Aan de Gemeenteraad. : K.A. van der Pas / G.J. de Graaf / vz Kascie. Gemeenteraad Productiedatum : 23 november 2010 Vaststellingsdatum : Nvt

Transcriptie

1 Raadsvergadering : 16 december 2010 Nummer : Commissie Portefeuillehouder Afdeling Aan de Gemeenteraad. : Bestuur en Middelen : Burgemeester R.Th.M. Nederveen : Griffie Opsteller : K.A. van der Pas / G.J. de Graaf / vz Kascie. Gemeenteraad Productiedatum : 23 november 2010 Vaststellingsdatum : Nvt b&w Fatale datum : Nvt Registratienummer : Reg.nr(s) bijlage(n) : Rapportage accountant 2007 ( ), 2008 ( ) en 2009 ( ) Fractievergoeding overzicht 2007, 2008 en 2009 ( ) Onderwerp : Advies en voorstel Kascommissie inzake afrekening fractievergoeding 2007, 2008 en 2009 Korte inhoud voorstel Voorgesteld wordt de afrekening fractievergoedingen 2007, 2008 en 2009 vast te stellen 1. Aanleiding Volgens de Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning 2005, leggen de fracties jaarlijks verantwoording af over de besteding van de bijdragen die zij ten behoeve van de fractieondersteuning hebben ontvangen. De accountant controleert de ingediende bestedingen en de kascommissie (oude terminologie rekeningencommissie ) geeft een eindoordeel over het advies en doet de gemeenteraad een voorstel voor de afrekening per fractie. 2. Probleem- en doelstelling/oplossingen/effecten Door omstandigheden is de afrekening over de jaren 2007 en 2008 pas nu eind 2010 vast te stellen. Pas begin 2010 kregen accountant en kascommissie de beschikking over de relevante gegevens m.b.t en Bij de behandeling van het afrekeningvoorstel over 2007 en 2008 in de commissie Bestuur en Middelen van april jl. (Corsanr ) bleek nog behoefte aan nadere toelichting van de accountant. Op 2 december 2010 heeft de accountant een advies uitgebracht over De accountant heeft geen rekening kunnen houden met enkele correcties die LB eind november heeft voorgesteld en die de kascommissie te elfder uren bereikte. Daarbij heeft LB aangegeven dat enkele posten bij nader inzien ten onrechte zijn gedeclareerd, waar onder een flyer Bennebroek die overigens ten onrechte zowel in 2008 als in 2009 is gedeclareerd. 1

2 De verantwoordingen van de fracties over 2009 hebben tijdig plaatsgevonden. De achterliggende stukken zijn beoordeeld en door de kascommissie akkoord bevonden. De accountant moet, gelet op art. 12 van de Verordening, de fractieverantwoordingen ook controleren en daarover advies uitbrengen aan de kascommissie. Over 2008 volgt de kascommissie het advies van de accountant niet helemaal (zie 4). Voor wat betreft 2009 wijkt de kascommissie, zoals aangegeven in de commsisie B&M van 7 december 2010, op de volgende punten af van het accountantsadvies: webkosten LB Folderkosten LB Kantoorkosten GroenLinks Dit alles overziend wordt u voorgesteld nu de vergoedingen over jaren 2007, 2008 en 2009 vast te stellen. Deze vaststelling vormt daarmee de basis voor de afrekening over 2010 en een eventuele overgang naar een nieuwe regeling per (zie separaat voorstel). 3. Beoordelingen kascommissie en voorstellen voor resp. 2007, 2008 en 2009 Afrekening De accountant merkt in haar Rapport uitgaven 2007 in het kader van de verordening fractie-ondersteuning op dat volgens art. 12 lid 1 van de verordening iedere fractie binnen drie maanden na het einde van het kalenderjaar de verantwoording over de bestedingen van het vorige jaar ingediend moet hebben. Enkele verantwoordingen zijn later ingediend, maar de kascommissie heeft geoordeeld alle verantwoordingen over 2007 die in 2008 zijn binnengekomen te betrekken bij de beoordeling over Ook de uitgaven die betrekking hebben op het jaar 2006 maar in dat jaar niet zijn verantwoord en verrekend (een drietal facturen met een totaalbedrag van 373,-) zijn alsnog meegenomen. Ook wat dat betreft wijkt de kascommissie af van het advies van de accountant. 3. De accountant heeft in haar Rapport tenslotte opgemerkt dat er voor een tiental posten (met een totaalbedrag van 772,80) bewijsstukken ontbraken. Inmiddels zijn deze bewijsstukken wèl beschikbaar en zijn door de kascommissie in de beoordeling meegenomen. Afrekening De accountant merkt in haar Rapport uitgaven 2008 in het kader van de verordening fractie-ondersteuning op dat volgens art. 12 lid 1 van de verordening iedere fractie binnen drie maanden na het einde van het kalenderjaar de verantwoording over de bestedingen van het vorige jaar ingediend moet hebben. Enkele verantwoordingen zijn later ingediend, maar 2

