Zorgadministratie DOT SPECIAL! jaargang 35 september De krachttour DOT Terug naar de bron, optimalisatie van de verrichtingenregistratie

Transcriptie

1 Zorgadministratie Tijdschrift voor en Informatie DOT SPECIAL! De krachttour DOT Terug naar de bron, optimalisatie van de verrichtingenregistratie 137 jaargang 35 september 2009 een kwartaaluitgave van de Vereniging voor Zorgadministratie en Informatie De impact van DOT op sturings- en verantwoordingsinformatie in de zorg DBC s op weg naar transparantie, van uitdaging naar uitvoering De DBC Grouper, een black box De bal ligt bij de zorgadministratie

2 Jarenlange ervaring met DBC Trainingen in de praktijk. TRAINING: 9 september, 14 oktober, 4 november en 2 december DBC DOT Transparantie en medische herkenbaarheid zijn de uitgangspunten waarop DOT is gebaseerd en ook exact de redenen waarom is gekozen voor een nieuw systeem. Het gaat de oude systematiek met een groot aantal DBC s vervangen, echter is DOT geen volledig nieuwe systematiek. In de doelstellingen van DOT is opgenomen dat deze op de positieve aspecten van de DBC s moet voortgaan. De registratie van verrichtingen en de declaratiewijze blijven gehandhaafd. Maar wat verandert er dan wel? Als je naar de essentie van DOT kijkt zie direct dat deze veranderingen elk aspect van de organisatie raakt. Het afleiden aan de hand van verrichting zorgt dat registratieprocessen en de daadwerkelijke vastlegging van verrichtingen juist, tijdig en volledig moeten zijn. Een verkeerde registratie kan immers betekenen dat het verkeerde tarief wordt declareert. Het verdwijnen van de validatie zorgt dat de huidige controlemechanismen op verkeerde registratie voor een groot deel ophouden te bestaan. Deze twee aspecten gezamenlijk kunnen grote gevolgen hebben voor de financiering van het ziekenhuis en de medisch specialisten. Dan hebben we nog niet eens gesproken over de uitbreiding van de zorgactiviteitentabel en de veranderingen die DOT met zich meebrengt voor het B-segment, de aanspraak, het bepalen van het onderhanden werk, het bepalen van de kostprijs en de onderhandelingen voor 2011 nog niet eens gesproken. U ziet dat u goed voorbereid moet zijn op de introductie van DOT. De training DOT geeft u de inzichten en handvaten om dit in uw ziekenhuis op een juiste wijze vorm te geven. Doelgroep De training is gericht op medewerkers in de ziekenhuiszorg dit in 2010 en 2011 te maken krijgen met de financieringssystematiek van DOT. Deze medewerkers hebben een functie die raakvlakken heeft met de AO/IC. Hierbij kunt u denken aan IC-functionarissen, medewerker AO/IC, DBC consulenten, DBC coördinatoren, DBC medewerkers, DBC-DOT projectleider, hoofden zorgadministratie, zorgadministrateurs en financiële beleidsmedewerkers. Ook is het mogelijk een incompanytraining DBC DOT te organiseren Indien gewenst kan deze training in overleg op maat worden gemaakt. Informatie via de NVMA: m.dekker@nvma.nl en han@runnenberg.nl of via / Q-Consult Sandra Dahmen: samenwerken@qconsult.nl of via Doel - Kennis van de financieringssystematiek volgens DOT - Kennis van het RSAD-model van DOT - Kennis van de praktische consequenties van DOT - Kennisdeling onderling Duur en data van de training De training bestaat uit een dag en vindt plaats eenmaal per maand op 9 september, 14 oktober, 4 november en 2 december Onderwerpen - Inleiding DBC - De rol van de Grouper - De zorgproductstructuur - Het RSAD-model - Het registratieproces en de registratieregels - Consequenties van DOT voor de AO/IC - Financiële impact INSCHRIJVEN OP

3 Zorg Administratie en Informatie Een kwartaaluitgave van de NVMA Vereniging voor Zorgadministratie en Informatie jaargang 35, nr. 137 september 2009 redactie NTMA eindredactie Han Runnenberg redactie-secretariaat Anneke Bekker redactiemedewerkers Matthieu Dekker Aart van Winkoop redactie-adres Anneke Bekker Groene Hart Ziekenhuis Postbus 1098 / j BB Gouda telefoon anneke.bekker@wanadoo.nl aan dit nummer werkten mee Wybe Dekker en Herman Pieterse De nieuwe wereld van DOT, het volledige profiel als incentive pag. 6 copyright 2009 overname van artikelen is in alle gevallen mogelijk in overleg met de redactie abonnementen leden van de NVMA ontvangen NTMA gratis. Voor niet-leden bedraagt het abonnementsgeld h26, per jaar, los nummer h9,. Een abonnement kan op elk gewenst tijdstip ingaan. Abonnementen kunnen alleen schriftelijk tot uiterlijk 2 maanden voor het beëindigen van het lopende abonnement worden opgezegd. Bij niet tijdige opzegging wordt het abonnement automatisch voor een jaar verlengd. DE BAL LIGT BIJ DE ZORGADMINISTRATIE lezers service opgave abonnement en adreswijziging bij T.G.R. Király Sint Lucas Andreas Ziekenhuis Medische Administratie Postbus AE Amsterdam lidabo@nvma.nl pag. 25 vormgeving & productie DesignPeople, Amsterdam/Sittard uitgever NVMA, Hoorn, druk Marcelis van der Lee Adu BV, Heerhugowaard fotografie Richard Lotte, Zaandam omslag Ad Werner, Amsterdam advertentie-coördinatie telefoon telefax telefoon telefax distributie NIC.Oud Direct-mail, Heerhugowaard ISSN Dutch Hospital Data, met beleid uit de startblokken pag. 44

4 inhoud ntma september 2009 DBC s op weg naar transparantie, van uitdaging naar uitvoering 4 Steven Oppenheim De nieuwe wereld van DOT, het volledige profiel als incentive 6 Joost Warners De krachttour DOT 10 Jan Plass Bewustwording in de vallei, DBC op weg naar transparatie een bewustwordingsproces 13 Sander Bijl, Rob Kemperman De toekomst vanuit het perspectief van de stichting CBV in relatie tot DOT 16 John van Heukelingen Terug naar de bron, optimalisatie van de verrichtingenregistratie 22 Hans Dietvorst De bal ligt bij de zorgadministratie 25 Jurien van den Broek, Stefan Roskam Is DOT wel zebra genoeg 27 Column Sam Sterk De DBC Grouper, een black box 30 Yoe Kwa De impact van DOT op sturings- en verantwoordingsinformatie in de zorg 36 Reinder Attema, Aiko de Raaf, Danielle Berendsen Portret van koploper Liesbeth van der Loo uit het Waterland Ziekenhuis 43 Liesbeth van der loo Dutch Hospital Data, met beleid uit de startblokken 44 Hans Schaaf Trainingen DBC DOT Werken als AO/IC medewerker 52 Adverteerders Q-Consult (2), Cope Healthcare (14), Inview (18), Chipsoft (28,29), Allgeier Medical Viewer (35), Inforay (38), Allgeier Scanfactory (50), Marcelis van der Lee Adu (53), KPMG (achterzijde) Tentoonstelling Meer informatie pagina 51 Themamiddag kwaliteitseisen van het elektronisch patiëntendossier Meer informatie pagina 43 3

