D t -6 OKT Routing. Rapport van feitelijke bevindingen fractievergoedingen 2010 en 2011 (tot en met 9 maart 2011)

Transcriptie

1 Provincie Overijssel T.a.v. mevrouw R. Wiggers Postbus GBZWOLLE PROVINCIALS STATEN VAN OVERIJSSEL Reg.nr.f^/Zoll/y^O D t -6 OKT 011 ontv.: Routing -«'. a.d. Bijl.: Rapport van feitelijke bevindingen fractievergoedingen 010 en 011 (tot en met 9 maart 011) Opdracht Wij hebben een aantal specifieke werkzaamheden verricht met betrekking tot de verkregen verantwoordingen inzake de fractievergoedingen over het jaar 010 en 011 (tot en met 9 maart011). De verantwoordingen zijn opgesteld onder verantwoordelijkheid van de fracties van de provincie Overijssel. Deze rapportage bevat de uitkomsten van deze werkzaamheden. Aard en reikwijdte van de verrichte werkzaamheden Onze werkzaamheden zijn verricht in overeenstemming met Nederlands recht, waaronder Standaard 4400 'Opdrachten tot het verrichten van overeengekomen specifieke werkzaamheden met betrekking tot fmanciele informatie'. Het doel van een opdracht tot het verrichten van overeengekomen specifieke werkzaamheden is het verrichten van die werkzaamheden die wij met provincie Overijssel zijn overeengekomen en het rapporteren over de feitelijke bevindingen. Aangezien wij slechts verslag doen van feitelijke bevindingen uithoofde van de overeengekomen werkzaamheden betekent dit datop-het in de verantwoordingen inzake de fractievergoedingen over het jaar 010 en 011 (tot en met 9 maart 011) opgenomen cijfermateriaal en toelichtingen geen accountantscontrole is toegepast en dat evenmin een beoordelingsopdracht is uitgevoerd. Dit houdt in dat aan onze rapportage geen zekerheid kan worden ontleend omtrent de getrouwheid van het in de jaarcijfers opgenomen cijfermateriaal en toelichtingen daarop. Het is de bedoeling dat uzelf een oordeel vormt over de werkzaamheden en over de in dit rapport weergegeven bevindingen en op basis daarvan uw eigenconclusie trekt.wij wijzen u erop dat indien wij aanvullende werkzaamheden zouden hebben verricht of een controle- of beoordelingsopdracht zouden hebben uitgevoerd, wellicht andere onderwerpen aan het licht zouden kunnen zijn gebracht die voor u van belang kunnen zijn. PricewaterhouseCoopersAccountantsN.V., Zuiderzeelaan53, 8017 JVZwolle, Postbus 513, 8000AMZwolle T: , F: , 'PwC is het merk waaronder PricewaterhouseCoopers Accountants N.V. (KvK ), PricewaterhouseCoopers BelastingadviseursN. V. (KvK ), PricewaterhouseCoopers Advisory N.V. (KvK ), PricewaterhouseCoopers Compliance Services B.V. (KvK ), PricewaterhouseCoopers B.V. (KvK ) en andere vennootschappen handelen en diensten verlenen. Op deze diensten zijn algemene voorwaarden van toepassing, waarin onder meer aansprakelijkheidsvoorwaarden zijn opgenomen. Op leveringen aan deze vennootschappen zijn algemene inkoopvoorwaarden van toepassing. Op treft u meer informatie over deze vennootschappen, waaronder deze algemene (inkoop)voorwaarden die ook zijn gedeponeerd bij de Kamer van Koophandel te Amsterdam.

