Agenda expertbriefsessie met toelichting

Transcriptie

1 [Ghost Writer] [Deelnemer A] [Deelnemer B]. Hulpmiddel geschreven door Ben Elsinga auteur van de boekenreeks voor afstudeerders en jonge professionals: voor meer informatie zie: Agenda expertbriefsessie met toelichting September 2015 Thema: [.] Datum: [.] Locatie: [...] Tijd Agendapunt Duur 14:30 Binnenkomst 15 14:45 Welkom, voorstellen en verwachtingen 15 15:00 De probleemstelling en onderzoeksvragen 15 15:15 Het spotten van kernbegrippen 15 15:30 Het prioriteren (groen) van de kernbegrippen 15 15:45 Discussie over de high prio kernbegrippen 45 16:30 Pauze(1) - Kort 10 16:40 Toelichting mindmaps high prio kernbegrippen 60 17:40 Afstemmen (rood) van niet relevante discussies 5 17:45 Toelichting van de rode stickers 5 17:50 Pauze(2) - Lang 30 18:20 [optioneel] Openingen, slagzinnen & metaforen voor ieder mindmap. Slack voor het geval dat de toelichting op de mindmaps uitloopt (vooral bij grote groepen > 10 deelnemers) 18:50 Visualiseer raamwerk, structureer en verdiep (2*) 45 19:35 Toelichting visualisatie, structuur en verdiepingsslagen 30 20:05 Bepaling van overeenkomsten en verschillen van mening 30 20:35 Rondje langs de velden 15 20:50 Afsluiting + vervolgstappen 20 21:10 Opruimen zaaltje 20 21:30 Einde van de expertbriefsessie 30

2 Onderstaande tekst is bedoeld voor het organisatiecomité en de deelnemers die graag meer achtergrondinformatie willen hebben over het proces tijdens de expertbriefsessie: 2 Voorbereiding organisatiecomité Co-Facilitator: Alle deelnemers hebben op tijd al het voorbereidende materiaal, de agenda (dit document), de lijst met deelnemers en de routebeschrijving van de co-facilitator ontvangen, zodat de deelnemers zich optimaal op de expertbriefsessie kunnen voorbereiden. Op de lijst met deelnemers staan 06- nummers vermeld om dringende boodschappen aan de deelnemers te kunnen doorgeven mocht dit nodig zijn op de dag voorafgaand aan de expertbriefsessie. Iedereen wordt vriendelijk verzocht om deze lijst met deelnemersgegevens niet verder te verspreiden gegeven de privacygevoeligheid hiervan. De co-facilitator voorziet alle deelnemers van naambordjes, post-it s, markeerstiften, whiteboardmarkers, vijf groene en twee rode stickertjes e.d. aan het begin van de expertbriefsessie. De co-facilitator heeft tijdens de expertbriefsessie een procesmatige en een observerende rol en legt de highlights van de sessie vast in een korte tekst die kan worden gebruikt voor PR doeleinden. Facilitator: Ter voorbereiding van de expertbriefsessie plakt de facilitator alle geselecteerde documenten (vooraf) op het bruine papier, gegroepeerd naar de diverse onderzoeksvragen in de definitieve probleemstelling. Dit bruine papier wordt voordat de expertbriefsessie start, opgehangen aan de wanden in de zaal. Tevens hangt de facilitator een aantal flipvellen aan de wand voor: de dynamische agenda; dit is een agenda op basis van gele post-it s die eenvoudig nog tijdens de sessie kan worden aangepast; de verwachtingen, deze worden verwoord in de vorm van doelstellingen per deelnemer voor de sessie en de expertbrief als eerste stap in een gemeenschappelijk denkproces; de parkeerplaats. Hierop komende die zaken die niet tijdens de expertbriefsessie kunnen worden besproken. Aan het einde van de expertbriefsessie wordt de parkeerplaats besproken en indien nodig van acties voorzien. De facilitator heeft tijdens de expertbriefsessie een procesmatige en een observerende rol en legt sfeerbeelden met een digitale camera vast. Probleemeigenaar: De probleemeigenaar voorziet alle deelnemers van te voren van hand-outs met daarop zijn/ haar presentatie en overlegt met de facilitator in welke mate de probleemeigenaar in één van de koppels wil participeren. De opties zijn participeren of observeren / monitoren van de gedachtestappen. Bij een oneven aantal deelnemers vormt de probleemeigenaar een koppel met één van de deelnemers. De probleemeigenaar presenteert de probleemstelling aan het begin van de sessie aan alle deelnemers voor het bereiken van een gezamenlijke focus tijdens de sessie en de publicatie die hierop volgt. Ghostwriter: Het aansluiten van de laptop waarop de aantekeningen kunnen worden vastgelegd door de ghostwriter tijdens de expertbriefsessie en overlegt met de facilitator in welke mate de ghostwriter in één van de koppels wil participeren. De opties zijn participeren of observeren / monitoren van de gedachtestappen. Bij een even aantal deelnemers kunnen de probleemeigenaar en ghostwriter in principe meedoen in de koppels indien het aantal koppels met deelnemers kleiner is dan drie. Bij grotere aantallen koppels is het verstandig om meer te gaan observeren en monitoren.

