Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning 2007, eerste wijziging

Transcriptie

1 pagina 1 van I Zoek reselingen on overheid.nl Gemeente Reusel-De Mierden Ziet u een fout in deze eling? Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning 2007, eerste wijziging Wetstechnische informatie Gegevens van de regeling Overheidsorganisatie Officiële naam regeling Citeertitel Vastgesteld door Onderwerp Eigen onderwerp Gemeente Reusel-De Mierden Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning 2007, eerste wijziging Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning 2007, eerste wijziging gemeenteraad bestuur en recht bestuur en recht Opmerkingen met betrekking tot de regeling Eerste wijziging betreft artikel 8, lid 3. Wettelijke grondslag(en) of bevoegdheid waarop de regeling is gebaseerd Gemeentewet, art. 33, lid 3 Regelgeving die op deze regeling is gebaseerd (gedelegeerde regelgeving) l.geen Overzicht van in de tekst verwerkte wiizigingen Datum inwerkingtreding Terugwerkende kracht tot en met Datum uitwerkingtreding Betreft Dâtum ondertekening Bron Kenmerk bekendmaking voorstel wijziging artikel 8, lid R l3-057 D'n Uitkijk,04- l ' nieuwe regeling R D'n Uirkijk, Tekst van de regeling file.lllh.lbv/bo/tijss enl}5yo2}raado/o2\eno/o2ocommissiesll.%o2}raadsstukkerf/o

2 pagina 2van8 Intitulé De raad van de gemeente Reusel-De Mierden; gelezen het voorstel van het college van burgemeester en wethouders d.d. 20 februari 2007; gezien het advies van de commissie Algemeen Bestuun gelet op artikel 33, derde lid van de Gemeentewet; besluit vast te stellen de volgende (gewijzigde) verordening: Paragraaf 1: Ambtelijke bijstand A.rtikel I L Een raadslid wendt zich tot de griffier met een verzoek om: a. feitelijke informatie van geringe omvang; b. r:øage in of afschrift van documenten die openbaar zijn; c. bijstand bij het opstellen van voorstellen, amendementen en moties of andere bijstand. De informatie, bedoeld in het eerste lid, onderdeel a of b, wordt door de griffier of op verzoek van de griffier door een ambtenaar zo spoedig mogelijk gegeven. 3. Indien een ambtenaar twufelt of het verzoek betrekking heeft op informatie bedoeld in het eerste lid, onderdeel aofb, stelt hij de gemeentesecretaris daarvan in kennis. De gemeentesecretaris beslist. 4. De bijstand, bedoeld in het eerste lid, onderdeel c, wordt verleend door de griffier. Indien de gevraagde bijstand niet door de griffier kan worden verleend, kan de grifïer de gemeentesecretaris verzoeken, één of meer ambtenaren aan te wijzen, die de gevraagde bijstand zo spoedig mogelijk verlenen. Artikel 2 l. Een ambtenaar verleent op verzoek van de griffier of de gemeentesecretaris ambtelijke bijstand Teruij: a. het raadslid niet aannemelijk heeft gemaakt dat de bijstand betrekking heeft op de werkzaamheden van de raad; b. dit het belang van de gemeente kan schaden; c. de bijstand, bedoeld in artikel l, eerste lid, onderdeel c, van een dergelijke omvang is dat de bijstand niet binnen de werktijd van de betreffende ambtenaar tijdig kan worden geleverd. 3. De gemeentesecretaris beoordeelt of ambtelijke bijstand op grond van het eerste lid geweigerd wordt. Indien de bijstand op grond van het eerste lid wordt geweigerd deelt de gemeentesecretaris dit schriftelijk met redenen omkleed mee iuìn de griffier. Artikel 3 Indien het verzoek om bijstand van een ambtenaar door de gemeentesecretaris wordt geweigerd kan de griffier of het betrokken raadslid het verzoek voorleggen aan de burgemeester. De burgemeester beslist zo spoedig mogelijk over het verzoek. Artikel 4 Indien een raadslid niet tevreden is over door een ambtenaar verleende bijstand, treedt hij ofde griffier in overleg met de gemeentesecretaris. Indien overleg met de gemeentesecretaris niet leidt tot een voor beide partijen bevredigende oplossing leggen zij de zaak voor aan de burgemeester. De burgemeester beslist zo spoedig mogelijk over de zaak. Ärtikel 5 fije:lllh:lbv/bo/tijssen/05o/o20raado/o20eno/o20commissiesll.o/o2}raadsstukkenyo

