een wankele basis of een stevig fundament?

Transcriptie

1 TijdschrifT voor ZorgadminisTraTie en informatie 142 jaargang 37 jan 2011 een kwartaaluitgave van de vereniging voor Zorgadministratie en informatie een wankele basis of een stevig fundament? tjongerschans informatieveilig Patiënt beheert eigen gegevens HsmR geen doel maar tool!

2 tijdschrift voor ZorgAdministrAtie en informatie nr. 142 januari 2011 EEn kwartaaluitgave van de nvma vereniging voor ZorgadMinistratiE En informatie, jaargang 37 redactie NtMa Hoofdredactie Han Runnenberg redactie-secretariaat Anneke Bekker bronregistratie op orde redactiemedewerkers Matthieu Dekker Aart van Winkoop Wybe Dekker redactie-adres Anneke Bekker Groene Hart Ziekenhuis Postbus 1098 / j BB Gouda telefoon: anneke.bekker@wanadoo.nl aan dit nummer werkten mee Wybe Dekker en Herman Pieterse PAg. 10 copyright 2011 overname van artikelen is in alle gevallen mogelijk in overleg met de redactie abonnementen leden van de NVMA ontvangen NTMA gratis. Voor niet-leden bedraagt het abonnementsgeld 26, per jaar, los nummer 9,. Een abonnement kan op elk gewenst tijdstip ingaan. Abonnementen kunnen alleen schriftelijk tot uiterlijk 2 maanden voor het beëindigen van het lopende abonnement worden opgezegd. Bij niet tijdige opzegging wordt het abonnement automatisch voor een jaar verlengd. Lezersservice opgave abonnement en adreswijziging bij: T.G.R. Király Sint Lucas Andreas Ziekenhuis Medische Administratie Postbus AE Amsterdam lidabo@nvma.nl EEn visie op trainen van medewerkers in zorgregistraties. PAg. 16 vormgeving & productie DesignPeople, Amsterdam/Sittard uitgever NVMA, Hoorn, druk Marcelis van der Lee Adu BV, Heerhugowaard HSMR geen doel, MaaR tool! fotografie Richard Lotte, Zaandam advertentie-coördinatie telefoon telefax telefoon telefax distributie NIC.Oud Direct-mail, Heerhugowaard PAg. 22 ISSN

3 INHOUD NTMA JANUARI 2011 Een wankele basis of een stevig fundament? 4 Frans van Tilburg, Monique Goossens, Jacco Aantjes Bronregistratie op orde 10 Anke Serrarens, Sandra Dahmen Een visie op trainen van medewerkers in zorgregistraties 16 Els van de Peppel Een afgang eerste klas 20 Column Sam Sterk HSMR, geen doel, maar tool 22 André van Veen, Els Keesman Dromen zijn bedrog, toch? 26 Column Pieter Vicary Tjongerschans informatieveilig 28 Hofstede- Brink, Bert Tromp Patiënt beheert eigen gegevens. 32 Onno van Rijen, Leo Ottes De Stichting Kwaliteitsbevordering Zorgadministratieve Beroepen 38 SKZB AGENDA Themamiddag: bronregistratie in de GGZ 9 Training: Zorgadministrateur van de toekomst in de GGZ 15 Training: Zorgadministrateur van de toekomst in ziekenhuizen 14 Training: DBC DOT 34 Training: werken als AO/IC medewerker 35 Training: DBC GGz registratie, validatie en facturatie 40 TRANSITIE- CURSUS ICD 10 De Stichting bevordert de kwaliteit van de beroepsuitoefening van zorgadministratieve functionarissen. Meer informatie op skzb.nl ADVERTEERDERS Vossius Consultancy, Q-Consult (2), Studelta (9), Allgeier Scanfactory (27), CHS (31), Bohn Stafleu van Loghum (36), Allgeier Medical Viewer (37), Marcelis van der Lee Adu (41) SKZB De Stichting bevordert de kwaliteit van de beroepsuitoefening van zorgadministratieve functionarissen. Meer informatie op skzb.nl 3

4 de nieuwe verplichtingen die de komende jaren op de ZiEkEnhuiZEn af komen op het gebied van basisregistratie Zijn niet gering. het aanleveren van gegevens aan de landelijke basisregistratie Zorg (lbz), veranderingen op het gebied van dot En vervanging van de icd-9 door de icd-10 ZoMaar EEn aantal voorbeelden van de komende verplichtingen. natuurlijk kunnen deze verplichtingen als afzonderlijke projecten worden opgepakt, Maar dat is EEn gemiste kans! deze ontwikkelingen hebben namelijk ten MinstE één ding gemeen: ZE hebben allemaal te MakEn MEt de registratie van de geleverde Zorg En MakEn het MogElijk om MEt EEn EEnMaligE registratie aan de bron MEErdErE doelen te dienen. Maar, dan is het wel van belang om ZE vanuit EEn duidelijke visie, die past bij het ZiEkEnhuis, En in goede samenhang MEt Elkaar te implementeren. Maar hoe ligt de samenhang tussen deze ontwikkelingen dan? En hoe kun je als ZiEkEnhuis EEn dergelijke geïntegreerde aanpak uitvoeren, Zodat de arts ook snel EEn vermindering van de administratieve last Ervaart? dit artikel geeft antwoord op deze vragen En geeft EEn handreiking voor EEn plan van aanpak. (midden) Frans van Tilburg, s enior adviseur inview (recht s) m onique g oossens, a dviseur inview links) Jacco a antjes, a dviseur inview 4

5 EEn wankele basis of een stevig fundament? Het belang van een uniforme en eenduidige registratie aan de bron In de komende jaren komt een aantal verplichtingen op de ziekenhuizen af: - DOT (het vernieuwde DBC-systeem) wordt per ingevoerd; - Vanaf 2011 is publicatie van de HSMR verplicht, registratie van LMR-gegevens vormt hiervoor de basis; - In 2013 wordt het gebruik van de CBVclassificatie voor de registratie van verrichtingen verplicht; - Vanaf 2013 wordt het aanleveren van gegevens aan de Landelijke Basisregistratie Zorg (LBZ) verplicht; - Al in 2011 start de implementatie van ICD-10 die ICD-9 als diagnosecodering vervangt. Het gebruik van ICD-10 zal gebeuren in het kader van de aanlevering van diagnoses aan de LBZ. Deze onderwerpen hebben één ding gemeen: ze hebben allemaal te maken met de registratie van de geleverde zorg. Opvallend is dat de genoemde verplichtingen meestal separaat van elkaar bezien en opgepakt worden binnen de ziekenhuizen: sommige veranderingen worden door de kwaliteitsmanager opgepakt, andere door de financiële afdeling, door functioneel beheer of door de medische registratie. Dit is een gemiste kans, want alle ontwikkelingen rondom de basisregistratie zouden juist één gemeenschappelijke factor moeten hebben, namelijk eenmalige registratie aan de bron die voor meerdere doelen gebruikt kan worden. Dit voorkomt dat er telkens weer voor een specifiek doel een registratie wordt opgezet met gegevens die elders al (meerdere malen) zijn vastgelegd. Doordat bepaalde zaken pas in 2013 werkelijk verplicht worden, lijkt het allemaal nog ver weg te zijn: de urgentie om nu al over het probleem na te denken ontbreekt veelal. Maar een samenhangende aanpak voor de komende verplichtingen levert duidelijke meerwaarde op als het gaat om efficiëntie, vermindering van de administratieve last en de belasting van de artsen en verpleegkundigen. Dit artikel geeft inzicht in de komende verplichtingen, de onderlinge samenhang en hoe een ziekenhuis vanuit een visie op de basisregistratie een samenhangende aanpak kan formuleren. 5

