hoger onderwijs en onderzoek: iedere student, docent, medewerker of onderzoeker maakt voor zijn of haar werk of opleiding gebruik van ICTvoorzieningen. Door gezamenlijke investeringen en inkoop beschikt de sector over een e- infrastructuur die bestaat uit één van de snelste, meest geavanceerde en betrouwbare netwerken ter wereld, duurzame dataopslagfaciliteiten, hoogwaardige rekenvoorzieningen, krachtige software-, cloud en visualisatiehulpmiddelen, onder gunstige voorwaarden ingekochte en voor de doelgroep beschikbare software, clouddiensten en content, escience-support en professionele ondersteuning, die voortdurend worden aangepast aan de wensen van gebruikers en nieuwe ICT-ontwikkelingen. SURF staat daarbij voor een federatieve aanpak, wat betekent dat niet alleen de hoogwaardige diensten van SURF zelf worden aangeboden, maar ook kwaliteitsdiensten van instellingen, internationale zusterorganisaties en commerciële aanbieders. Gebruiksgemak en een end-to-end beleving staan daarbij hoog in het vaandel. De doelstelling van het nieuwe programma Efficiënte Service Delivery (P6) is dat onderzoekers, medewerkers, docenten en studenten zich minder bezig hoeven te houden met uitzoeken welke ICT-faciliteiten zij kunnen inzetten ten behoeve van hun activiteiten en kunnen vertrouwen op eenduidige en veilige toegang tot de faciliteiten, of die nu via hun instelling, landelijk of internationaal worden aangeboden. De ambitie van dit programma is dat in 2018 iedere Nederlandse onderzoeker, student, docent en medewerker toegang heeft tot een breed palet van (cloud)diensten, software, informatie en content die zij kunnen inzetten om te studeren, communiceren en samen te werken, data te verwerken, analyseren, opslaan en te delen zonder zich zorgen te maken over de toegankelijkheid, het gebruiksrecht en betrouwbaarheid van de diensten. De meerjarige hoofddoelen zijn als volgt: Het ontwikkelen en aanbieden van een toegankelijke Service Delivery Infrastructuur (mysurf) waar alle beschikbare ICT-middelen en faciliteiten die relevant zijn voor de doelgroep bij elkaar komen en eenvoudig, eenduidig en waar mogelijk geïntegreerd worden aangeboden aan de doelgroep. Het verder ontwikkelen en beheren van de Hoger Onderwijs Referentie Architectuur (HORA), die een naadloze integratie van landelijke ICT-voorzieningen met instellingsvoorzieningen vergemakkelijkt, door het Architectenberaad HO te faciliteren, en het stimuleren en ondersteunen van het gebruik van de HORA door SURF, de instellingen en samenwerkingsverbanden. Het stimuleren en ondersteunen van het ontwikkelen en gebruiken van standaarden en het organiseren van een door de SURF stakeholders erkend expertise-/coördinatiepunt voor standaarden. Standaarden krijgen vooral ook aandacht in samenwerking met en aansluitend op relevante onderdelen van de andere innovatieve SURF programma s voor ICT ondersteuning van onderwijs en onderzoek. Het ontwikkelen van een SURF-brede infrastructuur (de SURF Rechtenmachine) voor het verzamelen en beheren van informatie die wordt gebruikt voor het aanbieden van producten en diensten aan de leden van SURF via bijvoorbeeld het mysurf portal. De Rechtenmachine biedt informatie over wie welke diensten mag gebruiken en welke overeenkomsten, voorwaarden, licenties en financiële afspraken daaraan ten grondslag liggen. De opstart en inhoud van het programmaonderdeel SURF Rechtenmachine is afhankelijk van de uitkomst van de haalbaarheidsstudie SURF Rechtenmachine die eind 2016 wordt afgerond. De activiteiten worden uitgevoerd in een drietal projecten en deels ook door het programmamanagement: Controlling Document SURF 2017 Pagina 4

