Dienst / Sector: Gri Hengelo, Registratienummer: Raadsvergadering d.d. 15 april 2008 Agendanummer: B4

Transcriptie

1 Dienst / Sector: Gri Hengelo, Registratienummer: Raadsvergadering d.d. 15 april 2008 Agendanummer: B4 Onderwerp: Besteding fractievergoeding Portefeuillehouder: Griffie WIJ STELLEN U VOOR: 1. In te stemmen met het advies van de kascommissie n.a.v. de bevindingen per fractie en n.a.v. de aanbevelingen van de accountant, en met de overige adviezen van de kascommissie; 2. gelet op artikel 147, eerste lid, van de Gemeentewet, de verordening op de fractieondersteuning vast te stellen. Samenvatting van het voorstel: In september 2004 heeft de raad de Verordening op de fractieondersteuning 2004 vastgesteld. In deze verordening is ondermeer geregeld voor welke doeleinden de fractiebijdrage mag worden gebruikt, op welke datum fracties een verantwoording van hun besteding van de bijdrage in moeten leveren en dat een onafhankelijke accountant toetst of de ingediende verantwoordingen voldoen aan het bepaalde in deze regeling. Nu ligt voor het onderzoek van de accountant van de beoordeling van de besteding van de financiële bijdragen van de fracties over de jaren 2005 en De kascommissie adviseert uw raad om kennis te nemen van de bevindingen van het rapport per fractie. Tevens adviseert de kascommissie om de aanbevelingen van de accountant over te nemen, welke aanbevelingen tevens leiden tot wijzigingen in de verordening op de fractieondersteuning Tenslotte doet de kascommissie een aantal eigen aanbevelingen die eveneens leiden tot aanpassingen van de verordening van Inleiding De kascommissie heeft de afgelopen maanden het proces begeleid dat heeft geleid tot de uitkomst van het rapport van de accountant over de besteding van de gemeentelijke financiële bijdrage aan de fracties over de jaren 2005 en De accountant heeft tussentijdse opmerkingen gemaakt, die ter kennis zijn gebracht van de betreffende gemeenteraadsfracties, die de gelegenheid hebben gekregen om hierop te reageren. Vervolgens heeft de accountant het eindrapport dd. 21 februari 2008 aan de gemeenteraad toegezonden. Het rapport gaat als bijlage hierbij. 2. Adviezen van de kascommissie n.a.v. het eindrapport van de accountant. a. Naar aanleiding van de bevindingen per fractie In het rapport is per fractie aangegeven wat de bevindingen van de accountant zijn geweest over de gedane bestedingen. De kascommissie is van mening dat de bevindingen van de accountant per fractie voor kennisgeving moeten worden aangenomen. Een deel van de bestedingen is wel duidelijk gedaan, maar vanuit de optiek van de accountant, ook na de reactie van de fracties, niet goed onderbouwd, en daardoor niet te beoordelen. Dat kan verklaard worden uit het feit dat er geen duidelijke afspraken van tevoren zijn gemaakt over de wijze van verantwoorden. Met het overnemen en toepassen van de aanbevelingen van de accountant en de eigen aanbevelingen van de kascommissie verwachten wij dat zo mogelijk nog voor 2008-, maar in ieder geval vanaf 2009 er geen onduidelijkheden meer kunnen bestaan over de verantwoording van de verstrekte gelden.