5 4 DBC S OP WEG NAAR TRANSPARANTIE VAN UITDAGING NAAR UITVOERING Het loslaten van het oude vertrouwde en je inzetten voor het onbekende is vaak een moeilijke stap. Toch hebben we in 2005 een belangrijke stap gezet, namelijk de introductie van DBC s. Met de nodige hobbels onderweg is dit gelukt en hebben we meer informatie voorhanden dan ooit tevoren. De invoering van de DBC s was nodig om de zorg transparanter te maken en om over te gaan van een aanbodgestuurde zorg naar vraaggestuurde zorg. Het onderhandelen over DBC s was een nieuwe uitdaging. De NZa concludeert dat de prijsstijging in de B-tranche 2005 lager is dan in het A-segment, dat productievolume gestaag blijft toenemen in lijn met de trend en dat de kwaliteit een steeds grotere rol speelt. Tegelijk wordt geconcludeerd dat de huidige productstructuur niet geschikt is om de prestatiebekostiging verder uit te breiden. Er zijn teveel DBC s, de medische herkenbaarheid ontbreekt veelal en de DBC s zijn niet specialisme overstijgend. Om deze knelpunten van het DBC-systeem aan te pakken zijn VWS en de branchepartijen gezamenlijk tot een verbeterplan (DOT: DBC s op weg naar transparantie) gekomen. WE KUNNEN ER NIET OMHEEN DAT DE UIT- DAGINGEN DIE ONS IN DE ZORG DE KOMEN- DE JAREN STAAN TE WACHTEN, VEREISEN DAT WE DE ZORG EFFICIËNTER EN MET NOG MEER OOG VOOR KWALITEIT, VEILIGHEID EN SERVICE ZULLEN MOETEN ORGANISEREN. DE COMPLEXITEIT VAN DE ZIEKENHUISZORG MAAKT DAT CENTRALE AANSTURING NIET MEER DE OPTIMALE WIJZE VAN ORGANISE- REN IS. HET WIJZIGEN VAN ZO N STELSEL KENT ECHTER WEL VOORWAARDEN, NAME- LIJK HELDERE ZORGPRODUCTEN EN PRESTA- TIE-INDICATOREN WAAR ZIEKENHUIZEN OP KUNNEN WORDEN AFGEREKEND. MAKKELIJKER GEZEGD DAN GEDAAN. DE INVOERING VAN DBC S EN PRESTATIEIN- DICATOREN EN DE VERDERE INVOERING VAN DE PRESTATIEBEKOSTIGING VRAGEN JAREN VAN FLINKE INSPANNING WAAR VELEN BIJ BETROKKEN ZIJN: ZORGVERZEKE- RAARS, ZORGAANBIEDERS, POLITIEKE PARTIJ- EN, MINISTERIES, NZA, DBC-O, CVZ EN BRAN- CHEPARTIJEN. Hoe verloopt deze besluitvorming? De invoering van DOT is een traject dat samenhangt met de verdere uitbreiding van de prestatiebekostiging. De planning hiervan is in gezamenlijkheid tot stand gekomen in de zogeheten DBC overleggen. In deze overleggen zijn, onder voorzitterschap van VWS, alle partijen vertegenwoordigd: zorgverzekeraars, zorgaanbieders en de patiënten/consumenten. Onderwerpen komen volgens de Routekaart naar prestatiebekostiging op de agenda s van de DBC overleggen. U kunt deze Routekaart vanaf half juli 2009 vinden op de nieuwe gezamenlijk opgezette website: De invoering van de nieuwe zorgproducten is een complexe en veelomvattende operatie. Om deze goed te laten verlopen is een fase van registreren ingevoegd. Deze tussenfase, die loopt van 1 juli 2009 tot 1 januari 2011, is bedoeld om inzicht te krijgen in de effecten van de nieuwe structuur en om de nieuwe productstructuur verder te verbeteren, voordat deze per 2011 als basis voor bekostiging wordt ingevoerd. Dat gebeurt door DOT-Lab. DOT-Lab is het project-

6 opmaak-137-v1-6.0.qxp E e n f l i n k e S. W. H :05 Page 5 i n s p a n n i n g O p p e n h e i m M S c. B e l e i d s m e d e w e r k e r plan voor het testen en simuleren van de nieuwe productstructuur en de nieuwe registratieregels. Ook zal DOT-Lab de financiële effecten van DOT voor instellingen, medisch specialisten en verzekeraars inzichtelijk gaan maken. Om de registratie op basis van de nieuwe productstructuur mogelijk te maken is op 1 april 2009 de nieuwe ZA-tabel (zorgactiviteitentabel) opgeleverd. Het is van groot belang dat zorgaanbieders tijdig de ZA-tabel hebben geïmplementeerd en de software op orde hebben. Indien zorgaanbieders hier hulp bij nodig hebben, kunnen zij zich richten tot hun branchevereniging Nederlandse Vereniging van Ziekenhuizen. Zij bieden ondersteuning via helpteam@nvz-ziekenhuizen.nl (UMC s kunnen indien nodig ook gebruik maken van dit adres). Ten behoeve van de declaratie op basis van DOT per 1 januari 2011 zal medio 2010 de productstructuur DOT 2011 (incl. registratieregels, zorgactiviteitentabel en normtijden) worden opgeleverd. In dit kader zal een onderzoek worden uitgevoerd naar de financiële effecten van DOT. Hiervoor zal DBC-Onderhoud eind 2009 de C u r a t i e v e Z o r g m i n i s t e r i e V W S tarieven en normtijden uitleveren. In het najaar van 2009 zal daarom een herallocatie van de normtijden worden uitgevoerd. Om de invoering van DOT soepel te laten verlopen is er een externe projectleider, Erik den Teuling (Casemix), aangesteld. Hij zal de implementatie van DOT monitoren en zal de DBC-overleggen voorzien van beslisinformatie. Er is nog veel werk aan de winkel. Extra inspanning nu levert straks veel voordelen op. Heldere medisch herkenbare DBC zorgproducten waar ziekenhuizen en zorgverzekeraars goed over kunnen onderhandelen. Ziekenhuizen zullen dan echt naar prestatie worden beloond. Natuurlijk gaat dit samen met de prestatie indicatoren, waarmee de kwaliteit van zorg wordt gemeten. Het gaat uiteindelijk om betere zorg, toegankelijk en betaalbaar voor elke patiënt. 5

7 DE NIEUWE WERELD VAN DOT DOT, de opvolger van het huidige DBC-systeem, leidt tot betere informatie en daardoor tot meer medische herkenbaarheid en betere tarieven voor medisch specialist en ziekenhuis. In de aanloop naar het definitief schrappen van het budget-systeem is DOT daarmee een precisie-instrument waarmee ziekenhuizen zich kunnen voorbereiden op een tijdperk van vollediger prestatiebekostiging. Zorgadministrateurs hebben belangrijke input geleverd bij de opbouw en inrichting van DOT. Joost Warners is bij DBC-Onderhoud projectleider van DOT. Hij geeft in onderstaand verhaal aan wat we van DOT mogen verwachten. 6 Wat vooraf ging De huidige DBC-systematiek die in 2005 werd ingevoerd, is een ferme stap in de goede richting geweest. Joost Warners: De vele belangen waaraan binnen de systematiek recht gedaan moest worden, waren complex. Het systeem kwam er. En het functioneerde. Maar gevolg was wel dat vrij snel na de invoering verschillende disciplines wezen op tekortkomingen in de nieuwe aanpak. En terecht. Werken met DBC s levert een onnodig log systeem op waarbinnen zich snel tegenstrijdigheden kunnen voordoen. Niet in de laatste plaats omdat het systeem zo is opgebouwd dat elk specialisme z n eigen sub-systematiek aanhoudt. Vergelijkbare zorg die door verschillende specialismen wordt geleverd, leidt tot verschillende registraties, verschillende DBC s en verschillende vergoedingen. Vergeleken met de huidige DBC-systematiek wordt DOT eenvoudiger. Ook sluit het nieuwe systeem beter aan op geleverde prestaties. DOT is geen geleidelijke doorontwikkeling van de DBC-systematiek. De nieuwe aanpak is echt een rigoureuze stap vooruit. Naar DBC s Een getalsmatig indrukwekkende verandering is dat het aantal DBC s teruggaat naar ongeveer DBC-zorgproducten. We houden dus, in aantal, 10% over van de aanvankelijke DBC s. Kan dat wel? Warners: Ja dat kan en het is ook beter zo. Op de keper beschouwd gaat het op dit moment zelfs om DBC s. Daarvan worden er ongeveer 30 à in de praktijk daadwerkelijk geregistreerd. Maar als je eens goed op die inzoomt, ontdek je dat het leeuwendeel van de omzet maar door zeg 800 à DBC s wordt gegenereerd. Alleen al vanuit het oogpunt van goed beheer is het dus verstandig je systeem te bouwen op basis van een overzichtelijker aantal DBC-zorgproducten. De zaak wordt er een stuk hanteerbaarder op. En het biedt naar de toekomst weer meer mogelijkheden tot verfijning. Geen onbegrijpelijke uitval meer In de DOT-structuur is straks de ingevoerde diagnose leidend (in eerste instantie is dit nog de DBC-diagnose). Als de geregistreerde zorgacti-

