Jaarrapport Programma 4: Duurzame data. Indiener: SURFsara

Transcriptie

1 Jaarrapport 2015 Programma 4: Duurzame data Indiener: SURFsara Versie: 1.1 Datum: 4 maart 2016

2 Inhoudsopgave Management samenvatting 3 1. Inleiding 6 2. Resultaten programma Inleiding Ambitie programma Projecten Gerealiseerde samenwerkingen Risicomanagement Doorkijk navolgende jaren 15 Bijlage 1: Legenda s 18 Jaarrapport 2015 Pagina 2

3 Management samenvatting In dit programma Duurzame data staat Research Data Management centraal. Goed Research Data Management (het zorgvuldig behandelen, beheren en duurzaam beschikbaar houden van onderzoeksdata) is essentieel en zorgt voor het kostenefficiënt en betrouwbaar organiseren van de zorg voor onderzoeksdata voor verschillende wetenschapsdomeinen. Het algemene en meerjarige hoofddoel van dit programma is het ondersteunen van de SURF doelgroep bij het optimaal en duurzaam omgaan met data door: - Project 1 (Platform voor optimaal gebruik van data): het versterken van de kennisbundeling en kennisdeling over en het verbeteren van aansluiting tussen vraag en aanbod van verschillende doelgroepen en communities voor het optimaal gebruik van data; - Project 2 (Ondersteuning data lifecycle): het ondersteunen van een inzichtelijk en toereikend aanbod van oplossingen voor het beheer en verwerking van data bij verschillende aanbieders van nationale en internationale data faciliteiten; - Project 3 (Ondersteuning duurzame opslag): het ondersteunen van het proces van borging van financiering voor duurzame opslag en hergebruik van data door het ontwikkelen van business modellen hiervoor in dialoog met financiers van onderzoek en e-infrastructuur, onderzoekscommunities en instellingen. Binnen project 1 heeft SURFsara op verzoek van de VSNU in nauwe samenspraak met het werkveld een Landelijk Coördinatiepunt Research Data Management (LCRDM) ingericht. Het doel van het Landelijk Coördinatiepunt is het voorbereiden, faciliteren en monitoren van de ontwikkelingen en uitvoering van Research Data Managementbeleid voor wetenschappelijk onderzoek in Nederland, en het landelijk uitwisselen van kennis en ervaring, zodat Nederland tot efficiënte en effectieve ontwikkeling en uitvoering van Research Data Management kan komen. Missie, visie, werkwijze en planning van de activiteiten van het Landelijk Coördinatiepunt zijn uitgewerkt in een Roadmap, die is gebaseerd op input van het werkveld, en die met de Stuurgroep Onderzoek en Valorisatie (SOV) van de VSNU is besproken. Samen met de instellingen zijn in de Roadmap vijf op te lossen vraagstukken geïdentificeerd die het Landelijk Coördinatiepunt aanpakt: (1) faciliteiten en data-infrastructuur, (2) juridische aspecten en zeggenschap, (3) financiële aspecten, (4) ondersteuning en begeleiding van de onderzoeker, en (5) bewustwording. Voor elk van de vraagstukken zijn inmiddels trekkers uit het veld geïdentificeerd en benaderd en worden in overleg met hen de samenstelling en werkagenda van de werkgroepen opgesteld. Het Landelijk Coördinatiepunt Research Data Management start vooral met een bottom-up benadering door bijdragen van het werkveld in de werkgroepen. Daarnaast wordt de link met onderzoek gelegd door het doen van pilots voor het toetsen van resultaten. Bestuurlijke betrokkenheid is er momenteel vanuit de VSNU SOV, waaraan met enige regelmaat voortgang wordt gerapporteerd en feedback wordt ontvangen. Het hoofddoel van project 2 Ondersteuning data life cycle is het organiseren van een inzichtelijk en toereikend aanbod van diensten voor het beheer en verwerking van onderwijs- en onderzoeksdata, via twee concrete actielijnen: (1) het verder vormgeven en invullen van het samenwerkingsverband Research Data Netherlands (RDNL) en (2) het ontwikkelen van service delivery modellen. RDNL is een samenwerkingsverband van 3TU.Datacentrum, Data Archiving and Networked Services (DANS) en SURFsara. Belangrijk resultaat is hier dat eind 2015 een interactieve RDNLdienstencatalogus online is gepubliceerd op de RDNL-website ( Alle diensten van SURFsara, 3TU.datacenter en DANS op het gebied van lange-termijn dataopslag en aanverwante diensten zijn Jaarrapport 2015 Pagina 3