2 Verrichte werkzaamheden Wij hebben de volgende werkzaamheden verricht: 1. Het aansluiten van de verantwoordingen met een opgestelde onderliggende administratie;. Het aansluiten van de in de verantwoording opgenomen bankstanden met achterliggende bankafschriften; 3. Het aansluiten van de in de verantwoording opgenomen provinciale bijdragen perfractie met door de provincieoverijssel verzonden toekenningsbrieven; 4. Het verrichten van een deelwaarneming van in totaal 10 verantwoorde kostenposten per fractie (in totaal 8 fracties) over het jaar 010. Hierbij is vastgesteld in hoeverre de verantwoorde kosten voldoen aan de verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning provincie Overijssel 009. Eventuele bevindingen zijnvia afgestemd met de fracties; 5. Het verrichten van een deelwaarneming van in totaal 5 verantwoorde kostenposten perfractie (in totaal 8 fracties) over 011 (tot en met 9 maart 011). Hierbij zal worden vastgesteld in hoeverre de verantwoorde kosten voldoen aan de verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning provincieoverijssel 009. Eventuele bevindingen zijnvia afgestemd met de fracties; 6. Het op hoofdlijnen doornemen van de administratie op opvallende posten en de kwaliteit van de administratie. Beperking reikwiidte Ten aanzien van de reikwijdte van de opdracht en de bovenstaande uitgevoerde werkzaamheden maken wij de volgende opmerkingen: > Bij het onderzoek van de reiskosten hebben wij ons beperkt tot het navragen wat het beleid van de fractie is ten aanzien van deze kosten. Tevenszijnwij nagegaan wat de hoogte is van de _^ reiskostenvergoeding per kilometer.wij hebben niet onderzocht of deze kosten worden vergoed uit een ander budget of dat de kosten eventueel al op anderewijze gedeclareerd zijn bij de provincie Overijssel. Daarnaast zijnwij niet nagegaan of de verantwoorde hoeveelheid kilometers 00k daadwerkelijk ten behoeve van de fractie zijn besteed enof het aantal kilometers juist is verantwoord; > Wij hebben niet onderzocht of de kosten eventueel 00k op een andere wijze zijn gedeclareerd; > Wij hebben onsalleen gericht op de juistheid van de verantwoorde kosten. Wij hebben geen onderzoek verricht naar de volledigheid van de kosten.tevens hebbenwij geen onderzoek verricht naar de volledigheid van de verkregen bijdragen/opbrengsten van de fractie; > Wij hebben geen expliciet onderzoek verricht op de categorisering van de kosten in de financiele verantwoording; > Vooreen aantal te verantwoorden kosten (bijvoorbeeld opleidingskosten) is het noodzakelijk dat een fractiebesluit is genomen. Wij hebben in dit onderzoekalleen nagevraagd aan de penningmeesters in hoeverre een fractiebesluit is genomen. Wij hebben geen onderliggende documentatie opgevraagd. Provincie Overijssel, 3 oktober 011, HB/e05367/ /sjd/vg van 8

3 Uitkomsten verrichte werkzaamheden 1) Het aansluiten van de verantwoordingen met een opgestelde onderliggende administratie: Door Solidara is geen verantwoording en geen onderliggende administratie ingediend over 010 en 011 (tot en met 9 maart 011). Derhalve is hier geen aansluiting gemaakt; De overige door de fracties ingediende verantwoordingen sluiten aan met onderliggende administraties. ) het aansluiten vande in de verantwoording opgenomen bankstanden met achterliggende bankafschriften: Over 010 en 011zijn doorgroenlinksgeen bankstanden verantwoord. Dit aangezien nog een verouderd verantwoordingsformat is gehanteerd; Door de SP zijn over011 twee verantwoordingen ingediend, dit aangezien begin 011 van bankrekening is gewisseld. Beide verantwoordingen sluiten aan met onderliggende bankafschriften en dienen te worden betrokken in de afrekening door deprovincie; Door de ChristenUnie zijn geen renteopbrengsten in de verantwoording opgenomen, dit aangezien de ontvangen voorschotten op een spaarrekening zijn gestort; Door depvda is alleen het bankafschrift aangeleverd van de betaalrekening. Het opgevoerde saldo bestaat uit meerdere rekeningen (waaronder spaarrekening). Aangezien de rentebate door de fractie mag worden besteed hebben bovenstaande bevindingen naar verwachting geeneffect op deafrekening van de fractievergoedingen. 3) het aansluiten van de in de verantwoording opgenomen provinciale bijdrag enper fractiemet door de provincie Overijssel verzonden toekenningsbrieven: In de verantwoording van desp over011 is een hoger ontvangen voorschot opgenomen dan daadwerkelijk van de provincieis ontvangen. Dit betreft enerzijds het ontvangen voorschot en anderzijds het overboeken van het saldo van een andere bankrekening (in verband met wisseling van bankrekening).bij de vaststelling door de provincie Overijssel dient met dit aspect rekening te worden gehouden. Bij de overige fracties sluiten de ontvangen bijdragen aan met toekenningsbrieven. 4) Het verrichten van een deelwaarneming van in totaal 10 verantwoorde kostenposten per fractie over hetjaar 010. Hierbij zal worden vastgesteld in hoeverre de verantwoorde kosten voldoen aan de verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuningprovincie Overijssel 009. Eventuele bevindingen zijn via afgestemd met de fracties. Om de geselecteerde kostenposten te onderzoeken is een analyse uitgevoerd op de geldende regelgeving. Onderstaand zijn de uitkomsten hiervan weergegeven. De regelgeving is in voorgaande jaren reeds afgestemd met degriffie van provincie Overijssel. Provincie Overijssel, 3 oktober 011, HB/e05367/ /sjd/vg 3 van 8

