Jaarrapport Programma 9: Efficiënte bedrijfsprocessen. Indiener: SURFmarket

Transcriptie

1 Jaarrapport 2015 Programma 9: Efficiënte bedrijfsprocessen Indiener: SURFmarket Versie: 1.0 Datum:

2 Inhoudsopgave Management samenvatting Inleiding Resultaten programma Inleiding Ambitie programma Projecten Gerealiseerde samenwerkingen Risicomanagement Doorkijk navolgende jaren Bijlage 1: Legenda s Jaarrapport P9 EB 2015 Pagina 2

3 Management samenvatting Het innovatieprogramma Efficiënte Bedrijfsprocessen (P9) heeft in 2015 vooral invulling gekregen door een nauwe samenwerking met en facilitering van gremia van instellingsvertegenwoordigers op de relevante thema s. Voor onderwijslogistiek is dat de Special-Interest-Group Onderwijslogistiek en voor architectuur het Architectenberaad HO. In het najaar is het initiatief genomen om voor het thema Standaarden het Standaardenberaad HO op te richten. Tot slot is voor het thema coalitievorming het contact gelegd met de CSCoverleggen van SURF. Gedurende het jaar is vijf keer overleg geweest met het Voorlopige Advies Orgaan Efficiënte Bedrijfsprocessen en is de voortgang op de thema s en de toekomstige perspectieven ervan besproken. Het thema Onderwijslogistiek heeft zodoende inhoud gekregen door publicatie van het paper Onderwijslogistiekmodel, Beter communiceren door gemeenschappelijke taal. Vervolgens is de totstandkoming van de puzzel Onderwijslogistiek gefaciliteerd, waarmee met workshops op een groot aantal HO-instellingen het Onderwijslogistiekmodel is verduidelijkt en verdiept. Het voornemen voor 2015 was een daarop aansluitend digitaal kennisplatform te ontwikkelen ter ondersteuning van de instellingen in het verder professionaliseren van de onderwijslogistiek. De functionele specificaties ervan zijn echter in 2015 niet afgekomen, omdat de SIG de discussie niet heeft kunnen afronden over welke functionaliteiten het platform voor welke doelgroep moet bieden. De afronding ervan wordt in 2016 ingezet. Wel is een afstudeerder van Inholland in het najaar een onderzoek begonnen op dit thema en zal in januari 2016 zijn eindrapport opleveren. Bovendien is een werkgroep binnen de SIG opgericht om het verder uit te werken. De SIG heeft een artikel in het tijdschrift Onderwijsinnovatie weten te plaatsen onder de titel Innovatieruimte door Onderwijslogistiek. Het thema Architectuur/HORA is met het Architectenberaad in eerste instantie ingezet door een inventarisatie te doen naar mogelijke Coalitions-of-Willing tussen instellingen rond de thema s die voortkwamen uit de i-strategie HO (resultaat van het project Regie in de Cloud in 2014) en te onderzoeken of met architectuur daaraan een bijdrage gegeven kon worden. De conclusie was dat de daarin benoemde thema s voor een groot deel een plaats hebben gekregen in de innovatieprogramma s van het SURF MeerJarenPlan, maar dan niet zozeer in een coalitieverband. Alleen voor het thema Studentmobiliteit is een CoW in wording in LDEverband (Leiden UU/HBO, Delft, Erasmus). Met het programma Onderwijs op Maat is samengewerkt om enige verdieping aan te brengen op de relevante componenten van de HORA. Het thema Project-Start-Architectuur (PSA) is uitgewerkt door een template te ontwikkelen voor architecten, als hulpmiddel voor het optimaal opstellen van een PSA voor een project. Daarnaast is een opdracht-template ontwikkeld voor opdrachtgevers/projectleiders om enerzijds te bevorderen dat in de projectplannen een PSA wordt opgenomen en anderzijds de opdrachtgever/projectleider te ondersteunen in het formuleren van een adequate opdracht aan betrokken architecten. Het thema Standaarden heeft de DirectieRaad van SURF met een notitie geadviseerd over het toepassen van open standaarden door SURF en de positie die SURF daarbij kan innemen. Verder hebben de activiteiten in het licht gestaan van de bijdrage aan EduStandaard, SION, IMS Global en NEN. Tevens is een initiële Standaarden-wiki ontwikkeld, waarmee voor het HO relevante standaarden op de gebieden onderwijs, onderzoek en bedrijfsvoering overzichtelijk toegankelijk worden gemaakt. Daarmee wordt voor de instellingen, maar ook voor de SURForganisatie, de benodigde transparantie gerealiseerd in het woud van standaarden. Bovendien wordt van de wiki verwacht dat deze als zodanig bijdraagt aan meer eenheid in keuzen van standaarden. De oprichting van een Standaardenberaad HO is ter hand genomen met ter zake kundige vertegenwoordigers van HO-instellingen en SURF. Dit beraad neemt het inhoudelijke beheer van de Standaarden-wiki op zich, functioneert als coördinatie/expertisepunt voor standaarden en dient als achterban voor de inbreng in Edustandaard, IMS Global en NEN. Het thema Exchange (knowledge exchange over ICT & bedrijfsvoering) krijgt onder andere inhoud door het organiseren van de HO-link met deelname in opdrachtgeversoverleg en programmaraad. In 2015 heeft een succesvolle HO-link 2015 plaatsgevonden rond het thema Grip, met ook een uitgebreide bijdrage vanuit de andere projecten van Efficiënte Bedrijfsprocessen (grip op onderwijslogistiek, grip op standaarden, grip op coalitievorming). Als Jaarrapport P9 EB 2015 Pagina 3