3 de kascommissie heeft geoordeeld alle verantwoordingen over 2008 die in 2009 zijn binnengekomen te betrekken bij de beoordeling over De fractie Liberaal Bloemendaal heeft voor het jaar 2008 voor 3.801,66 verantwoord aan flyers. Bij nader inzien geeft LB per mail op aan dat een bedrag van 1.644,58 geschrapt moet worden omdat dit puur een verkiezingsflyer van het bestuur betreft. Dit betekent dat het verantwoorde bedrag voor flyers 2008 in totaal bedraagt: 2.257,08. De kascommissie is, nadat zij nog eens alle stukken heeft gezien en de oordelen van LB en de accountant (ook nog in november 2011) heeft gehoord en gezien, van oordeel dat een 50%-vergoeding redelijk is: a. Enerzijds heeft de LB-flyer het karakter van verkiezingspropaganda, in het bijzonder gelet op het moment van verspreiding en de inhoud. 1 De fractievoorzitter van LB geeft in zijn mail aan de kascie. van aan dat de betreffende flyers alle gedeeltelijk een verantwoording afleggend karakter hadden. De kascommissie benadrukt het woord gedeeltelijk. Verwezen wordt naar de toelichting van Artikel 8 van de verordening, waarin staat dat fractiebijdragen niet bestemd mogen zijn voor (bijdragen aan) verkiezingscampagnes. b. Anderzijds wordt rekening gehouden met het precedent van enkele vòòr 2007 uitgebrachte verantwoordingsfolders van LB en PvdA waarvan declaraties 100% zijn vergoed. Over 2008 (en 2009) zijn door LB ook bloemen verantwoord. Voor wat de bloemen geldt dat deze als gift gezien kunnen worden en om die reden expliciet niet voor vergoeding in aanmerking komen (zie de Verordening, art.8). Door de fractievoorzitter van LB is verklaard dat de (over 2008 en 2009) gedeclareerde bloemen niet vallen onder het raadswerk en derhalve niet hadden mogen worden opgenomen noch betaald uit het fractiebudget. Concluderend adviseert de kascommissie akkoord te gaan met een bedrag van in totaal 1422,29 aan vergoedingen fractiekosten LB. 4. GroenBloemendaal heeft de rekening van GroenLinks aangehouden (die had natuurlijk overgedragen of opgezegd moeten worden). Na de afsplitsing zijn op oud-groenlinks rekening alleen nog bankkosten geboekt, in 2008 was dat nog een bedrag van 5,- in het 4e kwartaal. Vòòr de afsplisting heeft GroenLinks alleen een bedrag van 30,95 bank-kosten en een bedrag van 1 In 2008 zijn er twee folders uitgebracht en verspreid door LB. In een mail van Hans Wiedeman in zijn functie als secretaris en penningmeester van de LB-fractie d.d wordt opgemerkt Beide flyers zijn alleen verspreid in Bennebroek in het kader van de fusie tussen Bloemendaal en Bennebroek. Deze introductie campagne bestond uit het verspreiden van een tweetal flyers teneinde de inwoners van Bennebroek te informeren naar het bestaan van de enige lokale Bloemendaalse politieke partij. In de folder De in Bennebroek ook tijdens de verkiezingsavond verspreidde folder Welkom in Liberaal&Bloemendaal is ondertekend door de fractie, maar bevat wel teksten met verwijzing naar de aanstaande verkiezingen, zoals Ons advies: kijk naar waar partijen voor hebben gestaan en hoe ze afgelopen jaren hebben gestemd, of, liever gezegd wat ze nagelaten hebben! 3