5 Project Service Delivery Infrastructure (= mysurf) In 2017 wordt verder gewerkt aan implementatie van de in 2016 opgestelde herziende visie en ambitie met betrekking tot mysurf. De implementatie wordt een samenspel van activiteiten in zowel innovatieprogramma s als in exploitatie bij de verschillende SURF werkmaatschappijen, en zowel in nieuwe als reeds lopende activiteiten. Voorzien is in ieder geval in uitbreiding van MySURF met nieuwe features (livegang via het LCPM model) Project HORA Dit project houdt zich in 2017 vooral bezig met de facilitering van het Architectenberaad HO (community), gericht op beheer en toepassing van de referentiearchitectuur HORA. De HORA is een instrument (gemeenschappelijke taal, referenties en modellen) voor strategische besturing van de eigen en de gemeenschappelijke informatiehuishouding en ICT-voorzieningen voor HOinstellingen en samenwerkingsverbanden. Met de nieuwe CSC-overleggen van SURF en de programma adviesraad (PAR P6) zullen onderstaande doelen en deliverables worden besproken, met name in het licht van concrete lange termijn doelen van het programma, de relevantie voor en betrokkenheid van instellingen daarbij en de resources/budgetten die daarbij ingezet kunnen worden Project Standaarden Het project Standaarden richt zich in 2017 op het (door)ontwikkelen en gebruiken van standaarden. Een door de SURF stakeholders erkend expertise- en coördinatiepunt voor standaarden is daarbij belangrijk. Standaarden krijgen vooral ook aandacht in samenwerking met en aansluitend op relevante onderdelen van de andere innovatieve SURF programma s voor ICT ondersteuning van onderwijs en onderzoek. N.B. De projecten HORA ( ) en Standaarden ( ) zullen gezien hun samenhang en omvang in 2017 en 2018 samengevoegd worden tot het project Architectuur en Standaarden Project SURF Rechtenmachine Afhankelijk van de uitkomsten van de haalbaarheidsstudie die eind 2016 zal zijn afgerond, zal dit programmaonderdeel zich in 2017 richten op de realisatie van (een van) de volgende SURF-brede functionele modules: relatiebeheer, contract management, persoonlijk aanbod en verbruik & afrekenen. Alle vier de SURF-werkmaatschappijen dragen bij aan het programma Efficiënte Service Delivery. De ambitie van het programma Efficiënte Service Delivery wordt gerealiseerd door een combinatie van voorliggend innovatieprogramma en bijbehorende exploitatie-activiteiten bij alle vier de SURF-werkmaatschappijen (geen onderdeel van dit programma). Controlling Document SURF 2017 Pagina 5

6 1. Inleiding ICT is een integraal onderdeel van het hoger onderwijs en onderzoek: iedere student, docent, medewerker of onderzoeker maakt voor zijn of haar werk of opleiding gebruik van ICTvoorzieningen. Door gezamenlijke investeringen en inkoop beschikt de sector over een e- infrastructuur die bestaat uit één van de snelste, meest geavanceerde en betrouwbare netwerken ter wereld, duurzame dataopslagfaciliteiten, hoogwaardige rekenvoorzieningen, krachtige software-, cloud en visualisatiehulpmiddelen, onder gunstige voorwaarden ingekochte en voor de doelgroep beschikbare software, clouddiensten en content, escience-support en professionele ondersteuning, die voortdurend worden aangepast aan de wensen van gebruikers en nieuwe ICT-ontwikkelingen. SURF staat daarbij voor een federatieve aanpak, wat betekent dat niet alleen de hoogwaardige diensten van SURF zelf worden aangeboden, maar ook kwaliteitsdiensten van instellingen, internationale zusterorganisaties en commerciële aanbieders. Gebruiksgemak en een end-to-end beleving staan daarbij hoog in het vaandel. De doelstelling van het nieuwe programma Efficiënte Service Delivery (P6) is dat onderzoekers, medewerkers, docenten en studenten zich minder bezig hoeven te houden met uitzoeken welke ICT-faciliteiten zij kunnen inzetten ten behoeve van hun activiteiten en kunnen vertrouwen op eenduidige en veilige toegang tot de faciliteiten, of die nu via hun instelling, landelijk of internationaal worden