4 speerpunt van Exchange geldt verder het onderwerp Coalitievorming als Innovatiemiddel. Daarover is een paper Grip op Coalitievorming als Innovatiemiddel verschenen met alle aandachtspunten over het management van de life-cycle van coalities tussen instellingen en SURF, gericht op het implementeren van innovaties bij en voor de betreffende instellingen met de hele sector als perspectief. Eind 2015 is een interviewronde ingepland en ingezet langs relevante instellingen die mogelijk in 2016 een coalitie kunnen vormen rond de problematiek van flexibele onderwijslogistiek voor flexibel onderwijs. Belangrijke onderzoeksvraag zal zijn welke ondersteuning SURF daarbij kan en/of moet bieden naar de inzichten van de instellingen. Het Programmanagement is inhoud gegeven door begeleiding van de projectleiders voor onderwijslogistiek, architectuur en standaarden, met name gericht op inhoudelijke definiëring en verduidelijking van projectdoelen. Initiatieven zijn genomen bij onderdelen als het digitale kennisplatform voor onderwijslogistiek, project-start-architectuur voor opdrachtgevers/projectleiders, oprichting Standaardenberaad HO en opdracht ontwikkeling Standaarden-wiki. De programmamanager heeft in de loop van het jaar de conclusie getrokken dat voor een succesvolle uitvoering van de projecten een projectleiding met meer inhoudelijk gezag cruciaal is. Vandaar dat het traject is ingezet en afgerond om voor 2016 in projectleiders te voorzien met dit inhoudelijke gezag op onderscheidenlijk onderwijslogistiek, architectuur en standaarden. Daarmee wordt mede beoogd de continuïteit van de betrokken gremia SIG Onderwijslogistiek, Architectenberaad en Standaardenberaad beter te waarborgen. Verder is het initiatief genomen om de website van het innovatieprogramma Efficiënte Bedrijfsprocessen zo te verbeteren dat deze daadwerkelijk in 2016 als basis kan dienen voor de noodzakelijke brede communicatie over doelen en resultaten van Efficiënte Bedrijfsprocessen. Tot slot is door het programmamanagement het Voorlopige Advies Orgaan Efficiënte Bedrijfsprocessen opgericht, inspelend op de situatie dat beoogde Programma Advies Raden niet snel tot stand zouden komen en op de behoefte om over de projectdoelen, projectuitvoering en toekomstplannen met een achterban uit instellingen te overleggen. Deze VAO EB is daartoe samengesteld uit vertegenwoordigers van het ICT-management uit de instellingen, alsook vertegenwoordigers van het onderwijsondersteunend management. Over de Financiële resultaten van het programma Efficiënte Bedrijfsprocessen valt op te merken dat de budgetten voor 2015 onderbesteed zijn. De hoofdoorzaak daarvan is dat eind 2014 voorzien was dat op onderdelen externe expertise zou worden ingehuurd, hetgeen niet geëffectueerd is. Het betrof voor onderwijslogistiek het ontwikkelen van het digitale kennisplatform, voor architectuur het verder ontwikkelen van de HORA naar versie 2.0 en voor exchange het analyseren van succesfactoren management coalities en ondersteunen van enkele coalitions-of-willing. In de loop van 2015 is gebleken dat de SIG Onderwijslogistiek nog niet volledig genoeg tot functionele specificaties is gekomen van het digitale kennisplatform, dat het Architectenberaad nog niet toe was aan het definiëren van HORA 2.0 en dat coalitievorming niet tot stand is gekomen. De resultaten die geboekt zijn kwamen tot stand door de inzet van de projectleiders enerzijds en anderzijds de inspanningen van de leden van de SIG Onderwijslogistiek en Architectuurberaad, die dat deden in het kader van de taken voor de eigen instelling. De onderwerpen zullen in 2016 weer aan de orde komen. Daar staat tegenover dat in 2015 besloten is tot het (niet gepland) realiseren van een Standaarden-wiki ter versterking van de doelstellingen op het gebied van standaarden. (Bedragen x 1.000,-) Programma P9: Efficiënte bedrijfsprocessen Geld budget werkelijk wer/bgt Programmatotaal: % Bestaande uit: Onderwijslogistiek HORA Standaarden Exchange Programmamanagement Project ID Werkmij Geld Kwaliteit Planning Risico SURFmarket SURFmarket SURFmarket SURFmarket SURFmarket Tabel 1: Management summary 2015 (zie bijlage 1 voor legenda 1 voor programmatotaal en legenda 2 voor overige) Jaarrapport P9 EB 2015 Pagina 4