3 pagina 3 van 8 Artikel 6 Artikel 7 De gemeentesecretaris houdt een register van de verleende ambtelijke bijstand als bedoeld in artikel l, eerste lid, onderdeel c bij, waarin per verzoek om bijstand aan de reguliere ambtelijke organisatie wordt opgenomen: a. welk raadslid om bijstand heeft verzocht; b. over welk onderwerp om bijstand is verzocht; c. welke ambtenaar de biistand heeft verleend; d. hoeveel tijd het verlenen van de bijstand heeft gekost; e. de reden waarom een verzoek is geweigerd. De gemeentesecretaris verstrekt de desbetreffende portefeuillehouder in het college desgewenst een afschrift van het verzoek uit het register, tenzij het een verzoek betreft als bedoeld in artikel 7, lid I van deze verordening. Een raadslid kan aangeven dat een verzoek om ambtel k bijstand ofde inhoud van het gegeven advies geheim wordt gehouden. 2 Indien het college of leden van het college informatie wensen over een verzoek om ambtelijke bijstand ofde inhoud van het gegeven advies wenden ziizichdaartoe rechtstreeks tot het betrokken raadslid. Paragraaf 2 : Fractieondersteuning Artikel 8 l. De fracties, zoals bedoeld in artikel 5 van het Reglement van orde voor de raad van de gemeente Reusel-De Mierden, ontvangen jaarlijks een financiële bijdrage als tegemoetkoming in de kosten voor het functioneren van de fractie. Deze bijdrage bestaat uit een vast deel van 750,00 voor elke fractie. Daarnaast ontvangt elke fractie een bedrag van 300,00 per raadszetel. 3. De lracties ontvangen ieder een vast bedrag van 750,00perjaar voor de publicatie van politiek-bestuurlijke standpunten in het plaatselijke huis-aan-huis blad D'n uirkük. Artikel 9 l.fracties besteden de bijdrage om hun volksveftegenwoordigende, en controlerende rol te versterken. kaderstellende De bijdrage kan gebruikt worden voor administratieve, secretariële, organisatorische of inhoudelijke ondersteuning, het houden van informatie- en voorlichtingsbijeenkomsten, het inwinnen van extern advies en het opzetten en in stand houden van een website. a, b. De bijdrage mag niet gebruikt worden ter bekostiging van: uitgaven die in strijd zijn met wettelijke bepalingen en overige regelingen; betalingen aan politieke partijen, met politieke partijen verbonden instellingen of natuurlijke personen anders dan ter vergoeding van prestaties (diensten ofgoederen) geleverd ten behoeve van de fractie op basis van een gespecificeerde, reële declaratie; giften; d. e. uitgaven welke dienen bestreden te worden uit vergoedingen die de leden als gevolg van het Rechtspositiebesluit raads- en commissieleden ontvangen dan wel kosten die ten laste komen van de bedrijfsvoering van de gemeente zoals; kosten voor congressen en cursussen, vergoeding communicatieapparatuur, representatie, vakliteratuur, contributies, lidmaatschappen, telefoonkosten, bureaukosten, porti, zakelijke giften, bijdrage aan fractiekosten, ontvangsten, excursies, reis- en verbli.jfkosten gemaakt in verband met reizen buiten het grondgebied van de gemeente; opleidingen; f. file:lllh.lbv/bo/tijss enl05o/o20raado/o20eno/o20commissiesll.vo2}raadsstukkeno/o s

