Verslag Presidiumvergadering d.d. 15 december 2014 om uur in het raadhuis van Ede

Transcriptie

1 PRESIDIUM Verslag Presidiumvergadering d.d. 15 december 2014 om uur in het raadhuis van Ede Aanwezige leden : B. van de Weerd (vz), J. Boot, J. van Heuveln, mw. J. Verhoeff (vervangt P. de Pater) mw. Ch. El Kaddouri (vervangt S. Salim), E. van Milligen, H. van Huijstee, mw. N. Peters (vervangt R. van Druiten), mw. E. Out Afwezige leden : P. de Pater, S. Salim en R. van Druiten Voorzitter : C. van der Knaap afwezig Griffier / Notulist : G.H. Hagelstein / F. van Brakel 1. Opening De vz., Breunis van de Weerd, opent de vergadering en heet allen hartelijk welkom. Hij vervangt burgemeester Van der Knaap in verband met de Inburgeringsbijeenkomst die op dit moment plaatsvindt. 2. Vaststelling agenda en inventarisatie rondvraag. De agenda wordt ongewijzigd vastgesteld. Voor de Rondvraag worden de volgende onderwerpen aangemeld: Enquête evaluatie PDE Motie en amendementen; overzicht en bewaken Onderzoek Rekenkamercommissie; bewaken acties 3. Vaststelling verslagen van de vergaderingen d.d. 3 en 10 november 2014 De verslagen worden ongewijzigd vastgesteld met dien verstande dat bij de vergadering van 10 november mw. N. Peters aanwezig is geweest en niet de heer R. van Druiten. Naar aanleiding van de verslagen staat het Presidium nog eens stil bij de planning van informatieve bijeenkomsten buiten de Politieke Dag Ede om. Er wordt een dringend beroep gedaan op het college om geen bijeenkomsten meer op de maandag voorafgaand aan de fractievergaderingen te plannen en de informatieve momenten zoveel mogelijk te concentreren op de donderdag. De Agendacommissie wordt verzocht nog kritischer te kijken naar de invulling/planning van de agenda s voor de PDE. Een optie is om de vrije donderdagen in het vergaderschema te benutten voor informatieve bijeenkomsten. Bijeenkomsten op verzoek van initiatiefnemers en/of inspreken door burgers kan wel gefaciliteerd blijven worden voorafgaand aan de fractievergaderingen. 4. Mededelingen en ingekomen stukken M1. Het Presidium neemt kennis van de mededelingen over de herinrichting van vergaderkamer A304. De werkzaamheden in A304 worden uitgevoerd tussen maandag 15 t/m woensdag 31 december. Voor de CDA-fractie is tijdelijk vergaderkamer 406 beschikbaar. In de periode januari tot medio maart worden de overige vergaderkamers op de etages A3 en A4 gerenoveerd. Voor de fracties wordt telkens een alternatieve vergaderkamer ingericht. M2. Het Presidium neemt kennis van de mededeling dat het traject Sterk Bestuur in Gelderland op 5 december is goed verlopen. De rapportage wordt met belangstelling tegemoet gezien. M3. Er zijn geen nieuwe meldingen zakelijk verblijf in buitenland van collegeleden ontvangen. raadscommissie raadspresidium Postbus 9022, 6710 HK EDE. Telefoon (0318) Bezoekadres: Bergstraat 4, Ede (wijk 1)

2 Blz. 2 M4. De Klankbordgroep die het proces van mede Maken volgt is inmiddels twee keer bij elkaar geweest. GemeenteBelangen heeft er voor gekozen hier niet aan mee te doen. Voor donderdag 15 januari staat een vervolgoverleg gepland. M5. Werkbezoeken: de voorbereiding van het werkbezoek aan Brainport Eindhoven verloopt moeizaam. De burgemeester stelt voor de focus te verleggen en hiervoor in de plaats een werkbezoek van de raad aan Rotterdam te laten voorbereiden. - Bij agendapunt 7 wordt hier nader op ingegaan ). M6. Het Presidium