8 opmaak-137-v1-6.0.qxp :05 Page 7 HET VOLLEDIGE PROFIEL ALS INCENTIVE J O O S T W A R N E R S, P R O J E C T L E I D E R viteiten - bijvoorbeeld diagnostiek, een operatie, ligdagen - aansluiten bij de diagnose, dan leidt de grouper een declarabel DBC-zorgproduct af. Zo niet, dan wordt een zogeheten uitvalproduct afgeleid. In dat geval is net als nu - handmatige correctie gewenst. Om dit te voorkomen is adequate registratie aan de bron een vereiste. Warners: Dat is dan ook de enige echt tijdrovende inspanning. Als de zorgactiviteiten eenmaal correct zijn ingevoerd, neemt de grouper het werk over. Onbegrijpelijke uitval moet daarmee tot het verleden gaan behoren. Zorgadministrateurs kunnen dus de focus leggen op het registreren van de geleverde zorg. De grouper bepaalt vervolgens uit de combinatie van geregistreerde en aangeleverde diagnose en zorgactiviteiten wat de essentiële zorgactiviteiten zijn om het juiste DBC-zorgproduct af te leiden. Het is dus van belang zo compleet mogelijk te registreren. Afleiden vervangt dus het valideren. Afleiden leidt tot een grotere zuiverheid van de financiële gegevens, meent Warners: De validatie van het huidige DBC-systeem is namelijk niet zo streng. D O T, D B C - O N D E R H O U D Ook als de registratie niet geheel accuraat is, wordt er in heel wat gevallen toch wel gevalideerd. Het resultaat is dat tussen dat wat goedgekeurd is enerzijds en de geleverde prestaties anderzijds ruis kan zitten die in het nadeel van het ziekenhuis kan werken. Dat kan twee kanten op gaan. Het kan leiden tot onterechte declaraties. Maar als valideren niet lukt, leidt dat tot gemiste declaraties. Als in de nabije toekomst ziekenhuizen volledig worden afgerekend via DBC-zorgproducten, wordt werken aan een correct en volledig profiel voor een ziekenhuis de incentive bij uitstek, zo verwacht de DOT-projectleider. De grouper en het DIS De grouper speelt dus een cruciale rol in het nieuwe DOT-systeem. Aan de hand van de geregistreerde zorg stuurt de grouper binnen maximaal enkele seconden na aanlevering declarabele DBC-zorgproducten naar het ziekenhuis terug. Vervolgens kan het ziekenhuis declareren en stuurt de informatie over de geregistreerde zorg naar het DBC Informatie 7

9 8 Systeem (DIS). Met de in het DIS verzamelde informatie worden in de toekomst dan weer DBC-zorgproducten samengesteld. De DBCzorgproducten worden steeds meer betrouwbaar. Hoe completer DIS gevuld is, des te beter zijn de door DBC-Onderhoud bepaalde zorgprofielen en bijbehorende tarieven in de toekomst. Volledige, tijdige en juiste registratie en dataaanlevering van het ziekenhuis aan het DIS blijft van essentieel belang. Als er onvoldoende compleet wordt aangeleverd en als de aanleverdiscipline van geval tot geval variaties vertoont, ontstaat een gemiddeld profiel dat niet voldoende representatief is voor wat er werkelijk in een ziekenhuis omgaat. Warners: Ziekenhuizen die hun zorgactiviteiten niet consequent volledig en op tijd registreren kunnen uiteindelijk een dief van hun eigen en andermans portemonnee blijken. Meer eenheid, meer flexibiliteit Nieuw aan DOT is dat de nieuwe productstructuur specialisme-overstijgend is. Daarmee wordt een ergernis in het huidige systeem ondervangen waarbij elke specialisme een eigen sub-systeem heeft. Werken met dit systeem werkt wel, maar het geeft ook aanleiding tot inconsistenties en niet uit te leggen prijsverschillen, weet Warners. Ook op ander vlak schaden verschillende interpretaties de eenduidigheid van de berekeningen. De DOT-projectleider: In het huidige systeem zijn bijvoorbeeld verschillende interpretaties mogelijk over wijze en tijdstip van het openen en sluiten van DBC s. Verschillende interpretaties leiden tot verschil in inkomsten. DOT voorziet in meer eenduidigheid. Met vaste termijnen en vaste sluitingsmomenten, inclusief duidelijke afspraken over tussentijdse sluitingsmomenten van het registratie-proces, op basis van eenduidige regels voor de zogeheten subtrajecten. Warners: Bij een klinisch traject wordt volgens de nieuwe regels bijvoorbeeld precies 42 dagen na ontslag het traject afgesloten. Je sluit af en biedt het aan aan de grouper. De grouper leidt vervolgens af, waarna declaratie volgt. Als blijkt dat na deze 42 dagen aanvullende handelingen nodig zijn, worden deze aan een nieuw subtraject gekoppeld. Dit wordt vervolgens weer op een vast moment afgesloten, waarna de afrekening volgt voor dit aanvullende subtraject. Bekijken we nu deze nieuwe aanpak met het huidige DBC-systeem, dan valt op dat DOT meer precisie en eenduidigheid levert. Tussentijdse sluitingsmomenten zijn exacter benoemd, waardoor dit uit het oogpunt van beheersing en vergelijking een goed bruikbaar instrument is in het geheel van de administratieve verwerking. Verschillende interpretaties over het openen en sluiten van trajecten moeten hiermee binnenkort tot het verleden gaan behoren. Invloed zorgadminstrateurs DOT is geen exclusief product van DBC- Onderhoud. Vanuit verschillende disciplines is input geleverd om DOT zo goed mogelijk invulling te geven. En die input gaat door, want ook eerste ervaringen zullen ongetwijfeld aanleiding zijn om geconstateerde onvolkomenheden op te lossen. Op gebruikersbijeenkomsten en andere sessies zijn vanuit verschillende invalshoeken suggesties gedaan om de registratie, ontwikkeling en verwerking van de DBC-zorgproducten te verbeteren. Warners: Van groot belang voor ons waren bijvoorbeeld de clinical expert-meetings gedurende Ook zorgadministrateurs deden hier aan mee. Zij wezen ons op de herkenbare entiteiten in de systematiek en hoe die terug te vinden zouden moeten zijn in de zorgproducten. Medisch specialisten en zorgverzekeraars hebben hier natuurlijk ook een doorslaggevende inbreng, maar het waardevolle van de inbreng van zorgadministrateurs is juist dat zij bij uitstek gewend zijn heel gestructureerd vanuit het proces te denken. Die inbreng is voor ons cruciaal geweest. Hij vervolgt: Wij zijn toch primair een technische organisatie. Zorgadministrateurs zijn in dit opzicht een schakel tussen het medische zorgveld en onze activiteiten. Het is goed om te zien hoe vanuit zorgadministratieve hoek wordt meegedacht met nieuwe ontwikkelingen. Onlangs is een enorme stap gezet, waarbij ook zorgadministrateurs een essentiële rol hebben gespeeld, namelijk het in productie nemen van de nieuwe zorgactiviteitentabel per 1 juli Hierin zijn circa 700 grote mutaties verwerkt en ook nog een hoeveelheid kleinere mutaties. Ondanks aanloopproblemen is deze stap nu gezet in de meeste ziekenhuizen. Dit is de eerste, noodzakelijke, onomkeerbare stap voor het praktisch invoeren van DOT. DOT is niet het eind van het verhaal. De DOTproductstructuur blijft in ontwikkeling. Verbeteringen zullen vast en zeker nodig zijn. Warners: Essentieel is dat DOT is ontwikkeld om medisch herkenbare en homogene zorgproducten te ontwikkelen, die tarieven krijgen die veel beter aansluiten bij het werk dat in een ziekenhuis wordt geleverd. In dit alles ligt de focus van de zorgadministrateur op het volledig, tijdig en juist registreren en het voeden van de grouper met deze juiste gegevens. Komende ontwikkelingen Technisch testen van de grouper - DOT is niet voor alle ziekenhuizen fonkelnieuw. Met een tiental koploper-ziekenhuizen is het traject van proefdraaien gestart. Dat heeft zich tot nu toe beperkt tot technische testen. Vanaf 1 april zijn het in eerste instantie de ICT-leveranciers die de verbindingen met de grouper leggen en deze testen op bereikbaarheid. Inmiddels zijn nu de eerste koploperziekenhuizen aangesloten op de grouper. Registreren met de nieuwe zorgactiviteitentabel - Sinds 1 juli 2009 registreren ziekenhuizen conform de nieuwe zorgactiviteitentabel van DOT. Het is een goede beslissing geweest dit in een vroegtijdig stadium verplicht te stellen, want daardoor wordt zoveel mogelijk tijd gecreëerd om ervaring op te doen en affiniteit te krijgen met de nieuwe systematiek. Definitieve vorm van de grouper - Per 1 september 2009 is de definitieve DOTproductstructuur beschikbaar in de grouper

