Informatieplan en verder. Rapport, versie samenvatting

Transcriptie

1 Informatieplan en verder Rapport, versie samenvatting Eemnes,

2 Inhoudsopgave Inhoudsopgave 2 1 Over het informatieplan 2013 en verder 3 2 Uitgangspunten en randvoorwaarden Algemene uitgangspunten Uitgangspunten ICT Regiegroep Kwaliteit van informatie Informatiearchitectuur en informatiemiddelen BEL Combinatie werkt samen en volgt 7 3 Applicatielandschap Huidig applicatielandschap Toekomstig applicatielandschap 8 4 Projectenportfolio 10 5 ICT regie blijft belangrijk ICT Regiegroep & stuurgroepen Informatiemanager Programmamanager & projectleider Proceseigenaren, gegevensbeheerders & functioneel beheerders 11 6 Programma s Programma Dienstverlening WABO Dimpact nieuwe versie Antwoord3 e-dienstverlening Website integratie BEL - Dimpact Programma Basisregistraties (m)gba WOZ BGT Koppelingen Programma Proces, Informatie & Regie Harmoniseren financiële administraties en vervangen financieel pakket Ontwikkelen P&O Digitaliseren Bestuurlijke stukkenstroom Organiseren van de regie-organisatie Programma decentralisatie 16 Informatieplan en verder Pagina 2 van 16

3 1 Over het informatieplan 2013 en verder De BEL Combinatie stelt zich ten doel om de informatievoorziening planmatig vorm te geven. Hiertoe wordt gewerkt met een informatiebeleidsplan. Met deze werkwijze is in 2009 gestart en dit heeft geleid tot een beleidsplan voor de periode Het nieuwe informatieplan richt zich op de periode 2013 en verder. arlijks vindt een evaluatie van de voortgang van het informatiebeleid plaats. Dit plan wordt dus medio november 2013 geëvalueerd. Ieder kwartaal vergadert de ICT Regiegroep voor de informatievoorziening over de ICT-strategie, voortgang op de projectportfolio en nieuwe projecten en ontwikkelingen. Deze cyclus van activiteiten zorgt voor grip op de informatievoorziening en het verbeteren van het informatiemanagement. BEL Combinatie heeft de afgelopen jaren veel werk verzet op het gebied van de elektronische dienstverlening en de basisregistraties. Er is een inhaalslag gemaakt waarmee de BEL Combinatie nu weer op een gangbaar niveau zit. Daarvoor was door de raden een investeringsbudget toegekend dat binnen een strikt kader van de gemeenteraden is ingezet. De programma s zijn succesvol geweest. Zo is het KCC opgericht en de eerste inrichting van de Dimpact e-suite en het DMS 1 is uitgevoerd. De BAG is opgezet en ook is en verbeterslag gemaakt met de managementinformatie en de sturing van de informatievoorziening. De focus lag in de periode op het realiseren van de wettelijke verplichtingen en de 65% dienstverlening met daarnaast het voldoen aan rechtmatigheidnormen die de wetgever stelt. De basis voor zaakgericht werken is gelegd. Nu is het zaak om de werkprocessen zaakgericht in te richten. Duidelijk is geworden dat dit een complex vraagstuk is waarbij de kennis en kunde en vooral ook het verandervermogen van de organisatie mee moet groeien met de ontwikkeling. Dit vraagt tijd en gaat stapsgewijs. 1 DMS: document management system system voor archivering van digitale documenten en ondersteuning van zaakgericht werken. Informatieplan en verder Pagina 3 van 16