3 Toelichting agenda expertbriefsessie 3 14:30 Binnenkomst (Allen) Tijdens de binnenkomst kan iedereen even een praatje met elkaar maken en een drankje inschenken. Vooraf schrijven de deelnemers hun naam op het naambordje en zetten hun mobiele telefoon uit. 14:45 Welkom, voorstellen en verwachtingen (Facilitator en Co-facilitator) De facilitator heet iedereen van harte welkom, licht de agenda toe en laat iedereen zichzelf kort voorstellen. In ongeveer 1 minuut per deelnemer wordt de volgende informatie gegeven: Wat is de naam en de functie en/of rol? De organisatienaam wordt niet genoemd in de expertbrief. Het doel is alleen om kennis te delen en over te dragen. Welke ervaring heeft de deelnemer met het onderwerp? Wat verwacht de deelnemer met de groep tijdens de expertbriefsessie te bereiken? Wat wil de deelnemer met de expertbrief na publicatie hiervan bereiken? De co-facilitator legt de informatie vast op de verwachtingen flipvellen. 15:00 De probleemstelling en onderzoeksvragen (Probleemeigenaar) De probleemeigenaar geeft vervolgens een low tech presentatie aan de hand van een aantal handouts die aan iedere deelnemer aan het begin van de expertbriefsessie is uitgereikt. In deze presentatie geeft de probleemeigenaar de essentie weer van de probleemstelling, een kort overzicht van het geselecteerde materiaal en geeft de probleemeigenaar aan wat hij/zij met de expertbrief wenst te bereiken met een doorzichtje naar de PR-strategie. 15:15 Het spotten van kernbegrippen (Individueel) De facilitator vraagt aan alle deelnemers om met een markeerstift de meest relevante termen te markeren op de aangeplakte documenten op het bruine papier. Relevant zijn die termen die in potentie een antwoord geven op de vraagstelling of die daar direct mee in verband kunnen worden gebracht. 15:30 Het prioriteren van de kernbegrippen (Individueel) Iedere deelnemer verdeelt de vijf groene stickertjes over de gemarkeerde termen die het meest relevant zijn voor de deelnemer. Zo ontstaat een geprioriteerde set aan relevante termen die voor het vervolg van de expertbriefsessie zullen worden gebruikt. 15:45 Discussie over de high prio kernbegrippen (In koppels) De facilitator vraagt aan iedere deelnemer om een koppel te vormen met een andere deelnemer die hij / zij nog niet zo goed kent. Voordeel hiervan is dat iedere deelnemer weer een nieuwe expert leert kennen en dat hierdoor de meest verfrissende inzichten kunnen ontstaan die goed overdraagbaar zijn aan de rest van de groep en de ghostwriter in het bijzonder. De koppels discussiëren met elkaar over de meest relevante termen in volgorde van prioriteit (groene stickers). Terwijl de ene deelnemer praat, legt de andere deelnemer deze gedachten vast in een mindmap en anders om. De facilitator legt voordat de discussie begint uit hoe dit het beste kan gebeuren. Van belang is dat de deelnemers in de koppels elkaar de ruimte geven om elkaar aan te vullen en elkaar door middel van prikkelende vragen uit te nodigen om de expertise te verwoorden. De facilitator vraagt de deelnemers diverse delen van het brownpaper te bespreken. Op deze wijze wordt de toelichting van de mindmaps later meer gevarieerd. 16:30 Pauze(1) - Kort Alle deelnemers krijgen de gelegenheid om op adem te komen en die dingen te doen die op dit moment echt niet kunnen wachten. 16:40 Toelichting mindmaps high prio kernbegrippen (In koppels) De facilitator loopt alle mindmaps één voor één af en vraagt de deelnemers van de koppels kort samen te vatten welke gedachtestappen het koppel heeft gemaakt. Van belang is dat de uitleg goed is te begrijpen voor de ghostwriter. De andere deelnemers kunnen vragen stellen indien dit de kwaliteit van de expertbrief ten goede komt. Het is met nadruk niet de bedoeling om bij iedere

