Controlling Document. Programma: Efficiënte Bedrijfsprocessen. Indiener: SURFmarket. Versie 1.00

Transcriptie

1 Controlling Document Programma: Efficiënte Bedrijfsprocessen Indiener: SURFmarket Versie

2 Inhoudsopgave Management Samenvatting Inleiding Programmabeschrijving op hoofdlijnen Ambitie Doelen Projecten en werkpakketten Programma Management Programma Toleranties Programma Randvoorwaarden Organisatie Voortgangsrapportages Communicatie Plan Risico Management en Escalatie Projecten en werkpakketten Project 0: Programmamanagement Project 1: Onderwijslogistiek Project 2: HORA Project 3: Standaarden Project 4: Exchange

3 Management Samenvatting Met dit programma ondersteunt SURF de instellingen in het realiseren van efficiënte bedrijfsprocessen en in het bijzonder bij de rol die ICT daarbij kan vervullen. Het gevolg is dat de instellingen hun middelen en focus maximaal kunnen richten op het primaire proces: onderwijs en onderzoek. De kwaliteit van onderwijs en onderzoek is sterk gebaat met de kwaliteit en efficiëntie van de bedrijfsvoering. ICT speelt in vrijwel alle primaire en secundaire processen een belangrijke rol. ICTontwikkelingen gaan steeds sneller en het is lastig te beschikken over volledige kennis en expertise om de bedrijfsprocessen adequaat in te richten en met ICT te ondersteunen. Bij instellingen groeit dan ook de behoefte om gemeenschappelijk ICT-ondersteuning, kennis en expertise te ontwikkelen en te delen. Het Innovatieprogramma Efficiënte Bedrijfsprocessen zet hier op in. De meerjarige hoofddoelen van het programma luiden: 1. Het organiseren van een community voor Onderwijslogistiek waar instellingen kennis en ervaring over onderwijslogistiek kunnen ontwikkelen en uitwisselen en waar (in coalitieverband) instrumenten voor onderwijslogistiek kunnen worden ontwikkeld of beproefd, mogelijk leidend tot ICT diensten waar SURF voor kan zorgdragen uit public of community cloud. 2. Het verder ontwikkelen en beheren van de Hoger Onderwijs Referentie Architectuur (HORA) en het stimuleren en ondersteunen van het gebruik van de HORA door SURF, de instellingen en samenwerkingsverbanden als Early Committors vanuit de i-strategie Hoger Onderwijs. 3. Het stimuleren en ondersteunen van het ontwikkelen en gebruiken van en het organiseren van een door de SURF stakeholders erkende voorziening voor beheer van. Standaarden krijgen vooral ook aandacht in samenwerking met en aansluitend op relevante onderdelen van de andere innovatieve SURF programma s voor ICT ondersteuning van onderwijs en onderzoek. 4. Het bieden van een exchange waar instellingen kennis en ervaring over efficiënte bedrijfsprocessen en de ICT ondersteuning daarvan kunnen ontwikkelen en uitwisselen, alsook het faciliteren van Early Committors gericht op het ontwikkelen en/of implementeren van efficiënte bedrijfsprocessen en ICT ondersteuning binnen het domein van de bedrijfsvoering. Aandacht voor Early Committor -management behoort daartoe, evenals het jaarlijks organiseren van de HO-link conferentie, in samenwerking met DUO en Studielink, wat ook een belangrijk hulpmiddel is voor genoemde exchange. Belangrijk voor de projecten is de gerichte aansluiting op en samenwerking met relevante projecten binnen de andere Innovatieprogramma s van het SURF MJP. Afstemming vindt plaats over en met samenwerkingsverbanden ( Early Committors ) binnen dit programma, maar ook die voor Onderwijs en Onderzoek. De projecten Hoger Onderwijs Referentie Architectuur en Standaarden zullen (waar mogelijk samen) aanhaken op relevante problematiek binnen niet alleen Onderwijslogistiek, maar ook binnen Onderwijs- en Onderzoeksthema s als open en online onderwijs, digitaal toetsen, academic / learning analytics en onderzoeksdata uitwisseling en Open Access. 3

4 Voor dit programma zijn de bij SURF beschikbare budgetten beperkt van omvang. In haar huidige omvang en inhoud biedt het programma desalniettemin een kruispunt voor samenwerking en kennisdeling op het terrein van Efficiënte bedrijfsprocessen. Wanneer zich kansen voordoen voor verbreding of verdieping van samenwerking zullen daarvoor aanvullende projecten worden gedefinieerd, afhankelijk van de bereidheid en mogelijkheden bij instellingen om hieraan in menskracht, faciliteiten en/of middelen bij te dragen. De uitwerking van onderstaand controlling document voor het Programma Efficiënte Bedrijfsprocessen is een globale, voorlopige en procesmatige. De reden daarvoor is dat voor dit programma voorlopig geen uitgewerkte en concrete te realiseren resultaten te definiëren zijn voor de komende vier jaren. 4