4 pagina 4 van 8 Artikel l0 uitgaven voor politiek getinte (campagne)activiteiten, verkiezingsactiviteiten dan wel partijbelangen; C. uitgaven voor het uitvoeren van controle ofcontra-expertise ter voorkoming van vermenging met het budget onderzoeksrecht van de raad; h. derving van loonkosten; i. het inhuren van ambtelijke bijstand, nadat de gemeentesecretaris in eerste instantie het verzoek om ambtelijke bijstand heeft geweigerd. 3. De bijdrage voor publicaties in D'n Uitkijk, zoals genoemd onder artikel 8, lid 3, wordt vanafde eerste van de maand van twee maanden vóór de maand waarop verkiezingen plaats vinden niet gebruikt om publicaties in D'n Uitkijk of anderszins te bekostigen. De bijdrage voor fractieondersteuning wordt voor 3 I januari van een kalenderjaar als voorschot op dat kalenderjaar verstrekt. 3. In een jaar waarin verkiezingen plaatsvinden wordt het voorschot verstrekt voor de maanden tot en met de maand waarin de verkiezingen plaatsvinden. In de eerste maand na de maand waarin de eerste vergadering van de nieuw gekozen raad plaatsvindt wordt het voorschot verstrekt voor de overige maanden van datjaar. Het voorschot wordt venekend met teveel ontvangen voorschotten in jaren w ulrvoor de raad de bedragen heeft vastgesteld bedoeld in artikel 13, derde lid. Artikel ll L lndien het zeteltal van een fractie ten gevolge van verkiezingen verandert, wijzigt de bijdrage: a. blj vermindering van het zeteltal: op de eerste dag van de maand na de maand waarin de eerste vergadering van de nieuw gekozen raad plaatsvindt; b. bij vermeerdering van het zeteltal: op de eerste dag van de maand waarin de eerste vergadering van de nieuw gekozen raad plaatsvindt. Bij splitsing van een fractie wordt de op grond van artikel 8, tweede lid, vastgestelde bijdrage voor de oorspronkelijke fractie verdeeld over de betrokken fracties naar evenredigheid van het aantal bij de splitsing betrokken leden. 3. Bij splitsing van een fractie wordt het aan de oorspronkelijke fractie verstrekte voorschot verrekend overeenkomstig de verdeling die volgt uit het tweede tid. Artikel l2 De raad reserveert het in enig jaar niet gebruikte gedeelte van de bijdrage toekomend ran een fractie ter besteding door die fractie tot maximaal het einde van de betreffende zittingsperiode van de raad De reservering is niet groter dan 30 Y, van de bijdrage die de fractie in het voorgaande kalenderjaar ontving ingevolge artikel 8. Het beroep in enig jaar op de opgebouwde reserve, komt tot uitdrukking in de afrekening als bedoeld in artikel l3 over datjaar. Bevoorschotting vindt desgevraagd plaats. Na afloop van een zittingsperiode kan geen aanspraak meer worden gemaakt op de reserve. Bij splitsing van een fractie, wordt de reserve verdeeld over de betrokken fracties naar evenredigheid van het aantal bij de splitsing betrokken leden. Artikel l3 Elke fractie legt, binnen drie maanden na het einde van een kalenderjaar, aan de raad verantwoording afover de besteding van de bijdrage voor fractieondersteuning onder overlegging van een verslag. a. b. Het verslag dient ten minste te bevatten: Een gespecificeerd overzicht van de uitgaven gesplitst naar fractieondersteuning en publicaties; Een toelichting op de uitgaven met vermelding van datum, soort uitgave en soort activiteit; c. ftle:lllh:lbv/bo/tijssen/}syo2}raadyo2}eno/o20commissiesll.o/o2}raadsstukkeno/o

5 pagina 5 van 8 Indien sprake is van een activiteit dient vermeld te worden: het doel (onderwerp), de doelgroep en wordt informatie verstrekt over de deelname; d. Indien sprake is van inhuren van personeel wordt vermeld welke functie de persoon vervult, wat de opdracht is geweest en welke vergoeding is verleend; 3. De griffier gaat na ofhet ingediende verslag voldoet aan de gestelde eisen onder artikel 13, tid Indien het verslag aanleiding geeft tot opmerkingen rapporteert hij dat aan de desbetreffende fractievoorzitter en wordt de fractie in de gelegenheid gesteld het verslag aan te vullen. 4. Controle van het verslag en toetsing ofde uitgaven in aanmerking komen voor vergoeding vindt plaats door een raadscommissie.deze commissie brengt advies uit aan de raad. 5. Uitgaven die niet ofniet voldoende verantwoord oftoegelicht kunnen worden, dan wel in strijd zijn met de verordening, komen niet voor vergoeding in aanmerking. 