2 2 b. Naar aanleiding van de aanbevelingen van de accountant De accountant geeft aan dat op een aantal onderdelen verbeteringen mogelijk zijn. De aanbevelingen zijn cursief weergegeven, met daaronder een reactie van de kascommissie. 1. Wij adviseren u alle ingeleverde declaraties te voorzien van sluitende onderliggende bescheiden en motiveringen zodat de rechtmatigheid van de bestedingen kan worden getoetst; Inmiddels is een standaard declaratie formulier voor de declaratie van de kosten van de fractie aan alle fracties verstrekt. In het standaarddeclaratieformulier wordt aangegeven dat aan de declaraties bewijsstukken moeten worden toegevoegd (facturen, bonnetjes..etc..) Ook wordt gevraagd een nadere motivering van de gemaakte kosten op het formulier aan te geven (bijv. tbv. een afscheid, of een jubileum..etc..). Zie verder aanbeveling Wij adviseren u, de aanbeveling van de kascommissie volgend, om er op toe te zien dat de fracties gebruik maken van een bankrekening op naam van de fractie waarmee geen andere inkomsten en uitgaven worden gedaan dan die in relatie tot de ontvangen fractievergoeding van de gemeente Hengelo; De kascommissie heeft deze aanbeveling eind 2007 reeds aangekondigd bij de fractievoorzitters, zodat de commissie er vanuit gaat dat de fracties dit inmiddels geregeld hebben. 3. Wij adviseren u om alle declaraties te laten autoriseren door de declarant en de penningmeester door gebruik te maken van een standaarddeclaratieformulier voor kostendeclaraties. Daarnaast adviseren wij u om bij alle uitgaven toe te lichten in welk kader (voor welke activiteit) de kosten gemaakt zijn. Tevens is het raadzaam om na afloop van het verantwoordingsjaar een kascontrole uit te voeren waarbij een lid van de fractie (anders dan de penningmeester) de penningmeester controleert of alle uitgaven zijn voorzien van brondocumenten en dat de kosten passen binnen de in de verordening gestelde voorwaarden. Deze controle adviseren wij u schriftelijk vast te leggen en te ondertekenen door het lid van de fractie en de penningmeester. Wij hebben inmiddels begrepen dat er een format beschikbaar is; Inmiddels is een standaard declaratie formulier voor de declaratie van de kosten van de fractie aan alle fracties verstrekt. De kascommissie adviseert de fracties om declaraties volgens dit formulier bij te houden en te administreren. Op die wijze kan de rechtmatigheid van de bestedingen worden getoetst. Zie ook aanbeveling 1. Ook wordt geadviseerd om binnen de fracties zelf een kascontrole uit te voeren. 4. Wij adviseren u, de aanbeveling van de kascommissie volgend, bij twijfel over de juistheid van onkosten zoals bedoeld in artikel 2, lid 2 onder f van de Verordening, bij bedragen hoger dan 150,- vooraf te overleggen met de griffier over de juistheid van de kosten; Artikel 2, lid 2, van de Verordening is dienovereenkomstig aangepast. De kascommissie adviseert om de verordening gewijzigd vast te stellen. 5. Wij adviseren u in de verordening op te nemen welke wijze van toerekening van baten en lasten de fracties dienen te hanteren. Wij stellen voor dit op basis van het stelsel van baten en lasten te doen. Echter, in verband met de eenvoud ligt het voor de hand te kiezen voor het kasstelsel; De kascommissie adviseert om te kiezen voor het eenvoudiger systeem van het kasstelsel. Bij het kasstelsel is het tijdstip van betaling of ontvangst van gelden bepalend voor het jaar van verantwoording. Artikel 5, lid 1, van de verordening is dienovereenkomstig aangepast. De kascommissie adviseert om de verordening gewijzigd vast te stellen. 6. Wij adviseren u vast te stellen dat de berekening van de reserve door de fracties in overeenstemming is met de verordening door of de verordening aan te passen of de berekening aan te passen; De kascommissie adviseert om in dit verband de verordening aan te passen.