4 in detail in kaart gebracht, en onder dezelfde noemers beschreven. Diverse use cases illustreren het gebruik van de catalogus en helpen de klant haar weg te vinden. Binnen het onderdeel service delivery modellen wordt vooral onderzocht hoe het aanbod aan datadiensten in Nederland zo goed mogelijk georganiseerd kan worden, en welke delivery modellen in welke situatie passend zijn. Vragen die daarbij aan de orde zijn: wat is het optimale service delivery model vanuit klantperspectief en vanuit serviceprovider perspectief, en waarom? Wat is daarbij van belang, en welke scenario s zijn mogelijk? Dit blijkt allerminst triviaal. We constateren dat daar waar (gelijksoortige) serviceproviders samenwerken dat over het algemeen moeizaam verloopt. In vele samenwerkingsverbanden van serviceproviders (RDNL, PRACE, EUDAT, SURF) wordt bijvoorbeeld gewerkt met een aantal serviceproviders iets ogenschijnlijk simpels als een gemeenschappelijke service catalogus op te stellen en te publiceren, en daar gaat meestal enorm veel tijd overheen terwijl dit toch eenvoudig lijkt. Dit wordt onder andere veroorzaakt omdat tussen serviceproviders concurrerende belangen spelen die daarbij bovendien ook niet altijd parallel lopen aan het belang van de gemeenschappelijk klant. Het heeft relatief veel tijd gekost om een goede aanpak voor het ontwikkelen van service delivery modellen door meerdere samenwerkende serviceproviders op te stellen. Er is een plan van aanpak opgesteld waarin in eerste fase een eigen visie wordt ontwikkeld welke mogelijke delivery modellen zouden kunnen werken in welke situatie. De volgende stap is de buiten-naar-binnen - blik erin te betrekken met het uitgewerkte kader ook extern te toetsen. Dit moet leiden tot een (set van) goede deliverymodel(len) voor datadiensten die breed gedragen worden door serviceproviders en klanten (onderzoekers en onderzoeks-communities). Door complexiteit van het onderwerp is concreet resultaat op dit projectonderdeel significant vertraagd. Afronding van de deliverable Delivery model voor datadiensten is nu gepland voor Q Het project 3 Ondersteuning duurzame opslag beoogt de randvoorwaarden voor het behoud van wetenschappelijke kennis te waarborgen. Onderzoekers moeten in staat zijn kosten die voortvloeien uit datamanagement-activiteiten voor, tijdens en na het onderzoeksproject te begroten en op te voeren. In 2015 zijn hiertoe drie actielijnen uitgezet: - Uitwerking van een bedrijfseconomisch model voor zowel voorgefinancierde als directe inkoop van dataopslagdiensten bij SURFsara; - Facilitering van landelijke dialoog, hiermee een praktische invulling van het vraagstuk Financiële Aspecten van de Roadmap Data Management van het Landelijk Coördinatiepunt Research Data Management; - Inbedding van dienstverlening als onderdeel van de Pan-Europese data infrastructuur EUDAT binnen de nationale e-infrastructuur. Door de discussie op nationaal niveau te verrijken met praktijkkennis uit de organisatie en ervaring uit de internationale samenwerking ontstaat diep inzicht van de kosten en financieringsproblematiek van datadiensten. Ondanks een structureel personeelstekort waarmee het project in het eerste half jaar nagenoeg stil heeft gestaan is deze in de tweede helft van 2015 alsnog uit de startblokken gekomen. De inzichten voor zover betrekking op de dienstverlening en positie van SURFsara zijn gebundeld in het geplande rapport Cost-recovery voor datadiensten. Op 28 september is i.s.m. RVO en VSNU samen met experts van universiteiten op het gebied van research datamanagement en financiën gesproken over het begroten en opvoeren van kosten in het kader van H2020 met als doel het inventariseren van de staande praktijk rondom het RDM-kosten binnen H2020 inclusief problemen en mogelijke oplossingsrichtingen. De doelstelling om het draagvlak te verkennen en de discussie te initiëren is behaald door het voeren van verkennende gesprekken in bij zowel onderzoeksfinanciers Jaarrapport 2015 Pagina 4

5 als uitvoerende organisaties over de problematiek en oplossingsrichtingen. Voor het hele programma werd door SURF 558 k toegekend. De directieraad van SURF heeft goedkeuring gegeven om 145 k van dit budget over te hevelen naar het budget van Derhalve resteert voor 2015 een werkbudget van 413 k. De uitputting bedraagt 352 k en valt voor ieder afzonderlijk project binnen de tolerantiegrenzen die in de subsidievoorwaarden zijn gesteld. (Bedragen x 1.000,-) Programma P4: Duurzame data Geld budget werkelijk wer/bgt Programmatotaal: % Bestaande uit: Platform voor optimaal gebruik Ondersteuning data life cycle Ondersteuning duurzame opslag Programmamanagement Project ID Werkmij Geld Kwaliteit Planning Risico SURFsara SURFsara SURFsara SURFsara Tabel 1: Management summary 2015 (zie bijlage 1 voor legenda 1 voor programmatotaal en legenda 2 voor overige) Jaarrapport 2015 Pagina 5

6 1. Inleiding In zowel onderzoek als onderwijs is al lange tijd een explosieve groei te zien in de hoeveelheden en complexiteit van data waarmee wordt gewerkt. Deze data-explosie en de impact hiervan op onderwijs en onderzoek is groot. Alleen door goed datamanagement, en analysemethoden en gereedschappen kunnen data worden omgezet in kennis, kunnen anderen profijt van hebben van data, kan (economische) waarde worden gecreëerd en kan de concurrentiepositie van Nederland op het gebied van onderwijs en onderzoek internationaal worden behouden en versterkt. In het programma Duurzame data staat daarom Research Data Management centraal. Goed Research Data Management (het zorgvuldig behandelen, beheren en duurzaam beschikbaar houden van onderzoeksdata) is essentieel en zorgt voor het kostenefficiënt en betrouwbaar organiseren van de zorg voor onderzoeksdata voor verschillende wetenschapsdomeinen. Vanwege de brede aard van dit onderwerp, de vele uitdagingen, de diversiteit van actoren en de uiteenlopende expertise- en verantwoordelijkheidsgebieden die hiermee samenhangen is effectieve coördinatie en afstemming op nationaal en internationaal niveau essentieel, en zijn de verwachtingen van de SURF doelgroep van dit programma bijzonder hoog. In dit programma is er nauwe samenwerking met nationale en internationale stakeholders en samenwerkingsverbanden. Binnen Nederland is er intensief contact en/of samenwerking met RDNL (DANS, 3TU.datacenter, SURFsara), DTL, NWO, VSNU, NFU, KNAW, UKB en NLeSC. Internationaal vindt er structurele afstemming plaats binnen onder andere EUDAT, EGI, OpenAIRE, en Knowledge Exchange. Binnen de Special Interest Group Research Data en U2Connect worden de ontwikkelingen in de verschillende domeinen bijeengebracht de toegesneden op de Nederlandse situatie. Ook het belang van Open Researchdata als onderdeel van Open Science neemt sterk toe. Het algemene en meerjarige hoofddoel van dit programma is het ondersteunen van de SURF doelgroep bij het optimaal en duurzaam omgaan met data door: 1. het versterken van de kennisbundeling en kennisdeling over en het verbeteren van aansluiting tussen vraag en aanbod van verschillende doelgroepen en communities voor het optimaal gebruik van data; 2. het ondersteunen van een inzichtelijk en toereikend aanbod van oplossingen voor het beheer en verwerking van data bij verschillende aanbieders van nationale en internationale data faciliteiten; 3. het ondersteunen van het proces van borging van financiering voor duurzame opslag en hergebruik van data door het ontwikkelen van business modellen hiervoor in dialoog met financiers van onderzoek en e-infrastructuur, onderzoekscommunities en instellingen. Om deze doelstellingen te realiseren worden de volgende drie projecten uitgevoerd: - Project 1: Platform voor optimaal gebruik van data - Project 2: Ondersteuning data life cycle - Project 3: Ondersteuning duurzame opslag Het programma wordt uitgevoerd binnen de context van het SURF-meerjarenplan Jaarrapport 2015 Pagina 6