6 Figuur 1: ontwikkelingen in de tijd en hun samenhang met betrekking tot de basisregistratie Figuur 2: het bereiken van eenheid van taal en een eenmalige registratie voor meerdere doelen 6 Komende verplichtingen en onderlinge samenhang Er zijn in de context van de basisregistratie vijf ontwikkelingen te onderscheiden, namelijk: - de nieuwe DBC systematiek, DOT; - de start van de LBZ; - de verplichte publicatie van de HSMRgegevens; - de veranderingen binnen de diagnoseregstratie; - de veranderingen rondom verrichtingenregistratie. Figuur 1 geeft een overzicht van deze verschillende ontwikkelingen in de tijd, inclusief de onderlinge samenhang daartussen. Daarna wordt dit nader toegelicht. DOT Het uitgangspunt van DBC s Op weg naar Transparantie (DOT) is, dat het vanuit een goede basisregistratie mogelijk wordt om de geleverde zorg voor facturatie af te leiden. Dit betekent dat binnen het primaire zorgproces de diagnose en alle verrichtingen in het kader van de behandeling volledig, tijdig en juist worden geregistreerd en dat deze de gezamenlijke input vormen voor DOT. Zie voor meer informatie het informatiekader. LBZ Het doel van het opzetten van de Landelijke Basisregistratie Ziekenhuiszorg (LBZ) is een einde te maken aan de situatie dat ziekenhuizen aan verschillende instanties steeds weer informatie over de diverse aspecten van ziekenhuiszorg moeten aanleveren die vanuit een zelfde bron afkomstig is. De LBZ gaat zorgen voor de centrale aanlevering van informatie omtrent ziekenhuiszorg voor een groot aantal interne en externe doelen. Zie voor meer informatie het informatiekader. De LBZ wordt in 2012 operationeel waarbij het op 1 januari 2013 als verplichting geldt voor alle ziekenhuizen. Om aan te kunnen leveren volgens de specificaties van de LBZ wordt uitgegaan van de ICD-10- codering voor diagnoses en de CBV-classificatie voor verrichtingen. HSMR De Hospital Standard Mortality Rate (HSMR) is een gestandaardiseerd ziekenhuissterftecijfer, waarmee ziekenhuizen vergelijkbaar worden op het gebied van mortaliteit. Deze is gebaseerd op de sterftecijfers binnen het ziekenhuis, gecorrigeerd naar de patiëntenpopulatie van het ziekenhuis. Om de HSMR op een juiste wijze te berekenen wordt gebruik gemaakt van de LMR-registratie. Het belangrijkste hierbij is een juiste en kwalitatief goede registratie van de hoofd- en de nevendiagnosen. Een belangrijk aandachtspunt bij de publicatie van HSMR-gegevens is, dat de publicatie in 2011 gebruik maakt van de registratiegegevens in 2010; vandaar dat voldoende aandacht hiervoor op dit moment al geboden is. eenheid van taal In de huidige basisregistratie is er nog sprake van verschillende coderingsstelsels ( talen ). Terwijl een randvoorwaarde voor het bereiken van eenmalig registreren voor meerdere doelen is, dat er sprake is van eenheid van taal. Centraal staat de taal voor de diagnose en de verrichtingen. De huidige talen hiervoor zijn: - voor diagnose: ICD-9, DBC-diagnose, specialisme-specifieke diagnosecodering en vrije tekst - voor verrichtingen: CVV-verrichtingenstelsel, ZA/CTG-verrichtingen en CBV-verrichtingen. Het Ministerie van VWS heeft bepaald dat de ICD-10 vanaf 2012 de standaard wordt voor het classificeren van diagnoses in landelijke gegevensverzamelingen, zoals de LBZ (en de HSMR). Ook voor de afleiding van DBCzorgproducten wordt de ICD-10 de verplichte standaard (vanaf 2014). De ICD-10 vervangt hiermee de huidige classificatie voor diagnoseregistratie (de ICD-9), de DBC-diagnose, vrije tekst en de specialisme-specifieke diagnosecodering. Zie het informatiekader voor meer informatie over de ICD-10. Tevens is landelijk besloten dat de huidige Classificatie van Verrichtingen (CVV) zal worden vervangen door het CBV-bestand van de Stichting CBV (Centraal Beheer van Verrichtingen). Hierin staan niet alleen de declarabele verrichtingen, maar alle uitgevoerde activiteiten per zorgvraag. Zie het informatiekader voor meer informatie over het CBV. De diagnose in ICD-10-formaat en de verrichting in CBV-formaat vormen de input voor DOT, de LBZ en de HSMR (zie figuur 1). Hiermee ontstaat eenheid van taal. Figuur 2 illustreert deze ontwikkelingen. Om uiteindelijk tot een eenmalige registratie te komen moeten organisatiebreed afspraken worden gemaakt over het juist, tijdig en volledig registreren van de diagnoses en verrichtingen (aan de bron). Pas dan is een eenmalige registratie voor meerdere doelen gerealiseerd. Dit wordt verder uitgewerkt in de volgende paragraaf. samenhang Bij invoering; de sleutel tot succes In figuur 3 wordt de huidige situatie en de gewenste situatie ten aanzien van de diverse registraties getoond. In de huidige situatie vallen de aparte registraties voor verschillende doeleinden op: verantwoording via LMR en LAZR, dossiervoering in het EPD en facturering via DBC- registratie. Het betreft een meervoudige registratie voor meervoudige doelen. Karakteristiek voorbeeld in deze is de diagnoseregistratie: - er wordt een DBC-diagnosecode vastgelegd

7 voor financiële doeleinden; - er worden hoofd- en nevendiagnoses geregistreerd om extern verantwoording te kunnen afleggen (in ICD-9 formaat voor o.a. de LMR of LAZR); - er wordt een diagnose in vrije tekst of een specialisme-specifiek codestelsel door de medisch specialist geregistreerd in het EPD. Het gevolg van het meervoudig vastleggen voor verschillende doelen is een extra administratieve belasting van met name de zorgprofessional en de administratief medewerkers, grotere kans op fouten en de kans op discrepanties tussen de meerdere geregistreerde diagnoses bij één patiënt. Het uitgangspunt voor de gewenste situatie is een eenmalige registratie die gebruikt wordt voor meerdere doelen (dossiervoering, interne en externe verantwoording en financieel). Alle registraties dienen aan de bron plaats te vinden, hetgeen in de praktijk betekent: door de arts in het dossier. De wijze van registratie dient herkenbaar te zijn voor de zorgprofessional en ondersteund te worden door het ZIS/EPD of de daarvoor bestemde formulieren. De arts zal hierdoor te maken krijgen met veranderingen ten opzichte van de huidige werkwijze. Hierbij gaat het om de specifieke gegevens die geregistreerd moeten gaan worden, het moment van registratie, het gehanteerde jargon en de aangeboden functionaliteiten. In een dergelijk ingrijpend veranderingstraject is een goede communicatie hierover en begeleiding hierbij onmisbaar. Daarnaast is een goede opleiding/instructie ten aanzien van de verandering van groot belang voor het uiteindelijke resultaat. Ook voor de medisch codeurs betekent dit op termijn een belangrijke verandering. Zij zullen in de toekomst niet meer achteraf coderen maar als adviseur op het gebied van classificaties de arts gaan ondersteunen. Om stap voor stap een vertaalslag te kunnen maken vanuit gangbare medische terminologie naar classificatiesystemen als de ICD-10, zijn reeds instrumenten ontwikkeld, zoals SNOMED CT (Systemized Nomenclature of Medicine Clinical Terms). Zie het informatiekader voor meer informatie over SNOMED CT. Een gevolg van de invoering van het CBVbestand als landelijke standaard is dat ongeveer de helft van de algemene ziekenhuizen het CBV-bestand moet implementeren (de andere helft werkt er nu al mee). Ook hierbij geldt, net als bij de implementatie van de ICD-10, dat dit een verandering is die voor de artsen, verpleegkundigen en administratief medewerkers een wijziging in de registratie betekent (codes, omschrijvingen en betekenis). Als de diagnose en verrichtingen eenmaal juist, tijdig en volledig zijn geregistreerd aan de bron, kunnen alle benodigde gegevens voor financiële en verantwoordingsdoeleinden daarna worden afgeleid en eventueel getransformeerd naar het juiste formaat, bijvoorbeeld ICD-10. In veel geautomatiseerde systemen voor onder andere ordercommunicatie werkt dit al zo: de arts vinkt aan welke onderzoeken hij wil aanvragen en het systeem vertaalt dit achter de schermen automatisch naar de juiste CBV-code. In het voorbeeld van de diagnose, betekent dit dat alleen de zorgprofessional een diagnose registreert (gestructureerd in het ZIS of in vrije tekst); via speciale tools en medische codering wordt vervolgens deze diagnose omgezet in ICD-10-formaat, waarmee gedeclareerd kan worden via DOT en externe verantwoording in het kader van de LBZ kan worden afgelegd. Om de juiste en volledige gegevens te kunnen afleiden in het kader van DOT, de LMR, LAZR en LBZ, dient ervoor gezorgd te worden dat de juiste set van gegevens wordt geregistreerd aan de bron. Dit houdt ook in, dat er bij de inrichting van een EPD rekening moet worden gehouden met de minimaal te registreren zorggegevens en de tools die ervoor nodig zijn om de door de zorgprofessional geregistreerde gegevens om te kunnen zetten (transformeren) naar de gecodeerde werkelijkheid conform de afgesproken classificaties voor diagnose (ICD-10) en verrichtingen (CBV). WAt nu te doen? Uit het voorafgaande blijkt dat alle komende verplichtingen rondom de (basis)registratie een samenhang hebben, met als basis een goede diagnose- en verrichtingenregistratie. Ook hebben de veranderingen met name invloed op de wijze van registratie aan de bron door de zorgprofessional. De veranderingen die moeten plaatsvinden dienen dan ook niet als afzonderlijke trajecten gezien en geïmplementeerd te worden, maar moeten binnen de brede context worden bezien en in één keer worden geïmplementeerd aan de bron, zodat de zorgprofessional zoveel mogelijk ontzien wordt. Ziekenhuizen hebben dus het minste last van deze verplichtingen als zij hierop een duidelijke visie ontwikkelen, waarin zij bepaald hebben hoe zij willen omgaan met de verplichtingen en wie verantwoordelijk is voor de uitvoering, waardoor zij goed op de veranderingen voorbereid zijn en niet telkens verrast worden met nieuwe deadlines. Het is aan te raden om na het opstellen van de visie op de basisregistratie stapsgewijs te werk te gaan: 1 Bepalen waar de organisatie staat op dit moment, wat er allemaal speelt in het ziekenhuis en wat de plannen en wensen zijn. Aan de hand hiervan kan bekeken worden hoe de relatie ligt tussen deze plannen en de verplicht in te voeren ontwikkelingen in de basisregistratie. 2 Bepalen wat er wanneer moet gebeuren. Het kan bijvoorbeeld zijn dat er behoefte is aan een instrument om een diagnose in vrije tekst Figuur 3: Huidige en gewenste situatie basisregistratie 7