10 (dit is de productstructuur die bestuurlijk is vastgesteld in maart 2009; vóór introductie van DOT voor declaratie zal nog een beperkte doorontwikkeling van de productstructuur plaatsvinden). Op de grouper aangesloten instellingen kunnen dan actuele data, namelijk DBC s geopend vanaf 1 juli 2009, naar de grouper sturen. Uiteraard moet de ICT-leverancier van het ziekenhuis wel eerst de juiste software aan de organisatie beschikbaar hebben gesteld. Hieraan wordt momenteel hard gewerkt door alle ICT-leveranciers. Ziekenhuizen zijn niet verplicht al vanaf september (of zo vroeg als mogelijk in overleg met de ICT-leverancier) te gaan schaduwdraaien, maar verstandig is het wel, omdat je dan tijdig de grouper in kunt passen binnen de processen van het ziekenhuis. Relevant is ook dat je voorafgaand aan 2011 een goed beeld kunt vormen van hoe de huidige DBCproductie zich verhoudt tot de productie in DBC-zorgproducten. Dit is van essentieel belang om zicht te gaan krijgen op de financiële effecten die de introductie van DOT zal hebben. - Per 15 januari 2010 worden tarieven en normtijden gekoppeld aan de DBCzorgproducten. Daardoor wordt vergelijken nog relevanter. Dan wordt zichtbaar hoe de tarieven van het DBC-tijdperk zich verhouden tot DOT. Op 1 juli 2010 wordt het definitieve DOT-pakket uitgeleverd. Compleet met tarieven, normtijden en honoraria. Bezoek Zorgproductenviewer Tip: bezoek de site zorgproductenviewer.dbconderhoud.nl Het bekijken waard, want daar zie je de volledige productstructuur als een soort van onderlegger van de komende DOT-systematiek. Het oogt complex: 121 beslisbomen met ca producten. Maar als je even de tijd neemt, geeft het een goed inzicht hoe het werkt. De viewer geeft per zorgproduct aan wat de relevante profielonderdelen zijn die leiden tot de gewenste afleidingen. Bij de zorgproductenviewer is een handleiding beschikbaar om verschillende routes door de structuur te kiezen. Zorgadministrateurs kunnen op deze manier ook zien waar de verschillen zitten tussen het huidige en het nieuwe systeem. Overigens zal er in 2010 een meer gebruiksvriendelijke versie van de zorgproductenviewer worden gepubliceerd. De achtergrond van DOT In het plan DBC s op weg naar Transparantie (DOT) beschrijft DBC-Onderhoud een route naar de toekomstige DBC-systematiek in de zorg. Op 19 juni 2007 stemden overkoepelende organisaties van ziekenhuizen, specialisten, zorgverzekeraars en patiënten in met de voornemens rond dit plan. Alle partijen verwachten dat het project DOT leidt tot een beter werkend en stabieler DBC-systeem. De verbeterde systematiek geeft zorgaanbieders een basis voor medisch management en kwaliteitsverbetering. De clustering in zorgproducten en de extra informatie over kosten en kwaliteit maken onderhandelingen tussen zorginstelling en zorgverzekeraar eenvoudiger. De patiënt krijgt vooraf meer inzicht in welke zorg hij krijgt en wat deze kost, zodat de patiënt bewust kan kiezen. Per 1 januari 2011 is DOT de nieuwe norm voor de administratieve verwerking van zorgactiviteiten. Koppelen aan andere systemen DOT is zo ontworpen, dat als het EPD eenmaal een feit is, het aan de gegevens van het Elektronisch Patiënten Dossier kan worden gekoppeld. Warners: Medische patiëntenregistratie tot en met registratie met een financieel oogmerk is dan in één integraal zorgsysteem vervat. Dit is in lijn met de visie en gewenste situatie van eenmalige registratie voor meervoudig gebruik. Ook internationaal zijn er wenkende perspectieven voor DOT. Het huidige DBC-systeem is vooral een erg Nederlands systeem. Dat bijvoorbeeld de polikliniek er als onderdeel inzit, was tot voor kort ondenkbaar in andere Europese zorgdeclaratiesystemen die op de bekende DRG-leest zijn geschoeid. Aan de andere kant, de per specialisme verschillende subsystemen passen niet in de meer uniforme aanpak van de DRG-systematiek. DOT en DRG groeien nu in feite naar elkaar toe. In de DRG-aanpak wordt bijvoorbeeld ook met groupers gewerkt. Niet toevallig. Warners legt uit: We hebben goed gekeken welke voordelen van andere systemen we konden inzetten bij de perfectionering van het Nederlandse systeem. DOT biedt het beste van twee werelden. Vermeldenswaard is ook dat de nieuwe DOT-structuur is opgehangen aan ICD-10, de International Statistical Classification of Diseases and Related Health Problems van de Wereldgezondheidsorganisatie. Het samen laten gaan van DOT en ICD-10 in de dagelijkse praktijk is een kwestie van tijd. Maar wat is wijsheid? Meteen maar samenbrengen als DOT in 2011 de basis voor declaratie wordt in Nederland? Warners: Mogelijk is een zekere volgordelijkheid verstandiger. Laten we eerst eens zien hoe het veld het werken met DOT gaat ervaren. ICD-10 is dan een logische volgende stap, maar ook een noodzakelijke vanuit de visie van de eenmalige registratie aan de bron. 9

11 opmaak-137-v1-6.0.qxp :05 Page 10 DE KRACHTTOUR DOT Prestatiebekostiging is het doel, DOT is het middel De NVZ vereniging van ziekenhuizen (NVZ) gaat voor transparantie in kosten en processen, voor een gelijkgerichte bekostiging voor ziekenhuis en medisch specialist en reële prijzen voor de ziekenhuiszorg. Dat zijn de achterliggende doelstellingen voor de sector, en de redenen voor het invoeren van DOT; sterker nog, een nieuwe productstructuur is een noodzakelijke randvoorwaarde voor de prestatiebekostiging in de ziekenhuiszorg. 10

12 opmaak-137-v1-6.0.qxp J a n P l a s s, :05 P r o j e c t l e i d e r Page 11 D O T Bij NVZ vormen Jan Plass en Stef Meihuizen de projectleiding; hun focus ligt momenteel op het proefdraaien en schaduwdraaien en het opzetten van het project basisregistratie en administratie. De tijdsplanning van de DOT-implementatie is bijzonder krap en is sterk afhankelijk van andere schakels. Het zogeheten proefdraaien b i j N V Z v e r e n i g i n g v a n z i e k e n h u i z e n met DOT door ziekenhuizen loopt ruim een halfjaar vertraging op en start nu in september Dit leidt tot laat inzicht in de nieuwe financiële situatie bij ziekenhuizen. ICT leveranciers vormen een belangrijke schakel; hun prioriteiten liggen ook bij de invoering van het burgerservicenummer; ICD-10, deze technische aanpassingen 11