4 mindmap een brede maatschappelijke discussie te houden omdat hier simpelweg niet de tijd voor is. Indien één of meerdere deelnemers het absoluut niet eens zijn met een stuk ingebrachte expertise dan kunnen zij dit bij het volgende agendapunt, met rode stickertjes, kenbaar maken. Dit onderdeel kan vooral bij grote groepen flink uitlopen. Geef de deelnemers na pauze (2) nog maximaal 30 minuten om het geheel toe te lichten. Laat de co-facilitator deze laatste 30 minuten faciliteren indien de facilitator op een te laag energie niveau is belang, Zie streng toe op de tijd. Behandel alleen nog de inzichten die nog niet aan de orde zijn gekomen. 4 17:40 Afstemmen (rood) van niet relevante discussies of verschil van mening (Individueel) Nadat alle mindmaps door de deelnemers zijn toegelicht kunnen er zaken zijn genoemd waar de deelnemers het absoluut niet meer eens zijn of niet relevant voor de probleemstelling. Iedere deelnemers kan tijdens dit agendapunt één of meerdere rode stickertjes opplakken maar dit hoeft uiteraard niet. Bij ieder rood stickertje wordt met pen op een rode post-it even de reden geschreven van de rode stickertje. (dan wel naderhand toegelicht) 17:45 Toelichting van de rode stickers (Individueel) Iedereen die een rood stickertje heeft geplakt licht de reden toe waarom het rode stickertje is opgeplakt. Juist de reden van het rode stickertje is uitermate interessant voor de ghostwriter. Een opmerking in de trend van niet relevant want. Betekent voor de ghostwriter dat deze gedachtestappen beter niet in de expertbrief kunnen worden opgenomen. Terwijl een opmerking ik ben het hier absoluut niet mee eens want kan betekenen dat we hier te maken hebben met een interessante vervolgvraag waar de experts verschillend over denken. Dit is voor de lezer van de expertbrief interessante kost en voor afstudeerders aan universiteiten en hogescholen wellicht een aardig thema om op af te studeren. 17:50 Pauze(2) - Lang Alle deelnemers krijgen weer de gelegenheid om op adem te komen en die dingen te doen die op dit moment echt niet kunnen wachten. Tussen de broodjes door overlegt de facilitator met de probleemeigenaar welke twee onderwerpen eventueel nog een verdere verdieping nodig hebben in de expertbrief. 18:20 Openingen, slagzinnen & metaforen voor ieder mindmap (Individueel) Alle mindmaps worden door de deelnemers parallel voorzien van openingen, slagzinnen & metaforen. Dit om de ghostwriter te helpen om de mindmaps te vertalen naar prikkelende alinea s in de expertbrief. Indien het vorige agendapunt Toelichting mindmaps high prio kernbegrippen is uitgelopen wordt dit agendapunt gebruikt om de uitloop op te vangen. 18:50 Visualiseer raamwerk,structureer en verdiep (In groepjes) Het doel van dit werkblok is om samenhang te krijgen tussen alle mindmaps en het maken van eventuele verdiepingsslagen voor maximaal twee door de probleemeigenaar te benoemen onderwerpen. Dit gebeurt in verschillende groepen die parallel werken in aparte zaaltjes of in aparte hoeken bij een grote zaal. Iedere groep spreekt van te voren af wie het resultaat gaat presenteren en wie de resultaten van de groep gaat vastleggen (bij voorkeur in een elektronische vorm). De facilitator licht het doel van de werkgroepen toe en vraagt aan de deelnemers om zich evenredig