5 1. Inleiding SURF ondersteunt instellingen in het realiseren van Efficiënte Bedrijfsprocessen en in het bijzonder bij de rol die ICT daarbij kan vervullen, zodat zij hun middelen en focus maximaal kunnen richten op onderwijs en onderzoek. Meerwaarde De kwaliteit van bedrijfsvoering heeft grote invloed op de kwaliteit van onderwijs en onderzoek. Studenten hebben belang bij tijdige en degelijke informatie ter ondersteuning van hun studie, vooral ook wanneer het studieprogramma over de grenzen van de eigen organisatorische eenheid of instelling heen gaat. Docenten, onderzoekers, studenten en instellingen moeten kunnen beschikken over adequate systemen en stuurinformatie om het onderwijs en onderzoek te organiseren. De (maatschappelijke) druk op instellingen om verantwoording af te leggen over de kwaliteit van opleidingen en diploma s en de betrouwbaarheid van onderzoeksresultaten wordt steeds groter. ICT kan daarvoor geen oplossing bieden, maar wel een bijdrage leveren aan meer transparantie. Het inrichten van een state-of-the-art informatiehuishouding is voor instellingen voor onderwijs en onderzoek een steeds grotere uitdaging. Doordat ICT een rol speelt in vrijwel alle primaire en secundaire processen en de ICT-ontwikkelingen steeds sneller gaan, is het lastig te beschikken over volledige kennis en expertise om de bedrijfsprocessen adequaat in te richten. Bij instellingen groeit dan ook de behoefte om gemeenschappelijk ICT-ondersteuning, kennis en expertise te ontwikkelen en te delen. Door samenwerking zijn kwalitatieve en efficiencyvoordelen te behalen. Standaardisatie van definities en harmonisatie van bedrijfsprocessen dragen bij tot efficiënte digitale informatievoorziening, zowel binnen een instelling als op sectorniveau. Hoewel er geslaagde resultaten zijn, zoals Studielink en Studiekeuze123, leert de ervaring dat standaardisatie van informatie en informatie-uitwisseling voor overstijgende processen niet eenvoudig is. Meerjarendoelen In dit licht richt het innovatieprogramma Efficiënte Bedrijfsprocessen zich binnen het MJP SURF op de volgende meerjarendoelen. 1. Het organiseren en faciliteren van een community voor onderwijslogistiek waar instellingen kennis en ervaring over onderwijslogistiek kunnen ontwikkelen en uitwisselen en waar (in coalitieverband) instrumenten voor onderwijslogistiek kunnen worden ontwikkeld of beproefd, mogelijk leidend tot ICT-diensten waar SURF voor kan zorgdragen uit public of community cloud. 2. Het verder ontwikkelen en beheren van de Hoger Onderwijs Referentie Architectuur (HORA) en het stimuleren en ondersteunen van het gebruik van de HORA door SURF, de instellingen en samenwerkingsverbanden. 3. Het stimuleren en ondersteunen van het ontwikkelen en gebruiken van standaarden en het organiseren van een door de SURF-stakeholders erkend punt van beheer van standaarden. Standaarden krijgen vooral ook aandacht in samenwerking met en aansluitend op relevante onderdelen van de andere innovatieve SURF-programma s voor ICT-ondersteuning van onderwijs en onderzoek. 4. Het bieden van een knowledge exchange over ICT & bedrijfsvoering waar instellingen kennis en ervaring over meer efficiënte bedrijfsprocessen en de ICT-ondersteuning daarvan kunnen ontwikkelen en uitwisselen, alsook het faciliteren van Coalitions-of-Willing, gericht op het ontwikkelen en/of implementeren van efficiënte bedrijfsprocessen en ICT-ondersteuning binnen het domein van de bedrijfsvoering. Aandacht voor het management van de life-cycle van de coalitie behoort daartoe. Daarnaast wordt jaarlijks in samenwerking met DUO en Studielink de HO-link conferentie georganiseerd, wat ook een belangrijk hulpmiddel is voor genoemde knowledge exchange. Jaarrapport P9 EB 2015 Pagina 5

6 2. Resultaten programma Inleiding Hoofdstuk 2 behandelt de inhoudelijke voortgang van de projecten, de gerealiseerde samenwerkingen, hoe is omgegaan met de risico s en hoe de ingezette lijn in 2016 e.v. wordt voortgezet Ambitie programma Zie Hoofdstuk 1, Inleiding 2.3. Projecten De doelen worden in de periode van het MJP gerealiseerd met de volgende projecten en betreffende meerjarendoelen: Project 1: Onderwijslogistiek Kennis en ervaring over onderwijslogistiek bundelen, uitwisselen en versterken. Instrumenten voor strategische besturing, operationele beheersing en praktische ondersteuning van onderwijslogistiek ontwikkelen en beschikbaar stellen. Project 2: HORA Instellingen en samenwerkingsverbanden door middel van de referentiearchitectuur een instrument geven (gemeenschappelijke taal, referenties en modellen) voor strategische besturing van de eigen en de gemeenschappelijke informatiehuishouding en ICT-voorzieningen. Project 3: Standaarden Stimuleren en ondersteunen van het ontwikkelen en gebruiken van (zo mogelijk internationale, open) standaarden. Project 4: Exchange Het bieden van een voorziening voor instellingen en samenwerkingsverbanden, waar zij kennis en informatie kunnen uitwisselen op het terrein van efficiënte bedrijfsprocessen en de ICTondersteuning ervan, alsmede waar initiatieven kunnen ontstaan voor het ontwikkelen van nieuwe instrumenten of samenwerkingsverbanden. Hieronder wordt ook nadrukkelijk verstaan het creëren van een voedingsbodem voor en alert zijn op kansen voor meer baanbrekende innovatieve projecten voor efficiënte bedrijfsprocessen en ICT-ondersteuning Project 1: Onderwijslogistiek Het programma heeft de SIG Onderwijslogistiek gefaciliteerd in het eind 2014 publiceren van het paper Onderwijslogistiekmodel, met als ondertitel Beter communiceren door gemeenschappelijke taal. Vervolgens is de puzzel Onderwijslogistiek tot stand gebracht, waarmee via workshops op een groot aantal HO-instellingen het Onderwijslogistiekmodel is verduidelijkt en verdiept. Het voornemen voor 2015 was een daarop aansluitend digitaal kennisplatform te ontwikkelen ter ondersteuning van de instellingen in het verder professionaliseren van de onderwijslogistiek. De functionele specificaties ervan zijn echter in 2015 niet afgekomen, zodat de afronding ervan in 2016 zal worden ingezet. Wel is een afstudeerder van Inholland in het najaar een onderzoek begonnen op dit thema en zal in januari 2016 zijn eindrapport opleveren. Bovendien is een werkgroep binnen de SIG opgericht om het verder uit te werken. De SIG heeft een artikel in het tijdschrift Onderwijsinnovatie weten te plaatsen onder de titel Innovatieruimte door Onderwijslogistiek. Verder is een uitleg bijna gereed van de privacyconsequenties voor onderwijslogistiek. Projectnaam Project ID Projectleider Werkmij Geld Kwaliteit Planning Risico Onderwijslogistiek Geert Eenink SURFmarket Tabel 2.1: Management summary van project 1 in 2015 Jaarrapport P9 EB 2015 Pagina 6