13 kunnen conflicteren met DOT. Het beschikbaar komen van de productstructuur in de grouper is uitgesteld naar september De normtijden van specialisten moeten worden aangepast aan de nieuwe DBC-structuur. Als de deadline november 2009 niet gehaald zou worden, heeft dit consequenties voor het toekennen van tarieven aan de nieuwe zorgproducten en zijn ziekenhuizen niet in staat om de financiële effecten van DOT in relatie met de huidige DBC systematiek te beoordelen. Voor de ziekenhuizen geldt nu voor alles dat de basisregistratie op orde moet zijn. De bestaande Plannen van Aanpak moeten nu worden omgezet in concrete activiteitenplannen. Zorgadministraties en het decentrale management in ziekenhuizen moeten meer en meer bewust worden gemaakt van hun verantwoordelijkheid voor de vervolgstappen in het DOT-invoeringstraject. Registratie vanuit nieuwe zorgactiviteitentabel DBC Onderhoud heeft op 1 juni alle tabellen uitgeleverd om de registratie vanuit de nieuwe zorgactiviteitentabel per 1 juli mogelijk te maken. De informatie die de NVZ ontvangt over de tijdige invoering van de tabel in ziekenhuizen zijn positief. Sinds 1 juli kunnen in nagenoeg alle ziekenhuizen de registraties vanuit de nieuwe zorgactiviteitentabel gestart worden. Voor de nieuwe zorgactiviteiten geldt dat de uitvoeringsdatum van de verrichting bepalend is voor de validatie en dus moest de validatiemodule worden aangepast. DBC Onderhoud heeft de gewijzigde zorgactiviteiten beschikbaar gesteld, bestaande uit enkele gewijzigde zorgactiviteiten en alle overige tabellen en documenten die noodzakelijk zijn om met de nieuwe zorgactiviteiten in productie te kunnen gaan. Sinds 1 juli 2009 worden deze tabellen gebruikt voor de registratie, validatie en declaratie van de bestaande DBC s, maar ook voor het proefdraaien in DOT en later ook voor de productie in DOT. Implementatie op een ander moment zou problemen opleveren met de validatie en zouden tot correcties achteraf leiden. Vanaf september zijn de effecten van de nieuwe zorgactiviteitentabel en andere manieren van validatie zichtbaar in de declaratie van DBC s. DOT-lab Het schaduwdraaien geeft instellingen inzicht in de nieuwe productstructuur en tevens op de financiële consequenties van de invoering van DOT. Het schaduwdraaien kent echter enkele beperkingen. Volledige data over een jaar met de nieuwe zorgactiviteitentabel kunnen immers pas in 2011 beschikbaar zijn, en er worden nieuwe registratieregels ingevoerd per 1 januari 2011 die impact hebben op de productieaantallen en productmix per instelling. Om toch tijdig voldoende zicht te bieden op de financiële consequenties van DOT zal naast het schaduwdraaien het zogenaamde DOT-lab worden ingericht. Dit DOT-lab maakt simulaties en analyses ten behoeve van een impactanalyse mogelijk, bijvoorbeeld om na te gaan hoe de productie over 2007 zich vertaalt in productie van DBCzorgproducten binnen DOT. Hoe dit DOT-lab er precies gaat uitzien en welke faciliteiten het zal bieden, is nog onderwerp van nadere afstemming tussen de partijen. Registratievoorschriften Bij de invoering van DOT wijzigen ook de registratievoorschriften. Zijn de huidige DBC s specialisme specifiek, DOT is specialisme overstijgend. DBC Onderhoud heeft hiervoor samen met alle veldpartijen nieuwe registratieregels opgesteld. Deze regels gaan in per 1 januari 2011, maar worden verwerkt in het DOT-lab om het afleiden van DBC-subtrajecten zo goed mogelijk te waarborgen. Erik den Teuling landelijk projectleider DOT Erik den Teuling, directeur van zorgadviesbureau Casemix, is ingehuurd door VWS om veldpartijen te begeleiden bij de implementatie van DOT. Hij maakt daartoe eerst een overall planning, waaraan alle veldpartijen zich dienen te conformeren, rond 1 juli is deze overall planning definitief. De NVZ heeft deze planning, voor zij haar goedkeuring verleende, eerst aan enkele koploperziekenhuizen voorgelegd. Den Teuling is in overleg met de managers en directies van ICT leveranciers om de communicatie rondom de doorontwikkeling te borgen. Website tips Op het openbare deel van de website van NVZ onder het kopje Ondernemerschap/ DBC en DOT worden regelmatig nieuwe teksten geplaatst voor betrokkenen bij het DOT-invoeringstraject. Zo treft u op deze website het voorbeeld Plan van aanpak DOT aan, dat destijds op verzoek van de NVZ door Deloitte is gemaakt als een handzaam middel voor ziekenhuizen om de implementatie van het gewijzigde DBC-systeem (DOT) te vergemakkelijken. Het plan van aanpak geeft u aan hoe u stap voor stap dit nieuwe systeem binnen uw organisatie kunt invoeren. De data moeten uiteraard wel geactualiseerd worden. Gezamenlijke website DOT: De deelnemende partijen aan het DOT-traject hebben afgesproken om éen gezamenlijke website te creëren over DOT, waar iedere betrokkene dezelfde informatie over facts and figures, planning en proces kan terugvinden. In het complexe invoeringstraject is het immers van groot belang dat er een eenduidige communicatie plaatsvindt en dat iedere deelnemer over dezelfde informatie beschikt. Augustus 2009 zal deze website in de lucht gaan. De nieuwe site zal overigens ook verwijzingen bevatten naar de sites van de deelnemende organisaties aan DOT. Ook op de site is al veel actuele informatie te vinden! 12

14 SANDER BIJL (FOTO) ADVISEUR DBC BEDRIJFSVOERING, ZIEKENHUIS GELDERSE VALLEI ROB KEMPERMAN STAFMEDEWERKER AO/IC, ZIEKENHUIS GELDERSE VALLEI Bewustwording in de vallei DBC OP WEG NAAR TRANSPARANTIE EEN BEWUSTWORDINGSPROCES SINDS DE INVOERING VAN DE DBC-SYSTEMATIEK IN 2005 HEBBEN MEERMALEN WIJZIGINGEN IN DE SYSTEMATIEK PLAATS GEVONDEN. DE INVOERING VAN DE CONSULT-DBC S, DE AFSCHAFFING VAN ZORGTYPE 12 EN 25 EN DE INVOERING VAN ZORGTYPE 41 EN 51. GEEN VAN DEZE VERANDERINGEN IS ZO DRASTISCH ALS DE WIJZIGINGEN DIE DE DBC S OP WEG NAAR TRANSPARANTIE (DOT) MET ZICH MEEBRENGEN. DAT TRAJECT VEREIST EEN ZORGVULDIGE EN GOED DOORDACHTE UITVOERING EN BEGELEIDING. IN EDE WORDT HIER UITGEBREID AAN GEWERKT. Ziekenhuis Gelderse Vallei Ziekenhuis Gelderse Vallei heeft sinds 2005 veel praktische ervaring met de uitvoering van de DBC-systematiek door de afwezigheid van lumpsum voor haar medisch specialisten. Rondom het DBC-systeem is in Ede een heldere organisatiestructuur opgezet. Zo heeft ieder afzonderlijk DBC-specialisme zijn/haar eigen AO-functionaris (Administratieve Ondersteuning), die als aanspreekpunt fungeert voor DBC zaken. Dit zijn ook de functionarissen, vaak secretaresses van de maatschappen, die de specialist kunnen ondersteunen met specialisme specifieke zaken omtrent registratie van DBC s. Deze functionaris is in veel gevallen ook verantwoordelijk voor het verwerken van validatieuitval en het bijhouden van controlelijsten. De zorgadministratie kent specifieke DBC-specialisten, die ieder een aantal AO-functionarissen ondersteunt en begeleidt in de DBC werkzaamheden. Daarnaast bewaken ze de kwaliteit van de registratie en dienen ze als aanspreekpunt voor DBC-vragen. Door deze structuur is op veel plekken inhoudelijke kennis en kunde van wet- en regelgeving rondom de registratie en validatie van DBC s aanwezig. Het deelnemen aan het koplopertraject biedt 13