4 In de onderstaande figuur is schematisch de ontwikkeling van het informatieplan weergegeven en verder inhoud 1. wettelijk verplichting 2. 65% digitale dienstverlening 3. Interne professionalisering 1. inup 2. Antwoord 3. Regionalisering 4. Decentralisatie organisatie 1. Rechtmatigheid 2. Outsourcing 1. Continue regie 2. Professionalisering 3. Flexibilisering Landelijk loopt de komende jaren het inup en programma Antwoord nog door en BEL Combinatie is verplicht om aan de taakstellingen van deze programma s te voldoen. In de onderstaande tabel zijn de inup bouwstenen op hoofdlijnen benoemd en is aangegeven welke zaken voor BEL Combinatie met name aan de orde zijn in het tijdvak Bouwstenen 24 Landelijk BEL Combinatie Loket burger 7 Vrijwel gereed Webrichtlijnen Digitale diensten bedrijven 2 In ontwikkeling - Gegevens uitwisseling 3 In ontwikkeling Aansluiten Basisregistraties 12 In ontwikkeling mgba, BGT 2 In de onderstaande tabel is de stand van zaken voor de BEL gemeenten weergegeven: Bouwsteen Webrichtlijnen Mijn Overheid Berichtenbox Mijn Overheid Lopende Zaken Antwoord Netnummer e-herkenning NHR Antwoord Voor Bedrijven GBA BAG BRK BRT BGT WOZ BRV BRI BLAU Geïmplementeerd Nee Nee Nee Nee Nee Geen gegevens bekend Nee Geen gegevens bekend 2 Voor het tijdvak zijn dit de basisregistraties met de grootste impact voor BEL Combinatie. Echter ook voor de BRK zullen activiteiten noodzakelijk zijn. Informatieplan en verder Pagina 4 van 16

5 BRO Digikoppeling Digimelding Digilevering Geen gegevens bekend Geen gegevens bekend Geen gegevens bekend In het verlengde van inup blijft het verder uitbreiden van de digitale dienstverlening ook de komende periode een centraal thema. Het informatieplan 2013 e.v. is grotendeels een voortzetting van thema s die ook in speelden. Het koppelen met landelijke voorzieningen zal verder gerealiseerd worden en ook steeds dwingender geëist worden. Het verder opschalen van de digitale dienstverlening door bijvoorbeeld meer zaakgericht en met digitale workflows te werken is een uitdaging. Ook het verder ontwikkelen van het geo-domein is en blijft een aandachtspunt. Een belangrijk verschil met de afgelopen jaren is dat er vanuit een situatie van forse achterstand nu een meer normale situatie is bereikt. BEL Combinatie volgt het landelijk beeld. Door verdere vervlechting van informatiedomeinen zullen er meer integratievraagstukken ontstaan. Systemen en processen zijn op steeds meer met elkaar verbonden en van elkaar afhankelijk. Meer dan voorheen stelt dit eisen aan de sturing van de informatievoorziening en de weerbaarheid van de organisatie. Een tweede ontwikkeling is dat de doelmatigheid verder onder druk komt te staan mede door toenemende eisen en afnemende financiële middelen. Harmonisatie van processen is een aandachtspunt. Er wordt in de periode 2013 en verder naar verwachting op diverse thema s intensiever samengewerkt in de regio of met andere (lokale) overheidspartijen in het land. Denk daarbij aan samenwerking voor belastingen, geo-informatie en ICT infrastructuur. Naast de hoogte van de kosten zijn ook de voorspelbaarheid van de kosten relevant. Door zowel regulier beheer van de informatievoorziening als de ontwikkeling en innovatie structureel onderdeel te laten zijn van de (meerjaren)begroting wordt de voorspelbaarheid van kosten groter en ontstaat rust in de organisatie van de informatievoorziening. Informatieplan en verder Pagina 5 van 16