7 Met het stoplicht groen voor Kwaliteit wordt bedoeld dat met de resultaten een significante stap gemaakt is richting meerjarendoelen van het project. Het oranje voor Geld, Planning en Risico geeft aan dat er sprake is van onderbesteding, maar dat de doelen voor 2015 in 2016 gerealiseerd kunnen worden. Zie paragraaf Onderwijslogistiek ( ) ID Projectdoel Planning Gereed Monitor Status Faciliteren SIG Q1-Q4 ja Onderwijslogistiek in realiseren paper, puzzel en digitaal kennisplatform Onderwijslogistiekmodel Type Realisatie Paper en puzzel gerealiseerd. Digitaal kennisplatform nog in voorbereiding Onderzoeken van consequenties van privacyvraagstukken en Q4 op publicati e na oplossingen voor terrein onderwijslogistiek Oplevering definitieve versie bijna gereed Initiëren van één of meerdere Q2-Q4 nee Coalitions-of-Willing (uit i- Strategie) op terrein Onderwijslogistiek Bijdrage leveren aan HO-Link Q2-Q3 ja en Onderwijsdagen volgend tijdvak klaar PoC (Proof of Concept) event (incl workshop) In december zijn afspraken gemaakt met potentiële instellingen voor een inventarisatie naar mogelijke samenwerking op het thema 'flexibele onderwijslogistiek voor flexibel onderwijs' Naast Keynote ook 17 workshops georganiseerd. Tabel 3.1: Deliverables van project 1 in Project 2: HORA Met het Architectenberaad is een inventarisatie gedaan naar mogelijke en kansrijke Coalitionsof-Willing tussen instellingen rond de thema s die voortkwamen uit de i-strategie (resultaat van het project Regie in de Cloud in 2014). Het oogmerk was te onderzoeken of met architectuur daaraan een bijdrage gegeven kon worden. De conclusie was dat de daarin benoemde thema s voor een groot deel een plaats hebben gekregen in de innovatieprogramma s van het SURF MeerJarenPlan, maar dan niet zozeer in een coalitieverband. Alleen voor het thema Studentmobiliteit is een CoW in wording en LDE-verband (Leiden UU/HBO, Delft, Erasmus). Met het programma Onderwijs op Maat is samengewerkt om enige verdieping aan te brengen op de relevante onderwijs-componenten van de HORA. Het thema Project-Start-Architectuur is uitgewerkt door templates te ontwikkelen voor architecten om goed inhoud te geven aan de PSA voor projecten die tussen instellingen spelen. Daarnaast is een opdracht-template ontwikkeld voor opdrachtgevers/projectleiders om enerzijds te bevorderen dat in de projectplannen een PSA wordt opgenomen en anderzijds de opdrachtgever/projectleider te ondersteunen in het formuleren van een adequate opdracht aan betrokken architecten. Projectnaam Project ID Projectleider Werkmij Geld Kwaliteit Planning Risico HORA Ariane Goossens SURFmarket Tabel 2.2: Management summary van project 2 in 2015 Met het stoplicht groen voor Kwaliteit wordt bedoeld dat met de resultaten een significante stap gemaakt is richting meerjarendoelen van het project. Het oranje voor Geld, Planning en Risico geeft aan dat er sprake is van onderbesteding, maar dat de doelen voor 2015 in 2016 gerealiseerd kunnen worden. Zie paragraaf Jaarrapport P9 EB 2015 Pagina 7