7 2. Resultaten programma Inleiding In hoofdstuk 2 wordt de inhoudelijke voortgang van de projecten die samen het programma vormen, beschreven. Ook worden gerealiseerde samenwerkingen vermeld, de mate waarin benoemde risico s in 2015 zijn voorgevallen en wordt kort beschreven of en hoe de ingezette lijn van 2015 wordt doorgezet in 2016, 2017 en Ambitie programma De ambitie van SURF in dit programma is het optimaal omgaan met data in onderzoek en onderwijs te ondersteunen op een drietal vlakken: 1. het bieden van een platform gericht op het optimaal gebruik van data in onderwijs en onderzoek; 2. het ontwikkelen en organiseren van een aanbod aan datadiensten voor de ondersteuning van de hele data life cycle; 3. ondersteuning van het proces voor (financiering van) duurzame opslag van onderzoeks- en onderwijsdata. Alleen door goed datamanagement, en analysemethoden en gereedschappen kunnen data worden omgezet in kennis, kunnen anderen profijt van hebben van data, kan (economische) waarde worden gecreëerd en kan de concurrentiepositie van Nederland op het gebied van onderwijs en onderzoek internationaal worden behouden en versterkt. Goed Research Data Management (het zorgvuldig behandelen, beheren en duurzaam beschikbaar houden van onderzoeksdata) is essentieel en zorgt voor het kostenefficiënt en betrouwbaar organiseren van de zorg voor onderzoeksdata voor verschillende wetenschapsdomeinen. De uitdagingen van research datamanagement zijn legio, evenzo de diversiteit van actoren in het speelveld. Als dienstverlener en innovator biedt SURF-oplossingen waarmee onderzoekers, eindgebruikers en instellingen in staat worden gesteld baanbrekend onderzoek te doen. Hierin staat SURF niet alleen: nationaal en internationaal is er een scala aan dienstverleners en ondersteuningsorganisaties die het Nederlands onderzoek en onderwijs ondersteunen. Als samenwerkingsorganisatie van universiteiten, hogescholen, UMC s, onderzoeksinstituten en MBO s wil SURF een proactieve rol spelen bij de bundeling van kennis en expertise die verder strekt dan alleen de eigen dienstverlening. Alleen door open samenwerking en kennisdeling tussen eindgebruikers, instellingen en andere aanbieders van diensten voor data kunnen uitdagingen het hoofd worden geboden Projecten Het algemene en meerjarige hoofddoel van dit programma is het ondersteunen van de SURF doelgroep bij het optimaal en duurzaam omgaan met data door: 1. het versterken van de kennisbundeling en kennisdeling over en het verbeteren van aansluiting tussen vraag en aanbod van verschillende doelgroepen en communities voor het optimaal gebruik van data; 2. het ondersteunen van een inzichtelijk en toereikend aanbod van oplossingen voor het beheer en verwerking van data bij verschillende aanbieders van nationale en internationale data Jaarrapport 2015 Pagina 7