6 2 Uitgangspunten en randvoorwaarden Voor het maken van beleidskeuzes is het van belang dat er uitgangspunten zijn die houvast bieden bij het maken van keuzes. BEL Combinatie heeft niet eerder expliciet de uitgangspunten van het informatiebeleid vastgesteld. In dit informatieplan wordt een eerste stap gezet. 2.1 Algemene uitgangspunten BEL Combinatie en de drie gemeenten Blaricum, Eemnes en Laren geven rekenschap van hun relatief beperkte omvang. Maar tegelijkertijd is er ambitie op het gebied van digitalisering en e-dienstverlening. En dat is goed want zonder ambitie geen vooruitgang. Daarom zijn de volgende algemene uitgangspunten gedefinieerd: BEL Combinatie realiseert een hoge kwaliteit van integrale informatievoorziening in het primaire proces en de ondersteunende diensten tegen zo laag mogelijke kosten en risico s voor alle betrokkenen. De burger staat centraal en de medewerker in het uitvoerende proces moet zo goed mogelijk ondersteund worden. Tevens moet voldaan kunnen worden aan de verantwoordingseisen die overheid en contractpartijen aan de BEL Combinatie stellen. BEL Combinatie heeft grip op de informatievoorziening. Landelijke kaders zoals het inup 3 en programma Antwoord zijn leidend. Informatiebeleid en informatievoorziening worden door de beleidsafdelingen en ondersteunende afdelingen gezamenlijk georganiseerd en geïmplementeerd. BEL Combinatie is een slimme volger maar geen early adapter. Er wordt zo veel mogelijk gebruik gemaakt van in de praktijk bewezen best practices; Voor de dienstverlening geldt: Dimpact tenzij. ICT maakt onderdeel uit van de reguliere management- en begrotingscyclus. Voordat projecten worden opgestart wordt eerst een business case opgesteld. Op basis van de business case wordt definitief een go/ no go besluit genomen door de ICT Regiegroep. Afdelingen stemmen hun informatiebehoeften af met elkaar en met de informatiemanager. Het aantal softwareplatforms wordt zo veel mogelijk geminimaliseerd, hierbij is de strategie Dimpact tenzij leidend. Processen worden identiek ingericht en uitgevoerd voor alle klanten van BEL Combinatie en per proces wordt slechts met één gestandaardiseerd softwarepakket gewerkt maar wel met in acht neming van de lokale identiteit. 2.2 Uitgangspunten ICT Regiegroep de ICT Regiegroep besluit over informatiebeleid en (grote) Informatie-projecten; de ICT Regiegroep wordt gemandateerd door het Algemeen Bestuur; er wordt gestuurd op basis van afspraken over het informatiemanagement en de ICTdienstverlening; de informatievoorziening ondersteunt het management en het bestuur; er wordt een regie-organisatie ingericht die aansluit op de bestaande organisatie waarmee vraag en aanbod in evenwicht wordt georganiseerd. 3 inup: de overheidsbrede implementatieagenda voor dienstverlening en e-overheid Informatieplan en verder Pagina 6 van 16

7 2.3 Kwaliteit van informatie informatie is eenvoudig en tijdig verkrijgbaar; informatie is betrouwbaar en verifieerbaar; informatie is integraal beschikbaar; informatie voldoet aan de verantwoordingseisen die contractpartijen stellen; gegevens worden vastgelegd volgens vastgestelde (landelijke) conventies. 2.4 Informatiearchitectuur en informatiemiddelen de relevante informatiedomeinen 4 (registraties) en hun onderlinge samenhang worden vastgelegd in een informatiearchitectuur; de keuze voor informatiemiddelen volgt uit de informatiearchitectuur, sluit aan bij de processen en is voorbereidend op landelijke ontwikkelingen; het aantal applicaties met dezelfde of vergelijkbare functionaliteit wordt geminimaliseerd, in veel gevallen kan met één applicatie per functioneel gebied worden volstaan tenzij anders wordt aangetoond; dezelfde processen worden volgens de dezelfde standaard ingericht in informatiesystemen voor alle klanten van BEL Combinatie. 2.5 BEL Combinatie werkt samen en volgt Wereldwijd is een tendens gaande van alle ICT zelf in huis naar ICT-diensten afnemen van derden. Er wordt ook wel over SaaS (Software as a Service) en Clouddiensten gesproken. De focus van organisaties verschuift duidelijk van de ICT infrastructuur en applicaties naar goede ondersteuning van uitvoerende processen. BEL Combinatie volgt de ontwikkelingen en speelt daar op in met het doel om de eigen inzit te richten op effectiviteit en efficiëntie van de processen. De ICT infrastructuur hoeft hiervoor niet in huis te zijn. Maar er moet wel toegang tot systemen zijn en er moet gegevensuitwisseling mogelijk zijn. De fysieke werkplekken zijn voorlopig wel in huis maar ook daar zijn veranderingen zoals Het Nieuwe Werken en toenemende gebruik van eigen apparatuur (Bring Your Own Device). Voorlopig gaan we er van uit dat BEL Combinatie met eigen thin-clients werkt en eigen kantoorautomatisering (windows, office, outlook). Voor de applicaties geldt dat er de komende jaren waar mogelijk overgestapt wordt op software-as-service waarbij de applicatie door de leverancier via internet wordt aangeboden. In hoofdstuk 3 wordt dit nader toegelicht. Software-as-a-Service kan heel goed in een publieke samenwerking tot stand komen in plaats van het af te nemen van een commerciële private partij. Er zijn al samenwerkingsvorming gerealiseerd. De Dimpact e-suite is een voorbeeld van Software-asa-Service in een publieke samenwerking. BEL Combinatie werkt binnen Dimpact samen met andere aangesloten gemeenten. De Dimpact samenwerking wordt voortgezet. Andere samenwerkingsvormen zoals binnen de Gooi- en Vechtstreek, samenwerking met de Regionale Uitvoeringsdiensten in de regio zullen de komende jaren ook tot ontwikkeling komen. De grenzen van de organisatie worden vager. Het bezoek aan het fysieke loket wordt minder. Samenwerken is de komende jaren essentieel. Dat geldt voor organisatorische samenwerking maar ook voor het samenwerken van personen in de uitvoering van een proces. 4 Financieel in Exact, HRM in HRis, Deelnemers in KRD, Websites in CMS Informatieplan en verder Pagina 7 van 16