5 1. Inleiding SURF ondersteunt instellingen in het realiseren van efficiënte bedrijfsprocessen en in het bijzonder bij de rol die ICT daarbij kan vervullen, zodat zij hun middelen en focus maximaal kunnen richten op onderwijs en onderzoek. Meerwaarde De kwaliteit van bedrijfsvoering heeft grote invloed op de kwaliteit van onderwijs en onderzoek. Studenten hebben belang bij tijdige en degelijke informatie ter ondersteuning van hun studie, vooral ook wanneer het studieprogramma over de grenzen van de eigen organisatorische eenheid of instelling heen gaat. Docenten, onderzoekers, studenten en instellingen moeten kunnen beschikken over adequate systemen en stuurinformatie om het onderwijs en onderzoek te organiseren. De (maatschappelijke) druk op instellingen om verantwoording af te leggen over de kwaliteit van opleidingen en diploma s en de betrouwbaarheid van onderzoeksresultaten wordt steeds groter. ICT kan daarvoor geen oplossing bieden, maar wel een bijdrage leveren aan meer transparantie. Het inrichten van een state-of-the-art informatiehuishouding is voor instellingen voor onderwijs en onderzoek een steeds grotere uitdaging. Doordat ICT een rol speelt in vrijwel alle primaire en secundaire processen en de ICT-ontwikkelingen steeds sneller gaan, is het lastig te beschikken over volledige kennis en expertise om de bedrijfsprocessen adequaat in te richten. Bij instellingen groeit dan ook de behoefte om gemeenschappelijk ICT-ondersteuning, kennis en expertise te ontwikkelen en te delen. Door samenwerking zijn kwalitatieve en efficiencyvoordelen te behalen. Standaardisatie van definities en harmonisatie van bedrijfsprocessen dragen bij tot efficiënte digitale informatievoorziening, zowel binnen een instelling als op sectorniveau. Hoewel er geslaagde resultaten zijn, zoals Studielink en Studiekeuze123, leert de ervaring dat standaardisatie van informatie en informatie uitwisseling voor overstijgende processen niet eenvoudig is. Verdieping nog nodig De uitwerking van onderstaand controlling document voor het Programma Efficiënte Bedrijfsprocessen is een globale, voorlopige en procesmatige. De reden daarvoor is dat voor dit programma voorlopig geen uitgewerkte en concrete te realiseren resultaten te definiëren zijn voor de komende vier jaren. De instellingen wordt in ieder geval met dit programma een basis geboden voor samenwerking en kennisdeling. Voor dit programma zijn de beschikbare SURF-budgetten volgens het aangereikte financiële kader beperkt van omvang. Het aantal activiteiten vanuit SURF zal daardoor ook beperkt zijn. Aanvullende activiteiten (projecten) hangen af van de prioriteiten bij instellingen en hun mogelijkheden om qua menskracht, faciliteiten en/of middelen bij te dragen aan een verbreding of verdieping van het programma. De aanvulling in de projecten wordt aangebracht in samenspraak met de in te richten Programma Adviesraad en de betrokkenen bij de lopende programma-activiteiten. 5