6. De raad stelt na ontvangst van het advies van de commissie de bedragen vast van: a. de uitgaven van een fractie die in het vorige kalenderjaar uit de bijdrage bekostigd zijn; b. de wijziging van de reserve; c. de resterende reserve; d. de verrekening tussen de in onderdeel a. genoemde uitgaven en het ontvangen voorschot en, voor zover nodig, de hoogte van de terugvordering van ontvangen voorschotten. Paragraaf 3 Slotbepaling Artikel l4 Deze verordening treedt in werking op de dag na publicatie en werkt terug tot I april Op genoemd tijdstip wordt de "Verordening ambtelüke bijstand en fractieondersteuning 2003" ingetrokken. Aldus vastgesteld door de raad van de gemeente Reusel-De Mierden in de vergaderingvan2 april2007. De raad voornoemd, de griffier, de voorzitter, G.F.H. van Ham. Lde Jong-van den Heuvel. Artikelsgewijze toelichting Artikel I De verordening is niet bedoeld om formele barrières op te werpen die het verlenen van bijstand aan raadsleden juist bemoeilijkt. Indien het gaat om het verzoek om informatie van feiteliike aard, dan wel inzage in of afschrift van openbare documenten, kan een raadslid contact opnemen met de griffier die het verzoek kan neerleggen bij een ambtenaar uit de reguliere ambtelijke organisatie. Het begrip document wordt hier overigens gebruikt in de betekenis die het in de Wet openbaarheid bestuur heeft. Met openbaar wordt bedoeld openbaar in de zin van de Wet openbaarheid van bestuur. Voor niet openbare documenten wordt een regeling gegeven in de artikelen 25,55 en 86 van de Gemeentewet. Er is voor gekozen de griffier te noemen als centrale functionaris. Het bestaan van het instituut griffie en de ontvlechting van de posities van de raad en het college, die bii de dualisering zijn beslag heeft gekregen, leidt ertoe dat de ambtelijke organisatie parallel ontvlochten wordt. Omdat de griffìer geen zeggenschap heeft over de reguliere ambtelijke organisatie zal de gemeentesecretaris de ambtenaar die de bijstand verleent moeten aanwijzen. De ontvlechting file:lllh.lbv/bo/tijss enl}syo2}raado/o2\eno/o2ocommissiesli.yo2}raadsstukkerryo2}z

6 pagina 6 van 8 van posities teidt in dit geval dus noodzakelijk tot een verdergaande formalisering van de regeling omtrent ambtelijke bijstand. De bijstand wordt zo spoedig mogelijk verleend. Het is niet mogetijk in de verordening hiervoor vaste termijnen op te nemen in verband met de verschillen in aard en omvang van de werkzaamheden voor een verzoek. De gemeentesecretaris ziet er op toe dat er voortgang blijft in het proces, zonodig op verzoek van de grffier.. Op grond van het derde lid is er bij twijfel een rol voor de gemeentesecretaris weggelegd. Deze zal moeten beslissen ofhet een verzoek als bedoeld in het eerste lid, onderdeel a en b betreft. Artikelen 2 en 3 Beoordeling oféén van de in artikel 3 genoemde weigeringsgronden zich voordoet vindt in eerste instantie plaats door de gemeentesecretaris als hoofd van de reguliere ambtelijke organisatie. I ndien een verzoek om ambtelijke bijstand zo'n grote omvang heeft dat hierdoor de reguliere werkzaamheden in het gedrang komen, mag de gemeentesecretaris dit weigeren. Uiteraard heeft de raad de bevoegdheid om een budget te voteren om exteme ondersteuning te verkrijgen. In artikel 4 is aangegeven dat de uiteindelijke beslissing over het niet verlenen van ambtelijke bijstand is voorbehouden aan de burgemeester. Het ligt in de rede dat hij hierover overleg voert met de gemeentesecretaris en de griffìer (en indien nodig ook het betrokken raadslid). Uiteraard kan de raad via de gebruikelijke weg hierover de burgemeester verzoeken