4 Analyse regelgeving Onderstaand hebben wij de geldende regelgeving geanalyseerd. Hierbij is een splitsing gemaakt tussen toegestane kosten en kosten die niet gedeclareerd mogen worden uit fractievergoedingen. In ons onderzoek hebbenwij ons gericht op de volgende regelgeving: > Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning provincie Overijssel 009; > Verordening Rechtspositie statenleden, gedeputeerden en commissieleden 007; > De Provinciewet. Welke kosten zijn toegestaan? Elke fractie krijgt jaarlijks een vast deel per fractie en een flexibel deel per fractielid. In onderstaande paragraaf wordt op basis van deregelgeving aangegeven aan welke doeleinden de bijdrage mag worden besteed. Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuningprovincie Overijssel 009 Artikel 8 lid 1: Fracties besteden de bijdragen om hun volksvertegenwoordigende, kaderstellende en controlerende rol te versterken Artikel 8 lid : Kosten die namens de fractie gemaakt worden of de fractie betreffen kunnen, indien er een fractiebesluit aan ten grondslag ligt, uit de fractievergoeding bestreden worden. Uit de toelichting op artikel 8 van de verordening blijkt dat de bijdrage besteed moet worden aan statenwerkzaamheden. Daarnaast komen de volgende kosten voor vergoeding in aanmerking, mits een fractiebesluit ten grondslag ligt aan de kosten: > Kosten van aanschaf en gebruik apparatuur (niet zijnde de computerconfiguratie op basis van de verordening Rechtspositie statenleden, gedeputeerden en commissieleden); > Kosten voor "lief en leed" voor statenleden; > Vergaderkosten; > Kosten werkbezoeken; > Opleidingen voor statenleden. Ook de kosten van een administratiekantoor of een stichting voor het uitvoeren van administratieve taken mogen ten laste van de fractievergoeding worden gebracht. De kosten voor het inschakelen van derden mogen hierbij geen onevenredig beslag leggen op de fractiemiddelen. Wat mag niet? Op basis van de genoemde regelgeving hebbenwij hieronder uitgewerkt welke kosten niet uit het budget fractieondersteuning gefinancierd kunnen worden. Provincie Overijssel, 3 oktober011, HB/e05367/ /sjdA/g 4 van 8

5 Verordening ambtelijke bijstand enfractieondersteuning provincie Overijssel 009 Artikel 8 lid De bijdrage mag niet gebruikt worden ter bekostiging van: > Uitgaven die in strijd zijn met wettelijke bepalingen en overige regelingen; > Betalingen aan politieke partijen, met politieke partijen verbonden instellingen of natuurlijke personen anders dan ter vergoeding van prestaties (diensten of goederen) geleverd ten behoeve van de fractie op basis van gespecificeerde, reele declaraties; > Giften; ' > Uitgaven welke dienen bestreden te worden uit vergoedingen die de leden ingevolge het Rechtspositiebesluit staten- en commissieleden toekomen. Uit de toelichting op artikel 8 van de verordening blijkt dat de bijdrage niet besteed mag worden aan verkiezingscampagnes en dat statenleden hun eigen vergoeding voor het statenwerk niet mogen aanvullen met de bijdrage voor fractieondersteuning. Uit bijlage II, aanvullende toelichting op artikel 8 van de verordening blijkt dat de fractievergoedingen niet besteed mogen worden aan de volgende doeleinden: > Vergoeding voor de werkzaamheden als statenlid; > Onkosten van statenleden die gedekt dienen te worden uit de maandelijkse onkostenvergoeding; > Reis- en verblijfkosten voor het bijwonen van vergaderingen van Provinciale Staten of commissies van Provinciale Staten, danwel reizen die op initiatief van de provincie Overijssel worden gemaakt; > Abonnementskosten voor internet. Tevens is in de toelichting op de verordening een tabel opgenomen met daarin een uitwerking van de soorten vergoedingen en de daarbij behorende soort uitgaven en gestelde voorwaarden. Dit overzicht biedt naar onze mening goedzicht in de uitgaven die zijn toegestaan en de voorwaarden die hieraan worden gesteld. Voor de volledigheid isdeze tabel hierna opgenomen: Provincie Overijssel, 3 oktober011, HB/e05367/ /sjdA/g 5 van 8

