MEMO. Aan : De auditcommissie Afdeling : Griffie Opsteller : Datum : 5 februari 2019 Telefoonnr : Kenmerk :

Transcriptie

1 MEMO Aan : De auditcommissie Afdeling : Griffie Opsteller : Datum : 5 februari 2019 Telefoonnr : Kenmerk : Onderwerp : Verantwoordingen fractiebudget 2018 Geachte leden van de auditcommissie, In voorleggend memo wordt u geïnformeerd over de fractieverantwoordingen Gelet op de gemeenteraadsverkiezingen én op de nieuwe verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning (hierna te noemen: de verordening) die met ingang van de nieuwe raadsperiode van kracht is, valt de verantwoording dit jaar uiteen in twee delen: de periode van januari tot en met maart 2018 en de periode van april tot en met december Conform artikel 8 van de verordening ontvangen fracties jaarlijks een financiële bijdrage als tegemoetkoming in de kosten voor het functioneren van de fractie. Het betreft een vast deel van 1250 euro per fractie en een variabel deel van 150 euro per raadszetel. In een jaar waarin de gemeenteraadsverkiezingen plaatsvinden, wordt het voorschot voor zowel het vaste als het variabele deel voor 31 januari gestort voor de maanden tot en met de maand waarin de verkiezingen plaatsvinden. In de eerste maand na de maand waarin de eerste vergadering van nieuw gekozen raad plaatsvindt, wordt het voorschot verstrekt over de overige maanden van dat jaar. Conform artikel 12 van de verordening legt elke fractie jaarlijks voor 31 januari aan de raad verantwoording af over de besteding van de bijdrage van fractieondersteuning over het voorgaande kalenderjaar onder overlegging van een verslag en bijbehorende nota s. Op grond van artikel 12, tweede lid de verordening heeft de griffie de verantwoordingen getoetst. De griffie brengt een advies uit aan de auditcommissie, de auditcommissie legt een voorstel voor aan de raad. In dit kader ligt voorliggend memo aan u voor. Met ingang van de nieuwe raadsperiode is een nieuwe verordening van kracht. Strikt formeel is de nieuwe verordening in werking getreden met ingang van 29 maart Gemakshalve worden de uitgaven voor de periode van 1 januari 2018 tot en met 31 maart 2018 getoetst volgens het toetsingskader zoals opgenomen in de verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning 2014 en voor de periode van 1 april 2018 tot en met 31 december 2018 volgens het toetsingskader zoals opgenomen in de verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning Er wordt gewerkt middels een kasstelsel. De datum van betaling is dus leidend in de verantwoording. Omdat dit jaar gewerkt wordt met twee periodes binnen één boekjaar, zijn facturen die duidelijk zien op de eerste drie maanden maar pas na maart betaald zijn, toch aan die periode toegerekend.