3 3 Ten aanzien van het reserveren van het niet gebruikte deel van de bijdrage geldt op grond van art. 6 lid 2 een omvang van max. 25% van de bijdrage, die de fractie heeft ontvangen in het voorafgaande kalenderjaar. Bij splitsing van een fractie wordt ook deze reserve (=spaarpotje) verdeeld naar evenredigheid van het aantal bij de splitsing betrokken leden. Bij de vaststelling van de bijdragen 2005/2006 bleek deze bepaling niet geheel rechtvaardig te werken. Deels heeft dit te maken met het feit dat de fractievergoeding bestaat uit een vast bestanddeel per fractie en een bedrag per fractielid; feitelijk zouden alle fracties bij een splitsing moeten meedelen via een bijstelling van het vaste bestanddeel per fractie. Anderzijds wordt de omvang van de reserve vastgesteld aan het eind van het volledige verantwoordingsjaar van de fractie en moet ook de afgescheiden fractie in staat worden gesteld van het niet gebruikte deel een redelijk deel te reserveren. Vandaar de eerdere conclusie van de kascommissie om in deze gevallen voor de bestaande en nieuwe fractie uit te gaan van omvang van de reserve van 25% over de bijdrage die deze fractie ontving over het betreffende kalenderjaar. Vandaar het voorstel om artikel 6, lid 6 van de verordening gewijzigd vast te stellen, en wel als volgt: Artikel 6, lid 6: 6. Bij splitsing van een fractie wordt ten aanzien van de vaststelling van de omvang van de reserve voor de bestaande en de nieuwe fractie uitgegaan van 25% van de bijdrage die deze fracties in het betreffende kalenderjaar toekomt op grond van artikel 2. 7 Wij adviseren u de fracties een vast format te verstrekken op basis waarvan zij jaarlijks verantwoording afleggen. Wij zijn van mening dat een combinatie van het gehanteerde format door de fractie Burgerbelangen en de fractie CDA een duidelijk en werkbaar format zou kunnen zijn. Inmiddels is aan elke fractie een werkbaar format verstrekt, zodat er uniformiteit in de wijze van het afleggen van verantwoordelijkheid ontstaat. 3. Overige adviezen van de kascommissie 1. Aanpassing van de termijn van indiening van de verantwoording van de besteding van de bijdrage. In artikel 5. lid 1, van de verordening is opgenomen dat iedere fractie voor 1 maart een verantwoording van de besteding van de bijdrage in moet dienen bij de griffier. In de praktijk blijkt deze termijn voor vrijwel alle fracties niet haalbaar. Voorgesteld wordt om de verordening aan te passen en de termijn op 1 april te zetten. Artikel 5, lid 4, wordt dienovereenkomstig aangepast. 2. Aanpassing van de termijn van bewaren van de administratie van de fracties. In artikel 6, lid 8, van de verordening is opgenomen dat de fracties gehouden zijn om gedurende vijf jaar de administratie van de bestedingen te bewaren. In aansluiting op fiscale wetgeving wordt deze termijn gezet op zeven jaar. 3. De fracties kunnen ervoor kiezen om (een deel van) de gemeentelijke bijdrage op een spaarrekening te zetten. De hogere rente die op die spaarrekening ontvangen wordt moet weer indachtig de verordening besteed worden. De volgende passage is in de toelichting van de verordening bij artikel 6 opgenomen. Het is de fracties toegestaan -naast de rekeningcourant - ook een spaarrekening op naam van de fractie aan te houden. Ontvangen rentevergoedingen mogen door de fractie uitsluitend worden besteed voor de in art. 2 lid 2 van de verordening genoemde kostensoorten.

