stuknr. B.enW. n.v.t.

Transcriptie

1 4h Raadsvoorstel jaar stuknr. categorie/agendanr Raad 2014 RA B 6 stuknr. B.enW. n.v.t. Onderwerp: Verantwoording fractievergoedingen 2011 Portefeuillehouder: C. Bijl (Dienstverlenend) Directiestaf M.T. van Veen, telefoon ((0591) ) Aan de gemeenteraad Voorgesteld besluit 1. Kennis te nemen van het rapport van bevindingen inzake de verantwoording fractievergoedingen Over te gaan tot definitieve vaststelling van de in 2011 bij voorschot uitbetaalde fractievergoedingen aan de: a. PvdA fractie ad ,- b. CDA fractie ad ,- c. WD fractie ad ,- d. BGE fractie ad ,- e. SP fractie ad ,- f. Christenunie fractie ad ,- g. DOP fractie ad ,- h. LEF! ad ,- i. D66 ad ,- j. Wakker Emmen ad , 3. De stand reserve aan fractievergoedingen (eindsaldo) per vast te stellen voor de: a. PvdA fractie op ,- b. CDA fractie op ,- c. VVD fractie op ,- d. BGE fractie op ,- e. SPfractie op ,- f. Christenunie fractie op ,- g. DOP fractie op 6 152,- h. LEF! op ,- i. D66 op ,- j. Wakker Emmen ad 6 0, 4. Het op teveel aan reserve aan fractievergoedingen bij de fractie van a. de VVD ad ,- b. de Pvdaadĉ ,- c. de D66 ad ,- d. de SP ad 6 357,- e. de Christenunie ad ,- door genoemde fracties terug te laten storten op de bankrekening van de gemeente Emmen. 5. De raadsfracties vragen om kennis te nemen en invulling te geven aan de in dit raadsvoorstel op basis van de rapportage van Deloitte Accountants gedane aanbevelingen. 6. Het College van B&W te verzoeken opdracht te geven om de noodzakelijke terugvorderingsacties te starten in de richting van de betreffende (vm) fractievoorzitters. KB.» Over de verantwoording van de fractievergoeding 2011 van GroenLinks is reeds een raadsbesluit genomen op 26 september 2013» LEF! fractie heeft het volledige bedrag aan fractievergoeding 2011 ad ,-gerestitueerd aan de gemeente

2 -2- Samenvatting Op grond van artikel 8 van de door de raad bij raadsbesluit van 1 december 2005 vastgestelde Verordening Fractievergoeding 2005 dient de raad na ontvangst van het advies van de accountant over de verantwoordingen van de fracties de definitieve bijdragen aan fractievergoedingen vast te stellen, de wijziging van de reserve, de resterende reserve en voor zover van toepassing de hoogte van de terugvordering van de ontvangen voorschotten. De hoogte van de reserves mogen niet meer bedragen dan 100 o Zo van het recht op vergoeding in De teveel ontvangen bedragen dienen teruggestort te worden op de rekening van de gemeente. Het advies van de accountant van 23 januari 2014 (binnengekomen op 27 januari 2014) heeft betrekking op de eindverantwoording van de fracties over het jaar Aan de raad wordt nu voorgesteld om de over 2011 aan de fracties als voorschot uitbetaalde fractievergoedingen en de respectievelijke eindsaldi per definitief vast te stellen en het eventueel teveel in reserve aan fractievergoedingen terug te laten storten op de bankrekening van de gemeente Emmen. Ter inzage:- De over 2011 van raadsfracties ontvangen jaarverantwoordingen. - Deloitte rapport van bevindingen inzake de verantwoording fractievergoedingen 2011 van 23 januari Handreiking van de VNG ca., in paragraaf 5.5 is "vergoedingenoverzicht onkosten" opgenomen.

