Controlling Document. Programma: Duurzame data. Indiener: SURFsara

Transcriptie

1 Controlling Document Programma: Duurzame data Indiener: SURFsara Versie november 2015

2 Inhoudsopgave Management samenvatting 3 1. Inleiding 6 2. Programmabeschrijving op hoofdlijnen Ambitie Projecten Relatie met andere programma s/projecten 8 3. Programma Management Organisatie Onderlinge verrekeningen Rapportages en intern overleg Risicomanagement en escalatie De Projecten Project 1: Platform voor optimaal gebruik van data Project 2: Ondersteuning data life cycle Project 3: Ondersteuning duurzame opslag Project 0: Programmamanagement Brondocumenten 15 Controlling Document Duurzame data SURF 2016 Pagina 2

3 Management samenvatting Innovatieprogramma P4: Duurzame data Behorend bij het thema: Optimaal omgaan met data In zowel onderzoek als onderwijs is al lange tijd een explosieve groei te zien in de hoeveelheden en complexiteit van data waarmee wordt gewerkt. Het wordt steeds makkelijker om data te verzamelen, maar steeds moeilijker om data op zo n manier op te slaan en vindbaar te maken dat ze ook bruikbaar zijn. De data-explosie en de impact hiervan op onderwijs en onderzoek is enorm. Alleen door goed datamanagement, en analysemethoden en gereedschappen kunnen data worden omgezet in kennis, kunnen anderen profijt van hebben van data, kan (economische) waarde worden gecreëerd en kan de concurrentiepositie van Nederland op het gebied van onderwijs en onderzoek internationaal worden behouden en versterkt. Goed Research Data Management (het zorgvuldig behandelen, beheren en duurzaam beschikbaar houden van onderzoeksdata) is essentieel en zorgt voor het kostenefficiënt en betrouwbaar organiseren van de zorg voor onderzoeksdata voor verschillende wetenschapsdomeinen. Vanwege de brede aard van dit onderwerp en de uiteenlopende expertise- en verantwoordelijkheidsgebieden die hiermee samenhangen is effectieve coördinatie en afstemming op nationaal en internationaal niveau essentieel, en zijn de verwachtingen van dit programma van de SURF doelgroep bijzonder hoog. In dit programma wordt nauwe samenwerking gezocht met nationale en internationale stakeholders en samenwerkingsverbanden. Binnen Nederland is er bijvoorbeeld al intensief contact en/of samenwerking met RDNL (DANS, 3TU.datacenter, SURFsara), DTL, NWO, VSNU, NFU, KNAW, UKB en NLeSC. Internationaal vindt er structurele afstemming plaats binnen onder andere EUDAT, EGI, OpenAIRE, en Knowledge Exchange waarbij wordt onderzocht op welke wijze de EC het thema research data management kan ondersteunen. Binnen de Special Interest Group Research Data en U2Connect worden de ontwikkelingen in de verschillende domeinen bijeengebracht de toegesneden op de Nederlandse situatie. Ook het belang van Open Researchdata als onderdeel van Open Science neemt sterk toe. De ambitie van SURF in dit programma is het optimaal omgaan met data in onderzoek en onderwijs te ondersteunen op een drietal vlakken: 1. het bieden van een platform gericht op het optimaal gebruik van data in onderwijs en onderzoek; 2. het ontwikkelen en organiseren van een aanbod aan datadiensten voor de ondersteuning van de hele data life cycle; 3. ondersteuning van het proces voor (financiering van) duurzame opslag van onderzoeks- en onderwijsdata. Om deze ambities te realiseren worden de volgende drie projecten uitgevoerd: Project 1: Platform voor optimaal gebruik van data Onderzoekers en docenten vragen om effectieve en efficiënte oplossingen voor research data management. Het hoofddoel van het project is het versterken van de kennisbundeling en kennisdeling over en het verbeteren van aansluiting tussen vraag en aanbod voor het optimaal gebruik van data. Via een Landelijk Coördinatiepunt Research Data Management zal kennisuitwisseling worden ondersteund, in nauwe en sensitieve afstemming met alle relevante stakeholders zoals RDNL, UKB, NFU, DTL, CHAT, NLeSC, universiteitsbibliotheken, instellingen (universiteiten, onderzoeksinstituten, UMC s, HBO s etc.) en research communities, en in aansluiting op ontwikkelingen op Europees niveau (zoals Knowledge Exchange en EUDAT). Kennis en informatie Controlling Document Duurzame data SURF 2016 Pagina 3

