Ulivio. Grip op dossieraanvragen

Transcriptie

1 Ulivio Grip op dossieraanvragen Door het inzetten van de Ulivio methodiek kunnen zorginstellingen een kopie medisch dossier snel, veilig, compliant en digitaal uitleveren. Voor patiënten en derden zijn de aanvraagprocedures versimpeld en ontvangt de aanvrager de gewenste dossierinformatie conform wet- en regelgeving. Januari Ulivio B.V.

2 Dossieraanvragen: de context Om er voor te zorgen dat artsen en verpleegkundigen goede zorg kunnen verlenen houden zorginstellingen een medisch dossier van hun patiënten bij. De rechten (WGBO en Wbp) hieromtrent: Patiënt Als patiënt heb je recht op inzage, afschrift, aanvulling, correctie en vernietiging van dit dossier. Zorgverlener Derde partijen (zoals bv. verzekeringsmaatschappijen en advocatenkantoren) mogen in bepaalde gevallen, na machtiging van de patiënt, dossierinformatie van de patiënt opvragen. Dit om bijvoorbeeld een schadeclaim te kunnen afhandelen. Bedrijf Overheid Een behandelend arts mag feitelijk medische informatie verstrekken Een derde partij mag een verzoek om informatie indienen met gerichte vragen aan de behandelend arts waarbij de aanvrager moet aangeven met welk doel er gegevens opgevraagd worden.

3 Dossieraanvragen: In de praktijk Binnen ziekenhuizen is er geen knop die in een keer een volledige kopie van het medisch dossier kan genereren. Dit komt omdat er binnen ziekenhuizen niet met één, maar met tientallen systemen gewerkt wordt waar medische informatie in opgeslagen wordt. Daarnaast is er in ziekenhuizen nog veel dossierinformatie op papier. In de praktijk zie je dan ook dat het verkrijgen van een kopie medisch dossier voor aanvragers een complexe procedure is en de kopie lang op zich laat wachten. Ziekenhuizen intern hebben moeite om alle relevante dossierinformatie per aanvraag te verzamelen, te laten controleren en uit te leveren.

4 Dossieraanvragen: In de praktijk De problematiek puntsgewijs: Een grote diversiteit in werkwijzen, vaak diverse processen binnen een instelling (o.a. vanwege fusies) Een toename van het aantal verzoeken, en daarmee een toenemende druk op de organisatie Een toegenomen complexiteit vanwege digitalisering van de dossiervoering Non-compliance door versplinterde of ontbrekende kennis en kunde Risico op datalekken omdat doorgaans met papieren kopieën van het medisch dossier wordt gewerkt Onvrede bij patiënten en derden over de doorlooptijd en de kwaliteit van de opgeleverde kopie In de media

5 Grip op dossieraanvragen Ulivio heeft, in samenwerking met een topklinisch ziekenhuis, een methodiek ontwikkeld die zorgt voor: Veilige digitale uitlevering van kopie medisch dossier Snelle uitgifte van de kopie Hoge kwaliteit kopie Ontlasten van artsen, juristen en andere medewerkers Inzicht in status van dossieraanvragen Klantvriendelijke en eenduidige dienstverlening naar patiënten en andere aanvragers Financiële afhandeling op orde; geen onnodig verlies van inkomsten; geen onnodige kosten voor de patiënt Deze methodiek is dusdanig ontwikkeld dat deze flexibel ingericht kan worden binnen iedere zorginstelling in Nederland.

6 Ulivio Dossieraanvragen Tool Om onze methodiek te borgen hebben wij de Ulivio Tool ontwikkeld die de volgende functies biedt: Eenduidige registratie van dossieraanvragen Workflowondersteuning voor aanvraag, creëren kopie, controle en uitgifte Automatische betrokkenheid van de juiste mensen op het juiste moment Voortgangsbewaking van lopende aanvragen Digitale en beveiligde uitgifte van de kopie Inzicht door managementinformatie

7 Voorbeeld van de Ulivio Tool

8 Business Case voor zorginstellingen Directe baten Indirecte baten Gekwantificeerd Kwalitatief Veilige digitale kopie Verminderd risico op datalekken (en imagoschade) Betere kwaliteit van de kopie Inzicht in dossieraanvragen Compliance Betere dienstverlening aan patiënt en derden Verbetering proces dossieraanvragen helpt processen omtrent klachten en calamiteiten Beter managen van proces en medewerkers Minder herhaalverzoeken Verder optimaliseren van proces en bezetting Efficiency Kortere doorlooptijd Tevredenheid patiënten en derden aanvragers Ontlasten van medewerkers (m.n. hoger opgeleid) Tevredenheid bij medewerkers Financieel Financiële afhandeling op orde Voorkomen van te hoge rekening patiënt Minder klachten minder werk aan klachtafhandeling Potentiële besparing van FTE (afh. van startsituatie) Potentiële toename inkomsten uit aanvragen derden (afh. van startsituatie: enkele duizenden tot meer dan 100K p/j)

