Managementsamenvatting adviesrapport

Transcriptie

1 Managementsamenvatting adviesrapport Onderzoek succesfactoren, knelpunten en ondersteuningsbehoeften van Nederlandse Gemeenten rond MVO-stimulering, verduurzaming van de bedrijfsvoering en duurzaam inkopen September 2010 Opgesteld voor Lie Chahboun Van der Laag (Agentschap NL) Ad Bijma (Agentschap NL) Esther Veenendaal (Agentschap NL) Robert Salomons (AgentschapNL) Michiel Hillenius (Agentschap NL) Opgesteld door: Hilke Bos-Brouwers (Nyenrode Business Universiteit) Annemiek van Ginneke (CSR Academy) Lars Moratis (CSR Academy) Timo Cochius (CSR Academy)

2 SAMENVATTING Waarom dit onderzoek? De Nederlandse gemeenten hebben in potentie een grote rol te vervullen bij het verduurzamen van de Nederlandse samenleving. Enerzijds door duurzaamheid te faciliteren en te stimuleren bij andere actoren binnen hun gemeente, maar ook door zelf duurzaam te handelen, bijvoorbeeld middels duurzaam inkopen of door de eigen bedrijfsvoering te verduurzamen. De aandacht voor het verduurzamen van de bedrijfsvoering van Nederlandse gemeenten en MVO-stimulering van het lokale bedrijfsleven door Nederlandse gemeenten is in de huidige programma s van AgentschapNL beperkt. Zeker als dit vergeleken wordt met duurzaam inkopen, waarbij momenteel juist wel veel aandacht voor is, ook richting de Nederlandse gemeenten. 1 Alvorens nagedacht kan worden over de mogelijkheden van een programma om de aandacht voor deze drie onderdelen bij Nederlandse gemeenten te vergroten en de ondersteuning te verbeteren, is het wenselijk om eerst de huidige situatie bij Nederlandse gemeenten te analyseren en de ondersteuningsbehoeften van Nederlandse gemeenten in kaart te brengen. CSR Academy is gevraagd om in samenwerking met Nyenrode Business Universiteit een onderzoek uit te voeren onder Nederlandse gemeenten met als doel de volgende twee vragen te beantwoorden 2 : 1. Wat zijn de knelpunten en succesfactoren die de verantwoordelijke functionarissen van Nederlandse gemeenten ervaren als het gaat om MVO-stimulering en de verduurzaming van de eigen bedrijfsvoering? 2. Welke ondersteuningsbehoeften hebben de verantwoordelijke functionarissen van Nederlandse gemeenten om de (in kaart gebrachte en reeds bekende) knelpunten rond MVO-stimulering, de verduurzaming van de eigen bedrijfsvoering en duurzaam inkopen, op te lossen èn de succesfactoren uit te nutten? Op basis van de uitkomsten van dit onderzoek kan Agentschap NL bepalen of en zo ja, in welke mate en op welke manier zij gemeenten (nog beter) kan ondersteunen bij MVO-stimulering, het verduurzamen van de bedrijfsvoering en duurzaam inkopen. Hoe is het onderzoek aangepakt? Middels een enquête, uitgezet onder alle 430 Nederlandse gemeenten, zijn de huidige situatie en de ondersteuningsbehoeften voor MVO-stimulering, het verduurzamen van de bedrijfsvoering en duurzaam inkopen in kaart gebracht. De resultaten van de 106 respondenten zijn geanalyseerd. Op basis van deze resultaten zijn er acht verdiepende interviews met verschillende Nederlandse gemeenten gehouden en is een intervisiebijeenkomst georganiseerd waarbij de resultaten met diverse contacten van AgentschapNL zijn besproken. Tijdens deze bijeenkomst is tevens een eerste aanzet gedaan tot aanbevelingen. Op basis van de enquêteresultaten, de verdiepende interviews en de intervisiebijeenkomst zijn in deze rapportage de belangrijkste conclusies getrokken en aanbevelingen gedaan. 1 Momenteel biedt AgentschapNL ook veel ondersteuning aan gemeenten betreffende het realiseren van hun klimaatambities. Dit is een aanpalend onderwerp, maar dekt verre van volledig het verduurzamen van de bedrijfsvoering van gemeenten noch MVO-stimulering door gemeenten. 2 De obstakels rondom duurzaam inkopen zijn reeds bekend bij AgentschapNL. Om deze reden wordt in de eerste onderzoeksvraag geen aandacht besteed aan duurzaam inkopen. Bij de tweede onderzoeksvraag is duurzaam inkopen wel meegenomen. 1