4 over Research Data Management zal op één punt worden verzameld en van daaruit beschikbaar worden gemaakt. Door het verzamelen en dissemineren van kennis en informatie, het bijeenbrengen van de juiste personen en expertise rondom belangrijke onderwerpen, wordt beoogd: I. een goed overzicht te verkrijgen van bestaande initiatieven; II. de succesvolle aanpakken en resultaten te delen en hergebruik hiervan te bevorderen; III. lacunes te identificeren, te agenderen en bestuurlijke besluitvorming voor te bereiden; IV. de aanpak en oplossing van door het werkveld geïdentificeerde algemene randvoorwaardelijke vraagstukken op het gebied van RDM te faciliteren; V. kennisuitwisseling en disseminatie via een online platform en bijeenkomsten in/met het werkveld. Bij de coördinatieactiviteiten zal een balans worden gezocht tussen de meerwaarde van bijeenkomsten zoals seminars en workshops en de efficiëntie van een online community. Ook community-specifieke RDM trajecten worden ondersteund, zoals het NFU Data4lifesciences programma, DTL (Dutch Techcenter for Life Sciences), en indien mogelijk CHAT. Project 2: Ondersteuning data lifecycle De behoefte van onderzoekers aan oplossingen voor beheer en verwerking van onderzoeksdata verandert gedurende de voortgang van het onderzoek. Dit project heeft tot doel dat het aanbod van oplossingen voor het beheer en verwerking van data bij de verschillende aanbieders van nationale en internationale data-faciliteiten, inzichtelijk en toereikend is voor de onderzoeksgemeenschap. Via zowel nationale samenwerking met DANS en 3TU.Datacentrum binnen Research Data Netherlands (RDNL) en met partijen zoals DTL en Data Science Centres bij instellingen als internationale verbreding van deze samenwerking (binnen onder andere EUDAT), en door op basis van gebundelde vraagarticulatie dienstontwikkeling te initiëren, wordt een volledig palet van oplossingen gecreëerd die de complete data life cycle ondersteunt. De belangrijkste activiteiten in 2016 zijn onder meer het verder ontwikkelen van support en delivery modellen en het opzetten, het uitbouwen en afstemmen van dienstencatalogussen met diverse organisaties, het organiseren van trainingen op het gebied van research data management, en het organiseren en uitreiken van de RDNL dataprijs. Project 3: Ondersteuning duurzame opslag De wijze waarop de kosten voor duurzame dataopslag zullen worden gedragen is nog onduidelijk. Het hoofddoel van het project is de ontwikkeling en afstemming van sustainability modellen voor duurzame opslag en toegang tot data. In dit project wordt beoogt samen met universiteiten, financiers en leveranciers van research data management voorzieningen en modellen te ontwikkelingen zodat: 1. Onderzoekers in staat zijn kosten van research data management te begroten; 2. Onderzoekers in staat zijn kosten van research data management op te voeren in de projectfinanciering; 3. Alle resultaten uit onderzoek worden bewaard in lijn met de daartoe geldende weten regelgeving; 4. Relevante onderzoekersresultaten duurzaam toegankelijk en herbruikbaar zijn. In 2015 is gestart met het in kaart brengen van kosten en potentiele financieringsbronnen voor research data management. In 2016 zal dat voortgezet en verder uitgewerkt en ontwikkeld kunnen worden, onder andere in samenwerking met het project Toegang tot de e-infrastructuur binnen programma 6. Ook een aantal research communities is langzaam maar zeker zo ver, dat gestart kan worden met de gezamenlijk ontwikkeling van business modellen voor research data Controlling Document Duurzame data SURF 2016 Pagina 4

5 management. De kennis en ervaringen zullen in de tweede helft van 2016 worden gebundeld in een rapport Subsidiabiliteit van datadiensten en gepresenteerd op een seminar Begroten van Research Data Management. Controlling Document Duurzame data SURF 2016 Pagina 5