3 Jaar stuknr. Raad categorie/agendanr RA B 6 stuknr. B. enw. n.v.t. 1. Aanleiding voor het voorstel Met ingang van worden de fractievergoedingen als voorschot verstrekt. Na ontvangst van het advies van de accountant over de verantwoording van de fracties over de besteding van de over 2011 ontvangen voorschotten kan de raad overgaan tot definitieve vaststelling van de in 2011 uitbetaalde fractievergoedingen resp. overgaan tot vaststelling van de stand van de reserves aan fractievergoedingen resp. van het eventuele teveel in reserve aan fractievergoedingen per De accountant heeft de verantwoordingen 2011 van de fractievergoedingen van alle fracties van de gemeente Emmen gecontroleerd. Het feit dat de rapportage over de fractieverantwoording 2011 er nu pas ligt heeft te maken met een vertraging in de verantwoordingen over eerdere jaren, waaronder het onderzoek naar de verantwoording van de fractie GroenLinks over de periode 2010 t/m februari Daarvan is in het raadsbesluit van 26 september 2013 (RA ) melding gemaakt. Met de fractievoorzitters en Deloitte accountants is in oktober 2013 een bijeenkomst geweest waarin afgesproken is dat de fřactieverantwoordingen 2011 en 2012 gelijktijdig door de accountant gecontroleerd en gerapporteerd zouden worden. Ook is toen gesproken over de wijze van verantwoorden en te declareren kosten. Dit zal een vervolg krijgen. In dit raadsvoorstel wordt om besluitvorming gevraagd over de fractieverantwoording Gelijktijdig daarmee wordt u in een afzonderlijk raadsvoorstel om besluitvorming gevraagd over de fractieverantwoording Argumentatie/beoogd effect De aan raadsfracties verstrekte fractievergoedingen moeten overeenkomstig de verordening worden besteed, verantwoord en gecontroleerd. De bij voorschot verstrekte fractievergoedingen worden definitief vastgesteld en het op teveel in reserve zijnde bedrag aan fractievergoedingen wordt teruggevorderd. Bij terugvordering dient door de raadsfracties rekening gehouden te worden met reeds terugbetaalde of teruggevorderde bedragen agv. te hoge reserves van voorgaande jaren. 3. Relatie met bestaand beleid/eerder genomen besluiten Verordening fractievergoeding 2005 en de daarop bij raadsbesluit van 29 maart 2007 en 28 januari 2010 aangebrachte wijzigingen en de door de raad bij raadsbesluit van 26 september 2013 vastgestelde verantwoording fractievergoeding Toelichting Deloitte rapport van bevindingen inzake de verantwoordingen fractievergoedingen 2011 van januari 2014 De controle door de accountant heeft plaatsgevonden aan de hand van de door de fracties ingediende jaarverantwoordingen fractievergoedingen 2011 en het vaststellingsbesluit 'verantwoording fractievergoedingen alle fracties 2010 en verantwoording fractievergoedingen GroenLinks 2010 t/m februari 2012'van 26 september De accountant is nagegaan of de verantwoordingen voldoen aan hetgeen daarover in de verordening fractievergoeding 2005 en in de gewijzigde vaststelling van artikel 1.1. en 2, artikel 3 en artikel 6.1 van genoemde verordening (bij raadsbesluit van 29 maart 2007 resp. 28 januari 2010) is opgenomen. De accountant is van mening dat de verkregen informatie voldoende en geschikt is als basis voor haar conclusie. De accountant heeft de jaarverantwoordingen 2011 vervolgens getoetst aan (a) de verordening en op (b) getrouwheid. Het volgende wordt daarover opgemerkt: Financiële overzichten De accountant constateert dat veel fracties de verantwoording niet opstellen volgens een standaardformat. Hierdoor ontbreken in een aantal gevallen de benodigde gegevens met betrekking tot de beginstand en eindstand op de verantwoording. In een aantal gevallen is geen financieel overzicht aangeleverd, waardoor de accountant zelf de reservepositie per 31 december 2011 moest berekenen. Door de accountant wordt aangegeven dat het van belang is dat alles fracties zich aan een standaardformat houden. Daarnaast stelt de accountant vast dat de beginstanden van de verantwoordingen in een aantal gevallen niet aansluiten met de door de raad per fractie vastgestelde reservepositie. De fracties lijken in deze gevallen uit te gaan van de eigen bankgegevens. Echter, de beginstand op de verantwoording dient aan te sluiten met de door de raad vastgestelde reserves per 31 december De controles van de fractievergoedingen 2011 en 2012 zijn recent tegelijkertijd uitgevoerd, maar de fracties hebben hun verantwoordingen over die jaren vóór 1 maart 2012 respectievelijk 2013 ingeleverd. Op dat moment was het vaststellingsbesluit van de raad over het jaar 2010 nog niet genomen. Dit betekent in veel gevallen dat begin- en eindsaldi en reservestanden door de accountant formeel gecorrigeerd moesten worden. Dit heeft geen invloed op de rechtmatigheid van de uitgaven.