3 Onderzoeksvraag 1: Knelpunten en succesfactoren voor MVO-stimulering en het verduurzamen van de bedrijfsvoering Succesfactoren MVO-stimulering en duurzame bedrijfsvoering Uit het onderzoek kwam naar voren dat er een overlap is tussen de succesfactoren die voor MVO-stimulering en het verduurzamen van de bedrijfsvoering geïdentificeerd zijn. Deze succesfactoren hebben voornamelijk met het proces van implementatie van beide onderwerpen te maken en luiden als volgt: Aanwezigheid van politieke en ambtelijke prioriteit zorgt voor legitimering van de inzet van ambtenaren. Het is van belang dat een medewerker/manager verantwoordelijkheid neemt voor duurzaamheid, het onderwerp intern op de kaart zet en mensen aanspreekt op hun bijdrage. Externe ondersteuning door AgentschapNL of een externe adviseur dragen bij aan succes. Ambities worden makkelijker gerealiseerd als medewerkers enthousiast en betrokken zijn (gemaakt). Medewerkers informeel betrekken leidt tot een olievlekwerking en bredere verankering. Idealiter is er én top-down aandacht voor het onderwerp én bestaan er bottom-up ideeën en enthousiasme. Knelpunten MVO-stimulering en duurzame bedrijfsvoering Uiteraard zijn omgekeerde succesfactoren te identificeren als knelpunten. Hieronder worden echter enkele knelpunten die gelden voor MVO-stimulering en het verduurzamen van de bedrijfsvoering separaat besproken, omdat ze expliciet uit het onderzoek naar voren komen. Het ontbreken van tijd en budget wordt als belangrijk knelpunt ervaren. Beperkte politieke prioriteit en intern draagvlak zijn obstakels in het realiseren van initiatieven. Zonder duidelijk kader voor duurzaamheid in den brede, maar ook gericht op MVO-stimulering en een duurzame bedrijfsvoering, vinden initiatieven veelal ad hoc plaats en worden de onderlinge verbanden niet gelegd, wordt er minder efficiënt gewerkt en stranden initiatieven eerder. Vaak ontbreekt het bij gemeenten aan sturing vanuit management en integraal werken op de werkvloer. Succesfactoren MVO-stimulering Naast gezamenlijke succesfactoren en knelpunten voor MVO-stimulering en het verduurzamen van de bedrijfsvoering, zijn er ook onderwerpspecifieke succesfactoren en knelpunten geïdentificeerd. Het onderwerp MVO-stimulering is voor de gemeenten een duidelijk afgebakend onderwerp wat veelal nog in de kinderschoenen staat. Enerzijds komt dit voort uit het gebrek aan politieke prioriteit voor dit onderwerp en anderzijds omdat gemeenten dit pas recentelijk onderdeel hebben gemaakt van hun takenpakket veelal op een vrijwillige basis. Voor MVO-stimulering zijn de volgende succesfactoren te identificeren: Een goede toegang tot het bedrijfsleven is belangrijk voor het welslagen van MVO-stimulering. Een goede partij om ondernemers aan te spreken op MVO is een collega-ondernemer. Richting het bedrijfsleven is het belangrijk om de vraag what s in it for me? te beantwoorden. 2