6 1. Inleiding Voor u ligt het controlling document 2016 voor het SURF innovatieprogramma Duurzame Data. Dit programma geeft invulling aan het thema Optimaal omgaan met data in het SURF meerjarenplan In zowel onderzoek als onderwijs is al lange tijd een explosieve groei te zien in de hoeveelheden en complexiteit van data waarmee wordt gewerkt. Deze data-explosie en de impact hiervan op onderwijs en onderzoek is enorm. Alleen door goed datamanagement, en analysemethoden en gereedschappen kunnen data worden omgezet in kennis, kunnen anderen profijt van hebben van data, kan (economische) waarde worden gecreëerd en kan de concurrentiepositie van Nederland op het gebied van onderwijs en onderzoek internationaal worden behouden en versterkt. In dit programma staat daarom Research Data Management centraal. Goed Research Data Management (het zorgvuldig behandelen, beheren en duurzaam beschikbaar houden van onderzoeksdata) is essentieel en zorgt voor het kostenefficiënt en betrouwbaar organiseren van de zorg voor onderzoeksdata voor verschillende wetenschapsdomeinen. Vanwege de brede aard van dit onderwerp, de vele uitdagingen, de diversiteit van actoren en de uiteenlopende expertise- en verantwoordelijkheidsgebieden die hiermee samenhangen is effectieve coördinatie en afstemming op nationaal en internationaal niveau essentieel, en zijn de verwachtingen van de SURF doelgroep van dit programma bijzonder hoog. In dit programma wordt nauwe samenwerking gezocht met nationale en internationale stakeholders en samenwerkingsverbanden. Binnen Nederland is er bijvoorbeeld al intensief contact en/of samenwerking met RDNL (DANS, 3TU.datacenter, SURFsara), DTL, NWO, VSNU, NFU, KNAW, UKB en NLeSC. Internationaal vindt er structurele afstemming plaats binnen onder andere EUDAT, EGI, OpenAIRE, en Knowledge Exchange waarbij wordt onderzocht op welke wijze de EC het thema research data management kan ondersteunen. Binnen de Special Interest Group Research Data en U2Connect worden de ontwikkelingen in de verschillende domeinen bijeengebracht de toegesneden op de Nederlandse situatie. Ook het belang van Open Researchdata als onderdeel van Open Science neemt sterk toe. Het algemene en meerjarige hoofddoel van dit programma is het ondersteunen van de SURF doelgroep bij het optimaal en duurzaam omgaan met data door: 1. het versterken van de kennisbundeling en kennisdeling over en het verbeteren van aansluiting tussen vraag en aanbod van verschillende doelgroepen en communities voor het optimaal gebruik van data; 2. het ondersteunen van een inzichtelijk en toereikend aanbod van oplossingen voor het beheer en verwerking van data bij verschillende aanbieders van nationale en internationale data faciliteiten; 3. het ondersteunen van het proces van borging van financiering voor duurzame opslag en hergebruik van data door het ontwikkelen van business modellen hiervoor in dialoog met financiers van onderzoek en e-infrastructuur, onderzoekscommunities en instellingen. Om deze doelstellingen te realiseren worden de volgende drie projecten uitgevoerd die verder in dit controlling document worden uitgewerkt: - Project 1: Platform voor optimaal gebruik van data - Project 2: Ondersteuning data lifecycle - Project 3: Ondersteuning duurzame opslag Controlling Document Duurzame data SURF 2016 Pagina 6