8 HORA ( ) ID Projectdoel Planning Gereed Monitor Status Type Realisatie Faciliteren Architectenberaad Q1-Q4 nee service Lopende activiteit. en betreffende opdrachtgeversoverleg Door PAR en Q1 nee Opdrachtgeversoverleg gedragen nadere uitwerking potentiële aanvullende doelen, werkpakketten, inzet budgetten Project HORA Stimuleren ontwikkeling Q1-Q4 nee ondersteuning voor opstellen Project Start Architecturen t.b.v. 'Coalitions-of-Willing' en SURF Wanneer er duidelijkheid is over de PAR en het opdrachtgeverschap voor het Architectenberaad kan hier voor 2016 concrete invulling aan gegeven worden. In de tussentijd zijn de onderwerpen besproken in de VAO EB. Er zijn gesprekken geweest met de innovatieprogramma's van SURF en met mogelijke coalities. Er zijn templates ontwikkeld voor architecten en opdrachtgevers. De daadwerkelijke toepassing in coalities is afhankelijk van de ontwikkelingen in projecten. De template voor opdrachtgevers zal begin 2016 plaatsvinden Bijdrage leveren aan HO-Link Q2-Q3 nee en Onderwijsdagen vervallen event (incl workshop) Een bijdrage aan beide events heeft niet plaatsgevonden omdat het niet bleek te passen in de programma's. Tabel 3.2: Deliverables van project 2 in Project 3: Standaarden Het project Standaarden heeft de DirectieRaad van SURF met een notitie geadviseerd over het toepassen van open standaarden door SURF en de positie die SURF daarbij kan innemen. Verder hebben de activiteiten in het licht gestaan van de bijdrage aan EduStandaard, SION, IMS Global en NEN. Tevens is een initiële Standaarden-wiki ontwikkeld, waarmee voor het HO relevante standaarden op de gebieden onderwijs, onderzoek en bedrijfsvoering overzichtelijk toegankelijk worden gemaakt. Daarmee wordt voor de instellingen, maar ook voor de SURF-organisatie, de benodigde transparantie gerealiseerd in het woud van standaarden. Bovendien wordt van de wiki verwacht dat deze als zodanig bijdraagt aan meer eenheid in keuzen van standaarden. De oprichting van een Standaardenberaad HO is ter hand genomen met ter zake kundige vertegenwoordigers van HO-instellingen en SURF. Dit beraad neemt het inhoudelijke beheer van de Standaarden-wiki op zich, functioneert als coördinatie/expertisepunt voor standaarden en dient als achterban voor de inbreng in Edustandaard, IMS Global en NEN. Projectnaam Project ID Projectleider Werkmij Geld Kwaliteit Planning Risico Standaarden Ariane Goossens SURFmarket Tabel 2.3: Management summary van project 3 in 2015 Met het stoplicht groen voor Kwaliteit wordt bedoeld dat met de resultaten een significante stap gemaakt is richting meerjarendoelen van het project. Het oranje voor Geld, Planning en Risico geeft aan dat er sprake is van onderbesteding, maar dat de doelen voor 2015 in 2016 gerealiseerd kunnen worden. Zie paragraaf Jaarrapport P9 EB 2015 Pagina 8

9 Standaarden ( ) ID Projectdoel Planning Gereed Monitor Status Type Realisatie Door PAR gedragen nadere Q1 nee De VAO erkent de noodzaak tot het uitwerking potientiële inrichten van een (virtueel) aanvullende doelen, coördinatie/expertisepunt binnen SURF werkpakketten, inzet voor Standaarden. Het budgetten en project Architectenberaad deelt deze mening. Standaarden Een eerste bijeenkomst van een daarop gerichte Standaardenberaad is in januari 2016 gepland Nader inrichten erkend en Q1-Q4 nee gedragen Coördinatiepunt Standaarden voor instellingen, samenwerkingsverbanden en SURF Stimuleren van het gebruik Q1-Q4 nee van Standaarden (veelal in samenwerking met Edustandaard) Herzien lidmaatschap IMS Q4 nee Global Bijdrage leveren aan HO-Link Q2-Q3 nee en Onderwijsdagen service Voor de Directieraad van SURF is een advies opgesteld m.b.t. Standaarden, waarin het thema was opgenomen. Er is een initiële versie van een Standaarden-wiki in ontwikkeling. Komt gereed begin service Lopende activiteit door deelname aan de verschillende raden en werkgroepen van Edustandaard. nog niet gestart contract Geschiedt in 2016 event (incl workshop) Er is een presentatie verzorgd tijdens de HO-link dagen over Standaarden. Een bijdrage aan Onderwijsdagen paste niet in het programma. Tabel 3.3: Deliverables van project 3 in Project 4: Knowledge exchange over ICT & bedrijfsvoering Er is deelgenomen aan het opdrachtgeversoverleg en programmaraad de HO-link Deze is succesvol geweest en had als thema Grip. Vanuit het programma Efficiënte Bedrijfsprocessen is ook een uitgebreide bijdrage geleverd (grip op onderwijslogistiek, grip op standaarden, grip op coalitievorming). Als speerpunt geldt verder het onderwerp Coalitievorming als Innovatiemiddel. Daarover is een paper gerealiseerd onder de titel Grip op Coalitievorming als Innovatiemiddel. Het behandelt alle aandachtspunten over het management van de life-cycle van coalities tussen instellingen en SURF en is gericht op het implementeren van innovaties bij en voor de betreffende instellingen, met de hele sector als perspectief. Eind 2015 is een interviewronde ingepland en ingezet langs relevante instellingen die mogelijk in 2016 een coalitie kunnen vormen rond de problematiek van flexibele onderwijslogistiek voor flexibel onderwijs. Belangrijke onderzoeksvraag zal zijn welke ondersteuning SURF daarbij kan en/of moet bieden naar de inzichten van de instellingen. Projectnaam Project ID Projectleider Werkmij Geld Kwaliteit Planning Risico Exchange Sir Bakx SURFmarket Tabel 2.4: Management summary van project 4 in 2015 Met het stoplicht groen voor Kwaliteit wordt bedoeld dat met de resultaten een significante stap gemaakt is richting meerjarendoelen van het project. Het oranje voor Geld, Planning en Risico geeft aan dat er sprake is van onderbesteding, maar dat de doelen voor 2015 in 2016 gerealiseerd kunnen worden. Zie paragraaf Jaarrapport P9 EB 2015 Pagina 9