neemt kennis van de mededeling van het college dat voor een aantal majeure projecten een zogenaamde besluithistorie wordt opgesteld voor de gemeentelijke website en onderschrijft waarde en belang daarvan. Hiermee wordt inzichtelijk gemaakt hoe het besluitvormingsproces tot nu toe is verlopen, wie welke besluiten heeft genomen, wat de mijlpalen zijn etc. Evert van Milligen vraagt aandacht voor de planning van deze majeure projecten, kunnen deze ook meegenomen worden. De griffier merkt op dat bij de jaarrekening hier al de nodige aandacht aan wordt besteed en dat het inzichtelijk maken van de besluithistorie gericht is op de besluitvorming c.a. tot nu toe. Een goed voorbeeld is het project Veluwse Poort, zie M7. De Werkgroep Tooling heeft inmiddels haar lijstje van eisen/wensen afgerond. De raad is bij mailbericht van 8 december 2014 geïnformeerd over de voortgang. Bij agendapunt 6 wordt hier nader op ingegaan. 5. Aanpassing uitgavencategorieën Fracties Het Presidium neemt kennis van het aangeboden memo Controle besteding fractiegelden en het overzicht Kostencategorieën met toelichting. Het Presidium stemt in met de kostencategorie Kosten website en sociale media. Hiermee accordeert het Presidium, met terugwerkende kracht, de door de fractie GB gemaakte kosten voor het opzetten van een Facebookpagina voor fractieondersteuning. Vervolgens staat het Presidium stil bij het vergoeden van advertentiekosten voor zowel kranten als t.b.v. social media. Het Presidium besluit om geen onderscheid te hanteren t.a.v. advertentiekosten die worden gemaakt om fractiewerkzaamheden voor het voetlicht te brengen. Er is geen sprake van reclame voor een partij maar de gemaakte kosten staan ten dienste van ondersteunende fractieactiviteiten. Dit is toegestaan tot 3 maanden voor de gemeenteraadsverkiezingen. Van fracties wordt verwacht dat zij hier gepast mee omgaan c.q. handelen in de geest van de regels en deze advertentiekosten niet aanwenden t.b.v. verkiezings- en partijpropaganda. Door Natasja Peters en Ellen Out worden nog enkele verhelderende vragen gesteld over de kostencategorieën: Wat is het verschil tussen de kostencategorie 1 en 2? De kosten genoemd onder 1 zijn specifiek gericht op de ondersteunende secretariaatsactiviteiten en de kosten onder 2 zijn specifiek gericht op het individuele raadslid. Deze laatste komen niet voor vergoeding in aanmerking. Waarom bevat het overzicht kostencategorie de post Abonnement Kamer van Koophandel? Inschrijving bij de Kamer van Koophandel is voorwaarde voor deelname aan het juridisch verkeer. Wat is de gebruikelijke werkwijze van nog ontvangen rekeningen versus afsluiting van het boekjaar 2014? Nog te ontvangen/betalen facturen voor kosten gemaakt in 2014 kunnen tot het moment van verantwoording zijnde 1 april van het volgend jaar worden geboekt op Het Presidium wenst de wijziging van de kostencategorieën door de gemeenteraad te laten vaststellen. De Griffie wordt verzocht hiertoe een raadsvoorstel en conceptraadsbesluit voor te bereiden. Nb. Zie bijlage bij dit verslag met nadere toelichting. 6. Stand van zaken ondersteuning raad Het Presidium wordt door Harry van Huijstee geïnformeerd over de stand van zaken / activiteiten van de werkgroep Tooling. Hij is blij met de activiteiten van de werkgroep, want na 4 jaar digitaal werken was het contact met de basis wat verwaterd. De contacten en met name de communicatie met ICT zijn hersteld.