8 faciliteiten; 3. het ondersteunen van het proces van borging van financiering voor duurzame opslag en hergebruik van data door het ontwikkelen van business modellen hiervoor in dialoog met financiers van onderzoek en e-infrastructuur, onderzoekscommunities en instellingen. Om deze doelstellingen te realiseren worden de volgende drie projecten uitgevoerd: - Project 1: Platform voor optimaal gebruik van data - Project 2: Ondersteuning data life cycle - Project 3: Ondersteuning duurzame opslag Project 1: Platform voor optimaal gebruik Het hoofddoel van het project Platform voor optimaal gebruik van data is het versterken van de kennisbundeling en kennisdeling voor het optimaal gebruik van data in onderwijs en onderzoek. De kerndeliverable voor dit project zoals in het Controlling Document voor 2015 aangegeven ontwikkelt zich van Bundeling van interacties met communities in 2015 naar Verbreden en verdiepen voor het komende jaar tot Onderhoud vanaf Voor 2015 waren de volgende deliverables benoemd: D A Inventarisatie communities (document, oplevering 2015-Q2); D B Organiseren van twee SURFacademy events (event, afgerond 2015-Q4); D C Whitepaper Data Stewardship (document, oplevering 2015-Q3). De uitvoering van dit project is voor een belangrijk deel geïntegreerd met een verzoek van de VSNU aan SURF om landelijke coördinatie op zich te nemen op het gebied van Research Data Management in Nederland, waartoe een Landelijk Coördinatiepunt Research Data Management (LCRDM) is ingericht door SURFsara. In de periode april-juni 2015 is er samen met de VSNU gewerkt aan de uitwerking van een voorstel voor dit Landelijk Coördinatiepunt Research Data Management. Het doel van het Landelijk Coördinatiepunt is het voorbereiden, faciliteren en monitoren van de ontwikkelingen en uitvoering van Research Data Managementbeleid voor wetenschappelijk onderzoek in Nederland, en het landelijk uitwisselen van kennis en ervaring, zodat Nederland tot efficiënte en effectieve ontwikkeling en uitvoering van Research Data Management kan komen. Daarbij hebben wij het SURFbrede perspectief van haar doelgroep voor ogen: zowel de universiteiten, als de overige onderzoeksinstituten in Nederland en het Hoger Onderwijs. Er vindt daarnaast ook nauwe afstemming plaats met de partners van Research Data Netherlands (DANS en 3TU Data Center). De plannen voor het Landelijk Coördinatiepunt Research Data Management zijn uitgewerkt in een Roadmap, die in oktober 2015 is besproken en afgestemd met de stuurgroep Onderzoek en Valorisatie van de VSNU. Aan deze Roadmap lag een interviewronde ten grondslag met initieel meer dan 30 experts uit het veld, op basis waarvan een QuickScan aan RDM-onderwerpen is opgeleverd. Op 21 september 2015 is voor de leden van de SIG Research Data, de UKB Werkgroep Research Data en de geïnterviewde experts een werksessie georganiseerd om een eerste concept Roadmap te bespreken en te verbeteren. De QuickScan is een levend document dat op basis van nieuwe informatie uit interviews voortdurend zal worden aangevuld en actueel wordt gehouden. Missie, visie, werkwijze en planning van de activiteiten van het Landelijk Coördinatiepunt zijn uitgewerkt in de Roadmap. Samen met het veld zijn in de Roadmap vijf op te lossen vraagstukken geïdentificeerd die het LCRDM aanpakt: (1) faciliteiten en data-infrastructuur, (2) juridische aspecten en zeggenschap, (3) financiële aspecten, (4) ondersteuning en begeleiding van de onderzoeker, en (5) bewustwording. Voor elk van de vraagstukken zijn trekkers uit het veld geïdentificeerd en benaderd en worden in overleg met hen de samenstelling en werkagenda van de werkgroepen opgesteld met korte resultaatcycli van 6 maanden. Deze werkgroepen gaan op basis van de Roadmap en een uitgewerkte werkagenda met korte-, middellange- en lange-termijn doelen aan de slag. Jaarrapport 2015 Pagina 8

9 Voor optimale kennisdeling wordt een kennisinfrastructuur ingericht, bestaande uit een publiekswebsite en een interactief online platform. In 2015 is de functionaliteit hiervan vastgesteld, in de loop van 2016 komen platform en website beschikbaar. Het Landelijk Coördinatiepunt Research Data Management start vooral met een bottom-up benadering door bijdragen van het werkveld in de werkgroepen. Daarnaast wordt de link met onderzoek gelegd door het doen van pilots voor het toetsen van resultaten. Bestuurlijke betrokkenheid is er momenteel vanuit de VSNU SOV, waaraan met enige regelmaat voortgang wordt gerapporteerd en feedback wordt ontvangen. Voor wat betreft de governance van het LCRDM is de huidige visie is dat de eerste resultaten rond de zomer worden geanalyseerd, waarbij zicht ontstaat waar sector overstijgende zaken spelen die mogelijk bredere bestuurlijke betrokkenheid en draagvlak vragen op zowel korte termijn (adressering concrete bestuurlijke vraagstukken) als lange termijn (duurzame bestuurlijke betrokkenheid en financiering van het LCRDM). Op basis hiervan zal het governancevraagstuk worden opgepakt en uitgewerkt met betreffende stakeholders (bijvoorbeeld naast VSNU ook NWO, KNAW en TNO). Eerste verkennende gesprekken met NWO, KNAW en TNO hebben inmiddels plaatsgevonden. Ondanks het feit dat de personele bezetting van het project pas laat in het jaar was gerealiseerd (in juli startte een kennismanager; in september een adviseur Research Data Management) zijn de beoogde deliverables D A en B gehaald en opgeleverd. Hieronder een korte toelichting op de deliverables. - D A Inventaris communities: de interviewronde t.b.v. de QuickScan is gebaseerd op een inventaris van de communities op basis van input van de Special Interest Group Research Data en de UKB werkgroep Research Data en is gerealiseerd in een eerste versie in september 2015 (Q3). - D B Twee SURFacademies: de eerste vond plaats in juli in samenwerking met de SIG Research Data en betrof de voorbereiding van de QuickScan Research Data Management; de tweede bijeenkomst in september 2015 betrof de bespreking van de roadmap, en is uitgevoerd in samenwerking met de SIG Research Data, de UKB Werkgroep Research Data en overige respondenten uit de interviewronde. (Q2 en Q3). - D C Whitepaper Data Stewardship: Deze is in verband met de beperkte beschikbare (want relatief late) inzet van resources en het prioriteren van de Roadmap, doorgeschoven naar Q1 van In 2015 Q4 is een basisplan voor de White Paper opgesteld. Tabel 2.1: Management summary van project 1 in 2015 Tabel 3.1: Deliverables van project 1 in Project 2: Ondersteuning data life cycle Jaarrapport 2015 Pagina 9