6 2. Programmabeschrijving op hoofdlijnen 2.1. Ambitie Het programma wil een kruispunt voor SURF en haar doelgroep realiseren voor uitwisseling van kennis en ervaringen met efficiënte inrichting en ICT-ondersteuning van de onderwijs- en onderzoekprocessen en zorgdragen voor door stakeholders gewenste efficiënte ICT informatiediensten vanuit public of community cloud Doelen De meerjarige hoofddoelen luiden: 1. Het organiseren van een community voor Onderwijslogistiek waar instellingen kennis en ervaring over onderwijslogistiek kunnen ontwikkelen en uitwisselen en waar (in coalitieverband) instrumenten voor onderwijslogistiek kunnen worden ontwikkeld of beproefd, mogelijk leidend tot ICT-diensten waar SURF voor kan zorgdragen uit public of community cloud. 2. Het verder ontwikkelen en beheren van de Hoger Onderwijs Referentie Architectuur (HORA) en het stimuleren en ondersteunen van het gebruik van de HORA door SURF, de instellingen en samenwerkingsverbanden. 3. Het stimuleren en ondersteunen van het ontwikkelen en gebruiken van en het organiseren van een door de SURF stakeholders erkend punt van beheer van. Standaarden krijgen vooral ook aandacht in samenwerking met en aansluitend op relevante onderdelen van de andere innovatieve SURF programma s voor ICT ondersteuning van onderwijs en onderzoek. 4. Het bieden van een exchange waar instellingen kennis en ervaring over meer efficiënte bedrijfsprocessen en de ICT ondersteuning daarvan kunnen ontwikkelen en uitwisselen, alsook het faciliteren van Early Committors, gericht op het ontwikkelen en/of implementeren van efficiënte bedrijfsprocessen en ICT ondersteuning binnen het domein van de bedrijfsvoering. Aandacht voor Early Committor -management behoort daartoe, evenals het jaarlijks organiseren van de HO-link conferentie, in samenwerking met DUO en Studielink, wat ook een belangrijk hulpmiddel is voor genoemde exchange Projecten en werkpakketten Het Programma laat zich daarmee onderverdelen in programmamanagement en vier inhoudelijke projecten, welke hieronder worden uitgewerkt. Project 0: Programmamanagement Meerjarige doelen: Hoofddoel is het bieden van het projecten-overkoepelend programmamanagement, overleggen met de Programma Adviesraad Efficiënte Bedrijfsprocessen (zie ook hoofdstuk 4) en afstemmen met anderen binnen en buiten SURF over dit programma. Project 1: Onderwijslogistiek Meerjarige doelen: Kennis en ervaring over onderwijslogistiek bundelen, uitwisselen en versterken. Instrumenten voor strategische besturing, operationele beheersing en praktische ondersteuning van onderwijslogistiek ontwikkelen en beschikbaar stellen. 6

7 WP1 Stimuleren en ondersteunen van de ontwikkeling van nuttige modellen, instrumenten en Faciliteren van een actieve Special Interest Group (SIG) Ontwikkelen c.q. ondersteunen van gebruik model inzicht in onderwijslogistiek. Nader onderzoek stimuleren/faciliteren naar de relatie tussen de kwaliteit en efficiëntie van bedrijfsprocessen en beschikbare onderwijslogistieke gegevens (ook in samenwerking en afstemming met de activiteiten rond learning analytics binnen het Programma Onderwijs op Maat). Onderzoeken van consequenties van privacyvraagstukken en oplossingen voor terrein onderwijslogistiek. Initiëren van één of meerdere groepen van Early Committors (uit i-strategie) op terrein Onderwijslogistiek (zie WP-04.03). tabel 6a: Kern Deliverable per werkpakket Kern deliverables Project: Onderwijslogistiek( ) jaar: Werkpakket Stimuleren en ondersteunen van de ontwikkeling van nuttige modellen, instrumenten en Faciliteren SIG en leveren bijdrage aan HO- Link en onderwijsdagen Faciliteren SIG en leveren bijdrage aan HO- Link en onderwijsdagen Faciliteren SIG en leveren bijdrage aan HO- Link en onderwijsdagen Faciliteren SIG en leveren bijdrage aan HO- Link en onderwijsdagen Project 2: HORA Meerjarige doelen: Instellingen en samenwerkingsverbanden door middel van de referentiearchitectuur een instrument geven (gemeenschappelijke taal, referenties en modellen) voor strategische besturing van de eigen en de gemeenschappelijke informatiehuishouding en ICT-voorzieningen. WP1 Faciliteren beheer en doorontwikkeling van de HORA Faciliteren van het beheren en verder ontwikkelen van de HORA door het Architecten Beraad, aangestuurd door een in te richten Opdrachtgeversoverleg met CIO s en directeuren ICT van de instellingen. Stimuleren en ondersteunen van het gebruik van de HORA, speciaal in de projectplannen Meerjarenplan SURF in de vorm van Project Start Architecturen (PSA). Mogelijke onderwerpen zijn DLWO, beveiliging, identificatie en authenticatie, archivering, research datamanagement, studentmobiliteit, (zie hiervoor ook project 03). tabel 6a: Kern Deliverable per werkpakket Kern deliverables Project: HORA( ) jaar: Werkpakket Faciliteren beheer en doorontwikkeling HORA Faciliteren beheer en doorontwikkeling HORA en ondersteuning bieden bij het gebruik van de HORA Faciliteren beheer en doorontwikkeling HORA en ondersteuning bieden bij het gebruik van de HORA Faciliteren beheer en doorontwikkeling HORA en ondersteuning bieden bij het gebruik van de HORA Faciliteren beheer en doorontwikkeling HORA en ondersteuning bieden bij het gebruik van de HORA Project 3: Standaarden Meerjarige doelen: Stimuleren en ondersteunen van het ontwikkelen en gebruiken van (zo mogelijk internationale, open). WP1 Stimuleren en ondersteunen ontwikkeling Een door SURF en stakeholders erkend en gedragen Expert- en Coördinatiepunt Standaarden 7

