i 01 STRIKT VERTROUWELIJK Aan de raad van de gemeente Dordrecht T.a.v. de raadsgriffie Postbus $ 3300 AA DORDRECHT

Transcriptie

1 Ue 1 ii i 01 Deloftte Accountants B.V. Wilhelminakade AP Rotterdam Postbus CA Rotterdam Nederland Tel: Fax: STRIKT VERTROUWELIJK Aan de raad van de gemeente Dordrecht T.a.v. de raadsgriffie Postbus $ 3300 AA DORDRECHT Datum Behandeld door Ons kenmerk drs. I.LJ. Visser RA DPS_ /cp Onderwerp Rapport van feitelijke bevindingen inzake besteding fractievergoedingen gemeente Dordrecht 2013 Geachte raad, Op uw verzoek hebben wij een aantal specifieke overeengekomen werkzaamheden verricht met betrekking tot de fractieverantwoordingen 2013 van de fracties Beter voor Dordt, PvdA, VVD, GroenLinks, CDA, ChristenUnie/SGP, D66, VSP, WEK en de verantwoording van WEK over de eerste 3 maanden van Naar aanleiding hiervan ontvangt u hierbij ons rapport van feite ljke bevindingen waarin wij verslag doen over de uitgevoerde werkzaamheden. Wij vertrouwen u hiermee van dienst te zijn geweest. Hoogachtend, De1oittccöüntants B.V. (N 2 // drs. R.J4J. K van Vugt RA Op alle opdrachten verricht door Deloitte zijnde Algemene Voorwaarden Dienstverlening Deloitte Nederland, januari 2014 gedeponeerd bij de Kamer van Koophandel onder nummer van toepassing. Deloitte Accountants BV. is ingeschreven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel te Rotterdam onder nummer Member of DeloitteToucheTohmatsu Limited

2 . J_1_ UelOl Deloitte Accountants B.V. Wilhelminakade AP Rotterdam Postbus CA Rotterdam Nederland Tel: Fax: Rapport van feitelijke bevindingen inzake besteding bijdrage fractievergoedingen gemeente Dordrecht 2013 Aan de gemeenteraad van de gemeente Dordrecht 1. Inleiding De politieke partijen die zijn vertegenwoordigd in de gemeenteraad krijgen jaarlijks een vergoe ding voor de fractiekosten. De basis voor deze vergoeding wordt gevormd door de Verordening op de ambtelijke bijstand en de fractievergoeding 2010 (hierna: de verordening). De vergoeding is bestemd als tegemoetkoming in de kosten van het functioneren van de fracties. Op uw verzoek hebben wij een onderzoek uitgevoerd naar de uitgaven van de fracties conform hetgeen opgeno men is in de verordening. Deze rapportage bevat de uitkomsten van het onderzoek. 2. Opdracht In artikel 9 lid 1 van de verordening is bepaald dat binnen drie maanden na afloop van het kalen derjaar elke fractie aan de raad rekening en verantwoording aflegt over de besteding van de ver goeding, onder overlegging van een verslag. U hebt ons verzocht onderzoek te verrichten naar de besteding van de fractievergoedïngen en over de uitkomsten hiervan een rapport van bevindin gen uit te brengen. Inherent aan dit onderzoek naar de uitgaven met betrekking tot de fractiever goedingen is dat onze bevindingen betrekking kunnen hebben op geringe bedragen. 3. Aard en reikwijdte van de verrichte werkzaamheden De in deze opdrachtbevestiging beschreven dienstverlening valt niet binnen de reikwijdte van de controle en overige standaarden die gelden voor de Nederlandse accountantspraktijk. De aard van de dienstverlening is daarom te kenmerken als overige dienstverlening met als doelstelling het verstrekken van een schriftelijke rapportage naar aanleiding van de in deze opdrachtbevesti ging opgenomen uit te voeren werkzaamheden. In onze schriftelijke rapportage zullen wij in een bijlage een totaaloverzicht van de door de fracties verantwoorde fractiekosten opnemen, aange duid als Totaaloverzicht fractievergoedingen en fractiekosten. U heeft aangegeven dat voor de fracties, die na de verkiezingen geen zetels meer hebben gehaald, gelijktijdig met de verantwoording 2013, de afrekening over 2014 tot aan de verkiezingen zult aanleveren voor ons onderzoek. Wij hebben deze kosten meegenomen in ons onderzoek. Op alle opdrachten verricht door Deloitte zijnde Algemene Voorwaarden Dienstverlening Deloitte Nederland, januari 2014 gedeponeerd bij de Kamer van Koophandel onder nummer van toepassing. Deloitte Accountants BV. is ingeschreven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel te Rotterdam onder nummer Member of Deloitte Touche Tohmatsu Limited

