Format checklist bijeenkomst

Maat: px

Weergave met pagina beginnen:

Download "Format checklist bijeenkomst"

Irena Cools
8 jaren geleden
Aantal bezoeken:

1 Format checklist bijeenkomst Betreft : Datum : Team : Taken Projectleider/Coördinator Projectplan schrijven Bepalen en verantwoordelijk voor budget Vergoeding (reiskosten) deelnemers? Projectgroep samenstellen Afspraak projectgroep maken Coördinatie bewaken door regelmatig afstemmen projectleden stand van zaken Informeren directie/bestuur Offertes locaties bekijken en keuze maken Aanmeldprocedure vaststellen, aanmeldingsformulier Evaluatieformulier maken Nadenken wat achteraf verspreiden/beschikbaar stellen (verslag, speech, presentaties etc. Taken Projectgroep (bestaande uit projectleider, communicatiemedewerker, secretaresse, beleidsmedewerker(s)) Datum bepalen (Houd rekening met vakantieperiode, feestdagen, andere bijeenkomsten.) Programma vormgeven (Tip: Rekening houden met reistijd deelnemers met het bepalen van je begin- en eindtijd (spits). Dagdeel (ochtend, middag, gehele dag) Programma-indeling en tijdsindeling (ontvangst, programmaonderdelen, pauze, sluiting (borrel) etc.) Thema( s) en Titel Doelgroep (op uitnodiging of breed verspreiden?) Doel helder Welke spreker(s)/dagvoorzitter/programmabegeleiders/debataanjagers passen bij de inhoud en tijdsduur van de bijeenkomst? Aantal deelnemers (min /max ) Voorkeur locatie? Datum vaststellen versturen Vooraankondiging nieuwsbrief Uitnodiging Reminder Bevestiging Impressie Pers uitnodigen? Notulist? Welke verslagvorm: verslag op onderwerp (beknopt of uitgebreid), verslag op spreker (beknopt of uitgebreid), woordelijk verslag en letterlijk verslag Pagina 1 van 7

Aanmeldprocedure vaststellen, aanmeldingsformulier Evaluatieformulier maken Nadenken wat achteraf verspreiden/beschikbaar stellen (verslag, speech, presentaties etc.

2 Achteraf Vorm uitnodiging: drukwerk, mail Taakverdeling (voorbereidingen, dag zelf) Wie heeft contact met sprekers/dagvoorzitter/debataanjagers etc. (zie voor acties taken projectlid) Wie maakt aantekeningen voor impressie achteraf, en stuurt actief nieuws over evenement uit Gadget? Fotograaf inhuren of zelf foto s maken? Attentie spreker(s)/dagvoorzitter/debataanjagers (bonnen, bloemen, bonbons etc. en budget) Gezamenlijke afsluiting met projectteam (borrel/etentje)? Evaluatie Taken Communicatiemedewerker Teksten Offertes aanvragen bij ontwerper en drukker voor uitnodiging en voor beeldmateriaal Opdracht ontwerper en drukker bevestigen waarin ook planning definitief wordt Afstemmen wie doet wat wanneer rondom informatie op website Teksten schrijven/aanleveren Vooraankondiging: Mail Website Nieuwsbrief Uitnodiging (datum / plaats / programma / thema (s)/ spelregels aanmelden) Agenda / stukken Begeleidende mail uitnodiging Begeleidende mail bevestiging deelname (datum, tijd, plaats, route, afmelden) Speech Voorbereiden voor spreker Hoofdlijnen moeten ruim van tevoren bekend zijn zodat rest van dag daarop aansluit + voor dagvoorzitter + persvoorlichter Social media Inzet vooraf, tijdens en achteraf via Twitter en LinkedIn Hashtag bedenken Wie doet wat Monitoring Pers Pers aanwezig? Persvoorlichter bepalen Pagina 2 van 7

Attentie spreker(s)/dagvoorzitter/debataanjagers (bonnen, bloemen, bonbons etc. en budget) Gezamenlijke afsluiting met projectteam (borrel/etentje)?

