Groepsadministratie in MC EPD

Transcriptie

1 Groepsadministratie in MC EPD Eenvoudig en tijdbesparend registeren van groepen en MDO s Verslaglegging vanuit één scherm Ook te gebruiken voor het MDO verslag Eenvoudig groepsleden toevoegen of afmelden

2 Groepsadministratie in MC EPD Eenvoudig en tijdbesparend registeren van groepen en MDO s Een van de nieuwe functionaliteiten van MC EPD 3 is de Groepsregistratie. Deze module maakt registraties van groepen en individuele groepsleden én het vastleggen van multidisciplinair overleg (MDO) eenvoudig en minder intensief. In deze whitepaper leest u hoe Medicore dat op een eenvoudige manier mogelijk maakt. Bij een groepsbehandeling staat het onderlinge contact centraal. Onder begeleiding van een of meerdere professionals wisselen cliënten met soortgelijke klachten hun ervaringen uit en leren zij van elkaar. Het gaat hier bijvoorbeeld om onzekerheid, faalangst, negatief zelfbeeld, schuldgevoel of agressie, maar ook om verslaving. Een groepsbehandeling kan plaatsvinden in de vorm van dagbehandeling of deeltijdbehandelingen en zelfs in cursusvorm. Vaak blijkt dit een effectieve vorm van therapie. de totale tijd van de behandelaren bij elkaar opgeteld). Situaties met meerdere behandelaren, verschillende financieringsstromen, extra toe te rekenen individuele tijd per groepslid, leden die de groep verlaten of toetredende groepsleden maken een juiste registratie Michael Termijtelen, SolutionS Center: en declaratie complex. En dan hebben we het nog niet eens over de verslaglegging in het dossier die deels gezamenlijk (voor de gehele groep) en deels individueel plaatsvindt. Een groepssessie afhandelen betekent voor een behandelaar veel foutgevoelig registratiewerk. Behandelaren en begeleiders ervaren de registratie van groepsbehandelingen veelal als tijdrovend. Bij de registratie moeten zij de totale tijd die is besteed aan de activiteit delen door het aantal aanwezige cliënten, ongeacht de wijze van financiering (Zvw, Wlz, Wmo, et cetera). Dit geldt ook voor groepsbehandelingen met meerdere behandelaren (dan wordt De samenstelling van de groepen waarmee wij werken verandert regelmatig. Ook neemt wel eens een andere behandelaar deel aan een groepssessie. Het toevoegen en afmelden van cliënten en behandelaren gaat erg gemakkelijk en snel. Daarnaast is het prettig dat we dit voor alle toekomstige groepsafspraken direct kunnen doorvoeren. Maar ook een cliënt of behandelaar voor slechts één groepssessie toevoegen gaat erg gemakkelijk. Dit bespaart de behandelaar en de administratieve afdeling erg veel tijd. 2

3 Tijdwinst door eenvoudig registreren Groepsregistratie van MC EPD zorgt ervoor dat behandelaren en begeleiders hun tijd vooral kunnen besteden aan de sessie want registratie is veel eenvoudiger geworden. Groepsregistratie maakt het voor behandelaren mogelijk om direct vanuit de agenda of vanuit het zorgpad/behandeling de gegevens, de activiteit en het groeps- en het individuele verslag van de groepsafspraak vast te leggen. De meeste gegevens hoeven niet meer ingevoerd te worden; ze hoeven slechts gecontroleerd te worden. Dat scheelt veel tijd. Directe en indirecte behandeltijd De NZa hanteert rekenregels voor directe en indirecte behandeltijd. Het is lastig deze regels toe te passen bij de behandeling van groepen. De groepsregistratiefunctionaliteit van MC EPD regelt dit vanzelf. De behandelaar geeft aan welke activiteit bij een afspraak hoort en op basis daarvan worden de directe en indirecte behandeltijd gelijkwaardig verdeeld over de aanwezige cliënten. De behandelaar hoeft er zelf geen berekeningen meer op los te laten, het systeem vult het automatisch in. De behandelaren van Mentaal Beter werken dagelijks met de groepsregistratiemodule. Hugo Vos, applicatiebeheerder van Mentaal Beter: Handige verslaglegging Behandelaren en begeleiders kunnen heel eenvoudig een groepsverslag en een individueel verslag toevoegen. Het groepsverslag komt in de dossiers van alle deelnemers terecht. Het individuele verslag gaat natuurlijk alleen naar het dossier van de betreffende cliënt. Het scheelt de behandelaren heel veel registratietijd nu ze vanuit één scherm zowel de activiteitenregistratie, de verslaglegging voor een hele behandelgroep en de verdeling van de directe en indirecte tijd kunnen vastleggen. De behandelaren vinden het erg prettig dat ze in één scherm zowel het groepsverslag als de individuele verslagen kunnen invoeren. Tevens voorkomt de module tijdschrijffouten nu de tijdsverdeling automatisch gaat. Ook gebruiken wij deze module veelvuldig voor MDO registratie. 3