8 8 automatisch te (laten) vertalen naar de ICD- 10-diagnose. In dit kader zijn de ontwikkelingen rondom SNOMED van belang. Indien men een planning en een route heeft om op tijd de ICD-10 te introduceren in de organisatie profiteert men hier op meerdere vlakken en momenten van, terwijl het proces voor de zorgprofessional herkenbaar blijft. 3 In de organisatie moet iemand verantwoordelijk worden gesteld voor de basisregistratie die samen met een afvaardiging van de artsen en verpleegkundigen de koers bepaalt en de samenhang tussen de diverse verplichtingen en projecten bewaakt. 4 Uitvoeren van de vastgestelde activiteiten en daarmee implementeren van een nieuwe werkwijze in de basisregistratie aan de bron, met daarbij voldoende aandacht voor de instructie en communicatie. Het is de kunst om de verplichtingen in goede samenhang te implementeren: doe het in één keer goed met voldoende aandacht voor de diverse aspecten. Zo ontstaat een stevig fundament waarmee automatisch gezorgd wordt voor een goede dossiervoering, interne en externe verantwoording en financiële afhandeling. aanvullende toelichting over de komende ontwikkelingen: dot Het plan DBC s Op weg naar Transparantie (DOT) beschrijft de tweede generatie van de DBC-systematiek. De bedoeling van DOT is om oorspronkelijke doelstellingen van de DBCsystematiek zoals transparantie, medische herkenbaarheid, stabiliteit en openheid voor innovatie te realiseren. Het nieuwe systeem moet ook eenvoudiger in dagelijks gebruik zijn. Het uitgangspunt van DOT is dat het vanuit een goede basisregistratie mogelijk wordt om de geleverde zorg voor facturatie af te leiden. Dit betekent dat binnen het primaire zorgproces de diagnose en alle verrichtingen in het kader van de behandeling volledig, tijdig en juist worden geregistreerd. Daaruit worden de verschillende zorgproducten afgeleid, hetgeen de basis vormt voor de facturatie. Dit zou kunnen betekenen dat in de eindsituatie een aparte registratie voor de facturering (zoals de DBC-registratie nu) kan vervallen, wanneer de gegevens die voor de facturatie noodzakelijk zijn ook daadwerkelijk juist, tijdig en volledig zijn vastgelegd in het elektronische dossier. Naar alle waarschijnlijkheid wordt DOT in 2012 verplicht voor alle ziekenhuizen, wat betekent dat er gedurende het jaar 2012 twee verschillende systemen operationeel zijn. lbz Het doel van het opzetten van de Landelijke Basisregistratie Ziekenhuiszorg (LBZ) is een einde te maken aan de situatie dat ziekenhuizen aan verschillende instanties steeds weer informatie over de diverse aspecten van ziekenhuiszorg moeten aanleveren die vanuit een zelfde bron afkomstig is. De LBZ gaat zorgen voor de centrale aanlevering van informatie omtrent ziekenhuiszorg voor een groot aantal interne en externe doelen. - zorggegevens op patiëntenniveau; - klinische gegevens (Landelijke Medische Registratie; de LMR); - poliklinische gegevens (Landelijke Ambulante Zorg Registratie; de LAZR). - bedrijfsmatige gegevens op instellingsniveau; - productie, bedden en personeel; - loonkostengegevens. - gegevens met betrekking tot kwaliteit van zorg; - prestatie-indicatoren IGZ; - complicatieregistratie; - HSMR (om deze af te kunnen leiden is de LBZ noodzakelijk). De LBZ wordt in 2012 operationeel waarbij het op 1 januari 2013 als verplichting geldt voor alle ziekenhuizen. Om aan te kunnen leveren volgens de specificaties van de LBZ wordt uitgegaan van ICD-10-codering voor diagnoses en de CBV-classificatie voor verrichtingen. icd-9 en icd-10 ICD-9 is de negende versie van de International Statistical Classification of Diseases and Related Health Problems, waarin aandoeningen systematisch geclassificeerd zijn. De ICD-9 werd in 1977 gepubliceerd door de Wereldgezondheidsorganisatie. De opvolger van de ICD-9 is de ICD-10, waarin de codering zoals die gehanteerd werd in de ICD-9, sterk is veranderd. De ICD-10 is een levende classificatie die door een goed beheer volledig up-to-date is en de nieuwste ziektebeelden en diagnosen bevat. Met de invoering van de ICD-10 sluit Nederland aan bij de andere geïndustrialiseerde landen waardoor diagnosegegevens en doodsoorzaken ook internationaal vergeleken kunnen worden. cvv en cbv Centraal in de huidige verrichtingenregistratie staat de Classificatie van Verrichtingen (CVV). Deze is, net als de ICD-9, sterk verouderd. Het CBV-bestand van de stichting CBV (Centraal beheer Verrichtingenbestand) is een modernisering van de classificatie van verrichtingen, waarin medische en paramedische verrichtingen zijn ondergebracht. Het betreft hier niet alleen declarabele verrichtingen, maar alle uitgevoerde activiteiten per zorgvraag. Kenmerkend voor het CBV-bestand zijn de relaties die zijn ingebouwd naar andere classificaties en codestelsels (o.a. CVV, Zorgactiviteitentabel) waardoor eenmalige vastlegging voor meervoudig gebruik mogelijk is. Het CBV-bestand wordt continu geactualiseerd op aangeven van de gebruikers (alle academische ziekenhuizen en ongeveer de helft van de algemene ziekenhuizen). snomed ct SNOMED CT is een stelsel van medische terminologieën en bestaat uit een verzameling termen met hun synoniemen voor de vastlegging van klachten, symptomen, omstandigheden, ziekteprocessen, interventies, diagnosen, resultaten en de besluitvorming. Het heeft als doel om eenheid van taal te bereiken.