8 3 Applicatielandschap In dit hoofdstuk is een overview van het applicatielandschap van BEL Combinatie opgenomen. Er is in paragraaf 3.1 beschreven hoe het huidige applicatielandschap er uit ziet en in paragraaf 3.2 hoe het toekomstige applicatielandschap er waarschijnlijk uit gaat zien. 3.1 Huidig applicatielandschap In de huidige situatie is feitelijk sprake van een overgangssituatie. Van intern gerichte legacy systemen naar softwarediensten die buitenshuis worden gehost. De eerste stappen zijn gezet met Dimpact. Dit samenwerkingsverband van nu 30 gemeenten focust op het ondersteunen van de digitale dienstverlening. Via medewerkerportalen en burgerportalen worden gemeentelijke diensten uitgevoerd. De portalen zijn webtoepassingen die gehost worden bij het SCC van gemeente Enschede. In de onderstaande figuur is een schematische weergave van de situatie opgenomen: Op de onderste laag van de informatiehuishouding bevindt zich de infrastructuur. Dit wordt in eigen beheer aangeboden aan de organisatie. Er wordt gebruik gemaakt van moderne software voor servervirtualisatie en thin clients. 3.2 Toekomstig applicatielandschap In de toekomst wordt het voor kleinere gemeenten steeds lastiger om te voorzien in hun eigen applicatielandschap. De eisen die de overheid stelt zijn voor kleine en grote gemeenten identiek maar drukken daardoor zwaarder op kleinere gemeenten. Informatieplan en verder Pagina 8 van 16

9 De verwachting is dat er daarom steeds meer gebruik zal worden gemaakt van softwarediensten. De software wordt via internet afgenomen zoals dat nu al bij Dimpact gebeurd. Deze dienst kan worden geleverd door een commerciële partij maar het kan ook goed in een samenwerking tot stand komen. Dit kan bijvoorbeeld ook binnen het SSC Gooien Vechtstreek. De komende jaren verschuiven stukken functionaliteit vanuit het interne applicatielandschap richting externe leveranciers van softwarediensten. Deze omslag zal tenminste 3 jaar in beslag nemen. Dit geldt zeker voor de echte kernapplicaties. Maar met een periode van 3 5 jaar zal het applicatielandschap bij BEL Combinatie er wezenlijk anders uitzien. De ontwikkeling van clouddiensten gaat bijzonder snel. In de onderstaande figuur is deze ontwikkeling schematisch weergegeven. Overal waar een wolkje getekend staat, wordt verwacht dat met softwarediensten of samenwerking in de regio invulling wordt gegeven aan een onderdeel van de informatievoorziening. Dimpact is niet als wolkje weergegeven omdat dit er al is maar is dus in feite ook SaaS. Een cruciaal punt bij het gebruik van softwarediensten van verschillende leveranciers is de integratie tussen de onderdelen. Dit vergt continue regie op de informatievoorziening. Veel meer dan voorheen verschuift de rol van beheerder naar de rol van regievoerder. Hoofdstuk 5 gaat hier nader op in. Informatieplan en verder Pagina 9 van 16