9 Machtigings formulier Kopie op papier Kopie op beveiligde USB-stick Kopie op papier Kopie op beveiligde USB-stick Brief E- mail Fax De driehoeksverhouding tussen zorginstellingen, patiënten en derden. Fase 1 Zorginstellingen Behandelen aanvraag Ulivio DA tool Zorg Aanvraag formulier Patiënten Machtiging Verzoek om machtiging Derden

10 Meer informatie Meer informatie kunt u vinden op onze website: of neem contact op met een van de initiatiefnemers van Ulivio. Meer informatie over de toekomstplannen van Ulivio vindt u in de presentatie Ulivio en de toekomst. Contact Bob Derix Tel.: bob@ulivio.nl Rogier Jacobs Tel.: rogier@ulivio.nl Crown Business Center C11, Planetenweg 5, 2132HN Hoofddorp KvK Amsterdam

11 Ulivio en de toekomst De toekomstplannen van Ulivio in twee fases uitgelicht De Ulivio methodiek en bijbehorende tooling heeft zich in 2016 reeds bewezen en in 2017 gaan we onze methodiek verder introduceren en implementeren bij andere geïnteresseerde ziekenhuizen en overige zorginstellingen. De komende jaren gaan we aan de slag om de wereld van dossieraanvragen verder te verbeteren. We lichten onze toekomstplannen toe opgesplitst in twee fases.

12 Ulivio dossieraanvragen: Fase 2 In fase 1, opgeleverd in 2016, hebben we er voor gezorgd dat ziekenhuizen middels de Ulivio methodiek weer grip kunnen hebben op dossieraanvragen. Daarnaast zijn de procedures voor aanvragers (patiënten en derden) vereenvoudigd. Voor fase 2, gestart in 2017, willen we verdere digitalisering rondom dossieraanvragen faciliteren. We gaan een Ulivio patiëntentool ontwikkelen die zorgt dat patiënten middels een beveiligde digitale portal dossierinformatie van alle zorginstellingen kunnen aanvragen en inzien. In de volgende slide wordt de driehoeksverhouding tussen zorginstellingen, patiënten en derde partijen weergegeven voor fase 2.

13 Kopie op papier Machtigings formulier Kopie op beveiligde USB-stick Brief E- mail Fax De driehoeksverhouding tussen zorginstellingen, patiënten en derden. - Fase 2 Zorginstellingen Behandelen aanvraag Ulivio DA tool Zorg Ulivio DA interfaces Ulivio DA tool Patiënt Patiënten Machtiging Verzoek om machtiging Derden

14 Ulivio dossieraanvragen: Fase 3 Tijdens fase 3 gaan we realiseren dat er niet alleen tussen patiënten en zorginstellingen een beveiligde digitale portal is, maar ook voor alle derde partijen. Dit zodat te allen tijde alle betrokken partijen dossierinformatie via een beveiligde digitale portal kunnen aanvragen en inzien en dat patiënten derde partijen digitaal kunnen machtigen. Zo kan de zorginstelling snel de informatie verstrekken, ontvangt de aanvragende partij de gegevens veilig en heeft de patiënt te allen tijde inzicht in welke dossierinformatie bij welke partij bekend is. In de volgende slide wordt de driehoeksverhouding tussen zorginstellingen, patiënten en derde partijen weergegeven voor fase 3.

15 De driehoeksverhouding tussen zorginstellingen, patiënten en derden. Fase 3 Zorginstellingen Behandelen aanvraag Ulivio DA tool Zorg Ulivio DA interfaces Ulivio DA tool Patiënt Ulivio DA tool Derden Patiënten Machtiging Verzoek om machtiging Derden Informeren over verstrekte gegevens

16 Meer informatie Meer informatie kunt u vinden op onze website: of neem contact op met een van de initiatiefnemers van Ulivio. Contact Bob Derix Tel.: bob@ulivio.nl Rogier Jacobs Tel.: rogier@ulivio.nl Crown Business Center C11, Planetenweg 5, 2132HN Hoofddorp KvK Amsterdam