9 THEMAMIDDAG: BRONREGIsTRATIE IN DE GGZ nieuw! 17 februari 2011 Hoe vindt de bronregistratie plaats binnen GGZ-instellingen? Hebben alle GGZ-instellingen de bronregistratie op orde en zijn ze dus klaar voor de toekomst? Tegen welke knelpunten lopen ze aan én hoe kan de bronregistratie nog verder worden verbeterd? Al deze vragen staan centraal in de themamiddag bronregistratie in de GGZ. Waarom is goede bronregistratie noodzakelijk? Goede en zorgvuldige registratie is nodig om als GGZ-instelling te kunnen sturen met waardevolle, zorginhoudelijke informatie. Juiste, volledige en tijdige bronregistratie is hiervoor een randvoorwaarde. Bronregistratie is daarom een thema dat hoge prioriteit heeft in de GGZ. In de themamiddag kijken we naar de stand van zaken rondom dit thema en kunnen we leren van elkaars ervaringen. Resultaten onderzoek naar de stand van zaken in GGZ-instellingen Om een goed beeld te geven van de stand van zaken rondom bronregistratie in de GGZ, heeft de NVMA samen met Q-Consult een onderzoek uitgevoerd. Doel van het onderzoek was om in kaart te brengen hoe de bronregistratie binnen GGZ-instellingen plaatsvindt en welke verschillen tussen de instellingen bestaan. Drieëndertig instellingen hebben de vragenlijst ingevuld. De resultaten van het onderzoek geven interessante overeenkomsten en verschillen aan tussen de GGZ-instellingen. De NVMA wil graag tijdens een themamiddag met de GGZinstellingen op de resultaten inzoomen en samen kijken naar ontwikkelingen in de markt. Hoe staan de instellingen ervoor en waar kunnen we van elkaar leren? Hoe kunnen opleidingen er toe bijdragen dat er een juiste registratie aan de bron is gewaarborgd. Voor wie is deze training? Hoofden en medewerkers van medische administratie / zorgadministratie, Medewerkers medische registratie/zorgregistratie, DBC-medewerkers, DBCconsulenten, DBC-coördinatoren, AO-beheerders, DBC- en ICT-projectleiders, hoofden poliklinieken, hoofden economische administratieve dienst, informatiedeskundigen, IT-deskundigen /applicatiebeheerders, hoofden automatisering, stafmedewerkers, directieleden van zorginstellingen, medisch specialisten, verzekeraars en een ieder die verder in dit onderwerp is geïnteresseerd. Datum en duur van de themamiddag De themamiddag duurt van 13:00 17:00 uur en vindt plaats op: - 17 februari InschrIjven op 9

10 Anke SeRRARenS, COnSuLTAnT BIj Q-COnSuLT Te ARnHeM bronregistratie op orde Bronregistratie is een hot item in de ziekenhuiswereld. ieder ziekenhuis werkt aan het op orde krijgen van de dbc- en zorgactiviteitenregistratie en het doorvoeren van nieuwe zorgactiviteitencodes voor dot: dbc s op weg naar transparantie. ook zijn sommige ziekenhuizen gestart met pilots voor het invoeren van de nieuwe diagnose-registratie (icd-10). kortom, het Creëren van uniforme, eenmalige en CorreCte registratie aan de Bron. Een optimale bronregistratie is noodzakelijk om voorbereid te zijn op de invoering van DOT, voor het berekenen van gedegen kostprijzen en voor een gezonde financiële organisatie. Hoe komt u tot een optimale bronregistratie? In dit artikel nemen wij u mee in de fases naar een optimale bronregistratie. Hieronder zijn de ervaringen van verschillende ziekenhuizen en onze eigen ervaringen met het verbeteren van de bronregistratie verwerkt. Hiermee geven wij u inzicht in de resultaten, knelpunten en kritische succesfactoren van het project en bieden handvatten voor succes in de praktijk. In de eerste alinea s schetsen we de basiskaders voor een project optimaliseren bronregistratie: het in kaart brengen van de huidige situatie, het belang van een goed registratiesysteem en de samenwerking tussen de verschillende functionarissen, zoals functioneel beheer, zorgadministratie en de vakgroepen. Vervolgens geven we een overzicht van veel voorkomende knelpunten en geven we handvatten voor de praktijk. Ook sommen we de kritische succesfactoren op. Maar eerst sommen we op wat een optimale bronregistratie kan opleveren. 10

11 SAnDRA DAHMen, SenIOR COnSuLTAnT BIj Q-COnSuLT Te ARnHeM Het inrichten van de registratie aan de bron moet zo eenvoudig en intuïtief mogelijk, vindt stafmedewerker zorgadministratie apeter de Bruijn van het alysis ziekenhuis arnhem: we streven naar eenmalige vastlegging door specialist en ondersteuners, om deze informatie aan de achterkant voor meer doeleinden te gebruiken. WAt levert een optimale BronregistrAtie op? - flinke daling van de DBC-uitval; - flinke daling van het aantal zwevende zorgactiviteiten; - meer DBC-kennis bij de specialisten, arts-assistenten en ondersteuners. Dit verhoogt de betrokkenheid van deze groepen bij de registratie; - registratie aan de bron in plaats van registratie achteraf door zorgadministratie; - ontwikkelen van gedegen stuurinformatie op uitval door managementinformatie over de kwaliteit van registratie. van start met de nulmeting Voor het doorlichten van de bronregistratie gaat het ziekenhuis niet over één nacht ijs. DBC- en zorgactiviteitenregistratie vindt plaats in het hele ziekenhuis, waarbij veel verschillende functionarissen betrokken zijn. Een goede voorbereiding en een plan van aanpak voor het optimaliseren van de bronregistratie is daarom essentieel. De verschillende ziekenhuizen gebruiken vergelijkbare methodieken voor het optimaliseren van de bronregistratie. De basis hierbij is inzicht in de huidige kwaliteit van de bronregistratie, een zogenaamde nulmeting. 11

12 12 Een nulmeting bestaat meestal uit één of meer van onderstaande onderdelen: 1 interviews; 2 observeren op de poli/ afdeling; 3 dossieronderzoek; 4 analyse van de kwaliteit van registratie; 5 rapportage van de bevindingen. In het interview met Hans Dietvorst (Jeroen Bosch Ziekenhuis) in het NTMA van juni 2009 (p ) kunt u meer lezen over de onderdelen van een nulmeting. WAt levert de nulmeting op? Het observeren op de (poli)klinieken heeft mij en mijn afdeling veel informatie opgeleverd, vertelt Brigitta Quint (hoofd ZA&I van het St. Antonius ziekenhuis te Nieuwegein). Ik heb alleen al door te observeren veel inzicht gekregen in de diverse werkwijzen op de (poli)klinieken en de knelpunten die medewerkers daarin ervaren. Ditzelfde geldt voor het uitvoeren van interviews. In de interviews kunnen specialisten en ondersteuners zelf aangeven hoe, wanneer, waar en waarom zij registreren. Het interview is een middel om de beweegredenen van specialisten boven tafel te krijgen en om af te stemmen welke knelpunten aangepakt moeten worden. Uit deze interviews komt vaak naar voren dat taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden (tvb s) in de DBC- en zorgactiviteitenregistratie niet bekend zijn bij medewerkers en specialisten. Afspraken over controlemomenten in de DBC- en zorgactiviteitenregistratie zijn niet vastgelegd. Controle vindt vaak ad hoc plaats door verschillende functionarissen. Dit veroorzaakt veel onnodige uitval. Peter van Druten, Clustermanager Diverse Specialismen van het Jeroen Bosch Ziekenhuis, geeft als mogelijke oorzaken het gebrek aan DBC-kennis bij specialist en ondersteuner en tijdgebrek. Maak tijd (fte s) op de poli vrij om de controlefunctie goed in te richten. Zo kun je de uitval van foute DBC s, die daardoor niet-declarabel zijn op nul krijgen en tegelijkertijd structureel kennis vergroten, is zijn advies. De ervaring in bronprojecten leert dat met het opfrissen van de basis DBC-kennis en learning on the job de specialisten, artsassistenten en ondersteuners hun registratie al veel beter kunnen inrichten. Blijf constant scholen, is het advies van Brigitta Quint. Mijn medewerkers van de zorgadministratie en DBCbeheer scholen regelmatig specialisten, artsassistenten, verpleegkundigen en polimedewerkers. Onderwerpen die aan bod komen, zijn dan de registratieregels van DBC Onderhoud, het afwerken van spreekuren en het omgaan met uitval. Deze onderwerpen moeten structureel worden opgenomen in het opleidingscurriculum van het ziekenhuis, niet alleen voor nieuwe medewerkers. Kortom, de nulmeting levert u het volgende op: inzicht in de werkwijze van diverse registreerders en waarom zij op deze wijze registreren, welke knelpunten zij ervaren, hoe controle op de registratie is vormgegeven en of er voldoende kennis aanwezig is over de DBC-spelregels en zorgactiviteiten. het vervolg: BelAng van een goed registratiesysteem Als het inzicht in verschillende werkwijzen en tvb s, het inrichten van controle van de bronregistratie en de opleiding aanwezig zijn, is het belangrijk om de vervolgstap te maken: het meetbaar maken van de DBC-registratie. Denk bij meetbaar maken enerzijds aan inzicht in juistheid, tijdigheid en volledigheid van de registratie, en anderzijds aan het inzichtelijk maken van digitale processen zoals van opnames, OK-planning en agendabeheer. Aandachtspunt hierbij is dat veel ziekenhuizen met verschillende registratiesystemen werken, die vaak niet aan elkaar zijn gekoppeld. Achteraf wordt informatie uit de aparte systemen gekoppeld en/of met de hand ingevoerd, wat een flinke administratieve last met zich mee brengt. Idealiter is het registratiesysteem zo ingericht dat de arts niet anders kan dan goed registreren, aldus Hans van Belleghem (hoofd ZA&I UMCU). Een aantal ziekenhuizen geeft aan dat een goed ingericht EPD een voorwaarde is voor het optimaliseren van de bronregistratie. De afdeling automatisering en de functioneel beheerders moeten daarom vanaf het begin betrokken zijn bij een project voor het optimaliseren van de bronregistratie. WelKe rol KAn functioneel Beheer vervullen? Bij ons in het ziekenhuis werken we hard aan de communicatie tussen functioneel beheer en de zorgadministratie, vertelt Peter de Bruijn. Veranderingen in de bronregistratie zijn van invloed op de werkwijze van de zorgadministratie, maar ook op die van functioneel beheer. Door een kijkje te nemen in elkaars keuken, zoals de OK-ondersteuning, planning, agendavoering en het systeem van patiëntenlogistiek proberen we de ondersteuning van functioneel beheer zo goed mogelijk aan te laten sluiten op onze doelstellingen van een optimale bronregistratie. Alle functioneel beheerders gaan op een werkplek samen werken om dit te realiseren. WelKe KnelPunten Kunt u tegenkomen? Bovenstaande schetst als het ware de kaders voor het onderzoeken van de bronregistratie. Als deze kaders staan, kunt u inzoomen op specifieke knelpunten in de DBC- en zorgactiviteitenregistratie. Onze ervaring is dat ziekenhuizen vaak dezelfde knelpunten ontdekken in de registratie. Hieronder volgt een overzicht: - wie registreert wat wanneer? Er wordt steeds meer tijd besteed aan administratieve werkzaamheden, waaronder de DBC- en zorgactiviteitenregistratie. Om de registratielast te verlagen (en daarmee de hoeveelheid tijd voor de patiënt te vergroten) is het belangrijk vast te leggen wie verantwoordelijk is voor welk deel van de registratie. Zie ook handvatten voor succes in de praktijk. - Zwevende zorgactiviteiten. Herkent u de volgende situatie? De patiënt krijgt op dinsdag labonderzoeken in het ziekenhuis en