7 2. Programmabeschrijving op hoofdlijnen 2.1. Ambitie De ambitie van SURF in dit programma is het optimaal omgaan met data in onderzoek en onderwijs te ondersteunen op een drietal vlakken: 1. het bieden van een platform gericht op het optimaal gebruik van data in onderwijs en onderzoek; 2. het ontwikkelen en organiseren van een aanbod aan datadiensten voor de ondersteuning van de hele data life cycle; 3. ondersteuning van het proces voor (financiering van) duurzame opslag van onderzoeks- en onderwijsdata. Alleen door goed datamanagement, en analysemethoden en gereedschappen kunnen data worden omgezet in kennis, kunnen anderen profijt van hebben van data, kan (economische) waarde worden gecreëerd en kan de concurrentiepositie van Nederland op het gebied van onderwijs en onderzoek internationaal worden behouden en versterkt. Goed Research Data Management (het zorgvuldig behandelen, beheren en duurzaam beschikbaar houden van onderzoeksdata) is essentieel en zorgt voor het kostenefficiënt en betrouwbaar organiseren van de zorg voor onderzoeksdata voor verschillende wetenschapsdomeinen. De uitdagingen van research data management zijn legio, evenzo de diversiteit van actoren in het speelveld. Als dienstverlener en innovator biedt SURF oplossingen waarmee onderzoekers, eindgebruikers en instellingen in staat worden gesteld baanbrekend onderzoek te doen. Hierin staat SURF niet alleen: nationaal en internationaal is er een scala aan dienstverleners en ondersteuningsorganisaties die het Nederlands onderzoek en onderwijs ondersteunen. Als samenwerkingsorganisatie van universiteiten, hogescholen, UMC s, onderzoeksinstituten en binnenkort ook MBO s wil SURF een proactieve rol spelen bij de bundeling van kennis en expertise die verder strekt dan alleen de eigen dienstverlening. Alleen door open samenwerking en kennisdeling tussen eindgebruikers, instellingen en andere aanbieders van diensten voor data kunnen uitdagingen het hoofd worden geboden Projecten De beoogde doelstellingen van het programma worden gerealiseerd met resultaten uit de volgende projecten: - Project 0: Programmamanagement: Optimale planning, risicobeheersing en afstemming tussen programmaonderdelen en afstemming met andere SURF innovatieprogramma s en externe stakeholders. - Project 1: Platform voor optimaal gebruik van data: Kennisbundeling en kennisdeling voor optimaal gebruik van data in onderwijs en onderzoek. - Project 2: Ondersteuning data lifecycle: Inzichtelijk en toereikend aanbod van diensten voor het beheer en verwerking van onderwijs- en onderzoeksdata. - Project 3: Ondersteuning duurzame opslag: Ontwikkeling en afstemming van sustainability modellen voor duurzame opslag en toegang tot data. Controlling Document Duurzame data SURF 2016 Pagina 7

8 Tabel 2: Key deliverables per project per jaar In hoofdstuk 4 worden de projecten in meer detail uitgewerkt, wat betreft hun doelen, activiteiten, resultaten en financiën Relatie met andere programma s/projecten Dit programma wordt uitgevoerd binnen de context van het SURF meerjarenplan en hangt als volgt samen met andere programma s die binnen dit meerjarenplan zullen worden uitgevoerd: Dienstontwikkeling, levering en ondersteuning voor het gebruik van diensten en consultancy vinden plaats in P1 (Verbindende infrastructuren), P2 (Reken- en datainfrastructuren) en P3 (Geïntegreerde federatieve e-infrastructuur); Vraagarticulatie voor dataopslag in onderwijs vindt plaats in P5 (Onderwijs op maat); De organisatie van de outreach, ondersteuning en vraagarticulatie voor de e-infrastructuur vindt plaats in P6 (Samenwerken aan ICT-omgevingen voor onderzoek); Open Access tot publicaties vindt plaats in P7 onder leiding van SURFmarket. Dit programma geeft invulling aan de samenwerking tussen SURF en de onderwijs- en onderzoeksgemeenschap op het gebied van research data management. Het voert te ver hier iedere samenwerking en relatie uitputtend op te sommen, maar enkele belangrijke actoren zijn: Research Data Netherlands, waarbinnen door SURFsara wordt samengewerkt met 3TU.Datacentrum en DANS. Binnen RDNL vindt organisatie plaats van het aanbod van diensten op het gebied van lange-termijn dataopslag (project 2). Verder vindt met RDNL partners nauwe samenwerking en afstemming plaats ten behoeve van het landelijk coördinatiepunt research data management (project 1); Netherlands escience Center (project 1 en 3); Dutch Techcentre for Life Sciences (DTL) (project 1); Center for Humanities and Technology (CHAT) (project 1); Internationale projecten zoals EUDAT (project 3) en Knowledge Exchange (project 1); Samenwerkingsverbanden van universiteiten waaronder UKB en U2Connect (project 1 en 2); Koepelorganisaties VSNU en NFU (project 1); Financiers van wetenschappelijk onderzoek (NWO, KNAW, Europese Commissie) (project 1 en 3). Controlling Document Duurzame data SURF 2016 Pagina 8