15 mogelijkheden om de ervaring met het huidige systeem mee te nemen in de ontwikkeling van het nieuwe DBC-systeem en om mee te denken over de wijze van invoering. Daarnaast biedt het traject mogelijkheden om al in een vroeg stadium samen met ICT-leveranciers na te denken over de wijze waarop DOT vorm moet krijgen in het Ziekenhuis Informatiesysteem. Ook bood het koplopen de kans om snel te signaleren waar de aandachtspunten voor de eigen interne organisatie zouden zitten, zodat deze actief opgepakt konden worden. Een van de aandachtspunten die binnen DOT een essentiële rol speelt, is de mate van volledigheid van de basisregistratie. Analyse verrichtingenregistratie Met het traject DBC s op weg naar Transparantie neemt het belang van een goede verrichtingenregistratie toe. Bij het afleiden van DBC-zorgproducten spelen de geregistreerde zorgactiviteiten een bepalende rol. Het tijdig, juist en volledig vastleggen van de uitgevoerde zorgactiviteiten wordt essentieel voor zowel de kwaliteit en betrouwbaarheid van de informatievoorziening, als voor de bekostiging van geleverde zorg. Denk bijvoorbeeld aan de impact voor zorgprofielen en de kostprijzen van zorgproducten. Met deze wetenschap in het achterhoofd is in Ziekenhuis Gelderse Vallei een project rond het verbeteren van de productieregistratie gestart. In de analysefase is onderzocht wat de actuele status is van de verrichtingenregistratie. Een onderzoektraject van twee maanden, waarbij zowel een gegevens- en kennisanalyse als procesanalyse is uitgevoerd, heeft geleid tot veel verschillende inzichten. Veel van deze inzichten hebben een procesoverstijgend karakter, andere zijn specifiek voor processen. Zo is gebleken dat de kwaliteit van de basisregistratie, bestaande uit NAW-gegevens van de patiënt, verzekeringsgegevens, huisarts- en apotheekgegevens, randvoorwaardelijk is voor een goede registratie en declaratie van geleverde zorg en op onderdelen onvoldoende is. Het onderzoek liet daarnaast zien dat er een spanningsveld bestaat tussen het primaire proces en de registratie op de werkvloer. Een goede balans, waarbij het belang van beide aspecten naar voren komt, is onontbeerlijk voor een succesvolle registratie. Het succes is ook afhankelijk van commitment van het management en goede communicatie met het personeel. Het belang van goede registratie van verrichtingen moet op de werkvloer beter duidelijk zijn, waarbij uiteraard de zorg voor de patiënt nooit in het gedrang mag komen. Uit het onderzoek bleek ook dat het standaardiseren van werkwijzen en het formaliseren van taken nodig is om te zorgen voor een betere kwaliteit van de verrichtingenregistratie. Tenslotte blijkt dat het ontbreken van effectieve controles op cruciale onderdelen in de registratieve processen een gemis is. Daar waar risico s worden beoordeeld als onacceptabel is het verstandig effectieve controles in het proces op te nemen zodat problemen tijdig worden onderkend en aangepakt. Naast bovenstaande punten zijn binnen de onderzochte registraties specifieke onregelmatigheden geconstateerd, zoals bijvoorbeeld het niet tijdig afhandelen van spreekuren op de polikliniek, die de kwaliteit van de registratie in meer of mindere mate beïnvloeden. Uiteindelijk zullen de aanbevelingen uit de analysefase leiden tot een plan van aanpak om de aanbevelingen in een tweede fase uit te voeren. Project Het DOT-traject bestaat natuurlijk niet slechts uit de optimalisatie van basisregistratie, al is deze nog zo belangrijk. Het geeft ook voer voor de discussie over wie de verantwoordelijkheid draagt voor registratie binnen ziekenhuizen. DOT heeft ook gevolgen voor de managementinformatie, het productassortiment, de zorgprofielen en de registratie van DBC s. Het inventariseren van deze aandachtsgebieden en het bepalen van de impact van de wijzigingen op die gebieden vraagt een stevige projectorganisatie, met input van diverse vakgebieden. Er is daarom hard gewerkt aan een projectplan waarin de diverse gebieden aan bod komen. Er worden in Ede werkgroepen samengesteld om met de verschillende wijzigingen aan de slag te gaan (Basisregistratie, Verkoop & Opleiding, ICT en Datawarehouse, P&C). In de werkgroepen wordt vervolgens gewerkt aan een analyse van de risico s en wordt de invloed van wijzigingen op de registratieprocessen onder de loep genomen. Daarbij is op dit moment vooral de invoering van de nieuwe zorgactiviteitentabel per een belangrijk project, met een ambitieuze deadline. Maar niet alleen de daadwerkelijke invoering van de DOT-systematiek is een project op zich, ook communicatie over DOT is belangrijk. Commitment De invoering van DOT vraagt veel inzet en energie op verschillende gebieden. Zoals ook blijkt uit de impactanalyse die de Praktijk in opdracht van de NVZ gemaakt heeft, waarin aandacht wordt gevraagd voor de brede impact die DOT heeft op de wijze waarop ziekenhuizen hun huidige productieregistratie vorm hebben gegeven. Er zijn veel verschillende aandachtsgebieden, ieder met zijn eigen specifieke aandachtpunten. Dat is projectmatig onder te brengen in verschillende werkgroepen, maar vraagt net zoveel of misschien nog wel meer - energie op het gebied van communicatie. Veranderingen moeten inzichtelijk gemaakt worden voor betrokkenen, dat betekent het geven van presentaties aan zorgadministraties en secretariaten, het opstellen van nieuwsbulletins voor zijdelings betrokkenen en het voorzien in technische specificaties voor bijvoorbeeld de automatiseringsafdelingen. Het vertalen dus van de grote hoeveelheden verschillende documentatie naar daadwerkelijke informatie. Het gevaar van DOT ligt in het feit dat het project in eerste instantie slechts een ICT-kant lijkt te hebben. Juist een brede aanpak, met veel verschillende betrokkenen met ieder zijn of haar eigen blik maakt dat het DOT-project een goede kans van slagen heeft. Het benadrukken van de voordelen van DOT geeft een kans om het project niet alleen te gebruiken als een implementatietraject, maar ook als een bewustwordingsproces rondom registratie en verantwoordelijkheid. 15

16 DE TOEKOMST VANUIT HET PERSPECTIEF VAN DE STICHTING CBV IN RELATIE TOT DOT 16

17 JOHN VAN HEUKELINGEN DIRECTEUR STICHTING CBV, LEIDEN DE STICHTING CBV BESTAAT BIJNA 30 JAAR, HAAR CORE BUSINESS IS HET ONDER- HOUDEN VAN HET CBV-BESTAND EN DE RELATIES NAAR ANDERE CLASSIFICATIES EN CODESTELSELS WAARDOOR HET MOGELIJK WORDT VERRICHTINGEN EENMALIG VAST TE LEGGEN EN DEZE TE HERGEBRUIKEN VOOR VERSCHILLENDE DOELEINDEN. DE STICHTING HEEFT DIT ALS VOLGT OPGENOMEN IN HAAR STATUTEN: DE STICHTING CBV HEEFT TEN DOEL HET MOGELIJK MAKEN VAN HET EENMALIG EN EENDUIDIG VASTLEGGEN VAN ZORGINHOUDELIJKE GEGEVENS EN HET ORDENEN EN ONTSLUITEN VAN DEZE GEGEVENS VOOR TOEPASSINGEN IN DE ZORGSECTOR DOOR HET (MEDE)ONTWIKKELEN, BEHEREN EN TER BESCHIKKING STELLEN VAN CLASSIFI- CATIES, CODESTELSELS EN TERMINOLOGIEËN (KORTWEG: REFERENTIEBESTANDEN) EN HUN ONDERLINGE RELATIES VOOR TOEPASSING IN GEAUTOMATISEERDE INFOR- MATIESYSTEMEN. 17