4 Tenslotte stelt de accountant vast dat door liet ontbreken van structuur en discipline in de aanlevering en verantwoording de controle van de fractieverantwoording zeer tijdrovend en onnodig kostbaar is. De accountant brengt dan ook onder de aandacht dat het verstandig is in een bijeenkomst de fractievoorzitters te informeren over de principiële kant van de rechtmatigheid van de bestedingen en de discipline in het kader van de tijdige aanlevering. Ook kan in deze bijeenkomst besproken worden wat in algemene zin logisch is om ten laste van dit budget in rekening te brengen. Toetsing aan de verordening: Volgens artikel 6 lid 3 moet bij het verslag een verklaring van de fractie over de juistheid van de overgelegde gegevens worden gevoegd. Deze verklaring dient ondertekent te worden door de fractievoorzitter en de bij de fractie met meer dan één zetel door een tweede fractielid. Alle fracties hebben over 2011 een verantwoording ingediend die ondertekend is door de juiste personen. Alle fracties hebben tevens een verklaring opgenomen over de juistheid en volledigheid. Volgens artikel 6 lid 1 moeten de fracties vóór 1 maart rekening en verantwoording afleggen over de besteding van de vergoeding van het voorafgaande jaar. De accountant heeft vastgesteld dat alle fracties, met uitzondering van LEF!, de verantwoordingen tijdig ingediend hebben. Volgens artikel 4 lid 2d mogen de fracties de vergoeding niet gebruiken voor bekostiging van uitgaven die gedekt dienen te worden uit vergoedingen die de leden toekomen, ingevolge het landelijke vastgestelde rechtspositiebesluit voor raadsen commissieleden dd. 22 maart 1994 en de handreiking Integriteit van politieke ambtsdragers bij gemeenten, provincies en waterschappen, dd. 14 april Er zijn door de accountant op dit punt geen expliciete onvolkomenheden aangetroffen in de jaarverantwoordingen 2011, echter worden de fracties wel geadviseerd expliciet aandacht te besteden aan deze voorwaarde in de verordening. Volgens artikel 6 lid 1 moeten de fracties verantwoording afleggen met bewijsstukken van uitgaven zoals facturen en bankafschriften. De fracties hebben deze bewijsstukken aangeleverd. Artikel 7 lid 2 geeft weer dat de reserve per fractie niet hoger mag zijn dan loo^o van de vergoeding die de fractie in het voorgaande kalenderjaar ontvangen heeft. Uit de toetsing blijkt dat de reserve van 5 fracties hoger is dan toegestaan. Deze fracties dienen het meerdere terug te betalen aan de gemeente. Het gaat om de volgende fracties: PvdA ,-; VVD ,-; D ,-; SP 6 357,-; ChristenUnie ,-. Bij terugstorting dient door de raadsfracties rekening gehouden te worden met reeds terugbetaalde of nog te betalen bedragen agv. te hoge reserves in de jaren vóór Aan de raadsfracties wordt in dit kader geadviseerd om (extracomptabel) een overzicht/specificatie te maken waarin is aangegeven wat de hoogte van de stand reserve (eindsaldo) is, gecorrigeerd met de reeds terugbetaalde bedragen agv. te hoge reserves van voorgaande jaren. Toetsing aan getrouwheid Op 28 januari 2010 is de verordening fractievergoeding 2005 gewijzigd en wordt vereist dat de inkomsten en uitgaven onderbouwd worden met bewijsstukken. De fracties hebben een verklaring opgenomen dat de fractieverantwoording juist is opgesteld en dat de uitgaven correct zijn bijgehouden en weergegeven, maar een onafhankelijke derde dient vast te stellen dat de uitgaven juist zijn weergegeven aan de hand van facturen en bankafschriften. De controle door Deloitte Accountants op deze uitgaven en bewijsstukken leverde op dat het grotendeels uitgaven betreft, die gerelateerd zijn aan de fractie en die terecht gedaan zijn binnen de kaders die de Verordening geeft. Waar de accountant die mening niet is toegedaan, is dat uiteengezet bij de hiernavolgende samenvatting per fractie. Door sommige fracties zijn tevens kosten verantwoord voor het gebruik van mobiele telefoons. Deloitte heeft niet kunnen nagaan of deze telefoons (geheel) gebruikt worden voor fractiewerkzaamheden. Gezien de omvang van de fracties komen de verantwoorde kosten niet onaannemelijk voor. Samenvatting per fractie Op grond van de jaarverantwoordingen 2011 en het daarop door Deloitte afgegeven rapport van bevindingen kan door de raad voor de onderscheiden raadsfracties het volgende worden vastgesteld: PvdA De stand van de reserve aan fractievergoeding per vast te stellen voor de PvdA fractie op ,- Dit is ,- meer dan maximaal aan reserve aan fractievergoeding is toegestaan en dient door de fractie aan de gemeente te worden teruggestort.