2 Periode 1 januari tot en met 31 maart 2018 Toetsingskader verordening Ambtelijke Bijstand en Fractieondersteuning 2014 Voor de toetsing van de verantwoordingen tot en met maart 2018 is artikel 10 van de verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning 2014 leidend. In het eerste lid van artikel 10 is bepaald dat de financiële bijdrage aan fracties wordt toegekend om hun volksvertegenwoordigende, kaderstellende en controlerende taak te versterken. In het tweede lid van artikel 10 wordt bepaald welke zaken zijn uitgesloten van vergoeding uit het fractiebudget. Het betreft: a. uitgaven die in strijd zijn met wettelijke bepalingen en overige reglementen; b. betalingen aan politieke partijen, met politieke partijen verbonden instellingen of natuurlijke personen anders dan ter vergoeding van diensten en/of goederen geleverd ten behoeve van de in het eerste lid bedoelde activiteit, en op basis van een gespecificeerde, reële declaratie; c. giften; d. uitgaven welke dienen te worden betaald uit de vergoedingen die de raadsleden ontvangen ingevolge de Verordening rechtspositie wethouders, raads- en commissieleden e. congressen, seminars of symposia die niet door of vanwege de gemeente worden georganiseerd; f. cadeaus en presentjes, tenzij bedoeld voor gastsprekers; g. kosten voor lunches en diners gedurende niet-openbare bijeenkomsten. In de pilot digitalisering raad in maart 2011 is afgesproken dat de fracties uit hun fractiebudget per raadsperiode twee computers (laptops of ipads) mogen aanschaffen t.b.v. hun carrouselleden. Ook is in het overleg van het presidium van 15 september 2016 afgesproken dat fracties de toegang tot NotuBox voor maximaal twee fractiemedewerkers uit het fractiebudget kunnen betalen. Resultaten toetsing Ontvangen verantwoordingen De fracties van fractie Castricum en De VrijeLijst hebben aangegeven geen uitgaven te hebben gedaan uit het fractiebudget van januari tot en met maart De overige fracties hebben hun uitgaven verantwoord door het overleggen van een verantwoording inclusief de onderliggende facturen. Uit het fractiebudget zijn onder andere de volgende kosten betaald: vergoeding van fractieassistenten kosten van openbare bijeenkomsten kosten voor onderhoud en beheer van de website abonnement voor (digitale) krant t.b.v. fractie bankkosten De auditcommissie heeft in de voorgaande jaren reeds geconstateerd dat over het bovengenoemde toetsingskader interpretatieverschillen bestaan. Om die reden heeft de raad op 8 maart 2018 een nieuwe verordening vastgesteld waarin een uitgebreider omschreven toetsingskader is opgenomen. Voor dit deel van de verantwoording wordt echter nog uitgegaan van het oude toetsingskader. De griffie constateert een aantal betalingen 2

3 waarover in het verleden de discussie is gevoerd (bijvoorbeeld betalingen aan commissieleden en betalingen aan bedrijven van raadsleden) maar waar door de auditcommissie eerder geen nadrukkelijk standpunt is ingenomen. U wordt voorgesteld deze betalingen deze maal nog toe te staan. In de nieuwe verordening zijn ten aanzien van al deze punten duidelijke regels opgenomen, dus het ligt voor de hand vanaf dat moment strenger toe te zien op de toetsing. Periode 1 april tot en met 31 december 2018 Met ingang van 1 april 2018 worden de verantwoordingen getoetst op basis van de verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning Voor de toetsing is artikel 10 van de verordening leidend. In het eerste lid van artikel 10 is bepaald dat de financiële bijdrage aan fracties wordt toegekend om hun volksvertegenwoordigende, kaderstellende en controlerende taak te versterken. In het tweede lid van artikel 10 is bepaald dat uitgaven voor diensten die geleverd worden door raadsleden van de fractie of bedrijven waarover deze raadsleden middellijk of onmiddellijk zeggenschap hebben kunnen niet worden vergoed uit het fractiebudget. Het derde lid regelt waar de bijdrage onder andere aan kan worden besteed: a. een vrijwilligersvergoeding voor een fractieondersteuner. De uitgave dient te worden onderbouwd met een ondertekend document tussen fractie en ondersteuner over de vergoeding in relatie tot de geboden ondersteuning. Hiervoor wordt gebruik gemaakt van het formulier zoals opgenomen in bijlage 1; b. kosten voor de organisatie van openbare bijeenkomsten georganiseerd door de fractie mits het programma inhoudelijk een relatie heeft met de gemeente Castricum; c. kosten voor advertenties om openbare bijeenkomsten aan te kondigen of om aan te geven wat de fractie in de afgelopen periode heeft gerealiseerd. Bij de verantwoording dient naast de facturen tevens een kopie van de geplaatste advertentie te worden overlegd; d. kosten voor de zaalhuur van maximaal één heisessie per jaar gericht op het functioneren van de fractie; e. kosten voor het inhuren van extern advies; f. kosten voor het onderhoud en het beheer van de website van de fractie; g. kosten voor een (digitaal) krantenabonnement ten behoeve van de fractie; h. kosten voor de aanschaf van maximaal twee computers (laptop of Ipad) per raadsperiode ten behoeve van de commissieleden; i. kosten voor de toegang tot NotuBox voor maximaal twee fractieondersteuners; j. kosten die gemaakt worden voor het beschikken over een rekening voor de fractie. In lid 4 is geregeld waaraan de bijdrage niet mag worden besteed: a. Campagneactiviteiten; b. betalingen aan politieke partijen, met politieke partijen verbonden instellingen of natuurlijke personen anders dan ter vergoeding van diensten en/of goederen; geleverd ten behoeve van de in het eerste lid bedoelde activiteit, en op basis van een gespecificeerde, reële declaratie; c. giften; 3