8 nader in te richten waarop instellingen, samenwerkingsverbanden en de SURF-organisatie zelf een beroep kunnen doen voor het zoeken naar en up-to-date beschrijven van te hanteren. Let wel, het gaat hierbij niet alleen om voor de ICT ondersteuning van bedrijfsprocessen, maar ook om in alle domeinen van onderwijs, onderzoek, bedrijfsvoering en infrastructuur! Aan te sluiten op Edustandaard en het Programma Standaarden, met thema s als API voor Open Onderwijs, aanpassing HODEX, uitwisseling tussen toetssystemen. Aan te sluiten op andere innovatieprogramma s, met thema s als learning analytics, MOOCS DLWO, mobiliteit studenten. (Doen) participeren in IMS, NEN en Edustandaard (dat laatste ook voor beheer van ). tabel 6a: Kern Deliverable per werkpakket Kern deliverables Project: Standaarden( ) jaar: Werkpakket Stimuleren en ondersteunen ontwikkeling Inrichten coordinatiepunt en stimuleren gebruik Inrichten coordinatiepunt en stimuleren gebruik Inrichten coordinatiepunt en stimuleren gebruik Inrichten coordinatiepunt en stimuleren gebruik Project 4: Exchange Meerjarige doelen: Het bieden van een voorziening voor instellingen en samenwerkingsverbanden, waar zij kennis en informatie kunnen uitwisselen op het terrein van efficiënte bedrijfsprocessen en de ICT ondersteuning ervan, alsmede waar initiatieven kunnen ontstaan voor het ontwikkelen van nieuwe instrumenten of samenwerkingsverbanden. Hieronder wordt ook nadrukkelijk verstaan het creëren van een voedingsbodem voor en alert zijn op kansen voor meer baanbrekende innovatieve projecten voor efficiënte bedrijfsprocessen en ICT ondersteuning. WP1 Exchange Het inrichten van een vorm van Early Committor -management (ECM) ter ondersteuning van één of meerdere groepen van Early Committors binnen het programma zelf, alsmede als voorbeeld voor de andere programma s binnen het MJP. Stimuleren en ondersteunen van organisatie van inkoopkracht van ICT-oplossingen door samenwerking. Het organiseren van programmabijeenkomsten op initiatief of verzoek van stakeholders. Het jaarlijks organiseren van de HO-link conferentie, in samenwerking met DUO en Studielink. tabel 6a: Kern Deliverable per werkpakket Kern deliverables Project: Exchange( ) jaar: Werkpakket Exchange Ontwikkeling van effectieve ECM, stimuleren van samenwerkingsverbanden rond inkoop en het organiseren van HO- Link Ontwikkeling van effectieve ECM, stimuleren van samenwerkingsverbanden rond inkoop en het organiseren van HO- Link Ontwikkeling van effectieve ECM, stimuleren van samenwerkingsverbanden rond inkoop en het organiseren van HO- Link Ontwikkeling van effectieve ECM, stimuleren van samenwerkingsverbanden rond inkoop en het organiseren van HO- Link In hoofdstuk 4 zijn de deliverables per werkpakket voor 2015 meer in detail uitgewerkt. 8