5 LEF! De stand van de reserve aan fractievergoeding per kan worden vastgesteld op ,- LEF! heeft geen kosten opgevoerd over 2011 en heeft de volledige vergoeding in 2012 teruggestort aan de gemeente, waarmee het kalenderjaar 2011 voor LEF! op dit punt is afgesloten. CDA Van circa 6 255,- aan declaraties zijn geen bonnetjes aanwezig. De onderbouwing van deze declaraties betreft slechts diverse mails die als declaratie hebben gediend. Aan de hand van bankafschriften en specificaties heeft de accountant vast kunnen stellen, dat het kosten betreft, die terecht ten laste van de fractievergoeding zijn gebracht De stand van de reserve aan fractievergoedingen per kan worden vastgesteld op ,-. WD In de uitgaven 2011 is een afrekening van de fractievergoeding van eerdere jaren ten hoogte van ,- verantwoord. Aangezien deze afrekening in de beginstand dient te zijn verwerkt, dienen deze uitgaven niet ten laste van de fractieverantwoordingen 2011 te worden verantwoord. De stand van de reserve aan fractievergoedingen per kan worden vastgesteld op ,-. Dit is ,- meer dan maximaal aan reserve aan fractievergoedingen is toegestaan. Dit bedrag dient door de fractie teruggestort te worden op de bankrekening van de gemeente Emmen. DOP Het financiële overzicht van de DOP gaat uit van een beginstand die 6 68,- hoger ligt dan de reservestand die door de raad is vastgesteld per 31 december De accountant heeft tevens in de controle een fout van 6 50,- in de verantwoording van DOP geconstateerd. Deze fout betrof een gift die als uitgave ten laste van de fractievergoedingen was verantwoord. De fractie heeft toegezegd dit bedrag terug te betalen. In de berekening van de reservepositie per 31 december 2011 is deze 6 50,- niet meegenomen. De stand van de reserve aan fractievergoedingen per kan worden vastgesteld op 6 152,-. ChristenUnie Er worden door de fractie vrijwilligersvergoedingen uitgekeerd. Aan deze vergoedingen liggen geen schriftelijke overeenkomsten of bijvoorbeeld IB-47 formulieren ten grondslag, hetgeen had kunnen bijdragen aan een deugdelijke onderbouwing voor deze vergoedingen. De verantwoorde reserve per 31 december 2011 bedraagt volgens het overzicht van de ChristenUnie ,-. De accountant heeft de eindstand, na correctie (zie opmerking onder "Financiële overzichten"), bepaald op ,- per 31 december Dit is ,- meer dan maximaal aan reserve aan fractievergoedingen is toegestaan. Dit bedrag dient door de fractie teruggestort te worden op de bankrekening van de gemeente Emmen. SP. Afrekeningen van fractievergoedingen van voorgaande jaren (vóór 2011) worden ten onrechte als uitgaven ten laste van de fractievergoedingen 2011 verantwoord. Dit bedrag ten hoogte van ë ,- is gecorrigeerd in de bepaling van de reserve per 31 december Van 6 14,- aan kosten waren geen bonnetjes aanwezig en heeft de accountant niet kunnen vaststellen of deze kosten juist zijn gedeclareerd. De reserve per 31 december 2011 bedraagt volgens het overzicht van de SP B 8.313,-. Na een correctie op de beginstand en de afrekening van voorgaande jaren dient de reserve per 31 december 2011 E ,- te zijn. Dit is 6 357,- meer dan maximaal aan reserve aan fractievergoedingen is toegestaan. Dit bedrag dient door de fractie teruggestort te worden op de bankrekening van de gemeente Emmen. BGE Maandelijks wordt 6 250,- betaald voor huur- en servicekosten. Aan deze kosten ligt geen overeenkomst ten grondslag. De accountant stelt vast dat 2 personen maandelijks 6 75,- krijgen. Deze kosten