10 4 Projectenportfolio In de onderstaande afbeelding is een overview gegeven van de projecten die in de periode aan de orde zijn en projecten die de komende jaren aan de orde komen. Niet alle projecten zijn op dit moment al concreet te duiden. Zo is vooral de decentralisatie van de jeugdzorg en de AWBZ nog onvoldoende duidelijk om echt acties op te formuleren. Hiervoor zijn ook nog geen kosten begroot. De speerpunten in het informatiebeleid zijn vertaald naar vier programma s: 1) Programma Dienstverlening 2) Programma Basisregistraties 3) Programma interne Proces, Informatie & Regie 4) Programma decentralisatie (voorlopig nog niet ingevuld) In het volgende hoofdstuk beschrijft per programma de belangrijkste onderdelen. Informatieplan en verder Pagina 10 van 16

11 5 ICT regie blijft belangrijk In de periode is goede voortgang geboekt op de ICT regievoering. Het is van belang vast te stellen welke rollen en verantwoordelijkheden op elk niveau in de organisatie relevant zijn. In de periode 2013 en verder blijft regie op de informatievoorziening en ICT een aandachtspunten. De volgende rollen zijn van belang: 1. ICT Regiegroep 2. Stuurgroepen 3. Programmamanager 4. Projectleider 5. Informatiemanager/coördinator 6. Proceseigenaren/domeineigenaren/ afdelingshoofden 7. Functioneel beheerders/ gegevensbeheerders 5.1 ICT Regiegroep & stuurgroepen De ICT Regiegroep bepaalt het overall beleid. Door middel van programma s met bijbehorende stuurgroep wordt uitvoering gegeven aan het beleid. Stuurgroepen kunnen ook meer dan één programma aansturen. 5.2 Informatiemanager De informatiemanager is een centrale rol die beleids- en projectvoorbereiding uitvoert. Het opstellen en onderhouden van het informatieplan, de projectenplanning en de budgettering zijn daar een onderdeel van. Ook ondersteuning op meer inhoudelijke dossiers zoals Informatiebeveiliging en het vervangingsplan automatisering behoren tot de taken van het informatiemanagement. De informatiemanager onderhoud goed contact met proceseigenaren en functioneel beheerders om te zorgen dat de behoeften vanuit het primair proces worden vertaald naar beleid en projecten. 5.3 Programmamanager & projectleider De programmamanager is verantwoordelijk voor de uitvoering van het programma. Het organiseren van de randvoorwaarden van een project zoals tijd, capaciteit en geld is de verantwoordelijkheid van de programmamanager. In de praktijk zorgt de projectleider voor het opzetten en uitvoeren van het project en legt verantwoording af aan de programmamanager. 5.4 Proceseigenaren, gegevensbeheerders & functioneel beheerders Nadat een programma of project is afgerond wordt deze overgedragen aan de beheerorganisatie. Dit behelst zowel het technisch beheer binnen de ICT afdeling als het functioneel beheer binnen de uitvoerende afdeling. De eindverantwoordelijkheid over de functionaliteit ligt bij de proceseigenaar. Dit is doorgaans een afdelingshoofd. De volgende uitgangspunten gelden voor het functioneel beheer: Informatieplan en verder Pagina 11 van 16

12 1. Functioneel beheer wordt gepositioneerd aan de vraagkant van de organisatie en is onderdeel van de lijnorganisatie; 2. De functioneel beheerder is medewerker in het proces; 3. Functioneel beheer is een rol/taak en geen functie; 4. Functioneel beheer werkt op het snijvlak van de operationele processen en tactische processen en heeft een relatie met het applicatiebeheer bij ICT; 5. Per proces/ domein wordt een functioneel beheerder aangesteld. Een combinatie van meerdere processen per functioneel beheerder behoort tot de mogelijkheden; 6. De proceseigenaar van een proces zorgt voor voldoende functioneel beheer capaciteit in het proces en is hiërarchisch leidinggevende van de functioneel beheerder; 7. De initiële capaciteit wordt gesteld op 0,1-0,2 fte gemiddeld per proces; 8. Voor alle functioneel beheerders geldt hetzelfde takenpakket en werkwijzen; 9. De informatiemanager/ coördinator functioneel coördineert voor alle functioneel beheerders en is tevens schakel naar het tactische en het strategische niveau; Naast de hierboven genoemde rollen in de informatieorganisatie is vanzelfsprekend ook zeer relevant dat de I-organisatie goed is afgestemd op de lijnorganisatie en daarbij zijn de volgende rollen van belang: MT Afdelingsmanagement vraagorganisatie (proceseigenaar); Hoofd ICT; Team ICT voor technisch beheer en applicatiebeheer. Informatieplan en verder Pagina 12 van 16