9 3. Programma Management 3.1. Programma Toleranties Toleranties voor dit programma zijn opgenomen in de door SURF met de toekenning van de programmagelden meegestuurde subsidievoorwaarden. Indien budget, scope/kwaliteit of planning buiten de toleranties komen, zal het programma plan na goedkeuring van de wijziging(en) van de Opdrachtgever door de Opdrachtnemer worden bijgewerkt Programma Randvoorwaarden Overige programma randvoorwaarden die vanuit SURF aan dit programma worden gesteld, zijn opgenomen in de door SURF met de toekenning van de programmagelden meegestuurde subsidievoorwaarden Organisatie Het programma Open Access wordt door SURFmarket uitgevoerd. De programmastructuur is als volgt: Managing Director SURFmarket (MD) Eindverantwoordelijk voor het programma; Actief en zichtbaar boegbeeld van programma en veranderdoelstellingen; Verantwoordelijk voor het verbinden van belangen; Vertegenwoordiger van de SURFmarket programma s in het Directieteam. MD delegeert dagelijkse verantwoordelijkheid voor de programma s aan Innovatie Manager. Innovatie Manager Delegeren van de programma verantwoordelijkheid aan, een door de Innovatie Manager, benoemde Programmamanager; Beoordelen van het jaarlijkse, door Programmamanager aan te leveren, Controlling document; Beoordelen en instemmen met de door de programmamanager aangeleverde wijzigingen die buiten de kaders/toleranties van het Controlling document vallen voorafgaand aan voorlegging aan de toezichthouders; Adviseren aan Managing Director aangaande de lopende programma s; Monitoren en reageren op veranderingen uit de omgeving die de programma s (kunnen) beïnvloeden; Goedkeuren van vooraf bepaalde deliverables; Goedkeuren van kwartaalrapportages. Programmamanager De programmamanager is, op basis van het door de Managing Director SURFmarket en subsidiegever vastgestelde Controlling document, (gedelegeerd) verantwoordelijk voor het programma (inclusief budget) en de levering van de resultaten waar de organisatie de veranderdoelstellingen van het programma mee kan realiseren; 9

10 De programmamanager geeft mede vorm aan het programma, zorgt voor de optimale aansluiting van de doelen binnen het programma bij die missie, visie en doelen van SURF(market) en oefent invloed uit op de omgeving van het programma en reageert op de invloeden uit de omgeving; De programmamanager is opdrachtnemer voor het programma en fungeert als (gedelegeerd) opdrachtgever en eindverantwoordelijke voor de projecten. De programmamanager is verantwoordelijk voor: Het opstellen van het jaarlijkse Controlling document; Beoordelen en instemmen met de door de projectmanager aangeleverde projectvoorstellen; Verzoeken aan de CTO tot wijzigingen die buiten de kaders/toleranties van het Controlling document vallen; Voorbereiden van de besluitvorming over go/no-go beslissingen die expliciet in het programma aan de directie zijn voorbehouden; Aanleveren van de kwartaal- en jaarrapportages (zowel inhoudelijk als financieel). De programmanager is budgethouder en spreekt met de projectmanagers de toleranties af wat betreft tijd, kosten, kwaliteit, scope, risico s en benefits Projectmanager De projectmanager draagt zorg voor de opzet en uitvoering van projecten en de daaraan gekoppelde doelen en deliverables; De projectmanager maakt de jaarplannen voor het project (cq. update van controlling documents), schrijft de kwartaalrapportages en coördineert de projectactiviteiten; De projectmanager is verantwoordelijk voor de inzet van middelen (menskracht en andere middelen) die aan het project zijn toegekend; De projectmanager opereert binnen de met de programmamanager afgesproken toleranties. Programma Adviesraad Voor de begeleiding van het Programma wordt een Programma Adviesraad ingericht, bestaande uit terzake kundige, geïnteresseerde en gezaghebbende vertegenwoordigers vanuit de doelgroep van SURF. De rol van de Programma Adviesraad is als klankbord te functioneren voor de projecten binnen het Programma, te adviseren over te stellen prioriteiten en te scouten op aanvullende of nieuwe activiteiten Voortgangsrapportages De procedure voor het opleveren van voortgangsrapportages voor dit programma is opgenomen in de door SURF met de toekenning van de programmagelden meegestuurde subsidievoorwaarden. Intern zal zowel op programma- als projectniveau gewerkt worden met periodieke high light reports indien nodig met exception reports Communicatie Plan Communicatie Programma Intern Binnen het programma zal minimaal over onderstaande onderwerpen worden gecommuniceerd. 10