13 komt vervolgens woensdag bij de specialist op het spreekuur voor het bespreken van de uitslag en het behandelbeleid. De arts opent een DBC op woensdag, waardoor de labverrichtingen van de vorige dag niet in de DBC komen en gaan zweven. - wel of niet clusteren van zorgactiviteitencodes. Welke keuze heeft u als ziekenhuis gemaakt in de clustering van zorgactiviteitencodes? Het risico van het niet clusteren van zorgactiviteitencodes is dat zorgactiviteiten worden gemist en dat wordt achteraf niet gecorrigeerd. Het wel clusteren van zorgactiviteitencodes brengt ook risico s met zich mee: als er iets anders is gedaan dan de standaard geclusterde zorgactiviteitencodes, wie controleert dit en wie past dit dan aan? - koppelen van zorgactiviteiten aan afspraakcodes. Ook hier geldt dat het de registratie aan de bron lijkt te vereenvoudigen, maar het inbouwen van structurele controles is essentieel voor een juiste en volledige zorgactiviteitenregistratie. - Zorgactiviteitenregistratie in de kliniek. Medewerkers zijn dag en nacht bezig met de patiënt. Weet u welke handelingen zij allemaal bij één patiënt uitvoeren? Op de kliniek worden veel (voorbehouden) handelingen verricht door verpleegkundigen en artsen. Veel van deze zorgactiviteiten worden niet geregistreerd. In het kader van DOT en voor juiste zorgprofielen is het raadzaam te bepalen welke essentiële en/of dure zorgactiviteiten het ziekenhuis in de kliniek wil registreren. Daarna bepaalt u hoe de registratie van deze zorgactiviteiten wordt vormgegeven. Methoden die nu hiervoor gebruikt worden, zijn registratie in het EPD of een zorgactiviteitenlijst in het verpleegkundig dossier, die later door een ondersteuner in het registratiesysteem wordt gezet. - registratie op de spoedeisende hulp (seh). De SEH is de meest complexe afdeling om de DBC- en zorgactiviteitenregistratie te stroomlijnen. handvatten voor succes in de PrAKtijK Na het bespreken van de mogelijke resultaten en knelpunten voor het project optimalisatie bronregistratie vraagt u zich natuurlijk af: hoe pak ik de verbetering aan? Vanuit onze ervaring geven wij u graag handvatten voor het optimaliseren van uw bronregistratie. Daarbij maken we onderscheid in handvatten voor goed projectmanagement en handvatten voor het inrichten van een goede bronregistratie. ProjectmAnAgement - Zorg voor draagvlak en steun vanuit de Raad van Bestuur en het Medisch Stafbestuur. - Heeft u de juiste GOKIT? - Geld: meestal vraagt een project om een investering. Breng dus vooraf goed de verwachte kosten en het verbeterpotentieel in kaart, bijvoorbeeld met een kosten-baten analyse. - Organisatie: zorg voor voldoende draagkracht binnen de instelling en betrek de juiste mensen bij het project. Stel een goede projectstructuur op, waarin duidelijke taken en verantwoordelijkheden en escalatielijnen zijn vastgelegd. - Kwaliteit: het projectteam moet bestaan uit mensen die kunnen samenwerken en de juiste kennis en vaardigheden hebben. Denk hierbij aan juiste, duidelijke rapportage van resultaten en aan geborgde veranderingen. - Informatie: wie communiceert wat, wanneer en hoe? Het is bijvoorbeeld essentieel dat het project op basis van juiste informatie wordt gestart en dat meetinstrumenten worden goedgekeurd, zodat geen twijfel ontstaat over de betrouwbaarheid en juistheid van de data. - Tijd: maak voorafgaand aan de start van het project een realistische planning en schep voorwaarden om het project zo gestroomlijnd mogelijk te laten verlopen. Ook het inplannen van tijd om mensen te informeren over de voortgang en resultaten is een voorwaarde voor succes. - Start met de zogenaamde quick wins. Door deze kortetermijnresultaten zichtbaar te maken, motiveer je specialist en ondersteuners om verbeteringen door te voeren. Kritische succesfactoren voor goed ProjectmAnAgement: - draagvlak Raad van Bestuur en Medisch Stafbestuur; - een goed gevulde GOKIT; - duidelijkheid over wie de leiding heeft over het project; - goede escalatielijn. inrichting BronregistrAtie - Creëer accountmanagerschap binnen de zorgadministratie. Maak medewerkers vanuit de zorgadministratie verantwoordelijk voor de ondersteuning bij de optimalisatie van de bronregistratie. Hierdoor is er voor specialist, ondersteuner en manager één aanspreekpunt voor de registratie. Dit resulteert in meer betrokkenheid van de specialist bij het project en zo voer je sneller veranderingen door. - Goede managementinformatie over de kwaliteit van de DBC- en zorgactiviteitenregistratie. Alle betrokkenen in het project moeten vanaf het begin van het project voldoende inzicht hebben in de verbetereffecten van de maatregelen. - Maak per vakgroep een dossier aan met daarin: knelpunten die de zorgadministratie signaleert, veranderingen in bijvoorbeeld de zorgactiviteitentabel, evaluatie van afspraken die zijn gemaakt over de registratie en verantwoordelijkheden. Door het vastleggen van deze punten borgt u afspraken en zorgt u voor een continu verbeterproces, ook wel de PDCA-cyclus, van Plan-Do-Check-Act genoemd. - Maak maandelijkse dashboards over de DBC- en zorgactiviteitenregistratie, waardoor het management, zowel zorgmanager als specialistmanager, stuurinformatie heeft op 13