9 3. Programma Management 3.1. Organisatie In het programma wordt de volgende organisatiestructuur gehanteerd. De Senior Responsible Owner draagt de eindverantwoordelijkheid voor het programma. Senior Responsible Owner (SRO) Deze rol wordt ingevuld door de algemeen directeur van SURFsara,; Eindverantwoordelijk voor het programma; Actief en zichtbaar boegbeeld van programma en veranderdoelstellingen; Verantwoordelijk voor het verbinden van belangen; SRO vertegenwoordigt het programma in het Directie Team; SRO delegeert dagelijkse verantwoordelijkheid voor het programma aan Programma Manager; Voorzitter van de programma board die de SRO ondersteunt bij de programma beheersing (met daarin de programma manager en Business Change managers (MT leden en/of belanghebbenden van andere werkmaatschappijen); Programma Manager Deze rol wordt ingevuld door een van de SURFsara MT leden,; De programma manager is, op basis van het door de algemeen directeur SURFsara en subsidieverstrekker vastgestelde programmaplan, (gedelegeerd) verantwoordelijk voor het programma (inclusief budget) en de levering van de resultaten waar de organisatie de veranderdoelstellingen van het programma mee kan realiseren; De programma manager geeft mede vorm aan het programma, zorgt voor de optimale aansluiting van de doelen binnen het programma bij die missie, visie en doelen van SURF(sara) en oefent invloed uit op de omgeving van het programma en reageert op de invloeden uit de omgeving; Programma manager is opdrachtnemer voor het programma en fungeert als (gedelegeerd) opdrachtgever en eindverantwoordelijke voor de projecten; De programma manager is verantwoordelijk voor: o het beoordelen van en instemmen met (alvorens ter besluitvorming aan de SRO): o het jaarlijks (meerjaren) programmaplan en eventuele substantiële wijzigingen daarvan; o door de projectmanager aangeleverde projectvoorstellen en wijzigingen die buiten de kaders/toleranties van het jaarlijkse programmaplan vallen, o de voorbereiding van de besluitvorming over go/no-go beslissingen die expliciet in het programma aan de algemeen directeur zijn voorbehouden; o aanleveren van de Programma kwartaal en jaarrapportages (zowel inhoudelijk als financieel); De programma manager spreekt met de projectmanagers de toleranties af wat betreft tijd, kosten, kwaliteit, scope, risico s en benefits; Project Manager De projectmanager draagt zorg voor de opzet en uitvoering van projecten en de daaraan gekoppelde doelen en deliverables; De projectmanager maakt de jaarplannen voor het project (cq. update van controlling documents), schrijft de kwartaalrapportages en coördineert de projectactiviteiten; De projectmanager is verantwoordelijk voor de inzet van middelen (menskracht en andere middelen) die aan het project zijn toegekend; De projectmanager opereert binnen de met programmamanager afgesproken toleranties; De projectmanager controleert actief de uitputting van de middelen die aan het project zijn toegekend. Controlling Document Duurzame data SURF 2016 Pagina 9