11 Tabel 3: Intern Communicatie Programma Wie Wat Communiceert met Frequentie Innovatiemanager Voortgang programma Directieteam SURF Per kwartaal Programmamanager Voortgang programma Innovatiemanager Per maand Projectleider Voortgang project Programmamanager Per maand Programmamanager/ projectleider Voortgang project Communicatie Programma Extern SURF organisatie (Meet&Greets, intranet, e.d.) Per kwartaal Het programma zal extern communiceren over de mogelijkheden die het programma aanbiedt aan de doelgroep. Voor dit doel zullen de volgende communicatie kanalen richting de doelgroep van eindgebruikers worden ingezet. Tabel 4: Extern Communicatie Programma Kanaal Overleg Programma Advies Raad Dialoog met o.a. CIO Beraad, CvDUR, COMIT, KAAIWO HO-link, Onderwijsdagen SURF nieuws Andere zich voordoende gelegenheden Doel en meerwaarde Aansluiting behoeften instellingen, draagvlak bij instellingen, waarborgen bijdrage/inzet instellingen Aansluiting behoeften instellingen, draagvlak bij instellingen, waarborgen bijdrage/inzet instellingen Aansluiting behoeften instellingen, draagvlak bij instellingen, waarborgen bijdrage/inzet instellingen Aansluiting behoeften instellingen, draagvlak bij instellingen, waarborgen bijdrage/inzet instellingen Aansluiting behoeften instellingen, draagvlak bij instellingen, waarborgen bijdrage/inzet instellingen 3.6. Risico Management en Escalatie Risico s Management binnen het programma Risico Maatregel Het programma kent een beperkt budget voor veel onderwerpen. Het risico is daarom dat geen van de vele onderwerpen voldoende tot hun recht komen. Het programma raakt onvoldoende de echte, door de instellingen beschouwde belangen van de instellingen, waardoor de resultaten onvoldoende landen bij de instellingen. Het budget wordt ingezet om vanuit SURF een beperkt aantal activiteiten te ontplooien. Aanvullende activiteiten hangen af van de prioriteiten bij instellingen en hun mogelijkheden om qua menskracht en faciliteiten en/of middelen bij te dragen aan een dergelijke verbreding van het programma. Er is voortdurende aandacht voor het draagvlak bij de instellingen, te bereiken via de Programma Adviesraad en genoemde externe communicatie. 11

12 Risico Daar waar programma onderdelen raken aan andere programma s van het MJP, bijvoorbeeld op de onderwerpen Architectuur en Standaarden, wordt een krachtige afstemming en samenwerking gehinderd door het feit dat er vier verschillende SURF werkmaatschappijen zijn. Maatregel Het programma besteedt veel aandacht aan de afstemming en samenwerking op relevante onderdelen met de andere programma s. Zo nodig wordt geëscaleerd naar het Directie Team SURF Escalaties binnen het programma Escalatie vindt, zoveel mogelijk via het principe management by exception, plaats via de volgende route: Projectmanager => Programmamanager => Innovatiemanager => Managing Director SURFmarket. 12

13 4. Projecten en werkpakketten Project 0: Programmamanagement De Programma Adviesraad wordt opgericht, gefaciliteerd en samengesteld uit terzake kundige, geïnteresseerde en gezaghebbende vertegenwoordigers van SURF en zijn stakeholders. Daarbij wordt vooral gedacht aan CIO s en directeuren ICT uit WO, HBO en MBO, alsook onderwijsondersteunende diensten uit die sectoren. tabel 6b: Deliverables 2015 per kwartaal Projectmanagement ( ) SRF-Id naam Deliverables Planning (kwartaal) Programmamanagement Oprichting Programma Adviesraad Efficiënte Bedrijfsprocessen (PAR) 2015-Q Programmamanagement Door PAR gedragen nadere uitw erking controlling document Programma 2015-Q Programmamanagement Monitoring, rapportage en communicatie over voortgang Programma 2015-Q1-Q Project 1: Onderwijslogistiek Projectdoelen Kennis en ervaring over onderwijslogistiek bundelen, uitwisselen en versterken Instrumenten voor strategische besturing, operationele beheersing en praktische ondersteuning van onderwijslogistiek ontwikkelen en beschikbaar stellen WP1 Stimuleren en ondersteunen van de ontwikkeling van nuttige modellen, instrumenten en Voor het project Onderwijslogistiek is vooral de actieve SIG van belang. De inspanningen vanuit SURF zijn dan ook gericht op het ondersteunen van de SIG. Daarnaast weten we dat bestuurders soms wensen hebben om meer strategische vragen rondom onderwijslogistiek te verkennen We zullen alert zijn op dat soort signalen/vragen vanuit bestuurlijke kring. Voor 2015 staat met de SIG Onderwijslogistiek op de agenda. tabel 6b: Deliverables 2015 per kwartaal Onderwijslogistiek( ) SRF-Id naam Deliverables Stimuleren en ondersteunen van de ontw ikkeling Door PAR gedragen nadere uitw erking doelen, w erkpakketten, inzet van nuttige modellen, instrumenten en budgetten Project Onderw ijslogistiek Stimuleren en ondersteunen van de ontw ikkeling van nuttige modellen, instrumenten en SIG Onderw ijslogistiek Stimuleren en ondersteunen van de ontw ikkeling van nuttige modellen, instrumenten en Bijdrage leveren aan HO-Link en Onderw ijsdagen Planning (kwartaal) 2015-Q Q1-Q Q2/Q3