18 De kracht van het CBV-bestand is gelegen in de actualiteit, de gedetailleerdheid en de compleetheid van het CBV-bestand. Maar minstens zo belangrijk zijn de koppelingen naar CvV-codes, Kluza-codes, concilium-codes en actuele zorgactiviteiten waardoor hergebruik van vastgelegde CBV-codes, die het primaire proces weergeven, mogelijk wordt. Het CBV-bestand wordt blijvend aangevuld met registratiecodes. Deze registratiecodes worden aangemaakt op basis van aanvragen van specialisten uit de participerende ziekenhuizen en beschrijven nieuwe vormen van zorg en nieuwe methodieken. Momenteel bevat het CBVbestand ongeveer verrichtingen, dit is inclusief de zorgactiviteitcodes (ZA-codes) voor de ziekenhuizen en de GGZ. Het CBV-bestand levert een belangrijke bijdrage aan de veel besproken basisregistratie. Het gebruik van CBV-codes geeft het primaire proces weer in de woorden van de specialist. De achterliggende koppelingen naar o.a. ZA-codes maken het mogelijk om het vastgelegde voor meerdere doeleinden te gebruiken. De koppeling naar een ander stelsel zoals bijvoorbeeld de ZA-codes kan achter de schermen worden aangepast naar de op dat moment geldende regelgeving. Dit is één van de werkzaamheden van het CBV. Vanwege deze stabiele registratiemogelijkheid streeft het CBV naar een breed gebruik van het CBV-bestand en de afgeleiden daarvan binnen de zorgsector. Het CBV-bestand wordt nu gebruikt door alle academische ziekenhuizen, vrijwel alle Samenwerkende Topklinische Ziekenhuizen (STZ) en een aantal perifere ziekenhuizen. In totaal 40 ziekenhuizen met bijna 65% van het landelijk aantal bedden. Het CBV en DBC- Onderhoud zijn dit jaar een samenwerkingsovereenkomst aangegaan waardoor DBC-O participant van het CBV is geworden. Dit biedt DBC-Onderhoud de mogelijkheid analyses uit te voeren op data die door ziekenhuizen wordt aangeleverd op basis van CBV-registratiecodes. Kortom het CBV-bestand is een up-to-date en veel gebruikt verrichtingenbestand waarmee het mogelijk is om het primaire proces tot in detail vast te leggen. Bovendien is het bestand met zijn relaties goed bruikbaar om vastgelegde informatie te ontsluiten en te analyseren. Daarmee is het CBV-bestand een uitstekend instrument om de basisregistratie aangaande verrichtingen vorm te geven. Het CBV ontwikkelt zich zowel intern als extern. Intern: het CBV ontwikkelt in samenwerking met TietoEnator een nieuwe platformonafhankelijke beheeromgeving en website voor het CBVbestand met als doelstellingen: - aanpassingen in classificaties en codestelsels waaraan CBV-codes zijn gerelateerd, sneller en efficiënter te verwerken; - meerdere classificaties en codestelsels te kunnen beheren; - het uitleveren van het CBV-bestand aan participanten sneller, laagdrempeliger en klantvriendelijker te maken. Het CBV spreekt met verschillende partijen op het gebied van zorgregistratie om haar ambities waar te kunnen maken: - het streven naar landelijke erkenning als organisatie met kennis van de toepassing van zorginhoudelijke classificaties en codestelsels. - het vervullen van een landelijke hoofdrol als beheerder van classificaties en codestelsels. Inleiding Om inzicht te krijgen in wat het CBV nu is en in de toekomst kan betekenen is het belangrijk te weten wat de wortels van het CBV zijn. Historie 1970 De eerste registratievormen worden zichtbaar, ziekenhuizen willen inzicht krijgen in de totale productie binnen het ziekenhuis en de activiteitenregistratie per patiënt completeren Ziekenhuizen starten lokaal de opbouw van een verrichtingenbestand om alle verrichtingen uniek te kunnen beschrijven. Academische ziekenhuizen doen dit gezamenlijk hetgeen resulteert in een gemeenschappelijk verrichtingenbestand Beheer en onderhoud van het gemeenschappelijk verrichtingenbestand wordt ondergebracht bij Bureau Centraal Beheer Verrichtingenbestand. Het CBV, het gemeenschappelijke verrichtingenbestand, wordt al snel het CBV-bestand genoemd Formalisering van de samenwerking door het oprichten van de Stichting CBV. De Stichting CBV heeft ten doel het mogelijk maken van het eenmalig en eenduidig vastleggen van zorginhoudelijke gegevens en het ordenen en ontsluiten van deze gegevens voor toepassingen in de zorgsector door het (mede)ontwikkelen, beheren en ter beschikking stellen van classificaties, codestelsels en terminologieën (kortweg: referentiebestanden) en hun onderlinge relaties voor toepassing in geautomatiseerde informatie systemen. (Bron: Statuten Stichting CBV) Zij tracht dit doel te bereiken door: a het beheren, onderhouden en ter beschikking stellen van de referentiebestanden; b de inzet van deskundigheid op het gebied van zorginhoudelijke referentiebestanden; c het volgen van ontwikkelingen op bovengenoemde gebieden; d het ontwikkelen en beheren van faciliteiten ten behoeve van de verspreiding van de referentiebestanden, als bedoeld in lid 1; e samenwerking met andere instanties die werkzaam zijn op de onder de punten a en c genoemde aandachtsgebieden; f het bevorderen van het gebruik door het geven van voorlichting en het verzorgen van documentatie aangaande bedoelde referentiebestanden ten behoeve van ziekenhuizen en andere instellingen in de gezondheidszorg; g het instandhouden van een bureau. De ambities van het CBV zijn gericht op: - het vervullen van een landelijke hoofdrol als 19

