September 2015 Draaiboek voor het organisatiecomité en de deelnemers

Transcriptie

1 September 2015 Draaiboek voor het organisatiecomité en de deelnemers Ben Elsinga Dit draaiboek beschrijft het proces en de rolverdeling voor de creatie van een expertbrief. Alle betrokkenen leveren een bijdrage aan de expertbrief op basis van vrijwilligheid en vanuit de motivatie om kennisdeling en innovatie te stimuleren. Hulpmiddel geschreven door Ben Elsinga auteur van de boekenreeks voor afstudeerders en jonge professionals: voor meer informatie zie: 1

2 Inleiding Waarom een expertbrief? Leuk en interessant voor de deelnemers; Uitstralen professionele mening, hoge PR waarde; Instrument om discussies op te starten; Betrekken van geïnteresseerden; Eerste stap in een visieontwikkelingsproces. Doelgroep: Beslissers en vakgenoten. Het product: Omvang 8-12 pagina s in een fris formaat; Verspreiding via Internet in het PDF formaat en via externe forums voor het entameren van discussies; Ook is het proces geschikt om een expertbrief te publiceren binnen de eigen organisatie om energie tot verandering te mobiliseren. 2

3 Organisatiecomité Probleemeigenaar (P): Een manager of vakgenoot die graag één of meerdere onderzoeksvragen wil uitwerken met een aantal experts voor het betreffende onderwerp; De probleemeigenaar wil met de expertbrief een hoger doel bereiken na het verschijnen van deze expertbrief; Stelt één of meerdere deskundigen voor om de onderzoeksvragen te beantwoorden; Stelt de voorlopige probleemstelling op in overleg met de facilitator. Ghostwriter (G): Een bedreven schrijver die op basis van een aantal gestructureerde aanwijzingen van de deelnemers een boeiend en prikkelend artikel kan schrijven; De ghostwriter heeft van alle betrokkenen de moeilijkste taak, dus krijgt ook de meeste eer; De naam van de ghostwriter wordt als eerste auteur genoemd op de eerste pagina van de expertbrief (hierna volgen alle andere betrokkenen in alfabetische volgorde); Wordt als eerste in de gelegenheid gesteld om namens de (tijdelijke) werkgroep na het uitkomen van de expertbrief een presentatie te verzorgen maar is volledig vrij om hierin een eigen keuze te maken. 3

4 Organisatiecomité - vervolg Facilitator (F): Zorgt dat proces conform het draaiboek wordt uitgevoerd; Geeft instructies met betrekking tot de rolvervulling; Inhoudelijk betrokken bij de voorbereiding van de expertbriefsessie; Leidt het groepsproces tijdens de (éénmalige) expertbriefsessie; Wordt actief ondersteund door de co-facilitator in de voorbereiding- en de nazorgfase; Draagt de tussen- en eindresultaten over aan de probleemeigenaar; Neemt deel aan de virtuele facilitator-pool. Co-facilitator (C): Vervuld een secretaris functie voor de (tijdelijke) werkgroep; Heeft een aanjaagfunctie binnen de tijdelijke werkgroep; Inhoudelijk betrokken bij de voorbereiding van de expertbriefsessie; Kan na één expertbrief zelfstandig als facilitator opereren; Neemt na het expertbriefproces deel aan de virtuele facilitator-pool. 4

5 De inhoudelijke experts Deelnemers (D): Zijn inhoudelijk deskundig m.b.t. het betreffende onderwerp; Willen graag met andere deskundigen van gedachten wisselen; Staan open voor kennisdeling en willen ook graag eigen kennis aanscherpen; Brengen materiaal in dat voor de expertbriefsessie kan worden gebruikt; Geven van het ingebrachte materiaal de relevantie aan t.a.v. de onderzoeksvragen uit de (voorlopige) probleemstelling; Geven éénmalig hun commentaar op de concept expertbrief; Mogen hun naam aan de expertbrief verbinden maar hoeven dit niet; Mogen deelnemen aan vervolgactiviteiten na het uitkomen van de expertbrief maar zijn volledig vrij om hierin een eigen keuze te maken. 5