3 Blz. 3 Op basis van enkele gesprekken is de gemeenteraad een verslagje met een concept programma van eisen g d. De werkgroep ontvangt graag feedback op de aangeboden informatie zodat de werkgroep een volgende stap kan maken en de wensen concreet kan invullen. De werkgroep ziet een drietal mogelijkheden om de raadsinformatie te ontsluiten t.w. via de aanbieders NotuBiz en ibabs en door middel van een zelfstandig systeem, het huidige iannotate. Op basis van het programma van eisen worden zaken op een rijtje gezet en daarna wordt een nadere afweging en keuze gemaakt. Mocht er een keuze worden gemaakt anders dan het huidige systeem, dan dient hierover afstemming plaats te vinden met het college en organisatie omdat ook zij gebruik maken van iannotate en het zaaksysteem. Breunis van de Weerd merkt op dat wellicht niet alle wensen gehonoreerd kunnen worden en dat moet ook niet het uitgangspunt zijn. ICTprojecten dreigen nogal eens te mislukken door telkens nieuwe vragen en eisen toe te voegen. Hij vraagt de werkgroep hier rekening mee te houden in het vervolgproces. Harry van Huijstee merkt op dat de werkgroep graag feedback ontvangt op de eerder aangeboden informatie en dat zij daarna de eisen nader zal afwegen en verbeteringen zal meenemen. Zodra de werkgroep nadere informatie heeft zal het Presidium en uiteindelijk de gemeenteraad hierover worden geïnformeerd. Evert van Milligen merkt op dat iannotate momenteel aardig goed werkt. Harry van Huijstee merkt op dat ook de mailproblemen grotendeels opgelost lijken. Het Presidium ziet de uiteindelijke bevindingen van de werkgroep Tooling met belangstelling tegemoet. 7. Werkbezoek Rotterdam De gemeenteraad heeft in de vorige raadsperiode een werkbezoek gebracht aan Brussel en toen is mede op basis van enkele presentaties gesuggereerd om de raad in nieuwe samenstelling een bezoek te laten brengen aan Brainport Eindhoven. Het werkbezoek aan Eindhoven is als slotactiviteit opgenomen in het inwerkingsprogramma. De griffier informeert het Presidium over de voorbereidingen van het geplande werkbezoek, waarbij hij aangeeft dat e.e.a. moeizaam verloopt. Het college van b&w van Eindhoven is bereid medewerking te verlenen aan het werkbezoek mits er sprake is van een zekere wederkerigheid ( What s in it for us? ). Tijdens de Raadswerkgroep Visie2025 is het idee geopperd om een bezoek te brengen aan Rotterdam met als mogelijke speerpunten de nieuwe Markthal, ontwikkelingen stationsgebied en parkeervoorzieningen. Het Presidium wordt gevraagd of zij kan instemmen met de voorbereiding van een werkbezoek van de raad aan Rotterdam. Het Presidium is voorstander van een werkbezoek van de gemeenteraad aan de omgeving Eindhoven, waarbij ook Venlo en Helmond nadrukkelijk in beeld zijn. Brainport is een succesvolle regionale samenwerking waar Ede wellicht haar voordeel mee kan doen. Daarnaast bestaan er in het kader van de Hoofdstad van de Smaak al goede contact met Venlo, die zeker geactiveerd kunnen worden. Het Presidium is van mening dat daarnaast door de Raadswerkgroep Visie2025, in het kader van Citymarketing en het project levendig centrum, een werkbezoek kan worden gebracht aan Rotterdam. 8. Rondvraag Evert van Milligen vraagt aandacht voor de Enquête van de PDE. Zijn de vragen voldoende helder? Tijdens de vorige evaluatie bestond er z.i. twijfel over de representativiteit. Is het mogelijk om een alternatieve procedure te bedenken waarbij de plussen en minnen beter boven tafel komen? De VVD-fractie buigt zich vanavond tijdens de fractievergadering over de conceptvragenlijst en zal zo nodig hierop reageren. De griffier merkt op dat alle raadsleden tot tweemaal toe is gevraagd input te leveren op de conceptvragenlijst zodat de inbreng van de raadsleden of fracties nog verwerkt kan worden in de uit te voeren enquête. Hij stelt voor er het tempo in te houden en de definitievevragenlijsten voor het kerstreces uit te zetten, zodat alle geënquêteerden tijdens en na het kerstreces de vragen kunnen beantwoorden. In januari worden de uitkomsten verwerkt en samen met de ervaringen wordt getracht om een goede rapportage op papier te krijgen. De rapportage geeft een beeld van de uitslagen in meerderheid, hierin worden alleen de feitelijke conclusies opgenomen, aanbevelingen komen op een later moment zoals geschetst in het besluit van het Presidium in de vergadering van 3 november jl. Om de onafhankelijkheid te waarborgen is daartoe wederom Celine Felten ingehuurd. Jet verhoeff vraagt of haar conclusie juist is dat de enquête gaat over het handhaven van het BOBmodel of terug te keren tot het oude vergadermodel. De enquête is bedoeld om inzicht te krijgen in de ervaringen met het BOBmodel c.q. de opzet van de Politieke Dag Ede. Het is niet de vraag oud versus nieuw systeem.