10 Het hoofddoel van dit project is het organiseren van een inzichtelijk en toereikend aanbod van diensten voor het beheer en verwerking van onderwijs- en onderzoeksdata. De behoefte van onderzoekers aan oplossingen voor het beheer en verwerking van onderzoeksdata verandert gedurende de voortgang van het onderzoek. De praktijk en mate van organisatie binnen de verschillende onderzoeksdisciplines lopen daarbij sterk uiteen. Hierdoor is het niet altijd evident of en zo ja welke oplossingen voorhanden zijn, om voor de verschillende stadia die de data in haar levenscyclus doorloopt, de uitdagingen het hoofd te bieden. Daarnaast sluiten de verschillende oplossingen zowel technisch als organisatorisch vaak nog onvoldoende op elkaar aan. Dit project heeft tot doel het aanbod van oplossingen voor beheer en verwerking van data bij de verschillende aanbieders van nationale en internationale datafaciliteiten, inzichtelijk en toereikend te maken voor de onderzoeksgemeenschap. In 2015 zijn hiertoe twee actielijnen uitgezet: 1. Het verder vormgeven en invullen van het samenwerkingsverband Research Data Netherlands (RDNL); 2. Het ontwikkelen van service delivery modellen. Ad.1 Samenwerkingsverband RDNL Research Data Nethelrands (RDNL) is een samenwerkingsverband van 3TU.Datacentrum, Data Archiving and Networked Services (DANS) en SURFsara. Met deze coalitie, die ook voor andere partijen open staat, bundelen de drie data-archieven hun krachten op het gebied van duurzame dataarchivering. Hierdoor ontstaat vertrouwde en samenhangende dienstverlening voor onderzoekers en onderzoeksondersteuners, die aansluit bij de behoeften van verschillende disciplines in de diverse stadia in de levenscyclus van data. In april heeft een strategische sessie plaatsgevonden tussen de drie RDNL-partners om gezamenlijke focus en richting verder uit te werken en het gezamenlijk werkplan voor 2015 op te stellen en vast te stellen. Belangrijke onderwerpen hierbij waren een loket, gezamenlijke training Essentials for Data Support, het opstellen en publiceren van een RDNL-dienstencatalogus en ontwikkeling en uitbreiding van gezamenlijk RDNL-presentatiemateriaal. Belangrijk resultaat is dat eind 2015 een interactieve RDNL-dienstencatalogus online is gepubliceerd op de RDNL-website ( Alle diensten van SURFsara, 3TU.datacenter en DANS op het gebied van lange-termijn dataopslag en aanverwante diensten zijn in detail in kaart gebracht, en onder dezelfde noemers beschreven. Diverse use cases (1. Voor instellingen, front-offices, research support office, 2. Voor onderzoekers die hun gegevens goed willen archiveren en 3. Voor onderzoekers die geschikte data zoeken) illustreren het gebruik van de catalogus en helpen de klant haar weg te vinden. Ad, 2 Ontwikkeling van delivery modellen Binnen dit onderdeel wordt vooral onderzocht hoe het aanbod aan datadiensten in Nederland zo goed mogelijk georganiseerd kan worden, en welke delivery modellen in welke situatie passend zijn. Vragen die daarbij aan de orde zijn: wat is het optimale service delivery model vanuit klantperspectief en vanuit serviceprovider perspectief, en waarom? Wat is daarbij van belang, en welke scenario s zijn mogelijk? Dit is allerminst triviaal. We constateren dat daar waar (gelijksoortige) serviceproviders samenwerken dat over het algemeen moeizaam verloopt. In vele samenwerkingsverbanden van service providers (RDNL, PRACE, EUDAT, SURF) wordt bijvoorbeeld gewerkt met een aantal service providers iets ogenschijnlijk simpels als een gemeenschappelijke service catalogus op te stellen en te publiceren, en daar gaat meestal enorm veel tijd overheen terwijl dit toch eenvoudig lijkt. Dit wordt onder andere veroorzaakt omdat tussen service providers concurrerende belangen spelen die daarbij bovendien ook niet altijd parallel lopen aan het belang van de gemeenschappelijk klant. Belangen van de Jaarrapport 2015 Pagina 10

11 serviceprovider zijn bijvoorbeeld: - eigen zichtbaarheid richting de klant - concurrentiepositie en marktaandeel - effectieve inzet van resources - leveren van toegevoegde waarde. Belangen van de klant kunnen bijvoorbeeld zijn: - consistente service ervaring - eenvoudige toegang tot de diensten - een kanaal voor diensten Verder spelen daar factoren van nationaal en lokaal beleid, geografie, duurzaamheid van de organisatie, financiën en technologie, verschillende business modellen en samenwerkingsvormen etc. De samenwerkingsomgeving voor serviceproviders is complex, samenwerking tussen serviceproviders gaat vaak moeizaam, belemmeringen hierbij blijven vaak onduidelijk of onuitgesproken, en dat klant krijgt niet wat hij verwacht. Het heeft relatief veel discussietijd tijd gekost om een goede aanpak voor het ontwikkelen van service delivery modellen door meerdere samenwerkende serviceproviders op te stellen, en daarmee te komen tot delivery modellen die dit soort vaak moeizame samenwerkingen tussen service providers echt verder zouden kunnen helpen. In 2015 is na de bovenstaande analyse dit projectonderdeel gekomen tot het opstellen van een plan van aanpak dat in de eerste helft van 2016 zal worden uitgevoerd. De volgende aanpak is daarbij opgezet. In de eerste fase wordt een eigen visie wordt ontwikkeld welke mogelijke delivery modellen zouden kunnen werken in welke situatie en wordt gekomen tot een gemeenschappelijk referentiekader over samenwerkingsvormen. De volgende stap is de buiten-naar-binnen - blik erin te betrekken met het uitgewerkte kader ook extern te toetsen om vervolgens tot een antwoord te komen op de vraag wat het optimale service delivery model vanuit ons service provider perspectief is, waarbij het klant perspectief mee zal worden genomen. Dit moet leiden tot een (set van) goede deliverymodel(len) voor datadiensten die breed gedragen worden door service providers en klanten (onderzoekers en onderzoekscommunities). Door complexiteit van het onderwerp is concreet resultaat op dit projectonderdeel significant vertraagd. Afronding van de deliverable D Delivery model voor datadiensten is nu gepland voor Q2 in Tabel 2.2: Management summary van project 2 in 2015 Tabel 3.2: Deliverables van project 2 in Project 3: Ondersteuning duurzame opslag Het project Ondersteuning duurzame opslag beoogt de randvoorwaarden voor het behoud van wetenschappelijke kennis te waarborgen. Onderzoekers moeten in staat zijn kosten die voortvloeien uit datamanagement-activiteiten voor, tijdens en na het onderzoeksproject te begroten en op te Jaarrapport 2015 Pagina 11