13 6 Programma s Er zijn vier programma s gedefinieerd zoals ook in het vorige hoofdstuk is aangegeven. In dit hoofdstuk wordt elk programma nader toegelicht. 6.1 Programma Dienstverlening WABO Toelichting De processen voor de WABO zijn ingericht. De geautomatiseerde verwerking van de WABO is echter nog niet afdoende geïmplementeerd. Uitgangspunt is om dit met de e-suite van Dimpact te realiseren. Voorwaarde was hierbij dat er een Dimpact standaard beschikbaar was. Deze is tot nu toe echter niet vastgesteld. Inmiddels is bekend geworden dat het huidige systeem aan het einde van technische levensduur is gekomen. De leverancier stopt met het product eind Q In het eerste kwartaal van 2013 zal daarom een vervangingsproject uitgevoerd worden. Hiervoor wordt een passend pakket geselecteerd dat later in 2013 gekoppeld zal worden aan de Dimpact e-suite zodat alsnog integratie plaatsvindt. Tevens zal hierbij dan tevens de integratie met handhaving en mobiele handhaving gerealiseerd te worden. Looptijd Q1-Q Dimpact nieuwe versie Toelichting De huidige Dimpact e-suite wordt vervangen door een volledig nieuwe suite. Dit is het gevolg van de aanbesteding die in 2012 is uitgevoerd. De nieuwe suite bevat standaard producten in plaats van maatwerk. Bestaande processen worden geruisloos gemigreerd naar de nieuwe suite. Onderdeel van de nieuwe E-suite is een jaarlijkse uitrol van een nieuwe versie. Looptijd Antwoord3 e-dienstverlening Toelichting Het programma Antwoord stelt ten doel dat alle dienstverlening van de gemeente digitaal kan plaatsvinden. Implementatie van Antwoord waarbij het KCC het volledig eerste aanspreekpunt wordt voor alle klantcontacten Processen binnen de BEL Combinatie zaakgericht inrichten Looptijd Website integratie BEL - Dimpact Toelichting De website van de BEL moet aangesloten worden op de systemen van D!mpact, hiernaast moet de website waar nodig aangepast worden op actuele ontwikkelingen. Looptijd 2014/2015 Informatieplan en verder Pagina 13 van 16

14 6.2 Programma Basisregistraties (m)gba Toelichting De oorspronkelijke planning voor de koplopergemeenten is aangepast. Aanvankelijk zouden medio 2013 de koplopergemeenten gebruik gaan maken van de nieuwe BRP en de daarvoor benodigde Burgerzaken Modulen van de mgba. Inmiddels is dit verschoven naar begin Vanuit KING wordt aangegeven dat einddatum voorlopig niet naar een later moment wordt verschoven. De werkgroep van BEL Combinatie heeft Q als uitgangspunt bepaald voor implementatie. Dit blijft vooralsnog een realistisch scenario. Er moeten al wel voorbereiding worden getroffen en dit is in 2012 opgestart en zal ook in 2013 voortgezet worden. Het zwaartepunt van het project komt in te liggen. Looptijd WOZ Toelichting De WOZ deelobjecten moeten worden gerelateerd aan de BAG objecten. Deels kan dit geautomatiseerd plaatsvinden maar deels zal dit ook handmatige aanpassing van de inhoud van systemen vergen. Looptijd BGT+ Toelichting De invoering van de BGT is een wettelijke verplichting vanuit het stelsel van basisregistraties. De BGT+ bestaat uit de BGT maar met een hoger detailniveau. Looptijd Koppelingen Toelichting Er wordt zo veel mogelijk gebruik gemaakt van standaard beschikbare koppelingen. Per koppeling moet echter wel steeds uitvoerig getest worden en moet de datakwaliteit beoordeeld worden. In de eerste jaren zullen naar verwachting drie van dergelijke koppelingen gerealiseerd moeten worden. Looptijd Programma Proces, Informatie & Regie Harmoniseren financiële administraties en vervangen financieel pakket Toelichting Op dit moment is de financiële administratie niet eenduidig ingericht voor de 3 BEL gemeenten. Het doel is om de inrichting en administratieve processen te uniformeren en daarmee de efficiency te vergroten en de kosten te verlagen. Starten met een nieuwe administratie kan het beste per 1 januari. Daarom dient 2014 bij voorkeur als implementatiejaar te worden gebruikt. Een totale doorlooptijd van een jaar is waarschijnlijk. Looptijd 2014 Informatieplan en verder Pagina 14 van 16