4 Tijdwinst door eenvoudiger plannen Bovendien zorgt de planningsfunctionaliteit van Groepsregistratie voor een enorme tijdsbesparing. Planners kunnen eenvoudig aangeven wie deel uitmaakt van de groep cliënten of het behandelteam. Het toevoegen of afmelden van deelnemers gaat net zo eenvoudig. Verandert de samenstelling van de groep cliënten tussentijds of is er een wijziging in het behandelteam? Verwijder heel gemakkelijk een cliënt of behandelaar of voeg er één toe. De applicatie kan deze wijziging automatisch bijwerken voor alle toekomstige afspraken. Opdrachtgevers van Medicore geven aan hiermee een tijdsbesparing van wel 50-75% te realiseren bij het inplannen van groepssessies. Multidisciplinair overleg (MDO) De module is ook te gebruiken voor het vastleggen van multidisciplinair overleg. Hierbij is de indirecte tijd per behandelaar en per cliënt vast te leggen, waarna de applicatie zorgt voor de juiste tijdsverdeling. Het MDO verslag wordt uiteraard opgeslagen bij de MDO activiteiten. Multi-inzetbaar Groepsbehandelingen binnen de basis- en gespecialiseerde GGZ zijn nu al met Groepsregistratie volledig af te handelen. De functionaliteit komt ook beschikbaar voor zorg binnen de jeugdhulp, Wlz, Wmo, medisch specialistische zorg en onverzekerde zorg. Groepsregistratie Geschikt voor multidisciplinair werken Inzetbaar bij groepsbehandeling en MDO Benaderbaar vanuit agenda en zorgpad Snel inzicht in samenstelling van de groep Eenvoudig cliënten en behandelaren toevoegen of verwijderen Activiteitenregistratie voor de hele groep Directe verdeling van tijdsregistratie Groeps- en individueel verslag in één scherm Efficiënte plantool Vermindering registratiedruk 4

5 De praktijk in 3 stappen Vanuit uw agenda of het zorgpad in MC EPD klikt u op een afspraak. Daarmee komt u in een overzichtelijk scherm terecht met drie tabbladen: Tab Tab Tab Op het eerste tabblad controleert u de benodigde gegevens en vult deze waar nodig aan: datum, tijd, locatie, afspraaktype, behandelaren, cliënten en soort activiteit. Het tweede tabblad biedt de mogelijkheid een verslag toe te voegen. Ideaal is dat u bij een groepsbehandeling een groepsverslag kunt maken dat bij elke deelnemer wordt opgeslagen, maar dat u per cliënt ook nog een individueel verslag kunt toevoegen. Geen dubbele handelingen, geen ingewikkelde koppelingen en geen zoekgeraakte verslagen. Het derde tabblad toont informatie over de soort activiteit die bij de behandeling hoort. Hier is ook de verdeling van de directe en indirecte behandeltijd per soort activiteit terug te vinden (deze kunt u eventueel zelf aanpassen). De nieuwe functionaliteit heeft ook een waarschuwingssysteem. Bent u bijvoorbeeld vergeten een activiteit te koppelen aan een behandeling, dan wordt u daarop attent gemaakt. Pas wanneer alle noodzakelijke gegevens zijn ingevuld en gevalideerd, kan een behandeling worden afgesloten. Dat is ook het moment waarop facturatie mogelijk is. 5

6 Bent u geïnteresseerd in onze aanpak, of wilt u een focusgroepsessie bijwonen? Neem dan contact met ons op via onderstaande contactgegevens. Jeroen Gent, productmanager: De gebruiker wil met de behandeling bezig zijn, niet met administratie. Dit is echt een killer-app. De reacties uit het veld zijn bijzonder enthousiast. In de snel veranderende zorgmarkt kunnen cliënten, behandelaren en zorginstellingen op ons vertrouwen. Medicore verbindt en ontzorgt met het innovatieve en eigenzinnige MC EPD, zodat zorgverleners kunnen doen wat ze het liefste doen: uitstekende en betaalbare zorg geven aan hun cliënten. MC EPD van Medicore is een compleet elektronisch patiëntendossier voor de geestelijke gezondheidszorg, vrijgevestigde GGZ praktijken, ziekenhuiszorg, zintuiglijk gehandicaptenzorg en maatschappelijke opvang. Deze web- en cloudbased totaaloplossing voor medische dossiers, zorgadministratie, zorgplanning en e-health ondersteunt behandelaren, managers en medewerkers optimaal. Medicore info@medicore.nl 6