4 4 4. Verordening op de fractieondersteuning Artikel 1 1. De fracties, zoals bedoeld in artikel 5 van het Reglement van Orde voor de vergaderingen van de gemeenteraad 2004 ontvangen jaarlijks een financiële bijdrage als tegemoetkoming in de kosten voor het functioneren van de fractie. 2. De hoogte van het budget voor fractieondersteuning wordt jaarlijks door de raad vastgelegd in de beleidsbegroting, programma inwoners en bestuur en bestaat uit een vast deel voor elke fractie, alsmede een bedrag per raadszetel. Hierbij geldt als richtsnoer dat de bedragen per fractie en die per raadzetel tot elkaar in verhouding staan als 3:1. Artikel 2 1. Fracties besteden de bijdrage om hun volksvertegenwoordigende, kaderstellende en controlerende rol te versterken. 2. De bijdrage mag uitsluitend gebruikt worden ter bekostiging van: a. reis-, verblijf- en andere kosten, gemaakt door de fractie of door fractieleden in verband met bijeenkomsten van raadsfracties of politieke partijen, in opdracht van de fractie bijgewoond; b. bureaukosten van de fractie, waaronder begrepen die van abonnementen op bestuurlijke tijdschriften en losbladige uitgaven en van aankoop van bestuurlijke boeken op naam van de fractie; c. scholingskosten, door de fractie of door fractieleden in opdracht van de fractie gemaakt; d. contributies en kosten van donateurschappen van de fractie; e. kosten van assistentie van de fractie; f. overige kosten, uitsluitend voor zover deze verband houden met het optreden van raadsfractie in of buiten de gemeenteraad en deze door de fractie of door fractieleden in opdracht van de fractie zijn gemaakt. Bij twijfel over de juistheid van deze overige te maken kosten kan vooraf overleg worden gevoerd met de griffier, bij bedragen die hoger zijn dan 150,-. Artikel 3 1. De bijdrage voor fractieondersteuning wordt vóór 31 januari van een kalenderjaar verstrekt. 2. In een jaar waarin verkiezingen plaatsvinden wordt een bijdrage verstrekt voor de maanden tot en met de maand waarin de verkiezingen plaatsvinden. In de eerste maand na de maand waarin de eerste vergadering van de nieuw gekozen raad plaatsvindt, wordt de bijdrage verstrekt voor de overige maanden van dat jaar. Artikel 4 1. Indien het zeteltal van een fractie ten gevolge van verkiezingen verandert, wijzigt de bijdrage a. bij vermindering van het zeteltal: op de eerste dag van de maand na de maand waarin de eerste vergadering van de nieuw gekozen raad plaatsvindt; b. bij vermeerdering van het zeteltal: op de eerste dag van de maand waarin de eerste vergadering van de nieuw gekozen raad plaatsvindt 2. Bij splitsing van een fractie wordt de op grond van artikel 1, tweede lid, vastgestelde bijdrage voor de oorspronkelijke fractie verdeeld over de betrokken fracties naar evenredigheid van het aantal bij de splitsing betrokken leden. 3. Bij splitsing van een fractie wordt het aan de oorspronkelijke fractie verstrekte bijdrage verrekend overeenkomstig de verdeling die volgt uit het tweede lid. Artikel 5 1. Ieder jaar vóór 1 april dient elke gemeenteraadsfractie over het afgelopen zittingsjaar of kalenderjaar een verantwoording over de besteding van de bijdrage in bij de griffier. Voor de toerekening van lasten en baten wordt uitgegaan van het kasstelsel, waarbij het tijdstip van betaling of ontvangst van gelden bepalend is voor het jaar van verantwoording. De verantwoordingen liggen vanaf het moment van indiening voor alle leden van de raad ter inzage bij de griffier. 2. Een onafhankelijk, door de raad aan te wijzen, accountant toetst of de ingediende verantwoordingen voldoen aan het bepaalde in deze regeling. Eventuele opmerkingen brengt hij in eerste instantie ter kennis van de betreffende gemeenteraadsfractie, die de gelegenheid krijgt hierop te reageren. 3. De in lid 2 bedoelde accountant rapporteert over zijn bevindingen aan de gemeenteraad. Vanaf dat moment zijn de ingediende verantwoordingen en de rapportage van de accountant openbaar. 4. Wanneer niet vóór 1 april verantwoording is ingediend doet de voorzitter daarvan mededeling aan de gemeenteraad (via de mededelingen in de eerstkomende raadsvergadering).