14 4.3. Project 2: HORA Projectdoelen Instellingen en samenwerkingsverbanden door middel van de referentiearchitectuur een instrument geven (gemeenschappelijke taal, referenties en modellen) voor strategische besturing van de eigen en de gemeenschappelijke informatiehuishouding en ICT-voorzieningen. WP1 Faciliteren beheer en doorontwikkeling van de HORA In 2015 staat op de agenda samen te werken met andere projecten binnen het MJP SURF op onderwerpen als DLWO, beveiliging, identificatie en authenticatie, archivering, research datamanagement, studentenmobiliteit, en dergelijke, inclusief de die daarbij aan de orde komen (zie project 03.). Dat wil zeggen: Het ondersteunen van het opstellen van Project Start Architecturen binnen de Innovatieprogramma s Meerjarenplan SURF. Het in samenwerking met de andere projecten binnen de Innovatieprogramma s van SURF ondersteunen van onderdelen van die projecten waaraan architectuur aspecten verbonden zijn en het verder ontwikkelen van de HORA op die thema s. tabel 6b: Deliverables 2015 per kwartaal HORA( ) SRF-Id naam Deliverables Planning (kwartaal) Faciliteren beheer en doorontw ikkeling HORA Faciliteren Architecten Beraad en betreffende opdrachtgeversoverleg 2015-Q1-Q Faciliteren beheer en doorontw ikkeling HORA Faciliteren beheer en doorontw ikkeling HORA Door PAR en Opdrachtgeversoverleg gedragen nadere uitw erking potentiële aanvullende doelen, w erkpakketten, inzet budgetten Project HORA Stimuleren ontw ikkeling ondersteuning voor opstellen Project Start Architecturen t.b.v. 'Early Committors' en SURF 2015-Q Q1-Q Faciliteren beheer en doorontw ikkeling HORA Bijdrage leveren aan HO-Link en Onderw ijsdagen 2015-Q2/Q Project 3: Standaarden Projectdoelen Stimuleren en ondersteunen van het ontwikkelen en gebruiken van (zo mogelijk internationale, open). WP1 Stimuleren en ondersteunen ontwikkeling Het grootste gedeelte van het takenpakket bij SURF is het bijdragen aan lopende werkzaamheden als: het faciliteren van de Standaardisatieraad van Edustandaard het faciliteren van de Architectuurraad van Edustandaard het bijdragen aan een aantal werkgroepen van Edustandaard het begeleiden van de registratie van voor HO bij Edustandaard publicatie, promotie en communicatie van afspraken en door: o onderhouden website Edustandaard, nieuwsbrief, SURF Space o organiseren van bijeenkomsten, studiedagen en presentaties o voorlichting over EduStandaard op grote bijeenkomsten als Dé onderwijsdagen en HOlink. o onderhouden van contact met NEN en zo verbinding leggen met Internationale organisaties zoals de CEN en ISO; o onderhouden van contact met IMS-Global (met voor toetsen en ELO s).

15 tabel 6b: Deliverables 2015 per kwartaal Standaarden( ) SRF-Id naam Deliverables Stimuleren en ondersteunen ontw ikkeling Stimuleren en ondersteunen ontw ikkeling Door PAR gedragen nadere uitw erking potientiele aanvullende doelen, werkpakketten, inzet budgetten en project Nader inrichten erkend en gedragen Coordinatiepunt Standaarden voor instellingen, samenw erkingsverbanden en SURF (zie toelichting onder) Planning (kwartaal) 2015-Q Q1-Q Stimuleren en ondersteunen ontw ikkeling Stimuleren en ondersteunen ontw ikkeling Stimuleren en ondersteunen ontw ikkeling Stimuleren van het gebruik van (veelal in samenw erking met Edustandaard) (zie toelichting onder) 2015-Q1-Q4 Herzien lidmaatschap IMS Global 2015-Q4 Bijdrage leveren aan HO-Link en Onderw ijsdagen 2015-Q2/Q3 Toelichting Nader inrichten erkend en gedragen Coördinatiepunt Standaarden voor instellingen, samenwerkingsverbanden en SURF Voor de instellingen, samenwerkingsverbanden en SURF wordt het Coördinatiepunt Standaarden nader uitgewerkt naar een erkend en gedragen coördinatiepunt. Het Coördinatiepunt zoekt met de partijen naar bestaande of naar beschikbare partijen voor het ontwikkelen van. Het is daarbij van belang op de hoogte te zijn van alle relevante ontwikkelingen op het gebied van Edustandaard, binnen het HO, de diverse SIG s en programma s, en daarmee de relatie met te leggen. EduStandaard is een publiek-private samenwerking en functioneert als één loket voor en afspraken in onderwijs en onderzoek. Toelichting Stimuleren van het gebruik van (veelal in samenwerking met Edustandaard) In 2015 staat in ieder geval op de agenda: Stimuleren van het gebruik van binnen de thema s als: uitwisselen van data (onderzoek en onderwijs), aanbieden open leermateriaal, uitwisseling tussen toets-systemen en persoonlijke flexibele leeromgeving en DLWO, gegevens t.b.v. learning analytics, gegevensuitwisseling voor student mobiliteit, daarbij aansluitend op mogelijke Early Committors. Samenwerking in betreffende projecten met het Architecten Beraad (zie project 02.) voor de aansluiting architectuur Project 4: Exchange Project Doelen Instellingen en samenwerkingsverbanden bieden van een platform en een digitaal, goed beheerd uitwisselpunt, waarop zij kennis en informatie kunnen uitwisselen op het terrein van efficiënte bedrijfsprocessen en de ICT ondersteuning ervan, alsmede waarop initiatieven kunnen ontstaan voor het ontwikkelen van nieuwe instrumenten of samenwerkingsverbanden. Hieronder wordt ook nadrukkelijk verstaan het creëren van een voedingsbodem voor en alert zijn op kansen voor meer baanbrekende innovatieve projecten voor efficiënte bedrijfsprocessen en ICT ondersteuning.