verantwoording afte leggen (artikel 180 Gemeentewet). Artikel 4 Ook indien - naar de mening van het raadslid - op onvoldoende wijze aan zijn of haar verzoek om hulp gehoor wordt gegeven kan de zaak aan een hogere instantie worden voorgelegd: de burgemeester is daar gezienzijn eigenstandige positie in het gemeentelijke bestuur de meest aangewezen instantie voor. Wel dient het betrokken raadslid ofde griffier hierover eerst overleg te voeren met de gemeentesecretaris. Aftikel 5 Het register dat door de gemeentesecretaris kan worden bijgehouden maakt het mogelijk na te gaan hoe vaak er al een beroep is gedaan op de ambtelijke organisatie en kan een belangrijke rol spelen bij het in kaart brengen van de behoefte van deze voorzieningen. Artikel 6 In dit artikel is aangegeven dat het van belang is dat de betrokken portefeuillehouder op de hoogte is van het feit dat bijstand is verleend door onder zijn verantwoordelijkheid functionerende ambtenaren. Gezien de vergroting van de afstand tussen raad en college die met de dualisering is gecreëerd, is het logisch dat desgewenst melding wordt gemaakt van het verschaffen van ambtelijke bijstand. FIet college en de gemeentesecretaris kunnen afspreken in welke gevallen hiervan melding wordt gemaakt. Atikel 7 Indien een raadslid om ambtelüke bijstand verzoekt, moet hij ervan uit kunnen gaan dat de ambtenaar bij het venichten van die werkzaamheden onafhankelijk opereert van het college. Dit is een gevolg van de door de dualisering tot stand gebrachte ontulechting van posities. De mogelijkheid wordt dan ook geopend dat een raadslid aangeeft dat een verzoek om ambtelijke bijstand en de inhoud van de verleende bijstand geheim wordt gehouden. Om te verzekeren dat een ambtenaar niet door collegeleden onder druk wordt gezet om toch inlichtingen te verschaffen over het verzoek van een raadslid is in het tweede lid bepaald dat collegeleden zich voor informatie direct tot het betrokken raadslid wenden en niet tot de behandelend ambtenaar. Dit biedt bovendien een extra waarborg voor de onafhankelijke behandeling van een verzoek om ambtelijke bijstand. Artikel I Fractieondersteuning vindt zijn vorm in een financiële ondersteuning. De hoogte van het budget voor fractieondersteuning wordt in de gemeentebegroting opgenomen en dus door de raad vastgesteld. fije:lllh:lbv/bo/tijssen/}5yo2\raado/o2}enyo20commissiesll.%o2}raadsstukkenyo

7 pagina 7 vans De fractieondersteuning bestaat uit een vast en een variabel deel. Het vaste deel garandeert dat elke fractie de kans krijgt zich op gelijkwaardig niveau te laten ondersteunen. Omdat grote fracties meeí lasten zullen hebben op facilitair gebied is het logisch dat zij een hogere vergoeding krijgen. Door het opnemen van bepalingen ten aanzien van financiële ondersteuning van fracties in deze verordening komt de "Verordening geldelijke tegemoetkoming aan fracties in de gemeenteraad" te vervallen. Op grond van praktijkervaringen is in overleg met de Stuurgroep Dualisering afgesproken het bedrag per raadslid vanafde nieuwe zittingsperiode van de raad na maart 2006 te verlagen van 500,- naar 300,-. Het daarmee bespaarde bedrag wordt in een aparte begrotingspost opgenomen voor "Opleidings- en cursuskosten raads- en commissieleden". Toegevoegd is lid 3 waarin is bepaald dat elke fractie een vast bedrag krijgt voor het publiceren van politiek-bestuurlijke standpunten in D'n Uitkijk. Artikel 9 De fracties wordt grotendeels de vrijheid gelaten wat betreft de inhoudelijke besteding van de fractieondersteuning. Zo kunnen de fracties al dan niet structureel personeel inzetten voor administratieve, secretariële, organisatorische of inhoudelijke ondersteuning. Minimumvoorwaarde is wel dat de bijdrage besteed wordt aan raadswerkzaamheden. Omdat het