5 5 5. Een commissie uit de raad begeleidt het proces van verantwoording op grond van deze verordening en bereidt het raadsvoorstel voor dat wordt opgesteld naar aanleiding van het accountantsrapport. Artikel 6 1. Een fractie mag het in enig jaar niet gebruikte deel van de bijdrage reserveren ter besteding door die fractie in volgende jaren. 2. Het totaal van de opgebouwde reserve is niet groter dan 25 % van de bijdrage die de fractie in het voorgaande kalenderjaar toekwam op grond van artikel Het beroep in enig jaar op de opgebouwde reserve komt tot uitdrukking in de verantwoording als bedoeld in artikel 5 over dat jaar. 4. Indien en voor zover een fractie overige kosten als bedoeld in artikel 2 sub f heeft ingediend en deze meer bedragen dan 5% van de totale bijdrage wordt de betreffende fractie verzocht om het totaal van deze kosten te specificeren. 5. De reserve blijft na verkiezingen beschikbaar voor de fractie die onder dezelfde naam terugkeert dan wel voor de fractie die naar het oordeel van de raad als rechtsopvolger daarvan kan worden beschouwd. 6. Bij splitsing van een fractie wordt ten aanzien van de vaststelling van de omvang van de reserve voor de bestaande en de nieuwe fractie uitgegaan van 25% van de bijdrage die deze fracties in het betreffende kalenderjaar toekomt op grond van artikel Indien als gevolg van het niet volledig uitgeven van de verleende bijdrage(n) sprake is van een hogere reserve als bedoeld in lid 2 is de fractie verplicht het meerdere terug te storten in de gemeentekas. 8. Met het oog op het voorgaande zijn fracties gehouden om gedurende zeven jaar de hierop betrekking hebbende administratie te bewaren. Artikel 7 Deze verordening treedt in werking op de eerste dag van de maand, volgend op die waarin de bekendmaking heeft plaatsgevonden. De Verordening op de fractieondersteuning 2004 wordt ingetrokken. Artikel 8 Deze verordening kan worden aangehaald als de Verordening op de fractieondersteuning Aldus gedaan door de raad der gemeente Hengelo in zijn openbare vergadering van 15 april 2008,,voorzitter griffier

6 6 Artikelgewijze toelichting Artikel 1 Fractieondersteuning vindt zijn vorm in een financiële ondersteuning. De hoogte van het budget voor fractieondersteuning zal in de gemeentebegroting moeten worden opgenomen en dus door de raad worden vastgesteld. De fractieondersteuning bestaat uit een vast en een variabel deel. Het vaste deel garandeert dat elke fractie de kans krijgt zich op gelijkwaardig niveau te laten ondersteunen. Omdat grote fracties meer lasten zullen hebben op facilitair gebied is het logisch dat zij voor dergelijke kosten een hogere vergoeding krijgen. Artikel 2 De fracties wordt voor een groot deel de vrijheid gelaten wat betreft de inhoudelijke besteding van de fractieondersteuning. Minimumvoorwaarde is wel dat de bijdrage besteed wordt aan raadswerkzaamheden; in het artikel is daar een verdere uitwerking aan gegeven. Daarmee wordt onder andere voorkomen dat met de bijdrage verkiezingscampagnes worden gefinancierd en dat raadsleden hun eigen vergoeding voor het raadswerk (vastgelegd in het rechtspositiebesluit raads en commissieleden, dat zijn grondslag vindt in de artikelen 95 en 96 van de Gemeentewet) aanvullen met de bijdrage voor fractieondersteuning. Opleidingen voor raads- en commissieleden dienen bekostigd te worden uit het daarvoor beschikbare individuele budget en dientengevolge ook niet uit de bijdrage voor fractieondersteuning. Omdat het bij uitstek om politieke ondersteuning gaan kan deze inhoudelijk niet te zeer gedetailleerd geregeld worden. Fractieondersteuning in de vorm van het beschikbaar stellen van gemeenteambtenaren voor de fracties wordt niet wenselijk geacht, aangezien het vaak politiek getinte ondersteuning betreft. Fracties moeten daarom vrij zijn in de keuze van de personen die de fracties eventueel ondersteunen. Artikel 3 De bijdrage wordt op jaarbasis verstrekt. In een verkiezingsjaar