3 Deloïtte. 3 DPS_ /cp 4. Beschrijving uitgevoerde specifieke werkzaamheden De Verordening, vastgesteld op 16 februari 2010 en met ingang van 1januari 2010 in werking getreden, vormt het toetsingskader voor het onderzoek van de verslagen van de raadsfracties. De aard en diepgang van het door de accountant te verrichten onderzoek staat niet toegelicht in de verordening. Om deze reden gaan wij ervan uit dat naast het wettelijk kader alle in de verordening opgenomen normen het kader vormen voor onze werkzaamheden. Wij hebben in dit kader de volgende werkzaamheden verricht: 1. Vaststellen dat het financiële verslag van de raadsfracties van de gemeente Dordrecht over 2013 overeenkomt met de door elke fractie aan te leveren financiële administratie en de aangeleverde achterliggende stukken (facturen en andere meegeleverde bewij sstukken). Voorts toetsen wij of de bestedingen betrekking hebben op de versterking van de volksvertegenwoordigende, kaderstellende en controlerende rol conform de verordening. Ten slotte vaststellen dat de vergoeding niet gebruikt is ter bekostiging van: a. Uitgaven die in strijd zijn met wettelijke bepalingen en overige regelingen; b. Betalingen aan politieke partijen, met politieke partijen verbonden instellingen of natuurlijke personen, anders dan als betaling van diensten of goederen geleverd ten behoeve van de fractie op basis van een reële, gespecificeerde declaratie; c. Giften; d. Uitgaven die moeten worden betaald uit vergoedingen die de raads- en commissieleden ontvangen op grond van rechtspositieregelingen voor raads- en commissieleden. 2. Vaststellen dat de raadsfracties van de gemeente Dordrecht over 2013 de juiste bijdragen hebben ontvangen en verantwoord, conform artikel 6 van de verordening. 3. Vaststellen per raadsfractie welke bedragen door de fracties per 3 1 december 2013 kunnen worden gereserveerd en eventueel terugbetaald moeten worden via verrekening van de voorschotten, rekening houdende met de stand van de reserve per 1januari 2013 alsmede de maximaal toegestane reserve. 4. Vaststellen dat het financiële verslag van de raadsfracties van de gemeente Dordrecht over 2013 voldoet aan de in de Verordening gestelde eisen (rechtmatigheid). 5. U heeft aangegeven dat voor de fracties, die na de verkiezingen geen zetels meer hebben gehaald, gelijktijdig met de verantwoording 2013, de afrekening over 2014 tot aan de verkiezingen zult aanleveren voor ons onderzoek. Wij hebben deze kosten meegenomen in ons onderzoek.

4 Deloitte. 4 DPS_ /cp 5. Beschrijving van de feitelijke bevindingen 5.1. Verslag, onderzoek en vaststelling Aan de hand van de door de fracties bij de raadsgriffie ingediende verslagen hebben wij het volgende overzicht samengesteld: Beter voor Dordt PvdA VVD GtoenLinks CDA ChristenUnie/SGP D VSP WEK Totaal Toelichting bij dit overzicht ter verduidelijking: Het onderzoek omvat alléén de fractievergoedingen zelf en de besteding daarvan. Het onderzoek omvat niet de overige inkomsten. Deze bedragen hebben wij in een aparte kolom weergegeven. Overige inkomsten betreffen bijvoorbeeld rente-inkomsten. Deze zijn overigens zeer beperkt van omvang. De reserve per eind 2012 en 2013 is weergegeven op basis van het uitgangspunt dat overschotten 2012 zijn verrekend. De reserves per eind 2012 en 2013 zijn daarom geschoonde standen. Voor de fractie WEK hebben wij voor de eerste maanden van 2014 een afzonderlijke tabel opgenomen: Fractie ui013 fraen Bijdrage Kosten,nkotO74 Eindstand reserve WEK