10 Exchange ( ) ID Projectdoel Planning Gereed Monitor Status Type Realisatie Organiseren HO-Link, samen Q2 ja klaar event (incl Is succesvol verlopen. HO-link 2016 in met DUO en Studielink workshop) voorbereiding genomen Door PAR gedragen nadere Q1 nee uitwerking potentiële aanvullende doelen, werkpakketten, inzet budgetten Bedrijfsvoering algemeen Oprichten één of meer Q1-Q4 nee groepen van 'Coalitions-of- Willing' Analyse succesfactoren Q1-Q4 nee effectieve 'Coalitions-of- Willing' en ontwikkeling principes voor aanpak en mogelijke SURFondersteuning daarbij klaar service Voor het programma is nog geen PAR, wel een VAO. Vijf bijeenkomsten gehad met de VAO en doelen/inzet budgetten besproken. Vooral 2016 in de picture. Nog geen concrete voorstellen. Oriëntatie op CoW's. Voorbeelden zijn Onderwijslogistiek voor Flexibel Onderwijs en Studentenmobiliteit. In Q4 inventarisatie ingezet naar CoV Flexibele Onderwijslogsitiek voor Flexibel Onderwijs. In input voor CoW in Waar nodig faciliteren één of Q1-Q4 nee meer groepen van 'Early Committors' Het stimuleren en faciliteren Q1-Q4 nee van de ontwikkeling van samenwerkingsverbanden rond inkoop tussen instellingen en een leverancier en het ondersteunen van dergelijke verbanden service Niet meer te verwachten in Hoogstens aanzet tot voorstel SURFdienstverlening daarbij. klaar service Bijdrage geleverd aan KUBUS vanuit het een buy-perspectief. Verder geen initiatieven. Is een reguliere activiteit van SURFmarket Het met en voor de Q1-Q2 nee instellingen updaten van de Template Sourcing Strategie Het met en voor de Q4 nee instellingen een vervolg geven aan het whitepaper Naar een IT-Regieorganisatie vervallen vervallen Themabijeenkomsten Q1-Q4 nee event (incl workshop) Instellingen blijken er op dit moment geen behoefte aan te hebben. Instellingen blijken er op dit moment geen behoefte aan te hebben. Bijeenkomst van Standaarden-experts instellingen en SURF. Tabel 3.4: Deliverables van project 4 in Project 0: Programmamanagement Het Programmanagement heeft de projectleiders begeleid voor onderwijslogistiek, architectuur en standaarden, met name gericht op inhoudelijke definiëring en verduidelijking van projectdoelen. Initiatieven zijn genomen bij onderdelen als het digitale kennisplatform voor onderwijslogistiek, project-start-architectuur voor opdrachtgevers/projectleiders, oprichting Standaardenberaad HO en opdracht ontwikkeling Standaarden-wiki. De programmamanager heeft in de loop van het jaar de conclusie getrokken dat voor een succesvolle uitvoering van de projecten een projectleiding met meer inhoudelijk gezag cruciaal is. Vandaar dat het traject is ingezet en afgerond om voor 2016 in projectleiders te voorzien met dit inhoudelijke gezag op onderscheidenlijk onderwijslogistiek, architectuur en standaarden. Met deze projectleiders wordt mede beoogd de continuïteit van de betrokken gremia SIG Onderwijslogistiek, Architectenberaad en Standaardenberaad beter te waarborgen. Verder is het initiatief genomen om de website van het innovatieprogramma Efficiënte Bedrijfsprocessen zo te verbeteren dat deze daadwerkelijk in 2016 als basis kan dienen voor de noodzakelijke brede communicatie over doelen en resultaten van Efficiënte Bedrijfsprocessen. Tot slot is door het programmamanagement het Voorlopige Advies Orgaan Efficiënte Bedrijfsprocessen opgericht, inspelend op de situatie dat beoogde Programma Advies Raden niet snel tot stand zouden komen en vanuit de behoefte om over de projectdoelen, Jaarrapport P9 EB 2015 Pagina 10

11 projectuitvoering en toekomstplannen met een achterban uit instellingen te overleggen. Deze VAO EB is daartoe samengesteld uit vertegenwoordigers van het ICT-management uit de instellingen, alsook vertegenwoordigers van het onderwijsondersteunend management. Projectnaam Project ID Projectleider Werkmij Geld Kwaliteit Planning Risico Programmamanagement Sir Bakx SURFmarket Tabel 2.5: Management summary van project 0 in 2015 Programmamanagement ( ) ID Projectdoel Planning Gereed Monitor Status Type Realisatie Programmamanagement 2015 nee service Significante bijdrage geleverd aan deelprojecten Ondewijslogistiek, Architectuur/Standaarden Oprichting Programma Q1 ja Adviesraad Efficiënte Bedrijfsprocessen (PAR) service Vijf keer overleg gehad met Voorlopig Advies Orgaan Efficiënte Bedrijfsprocessen Door PAR gedragen nadere Q1 ja uitwerking Controlling Document Programma klaar CD is vertaald naar een Projectplan 2015 en overlegd met de VAO. Deze heeft zich positief uitgelaten en functioneert graag als klankbordgroep Monitoring, rapportage en Q1-Q4 ja communicatie over voortgang Programma Programmamanagement ervaart (te) grote rapportagedruk. Tabel 3.5: Deliverables van project 0 in Gerealiseerde samenwerkingen Efficiënte Bedrijfsprocessen heeft in 2015 vooral samengewerkt met de SIG Onderwijslogistiek, het Architectenberaad HO en heeft het initiatief genomen tot het oprichten van een Standaardenberaad HO. Doordat in deze beraden experts uit instellingen op de betreffende gebieden zitting hebben, is er een uitgebreide samenwerking met instellingen. In het Standaardenberaad zal ook SURF vertegenwoordigd zijn. Door het oprichten van een VAO (Voorlopig Advies Orgaan) EB is er ook samenwerking geweest op managementniveau met instellingen, zowel ICT-management als onderwijsondersteunend management Samenwerkingspartners Op het gebied van standaarden is intensief samengewerkt met Edustandaard, zowel in de Standaardisatieraad als in de Architectuurraad. Verder zijn voor het HO relevante werkgroepen begeleid. Aanpalend is geparticipeerd in SION (Samenwerkingsplatform Informatie Onderwijs), dat zich in het laatste subsidiejaar 2015 bevond. Beide platforms vormen samenwerkingsplatforms voor de zes onderwijssectorraden, hun uitvoerders, Studielink en DUO. Met DUO en Studielink wordt samengewerkt in het organiseren van de HO-link SURF-familie Vanuit Efficiënte Bedrijfsprocessen is geparticipeerd in de bijeenkomsten voor de programmamanagers van de innovatieprogramma s. SURFnet heeft de projectleider toegeleverd voor het organiseren van de HO-link. Er is samenwerking tussen Onderwijs op Maat en de Efficiënte Bedrijfsprocessen thema s Onderwijslogistiek en Standaarden. Jaarrapport P9 EB 2015 Pagina 11