4 d. uitgaven welke dienen te worden betaald uit de vergoedingen die de raadsleden ontvangen ingevolge de Verordening rechtspositie wethouders, raads- en commissieleden; e. algemene opleidingen voor raads- en commissieleden tenzij deze inhoudelijk gerelateerd zijn aan de politieke uitgangspunten van de deelnemers; f. overige uitgaven die in strijd zijn met wettelijke bepalingen en overige reglementen. Daarnaast heeft de auditcommissie op verzoek van De VrijeLijst uitspraak gedaan naar de mogelijkheid om, in het geval commissieleden die een privétablet gebruiken, wel de toebehoren uit het fractiebudget te kunnen betalen. De auditcommissie heeft hierover het volgende afgesproken: Fracties mogen ten behoeve van hun commissieleden per raadsperiode maximaal twee Ipads of laptops aanschaffen. Het ligt voor de hand dat het hierbij tevens is toegestaan randapparatuur als een hoesje, pen of toetsenbordje aan te schaffen. Een fractie zou er voor kunnen kiezen alleen de randapparatuur aan te schaffen om in bruikleen te geven aan een commissielid voor gebruik bij zijn of haar eigen apparatuur, zolang er maar per raadsperiode maximaal 2 Ipads/laptops met toebehoren worden aangeschaft. Een fractie doet er dan dus verstandig aan randapparatuur aan te schaffen die geschikt is voor diverse apparaten. Bijvoorbeeld een los bluetooth toetsenbord. Daarnaast moet worden opgemerkt dat de verordening is vastgesteld voordat de afspraak is gemaakt dat éénpersoonsfracties die een commissievoorzitter leveren, drie commissieleden mogen inzetten. Het ligt voor de hand dat deze fracties niet twee maar drie laptops/ipads met toebehoren kunnen aanschaffen uit het fractiebudget. Resultaten toetsing Ontvangen verantwoordingen De fracties hebben hun uitgaven verantwoord door het overleggen van een verantwoording inclusief de onderliggende facturen. Uit het fractiebudget zijn onder andere de volgende kosten betaald: vrijwilligersvergoedingen voor fractieondersteuners kosten van openbare bijeenkomsten kosten voor onderhoud en beheer van de website abonnement voor (digitale) krant t.b.v. fractie bankkosten Advertentiekosten om openbare bijeenkomsten aan te kondigen of om aan te geven wat de fractie in de afgelopen periode heeft gerealiseerd Ipads en toebehoren t.b.v. commissieleden Zaalhuur voor een heisessie voor de fractie Over diverse facturen is vooraf overleg geweest tussen de griffie en fracties. Dit overleg heeft ertoe geleid dat desbetreffende fracties deze facturen niet hebben opgevoerd. In het algemeen kan worden opgemerkt dat het nog even wennen is aan de nieuwe regelgeving. Bij de verantwoording gaan o.a. de volgende zaken regelmatig mis: 4

