RAPPORT VAN FEITELIJKE BEVINDINGEN INZAKE FRACTIEKOSTEN 2015

Maat: px

Weergave met pagina beginnen:

Download "RAPPORT VAN FEITELIJKE BEVINDINGEN INZAKE FRACTIEKOSTEN 2015"

Stefan van der Velde
6 jaren geleden
Aantal bezoeken:

1 Accountants ~AKER TILLY Hoogheemraadschap van Delfland Aan het college van dijkgraaf en hoogheemraden Baker Tilly Berk N.V. Bijster 55 Postbus DV Breda T: +31 (0) F: +31 (0) E: KvK: RAPPORT VAN FEITELIJKE BEVINDINGEN INZAKE FRACTIEKOSTEN 2015 Opdracht Van het college van dijkgraaf en hoogheemraden van Hoogheemraadschap van Delfland hebben wij opdracht gekregen tot controle van de jaarrekening Uit deze opdracht vloeit tevens de opdracht tot het uitvoeren van werkzaamheden ten aanzien van de opgave van de fractiekosten 2015 voort. In artikel 7, lid 3, van de 'Verordening fractievergoeding Delfland' is bepaald dat de controle van de uitgaven plaatsvindt door de accountant belast met de controle van de jaarrekening. De accountant brengt advies uit aan het college welke op basis van dit advies de bedragen vaststelt van de uitgaven, de reserves en de verrekening van de fractiekosten over het betreffende jaar. Conform bovenstaande opdracht brengen wij dit rapport van feitelijke bevindingen, ofwel de adviesrapportage, uit. De werkzaamheden die wij hebben verricht met betrekking tot de opgave fractiekosten zijn vooraf met u overeengekomen en zijn nogmaals beschreven in het hoofdstuk 'beschrijving uitgevoerde specifieke werkzaamheden' hieronder. Deze rapportage bevat de uitkomsten van onze werkzaamheden. Het is de bedoeling dat u zelf een oordeel vormt over de werkzaamheden en over de in dit rapport weergegeven bevindingen en op basis daarvan uw eigen conclusie trekt. Wij wijzen u er op dat indien wij aanvullende werkzaamheden zouden hebben verricht of een controle- of beoordelingsopdracht zouden hebben uitgevoerd, wellicht andere onderwerpen zouden zijn geconstateerd die voor rapportering in aanmerking zouden zijn gekomen. Aard en reikwijdte van de verrichte werkzaamheden Wij hebben onze specifieke werkzaamheden verricht in overeenstemming met uw 'Protocol betreffende de controle op de verstrekte bijdragen op grond van de Verordening fractievergoeding Delfland' en met Nederlands recht, waaronder de Nederlandse Standaard 4400, "Opdrachten tot het verrichten van overeengekomen specifieke werkzaamheden met betrekking tot financiële informatie". an independent member of INTERNATIONAL Alle diensten worden verricht op basis van een overeenkomst van opdracht, gesloten met Baker Tilly Berk N.V., waarop van toepassing zijn de algemene voorwaarden, gedeponeerd bij de Kamer van Koophandelonder nr In deze voorwaarden is een beperking van aansprakelijkheid opgenomen.

$'Verordening fractievergoeding Delfland'.$ $Het college kan de bevindingen uit deze rapportage betrekken bij de vaststelling van de verantwoordingen van de fractiekosten per fractie.$