4 32,98 voor inkt-cartridges gedeclareerd. Na controle is de kascommissie akkoord. De GroenLinks-fractie heeft in 2008 met de afdeling Financiën afgesproken geen fractierekening te openen, maar rechtstreeks bonnen te declareren. Dit vooruitlopend op een te openen nieuwe GroenLinks-rekening en een eventuele wijziging van de regeling waardoor alle fracties rechtstreeks (en niet meer via een fractierekening) kunnen declareren. Deze afspraak is strikt genomen strijdig met de verordening en had dus eigenlijk niet gemaakt mogen worden. De bedragen (enkele posten van enkele tientjes) die in 2008 via deze afspraak zijn vergoed, vallen buiten de scope van de kascommissie. Er wordt van uitgegaan dat de rechtmatigheid door de afdeling Financiën is gecontroleerd. Afrekening De VVD-fractie heeft geen andere kosten gedeclareerd dan de bankkosten van haar bankrekening. De Kascommissie is akkoord. 2. De CDA-fractie heeft naast bankkosten alleen kosten i.v.m. ontvangst van de Statenfractie ( 134,-) en de kosten van een fractienieuwsbrief ( 52,-) gedeclareerd. De Kascommissie is akkoord. 3. De D66-fractie heeft naast bankkosten de kosten voor fractie-assistentie gedeclareerd, inclusief een bedrag van 161,- voor laptop-reparatie. De gemeentelijke regeling voor vergoedingen computerapparatuur is bedoeld voor raadsleden en duo-commissieleden. De gerepareerde laptop valt buiten die regeling en is dus niet van de gemeente. Maar ook niet van de D66- fractie; de reparatie is dus gebeurd t.b.v. de eigenaar van de laptop. Maar omdat deze eigenaar de fractie-assistent is en werkt ten behoeve van de fractie is vergoeding wel denkbaar. In een nieuwe verordening zou een grens daaraan gesteld kunnen worden. Maar de huidige regeling biedt ruimte voor vergoeding. De Kascommissie is akkoord. 4. Aanvankelijk heeft De LB-fractie heeft voor een bedrag van 2.296,36 verantwoord. Een deel hiervan is inmiddels door de fractievoorzitter van LB herroepen. Dat betreft de declaraties van bloemen en flyers. E.e.a. is in het eindoordeel van de kascommissie betrokken. De flyers zijn gedeclareerd voor 1.568,- maar hebben betrekking op factuur van 1.644,58 en deze flyers zijn echter al gedeclareerd in 2008 en hebben betrekking op de LB Verkiezingsfolder die inmiddels door de LB/fractie buiten de verantwoording is gehouden. Een bedrag van 328,44 betreft declaratie inzake website fractie LB. In hoeverre deze website is gebruikt voor fractie-verantwoording of fractieondersteuning is inmiddels niet (meer) te beoordelen, omdat de site niet meer functioneert. Ten tweede is overwogen dat er in den lande wel veel sites van afdelingen van politieke partijen zijn, maar niet van de fracties van die partijen; de LB site zou daarmee een uitzondering op de regel zijn. Al met al acht de kascommissie 50% van de 328,44 declarabel en 4