6 Bron i i 1 l Soort vergoedl ng maandelljkse vergoeding maandelljkse onkostenvergciedlng op deciaratiebasis op cteetarahebasis tot een maximum van 4,50 per maand (onbelast)* ten teste van fracttebudget ten lasts van frasttebudgiss ten taste van fracttebudget Soort uitgaven werkzasmhedcn atestatertjid - excursles - conlrfbuties en lldmaatschappen - abonnementsge^den zakelijke glften - zakelijke tetefoonkosten - bureaukosten en port! - bprage aanfracfcietesten - ontvangstsefl - representatiekosten reis- en verbifjfskosten voor bljwonen vergadertngerc PS of commisstesvw» PS, danwel reteenop inwaaef vmde provinde Overijssel semaakt aljonnemenlskosten voor internet kosten voor cursussen, seminars en congressftnd:te bijdragen aan de behoorlijke vervuliing van het Statenlldmaatschap «ls- em verotlifskosteri voor firactteattmtelten kostenvoor vergaderingen, inclusief eenlunch, diner or catering voorwaarden doorbzk vastgesteld bed rag o.g.v, circuiaire BZK itiogen deze kostenntet op eenandere manier worden vergoed dan wel ten taste worden gelegd onder overteojlng van de rwodasakelpe bewtjsstwfcken onder verieggsng van de rtoodaakeiljke bewysstukken (nets).deze kostenmogen niet ten Iaste vanhet fracttebodget -warden gebraert fracttebeslult halbed dj aa l klotsetervergocj i g reals dat jaarlljksdcwi devi i ster van B'menlaPdje 7f ken en KonhK'Ulmrelatleb wo'df he-* en ondenverpen van de vergaderlng dlenen een relatte tenebaen met* fractteartivtelten ten iaste van fracciebudget ten teste van fractfebudget ten iaste van fracfcsebudget kostenvoor bijeenkomsten (voor saver het Stafimleden en ondbrstburww betraft) met een overwegend soclaal karakter telefoon- en internetkosten gemaakt door ftactkwndersteunersli>.v. fractteaetlvlfceiten kosten (retake huisvesting (huur, vertlchtlng, verwarming, irurtditingakoston e.d») fractiebeslul twaarin tot uitdrukklng komtdat bijeenkemst bljdraagt aan ftincuoneren van de fraefcte onder ovarleggtag van de noodzakelijke bewijsseukken onderoveriegglng van de noodzakelljke bewljsstukken (nota) Provincie Overijssel, 3oktober011, HB/e05367/ /sjd/vg 6 van 8