19 20 beheerder van classificaties en codestelsels; - het breed gebruiken van CBV-producten binnen de zorgsector; - het streven naar landelijke erkenning als organisatie met kennis van de toepassing van zorginhoudelijke classificaties en codestelsels. De Stichting CBV De Stichting CBV heeft een Stichtingsbestuur waarin zijn vertegenwoordigd: de Nederlandse Federatie van Universitair Medische Centra (NFU), de Nederlandse Vereniging van Ziekenhuizen (NVZ), de Orde van Medisch Specialisten (OMS), het Nederlands Paramedisch Instituut (NPI). Het bestuur heeft een onafhankelijk voorzitter. De Registratie Advies Commissie (RAC) is het controlerend en adviesorgaan van de Stichting CBV. De controle richt zich op de inhoudelijke kant van het bestand in zijn geheel en specifiek op nieuwe codes. De door het uitvoerend bureau aangemaakte codes worden beoordeeld op de aspecten: medisch inhoudelijke, financiële en automatiseringscomponent, tevens worden de koppelingen naar overige classificaties en codestelsels beoordeeld. Het advies richt zich verder op het aanmaken van bijvoorbeeld nieuwe registratiegroepen en het opnemen van nieuwe classificaties. De voorzitter van de RAC is tevens adviseur in het bestuur van het CBV. Het uitvoerend bureau houdt zich bezig met de dagelijkse gang van zaken: - het verwerken van aanvragen van de aangesloten instellingen voor het opnemen van nieuwe verrichtingen in het CBV bestand en het toekennen van codes daarvoor; - het onderhouden van de relaties en bewaken van de consistentie tussen de CBV codes en de hieraan gekoppelde landelijke codestelsels. De relatie tussen de CBV code en de landelijke codestelsels dient te worden herzien indien de inhoud en/of structuur van de landelijke codestelsels (CvV, DBC-zorgactiviteitentabel e.d.) wijzigt; - het verwerken van tariefmutaties. In het CBV-bestand worden tarieven bijgehouden op basis van de officiële NZa beleidsregels en de door DBC-Onderhoud (DBC-O) gepubliceerde DBC-Tarieventabel. Het CBV-bestand Specialisten willen graag hun verrichtingen zeer gedetailleerd vastleggen. Dit heeft geleid tot een verrichtingenbestand van zo n CBV-verrichtingen, het CBV-bestand. Om deze verrichtingen te kunnen gebruiken voor verschillende doeleinden heeft het CBV koppelingen aangebracht naar onderstaande classificaties en codestelsels. Hoe ziet het CBV-bestand eruit? Centraal staat de CBV-code voor de lokale registratie, van daaruit zijn, waar mogelijk, relaties gelegd naar andere classificaties/codestelsels welke ook in het CBV-bestand zijn opgenomen. CBV-verrichtingen zijn o.a. gekoppeld aan zorgactiviteiten welke worden gevalideerd/afgeleid om de juiste DBC te kunnen bepalen. De zorgactiviteitentabel bevat ongeveer 5000 activiteitcodes. Dit leidt tot de situatie dat meerdere CBV-codes kunnen leiden naar één zorgactiviteit. Om de mate van detail aan te geven zijn aan de zorgactiviteitcode: Uitgebreide arthrotomie, patellectomie, cheilectomie, synoviectomie en kruisbandplastiek, 66 CBV codes gekoppeld welke weer relaties hebben naar 15 verschillende CvV-codes. Het CBV-bestand kan up-to-date blijven omdat nieuwe methodieken leiden tot nieuwe aanvragen voor codes. Momenteel is alle capaciteit van het uitvoerend bureau ingezet voor de verwerking van de nieuwe zorgactiviteitentabel van DBC-Onderhoud ten bate van DOT. In deze uitlevering wordt een groot aantal ZA-codes afgesloten en uitgesplitst in nieuwe codes. Tevens wordt een aantal geheel nieuwe codes geïntroduceerd en zijn omschrijvingen van ZA-codes en profielklassen aangepast. Dit heeft gevolgen voor de koppelingen van CBV-codes naar ZA-codes. Bijvoorbeeld: van CBV-codes die zijn gekoppeld aan ZA-codes die per 1 juli 2009 worden afgesloten moet worden beoordeeld aan welke nieuwe zorgactiviteitcode zij nu moeten worden gekoppeld om een juiste validatie c.q. afleiding mogelijk te maken. Het CBV-bestand is uitermate gedetailleerd en de zorgactiviteitentabel is veel algemener (N=1 relatie). Dit koppelen maakt het dus mogelijk om in de gedetailleerde CBVcode te registreren en geautomatiseerd de juiste ZA-code af te leiden en aan te bieden aan de validatiemodule of in de toekomst aan de grouper. Deze herbeoordeling van de relatie tussen registratiecode en ZA-code is zeer intensief voor de bureaumedewerk(st)ers (ruim 6000 CBV-codes zijn beoordeeld), maar heeft als groot voordeel dat de participerende ziekenhuizen gebruik kunnen blijven maken van de registratie op CBVcode niveau. De achterliggend relatie naar de zorgactiviteitcode, de financiële afhandeling wordt door het CBV gelegd en kan door participerende ziekenhuizen eenvoudig worden geïmporteerd. Basisregistratie Iedereen gebruikt tegenwoordig de term basisregistratie, maar het is de vraag of iedereen daar hetzelfde onder verstaat. Ziekenhuizen moeten voldoen aan verschillende registratie-eisen, zoals: - vastleggen voor financiële verantwoording (DBC-systematiek); - vastleggen voor statistiek (LMR); - vastleggen van operaties in het kader van opleiding van artsen (concilium); - vastleggen gegevens ten bate van de interne informatievoorziening. Vaak lijkt het erop dat de registratie een soort noodzakelijk kwaad is. Een behandeling, een verrichting moet geregistreerd worden om een doel te dienen. Als de knop om kan gaan en alles wat er met de patiënt gebeurt, wordt geregistreerd hebben we al een basissituatie, een registratie die het gehele zorgproces weergeeft. Indien deze registratie plaats vindt op de plek waar ook de verrichting

20 wordt uitgevoerd hebben we tevens een bronregistratie. Het grote voordeel hiervan is dat de bron weet welke verrichting is uitgevoerd. Indien deze basisregistratie compleet is, kan vanuit de basisregistratie alles worden afgeleid wat noodzakelijk is om aan alle separate registratie-eisen te voldoen. Hiervoor is het noodzakelijk dat de koppelingen van de basisregistratie naar de relevante classificaties en codestelsels correct zijn. Schematische weergave van de basisregistratie Alle verrichtingen die tijdens het zorgproces worden uitgevoerd, worden vastgelegd en vormen een belangrijk deel van de basisregistratie. Vanuit de basisregistratie kan de benodigde informatie worden afgeleid. Positie van het CBV in de zorgadministratie De Stichting CBV beheert het CBV-bestand centraal voor 40 instellingen in de gezondheidszorg, waaronder alle academische ziekenhuizen en 22 STZ ziekenhuizen. Het CBV onderhoudt contacten met verschillende organisaties. In 2008 heeft een intensieve samenwerking plaatsgevonden tussen o.a. NFU, STZ, DBC-Onderhoud en CBV waarbij vanuit het CBV-bestand een analyse heeft plaatsgevonden op de zorgactiviteitentabel. Het resultaat van de exercitie was dat bijna 300 voorstellen zijn gedaan voor nieuwe codes om hiaten in de zorgactiviteitentabel op te vullen. En ongeveer 450 voorstellen voor tekstwijzigingen van ZA-codes om een betere aansluiting op de ziekenhuispraktijk te bewerkstelligen. Een soortgelijke actie zal in de nabije toekomst ook gaan plaatsvinden voor de registratiecodes van de ondersteunende specialismen. Het CBV heeft een samenwerkingsovereenkomst met DBC-Onderhoud. Hierdoor is het mogelijk om nauw samen te werken op het gebied van verrichtingen en zorgactiviteiten. DBC-Onderhoud analyseert nauwkeurig data die door ziekenhuizen is aangeleverd op CBVcode, door gebruik te maken van het CBV-bestand. Samenwerking met Nictiz in het project evaluatie pilots. Overleg met VWS om aan te geven dat er behoefte bestaat om coderingen en classificaties op één plaats onder te brengen en te beheren. Ontwikkelingen bij het CBV Het CBV heeft haar bestand vanuit de historie altijd beheerd en onderhouden in het isoft ziekenhuisinformatiesysteem. Dit was gemakkelijk voor de aangesloten participanten die ook over een isoft ZIS beschikken voor uitwisseling van exportbestanden, de zogenaamde.r files. Om andere ziekenhuisinformatiesystemen gebruik te kunnen laten maken van het CBV-bestand worden de tabellen ook uitgeleverd in.xml en.dbf format. Het CBV ontwikkelt in samenwerking met TietoEnator een nieuwe platformonafhankelijke beheeromgeving en website voor het CBVbestand met als doelstelling dat de participanten met hun verschillende ziekenhuisinformatiesystemen allemaal gebruik kunnen maken van alle functionaliteiten van het CBVbestand: - in overleg met de softwareleveranciers een uitleverformat te kiezen (.CSV) waarmee het CBV-bestand eenvoudig kan worden geïmporteerd in elk ziekenhuisinformatiesysteem; - in overleg met softwareleveranciers de import zo in te richten dat elk ziekenhuis zelf het CBV-bestand kan importeren; - uitleveringen van derden, b.v. de zorgactiviteitentabel sneller te kunnen verwerken en het CBV-bestand daardoor sneller te kunnen opleveren aan de participanten. Dit neemt niet weg dat het leggen van relaties tussen CBV-codes en andere classificaties en codestelsels, de ruggengraat van het CBVbestand die eenmalige vastlegging van het primaire proces en hergebruik van vastgelegde gegevens mogelijk maakt, altijd een handmatige actie zal blijven, gebaseerd op de expertise van de bureaumedewerk(st)ers. Naast de platformonafhankelijke beheeromgeving zal ook de website worden gemoderniseerd, waarmee het CBV-bestand, of delen daarvan eenvoudig kunnen worden gedownload. Daarnaast krijgt de website een informatieve functie. Het CBV werkt samen met Nictiz in het project evaluatie pilots. Het CBV-project is: mapping CBV-verrichtingencodes naar SNOMED CT terminologiesysteem en bepalen meerwaarde SNOMED voor hergebruik van brongegevens. Het doel is het gebruik van SNOMED CT te evalueren in kleine projecten, hierdoor wordt kennis opgedaan over de voor- en nadelen van het gebruik van SNOMED CT en over hoe gemakkelijk of moeilijk interpretatie hiervan is. De opgedane kennis moet voor Nictiz de basis vormen voor toekomstige besluitvorming aangaande SNOMED. 21