4 Samenwerking en het ingang zetten van verschillende initiatieven zorgt voor diverse impulsen richting ondernemers en vergroot de kansen op succes. Gemeentefunctionarissen moeten voldoende kennis van MVO en MVO-stimulering hebben. Een MVO-stimuleringsbeleid leidt tot meer intern draagvlak leiderschap, coördinatie en sturing. Het specifiek richten van de activiteiten op een bepaalde branche vergroot de kansen op succes. Inventariseren waar het bedrijfsleven behoefte aan heeft, zorgt voor vraaggestuurde initiatieven. Aansluiting zoeken bij bestaande MVO-initiatieven werkt beter dan (weer) iets nieuws starten. Knelpunten MVO-stimulering Wederom leidt het omkeren van succesfactoren tot knelpunten, maar specifiek zijn in het onderzoek de onderstaande aspecten expliciet als knelpunten bij MVO-stimulering naar voren gekomen: Onbekend maakt onbemind, dit gaat zeker op wanneer MVO geagendeerd wordt door de gemeente. De diversiteit van het bedrijfsleven binnen het gemeentelijk gebied maakt het voor gemeenten minder inzichtelijk op wie zij zich kan of zou moeten richten. MVO is vrijwillig en bovenwettelijk wat maakt dat sommige bedrijven niet bereid zijn hierin te investeren of aandacht aan te besteden. Succesfactor en knelpunt duurzame bedrijfsvoering Voor het verduurzamen van de bedrijfsvoering kwam er uit het onderzoek slechts één specifieke succesfactor en één specifiek knelpunt naar voren: Succesfactor: gebruik maken van vernieuwingen binnen de organisatie, denk bijvoorbeeld een nieuwbouw, verbouwing of nieuwe managementafspraken, biedt goede mogelijkheden tot verduurzaming. Knelpunt: bij het verduurzamen van de bedrijfsvoering ontbreekt regelmatig een plan van aanpak of een procesmatig stappenplan. Onderzoeksvraag 2: Ondersteuningsbehoeften Nederlandse gemeenten Van de respondenten aan dit onderzoek wil het merendeel ondersteund worden bij MVO-stimulering (73%), het verduurzamen van de bedrijfsvoering (79%) en/of duurzaam inkopen (74%). Waarbij willen gemeenten ondersteund worden? Enerzijds hebben de gemeenten behoefte aan inhoudelijke informatie over bijvoorbeeld de aspecten die een duurzame bedrijfsvoering behelsen of welke methoden er zijn om MVO bij het lokale bedrijfsleven te stimuleren. Anderzijds is er ook een behoefte aan methoden om duurzaamheid intern op de kaart te zetten en te verankeren. Voor de inhoudelijke ondersteuning zijn de Nederlandse gemeenten met name op zoek naar informatie over de verschillende onderwerpen in de vorm van goede voorbeelden, inzicht in recente ontwikkelingen en praktische, directinzetbare toolkits. Voor de interne, procesmatige ondersteuning is er behoefte aan: manieren om medewerkers, management en politiek te enthousiasmeren en te betrekken; 3

5 instrumenten om prestaties en voortgang te monitoren en evalueren; en een stappenplan voor de implementatie van een duurzame bedrijfsvoering. Met name monitoring en evaluatie vindt momenteel beperkt plaats bij de respondenten. Ten slotte is aanvullend budget zeer gewenst en willen de gemeenten ervaringen en kennis op regionaal niveau uitwisselen. Op welke manier wensen gemeenten ondersteund te worden? De gemeenten wensen zowel individueel als gezamenlijk ondersteund te worden, bij voorkeur in regionaal verband. De behoefte aan een individuele benadering komt voort uit het feit dat ondersteuning maatwerk is en daarmee niet voor iedere gemeente hetzelfde is. De regionale ondersteuning zou er met name op gericht moeten zijn om ervaringen en kennis uit te wisselen. Idealiter gebeurt dit binnen bestaande samenwerkingsverbanden of netwerken. Ook is het mogelijk om het 1-op-1 uitwisselen van kennis en ervaring te faciliteren door inzichtelijk te maken welke gemeente en gemeentemedewerkers zich met welke onderwerpen bezighouden. Daarnaast zijn een website of publicaties met informatie over MVO-stimulering, het verduurzamen van de bedrijfsvoering en duurzaam inkopen en de mogelijkheid om vragen te stellen over specifieke onderwerpen geschikte ondersteuningsmethoden. Door wie wensen gemeenten ondersteund te worden? Bij het merendeel van de gemeenten ging de voorkeur ernaar uit om door AgentschapNL ondersteund te worden (53% - 58%). Daarnaast stond men er ook voor open om door een externe adviseur (21%) ondersteund te worden. Dit laatste geldt met name als de organisatie een duidelijke opdracht of vraagstuk in gedachte heeft. De belangrijkste aanbevelingen De belangrijkste aanbeveling die voortkomt uit dit onderzoek is de volgende: De resultaten van dit onderzoek laten zien dat er een behoefte bestaat onder Nederlandse gemeenten aan een programma dat zich specifiek richt op het ondersteunen van gemeentefunctionarissen bij MVO-stimulering en het verduurzamen van de bedrijfsvoering. Het merendeel van de respondenten geeft aan dat zij een voorkeur hebben dat Agentschap NL een dergelijk programma uitvoert. Ook is er een behoefte aan continuering van de huidige ondersteuning door Agentschap NL van gemeenten bij duurzaam inkopen en deze ondersteuning te verbreden naar ondersteuning bij het monitoren van de duurzaam inkoopprestaties. AgentschapNL wordt aanbevolen om deze wensen bij haar opdrachtgevers kenbaar te maken en waar mogelijk binnen bestaande programma s hier invulling aan te geven. Onderstaand zullen aanbevelingen gedaan worden over het hoe en wat van een dergelijk programma. Hierbij is onderscheid gemaakt in aanbevelingen gericht op twee onderdelen: 1. Inhoudelijke aanbevelingen - waarin willen gemeenten ondersteund worden? 2. Methodische aanbevelingen - hoe willen gemeenten ondersteund worden? Inhoudelijke aanbevelingen De inhoudelijke aanbevelingen geven aan waar een mogelijk programma van AgentschapNL zich op moet richten. De methoden die gebruikt kunnen worden om gemeenten bij deze inhoudelijke aspecten te ondersteunen, komen in de volgende pargaraaf aan de orde. Inhoudelijk hebben gemeente behoefte aan: 4