12 2.5. Risicomanagement Risicomanagement project 1: Onderwijslogistiek Onderwijslogistiek ( ) ID Risico omschrijving Kans Impact Prio (KxI) Respons Type Maatregel Wie (1-5) (1-5) (1-10) Tijdsbeslag SIG-leden 2 4 3,2 behandelen Onderzoek vrijmaken trekker PM Opdracht platform onzeker aanvaarden Budget reserveren voor 2016 IM Tabel 4.1: Risicomanagement van project 1 in 2015 Realisatie Trekker gevonden in de persoon van de nieuwe projectleider Functionele specificaties niet gereed in Wordt doel voor Risicomanagement project 2: Architectuur/HORA HORA ( ) ID Risico omschrijving Kans Impact Prio (KxI) Respons Type Maatregel Wie Realisatie (1-5) (1-5) (1-10) 2 4 3,2 behandelen Onderzoek vrijmaken trekker PM Trekker gevonden in de persoon van de nieuwe Tijdsbeslag leden projectleider Architectenberaad Tabel 4.2: Risicomanagement van project 2 in Risicomanagement project 3: Standaarden Standaarden ( ) ID Risico omschrijving Kans Impact Prio (KxI) Respons Type Maatregel Wie Realisatie Draagvlak (open) Standaarden instellingen, gedragen inbreng Standaardisatieraad Edustandaard Tabel 4.3: Risicomanagement van project 3 in 2015 (1-5) (1-5) (1-10) 2 3 2,4 behandelen (virtueel) Expertise- PM + PJ Standaardisatieraad /coördinatiepunt en inbreng opgericht. Standaardisatieraad met Gaat in 2016 experts instellingen functioneren. bespreken Risicomanagement project 4: Knowledge exchange <Geef aan, mede aan de hand van de gegevens in de tabel, welke risico s ook daadwerkelijk in praktijk zijn voorgekomen. Geef daarbij ook aan hoe hiermee is omgegaan en hoe het risico is aangepakt, afgehandeld, etc.> Exchange ( ) ID Risico omschrijving Kans Impact Prio (KxI) Respons Type Maatregel Wie Geen belangstelling voor CoW (1-5) (1-5) (1-10) 3 2 2,4 Tabel 4.4: Risicomanagement van project 4 in 2015 aanvaarden Realisatie Inventarisatieronde naar CoW is ingezet. Ook overleg met CSCgremia. Jaarrapport P9 EB 2015 Pagina 12

13 2.5.5 Risicomanagement programma ID Risico omschrijving Kans Impact Prio (KxI) Respons Type Maatregel Wie Realisatie Het programma kent een beperkt budget voor veel onderwerpen. Het risico is daarom dat geen van de vele onderwerpen voldoende tot hun recht komen. (1-5) (1-5) (1-10) 1 3 1,2 behandelen Het budget wordt ingezet om PM vanuit SURF een beperkt aantal activiteiten te ontplooien. Aanvullende activiteiten hangen af van de prioriteiten bij instellingen en hun mogelijkheden om qua menskracht en faciliteiten en/of middelen bij te dragen aan een dergelijke verbreding van het programma. In overleg met VAO/PAR EB voorstellen ontwikkelen en waar nodig prioriteiten te formuleren. Het programma raakt onvoldoende de echte, door de instellingen beschouwde belangen van de instellingen, waardoor de resultaten onvoldoende landen bij de instellingen. Daar waar programmaonderdelen raken aan andere programma s van het MJP, bijvoorbeeld op de onderwerpen Architectuur en Standaarden, wordt een krachtige afstemming en samenwerking gehinderd door het feit dat er vier verschillende SURFwerkmaatschappijen zijn ,6 behandelen Er is voortdurende aandacht PM voor het draagvlak bij de instellingen, te bereiken via de Programma Adviesraad en genoemde externe communicatie ,6 behandelen Het programma besteedt veel PM/IM aandacht aan de afstemming en samenwerking op relevante onderdelen met de andere programma s. Zo nodig wordt geëscaleerd naar het Directie Team SURF. Steeds in overleg met VAO/PAR EB en CSC-overleggen voorstellen ontwikkelen. Huidig oordeel is dat relevante belangen worden geraakt. In overleg met Innovatiemanager bewaken. Tabel 4.5: Risicomanagement van programma in Doorkijk navolgende jaren 2015 is het eerste jaar van het MeerJarenPlan, wat de periode beslaat. Onderstaand wordt vermeld hoe deze jaren worden ingevuld Hier wordt verwezen naar het Controlling Document voor 2016 en de relevante tabellen geciteerd. Project: Onderwijslogistiek ( ) ID Deliverable Type deliverable Planning D A Doorontwikkeld Onderwijslogistiekmodel Q1-Q4 D B Ontwerp volwassenheidsfasen onderwijslogistiek Q3 D C Digitaal ondersteunend platform onderwijslogistiek (CoW) prototype Q2 D D Ontwikkelde onderwijslogistiek instrumenten voor flexibel onderwijs (CoW) Q1-Q4 D E Ontwikkelde instrumenten voor inzetplanning Q3 D F Bijdrage HO-link 2016 event (incl workshop) Q2 D G Bijdrage Onderwijsdagen event (incl workshop) Q4 Project: HORA ( ) ID Deliverable Type deliverable Planning D A Roadmap HORA 2.0 Q1 D B HORA 2.0 wiki software Q3 D C Aanpassing HORA 1.0 n.a.v. MJP projecten en CoW's Q1-Q4 D D Publicatie Project-Start-Architectuur Q1 D E Publicatie HORA 2.0 Q4 Project: Standaarden ( ) ID Deliverable Type deliverable Planning D A (Virtueel) Expertise-/Coördinatiepunt Standaarden service Q1-Q4 D B Standaarden wiki (inclusief bekendmaking) software Q2 D C Bijdrage Edustandaard service Q1-Q4 D E Bijdrage MJP projecten en CoW's Q1-Q4 Jaarrapport P9 EB 2015 Pagina 13