16 WP1 Exchange tabel 6b: Deliverables 2015 per kwartaal Exchange( ) SRF-Id naam Deliverables Exchange Exchange Exchange Exchange Organiseren HO-Link, samen met DUO en Studielink (zie toelichting onder) Door PAR gedragen nadere uitw erking potentiële aanvullende doelen, werkpakketten, inzet budgetten Bedrijfsvoering algemeen Oprichten één of meer groepen van 'Early Committors' (zie toelichting hieronder) Analyse succesfactoren effectieve 'Early Committors' en ontw ikkeling principes voor aanpak en mogelijke SURF ondersteuning daarbij Planning (kwartaal) 2015-Q Q Q1-Q Q1-Q Exchange Waar nodig faciliteren éém of meer groepen van 'Early Committors' 2015-Q1-Q Exchange Exchange Exchange Het stimuleren en faciliteren van de ontw ikkeling van samenw erkingsverbanden rond inkoop tussen instellingen en een leverancier en het ondersteunen van dergelijke verbanden (zie toelichting onder) Het met en voor de instellingen updaten van de Template Sourcing Strategie Het met en voor de instellingen een vervolg geven aan het w hitepaper Naar een IT-Regieorganisatie 2015-Q1-Q Q1/Q Q Exchange Themabijeenkomsten 2015-Q1-Q4 Toelichting Organiseren HO-Link, samen met DUO en Studielink De HO-link conferentie is dé plek waar de nieuwste ontwikkelingen en ervaringen rondom onderwijsondersteunende processen als toelating, inschrijving, studentenadministratie, ICTondersteuning en onderwijslogistiek worden gepresenteerd en besproken, van strategie en beleid tot uitvoering en implementatie. Bovendien is het dé ontmoetingsplek voor instellingen en leveranciers op deze gebieden. De HO-link conferentie wordt in samenwerking met DUO en Studielink georganiseerd. De organisatie is in handen van een Programmacommissie, met vertegenwoordigers van de instellingen en de organiserende partijen. Toelichting Oprichten één of meer groepen van Early Committors Zoals eerder vermeld staan voor 2015 de volgende resultaten op de agenda: Oprichten van een of meer groepen van Early Committors op basis van de input vanuit i- Strategie gespreksronde Ontwikkelen van een (lichtvoetige) coördinatie van/voor Early Committors, waar mogelijk ook voor die uit andere programma s MJP SURF Onderzoeken of er behoefte/draagvlak is voor een Early Committor -initiatief rondom CRIS Toelichting Stimuleren en faciliteren van de ontwikkeling van samenwerkingsverbanden rond inkoop Het stimuleren en faciliteren van de ontwikkeling van samenwerkingsverbanden rond inkoop tussen instellingen en een leverancier en het ondersteunen van dergelijke verbanden, met als belangrijkste deelresultaten In kaart gebrachte succesfactoren voor dergelijke samenwerkingsverbanden Beschreven organisatievorm voor dergelijke samenwerkingsverbanden (structuur, zeggenschap, processen en gewenste ondersteuning) Oprichting van een of meer van dergelijke samenwerkingsverbanden