aangeboden. Hierdoor kan het Nederlandse hoger onderwijs en onderzoek alle beschikbare ICTmogelijkheden benutten. In een drietal projecten en ook binnen programmamanagement wordt gewerkt aan: MySURF 1 waar gebruikers terecht kunnen voor een breed overzicht van ICTmiddelen en -mogelijkheden voor hun werk, studie en onderzoek; Om diensten en infrastructuur van SURF zo goed mogelijk te laten aansluiten op de infrastructuur en dienstverlening van de instellingen zijn afspraken over architectuur en standaarden van essentieel belang. In het programmaonderdeel Architectuur en Standaarden komen deze onderdelen aan bod; In het programmaonderdeel de SURF Rechtenmachine wordt gewerkt aan informatie over wie welke diensten mag gebruiken en welke overeenkomsten, voorwaarden, licenties en financiële afspraken daaraan ten grondslag liggen. Het programma Efficiënte Service Delivery raakt de operationele dienstverlening bij de werkmaatschappijen. Scoping, planvorming en (re)sourcing bepalen welke werkmaatschappij wat doet en of een activiteit vanuit innovatie of exploitatie wordt bekostigd. Verder speelt het in 2016 opgerichte mysurf eigenarenoverleg een belangrijke rol in de afstemming met de exploitatie bij de verschillende werkmaatschappijen. 1 Sinds september 2015 is de OneStopShop MySURF gaan heten. In dit CD zal de laatstgenoemde term worden gebruikt. Controlling Document SURF 2017 Pagina 6

7 2. Programmabeschrijving op hoofdlijnen 2.1. Programma Ambitie en Meerwaarde Ambitie In 2018 heeft iedere Nederlandse onderzoeker, student en docent toegang tot een palet van diensten die zij kunnen inzetten om te communiceren en samen te werken, en data te verwerken, analyseren, opslaan en te delen zonder zich zorgen te maken over de toegankelijkheid, het gebruiksrecht en de betrouwbaarheid van de diensten. Meerwaarde Dit programma zorgt ervoor dat de diensten van SURF en haar leden op een overzichtelijke wijze beschikbaar komen en gebruikt kunnen worden door elke onderzoeker, student, docent, medewerker en aangesloten instelling Projecten Het programma Efficiënte Service Delivery bestaat uit drie projecten en Programmamanagement. Project : mysurf Het meerjarige hoofddoel van dit project is het ontwikkelen en aanbieden van een toegankelijke Service delivery infrastructuur waar alle beschikbare ICT-middelen en faciliteiten die relevant zijn voor de doelgroep bij elkaar komen en eenvoudig, eenduidig en waar mogelijk geïntegreerd worden aangeboden aan de doelgroep. Voor 2017 en verder worden de volgende key deliverables voorzien. Project mysurf ( ) Jaar producten en dienstencatalogus live go/no-go fase 2 mysurf live Tabel 2.1: Key deliverables per project per jaar herijking visie en Strategie mysurf Project en : Architectuur en Standaarden Het meerjarige hoofddoel van dit project is: Instellingen en samenwerkingsverbanden door middel van de referentiearchitectuur en standaarden, instrumenten geven (gemeenschappelijke taal, referenties, standaarden en modellen) voor strategische besturing van de eigen en de gemeenschappelijke informatiehuishouding en ICTvoorzieningen met als doel de eigen en gemeenschappelijke ICT-infrastructuur zo goed mogelijk op elkaar aan te laten sluiten. Voor 2017 en verder worden de volgende key deliverables voorzien. Controlling Document SURF 2017 Pagina 7

