Beleidsplan Stichting Vrienden van Sypesteyn. Datum 1 maart Stichting Vrienden van Sypesteyn. Auteur

Maat: px

Weergave met pagina beginnen:

Download "Beleidsplan Stichting Vrienden van Sypesteyn. Datum 1 maart Stichting Vrienden van Sypesteyn. Auteur"

Joanna Vink
5 jaren geleden
Aantal bezoeken:

Beleidsplan 2018-2022 Stichting Vrienden van Sypesteyn

1 Beleidsplan Stichting Vrienden van Sypesteyn Datum 1 maart Auteur Stichting Vrienden van Sypesteyn

2 1. Inleiding Voorwoord Voor u ligt het beleidsplan van de Stichting Vrienden van Sypesteyn. Onze stichting heeft ideële doelstellingen en beheert het vermogen ontstaan uit jaarlijkse donaties van onze begunstigers, Vrienden genoemd. Op het moment van schrijven (maart 2018) kent de stichting 228 Vrienden en 18 Vrienden voor het leven. In dit document lichten we ons beleid en onze beleidsvoornemens toe voor de komende jaren. Voor de actuele stand van zaken kunt u onze website raadplegen: Het bestuur is per bereikbaar: bestuur@vriendenvansypesteyn.nl. Achtergrond De Stichting Vrienden van Sypesteyn is op 25 januari 1980 opgericht. De doelstelling van de stichting is in artikel 2 van de statuten als volgt verwoord: 1. De stichting heeft ten doel het in vriendschappelijke samenwerking bundelen van activiteiten uit de bevolking van Loosdrecht en omgeving en andere geïnteresseerden teneinde belangstelling te wekken voor - en steun te verlenen aan het kasteel-museum Sypesteyn te Loosdrecht. 2. De stichting tracht haar doel te verwezenlijken door onder meer: 1. het streven naar de vorming van een cultureel centrum met het kasteel Sypesteyn als middelpunt; 2. het met alle mogelijke middelen steun verlenen aan de eveneens te Loosdrecht gevestigde Van Sypesteyn-Stichting, teneinde het voortbestaan van het museum voor langere tijd te verzekeren; 3. het bijeenbrengen van gelden ten nutte van bedoeld kasteel-museum, het daarbij behorende park en /of de verzamelingen van het museum; 4. het participeren in, ondersteunen en mogelijk vormen van werkgroepen voor het uitvoeren van werkzaamheden die bijdragen aan de doelstellingen van de stichting of de Van Sypesteyn Stichting, al dan niet samen met vertegenwoordigers van de Van Sypesteyn Stichting. In december 2000 heeft het toenmalige bestuur na overleg met de Van Sypesteyn Stichting, eigenaar van Kasteel-Museum Sypesteyn, de doelstelling van de Stichting Vrienden van Sypesteyn opnieuw geformuleerd en wel als volgt: 1. het verlenen van (morele) steun aan het Kasteel-Museum Sypesteyn 2. het leveren van bijdragen in financiële zin 3. het werven van vrijwilligers 4. een klankbord zijn voor het kasteel-museum: wat leeft er bij de achterban c.q. de burgerij 5. het stimuleren van schenkingen, giften, donaties en legaten 6. hulp bieden bij het promoten van het Kasteel-Museum. In 2015 en 2016 is in opdracht van Kasteel-Museum Sypesteyn en de Gemeente Wijdemeren een onderzoek uitgevoerd naar de kansen en uitdagingen van Sypesteyn op de lange termijn. Het onderzoek is uitgevoerd door Michael Huijser. De uitkomst van het onderzoek is dat men 2

3 een gezonde toekomst ziet voor Kasteel-Museum Sypesteyn, mits in beleid en communicatie wordt gericht op de speerpunten Hollands porselein en Oud Hollandse Tuin. Naar aanleiding van het rapport heeft het Kasteel-Museum een meerjarenplan opgesteld waarin de aanbevelingen zijn verwerkt. De Stichting Vrienden van Sypesteyn heeft zowel inhoudelijk als procesmatig een bijdrage geleverd aan dit meerjarenplan. Het meerjarenplan heeft gediend als basis voor een belangrijke subsidieaanvraag bij de gemeente om de aanbevelingen te kunnen realiseren en hiermee te komen tot een sluitende exploitatie waar geen gemeentelijke subsidies voor nodig zijn. 2. Bestuurlijk Stichtingsbestuur Het bestuur bestaat op het moment van publicatie van dit document uit 5 personen, te weten een voorzitter, secretaris, penningmeester en 2 leden. De leden zijn belast met respectievelijk de begunstigersadministratie en de communicatie. Een uitbreiding van het bestuur is gewenst, gezien de ambities die de stichting heeft ten aanzien van de communicatie met de achterban, alsmede het organiseren van exclusieve vriendenactiviteiten. Samenwerking met directie en bestuur van de Van Sypesteyn Stichting Op regelmatige basis vinden er formeel en bilateraal overleg plaats met (vertegenwoordigers van) het bestuur en directie, alsmede met overige sleutelfunctionarissen binnen de organisatie. ANBI Status De Stichting Vrienden van Sypesteyn heeft sinds enkele jaren een ANBI status. Hierdoor kunnen begunstigers tegen gunstige fiscale voorwaarden doneren aan de stichting. De Belastingdienst stelt eisen aan het behoud van de ANBI status. Dit betreft met name een publicatieverplichting van bepaalde documenten, waaronder een financieel en sociaal jaarverslag. Alle publicaties kunnen op onze website gevonden worden onder het kopje ANBI Status. Privacy Per 25 mei 2018 zal nieuwe EU privacy wetgeving (General Data Protection Regulation) van kracht worden. Deze wet stelt eisen aan het opslaan en verwerken van persoonsgegevens. De stichting verwacht vanaf eerdergenoemde datum volledig te kunnen voldoen aan de nieuwe regelgeving. 3. Communicatie en propositie Communicatie naar achterban Een aantal maal per jaar wordt een nieuwsbrief uitgegeven om Vrienden, relaties en geïnteresseerden op de hoogte te houden over ontwikkelingen op en rond het Kasteel- Museum, alsmede de Stichting Vrienden van Sypesteyn. 3