gewenst is meer duidelijke te scheppen waar de fractieondersteuning wel en niet voor gebruikt mag worden is bij de wijziging onder artikel 9, lid 2 het aantal onderwerpen w ìarvoor de bijdrage niet gebruikt mag worden specifiek genoemd. Daarmee wordt onder meer voorkomen dat met de bijdrage verkiezingscampagnes worden gefinancierd en dat raadsleden hun eigen vergoeding voor het raadswerk (vastgelegd in het rechtspositiebesluit ra ds- en commissieleden, dat zijn grondslag vindt in de artikelen 95 en 9ó van de Gemeentewet) aanvullen met de bijdrage voor fractieondersteuning. Om een inhoudelijke discussie te voorkomen ofpublicaties al dan niet betrekking hebben op verkiezingscampagnes is besloten in artikel 9, lid 3, een termün te stellen waarbinnen publicaties niet ten laste van dit budget gebracht kunnen worden. Dat geldt voor de verkiezingen van het Europees Parlement, de Tweede Kamer, Provinciale Staten en de Gemeenteraad. Fractieondersteuning in de vorm van het beschikbaar stellen van gemeenteambtenaren voor de fracties wordt niet wenselijk geacht, aangezien het vaak politiek getinte ondersteuning betreft. Fracties moeten daarom vrij zijn in de keuze van de personen die de fracties eventueel ondersteunen. Artikel l0 De bijdrage wordt als voorschot verstrekt. In een verkiezingsjaar wordt het voorschot in twee gedeelten gesptitst. Het is logisch dat het aangepast wordt aan de nieuwe verhoudingen in de raad. Indien blijkt dat het geld onrechtmatig is besteed kan dit aan het eind van hetjaar verrekend worden. Artikel I I Het spreekt vanzelf dat de bijdrage aangepast zal moeten worden aan veranderde verhoudingen in de raad. De regeling heeft tot gevolg dat fracties die kleiner worden (of geheel verdwijnen) nog over de gehele maand waarin de nieuwe raad voor het eerst vergadert de bijdrage ontvangen. Voor lracties die groter worden (ofnieuwe fracties) gaat de bijdrage per diezelfde maand in. Dat betekent dat de totale bijdrage voor fractieondersteuning in een verkiezings.iaar hoger uitvalt dan in andere jaren. Dit is niet te vermijden. Bij splitsing van een frac.ie zal het al eerder verstrekte voorschot direct verrekend moeten worden. Als dat niet zou gebeuren zou een deel van de oorspronkelijke fractie over een te groot voorschot beschikken en zou het andere deel juist helemaal geen voorschot krijgen. Na het kalenderjaar zou dan alsnog verrekend moeten worden. Het is billijker de verrekening in deze gevallen direct te laten plaatsvinden. Artikel l2 De reserve bestaat uit het overschot van voorgaande jaren. Dit bedrag zal niet eindeloos mogen groeien. De reserve is dan ook uìn een termijn gebonden, te weten de zittingsperiode van de raad. file.lllh.lbv/bo/tijss enl\5o/o2}raadyo2}eno/o20commissiesll.o/o2}raadsstukkeno/o

8 pagina 8 van 8 Daamaast is bij de wijziging van de verordening opgenomen dat de reservering niet groter mag zijn dan 30 o/o van het beschikbaar gestelde jaarbedrag. Ook met betrekking tot de reserve is het van belang dat goed wordt omgegaan bij de splitsing van een fractie. In het vierde lid wordt geregeld dat de reserve naar evenredigheid verdeeld wordt over de nieuw ontstane fracties. Artikel 13 Uit het verslag en de controle door de commissie Algemeen Bestuur kan naar voren komen dat er een verrekening dient plaats te vinden met het verstrekte voorschot. Voor de verslaglegging zijn een aantal voorwaarden opgenomen om na te kunnen gaan ofhet verslag voldoet aan de eisen. Toetsing ofde uitgaven passen binnen de gestelde eisen van de verordening en voor vergoeding in aanmerking komen vindt plaats door een raadscommissie die daarover adviseert aan de raad. Artikel 14 Dit artikel behoeft geen toelichting. fije:lllh:lbv/bo/tijssen/05o/o20raadyo20eno/o20commissiesll.o/o20raadsstukken%