8 Project Architectuur & Standaarden ( en ) Tabel 2.2: Key deliverables per project per jaar Project : SURF Rechtenmachine Het meerjarige hoofddoel van dit project is: De SURF Rechtenmachine (SRM) levert de infrastructuur waarmee een gepersonaliseerd overzicht van producten en diensten met de juiste voorwaarden en prijzen beschikbaar wordt gesteld aan portals zoals MySURF. Daarvoor brengt de SURF Rechtenmachine vier functionele gebieden bijeen die samen de hele customer journey ondersteunen: 1. Relatiebeheer; het (laten) bijhouden van relaties van SURF bij instellingen en hun rollen in de verschillende SURF processen. 2. Contract management; het vastleggen en toegankelijk maken van afspraken, contracten en voorwaarden t.a.v. producten en diensten. 3. Verbruik en afrekenen; het verzamelen, inzichtelijk maken en (waar nodig) afrekenen van het gebruik van SURF producten en diensten. 4. Personalisatie van beschikbaarheid, prijzen en voorwaarden; het combineren van informatie uit verschillende systemen (o.a. contract management en productinformatie) en business rules, zodat het aanbod van SURF kan worden toegespitst op een specifieke gebruik van een instelling met bepaalde rollen en rechten. In 2016 loopt er nog een haalbaarheidsstudie naar de haalbaarheid en wenselijkheid van de SURF Rechtenmachine. DR geeft naar aanleiding van die studie een GO/NO-GO voor het vervolg. Voor 2017 en verder worden de volgende key deliverables voorzien. Project SURF Rechtenmachine ( ) Jaar HORA verder als instrument ontwikkelen voor strategische besturing van de eigen en de gemeenschappelijke informatiehuishouding en ICTvoorzieningen voor HOinstellingen en samenwerkingsverbanden, faciliteren beheer en doorontwikkeling HORA en ondersteuning bieden bij het gebruik van de HORA Gecoördineerde ontwikkeling en het brede gebruik van standaarden bevorderen bij zowel de instellingen als bij SURF, inrichten coördinatiepunt standaarden en stimuleren gebruik standaarden Tabel 2.3: Key deliverables per project per jaar idem Project : Programmamanagement Het meerjarig hoofddoel van dit programmaonderdeel is het managen van het programma op en rapporteren over de aspecten inhoud (doelen en deliverables), tijd, geld, kwaliteit, organisatie, informatie/communicatie en afhankelijkheid. Wat dat laatste betreft gaat dit programma verder dan het managen van de afhankelijkheden tussen de drie projecten die onderdeel zijn van dit programma. Alle drie de programmaonderdelen raken ook de exploitatie bij de vier werkmaatschappijen en de opgeleverde deliverables zijn veelal operationele services die moeten landen binnen de staande organisaties van die werkmaatschappijen. idem HORA als operationele service Standaarden als operationele service Jaar Haalbaarheidsstudie ntb (afh van uitkomst haalbaarheidsstudie 2016 en Go/NO-GO DR BM 0.7 idem ntb (afhankelijk van uitkomst Haalbaarheidsstudie 2016 en GO/NO-GO DR BM 0.7 Controlling Document SURF 2017 Pagina 8

9 Voor 2017 en verder worden de volgende key deliverables voorzien. Project Programmamanagement ( ) Jaar Programma overleg Kwartaalrapportages Tabel 2.4: Key deliverables per project per jaar Programma overleg Kwartaalrapportages Overleg met PAR (2x) Programma overleg Kwartaalrapportages Overleg met PAR (2x) Programma overleg Kwartaalrapportages Overleg met PAR (2x) 2.3. Programma toleranties Toleranties voor dit programma zijn opgenomen in de door SURF met de toekenning van de programmagelden in december 2015 meegestuurde subsidievoorwaarden. En, indien van toepassing, aanvullende subsidievoorwaarden vanuit de externe subsidiegever, zoals vermeld in de SURF subsidievoorwaarden. Indien geld (budget) en planning buiten de toleranties komen, moet conform de subsidievoorwaarden, contact worden opgenomen met SURF Relatie met andere programma s/projecten De directieraad heeft in 2015 de roadmap mysurf en in 2016 de herziene roadmap mysurf plus mysurf businessmodel 0.7 goedgekeurd. Verschillende afdelingen van alle drie de werkmaatschappijen plus SURF zijn betrokken bij mysurf en de SURF Rechtenmachine en daarnaast worden ook vanuit elk van de werkmaatschappijen activiteiten vanuit de exploitatie uitgevoerd rondom deze thema s. Afstemming met de aangesloten instellingen en hun stakeholders/gebruikers is van essentieel belang voor het goed laten aansluiten van mysurf en de SURF Rechtenmachine op de wens van de instelling en haar gebruikers. Binnen het programmaonderdeel Architectuur en Standaarden wordt nauw samengewerkt en aangesloten bij reeds bestaande gremia (HO architectuurberaad en edustandaarden). Controlling Document SURF 2017 Pagina 9