2 Accountants ~AKER TILLY Het doel van deze opdracht tot het verrichten van overeengekomen specifieke werkzaamheden is het verrichten van de werkzaamheden die voortvloeien uit artikel 7, lid 3, van de 'Verordening fractievergoeding Delfland'. Naar aanleiding van deze Verordening zijn wij de reikwijdte van de werkzaamheden overeengekomen waarbij wij rapporteren over de feitelijke bevindingen naar aanleiding van onze werkzaamheden. Het college kan de bevindingen uit deze rapportage betrekken bij de vaststelling van de verantwoordingen van de fractiekosten per fractie. Aangezien wij slechts verslag doen van feitelijke bevindingen uit hoofde van de overeengekomen werkzaamheden betekent dit dat op het in de opgave van de fractiekosten 2015 opgenomen cijfermateriaal en toelichtingen geen accountantscontrole is toegepast en dat evenmin een beoordelingsopdracht is uitgevoerd. Dit houdt in dat aan onze rapportage geen zekerheid kan worden ontleend omtrent de getrouwheid van het in de opgave opgenomen cijfermateriaal en toelichtingen daarop. Beschrijving uitgevoerde specifieke werkzaamheden De 'Verordening fractievergoeding Delfland' en het bijbehorende Protocol betreffende de controle op de verstrekte bijdragen op grond van de 'Verordening fractievergoeding Delfland' vormen de normen en het toetsingskader voor ons onderzoek naar de opgave fractiekosten 2015 van de fracties. Als kader voor het uitvoeren van onze werkzaamheden zijn naast het wettelijk in de verordeningen opgenomen normen betrokken in onze werkzaamheden. kader alle Wij hebben in dit kader de volgende werkzaamheden verricht: A. Vaststellen dat de fracties van het hoogheemraadschap van Delfland over 2015 de juiste bijdragen hebben ontvangen en verantwoord conform de Verordening. B. Vaststellen dat de verantwoording fractievergoedingen 2015 van de fracties voldoen aan de in de Verordening gestelde eisen. C. Vaststellen dat de verantwoording fractievergoedingen van de fracties van het hoogheemraadschap van Delfland over 2015 overeenkomen met de financiële administratie en de aangeleverde achterliggende stukken (facturen en andere meegeleverde bewijsstukken); Voorts afstemmen dat de bestedingen betrekking hebben op de versterking van de vertegenwoordigende, kadersteilende en controlerende rol. Ten slotte vaststellen dat de vergoeding niet gebruikt is ter bekostiging van: uitgaven die in strijd zijn met wettelijke bepalingen en overige regelingen; betalingen aan politieke partijen, met politieke partijen verbonden instellingen of natuurlijke personen, anders dan als betaling van diensten of goederen geleverd ten behoeve van de fractie op basis van een reële, gespecificeerde declaratie; giften; uitgaven die bestreden moeten worden uit vergoedingen op grond van het Waterschapsbesluit; representatiekosten en kosten van bijeenkomsten die geen relatie hebben met de fractieondersteuning. INTERNATIONAL 2/5

$Vaststellen per fractie welke bedragen door de fracties per 31 december 2015 kunnen worden gereserveerd en eventueel terugbetaald moeten worden via$ verrekening van de voorschotten, rekening houdende met stand van de reserve per 1 januari 2015 alsmede de maximaal toegestane reserve. E.

verrekening van de voorschotten, rekening houdende met stand van de reserve per 1 januari 2015 alsmede de maximaal toegestane reserve. E.

$Beschrijving van de feitelijke bevindingen Aan de hand van de verantwoording fractievergoedingen hebben wij de volgende overzichten samengesteld waarin$

3 Accountants lliaker TILLY D. Vaststellen per fractie welke bedragen door de fracties per 31 december 2015 kunnen worden gereserveerd en eventueel terugbetaald moeten worden via verrekening van de voorschotten, rekening houdende met stand van de reserve per 1 januari 2015 alsmede de maximaal toegestane reserve. E. Het houden van (voortgangs- )overleg. F. Het rapporteren van onze bevindingen in het kader van hoor en wederhoor door middel van een concept rapport ter afstemming. Beschrijving van de feitelijke bevindingen Aan de hand van de verantwoording fractievergoedingen hebben wij de volgende overzichten samengesteld waarin onderscheid is gemaakt in de situatie vóór de waterschapsverkiezingen (2015-1) en ná de waterschapsverkiezingen ( ): :!.5-II P rtn Vergoeding Kosten Reserve Saldo Bevindinçen a IJ (111 EUR) (In EUR) (111 EUR) (In EUR) (In EUR) an independent member of lnternatlonal 3/5

$Wij hebben vastgesteld dat de per fractie te ontvangen vergoeding niet volledig in overeenstemming met de 'Verordening fractievergoeding De/fland' is berekend: In de berekening van de$ $fractievergoeding is in afwijking van de verordening niet uitgegaan van berekening van de vergoeding tot 'de eerste dag van de maand na de maand waarin de eerste vergadering van de nieuw gekozen$