5 Deloïtte. 5 DPS_ /cp 5.2. Uitgaven Aan ons zijn de verslagen en de onderbouwingen (bonnen, facturen, e.d.) van de verantwoorde uitgaven verstrekt. Wij hebben enkele bevindingen bij onze verrichte werkzaamheden: Algemeen: Van een aantal fracties hebben wij telfouten geconstateerd in het verantwoordingsverslag of op de onderliggende specificaties. Deze telfouten hebben wij in overleg met de fracties aangepast in de tabel in paragraaf 5.1. Evenals in 2012 merken wij op dat bij een aantal fracties de administratieve reserve ultimo 2013 niet overeenkomt met het saldo op het dagafschrift van de bank. Het verschil tussen het dagaf schrift van de bank en de reserve ultimo 2013 kan verschillende oorzaken hebben: a. Uitgaven die in het verleden zijn verricht, maar na nader onderzoek zijn gecorrigeerd op de bestedingen. Deze correcties zijn in het verleden niet afgerekend. Het risico bestaat dat de administratieve reserve hierdoor hoger is dan het saldo op het bankafschrift. b. Bijdragen van de fractieleden die op de bankrekening van de fractie zijn gestort om te sparen voor toekomstige uitgaven van de fractie voor verkiezingscampagnes. PvdA: De PvdA-fractie heeft verantwoord aan kosten die betrekking hebben op het afscheid van de voormalige fractievoorzitter. De kosten bestaan uit huur van het Energiehuis, inclusief catering en muziek. Ons is meegedeeld dat opname van deze kosten ten laste van de fractiever goeding mondeling is afgestemd met de griffie en dat het Politieke café betrekking heeft op het project Muziek op School/Muziek maakt Slim, in samenwerking met ToBe, de Mariaschool en leden van het project. Wij kunnen niet toetsen of de verantwoorde kosten overeenstemmen met de doelstelling van de fractievergoeding zoals opgenomen in de verordening. WEK: De fractie WEK heeft over 2013 voor 455 aan uitgaven opgenomen met betrekking tot fotoapparatuur. De fractie heeft aangegeven dat van deze uitgaven geen bon meer overgelegd kon worden. Tijdens ons onderzoek hebben wij vastgesteld dat een aantal kleinere uitgaven niet onderbouwd kon worden met onderliggende stukken. Het gaat om uitgaven met een totaalbedrag van 95. De fractie WEK heeft in 2014 voor in totaal 100 aan huur van een kraam voor de verkiezings markt en voor totaal 280 aan kosten voor flyers verantwoord. Verkiezingskosten mogen op grond van de verordening van de gemeente Dordrecht niet ten laste van de fractievergoeding worden gebracht. Bovenstaande zaken zijn na overleg tussen de griffie en de fractie WEK gecorrigeerd in de bovenstaande tabellen.

6 Deloïtte. 6 DPS_ cp 5.3. Bijdragen Wij hebben per fractie vastgesteld dat de ontvangen vergoeding van de griffie in overeenstem ming is met de verordening Toegestane hoogte reserves Conform de verordening artikel 10 lid 2 mag het saldo van de reserve niet hoger zijn dan 100% van de fractievergoeding die in het verantwoordingsjaar is ontvangen. In het verslagformulier fractievergoeding dient het bedrag aangegeven te worden waarvoor de reserve hoger is dan de jaarlijkse fractievergoeding. Dit bedrag zal door de griffie teruggevorderd worden Rechtmatigheidseisen financieel verslag In artikel 9 lid 1 van de verordening is bepaald dat binnen drie maanden na afloop van het kalen derjaar elke fractie aan de raad rekening en verantwoording aflegt over de besteding van de ver goeding, onder overlegging van een verslag. Wij hebben geconstateerd dat drie fracties na 1 april de verantwoording hebben ingediend/de verantwoording niet hebben gedateerd, zodat wij niet kunnen vaststellen of de indiening tijdig heeft plaatsgevonden. 6. Tot slot Wij vertrouwen erop u hiermee voldoende te hebben geïnformeerd en zijn gaarne bereid de inhoud van deze rapportage verder toe te lichten. Hoogachtend, Deloitfe Acc mtants B.V. t // drs. R.M.J. vari Vugt RA