10 3. Programma Management 3.1. Organisatie en resourceplanning Het programma Efficiënte Service Delivery wordt door SURFmarket uitgevoerd. SURFmarket directie is daarmee penvoerder en levert tevens de programmamanager. De programmastructuur is als volgt: Directie SURFmarket/CTO Programmamanager Projectmanager Projectteam Projectmedewerkers Directie SURFmarket/CTO Eindverantwoordelijk voor het programma; Actief en zichtbaar boegbeeld van programma en veranderdoelstellingen; Verantwoordelijk voor het verbinden van belangen; Vertegenwoordiger van de SURFmarket programma in het Directieteam/Directieraad; Beoordelen van het jaarlijkse Controlling document Beoordelen en instemmen met de door de programmamanager aangeleverde wijzigingen die buiten de kaders/toleranties van het Controlling document vallen Goedkeuren van vooraf bepaalde deliverables Goedkeuren van kwartaalrapportages Programmamanager De programmamanager is, op basis van het door de algemeen directeur SURFmarket en subsidiegever vastgestelde Controlling document, (gedelegeerd) verantwoordelijk voor het programma (inclusief budget) en de levering van de resultaten waar de organisatie de veranderdoelstellingen van het programma mee kan realiseren; De programmamanager geeft mede vorm aan het programma, zorgt voor de optimale aansluiting van de doelen binnen het programma bij die missie, visie en doelen van SURF(net) en oefent invloed uit op de omgeving van het programma en reageert op de invloeden uit de omgeving; De programmamanager is opdrachtnemer voor het programma en fungeert als (gedelegeerd) opdrachtgever en eindverantwoordelijke voor de projecten. De programmamanager is verantwoordelijk voor: Het opstellen van het jaarlijkse Controlling document en APG 2018; Beoordelen en instemmen met de door de projectmanager aangeleverde projectvoorstellen; Verzoeken aan de directie SURFmarket/CTO tot wijzigingen die buiten de kaders/toleranties van het Controlling document vallen; Voorbereiden van de besluitvorming over go/no-go beslissingen die expliciet in het programma aan de directie zijn voorbehouden; Aanleveren van de kwartaal- en jaarrapportages (zowel inhoudelijk als financieel). De programmanager is budgethouder en spreekt met de projectmanagers de toleranties af wat betreft tijd, kosten, kwaliteit, scope, risico s en benefits; Organiseren en faciliteren programma advies raad (PAR) (2x per jaar). Projectmanager De projectmanager draagt zorg voor de opzet en uitvoering van projecten en de daaraan gekoppelde doelen en deliverables; De projectmanager maakt de jaarplannen voor het project (cq. update van controlling documents), levert input voor de kwartaalrapportages en coördineert de projectactiviteiten; De projectmanager is verantwoordelijk voor de inzet van middelen (menskracht en andere middelen) die aan het project zijn toegekend; De projectmanager opereert binnen de met de programmamanager afgesproken toleranties. Controlling Document SURF 2017 Pagina 10