te verdelen over de werpgroepen op basis van aanleg, belangstelling en expertise. De probleemeigenaar benoemt de maximaal twee onderwerpen die een verdere verdieping nodig hebben. Samengevat zijn er in dit werkblok de volgende groepen actief: De structureringsgroep/duo denkt na over het bouwplan van de expertbrief. Dit om samenhang tussen de mindmaps te krijgen. Deze groep/duo zal vooral worden bemand door experts die goed kunnen structureren. De ghostwriter neemt deel aan de structureringsgroep en kiest zelf de deelnemer uit om de klus te klaren; De Visualisatiegroep/duo denkt na over twee á drie praatplaten die in de expertbrief kunnen worden gebruikt. Deze groep zal vooral worden bemand door de artistieke en creatieve deelnemers. De probleemeigenaar schuift aan bij de visualisatiegroep;

5 De verdiepingsgroepen proberen één of twee onderwerpen / vervolgvragen, aangedragen door de probleemeigenaar verder uit te diepen en schrijven de aandachtspunten en antwoorden op een flipvel. De facilitators van deze groepen faciliteren deze groepen op een kennis café achtige wijze. Dit wil zeggen: presentator benoemen, de groep op gang brengen en daarna alleen samenvatten; (optioneel) Indien er nog voldoende deelnemers voorhanden zijn dan kan er eventueel nog een vervolgvragengroep worden geformeerd. Indien deze groep niet kan worden geformeerd is dit geen ramp omdat de discussies tijdens de expertbriefsessie, de rode stickertjes en het commentaar uit de reviewronde op basis van de concept expertbrief al voldoende vervolgvragen zal oproepen. 5 19:35 Toelichting visualisatie, structuur en verdiepingsslagen (In groepjes) Dit agendapunt wordt geleid door de co-facilitator. Dit geeft de facilitator de kans weer even uit te rusten en om wat sfeerfoto s te maken. De co-facilitator vraagt aan de woordvoerders van de diverse groepen om de resultaten te presenteren. De co-facilitator leidt de discussie die hierop volgt in goede banen. Per presentatie geeft de probleemeigenaar EN de ghostwriter direct feedback over de ontstane kennis. De facilitator springt bij indien hier aanleiding toe is. 20:05 Bepaling van overeenkomsten en verschillen van mening (Plenair, co-facilitator) Dit werkblok wordt alleen uitgevoerd indien hiervoor nog voldoende tijd voor is. Is er onvoldoende tijd beschikbaar dan verdwijnt het onderdeel van de dynamische agenda. De deelnemers schrijven op de post-it s waarvan zijn denken dat zij overeenstemming hebben bereikt en op welke onderwerpen een verschil van mening op aparte flipvellen of bruin papier. De facilitator loopt hier plenair met de groep deelnemers langs. Nadeel van dit werkblok is dat de post-it s weer nieuwe discussie kan opwekken. Voordeel is dat de deelnemers er een gevoel van gemeenschappelijkheid op inhoudelijk niveau aan kunnen overhouden. De verschillen van mening moeten vooral constructief worden hergeformuleerd in de vorm van vervolgvragen. Mochten de voorgaande agendapunten zijn uitgelopen dan is hier een laatste kans om de sessie op tijd te gaan afronden. 20:35 Rondje langs de velden (Facilitator en Co-facilitator) De facilitator vraagt aan alle deelnemers om hun gevoel weer te geven over het verloop expertbriefsessie en aan te geven in hoeverre de persoonlijke doelstellingen zijn gehaald. De cofacilitator noteert de opmerkingen en schrijft eventuele opstaande punten op het parkeerbord. Dit agendapunt is van belang om de sessie emotioneel te kunnen afsluiten. Na de sessie zal de co-facilitator alle deelnemers en met een korte vragenlijst waar de deelnemers uitgebreid op kunnen antwoorden. Deze antwoorden zijn van belang om het proces van de expertbrief continue te kunnen verbeteren en om nieuwe onderwerpen (en bijbehorende probleemeigenaren) te spotten. 