10 3.2. Onderlinge verrekeningen In dit programma vinden geen onderlinge verrekeningen plaats Rapportages en intern overleg Richting SURF wordt per kwartaal een inhoudelijke en financiële rapportage gestuurd met aan het einde van het jaar een jaarverslag. De procedure voor het opleveren van deze rapportages zijn opgenomen in de door SURF met de toekenning van de innovatiegelden in december 2015 meegestuurde subsidievoorwaarden. Tweewekelijks vindt regulier overleg plaats tussen de programmamanager en de projectmanagers Risicomanagement en escalatie Risicomanagement binnen het programma Voor risicomanagement wordt een scheiding toegepast tussen programma- en project niveau. Risico s die van toepassing zijn op het gehele programma worden bij project 0 (programmamanagement) vermeld. Risico s die van toepassing zijn op een individueel project worden bij het desbetreffende project vermeld. In hoofdstuk 4 worden de diverse risico s uitgesplitst naar project vermeld, dus ook die op programmaniveau (bij project 0) Escalatie Voor dit programma worden drie managementniveaus onderkend: project-, programma en corporate niveau. Gedurende het project en programma kunnen risico s en issues in de vorm van wijzigingsverzoeken, afwijkingen of andere problemen/zorgen worden geïdentificeerd. Issues kunnen door eenieder, binnen of buiten het project of programma, worden gesignaleerd en gemeld bij de projectmanager, programma manager of senior responsible owner. In beginsel wordt hierbij het principe management by exception gehanteerd: zolang de issues of risico s binnen de vastgestelde toleranties blijven voor wat betreft prestatiedoelen en risicoprofiel, is er geen noodzaak tot escalatie en kunnen zij worden afgehandeld op het niveau met de adequate (gedelegeerde) bevoegdheid. Pas wanneer issues buiten de vooraf afgesproken toleranties vallen en daarmee de bevoegdheid van een managementniveau overschrijden worden issues door middel van een formele escalatie op een hoger verantwoordelijkheidsniveau getild. Een escalatie kan derhalve alleen geïnitieerd worden door personen met de bevoegdheid op het betreffende niveau dat wordt overschreden: de project manager, programma manager of senior responsible owner voor het project-, programma- of corporateniveau respectievelijk. Het project of programma bevindt zich dan in een uitzonderingsituatie (exception). Het is tussentijds altijd mogelijk op basis van geïdentificeerde risico s of issues advies in te winnen zonder dat dit tot een formele escalatie hoeft te leiden. In dit geval wordt gesproken van een verzoek tot advies. De volgende escalatieniveaus worden onderscheiden: Project: projectmanager escaleert naar programmamanager (programma niveau) Programma: programmamanager escaleert naar senior responsible owner (corporate niveau) Corporate: senior responsible owner escaleert naar algemeen directeur SURF (SURF DR niveau) Controlling Document Duurzame data SURF 2016 Pagina 10

11 4. De Projecten 4.1. Project 1: Platform voor optimaal gebruik van data Het hoofddoel van het project is het versterken van de kennisbundeling en kennisdeling over en het verbeteren van aansluiting tussen vraag en aanbod voor het optimaal gebruik van data. Via een Landelijk Coördinatiepunt Research Data Management zal kennisuitwisseling worden ondersteund, in nauwe en sensitieve afstemming met alle relevante stakeholders zoals RDNL, UKB, NFU, DTL, CHAT, NLeSC, universiteitsbibliotheken, instellingen (universiteiten, onderzoeksinstituten, UMC s, HBO s etc.) en research communities, en in aansluiting op ontwikkelingen op Europees niveau (zoals Knowledge Exchange en EUDAT). Kennis en informatie over Research Data Management zal op één punt worden verzameld en van daaruit beschikbaar worden gemaakt. Door het verzamelen en dissemineren van kennis en informatie, het bijeenbrengen van de juiste personen en expertise rondom belangrijke onderwerpen, wordt beoogd: I. een goed overzicht te verkrijgen van bestaande initiatieven; II. de succesvolle aanpakken en resultaten te delen en hergebruik hiervan te bevorderen; III. lacunes te identificeren, te agenderen en bestuurlijke besluitvorming voor te bereiden; IV. de aanpak en oplossing van door het werkveld geïdentificeerde algemene randvoorwaardelijke vraagstukken op het gebied van RDM faciliteren; V. kennisuitwisseling en disseminatie via een online platform en bijeenkomsten in/met het werkveld. Bij de coördinatieactiviteiten zal een balans worden gezocht tussen de meerwaarde van bijeenkomsten zoals seminars en workshops en de efficiëntie van een online community. Aandacht zal worden besteed aan vraagarticulatie op zowel sectoroverstijgende als sectorspecifieke (vb UMC s, HBO s, universiteiten) onderwerpen rond RDM. Ook zullen community-specifieke RDM trajecten worden ondersteund, zoals het NFU Data4lifesciences programma, DTL en indien mogelijk CHAT. Deliverables Op basis van de in oktober 2015 door de VSNU en SURF besproken Roadmap Landelijk Coördinatiepunt Research Data Management, de daarin opgenomen werkagenda, mijlpalenplanning en de onderliggende Quickscan van RDM-onderwerpen, zal invulling gegeven worden aan het Landelijk Coördinatiepunt Research Data Management (platform): 1. online platform; 2. facilitering algemene vraagstuk-gerelateerde RDM ontwikkelingen (bewustwording, juridisch, financieel, ondersteuning, faciliteiten en infrastructuur); 3. facilitering community-specifieke RDM trajecten (o.m. NFU Data4lifesciences programma, nauwe samenwerking met DTL); 4. afstemming en samenwerking met overige innovatieprogramma s SURF. De belangrijkste deliverables voor dit project in 2016 zijn: - Opleveren, onderhouden, actualiseren en promoten van een werkend en actueel online platform Research Data Management (service) - Opleveren van een Stand van Zaken-overzicht van RDM projecten/activiteiten van de Nederlandse Universiteiten ten behoeve van de RDM monitor (document) - Opleveren RDM Monitor als periodieke voortgangsreportage, met daarin de actuele status van de RDM-thema s bij de Nederlandse universiteiten, de evaluatie van de voortgang van de mijlpalenactiviteiten van het LC RDM, toekomst/vervolgactiviteiten LC RDM (document) Controlling Document Duurzame data SURF 2016 Pagina 11