15 6.3.2 Ontwikkelen P&O Toelichting De huidige personeels- en salarisadministratie is te kenschetsen als een klassiek product met geen mogelijkheden voor eindgebruikers om gegevens te bewerken. Een digitaal volgsysteem voor medewerkers zal dossiervorming professionaliseren. Daarnaast zet HRM zet in op Employee Self Service (ESS) Looptijd 2013/ Digitaliseren Bestuurlijke stukkenstroom Scope Het digitaliseren, inclusief accorderen van de bestuurlijke stukkenstroom van de opdrachtgeving, ambtelijke creatie, goedkeuring tot de bestuurlijke vaststelling. Alle ambtelijke en bestuurlijke gremia van de BEL-gemeenten vallen hier onder. Er is een start gemaakt met digitaal werken door raads- en collegestukken digitaal te ontsluiten. Looptijd Organiseren van de regie-organisatie Toelichting De regie-organisatie houdt zich bezig met Informatie Management op alle lagen van de organisatie. Dit betekent dat naast de ICT Regiegroep invulling moet worden gegeven aan het tactisch en het operationeel sturen van de informatievoorziening. Dit behelst meer dan alleen de ICT. Het gaat vooral om het beheer (geautomatiseerde) processen en de gegevens in die processen. Het gaat ook over het bijhouden van ontwikkelingen en het volgen van de stand van zaken van de NUP onderdelen en ontwikkelingen vanuit organisaties zoals KING, VNG, MinBZK en dergelijke. De regierol voor het contractmanagement bewaakt de uitvoering van het contract met de leverancier en spreekt zo nodig de leverancier hierop aan. De regierol voor het contractmanagement neemt tijdig en passend actie indien het contract niet voldoet. Er is eveneens behoefte aan het professionaliseren en formaliseren van het functioneel applicatiebeheer en key - users. Dit was al onderkend in het vorige informatieplan maar is niet goed tot ontwikkeling gekomen. Naast het formeler beleggen van proceseigenaarschap, systeemeigenaarschap en gegevenseigenaarschap gaat het om het vergroten van kennis over informatiemanagement en functioneel beheer op operationeel niveau. Ook de afdelingshoofden moeten hierbij betrokken worden. Zij zijn vanuit hun lijnverantwoordelijkheid de eerste verantwoordelijken voor het invullen van functioneel beheer. Vanuit die verantwoordelijkheid sturen zij op de kwaliteit van de processen, gegevens en de resultaten. Looptijd 2013 Informatieplan en verder Pagina 15 van 16

16 6.4 Programma decentralisatie Het is duidelijk dat er nieuwe taken gedecentraliseerd worden naar de gemeente zoals de decentralisatie van de jeugdzorg. Het blijft echter nog steeds onduidelijk welke impact dit precies heeft en vooral wat de consequenties zijn voor de informatievoorziening. Op dit punt wordt aangesloten bij de regionale ontwikkelingen en ontwikkelingen binnen Dimpact. Het onderwerp staat bij beide op de agenda. BEL Combinatie volgt de ontwikkelingen en speelt hier tijdig op in zodra meer duidelijkheid bestaat. Ontwikkelingen in dit programma worden gemonitord door de Informatiemanager. Naar behoefte zal er een programma voor worden opgestart. Informatieplan en verder Pagina 16 van 16