worden uitbetaald op grond van mondelinge afspraken. Er wordt tevens in totaal ,- contant opgenomen. Deze gelden zijn besteed aan kosten voor een website- en tekstschrijver. Voor deze kosten zijn geen schriftelijke overeenkomsten beschikbaar en worden uitbetaald op basis van mondelinge afspraken. Aangezien de onderbouwing van deze uitgaven in de vorm van facturen, bonnetjes en afschriften ontbreekt, heeft de accountant - ook na nogmaals daarom te hebben verzocht medio januari - de getrouwheid van dit bedrag niet kunnen vaststellen. Juist de combinatie van contante opnamen en het ontbreken van documentatie maakt dat de accountant geen conclusie kan trekken of het bedrag rechtmatig ten last van de fractievergoeding is gebracht. Derhalve is het ook niet als rechtmatige uitgave meegenomen bij het bepalen van de reservestand. De stand van de reserve per 31 december 2011 bedraagt ,-.

6 D66 Ter onderbouwing van de vrijwilligersvergoedingen is een aan de accountant verstrekt met daarin een bevestiging van de gemaakte afspraken. Er is geen vrijwilligersovereenkomst of een ingevuld IB-47 formulier aanwezig. De accountant heeft geen financieel overzicht gekregen zoals bedoeld in artikel 6.2 van de verordening. Op basis van overige documentatie heeft de accountant daarom zelfstandig de stand van de reserve per 31 december 2011 bepaald. De stand van de reserve aan fractievergoedingen per 31 december 2011 kan worden vastgesteld op ,-. Dit is ,- meer dan maximaal aan reserve aan fractievergoedingen is toegestaan. Dit bedrag dient door de fractie teruggestort te worden op de bankrekening van de gemeente Emmen. Wakker Emmen Er worden voor 6 375,- aan extra inkomsten verantwoord. Deze inkomsten betreffen giften. Deze giften dienen niet te worden verantwoord en zijn daarom niet meegenomen in de berekening van de hoogte van de reserve. De reserve per 31 december 2011 bedraagt 6 0,-. De wijziging ten opzichten van de opgegeven reserve wordt veroorzaakt door de verantwoorde extra inkomsten van 6 375,-. Aanbevelingen Door Deloitte Accountants worden in het rapport van bevindingen een aantal aanbevelingen gegeven om de verantwoording door de fracties, maar ook controle en afronding van de verantwoording fractievergoeding in de komende jaren te verbeteren. In het raadsvoorstel zal aan de raadsfracties gevraagd worden om kennis te nemen en invulling te geven aan deze aanbevelingen. De aanbevelingen zijn: 1. In art. 4, lid 2d van de verordening Fractievergoeding 2005 is opgenomen dat de vergoeding niet mag worden gebruikt voor de bekostiging van uitgaven die bestreden dienen te worden uit vergoedingen die aan de leden toekomen ingevolge het landelijk vastgestelde rechtspositiebesluit van het ministerie van BZK voor raadsen commissieleden. Hierbij dient o.a. gedacht te worden aan vergoedingen aan (steun)fracties en voorzitters en leden van de fracties. De fracties wordt geadviseerd om bij het maken van de komende jaarverantwoordingen expliciet aandacht te besteden aan deze voorwaarde in het vastgesteld rechtspositiebesluit. In dit kader wordt verwezen naar hoofdstuk 5 van de Handreiking integriteit van politieke ambtsdragers bij gemeenten, provincies en waterschappen. De Handreiking is reeds medio 2011 aan alle fracties ter hand gesteld. 