4 Blz. 4 Breunis van de Weerd merkt op dat uiteindelijk wel een vergelijking kan worden gemaakt tussen het oude (commissie) en nieuwe (BOB) systeem. Wellicht sorteert de uitkomst voor op een mix van beide systemen. Ellen Out vraagt aan welke doelen en eisen een vergadermodel moet voldoen. Is dit beschreven? Bij de besluitvorming in 2012 zijn de doelen/uitgangspunten van het BOBmodel geformuleerd. Deze zijn later, ook dit voorjaar nog, verder toegelicht en uitgewerkt. Het Presidium stemt in met de voorgestelde werkwijze van de enquête en stelt voor de begeleiding van deze enquête een Klankbordgroep in bestaande uit de leden Jaap Boot, Ellen Out en Evert van Milligen. Charifa el Kaddouri vraag of er een motie- en amendementvolgsysteem kan worden ingevoerd, want de indruk bestaat dat oude moties opnieuw worden ingediend en er bestaat onduidelijkheid over de invulling/afwikkeling van aanvaarde moties; wie houdt wat bij? En het is soms een klus om moties en amendementen te achterhalen. Harry van Huijstee merkt op dat in het programma van eisen van de werkgroep Tooling rekening is gehouden met het verzoek van een motie/amendement volgsysteem. Frans van Brakel merkt op dat op de gemeentelijke website een overzicht beschikbaar is van alle aanvaarde moties en amendementen zie Aanvaarde moties worden opgenomen in het toezeggingenoverzicht van het college. Het idee is de raad periodiek (maandelijks) een geactualiseerd overzicht aan te bieden via de lijst van Mededelingen en Ingekomen stukken zie bijv. PDE 11 december lijst M&I stukken nr. A 00b Toezeggingen- en Actielijst. De Griffie beziet samen met Communicatie en ICT de mogelijkheid om in januari een opfriscursus te organiseren waarin diverse elementen/mogelijkheden van de website kunnen worden belicht die nu blijkbaar aan de aandacht ontsnappen. Charifa el Kaddouri vraagt of wordt toegezien op het opvolgen van de aanbevelingen van de Rekenkamercommissie inzake het Onderzoek verbonden partijen. Ook de aanbevelingen worden opgenomen in de Toezeggingen- en Actielijst en hierover zal de gemeenteraad periodiek over worden gerapporteerd. De voorzitter, Breunis van de Weerd, dankt allen en sluit de vergadering.

5 Blz. 5 Toelichting bij het verslag van het Presidium d.d De Verordening op de ambtelijke bijstand en fractieondersteuning (laatstelijk gewijzigd 2013) geldt als basis voor de toekenning van bijdragen t.b.v. fractieondersteuning. In deze Verordening zit een delegatiegrondslag voor de Commissie Financiële Controle, zie hieronder. Op basis van de hieronder weergegeven artikelen is het Presidium i.c. de commissie Financiële Controle bevoegd om de in artikel 9 lid 3 genoemde nadere regels vast te stellen. De afgelopen maandag besproken nadere regels (lees Kostencategorieën) kunnen hiermee als vastgesteld worden beschouwd. Een raadsvoorstel is hierdoor overbodig geworden. Bij de indeling van de agenda van het Presidium zal voortaan een nadrukkelijk onderscheid worden gemaakt voor zaken die het Presidium dan wel de commissie Financiële Controle betreffen. Artikel 8 1. Er is een commissie Financiële Controle, voorgezeten door de plaatsvervangend voorzitter van de raad. Zij bestaat verder uit de fractievoorzitters die stemrecht bezitten. Elke fractievoorzitter wijst een lid van de raad aan, dat hem bij zijn afwezigheid in het presidium vervangt. 2. De commissie Financiële Controle heeft tot taak de besteding van de bijdrage voor fractieondersteuning te controleren en de hoogte van de bijdrage vast te stellen. 3. De commissie Financiële Controle brengt haar besluiten ter kennis van de raad. 4. De leden van de raad hebben inzage in stukken waarvoor de commissie Financiële Controle geheimhouding heeft opgelegd. Artikel 9 1. Fracties besteden de bijdrage om hun volksvertegenwoordigende, kaderstellende en controlerende rol te versterken; 2. De bijdrage mag niet gebruikt worden ter bekostiging van: a.uitgaven die in strijd zijn met wettelijke bepalingen en overige regelingen; b.betalingen aan politieke partijen, met politieke partijen verbonden instellingen of natuurlijke personen anders dan ter vergoeding van prestaties (diensten of goederen) geleverd ten behoeve van de fractie op basis van een gespecificeerde, reële declaratie; 3. De commissie Financiële Controle kan nadere regels stellen over uitgaven waarvoor de bijdrage niet mag worden gebruikt.