12 voeren. In 2015 zijn hiertoe drie actielijnen uitgezet: - Uitwerking van een bedrijfseconomisch model voor zowel voorgefinancierde als directe inkoop van dataopslagdiensten bij SURFsara; - Facilitering van landelijke dialoog, hiermee een praktische invulling van het vraagstuk Financiële Aspecten van de Roadmap Data Management van het Landelijk Coördinatiepunt Research Data Management; - Inbedding van dienstverlening als onderdeel van de Pan-Europese data infrastructuur EUDAT binnen de nationale e-infrastructuur. Door de discussie op nationaal niveau te verrijken met praktijkkennis uit de organisatie en ervaring uit de internationale samenwerking ontstaat diep inzicht van de kosten en financieringsproblematiek van datadiensten. Highlights voor 2015 zijn: - bijdrage aan nog te publiceren gezamenlijk Knowledge Exchange/Science Europe rapport over de financiering van data management in Europa; - i.s.m. RVO en VSNU organisatie van seminar van RDM-kosten onder H2020. Op 28 september is i.s.m. RVO en VSNU samen met experts van universiteiten op het gebied van research data management en financiën gesproken over het begroten en opvoeren van kosten in het kader van H2020. Het doel van deze bijeenkomst was te inventariseren wat de staande praktijk rondom het RDM-kosten binnen H2020 was, of er problemen zijn en wat hiervoor mogelijke oplossingrichtingen zijn. Van deze bijeenkomst is een verslag opgesteld en twee kleinere groepen zullen zich bezighouden met een definitiekader en inventariseren hoe in de ons omringende landen met RDM-kosten worden omgegaan. - verkennende gesprekken in den lande bij zowel onderzoeksfinanciers als uitvoerende organisaties over de problematiek en oplossingsrichtingen. De inzichten voor zover betrekking op de dienstverlening en positie van SURFsara zijn gebundeld in het geplande rapport Cost-recovery voor datadiensten (Deliverable D A). Ondanks een structureel personeelstekort waarmee het project in het eerste half jaar nagenoeg stil heeft gestaan is deze in de tweede helft van 2015 alsnog uit de startblokken is gekomen. De doelstelling om het draagvlak te verkennen en de discussie te initiëren is behaald. In 2016 zal de focus liggen op het entameren van de landelijke discussie. Projectnaam Project ID Projectleider Werkmij Geld Kwaliteit Planning Risico Ondersteuning duurzame opslag Magchiel Bijsterbosch SURFsara Tabel 2.3: Management summary van project 3 in 2015 Tabel 3.3: Deliverables van project 3 in Project 0: Programmamanagement Het programmamanagement van dit programma voorziet in monitoring, sturing, rapportages en forecasting, alsmede optimale planning, risicobeheersing en afstemming tussen programmaonderdelen en afstemming met andere SURF-innovatieprogramma s en externe stakeholders. Het programmamanagement heeft zich in 2015 vooral gericht op de volgende aspecten: - het inrichten van het rapportage en controlling documents proces; - het organiseren van voldoende personele resources met de juiste competenties; - het opstellen van de aanvraag programmagelden 2016 en het controlling document Jaarrapport 2015 Pagina 12

13 2016; - het afstemmen met andere SURF innovatieprogramma s. Het programmamanagement heeft iets meer financiële middelen besteed dan voorzien (32k werkelijk tegen 28k gebudgetteerd). Projectnaam Project ID Projectleider Werkmij Geld Kwaliteit Planning Risico Programmamanagement Axel Berg SURFsara Tabel 2.4: Management summary van project 0 in 2015 Tabel 3.4: Deliverables van project 0 in Gerealiseerde samenwerkingen Om dit programma en de onderliggende projecten te realiseren is op diverse gebieden samengewerkt. Uiteraard met de hoger onderwijsinstellingen, maar ook met andere nationale en internationale partijen. Ook binnen de SURF-familie (de andere innovatieprogramma s) zijn samenwerkingen aangegaan of versterkt in Samenwerkingspartners Met de volgende belangrijkste partners op nationaal niveau is samengewerkt, met als resultaten: RDNL partners DANS en 3TU.datacenter: afstemming Roadmap Landelijk Coördinatiepunt Research Data Management in relatie tot RDNL, gezamenlijke RDNL dienstencatalogus; VSNU: Stuurgroep Onderzoek en Valorisatie, inrichting Landelijk Coördinatiepunt Research Data Management Via het Landelijk Coördinatiepunt Research Data Management wordt met een groot aantal instellingen, gremia en communities samengewerkt. Deze zijn onder andere te vinden in de Roadmap en de Quickscan. Internationale samenwerkingspartners: EUDAT2020: Deelname en mede-ontwerpen van een Europese strategie en business model op het gebied van data management faciliteiten; SURF-familie Met de volgende SURF-innovatieprogramma s vindt afstemming plaats: P2: resultaten uit de Landelijk Coördinatiepunt Research Data Management werkgroep Faciliteiten en Data services zullen input vormen voor technologie- en implementatiekeuzes van datadiensten P3: afstemming wordt gezocht op het gebied van opstellen en positioneren van de SURFdienstencatalogus in relatie tot de RDNL-dienstencatalogus P6: SURF support model en afstemming gebruikersarticulatie en wensen, o.a. in relatie tot RDNL en in relatie tot het Landelijk Coördinatiepunt Research Data Management (vraagstuk Ondersteuning van de Onderzoeker) Jaarrapport 2015 Pagina 13