14 Project: Knowledge Exchange EB ( ) ID Deliverable Type deliverable Planning D A Grip op Coalitievorming als Innovatiemiddel Q1 D B Presentaties over Grip op Coalitievorming als Innovatiemiddel event (incl workshop) Q1-Q4 D C Voorstel SURF-dienstverlening Coalitions-of-willing (CoW) Q2 D D Pilot(s) ondersteuning CoW service Q3 D E HO-link 2016 event (incl workshop) Q2 Project: Programmamanagement ( ) ID Deliverable Type deliverable Planning D A Overleg planning met CSC Overleggen en PAR EB Q1 D B Participatie overleggremia buiten SURF service Q1-Q4 D C Afspraken met programmamanagers over samenwerking Q1-Q4 D D Rapportages t.b.v. Innovatiemanager/DR Q1-Q4 D E Inhoudelijke projectleiding deelprojecten contract Q In de periode wordt de in 2015 ingezette lijn naar de meerjarendoelen van Efficiënte Bedrijfsprocessen doorgezet, mede in overleg met de PAR EB en waar nuttig met de CSCoverleggen. Deze meerjarendoelen worden daarom hier geciteerd uit de inleiding. 1. Het organiseren en faciliteren van een community voor Onderwijslogistiek waar instellingen kennis en ervaring over onderwijslogistiek kunnen ontwikkelen en uitwisselen en waar (in coalitieverband) instrumenten voor onderwijslogistiek kunnen worden ontwikkeld of beproefd, mogelijk leidend tot ICT-diensten waar SURF voor kan zorgdragen uit public of community cloud. 2. Het verder ontwikkelen en beheren van de Hoger Onderwijs Referentie Architectuur (HORA) en het stimuleren en ondersteunen van het gebruik van de HORA door SURF, de instellingen en samenwerkingsverbanden. 3. Het stimuleren en ondersteunen van het ontwikkelen en gebruiken van standaarden en het organiseren van een door de SURF-stakeholders erkend punt van beheer van standaarden. Standaarden krijgen vooral ook aandacht in samenwerking met en aansluitend op relevante onderdelen van de andere innovatieve SURF-programma s voor ICT-ondersteuning van onderwijs en onderzoek. 4. Het bieden van een knowledge exchange over ICT & bedrijfsvoering waar instellingen kennis en ervaring over meer efficiënte bedrijfsprocessen en de ICT-ondersteuning daarvan kunnen ontwikkelen en uitwisselen, alsook het faciliteren van Coalitions-of-Willing, gericht op het ontwikkelen en/of implementeren van efficiënte bedrijfsprocessen en ICT-ondersteuning binnen het domein van de bedrijfsvoering. Aandacht voor het management van de life-cycle van de coalitie behoort daartoe. Daarnaast wordt jaarlijks in samenwerking met DUO en Studielink de HO-link conferentie georganiseerd, wat ook een belangrijk hulpmiddel is voor genoemde knowledge exchange. Jaarrapport P9 EB 2015 Pagina 14

15 Bijlage 1: Legenda s Legenda financieel (objectief o.b.v. bedragen) Besteding programma ligt tussen de 85% en 101%; besteding project tussen de 85% en 110% mits programma op groen en totale afwijking is maximaal bedrag van 10% van projecttotaal met maximum van Onderbesteding programma tussen de 50% en 85%; onderbesteding project tussen de 50% en 85% en totale afwijking is maximaal bedrag van 10% van projecttotaal met maximum van Overschrijding programma is meer dan 101%; onderbesteding bij programma is minder 50%, onderbesteding bij project is minder dan 50% en totale afwijking is maximaal bedrag van 10% van projecttotaal met maximum van Projectfase is nog niet gestart. Legenda 1 Legenda management samenvatting (subjectief o.b.v. programmamanager) Het project volgens plan en binnen de afgesproken toleranties. Het project tegen issues aan, maar de projectmanager verwacht wel binnen de projecttoleranties te kunnen blijven. Het projectrisico is geïdentificeerd en er zijn acties gedefinieerd om de risico's in te perken, op te lossen of te voorkomen. Er wordt nog niet geëscaleerd naar opdrachtnemer of opdrachtgever. Het project tegen issues aan en komt buiten de projecttoleranties. Het projectrisico is geïdentificeerd, maar de ondernomen acties helpen onvoldoende. Er is of dient geëscaleerd te worden naar opdrachtnemer of zelfs opdrachtgever. Projectfase is nog niet gestart. Legenda 2 Jaarrapport P9 EB 2015 Pagina 15