6 Het expertbrief proces Bepaling onderwerp, deelnemers & inhoudelijke voorbereiding Probleemstelling expertbriefsessie Voorbereiding Schrijven Expertbrief Week Alle activiteiten worden binnen een vast tijdbestek afgerond, snelheid en actualiteit zijn doorslaggevend 6

7 Het expertbrief proces - vervolg Publicatie & PR Ghostwriter Deelnemers Expert Brief April 2005 Draaiboek voor het organisatiecomité en de deelnemers Discussie en visievorming... Pagina Inleidin g 4 Rolverd eling 7 Het proces 9 Stappe nplan Evaluatie proces Week Alle activiteiten worden binnen een vast tijdbestek afgerond, snelheid en actualiteit zijn doorslaggevend 7

8 Stappenplan - week 1 Selectie onderwerp: (F): Wat staat er in de belangstelling? (F): Waar liggen de kansen en de uitdagingen? (F): Welk probleem leeft er onder vakgenoten? (F+P): Welke probleemeigenaar heeft het meest relevante probleem? (F): Voorbereiding van de probleemeigenaar; (F+P): Welke voorlopige onderzoeksvragen zijn er aan de orde? Opstellen van de voorlopige probleemstelling om deelnemers te werven en te instrueren; (F+P): Wie wil de co-facilitator zijn voor deze expertbrief? (F): Voorbereiding van de co-facilitator. 8

9 Week 2 Identificeren deelnemers: (F+P): Welke deelnemers heeft de probleemeigenaar aangedragen? (F+P): Wie heeft kennis en ervaring t.a.v. de onderwerpen in de probleemstelling? (F+P): Wie is er een autoriteit voor dit onderwerp en mag beslist niet worden vergeten? (F+P): Wie heeft er gereageerd op een oproep voor deelname? 9

10 Week 3 Benaderen deelnemers: (C): Bellen, mailen en motiveren; Persoonlijke netwerk van het organisatiecomité Zoeken in relevante artikelen en publicaties Oproep in het forum en/of nieuwsbrief Via Google op de Nederlandse pagina s (C): Toesturen van de instructie; (C): Verkrijgen voorlopige bevestiging deelname; (C): Verzamelen beschikbaarheden; (F+P): Vaststellen van de ghostwriter; (F): Voorbereiding van de ghostwriter; (C+F): Datum prikken voor de voorbereiding van de expertbriefsessie met het organisatiecomité; (C+F): Datum prikken expertbriefsessie met alle experts; (C): Zaaltje voor de expertbriefsessie reserveren; (C): Datum expertbriefsessie naar alle betrokkenen communiceren. 10

11 Week 4 Verzamelen en screenen basismateriaal deelnemers: (C): Verzoeken deelnemers om materiaal in te sturen (top-3). Deelnemers geven hierbij de relatie aan met de onderzoeksvragen uit de probleemstelling; (C): Verzoeken deelnemers om de probleemstelling op maximaal 2 a4-tjes te beantwoorden en in te sturen; (C): Verzamelen van het materiaal dat door de deelnemers wordt ingestuurd; (C+F): Voorbereiding agenda en basismateriaal voor de voorbespreking van het organisatiecomité; (C): Agenda, routebeschrijving, definitieve uitnodiging en basismateriaal (de top-3 documenten van de deelnemers) versturen naar het organisatiecomité; (F): Voorselectie van interessante documenten en praatplaatjes verbijzonderd naar de vragen in de voorlopige probleemstelling. 11

12 Week 5 Voorbereiding organisatiecomité: (F+C): Inhoudelijke voorbereiding van het discussiemateriaal. (P+G+F+C): Voorbespreking (max 2 co-facilitator (P+G+F+C): Beeldvorming aan de hand van basismateriaal (facilitator doet een voorstel verbijzonderd naar de onderzoeksvragen); (P+G+F+C): Vaststelling onderzoeksvragen; (P+G+F+C): Selectie basismateriaal door het gehele organisatiecomité; (P+G+F+C): Doorspreken rolverdeling expertbriefsessie; (P+G+F+C): Bepalen van de PR strategie; (C): Versturen definitieve uitnodiging: agenda, routebeschrijving, geselecteerd basismateriaal en onderzoeksvragen. Het materiaal ordenen naar de onderzoeksvragen; (C): Verkrijgen van de definitieve bevestiging van alle deelnemers; (C): Laatste controle op de logistieke aspecten, parkeerplaatsen, toegangspasjes, co-facilitator; 12