14 P7: betrokkenheid bij Knowledge Exchange activiteiten, en bij Open Science (P4 focus op Open Onderzoeksdata), o.a. de Open Science conferentie 4-5 april onder NL EU voorzitterschap. 2.5 Risicomanagement Bij aanvang van het programma zijn diverse risico s benoemd in het controlling document. In deze paragraaf wordt beschreven in welke mate deze risico s zijn voorgekomen en hoe hier mee omgegaan is Risicomanagement project 1 De risico s zoals aan het begin van het project voorzien worden tot op heden voldoende afgedekt, door een bottom-up approach voor de keuze van de aan te pakken onderwerpen en het opstellen van de werkagenda s van de verschillende werkgroepen, waarbij het werkveld bepaalt wat de te prioriteren vraagstukken zijn (= risico 1: aanbod). Om het niet-schalen door versnippering werkveld (= risico 2) tegen te gaan, wordt een interviewronde gehouden met alle belangrijkste stakeholders uit het RDM-veld en worden de werkgroepen samengesteld uit leden die de verschillende stakeholders vertegenwoordigen. Daarbij wordt bovendien gelet op landelijke spreiding en diversiteit. Om risico 3 (communities organiseren zich buiten SURF) te minimaliseren wordt afstemming gezocht met de verschillende communities en hun coördinerende instanties en wordt het landelijk coördinatiepunt bovendien gepresenteerd als een initiatief voor en door het veld. Desalniettemin blijven de risico s gedurende het gehele project in ondergenoemde mate aanwezig, en vormen ze een voortdurend punt van aandacht. Door met goede korte-termijnresultaten te komen, moeten de risico s op den duur kunnen verminderen. Platform voor optimaal gebruik ( ) ID Risico omschrijving Kans Impact Prio (KxI) Respons Type Maatregel Wie (1-5) (1-5) (1-10) Aanbod sluit onvoldoende aan behandelen Actieve brokering tussen vraag ProjM bij de vraag van communities en aanbod binnen service organisatie, P1, P2 en P3 Opmerking Aanpak schaalt niet door behandelen Managers en (account) ProjM breedte en versnippering adviseurs in de lijn organisatie. werkveld Bij voldoende massa starten met early adopters Communities organiseren zich behandelen Embedded community ProjM buiten SURF management Tabel 4.1: Risicomanagement van project 1 in Risicomanagement project 2 De voorziene risico s zijn ten dele opgetreden. De oorzaken lagen naast de prille samenwerking binnen RDNL ook met name in het positioneringsvraagstuk van RDNL ten opzichte van het Landelijk Coördinatiepunt Research Data Management (LCRDM). RDNL zal zich voorlopig focussen o en haar voordeel doen met resultaten uit het LCRDM met betrekking tot (ontwikkeling van) datadiensten en training. Daarnaast is door middel van regelmatig en open overleg en focus op quick wins op het gebied van een gezamenlijke dienstencatalogus en is voortgang in resultaat en vertrouwen geboekt in de samenwerking binnen RDNL. Jaarrapport 2015 Pagina 14

15 Tabel 4.2: Risicomanagement van project 2 in Risicomanagement project 3 De voorziene risico s met betrekking tot de positie van SURF als enerzijds belanghebbende en anderzijds afhankelijke partij hebben zijn in 2015 niet opgetreden. Desalniettemin blijkt het project ondanks voldoende middelen fragiel voor een gebrek aan gekwalificeerde mankracht en voldoende snelle werving daarvan. De verwachting is dat dit gebrek zich niet exclusief bij SURF* manifesteert maar ook de betrokken partners parten speelt. Ondersteuning duurzame opslag ( ) ID Risico omschrijving Kans Impact Prio (KxI) Respons Type Maatregel Wie Opmerking (1-5) (1-5) (1-10) Boodschap van SURF als 2 4 3,2 aanvaarden Procesmatige aanpak ProjM belanghebbende wordt niet geaccepteerd Veranderkracht ligt buiten 4 4 6,4 behandelen Vroegtijdig commitment ProjM SURF zoeken van stakeholders met veranderkracht. Tabel 4.3: Risicomanagement van project 3 in Risicomanagement programma Het voorziene risico met betrekking tot commitment van samenwerkingspartners heeft zich vooral afgespeeld op de individuele projecten binnen dit programma. Met name in project 1 rondom het Landelijk Coördinatiepunt is veel aandacht besteed aan het informeren en betrekken van velerlei samenwerkingspartners en bestaande initiatieven. Het programma zal vanaf 2016 profijt hebben van de installatie van de Programma Advies Raad voor brede betrokkenheid, terugkoppeling en draagvlak van experts uit het veld. Tabel 4.4: Risicomanagement van programma in Doorkijk navolgende jaren Dit programma heeft voor de komende jaren op hoofdlijnen gelijkblijvende doelen en ambities. De key deliverables voor de projecten binnen dit programma voor de periode zijn vermeld in onderstaande tabel. Jaarrapport 2015 Pagina 15