12 - Het faciliteren van twaalf themabijeenkomsten Landelijk Coördinatiepunt Research Data Management op de belangrijkste RDM vraagstukken: juridisch, financieel, bewustwording, ondersteuning, faciliteiten en data-infrastructuur (event) Samengevat weergegeven in een tabel zien de deliverables er per kwartaal als volgt uit: Tabel 5: Samenvatting van de deliverables Risico s project Tabel 7: Risicomanagement 4.2. Project 2: Ondersteuning data life cycle Het hoofddoel van het project is het organiseren van een inzichtelijk en toereikend aanbod van diensten voor het beheer en verwerking van onderwijs- en onderzoeksdata. De behoefte van onderzoekers aan oplossingen voor het beheer en verwerking van onderzoeksdata verandert gedurende de voortgang van het onderzoek. De praktijk en mate van organisatie binnen de verschillende onderzoeksdisciplines lopen daarbij sterk uiteen. Hierdoor is het niet altijd evident of en zo ja welke oplossingen voorhanden zijn, om voor de verschillende stadia die de data in haar levenscyclus doorloopt, de uitdagingen het hoofd te bieden. Daarnaast sluiten de verschillende oplossingen zowel technisch als organisatorisch vaak nog onvoldoende op elkaar aan. Dit project heeft tot doel het aanbod van oplossingen voor beheer en verwerking van data bij de verschillende aanbieders van nationale en internationale datafaciliteiten, inzichtelijk en toereikend te maken voor de onderzoeksgemeenschap. Binnen de samenwerkingsverbanden (met name Research Data Netherlands (RDNL)) zal de onderlinge positionering worden verduidelijkt en gecommuniceerd, expertises worden gedeeld en een gezamenlijk kwaliteitsniveau nagestreefd. Hierdoor ontstaat vertrouwde en samenhangende dienstverlening voor onderzoekers en onderzoeksondersteuners, die aansluit bij de behoeften van verschillende disciplines in de diverse stadia in de levenscyclus van data. Via zowel nationale als internationale verbreding van deze samenwerking, en door dienstontwikkeling te initiëren op basis van gebundelde vraagarticulatie wordt een volledig palet van oplossingen gecreëerd die de complete data lifecycle ondersteunt. De belangrijkste activiteiten daartoe zijn onder meer het verder ontwikkelen van support en delivery modellen en het opzetten, uitbouwen en afstemmen van dienstencatalogussen met diverse organisaties, het organiseren van trainingen op het gebied van research data management, en het organiseren en uitreiken van de RDNL dataprijs. Controlling Document Duurzame data SURF 2016 Pagina 12