14 14 het gebied van de bronregistratie. - Voer als accountmanager van de zorgadministratie periodiek gesprekken met het management over de dashboardgegevens en specifieke punten over de bronregistratie. Daarnaast bieden deze gesprekken ook de gelegenheid om bij te praten en je gezicht te laten zien. - Leg de taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden vast en maak een procesbeschrijving. Dit is een korte schematische beschrijving van wie, wat, wanneer en waar doet in de registratie. Let op: deze procesbeschrijving is geen doel op zich, het is een middel om met alle betrokkenen de inrichting van de registratie af te stemmen. Deze procesbeschrijving maakt onderdeel uit van je AO/IC (Administratieve Organisatie en Interne Controle). - Zet een ziekenhuisbreed opleidingsprogramma op voor het (bij)scholen van artsen, arts-assistenten en ondersteuners in DBC-kennis. Zorg daarnaast ook voor een gedegen inwerkprogramma op het gebied van DBC- en zorgactiviteitenregistratie voor nieuwe medewerkers. Kritische succesfactoren inrichten BronregistrAtie: - een goed ingericht EPD: simpele registratie aan de bron; - goede managementinformatie over de kwaliteit van de DBC- en zorgactiviteitenregistratie; - accountmanager van de zorgadministratie ondersteunt vakgroepen met de registratie; - Samenwerking met functioneel beheer. De PDCA-cyclus: het verbeteren van de bronregistratie is een continu proces van registreren, meten van de kwaliteit van de registratie, het monitoren van de knelpunten en het doorvoeren van verbeteringen. tot slot Bij de nulmeting is inzichtelijk geworden welke knelpunten en verbeterpunten er zijn. Met deze informatie gaat u als ziekenhuismedewerker uw bronregistratie verbeteren. Hierbij is de vraag hoe u het verbeteren zo effectief mogelijk aanpakt, met als doel blijvende verbetering van de bronregistratie. In het volgend NTMA leest u hier TRAINING: ZORGADMINIsTRATEuR VAN DE TOEKOMsT IN ZIEKENHuIZEN nieuwe data! 3 en 31 maart 2011, 9 en 21 juni 2011 InGrIjpende veranderingen als dot, InvOerInG van lbz en InTerne vragen Over registratie en OpBrenGsTen ZOrGen ervoor dat HeT administratieve en HeT primaire proces steeds dichter BIj elkaar komen. de ZOrGadmInIsTraTIe WOrdT In deze nieuwe situatie niet alleen verantwoordelijk voor HeT verwerken van de registratie, maar OOk voor HeT adviseren van de verschillende registratiemogelijkheden. Ingrijpende veranderingen als DOT, invoering van lbz en interne vragen over registratie en opbrengsten zorgen ervoor dat het administratieve en het primaire proces steeds dichter bij elkaar komen. De zorgadministratie wordt in deze nieuwe situatie niet alleen verantwoordelijk voor het verwerken van de registratie, maar ook voor het adviseren van de verschillende registratiemogelijkheden. Wat betekenen deze ontwikkelingen voor de rol van de zorgadministrateur? De zorgadministrateur gaat de afdelingen proactief benaderen. samen met de medische professional, financiën en ICT vraagt de zorgadministratie zich af welke gegevens je moet registreren, welke je wilt registreren en welke mogelijkheden daartoe zijn. De zorgadministratie faciliteert daarbij dus het primaire proces en adviseert over de registratiemethode. Maar hoe doe je dit? Waar vind je relevante informatie? Hoe ga je met deze informatie naar een afdeling? Wat communiceer je dan? Hoe zorg je ervoor dat men wat doet met jouw advies? Want uiteindelijk gaat het erom dat u uw baan met net zoveel plezier blijft doen als voorheen! Voor wie is deze training? Zorgadministrateurs, medewerkers medische administratie, stafmedewerkers die zich bezighouden met het zorgadministratieproces, unitondersteuners. Van deelnemers wordt verwacht dat zij (basis)kennis hebben van medische terminologie. Datum en duur van de training De training vindt plaats op: - 3 en 31 maart en 21 juni 2011 InschrIjven op

15 meer over. In dit nummer bespreken wij de aanpak van het verbeterproces, de veranderkundige aspecten daarbij en de mogelijke methoden om de verbetering te borgen in de organisatie. samenvatting Een optimale bronregistratie is noodzakelijk om voorbereid te zijn op de invoering van DOT, voor het berekenen van gedegen kostprijzen en voor een gezonde financiële organisatie. In dit artikel schetsen we de kaders, knelpunten en kritische succesfactoren voor een optimale bronregistratie. Het doorlichten van de bronregistratie vraagt om een goede voorbereiding en een plan van aanpak. De basis hiervoor is inzicht in de huidige kwaliteit van de bronregistratie, een zogenaamde nulmeting. Een goed uitgevoerde nulmeting levert u de volgende inzichten op: - werkwijzen van verschillende registreerders; - welke knelpunten zij ervaren; - hoe controlefuncties zijn vormgegeven; - of voldoende kennis van DBC- en zorgactiviteitencodes aanwezig is; - welke verschillende registratiesystemen worden gebruikt en hoe deze aan elkaar gekoppeld zijn. Ziekenhuizen geven aan dat uit de nulmeting blijkt dat inzicht in taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden, een goed ingerichte controlefunctie, een opleidingsprogramma en een goed registratiesysteem de basiskaders vormen voor een project voor het optimaliseren van de bronregistratie. Bovendien is een goed ingericht EPD een belangrijke voorwaarde. De afdeling automatisering en de functioneel beheerders moeten daarom vanaf het begin betrokken zijn bij een project voor het optimaliseren van de bronregistratie. Veel voorkomende knelpunten in de bronregistratie zijn: onduidelijkheid over wie, wanneer registreert, zwevende zorgactiviteiten, discussie over het wel of niet clusteren van zorgactiviteitencodes en het koppelen van zorgactiviteiten aan afspraakcodes, inzicht in zorgactiviteitenregistratie op de kliniek en de SEH als complexe afdeling. Hoe pakt u dan de verbeteringen aan? Kritische succesfactoren zijn: - draagvlak Raad van Bestuur en Medisch Stafbestuur; - een goed gevulde GOKIT; - duidelijkheid over wie de leiding heeft over het project; - goede escalatielijn; - een goed ingericht EPD; - managementinformatie over de kwaliteit van de DBC- en zorgactiviteitenregistratie; - accountmanager van de zorgadministratie; ondersteunt vakgroepen met de registratie - samenwerking met functioneel beheer. 15 TRAINING: ZORGADMINIsTRATEuR VAN DE TOEKOMsT IN DE GGZ nieuwe data! 7 en 21 april 2011 of 16 en 28 juni 2011 InGrIjpende veranderingen als prestatiebekostiging (dbc s, ZZp s, dbbc s) en InTerne vragen Over registratie en OpBrenGsTen ZOrGen ervoor dat HeT administratieve proces verandert. HeT administratieve en HeT primaire proces komen steeds dichter BIj elkaar en uw medewerkers moeten van steeds meer verschillende systemen kennis HeBBen. In deze nieuwe situatie krijgt de ZOrGadmInIsTraTIe steeds meer een adviserende functie. Wat betekenen deze ontwikkelingen voor de rol van de zorgadministrateur? De zorgadministrateur gaat de afdelingen proactief benaderen. samen met behandelaars, afdeling financiën en ICT vraagt de zorgadministratie zich af welke gegevens je moet registreren en welke mogelijkheden daartoe zijn. De zorgadministratie faciliteert daarbij dus het primaire proces en adviseert over de registratie. Een tweedaagse training die praktisch en interactief van aard is. Vanuit de theorie gaat u aan de slag met oefeningen en cases, waarbij de twee trainers garant staan voor het creëren van een veilige leeromgeving. Tevens kunt u eigen (lastige) praktijksituaties inbrengen. Na afloop van de training heeft u een gedegen basiskennis (DBC GGZ, ZZP, DBBC s) voor uw functie weet u welke bronnen u kunt raadplegen om tot een gedegen advies te komen kunt u effectieve adviesgesprekken voeren bent u in staat vertrouwen en geloofwaardigheid als adviseur op te bouwen - kunt u op een constructieve wijze samenwerken met uw interne opdrachtgevers - gaat u effectiever om met weerstand en lastige situaties Voor wie is deze training? Functionarissen in de GGZ: Zorgadministrateurs, key-users, medewerkers secretariaat administratie, stafmedewerkers die zich bezighouden met het zorgadministratieproces, unitondersteuners. Van deelnemers wordt verwacht dat zij basiskennis hebben van registratie. Datum en duur van de training De training vindt plaats op: 7 en 21 april 2011 of 16 en 28 juni 2011 InschrIjven op

16 Een visie op trainen van medewerkers in zorgregistraties 16 Er wordt veel gevraagd van onze medewerkers - kennis van wet en regelgeving, zoals DB(B)C, ZZP etcetera, met alle uitzonderingen van dien; - kennis van interne regelgeving, zoals registraties bij systeemleden, onverzekerden etcetera; - vaardigheden: registratie in de zorgapplicatie, hoe, waar moet geregistreerd worden; - kennis van interne procedures: wie is waar verantwoordelijk voor, wat moet door wie op welk moment geregistreerd worden. Om aan alle wet- en regelgeving te voldoen worden de applicaties waarin de registraties plaatsvinden voortdurend aangepast waarbij functionaliteiten continue veranderen. Daarnaast gaan de (digitale) ontwikkelingen steeds maar verder.