3 Taken persvoorlichter Materialen Overzicht welk filmpje/presentatie wanneer voor technische ondersteuning Materialen maken die nodig zijn op dag zelf en om achteraf mee te geven. Afspreken wat beschikbaar komt voor deelnemers en anderen (vooraf en achteraf) Fotograaf Offerte Opdracht Briefing: doel en aanlevermoment Dag van bijeenkomst Achteraf Ontvangen/Contactpersoon met fotograaf/ Foto s maken Coördinatie nieuws/pers/twitter Aantekeningen voor impressie maken Impressie en foto-impressie bijeenkomst/programmaonderdeel schrijven voor website/nieuwsbrief Deelname evaluatie Taken Projectlid Sprekers (dagvoorzitter/debataanjagers/directie etc.) Benaderen Informatie verstrekken Afstemmen vorm bijeenkomst Vergoeding / Offerte Afspraken maken / Opdracht bevestigen Tekst programmaonderdeel voor uitnodiging Regelmatig contact houden over voortgang Navragen benodigdheden Uitnodiging, locatie, tijd toesturen/afstemmen Evaluatie na bijeenkomst Inventariseren benodigdheden programmaonderdelen (in overleg met programmaleider(s)) en aanleveren/doorgeven aan secretaresse Apparatuur (laptop/beamer/internet/microfoon/boxjes etc.) Zaalopstelling (Carré/Theater/Cabaret/U-vorm) Attenties (Bloemen/nen) Gadget deelnemers, sprekers Informatiemateriaal/Handouts/Kopieën Materiaal voor website impressie (powerpoint etc.) vooraf aanleveren bij secretaresse Overig Teksten aanleveren communicatie Programmaonderdeel voor uitnodiging Pagina 3 van 7

fotograaf/ Foto s maken Coördinatie nieuws/pers/twitter Aantekeningen voor impressie maken Impressie en foto-impressie bijeenkomst/programmaonderdeel schrijven voor website/nieuwsbrief Deelname

4 Agenda/stukken Dag bijeenkomst Achteraf Programmabegeleider(s)/dagvoorzitter/debataanjagers/sprekers ontvangen Ontvangen/aanspreekpunt deelnemers Organisatorische ondersteuning bieden Introduceren dagvoorzitter Welkomstwoord en praktische mededelingen in programmaonderdeel Verslag/impressie programmaonderdeel schrijven (afstemmen met communicatie wie doet wat) Deelname evaluatieoverleg Datum Acties verslag uitvoeren/nazorg Taken Projectsecretaresse Afspraken Inplannen afspraak projectgroep in overleg met projectleider Inplannen stand van zaken overleggen projectgroep Inplannen evaluatieoverleg projectgroep Actielijst bijhouden overleggen projectgroep Draaiboek dag zelf op tijd/per programmaonderdeel i.o.m. projectleider/groep. Inclusief belangrijke telnr s. Zaalreservering Beschikbaarheid locatie checken en offertes aanvragen (datum/aantal personen/aantal zalen/grootte zalen/catering (koffie/thee/water/lekkers ontvangst/lunch/borrel) apparatuur/rolstoeltoegankelijk) Locaties in optie zetten Offertes bespreken met projectleider Optie locatie omzetten in reservering Overige opties annuleren Reservering locatie bevestigen (eerst laten goedkeuren door projectleider) Locatie bezoeken Benodigdheden doorgeven aan locatie (zie kopje benodigdheden) Programma inclusief tijden Definitief aantal personen doorgeven (check bij locatie termijn doorgeven definitief aantal personen, staat ook vaak op de bevestiging van de reservering) Zaalopstellingen Thee/Koffie/Water/(Fris) met lekkers Lunch (dieet) Borrel Bloemen (waarde in overleg met projectleider) Ontvangsttafel voor badges Informatietafel Apparatuur (laptop, beamer, internet, microfoon, boxjes etc.) Pagina 4 van 7

Acties verslag uitvoeren/nazorg Taken Projectsecretaresse Afspraken Inplannen afspraak projectgroep in overleg met projectleider Inplannen stand van zaken overleggen projectgroep Inplannen