13 Week 6 co-facilitator: (P): Licht het onderwerp en de onderzoeksvragen toe; (G): Maakt ter plekke zo veel mogelijk aantekeningen en neemt alle uitwerkingen aan het einde van de sessie mee naar huis; (D s): Bedenken voor de ghostwriter de kernboodschappen voor de expertbrief op basis van selectie, discussie en toelichting; (F): Is de leider van de expertbriefsessie en zorgt dat de gehele groep voor het einde van de sessie de hoofdlijnen van de onderzoeksvragen kan beantwoorden; (F) Indien niet alle onderzoeksvragen kunnen worden beantwoord dan een vervolgsessie overwegen. Iedere sessie produceert zijn eigen expertbrief; (C): Is de gastheer van de sessie, zorgt voor de logistieke voorzieningen, ondersteunt de facilitator gedurende de expertbriefsessie en maakt een foto impressie van de expertbriefsessie en aantekeningen over het verloop van de sessie. 13

14 Week 7 Uitschrijven concept expertbrief: (F+C) Foto s van de sessie worden verdeeld naar sfeerfoto s en resultaatfoto s en verstuurd aan alle deelnemers; (G): Maakt de concept expertbrief binnen één week doorlooptijd; (G): Verwoordt de nog niet beantwoorde vragen als discussiepunten; (G): Stuurt de concept expertbrief naar alle betrokkenen; (D s): Wachten even rustig af op het uitkomen van het eerste concept van de expertbrief; (C): Maakt een sfeerimpressie van de expertbriefsessie, stuurt gedetailleerde impressie naar deelnemers en globale impressie naar de kennissite. 14

15 Week 8 Review concept expertbrief: (D s): Geven hun commentaar op de concept expertbrief door aan de ghostwriter (G): Verzamelen en beoordelen commentaar; (G): Voortgangsrapportage organisatiecomité; (G): Indien de expertbrief is vertaald naar het Engels dan de naam van de sponsor bedanken aan het einde van expertbrief. 15

16 Week 9 Expertbrief definitief maken: (G): Verwerkt al het commentaar tot een definitief concept van de expertbrief (G): Verwoordt commentaar dat niet kan worden verwerkt als discussiepunten; (G): Stuurt het definitieve concept ter controle aan alle betrokkenen; (G): Formatteert het definitieve concept van de expertbrief in het standaard expertbrief formaat en stuurt al het materiaal door aan de facilitator; (F): Doet een laatste eindcontrole en converteert de expertbrief naar het PDF-formaat; (F): Stuurt de expertbrief in PDF-formaat door naar alle betrokkenen en de beheerder van de kennissite. 16

17 Week Publicatie Expertbrief: (F): Plaatsen van de expertbrief op de kennissite; (P+G+F+C+D s): Brengen vrienden en bekenden op de hoogte van de expertbrief en betrekken zo veel mogelijk personen bij het discussieforum (P+F+C): Uitvoeren van de strategie voor PR en opvolging (zoals besproken in de voorbereidingsmeeting) 17

18 Week 16 Evaluatie groepsproces (intern en extern) (C): Vraagt aan alle betrokkenen op welke wijze het proces van discussie tot visievorming kan worden verbeterd en maakt hiervan een evaluatieverslag; (P+G+F+C+M): Next steps? (tele conference); Alle evaluatieresultaten (incl. nieuwe onderwerpen) worden teruggekoppeld aan het facilitator pool; (F): Staat open voor nieuwe onderwerpen en nieuwe rolverdelingen voor aanverwante expertbrieven; De agenda met toekomstige onderwerpen wordt centraal gecoördineerd. 18

19 Bronvermelding Dit document is in 2007 vrij ter beschikking gesteld aan de Internet gemeenschap om kennisdeling tussen vakgenoten te bevorderen. Het oorspronkelijke artikel is opgesteld door Ben Elsinga als toenmalig bestuurslid van een Nederlandse vakvereniging. 19