6 Voorbeelden/best practices van andere gemeenten Inzicht in recente ontwikkelingen, onderzoeken, convenanten, afspraken en richtlijnen Lessons learned van andere gemeenten Contacten met collegagemeenten Monitoringsinstrumenten Inzicht in manieren om collega s te enthousiasmeren en beïnvloeden Informatie over MVO-stimulering en de mogelijke rollen daarbij voor gemeenten Informatie over (de sociale aspecten van) een duurzame bedrijfsvoering Inzicht in het proces van de implementatie van een duurzame bedrijfsvoering Landelijk, bindende afspraken omtrent MVO-stimulering en duurzame bedrijfsvoering Methodische aanbevelingen De methodische aanbevelingen gaan over de manieren waarop Nederlandse gemeenten ondersteund willen worden. Het betreft hier de volgende methoden: Website met informatie, online toolkits en een interactieve community Praktijkboekje met voorbeelden, tips en trucs Bijeenkomsten om ervaringen uit te wisselen Een overzicht van de gemeentefunctionarissen die zich met de verschillende elementen van duurzaamheid bezighouden Opzetten van een loket om specifieke vragen te beantwoorden of door te verwijzen Maak gebruik van bestaande structuren, programma s en contacten van AgentschapNL, zoals het FLOK-programma dat verbreed kan worden naar ondersteuning bij het verduurzamen van de bedrijfsvoering en MVO-stimulering, omdat het methodisch gezien goed aansluit bij wensen van gemeenten Voor alle bovenstaande aanbevelingen geldt zowel voor AgentschapNL als de gemeenten het devies: niet alleen communiceren, maar ook participeren. Het streven om zoveel mogelijk samen te doen en elkaar te betrekken is wenselijk. Hierbij kan AgentschapNL een regierol vervullen, maar is het niet per definitie noodzakelijk dat zij alles weet. Wel kan zij een portal zijn en een faciliterende en coördinerende rol op zich nemen. Ten slotte is het van belang te realiseren dat AgentschapNL een uitvoerende organisatie is met Ministeriële opdrachtgevers. Het is in grote mate dan ook de verantwoordelijkheid van deze opdrachtgevers om gevolg te geven aan de aanbevelingen in de onderzoek. Daarbij is het ook belangrijk, zowel voor AgentschapNL als haar opdrachtgevers, te realiseren dat AgentschapNL niet in isolement kan zorgen voor de verduurzaming van alle aspecten van de gemeenten. Er wordt verstandig aan gedaan om ook samen te werken met andere partijen zoals de VNG, het Klimaatverbond, Fairtrade Gemeente, Millennium Gemeente campagne, Vlaamse organisaties, ICLEI Local Governments for Sustainability of de Kamer van Koophandel. 5