5 Teksten (uitnodiging, agenda, evaluatie etc.) Afstemmen met webredacteur/communicatiemedewerker wie doet wat wanneer rondom informatie op website Teksten schrijven/opzet/lay-out/huisstijl (afstemmen met projectleider en communicatiemedewerker wie doet wat wanneer) Vooraankondiging: Mail Website Nieuwsbrief Uitnodiging (datum / plaats / programma / thema (s)/ spelregels aanmelden / link aanmeldingsformulier) Agenda / stukken Deadline Begeleidende mail uitnodiging Reminder uitnodiging Begeleidende mail bevestiging deelname (datum, tijd, plaats, route, afmelden) Versturen uitnodiging/stukken per mail of post Evaluatieformulier opstellen in overleg met projectleider Evaluatieformulier plaatsen op website Interne verspreiding stukken in overleg met projectleider Aanmeldingen deelnemers Aanmeldingsformulier opstellen (in overleg met projectleider) Aanmeldingsformulier plaatsen op website Aanmeldingslink website maken Tussenstand aanmeldingen (totaal en per programmaonderdeel) Reminder sturen op basis van tussenstand aantal aanmeldingen Aanmeldingen bijhouden Export deadline aanmeldingen Deelnemerslijsten maken Definitieve bevestiging (en bijbehorende stukken zoals agenda, deelnemerslijst) mailen naar: Deelnemers Projectgroepleden Sprekers/programmabegeleiders/debataanjagers Benodigdheden Benodigdheden programmaonderdelen inventariseren Notulisten regelen Koerier regelen heen en terug Materialen verzamelen/maken Promotiemateriaal (gadgets, etc) Deelnemerslijst voor begeleiders en deelnemers zelf Attenties (waarde in overleg met projectleider) Handouts Pagina 5 van 7

wie doet wat wanneer) Vooraankondiging: Mail Website Nieuwsbrief Uitnodiging (datum / plaats / programma / thema (s)/ spelregels aanmelden / link aanmeldingsformulier) Agenda / stukken Deadline

6 Dag bijeenkomst Achteraf Fototoestel Banners Congres koffer met praktisch materiaal (schaar, plakband, lege badges, uitwerken, gekleurde blaadjes, pennen, stiften etc.) Badges deelnemers/programmabegeleiders/debataanjagers/sprekers Materialen voor aankleding ontvangst en infotafel: tafelkleed, banner, etc Extra programma s/vergadersets meenemen Presentielijsten Beamer(s) Laptop(s) Boxjes Declaratieformulieren reiskosten Draaiboek met locatie doornemen of vooraf toesturen Receptie vragen afmeldingen verzamelen en doorbellen Badges klaarleggen tafel Infotafel/banners klaarzetten Indeling zaal Check waar garderobe en toilet Check waar koffie/thee/cake ontvangst en pauze? Check waar lunch? Check waar borrel? Check geluid Check zalen apparatuur/apparatuur klaarzetten Check koffie/thee/water aanwezig in zalen Check notulisten aanwezig/ontvangen Check bloemen aanwezig en klaarzetten Materiaal programmaonderdelen klaarleggen (handouts, kopieën, naambordjes, stiften, etc.) Tussentijds eerste spullen opruimen Lunches klaarzetten Borrel klaarzetten Impressie met foto en informatiemateriaal (bijv. powerpoints, speech etc.) op de website (laten) plaatsen Verslag/Materiaal Uitwerken Nakijken Website (laten) plaatsten Versturen deelnemers Evaluaties verwerken en sturen aan projectgroep. Gebruiken bij evaluatieoverleg. Deelname evaluatieoverleg Afhandelen vragen om materiaal e.d. Pagina 6 van 7

Beamer(s) Laptop(s) Boxjes Declaratieformulieren reiskosten Draaiboek met locatie doornemen of vooraf toesturen Receptie vragen afmeldingen verzamelen en doorbellen Badges klaarleggen tafel

7 Benodigdheden per programmaonderdeel (inventarisatie en overzicht op de dag zelf) Zaalopstelling* (Carre/Theater/Cabaret/U-vorm) Zaalopstelling* (Carré/Theater/Cabaret/U-vorm) Zaalopstelling* (Carré/Theater/Cabaret/U-vorm) Zaalopstelling* (Carré/Theater/Cabaret/U-vorm) * Zaalopstellingen Pagina 7 van 7

(Carré/Theater/Cabaret/U-vorm) Zaalopstelling*

Vergelijkbare documenten

Opzet Draaiboek Symposium Februari 2008

Opzet Draaiboek Symposium Februari 2008 Opzet Draaiboek Symposium Datum Programma TITEL (Overgang VMBO-ROC) Ondertitel. Locatie,,. Doelgroep Leerlingen van het. Communicatiedoelen Door vervolgopleidingen op het ROC vanuit diverse gezichtspunten