4 Accountants 'iaker TILLY A. Wij hebben vastgesteld dat de per fractie te ontvangen vergoeding niet volledig in overeenstemming met de 'Verordening fractievergoeding De/fland' is berekend: In de berekening van de fractievergoeding is in afwijking van de verordening niet uitgegaan van berekening van de vergoeding tot 'de eerste dag van de maand na de maand waarin de eerste vergadering van de nieuw gekozen verenigde vergadering plaatsvindt', maar van een exact aantal dagen tot en vanaf de datum van de eerste vergadering van de nieuw gekozen verenigde vergaderi ng. Het belang van deze bevinding is per saldo uiteraard nihil, maar voor de fracties waar sprake is van vermindering of vermeerdering van het zeteltal is wel sprake van een financieel effect. Dat effect is door ons berekend op maximaal 23,47 (en -23,47) per periode en per saldo per fractie maximaal c 3,02. B. Wij hebben per fractie vastgesteld dat de verantwoorde bestedingen voldoen aan de in de verordening genoemde eisen waarbij wij wel de volgende bevindingen hebben: AWP Delfland (2015-1): Er zijn kosten ad 300 opgevoerd die betrekking hebben op een voorschot voor een onderzoeksrapport. De factuurdatum van het voorschot is gelegen in 2014 en de kosten worden in 2015 verantwoord. Wij hebben geen onderzoek verricht naar het bestaan of de inhoud van het onderzoeksrapport. AWP Delfland ( ): Er worden kosten voor de website van de fractie opgevoerd die origineel luiden in dollar. De omrekening naar euro heeft echter op onjuiste wijze plaatsgevonden waardoor de kosten 8,22 te hoog worden weergegeven. De bestuursadviseur heeft toegelicht dat dit bedrag inmiddels door de fractieleden is terugbetaald aan de fractie. AWP Delfland ( ): Er worden parkeerkosten opgevoerd ter grootte van 28,20. Deze dienen conform de verordening inzake tegemoetkomingen echter voldaan te worden uit de onkostenvergoeding die de leden ontvangen waardoor de kosten nu te hoog weergegeven. De bestuursadviseur heeft toegelicht dat dit bedrag inmiddels de fractieleden is terugbetaald aan de fractie. AWP Delfland ( ): De fractie heeft geen kosten opgevoerd voor de lunches die eind 2015 zijn genoten en pas in 2016 zijn gefactureerd. Deze kosten, ten bedrag van 213,51, zouden conform het vigerende beleid echter welopgenomen mogen worden. Fractie Water Natuurlijk ( ): De fractie heeft geen kosten opgevoerd voor de lunches die eind 2015 zijn genoten en pas in 2016 zijn gefactureerd. Deze kosten, ten bedrag van 51,64, zouden conform het vigerende beleid welopgenomen mogen worden. C. Wij hebben per fractie vastgesteld dat de opgenomen reserve in overeenstemming is met de in de verordening genoemde bepalingen inzake de reserves. Wij merken op dat geen van de fracties in een reserve heeft opgebouwd; vier fracties hebben in wel een reserve opgebouwd. INTERNATIONAL 4/5

Accountants ~AKER TILLY D. Wij hebben bij uitvoering van onze werkzaamheden (voortgangs- )overleg gehouden met de griffier, mw. drs. H.K.B. Fobler, de bestuursadviseur mw. I.

$Hierbij zijn de volgende belangrijke punten besproken: De bevindingen naar aanleiding van de uitgevoerde werkzaamheden zijn besproken en, waar noodzakelijk of wenselijk, al opgevolgd door de fracties$

5 Accountants ~AKER TILLY D. Wij hebben bij uitvoering van onze werkzaamheden (voortgangs- )overleg gehouden met de griffier, mw. drs. H.K.B. Fobler, de bestuursadviseur mw. I. Tulen en de financieel administratief medewerkster, mw. F.M.H. Dobbe. Hierbij zijn de volgende belangrijke punten besproken: De bevindingen naar aanleiding van de uitgevoerde werkzaamheden zijn besproken en, waar noodzakelijk of wenselijk, al opgevolgd door de fracties en door de griffier, de bestuursadviseur dan wel de financieel administratief medewerkster. Toerekening van kosten aan de bestedingen 2015 voor zover die in een ander jaar zijn gefactureerd is besproken. Conform de uitkomst van het overleg zijn deze kosten als juiste en rechtmatige bestedingen 2015 aangemerkt. E. Dit rapport van feitelijke bevindingen, de adviesbrief, brengen wij in concept uit aan de griffier. De griffier zal het concept rapport in het kader van hoor en wederhoor bespreken met de fracties en het college van dijkgraaf en hoogheemraden. Indien alle betrokkenen zich kunnen vinden in de inhoud wordt dit rapport van feitelijke bevindingen definitief gemaakt. Overige aspecten Baker Tilly Berk N.V. is verantwoordelijk voor de deugdelijke uitvoering van de werkzaamheden zoals geformuleerd in dit rapport. De gebruiker van dit rapport is verantwoordelijk voor het correcte gebruik van dit rapport. Baker Tilly Berk N.V. aanvaardt hiervoor geen enkele verantwoordelijkheid. Aan de inhoud van het rapport kunnen door derden geen rechten worden ontleend. Wij vertrouwen erop u hiermee voldoende te hebben geïnformeerd en zijn gaarne bereid de inhoud van deze adviesrapportage verder toe te lichten. INTERNATIONAL 5/5

Vergelijkbare documenten

Deloitte. Aan de raad van de gemeente Dordrecht t.a.v. de raadsgriffie Postbus 8 3300 AA DORDRECHT. Geachte raad,

Deloitte. Aan de raad van de gemeente Dordrecht t.a.v. de raadsgriffie Postbus 8 3300 AA DORDRECHT. Geachte raad, Deloitte D&oitte Accountants BV. Wilhelminakade 1 3072 AP Rotterdam Postbus 2031 3000 CA Rotterdam Nederland Tel: 088 288 2888 Fax: 088 288 9830 www.deloitte.nl Aan de raad van de gemeente Dordrecht t.a.v.