4 Daarbij ligt de nadruk op digitale communicatie: Dit brengt lagere kosten met zich mee én biedt een rijkere beleving (gebruik foto s, video, interactie) Vriend voordelen In de huidige tijdsgeest is het steeds belangrijker om waarde te geven aan een donateurschap. Het is dan ook een speerpunt om de waarde van een Vriendschap te bewaken en vergroten. Dit doen we middels een aantal vaste voordelen: 1. Met interessante korting toegang tot het kasteel-museum en de tuin (momenteel: gratis toegang) 2. Vriendschappelijke korting op (bepaalde) bestedingen in de horeca van Sypesteyn 3. Ontvangen van de nieuwsbrief Daarnaast organiseren we jaarlijks enkele activiteiten die exclusief voor Vrienden zijn. Andere voordelen zoals korting op bezoeken van andere culturele instellingen in de regio worden onderzocht op haalbaarheid. Doelgroepenbeleid Traditioneel gezien is de gemiddelde leeftijd van een Vriend vrij hoog. Momenteel worden plannen gemaakt voor activiteiten en communicatie gericht op andere (en jongere) doelgroepen. 4. Financiën Verwerven van (structurele) donaties Het bestuur van de Stichting Vrienden van Sypesteyn zal de werving van nieuwe donateurs ( vrienden ) in de komende jaren met kracht voortzetten. Het minimum jaarlijkse donatiebedrag in 2018 is 18,50. Kosten In het door het bestuur gevoerde beleid wordt getracht om de gemiddelde jaarlijkse kosten te beperken tot 12% van de totale jaarlijkse inkomsten. Dit kan fluctueren doordat bijvoorbeeld drukwerk in grotere oplages en voor meerdere jaren wordt besteld. Besteding van het vermogen Het beschikbaar vermogen is - na aftrek van kosten voor contact met de begunstigers en het werven van begunstigers - geheel bestemd voor bijdragen aan Kasteel Museum Sypesteyn. Deze bijdragen dienen te voldoen aan één van onderstaande voorwaarden: (a) Aankoop van museumstukken t.a.v. het speerpunt Hollands porselein (b) Restauratie van museumstukken (c) Aanschaf, realisatie of onderhoud van delen van de tuin die het specifieke karakter van de Oud Hollandse tuin versterken (d) Organisatie van evenementen die aansluiten bij de speerpunten Hollands porselein of Oud Hollandse tuin (e) Facilitaire verbeteringen aan kasteel, museum of tuin die zichtbaar bijdragen aan de toegankelijkheid of beleving voor bezoekers Ieder subsidie/donatieverzoek vanuit Kasteel-Museum Sypesteyn zal op bovenstaande voorwaarden en de doelstellingen van de stichting worden getoetst door het bestuur. 4

5 Enkel in uitzonderlijke gevallen zal het vermogen van de stichting in worden gezet om bij te dragen aan operationele kosten óf het sluitend krijgen van de begroting van het Kasteel- Museum. In dergelijke gevallen zal het bestuur van de Stichting Vrienden van Sypesteyn unaniem moeten instemmen. Beheer van het vermogen Het streven is om 1 x de geprognotiseerde jaarlijkse inkomsten in kas te houden voor onvoorziene uitgaven en financiële stabiliteit. Controle Er vindt jaarlijks een controle plaats op de financiële administratie en verantwoording. Hiervoor wordt een kascontrolecommissie samengesteld bestaande uit minimaal 2 leden, die geen bestuurslid zijn (of het afgelopen jaar zijn geweest) van de stichting Vrienden van Sypesteyn of de Van Sypesteyn Stichting. Daarbij geniet het de voorkeur dat de commissie wordt gevormd door Vrienden. Een lid van de kascontrolecommissie kan maximaal 2 jaar achtereen plaatsnemen in de commissie. De kascontrolecommissie heeft toegang tot alle voor de controle relevante informatie en documenten. De commissie opereert en rapporteert autonoom. In haar verklaring dient de kascontrolecommissie antwoord te geven op de volgende vragen: a. Is het financiële jaarverslag juist en volledig? b. Is uit steekproeven gebleken dat cijfers uit het financiële jaarverslag worden onderbouwd door stukken uit de administratie? (bankafschriften, nota s e.d.) c. Is de financiële administratie deugdelijk opgezet en gevoerd? 5

Vergelijkbare documenten

Stichting Vrienden van Burgh

Beleidsplan 2016-2020 van de Stichting Vrienden van Burgh te Schouwen Duiveland. 1 Voorwoord Voor u ligt het beleidsplan van Stichting Vrienden van Burgh De Stichting is opgericht en notarieel geregistreerd