13 Deliverables De belangrijkste deliverables voor het jaar 2016 voor dit project zijn: - Het opstellen van een zogenoemde Wegwijzer Research Data Management voor onderzoekers, waarin vooral kort en bondig vragen worden beantwoord als: Hoe vul ik een datamanagementplan in? Waar kan ik welke service afnemen en onder welke voorwaarden? Waar kan ik support krijgen op welk vlak, etc? (document) - Publicatie en verbetering RDNL-dienstencatalogus lange-termijn dataopslag (document) - Bijdrage aan RDNL trainingen Essentials 4 Data Support (training) - Organisatie en uitreiking RDNL Dataprijs (event) Samengevat weergegeven in een tabel zien de deliverables er per kwartaal als volgt uit: Tabel 5: Samenvatting van de deliverables 4.3. Project 3: Ondersteuning duurzame opslag Het hoofddoel van het project is de ontwikkeling en afstemming van sustainability modellen voor duurzame opslag en toegang tot data. Er worden steeds hogere eisen gesteld aan voorzieningen die om kunnen gaan met onderzoekersdata. Als gevolg van technologische vooruitgang is er een constante groei in de volumes en complexiteit van data die tijdens het onderzoek worden verzameld en gegenereerd. Dit stelt nieuwe eisen aan de wijze waarop onderzoeksdata tijdens het onderzoek wordt behandeld. Onderzoeksorganisaties en subsidieverstrekkers stellen daarnaast aanvullende eisen aan de wijze waarop onderzoekers onderzoeksdata beschikbaar stellen voor reproduceerbaarheid en hergebruik van onderzoeksresultaten. De expertise en voorzieningen die noodzakelijk zijn voor adequaat research data management brengen nieuwe kosten met zich mee. De omvang van deze kosten, alsmede de impact die dit heeft op de totaal beschikbare financiering voor wetenschap en voorzieningen voor het behoud van kennis zijn in grote mate nog onbekend. Hierdoor is het voor onderzoekers onduidelijk welke uitgaven zij moeten begroten en welke hiervan subsidiabel zijn. De financiering van voorzieningen die nodig zijn om de integriteit en beschikbaarheid van data na afloop van de projectfase van het onderzoek te waarborgen, vormt hierbij een bijzonder aandachtspunt. In het project modellen voor duurzame opslag beoogt SURF samen met universiteiten, financiers en leveranciers van research data management voorzieningen en modellen te ontwikkelingen zodat: 1. Onderzoekers in staat zijn research data management kosten te begroten; 2. Onderzoekers in staat zijn research data management kosten op te voeren in de projectfinanciering; 3. Alle resultaten uit onderzoek worden bewaard in lijn met de daartoe geldende wet- en regelgeving; 4. Relevante onderzoekersresultaten duurzaam toegankelijk en herbruikbaar zijn. Controlling Document Duurzame data SURF 2016 Pagina 13

14 Deliverables In 2015 is gestart met het in kaart brengen van kosten en potentiele financieringsbronnen voor research data management. In 2016 zal dat voortgezet en verder uitgewerkt en ontwikkeld kunnen worden, onder andere in samenwerking met het project Toegang tot de e-infrastructuur binnen programma 6. Ook een aantal research communities is langzaam maar zeker zo ver dat gestart kan worden met de gezamenlijk ontwikkeling van business modellen voor research data management. De kennis en ervaringen zullen in de tweede helft van 2016 worden gebundeld in een rapport Subsidiabiliteit van datadiensten en gepresenteerd op een seminar Begroten van Research Data Management. De belangrijkste deliverables voor het jaar 2016 voor dit project zijn: - Subsidiabiliteit van Datadiensten (rapport) - Seminar Begroten van Research Data Management (event) Samengevat weergegeven in een tabel zien de deliverables er per kwartaal als volgt uit: Tabel 5: Samenvatting van de deliverables Risico s project Tabel 7: Risicomanagement 4.4. Project 0: Programmamanagement Het programmamanagement van dit programma voorziet in monitoring, sturing, rapportages en forecasting, alsmede optimale planning, risicobeheersing en afstemming tussen programmaonderdelen en afstemming met andere SURF innovatieprogramma s en externe stakeholders. Deliverables Dit project kent naast de reguliere rapportages per kwartaal en het jaarverslag geen separate deliverables. Risico s project Tabel 7: Risicomanagement Controlling Document Duurzame data SURF 2016 Pagina 14

15 5. Brondocumenten - SURF Meerjarenplan Innovatie subsidie aanvraag aan SURF 2016, Innovatieprogramma: P4 Duurzame data Controlling Document Duurzame data SURF 2016 Pagina 15