11 3.2. Onderlinge verrekeningen In programma s waarin meerdere werkmaatschappijen participeren, vinden mogelijk onderlinge verrekeningen plaats. De penvoerder van het programma is leidend in de totstandkoming/formeel vastleggen van deze onderlinge verrekeningen. De deelnemende werkmaatschappijen in het programma committeren zich aan deze onderlinge verrekening, die in de toekenning definitief wordt vastgelegd Rapportages en intern overleg Richting SURF wordt per kwartaal een inhoudelijke en financiële rapportage gestuurd met aan het einde van het jaar een jaarverslag. De procedure voor het opleveren van deze rapportages zijn opgenomen in de door SURF met de toekenning van de innovatiegelden in december 2015 meegestuurde subsidievoorwaarden. Maandelijks (muv de maand juli) vindt er op basis van een inhoudelijke en financiële maandrapportage overleg plaats tussen de programmamanager en elk van de projectleiders. Eens per kwartaal vindt er over de kwartaalrapportage naar SURF, overleg plaats tussen programmamanager, alle projectleiders en CTO. Programmamanager en Directie SURFmarket/CTO overleggen eens per kwartaal op basis van de kwartaalrapportage. CTO en programmamanager overleggen tweemaandelijks. Verder wordt het principe van management-by-exception gehanteerd. Overleg met de Programma Advies Raad (PAR) vindt twee keer per jaar plaats: 1 keer voor de zomer en 1 keer na de zomer. In die laatste bijeenkomst worden de plannen voor het daaropvolgende jaar besproken Risicomanagement en escalatie Risicomanagement binnen het programma Risico s die van toepassing zijn op een individueel project worden bij het desbetreffende project in Hoofdstuk 4 vermeld; dit geldt ook voor het risicomanagement voor het gehele programma Escalatie Een projectmanager escaleert (indien buiten de gegeven toleranties) naar de programmamanager. De programmamanager naar de CTO/directie SURFmarket. Als intern niet voldoende kan worden opgelost, dan volgt escalatie naar de SURF Directieraad. Controlling Document SURF 2017 Pagina 11

12 4. De Projecten 4.1. Algemeen Het hoofddoel (key deliverable) van het programma staat beschreven in hoofdstuk 2. Voor 2017 zijn onderstaande deliverables per project vastgesteld. Ook zijn eventuele risico s per project benoemd. Wanneer deze niet per project te benoemen zijn, maar alleen op programma-niveau, zijn deze opgenomen in de laatst paragraaf van hoofdstuk 4, project programmamanagement Project 1: mysurf (aka Service Delivery Infrastructure) ( ) Deliverables project mysurf ( ) Samengevat weergegeven in een tabel zien de deliverables er per kwartaal als volgt uit: ID Deliverable Type deliverable Planning D A mysurf 1.0 live Q2 D B BM 1.0 fase 1 document (incl report) Q2 D C BM 0.5 fase 2 ter voorbereiding GO-NO document (incl report) Q2 D D Herijking Visie en strategie roadmap document (incl report) Q3 Tabel 5.1: Samenvatting van de deliverables 2017 per project Risico s project mysurf ( ) ID Risico omschrijving Kans Impact Prio Respons Type Maatregel Wie (K*I) / 2,5 (1-5) (1-5) (1-10) R A te complexe sturing met stuurgroep, eigenaren, PM en taco behandelen RACI tabel opstellen wie waarvoor PM verantwoordelijk is in 2017 en waarover gaat R B beschikbaarheid interne menskracht behandelen tijdig claims bij WMs neerleggen PL R C onvoldoende prio en aandacht bij de andere WMs behandelen escalerenpl-->pm---> dir Smt-->DRPL/PM/DR R D Zaken, die buiten het project geregeld moeten worden, zijn niet behandelen Goede en tijdige afstemming PL of niet tijdig beschikbaar tussen MJP project MySURF en R F Functionaliteiten sluiten onvoldoende aan bij gebruikersbehoeftes behandelen Betrekken gebruikers(vertegenwoordiging) bij vaststellen functionaliteiten en PL B i C Tabel 6.1: Risicotabel 4.3. Project 2: Architectuur en Standaarden ( en ) Deliverables project Architectuur en Standaarden ( en ) Samengevat weergegeven in een tabel zien de deliverables er per kwartaal als volgt uit: Controlling Document SURF 2017 Pagina 12