7 Verordening rechtspositie statenleden, gedeputeerden en commissieleden 007 Enkele van toepassing zijnde aspecten uit deze verordening zijn door de provincie nader uitgewerkt in de toelichting op de verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning provincie Overijssel 009. Aanvullend zijn de volgende bepalingen van belang: Artikel 8: Op aanvraag kunnen statenleden ten behoeve van de vervulling van het statenlidmaatschap een vergoeding krijgen voor de aanschaf van een computer, bijbehorende apparatuur, vervanging, software en een onderhoudscdntract. Op basis van dit artikel komen bovenstaande kosten van statenleden niet voor vergoeding uit het budget voor fractieondersteuning in aanmerking. Uitkomsten deelwaarneming Onderstaand zijn de bijzonderheden uit de verrichte deelwaarneming weergegeven: > Door desp is circa 60 verantwoord inzake foto's voor de verkiezingen. Deze kosten zijn op basis van de regelgeving niet toe te rekenen aan het budget fractieondersteuning. Door de fractie is aangegeven deze kosten te verhalen op het verkiezingsbudget; > Door GroenLinks is circa 150 verantwoord inzake bloemen voor verkiezingskandidaten. Deze kosten zijn op basis van deregelgeving niet toe te rekenen aan het budget fractieondersteuning; > Door GroenLinks is circa 130 verantwoord inzake reiskosten voor verkiezingsbijeenkomsten. Deze kosten zijn op basis van de regelgeving niet toe te rekenen aan het budget fractieondersteuning; > Door ChristenUnie is circa 85 verantwoord inzake reiskosten voor verkiezingsbijeenkomsten. Deze kosten zijn op basis van deregelgeving niet toe te rekenen aan het budget "~~~ fractieondersteuning; > DoorCDA iscirca 350 verantwoord inzake reiskosten voor verkiezingsbijeenkomsten. Deze kosten zijn op basis van de regelgeving niet toe te rekenen aan het budget fractieondersteuning. De fracties zijn akkoord met de bevindingen en het doorvoeren van een correctie voor de betreffende verantwoorde kosten. Provincie Overijssel, 3oktober011, HB/e05367/ /sjd/vg 7 van 8

8 WBB^ii':":. pwc 5) Het verrichten van een deelwaarneming van in totaal 5 verantwoorde kostenpostenperfractie (in totaal 8fracties) over 011 (tot en met 9 maart 011). Hierbij is vastgesteld in hoeverre de verantwoorde kosten voldoen aan de verordening ambtelijke bijstand enfractieondersteuning provincie Overijssel 009. Eventuele bevindingen zijn via afgestemd met defracties. Voor een analyse van de regelgeving verwijzen wij naar punt 4). Onderstaand zijn de bijzonderheden uit de verrichte deelwaarneming weergegeven: > Door de WD is een bedrag van 39 verantwoord inzake een beperkte oplage van het verkiezingsprogramma. Door de fractie is aangegeven dat deze beperkte oplage gebruikt is na de verkiezingen voor verspreiding naar o.a. decdk, informateur en beleidsmedewerkers van de provincie.deze kosten kunnen naar onze mening niet worden toegerekend aan het budget fractieondersteuning; > Door hetcda is circa verantwoord inzake reiskosten voor verkiezingsbijeenkomsten. Deze kosten zijn op basis van deregelgeving niet toe te rekenen aan het budget fractieondersteuning. HetCDA heeft aangegeven akkoord te gaan met de bevinding en een correctievoorstel. 6) Het op hoofdlijnen doornemen van de administratie op opvallende posten en de kwaliteit van de administratie. De uitkomsten van het doornemen van de verantwoordingen zijn opgenomen onder de punten 4 en 5. In algemenezin wordt door de fracties een adequate administratie gevoerd. Algemeen aandachtspunt is het adequaat documenteren van fractiebesluiten over cursussen, seminars en congressen. Uit verkregen toelichtingen is gebleken dat fracties akkoordzijn gegaan met het bijwonen van deze bijeenkomsten. Formele documentatie (fractiebesluit) ontbreekt hierbij vaak. Beperking in het gebruik en verspreiding skiing Deze rapportage is uitsluitend bestemd voorprovincie Overijssel, aangezien anderen die niet op de hoogte zijn van het doel van de werkzaamheden de resultaten onjuist kunnen interpreteren. Wij attenderen u er derhalve op dat de rapportage niet (geheelof gedeeltelijk) aan anderen mag worden verstrekt zonder onze uitdrukkelijke toestemming vooraf. Wij vertrouwen erop u hiermee voldoende te hebben ge'informeerd enzijn graag bereid de inhoud van deze rapportage verder toe te lichten. Zwolle, 3 oktober 011 PricewaterhouseCoopers AccountantsN.V. H. Boshove RA Provincie Overijssel, 3 oktober 011, HB/e05367/ /sjd/vg 8 van 8