17 Veel GGZ instellingen worstelen met het op orde brengen van de zorgregistratie. We hebben te maken met steeds toenemende complexiteit van richtlijnen en regelgevingen, en hierdoor registratie. er is tegenwoordig erg veel kennis en kunde nodig om juist, tijdig en volledig te registreren. Daarbij is het belang van een tijdige, juiste en volledige registratie in de loop der tijd steeds groter geworden. Financieel zijn we er afhankelijk van geworden. Medewerkers moeten getraind worden in deze registraties. Over hoe je dat moet doen en het belang hiervan wordt nogal eens verschillend gedacht. In dit artikel een visie op trainen van medewerkers in zorgregistratie. Voorbeelden hiervan bij Altrecht zijn: - ontwikkeling van een nieuw EPD (Quarant) waardoor het totale uiterlijk van de applicatie verandert. Hierdoor is er geen onderscheid meer tussen zakelijke registratie en het EPD, dit wordt steeds meer met elkaar geïntegreerd; - meer verantwoordelijkheden gaan naar de behandelaar zoals de contactregistratie, het afhandelen van contacten (=productie), invoeren van de DSM IV + koppelen aan DB(B)C en de DBC-autorisatie; - secretariaat gaat meer van een uitvoerende naar een controlerende functie; - registratie in dagproces, waardoor geen achterstanden meer ontstaan; - elektronisch voorschrijfsysteem (EVS); - digitaal cliëntenportaal en inherent hieraan Els van de Peppel, Teamleider trainingen zorgregistraties, GGZ Altrecht, Den Dolder 17

18 18 het cliëntvriendelijk registreren; - beveiligd berichtenverkeer. Helder zal zijn dat dit een complex geheel vormt dat niet alleen met kennis en kunde te maken heeft maar ook, en niet op de laatste plaats de administratieve organisatie (AO) op de afdelingen zelf. BehAPBAAr maken voor de medewerkers Nu is de vraag hoe dit zo te stroomlijnen dat het voor de medewerkers nog behapbaar en te overzien blijft. In het in het verleden was het vaak zo dat er bij veranderingen een mail rondgestuurd werd met een korte uitleg over de verandering(en). In het beste geval werd er een bijeenkomst georganiseerd waar een demonstratie gegeven werd met uitleg. Dit werd dan gedaan door applicatiebeheerders en/of medewerkers van de centrale zorgadministratie. De trainer was ontzettend hard aan het werk met het uitleggen en de demonstratie. De deelnemers zaten er bij, probeerden het te begrijpen en af en toe mocht men in een testomgeving iets uitproberen. De mail of bijeenkomst was voornamelijk voor de administratieve medewerkers. Behandelaren en management werden hier niet of nauwelijks bij betrokken. De applicatie, richtlijn en/of regel werd als uitgangspunt genomen en vandaar uit werd de training vorm gegeven. Vaak met gevolg dat de medewerker na de bijeenkomst nog steeds niet helder had wat hij/zij in de praktijk nu daadwerkelijk moest doen. En dáár gaat het nu net om, wat moeten de medewerkers op de werkvloer nu precies doen, maar ook moet helder zijn wie moet wat doen, wanneer en op welke manier. visie op leren Bij Altrecht is er voor gekozen om het vanuit een ander gezichtspunt te benaderen. Uitgangspunt is nu niet de applicatie zelf of de wet- en regelgeving maar de vraag hoe leren mensen? Globaal kun je zeggen dat we leren: - 10% van wat we lezen; - 20% van wat we horen; - 30% van wat we zien; - 50% van wat we zien en horen; - 70% van waar we over gediscussieerd hebben met anderen; - 80% van wat we persoonlijk ervaren hebben; - 95% van wat we uitleggen aan anderen. Daarnaast weten we dat de manier van leren het volgende effect heeft: begrip inzicht vaardigheden transfer naar nieuwe situaties theorie 20% 5% 5% demonstratie 40% 8% 7% praktijk feedback 80% 90% 10% samen uitvoeren 95% 90% 90% Onder andere deze wetenschap leert ons dat de manier van overbrengen ontzettend belangrijk is. Een demonstratie van een (onderdeel van een) applicatie met een toelichtend verhaal zal tot effect hebben dat de medewerker een idee heeft wat de bedoeling is, maar als het er op aan komt niet de vaardigheid en/of het juiste inzicht heeft dit ook in de praktijk uit te voeren. Daarnaast is er het verschil tussen kennis, begrip, inzicht en de vaardigheden die nodig zijn om het geleerde in de praktijk toe te passen of te herkennen en toe te passen in wisselende situaties. Vaak is het zo dat gezegd wordt Dit moet de medewerker weten. De vraag zou moeten zijn: wat moet de medewerker doen (vaardigheden) en aansluitend daarop wat moet de medewerker weten om dat te kunnen doen (kennis, begrip). Wanneer je begint met het op een rijtje zetten van wat de medewerker moet doen en welke voorwaardelijke kennis daarvoor nodig is, is de keuze hoe de training op te zetten meteen een stuk makkelijker. Kernwoord hierbij is telkens vaardigheden en dat wil dus zeggen dat de focus bij een training vooral op het oefenen moet komen te liggen, het zogenaamde actief zelfstandig leren. Dát moet de hoofdmoot zijn van een training. Het overbrengen van de voorwaardelijke kennis kan op verschillende manieren. Door bijvoorbeeld een demonstratie met toelichting (altijd kort), door (vooraf) theorie te laten bestuderen, door cursisten elkaar te laten informeren of door middel van e-learning. opzet van de trainingen Reguliere trainingen Bij Altrecht hebben we de zogenaamde reguliere trainingen. Dit zijn de trainingen voor nieuwe medewerkers en stagiaires. De trainingen zijn onderverdeeld in trainingen voor behandelaren, administratieve medewerkers en verpleegkundigen (waar ook begeleiders, vaktherapeuten etcetera onder vallen). De medewerkers zijn verplicht eerst deze training te volgen en een basistoets met een voldoende af te sluiten voordat ze geautoriseerd worden voor de zorgapplicatie. Wanneer de toets gehaald is krijgt men een certificaat. De medewerkers krijgen na een korte inleiding een werkboek en loggen in op een oefenomgeving van de zorgapplicatie. Het werkboek is zo opgezet dat ze zelfstandig, op eigen tempo aan het werk kunnen. Het werkboek bevat opdrachten met handleidingen en volgt het gehele werkproces zoals de medewerker dit in de praktijk tegen komt. Tussendoor zijn er toelichtingen en/ of demonstraties op een aantal zaken zoals bijvoorbeeld de DB(B)C, wachtlijstregistratie, ZZP, interne overplaatsingen en dergelijke. Uiteraard toegespitst op de functie van de medewerkers die de training volgen. Deze toelichtingen zijn altijd kort, want we weten dat na 10 minuten de aandacht hierbij al verslapt. Het voordeel van deze opzet is dat de medewerker onbeperkt kan oefenen, zelf vragen stelt (en dus geïnteresseerd is in het antwoord) en