20:50 Afsluiting + vervolgstappen (Probleemeigenaar, ghostwriter en facilitator) Als laatste in de rij geven de probleemeigenaar en de ghostwriter hun indrukken weer. Naast de persoonlijke beleving van de probleemeigenaar en de ghostwriter is van belang: Probleemeigenaar: Is de probleemstelling voldoende beantwoord? Ghostwriter: Is hier een leuk en prikkelend artikel van te maken. De facilitator leidt dit agendapunt, de co-facilitator noteert. Eventuele openstaande punten worden weer genoteerd op het parkeerbord. Nadat de facilitator met de groep het parkeerbord heeft afgelopen en vervolgacties zijn benoemd wordt de expertbriefsessie door de facilitator afgesloten. (optioneel) Bij voldoende interessante vervolgvragen en enthousiaste deelnemers kan het verstandig zijn om aan het einde van de expertbriefsessie even te polsen welke deelnemers geïnteresseerd zijn om gezamenlijk een verdere verdieping te geven aan het thema / vervolgvragen van de expertbrief.

6 Deze acties en geïnteresseerden komen terug in het verslag van de co-facilitator en kan tijdens de evaluatiefase door het organisatiecomité om vervolgacties te gaan uitzetten. 6 21:10 Opruimen zaal (Allen) Iedereen die niet dringend de trein moet halen die wordt vriendelijk verzocht om de zaal even op te ruimen en eventuele kunstwerken en foto s aan de wand weer in ere te herstellen. 21:30 Einde van de expertbriefsessie De deelnemers verlaten de zaal, het organisatiecomité doet de laatste afronding van de sessie. Hierna is de uitdaging aan de ghostwriter om binnen 1 week een prikkelende publicatie te maken. Daar waar nodig vullen de deelnemers de publicatie aan met tekstfragmenten op aangeven van de ghostwriter. Benodigde middelen/voorzieningen (+ verantwoordelijke) Co-Facilitator: Een (backup) digitale camera met voldoende energie en geheugencapaciteit; Een zaal met voldoende capaciteit voor de deelnemers en voldoende vrije wanden om het bruine papier te kunnen ophangen; Flip-overvellen en/of whiteboard in de zaal (minimaal twee); Thee, koffie, koekjes en broodjes gedurende de expertbriefsessie; Voldoende parkeerplaatsen, uitrijdkaarten en of instructie waar te parkeren voor de deelnemers; Aanmeldingsprocedure doorlopen voor alle deelnemers bij de zaal. Facilitator: Bruin papier met daarop de geselecteerde documenten verbijzonderd naar de onderzoeksvragen; Flipvellen met de dynamische agenda, parkeerbord en verwachtingen; Reserve agenda s voor de deelnemers die dit onverhoopt zijn vergeten; Naambordjes voor alle deelnemers, dit mogen ook gele postit s zijn; Een goed gevulde facilitatorkoffer met daarin voldoende post-it s, groene en rode stickertjes, markeerstiften, whiteboardmarkers, schilders- en gewoon plakband, e.d. voor alle deelnemers; Een digitale camera met voldoende energie en geheugencapaciteit. Probleemeigenaar: Voldoende hand-outs van de presentatie voor alle deelnemers. Ghostwriter: Een laptop om ter plekke aantekeningen te kunnen vastleggen; Optioneel een MP3-speler of andere opname apparaat om de discussies te kunnen vastleggen. BRONVERMELDING Dit document is in 2007 vrij ter beschikking gesteld aan de Internet gemeenschap om kennisdeling tussen vakgenoten te bevorderen. Het oorspronkelijke artikel is opgesteld door Ben Elsinga als toenmalig bestuurslid van een Nederlandse vakvereniging.