5 - De overeenkomst tussen fractieondersteuner en fractie ontbreekt. De overeenkomsten zijn opgevraagd bij de fracties waar deze ontbraken en alsnog aangeleverd. - Bij de factuur inzake advertentiekosten ontbreekt de advertentie zelf, ook deze zijn opgevraagd en alsnog door de fracties aangeleverd. - De tenaamstelling van facturen is niet in alle gevallen aantoonbaar aan de fractie gericht. De griffie adviseert de auditcommissie te laten uitspreken dat facturen die onjuist geadresseerd zijn bij de verantwoording van 2019 niet geaccepteerd worden. Reserve Met ingang van de nieuwe raadsperiode zijn ook de regels rondom de reserve zoals opgenomen in artikel 11 van de verordening aangepast. Voorheen konden fracties een reserve opbouwen van maximaal 1250 euro. De reserve stond op de rekening van de gemeente, fracties konden een beroep doen op hun reserve indien zij in een bepaald boekjaar meer uitgaven hadden dan inkomsten. Nu kunnen fracties een reserve opbouwen die zij zelf in beheer houden op hun eigen rekening. Aan de reserve is geen maximumbedrag gehangen. De reserves worden wel administratief bijgehouden middels de fractieverantwoordingen. Het restant van de reserve dat resteert na de gemeenteraadsverkiezingen wordt door fracties terugbetaald en vloeit terug in de gemeentekas. Het resterende saldo van door fracties opgebouwde reserves op 31 maart 2018 vloeit terug naar de gemeentekas. Het resterende saldo op 31 december 2018 wordt onderdeel van de reserve van de fractie die bij de fractie zelf in beheer is. Wijzigingen samenstelling raad Per 13 september 2018 heeft dhr. Van Schoonhoven zich afgesplitst van CKenG en maakt hij als zelfstandige fractie deel uit van de gemeenteraad. Conform de vigerende regelgeving op dat moment, golden daarbij de volgende regels: 1. Indien tijdens een zittingsjaar, na mededeling aan de voorzitter van de raad: a. één of meer leden van een fractie als zelfstandige fractie gaan optreden, b. twee of meerdere fracties als één fractie gaan optreden, c. twee of meer leden van een fractie zich aansluiten bij een andere fractie, wordt met de daardoor veranderende situatie voor de berekening van de in artikel 8 bedoelde tegemoetkoming rekening gehouden bij de aanvang van de eerstvolgende kalendermaand. 2. Bij splitsing van een fractie wordt de op grond van artikel 8 lid 2 vastgestelde variabele bijdrage per raadslid verdeeld over de betrokken fracties naar evenredigheid van het aantal bij de splitsing betrokken leden. Het raadslid neemt het variabele deel voor de resterende maanden van het kalenderjaar mee naar zijn nieuwe fractie. 3. Bij splitsing van een fractie ontvang alleen die fractie die bij de eerste zitting van een nieuwe raad na de verkiezingen als dusdanig is aangemerkt, conform artikel 7, lid 1 van het Reglement van orde voor de vergaderingen van de gemeente Castricum 2014, het vaste deel van de financiële bijdrage zoals bedoeld in artikel 8 lid 2. Dat betekent dat de fractie van Schoonhoven recht heeft op het variabele deel van de fractieondersteuning voor de periode van oktober tot en met december Dit ten laste van het fractiebudget van CKenG. 5

6 Conclusie Op grond van artikel 12 lid 4 van de verordening stelt de raad na ontvangst van het advies van de auditcommissie de volgende bedragen vast: De raad stelt na ontvangst van het advies de volgende bedragen vast: a. de hoogte van het fractiebudget van het betreffende kalenderjaar; b. de uitgaven van een fractie die in het vorig kalenderjaar uit de bijdrage bekostigd zijn; c. het terug te betalen bedrag en eventueel de hoogte van het beroep dat op de reserve wordt gedaan; d. de hoogte van het nog te ontvangen variabele deel van de fractieondersteuning op grond van artikel 8 vierde lid van de verordening e. de verrekening tussen het in onderdeel c. genoemde terug te betalen bedrag en het in onderdeel d. genoemde nog te ontvangen variabele deel van de fractieondersteuning en de hoogte van het terug te vorderen of uit te keren bedrag. f. de wijziging in de reserve en de hoogte van de resterende reserve. Op grond van de verantwoordingen resulteert dit in de bedragen zoals opgenomen in de tabel in het concept raadsvoorstel. U wordt voorgesteld: De raad te adviseren in te stemmen met de verantwoordingen van de 10 fracties voor de periode 1 januari maart De raad te adviseren in te stemmen met de verantwoordingen van de 11 fracties voor de periode 1 april december Uit te spreken dat facturen die onjuist geadresseerd zijn bij de verantwoording van het fractiebudget vanaf 2019 niet meer geaccepteerd worden. 6