16 In 2016 wordt voor het programma dezelfde lijn doorgezet die in 2015 is ingezet. Voor een compleet overzicht van de geplande activiteiten in 2016 wordt verwezen naar het Controlling Document 2016 voor dit programma, hieronder zijn de highlights voor 2016 per project vermeld. Project 1 Platform voor optimaal gebruik: Op basis van de in oktober 2015 door de VSNU en SURF besproken Roadmap Landelijk Coördinatiepunt Research Data Management, de daarin opgenomen werkagenda, mijlpalenplanning en de onderliggende Quickscan van RDM-onderwerpen, zal invulling gegeven worden aan het Landelijk Coördinatiepunt Research Data Management (platform): 1. online platform; 2. facilitering algemene vraagstuk-gerelateerde RDM ontwikkelingen (bewustwording, juridisch, financieel, ondersteuning, faciliteiten en infrastructuur); 3. facilitering community-specifieke RDM trajecten (o.m. NFU Data4lifesciences programma, nauwe samenwerking met DTL); 4. afstemming en samenwerking met overige innovatieprogramma s SURF. De belangrijkste deliverables voor dit project in 2016 zijn: - Opleveren, onderhouden, actualiseren en promoten van een werkend en actueel online platform Research Data Management (service) - Opleveren van een Stand van Zaken-overzicht van RDM projecten/activiteiten van de Nederlandse Universiteiten ten behoeve van de RDM monitor (document) - Opleveren RDM Monitor als periodieke voortgangsreportage, met daarin de actuele status van de RDM-thema s bij de Nederlandse universiteiten, de evaluatie van de voortgang van de mijlpalenactiviteiten van het LC RDM, toekomst/vervolgactiviteiten LC RDM (document) - Het faciliteren van twaalf themabijeenkomsten Landelijk Coördinatiepunt Research Data Management op de belangrijkste RDM vraagstukken: juridisch, financieel, bewustwording, ondersteuning, faciliteiten en data-infrastructuur (event) Project 2 Ondersteuning data life cycle: De belangrijkste activiteiten in 2016 zijn onder meer het verder ontwikkelen van support en delivery modellen en het opzetten, uitbouwen en afstemmen van dienstencatalogussen met diverse organisaties, het organiseren van trainingen op het gebied van research data management, en het organiseren en uitreiken van de RDNL dataprijs. De belangrijkste deliverables voor het jaar 2016 voor dit project zijn: - Het opstellen van een zogenoemde Wegwijzer Research Data Management voor onderzoekers, waarin vooral kort en bondig vragen worden beantwoord als: Hoe vul ik een datamanagementplan in? Waar kan ik welke service afnemen en onder welke voorwaarden? Waar kan ik support krijgen op welk vlak, etc? (document) - Publicatie en verbetering RDNL-dienstencatalogus lange-termijn dataopslag (document) - Bijdrage aan RDNL trainingen Essentials 4 Data Support (training) - Organisatie en uitreiking RDNL Dataprijs (event) Jaarrapport 2015 Pagina 16

17 Project 3 Ondersteuning duurzame opslag: In 2015 is gestart met het in kaart brengen van kosten en potentiele financieringsbronnen voor research datamanagement. In 2016 zal dat voortgezet en verder uitgewerkt en ontwikkeld kunnen worden, onder andere in samenwerking met het project Toegang tot de e-infrastructuur binnen programma 6. Ook een aantal research communities is langzaam maar zeker zo ver dat gestart kan worden met de gezamenlijk ontwikkeling van business modellen voor research datamanagement. De kennis en ervaringen zullen in de tweede helft van 2016 worden gebundeld in een rapport Subsidiabiliteit van datadiensten en gepresenteerd op een seminar Begroten van Research Data Management. De belangrijkste deliverables voor het jaar 2016 voor dit project zijn: - Subsidiabiliteit van Datadiensten (rapport) - Seminar Begroten van Research Data Management (event) Jaarrapport 2015 Pagina 17

18 Bijlage 1: Legenda s Legenda financieel (objectief o.b.v. bedragen) De som van de uitgaven van alle onderliggende projecten en werkpakketten mag niet meer zijn dan het totaal toegekende budget voor het programma in 2015, waarbij een project niet meer dan 10% van het projecttotaal met een maximum van ,- per project mag overschrijden. Bij overschrijding van het gehele programma of bij een van de onderliggende projecten met meer dan 10% of bij een overschrdijding van het maximum van Projectfase is nog niet gestart. Legenda 1 Legenda management samenvatting (subjectief o.b.v. programmamanager) Het project loopt volgens plan en binnen de afgesproken toleranties. Het project loopt tegen issues aan, maar de projectmanager verwacht wel binnen de projecttoleranties te kunnen blijven. Het projectrisico is geïdentificeerd en er zijn acties gedefinieerd om de risico's in te perken, op te lossen of te voorkomen. Er wordt nog niet geëscaleerd naar opdrachtnemer of opdrachtgever. Het project loopt tegen issues aan en komt buiten de projecttoleranties. Het projectrisico is geïdentificeerd, maar de ondernomen acties helpen onvoldoende. Er is of dient geëscaleerd te worden naar opdrachtnemer of zelfs opdrachtgever. Projectfase is nog niet gestart. Legenda 2 Jaarrapport 2015 Pagina 18