19 een totaal overzicht / inzicht krijgt van wat er met betrekking tot de registraties speelt binnen (en buiten) Altrecht. Verdiepende trainingen Naast de reguliere trainingen zijn er verdiepende trainingen waar medewerkers zich voor kunnen opgeven. Zo zijn er opfristrainingen, trainingen op maat en verdiepende trainingen zoals DB(B) C trainingen, een training Signaallijsten, rapportages en overzichten, Psygis agenda training en dergelijke. Wanneer een medewerker een training gevolgd heeft krijgt hij/zij hiervan een aantekening op het certificaat. Ondersteuning op de afdeling Er is veel contact met de afdelingen. Dit, om met elkaar te bepalen aan welke voorwaarden de trainingen moeten voldoen. Vaak ook om op maat gesneden trainingen te geven of ondersteuning op de afdeling waar nodig. Uitgangspunt hierbij is het belang om vraaggerichte trainingen aan te bieden die aansluiten op de dagelijkse praktijk. Ondersteuning projecten Buiten deze vaste trainingen wordt het trainersteam bij projecten betrokken om mee te denken over hoe de implementatie plaats moet gaan vinden en dit ook uit te voeren. Alleen trainen is onvoldoende Vaak wordt gedacht dat als een medewerker op training is geweest het wel goed zal komen met de registratie. Niets is minder waar. Een juiste, volledige en tijdige registratie valt of staat, naast de kennis en vaardigheden van medewerkers, met het goed aansturen van de administratieve organisatie op de afdeling. Het moet helder zijn wie waar verantwoordelijk voor is; wat wordt van de medewerker verwacht op welk moment. Per afdeling kan dat verschillen. Dat is ook de reden dat bij sommige projecten en/of trainingen het trainersteam samen met de afdeling eerst een voortraject volgt om te kijken welke randvoorwaarden van belang zijn. Pas als daaraan voldaan is, is de kans van slagen na de training groot. de toekomst Het zijn uitdagende tijden waarin zaken als bezuinigingen, reductie, etcetera aan de orde zijn. Het is van belang om niet in de valkuil te stappen van het naar binnen richten, beheersen en remmen, maar de positie te versterken door te kiezen voor ontwikkeling, verbreding, investering, over de grenzen heen kijken en vooruit te denken. Dit werkt inspirerend en motiverend en kan intern een significante kostenbesparing opleveren wanneer wij gericht en efficiënt omgaan met opleiding en kennisontwikkeling. In het kader van bezuinigingen hoor je de roep om e-learning toenemen. Dat zou de face-toface trainingen kunnen vervangen, de duur van de trainingen verkorten en kosten besparen (trainers zijn dan niet meer nodig). Naar mijn mening kan e-learning het reguliere opleiden nooit helemaal vervangen, maar is een combinatie met face-to-face leren wel heel goed mogelijk. Dat heet in de literatuur blended learning. Veel cursisten hebben behoefte aan persoonlijk contact. Ook kunnen bepaalde vaardigheden beter face-to-face worden geoefend. Met e-learning zit je vast aan de stof die er in is verwerkt. Ruimte om je eigen vragen te stellen en praktijkvoorbeelden aan te halen is er niet. Vooral complexe materie die een beroep doet om het geleerde in verschillende situaties toe te passen en veel uitzonderingen kent is moeilijk in e-learning te vangen. Daarnaast vergt e-learning hoge investeringen in hard- en software. Goede online leerstof is duur. Wanneer een bedrijf met e-learning een specifiek probleem wil oplossen, waarvoor zij een maatwerk toepassing nodig heeft, dan hangt daar een flink prijskaartje aan. Gezien de complexiteit, de continue ontwikkelingen waar de e-learning telkens opnieuw op aangepast moet worden, de verscheidenheid en de omvang van zorgregistratie onderwerpen, is het niet mogelijk alles in e-learning te gieten. E-learning is een prachtig middel, maar is niet het doel en kan nooit de vervanging van de face-to-face trainingen worden. Op dit moment wordt bij Altrecht e-learning al succesvol ingezet bij projecten. Wij zijn ons aan het bezinnen op welke wijze e-learning ook ingezet kan gaan worden bij het reguliere aanbod aan trainingen. tot slot Het is als instelling belangrijk om met elkaar te bepalen wat het betekent om te kiezen voor een lerende organisatie of, specifieker, voor lerende mensen in een veranderende organisatie. Om aan actuele en toekomstige ontwikkelingen het hoofd te kunnen bieden dien je als GGZ instelling enerzijds de beschikbare kennis optimaal toe te passen en anderzijds de reeds aanwezige competenties continu te verbeteren. Dat betekent ook dat de visie op het organiseren van onder andere de trainingen zorgregistraties én de visie hoe kennis over te brengen helder moeten zijn. Randvoorwaarden zullen hiervoor gecreëerd moeten worden. Ook bij Altrecht zijn we nog niet waar we wezen moeten wat dit betreft, maar hebben al wel een hele grote stap in de goede richting gezet. 19

20 EEN AfGANG EErSTE KLAS C O L U M N S A M S T E r K Ik viel bijna van mijn stoel van ellende toen ik in het nieuws vernam dat het aantal doden ten gevolge van vermijdbare fouten in de Nederlandse ziekenhuizen was gestegen van 1735 naar 1960 in een periode van vier jaar. Dat liegt er niet om. Direct werd op de bekende Hollandse wijze dit cijfer weer gebagatelliseerd. Tuurlijk was de bevolking ouder geworden en dus een beetje zieker en daardoor was het cijfer hoger dan in Lariekoek! Het uitgebreide en grondig uitgevoerde onderzoek 1 van het Centrum voor Ouderenonderzoek EMGO+ van het VU Medisch Centrum en het NIVEL, het Nederlands Instituut voor onderzoek van de gezondheidszorg, loog er niet om. Was het niet de nieuw aangetreden Hoofdinspecteur Gerrit van der Wal die samen met Minister Klink in 2004 riep dat het aantal sterfgevallen in ziekenhuizen door vermijdbare fouten op zijn minst met 50 % moest worden teruggebracht? In een Nieuwsbericht van verkondigde de Inspectie voor de Gezondheidszorg dat zij het aantal vermijdbare doden dat in ziekenhuizen valt drastisch wilde verlagen. Het vermijdbare dodental van is lager dan aanvankelijk werd gevreesd, maar toch vindt Inspecteur-generaal Gerrit van der Wal het cijfer onaanvaardbaar, vooral omdat we weten wat we eraan kunnen doen. Het is goed dat we nu eindelijk cijfers hebben uit eigen Nederlands onderzoek en ons niet langer hoeven te baseren op buitenlandse studies. Internationaal gezien doet Nederland het relatief niet slecht. Maar toch is er geen reden voor zelfgenoegzaamheid. Ter vergelijking: het aantal mensen dat dagelijks in ons land onnodig en dus vermijdbaar overlijdt door de wijze waarop we zorg verlenen in ziekenhuizen, is twee keer zoveel als door ongelukken in het verkeer. En daar besteden we jaarlijks dertig miljoen aan om dat sterftecijfer omlaag te brengen, aldus Inspecteur-generaal van der Wal. De landelijke campagne om gezondheidsschade (sterfgevallen en blijvende gezondheidsschade) omlaag te brengen bestaat uit het in alle ziekenhuizen toepassen van een aantal bewezen effectieve verbeterinterventies. Van der Wal: Aangetoond is dat veel ziekenhuisinfecties te voorkomen zijn door consequent de infectiepreventierichtlijnen toe te passen, die we allang kennen. Ook het normaal toepassen van richtlijnen om longontstekingen te voorkomen bij beademingspatiënten op de intensive care voorkomt veel onnodige sterfte. Zo is er nog een aantal betrekkelijk simpele bewezen effectieve interventies, die onnodige sterfte en schade voor de patiënt kunnen voorkomen, zoals ook een time out procedure vóór het begin van een operatie: dit voorkomt bijvoorbeeld links-rechts verwisselingen. Naast het aantal vermijdbare doden van 1.735, liepen in 2004 van de ruim één miljoen opgenomen patiënten gezondheidsschade op. Bij patiënten was deze schade met onze huidige kennis vermijdbaar. Zesduizend patiënten liepen blijvende schade op. Dit blijkt uit een studie van het NIVEL en EMGO Instituut in opdracht van de Orde van Medisch Specialisten. Kunt u zich voorstellen, geachte lezer, dat ik even een teiltje moest zoeken om te kotsen. Het is nu zes jaar later. Er is een nieuw EMGO/NIVEL onderzoek uitgevoerd en we hebben niets geleerd van onze fouten. Als ik niet zo strijdlustig was, zou ik de moed opgeven. In de conclusie en aanbevelingen voert men als argumenten voor het stijgen van het aantal doden aan dat de patiëntenpopulatie is gewijzigd en de opnames in het ziekenhuis intensiever zijn geworden. In kortere tijd moeten oudere en complexere patiënten behandeld worden, aldus de cijfers van stichting Dutch Hospital Data (DHD) in Hierdoor zijn de ingrepen in de ziekenhuizen ook mogelijk complexer geworden waardoor de kans op zorggerelateerde schade zou kunnen zijn toegenomen. Een volgende gotspe die in het rapport wordt opgevoerd om de stijging te kunnen verklaren zijn de veranderingen in de veiligheidscultuur. Door de toegenomen aandacht voor patiëntveiligheid, is het meer geaccepteerd om incidenten en zorggerelateerde schade te melden en te bespreken. Waar is mijn teiltje, want ik houd het niet langer op! En als laatste argument worden de veranderingen in de zorgsector opgevoerd. Binnen verbeterprojecten is uitgebreid aandacht besteed aan bijvoorbeeld het reduceren van postoperatieve wondinfecties, decubitus en postoperatieve pijn om maar even een aantal maatregelen te noemen. 20