2. Om in de komende jaren te voorkomen dat de doorlooptijd van de controle erg lang is, wordt de fracties geadviseerd om alle bewijsstukken te bewaren en direct mee te sturen met de verantwoording. Alle ontvangen vergoedingen en uitgaven dienen tot op de laatste euro te worden onderbouwd met genoemde bewijsstukken. Ook zijn ambtelijk met de accountant afspraken gemaakt om excessieve doorlooptijden - zoals in onderhavig geval in de toekomst te voorkomen. 3. Houdt de stand van de reserve extracomptabel bij. Bij terugstorting dient door de raadsfracties rekening gehouden te worden met reeds terugbetaalde bedragen agv. te hoge reserves van voorgaande jaren. Aan de raadsfracties wordt in dit kader geadviseerd om (extracomptabel) een overzicht/specificatie te maken waarin is aangegeven wat de hoogte van de stand van de reserve (eindsaldo) is, gecorrigeerd met het reeds terugbetaalde of terug te betalen bedrag agv. te hoge reserve van voorgaand jaar. 4. De fracties wordt geadviseerd om de eventuele mondelinge afspraken te laten vastleggen in schriftelijke overeenkomsten. 5. Een aantal fracties gebruikt nog niet een standaardformat. Er wordt aanbevolen om de verantwoording op te stellen op basis van een standaardformat, nader te bepalen in overleg met de accountant, en door de raad vastgestelde (reserve)standen. Tenslotte wordt voorgesteld om overeenkomstig bijgevoegd conceptbesluit te besluiten. Emmen, 10 februari 2014 Het Presidium van de raad van Emmen, de griffier, de ì voorzitter, s.d.werkman G.J. Horstman

7 Jaar Stuknr. Raad categorie/agendanr. stuknr. B. enw RA B 6 n.v.t. Raadsbesluit De raad van de gemeente Emmen; gelet op het bepaalde in de verordening fractievergoeding 2005 van 1 december 2005 (RA ) gewijzigd bij raadsbesluit van 29 maart 2007 (RA ) en 28 januari 2010 (RA ); gezien de jaarverantwoording van de fracties over 2011; gezien het rapport van bevindingen van Deloitte Accountants BV inzake verantwoording fractievergoedingen 2011 van 23 januari 2014; gelezen het voorstel van het Presidium van 10 februari 2014; besluit: 1. Kennis te nemen van het rapport van bevindingen inzake de verantwoording fractievergoedingen Over te gaan tot definitieve vaststelling van de in 2011 bij voorschot uitbetaalde fractievergoedingen aan de: a. PvdA fractie ad ,- b. CDA fractie ad ,- c. WD fractie ad ,- d. BGE fractie ad ,- e. SP fractie ad ,- f. ChristenUnie fractie ad ,- g. DOP fractie ad ,- h. LEF! ad ,- i. D66 ad ,- j. Wakker Emmen ad , 3. De stand reserve aan fractievergoedingen (eindsaldo) per vastte stellen voor de: a. PvdA fractie op ,- b. CDA fractie op ,- c. VVD fractie op ,- d. BGE fractie op ,- e. SP fractie op ,- f. ChristenUnie fractie op ,- g. DOP fractie op 6 152,- h. LEF! op ,- i. D66 op ,- j. Wakker Emmen ad 6 0, 4. Het op teveel aan reserve aan fractievergoedingen bij de fractie van a. de VVD ad ,- b. de Pvda ad ,- c. de D66 ad ,- d. de SP ad 6 357,- e. de ChristenUnie ad ,- door genoemde fracties terug te laten storten op de bankrekening van de gemeente Emmen. 5. De raadsfracties vragen om kennis te nemen en invulling te geven aan de in dit raadsvoorstel op basis van de rapportage van Deloitte Accountants gedane aanbevelingen.

8 6. Het College van B&W te verzoeken opdracht te geven om de noodzakelijke terugvorderingsancties te starten in de richting van de betreffende (vm) fractievoorzitters. N.B.» Over de verantwoording van de fractievergoeding 2011 van GroenLinks is reeds een raadsbesluit genomen op 26 september 2013 * LEF! fractie heeft het volledige bedrag aan fractievergoeding 2011 ad. E 7.588,- gerestitueerd aan gemeente Vastgesteld in de openbare vergadering van 20 februari 2014 de griffier, er 5 H.D. Werkman Bijl