wordt de bijdrage in twee gedeelten gesplitst. Het is logisch dat het aangepast wordt aan de nieuwe verhoudingen in de raad. Artikel 4 Het spreekt vanzelf dat de bijdrage aangepast zal moeten worden aan veranderde verhoudingen in de raad. De regeling heeft tot gevolg dat fracties die kleiner worden (of geheel verdwijnen) nog over de gehele maand waarin de nieuwe raad voor het eerst vergaderd de bijdrage ontvangen. Voor fracties die groter worden (of nieuwe fracties) gaat de bijdrage per diezelfde maand in. Dat betekent dat de totale bijdrage voor fractieondersteuning in een verkiezingsjaar hoger uitvalt dan in andere jaren. Dit is niet te vermijden. Bij splitsing van een fractie zal de al eerder verstrekte bijdrage direct verrekend moeten worden. Als dat niet zou gebeuren zou een deel van de oorspronkelijke fractie over een te grote bijdrage beschikken en zou het andere deel juist helemaal geen bijdrage krijgen. Na het kalenderjaar zou dan alsnog verrekend moeten worden. Het is billijker de verrekening in deze gevallen direct te laten plaatsvinden. Bij een samenvoeging van 2 of meer fracties zal de wijziging eerst gevolgen hebben in het volgende kalenderjaar; in plaats van 2 of meer vaste bijdragen aan de voorheen zelfstandige fracties zal sprake zijn van één vaste bijdrage aan de nieuw gevormde fractie. Artikel 5 Om zelfs de schijn van niet- objectiviteit te vermijden, is gekozen voor een controle door een accountant. Deze onafhankelijke accountant adviseert over de vraag of de bijdrage aan de fracties overeenkomstig de doelstelling daarvan is besteed. De raad kan elk jaar een commissie uit zijn midden aanwijzen, die én in de voorbereiding van het onderzoek door de accountant én bij het opstellen van het raadsvoorstel behulpzaam zal zijn. Gekozen is voor het systeem van het kasstelsel. Bij het kasstelsel is het tijdstip van betaling of ontvangst van gelden bepalend voor het jaar van verantwoording. Artikel 6 De reserve bestaat uit het overschot van enig jaar. Dit bedrag zal niet eindeloos mogen groeien en is derhalve aan een maximum gebonden, hier gesteld op 25 % van de jaarbijdrage aan een fractie. Indien als gevolg van het niet volledig uitgeven van de verleende bijdrage(n) sprake is van een hogere reserve dan in dit artikel is aangegeven is de fractie verplicht het meerdere terug te storten in de gemeentekas. Bij de vaststelling van de bijdragen 2005/2006 bleek de bepaling rond de opgebouwde reserves als opgenomen in lid 2 niet geheel rechtvaardig te werken. Deels heeft dit te maken met het feit dat de fractievergoeding bestaat uit een vast bestanddeel per fractie en een bedrag per fractielid; feitelijk zouden alle fracties bij een splitsing moeten meedelen via een bijstelling van het vaste bestanddeel per fractie.

7 7 Anderzijds wordt de omvang van de reserve vastgesteld aan het eind van het volledige verantwoordingsjaar van de fractie en moet ook de afgescheiden fractie in staat worden gesteld van het niet gebruikte deel een redelijk deel te reserveren. Vandaar de conclusie om in deze gevallen voor de bestaande en nieuwe fractie uit te gaan van omvang van de reserve van 25% over de bijdrage die deze fractie ontving over het betreffende kalenderjaar. Met ingang van 2008 is artikel 6, lid 6 van de verordening gewijzigd vastgesteld. Het is de fracties toegestaan -naast de rekeningcourant - ook een spaarrekening op naam van de fractie aan te houden. Ontvangen rentevergoedingen mogen door de fractie uitsluitend worden besteed voor de in art. 2 lid 2 van de verordening genoemde kostensoorten. De in lid 8 van dit artikel gekozen termijn van zeven jaar houdt verband met fiscale richtlijnen die bepalen dat deze administraties zeven jaar bewaard moeten blijven. Artikel 7 en 8 De artikelen 7 en 8 behoeven geen nadere toelichting De kascommissie van de raad der gemeente Hengelo, de secretaris, de leden, Gerrit-Jan Eeftink, Roeland Fens, Wybo Miedema, Marion Weenink