13 Project: Architectuur&Standaarden ( en ) ID Deliverable Type deliverable Planning D A HORA 2.0 (verdieping onderzoek/onderzoeksondersteuning, verdieping onderwijs/onderwijsondersteuning, architectuurprincipes) (documentn/wiki) document (incl report) Q3/Q4 D B D C D D D E D A Belegging enterprise architect SURF / eerste ontwerp enterprise architectuur SURF (architectuurprincipes, meta-ontwerp) (pilot/document) Onderzoek naar mogelijke ondersteuning van aanpak van werken onder architectuur (bij instellingen (CoW's) en SURF Op basis van een businessmodel/case HORA laten landen in de staande organisatie Beantwoorden door het Architectenberaad van adviesvragen vanuit CSC-overleggen en CvDUR (document/presentatie) Aanvulling standaarden-wiki met use-cases en toetsing op relevantie voor onderwijs, onderzoek en bedrijfsvoering (document/wiki) pilot document (incl report) service document (incl report) document (incl report) Q1/Q2 Q2/Q3 Q4 Q4 Q4 D B Voorstel structurele inbedding standaardenkeuze in inkoopproces (document) document (incl report) Q1/Q2 D C Ontwerpen van volwassenheidsniveaus instelling/surf over implementatie standaarden (document/pilot) document (incl report) D D SURFacademy workshop standaarden / event (incl workshop) publicaties over noodzaak/voordelen standaarden (event) D E Op basis van een businessmodel/case Standaarden laten landen in de staande organisatie D F Participatie IMS Europe, NEN, Edustandaard (document) Tabel 5.2: Samenvatting van de deliverables 2017 per project service event (incl workshop) Q2/Q3 Q2/Q3 Q4 Q4 Risico s project Architectuur en Standaarden ( en ) ID Risico omschrijving Kans Impact Prio Respons Type Maatregel Wie (K*I) / 2,5 (1-5) (1-5) (1-10) R A Inzet Leden beraad behandelen Onderling overleg PM+PL R B Te weinig draagvlak bij andere programma's en werkmaatschappijen behandelen Wervend en goed onderbouwd verhaal over belang architectuur PL R C Geen bijval binnen SURF voor SURF enterprise architect behandelen intern draagvalk creeeren, CTO's en PL/PM DR overtuigen R A Onvoldoende steun binnen SURF voor aktiviteiten op gebied van standaarden behandelen intern draagvalk creeeren, CTO's en PL/PM DR overtuigen Tabel 6.2: Risicotabel 4.4. Project 3: SURF Rechtenmachine ( ) Deliverables project SURF Rechtenmachine ( ) Samengevat weergegeven in een tabel zien de deliverables er per kwartaal als volgt uit: ID Deliverable Type deliverable Planning D A ntb (afhankelijk van uitkomst haalbaarheidsstudie) Tabel 5.3: Samenvatting van de deliverables 2017 per project Controlling Document SURF 2017 Pagina 13

14 Risico s project SURF Rechtenmachine ( ) ID Risico omschrijving Kans Impact Prio Respons Type Maatregel Wie (K*I) / 2,5 (1-5) (1-5) (1-10) R A Te weinig draagvlak WMs voor Rechtenmachine beëindigen stoppen na haalbaarheidsstudie of minder modules R B Geen GO behandelen Goed onderbouwd en breed gedragen BM 0.7 opstellen voor DR GO/NO-GO Tabel 6.3: Risicotabel 4.5. Project 0: programmamanagement ( ) Deliverables project programmamanagement ( ) Samengevat weergegeven in een tabel zien de deliverables er per kwartaal als volgt uit: ID Deliverable Type deliverable Planning D A CD opstellen document (incl report) 4Q2016 D B APG 2018 opstellen document (incl report) 2Q2017 D C kwartaalrapportages (Q4 is jaarrapportage) document (incl report) Q1, Q2, Q3 en Q D D programma-overleg Met PLs en MT) event (incl workshop) elke maand en elk kwartaal D E overleg met programma-adviesraad (PAR) event (incl workshop) voor en na de zomer D F Mid Term Review door externe reviewcommissie event (incl workshop) voor de zomer Tabel 5.4: Samenvatting van de deliverables 2017 per project Risico s project programmamanagement ( ) ID Risico omschrijving Kans Impact Prio Respons Type Maatregel Wie (K*I) / 2,5 (1-5) (1-5) (1-10) R A meningen SURF werkmaatschappijen over Service delivery behandelen breed draagvlak creeren en laten PM lopen sterk uiteen bevestigen door DR R B beschikbaarheid interne menskracht behandelen zorgen voor goede en tijdige PM R C onvoldoende prio en aandacht bij de andere WMs behandelen resourceplanning en desnoods externe inhuur escaleren naar DR PM Tabel 6.4: Risicotabel Controlling Document SURF 2017 Pagina 14