5 akkoord. Het totale te vergoeden bedrag 2009 komt daarmee uit op 448,56. Met dit bedrag is de kascommissie akkoord. 5. Op de PvdA-rekening zijn in 2009 meer rentebijschrijvingen dan bankkosten te zien. Alleen een uitgave van 50,- wordt opgegeven voor uitgaven voor een voor het fractiewerk relevant naslagwerk. De daadwerkelijke betaling was in januari 2010, maar de uitgave heeft betrekking op De kascommissie stelt voor deze declaratie goed te keuren voor het jaar 2009 en de PvdA-verantwoording goed te keuren. 6. De GroenLinks-fractie heeft in 2009 geen fractierekening gehad en de in 2008 gemaakte afspraak met de afdeling Financiën liep door tot en met 2009 (in 2010 heeft GroenLinks een nieuwe fractiebankrekening geopend). Over 2009 is niets verantwoord en gedeclareerd; alleen een bedrag van 35,95 is betaald vanuit de partij-betaalrekening en afgetrokken van de eindbetaling aan de gemeente Bloemendaal. Deze eindbetaling, ten bedrage ,89, is pas bijgeschreven op de rekening van de gemeente. Het bedrag van ,89 is inclusief de terugbetaling van 3.000,- die op 2 maart 2009 nog abusievelijk door de gemeente is overgeboekt naar de ex- GroenLinks betaalrekening. Vast staat dat alle bedragen die door de gemeente zijn verstrekt aan GroenLinks en de facto GroenBloemendaal minus het genoemde bedrag aan bankkosten uiteindelijk zijn terugbetaald aan de gemeente. Overigens is door de accountant abusievelijk het gemeentevoorschot 2009 van 3000 euro aan het CDA over het hoofd gezien. Concluderend stelt de kascommissie u voor conform de afrekeningen 2007, 2008 en 2009, zoals u die aantreft in de bijlage, vast te stellen. Dat wil zeggen dat - rekening houdende met de voorschotten die de gemeente heeft betaald - de volgende bedragen door de fracties te restitueren. VVD: ,05 CDA: 8.733,06 D66: 2.690,09 PvdA; 8.583,45 LB : 7.187,02 GrL : n.v.t. 4. Evaluatie en toekomstperspectief 1. De griffier zal u binnenkort een voorstel voorleggen voor een nieuwe Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning. 2. Daarbij wordt rekening gehouden met duidelijker vergoedingscriteria, zodat beoordeling of kosten zijn gemaakt ten behoeve van het functioneren van de fractie (waar onder verantwoording fractiewerkzaamheid) dan wel de politieke partij (c.q. 5

6 verkiezingspropaganda) beter mogelijk is. 3. Daarbij wordt ook gezocht naar grotere efficiëntie: het aanhouden van bankrekeningen per fractie is omslachtig en betekent per bankrekening bankkosten. Onderzocht is of het mogelijk is een "vergoedingenrekening" bij de gemeente te openen. Dit is wettelijk gezien niet mogelijk, maar fracties kunnen wel op declaratiebasis van hun fractievergoeding gebruikmaken. Dit zal in de nieuwe Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning opgenomen zijn. 4. Overigens heeft de raad het fractievergoedingsbudget 2011 teruggebracht naar (zie raadsbesluit van 4 november 2010). 5. Uitvoering Er van uitgaande dat per de nieuwe verordening voor de fractieondersteuning geldt (zie separaat voorstel), worden alle fracties verzocht om z.s.m. en uiterlijk in het 1 e kwartaal van 2011 de verantwoording van de kosten/baten 2010 in te zenden en het resterende saldo op de fractierekeningen over te boeken naar rekening van Gemeente Bloemendaal te Overveen. De kascommissie fractieondersteuning, R.W. Kruijswijk en M.H. Verkaik Vernooij Advies Commissie Bestuur en Middelen De commissie adviseert het voorstel als hamerpunt te agenderen voor de raadsvergadering van 16 december 2010, met een voorbehoud van de PvdA en VVD die terugkoppeling naar de fractie wensen. In de tekst wordt op pagina 5 net voor het staatje ontvangen vervangen door restitueren. De tekst in het raadsvoorstel wordt aangepast aan het feit dat de accountantsverklaring er wel is. In het bijgevoegde afreken overzicht wordt het rentebedrag bij de PVDA opgeteld en tevens op pagina 5 het bedrag aan deze nieuwe optelling aangepast tot Tevens doet de commissie het dringende verzoek om de nieuwe aangepaste verordening in januari 2011 te bespreken en vast te stellen. De griffier zal hiervoor een voorstel ontwerpen (niet de kascommissie) 6

7 De raad van de gemeente Bloemendaal; gelezen het voorstel van de kascommissie en het advies van de commissie bestuur en middelen van 6 april 2010 een 7 december 2010 b e s l u i t: 1. vast te stellen: de afrekening fractievergoeding 2007 conform het advies van de kascommissie; 2. vast te stellen: de afrekening fractievergoeding 2008 conform het advies van de kascommissie; 3. vast te stellen: de afrekening fractievergoeding 2009 conform het advies van de kascommissie Met in achtneming van het in het advies van de commissie verwoorde aangepaste teksten en het afrekenoverzicht. Aldus besloten in de openbare vergadering van de raad der gemeente Bloemendaal, gehouden op 16 december 2010., voorzitter, griffier 7